Что нужно для организации концерта
Как организовать концерт? Составление плана мероприятия, определение места проведения, расчет прибыли
Благодаря опыту многих людей в шоу-бизнесе, даже непосвященный человек сможет достаточно быстро найти информацию о том, как организовать концерт. Но помимо алгоритма действий необходим еще и опыт. Его можно получить, организовывая небольшие мероприятия и постепенно увеличивая масштаб.
Важные качества
Одной информации о том, как организовать концерт, недостаточно для успешного проведения подобного мероприятия. Необходимо обладать определенными качествами, чтобы успешно завершить все этапы подготовки.
Для начала придется научиться договариваться. Этот навык необходим, поскольку нужно будет общаться с абсолютно разными людьми: музыкантами, их представителями, продюсерами, лицами, отвечающими за аренду помещения и т. д.
Комплексы, застенчивость и неуверенное поведение нужно оставить в стороне. При переговорах такие качества могут очень сильно мешать и оказывать ощутимое негативное влияние на конечный результат. Также важно быть стрессоустойчивым, поскольку придется принимать много решений и делать это быстро. При этом возможны форс-мажорные обстоятельства, которые могут выбить из колеи. Поэтому, разбираясь в том, как организовать концерт, важно учитывать необходимость работы над своими личностными качествами.
Базовые рекомендации
Успешный концерт – это результат грамотных действий. И в таком деле игнорирование, казалось бы, второстепенных вещей может значительно усложнить ситуацию. Чтобы избежать немалой доли сложностей, стоит учесть советы людей, которые имеют опыт в подобной индустрии. Вот что нужно делать:
Даже хорошо организованный концерт может дополниться форс-мажорными обстоятельствами. По этой причине нужно предвидеть возможные неприятности: опоздание музыкантов, проблемы с электричеством, поломку техники и др. Необходимо быть готовым к таким ситуациям.
Формат мероприятия
Перед тем как организовать концерт в своем городе, нужно определиться с ключевыми акцентами. В зависимости от формата меняются и особенности организации. Речь идет о таких мероприятиях:
Если нет опыта, то лучше выбрать наиболее скромный вариант. Поскольку занявшись масштабным событием, можно просто не справиться с обилием организационных вопросов.
С каждым последующим проектом будет формироваться опыт, позволяющий в итоге успешно вести масштабные мероприятия.
Также в рамках скромного события легче составить качественную программу, от которой во многом зависит успех концерта. Этот принцип важно понимать людям, размышляющим над тем, как стать организатором концертов.
Каждый успешный проект ведет к повышению рейтинга и уровня узнаваемости в профессиональных кругах. Провалы оказывают обратное воздействие – организовать что-то вместе с серьезными людьми будет крайне сложно. По этой причине начинать лучше с приглашения одной звезды и качественной подготовки шоу.
Как выбирать группу
Планируя приглашение одного или нескольких коллективов, нужно понимать, что придется иметь дело с двумя важными элементами договора:
Думая над тем, как организовать концерт в своем городе, на эти два пункта нужно обращать внимание в первую очередь. Такой подход позволит в самом начале отсеять те группы, которые не подходят или недоступны из-за слишком высокой суммы гонорара. Этот принцип стоит применять и в процессе подбора артиста.
Также намного проще отбирать группы для выступления, понимая, как формируется их ценник. Речь идет о влиянии на гонорар уровня популярности:
Получить хорошо организованный концерт артистов в городе при небольшом бюджете и скромном опыте возможно. Для этого нужно выбирать музыкантов из второй или четвертой категории. Тут уже все зависит от того, насколько ограничены средства.
В случае, когда планируется сейшн или какой-либо фест, есть смысл договариваться с самыми доступными артистами и коллективами.
Процесс переговоров
Когда коллектив или артист выбран, нужно начинать общение с их дирекцией. Именно эти люди занимаются переговорами.
Даже если удалось пообщаться лично с музыкантом, и он дал какие-то обещания относительно выступления, все равно необходимо выйти на связь с менеджером или директором. Без их участия решения относительно концертов не принимаются. Для контакта с дирекцией необходимо зайти на сайт группы или изучить диск артиста – там должны содержаться все необходимые данные.
В разговоре или переписке с представителем коллектива нужно представиться, указать город, в котором планируется проведение мероприятия, и объяснить, какой именно формат концерта был выбран.
Гонорар и дата
Первое, что нужно узнать — это стоимость выступления. По возможности ее желательно немного снизить. Для этого стоит предложить сделать несколько концертов с участием группы. Потом их выступления можно перепродать организаторам из соседних населенных пунктов.
Но такую схему лучше использовать, когда есть хотя бы базовый опыт. Если информация о том, как организовать концерт артиста в своем городе, применяется впервые, то лучше действовать без организации дополнительных мероприятий.
Когда вопрос с гонораром решен, нужно выбрать дату. И здесь важно убедиться, что в нужные числа группа свободна. Далее обсуждается райдер. На этом этапе важно задавать любые вопросы, имеющие отношения к требованиям артистов.
Оплата
Условия могут быть разными, есть группы, которые не выедут без наличия билетов в обе стороны и полной предоплаты. Некоторые коллективы готовы ехать при наличии 50 % оплаты гонорара. И также нужно быть готовым к разным формам расчета: наличные или перечисление средств.
С оплатой медлить не нужно, поскольку некоторые артисты не считают дату закрепленной, пока не получат платеж. Это означает, что в случае промедления они могут выбрать другого, более активного организатора. Также важно понимать, что до момента, когда группа получит деньги, начинать рекламную кампанию не стоит, поскольку дата может быть изменена.
Продвижение
Любой успешно организованный концерт – это результат не только грамотных переговоров, но и качественно проведенной рекламной кампании. Людей в городе нужно подготовить к тому, что к ним приедут звезды. Такую задачу можно выполнить при помощи:
Как организовать благотворительный концерт
Цель такого мероприятия – сбор средства для конкретной группы людей. Это могут быть больные дети, ветераны, инвалиды и т. д. Поэтому изначально важно понять, кому именно будет направлена помощь.
Действовать самостоятельно необязательно. В любом городе есть благотворительные организации. К ним обязательно стоит обратиться за помощью в проведении концерта. Они подскажут, как лучше подать тему мероприятия и примут участие в составлении программы.
И также стоит потратить время на поиск спонсоров – такие люди и организации обязательно найдутся, если тематика концерта актуальна и уровень организации высокий. Что касается артистов и групп, то выбирать их нужно в зависимости от масштаба события.
Как организовать концерт в клубе
При отсутствии опыта лучше не затевать крупных мероприятий, поскольку ошибки будут стоить очень дорого. Для начала можно ограничиться масштабами клуба.
Помимо переговоров с группами и артистами, нужно уделить внимание самому помещению. Определяясь с тем, где организовать концерт, важно исключить варианты с дорогим ремонтом в туалете – зрители не всегда ведут себя аккуратно, а за причиненный ущерб претензии могут выставить организатору.
Также важно убедиться, что в клубе есть хороший танцпол, удобная сцена и оборудованная гримерка. Кресла лучше убрать в сторону от центральной площадки, поскольку их, скорее всего, повредят. К тому же они будут мешать.
Билетный оператор
Такие онлайн-сервисы берут процент за свои услуги. Определяется он в процессе заключения договора. Крупные операторы могут предложить также продажу билетов офлайн. В пакеты такого уровня часто входят услуги специалистов по продажам, рекламная поддержка, шлюзование с билетными системами и др. Крупные платформы часто предлагают интеграцию с системами аналитики и передачу данных в Google Аналитику и Яндекс Метрику.
Расходы
Имея четкое видение того, как будет выглядеть мероприятие, нужно определить все затраты. Это необходимо сделать для формирования бюджета концерта. Нужно посчитать, сколько денег уйдет на рекламные материалы (печать и расклейка афиш, сайт и др.), аренду помещения, оплату услуг людей, отвечающих за звук, гонорар группы.
Важно определить, на каких радиостанциях и каналах будет звучать анонс мероприятия и сколько эфирного времени это займет. Как часто в течение дня будут запускать реклама.
Необходимо учесть затраты на всех уровнях организации – от базовых, до самых мелких. Бюджет должен быть понятен и грамотно составлен. Все эти данные очень важны в процессе поиска спонсоров и переговоров с ними. На данной части подготовки основная задача – это продать внимание аудитории.
Итоги
Сделать концерт – это вполне выполнимая задача, даже при условии, что подобного опыта ранее не было. Если мероприятие запускается впервые, то не стоит гнаться за большим масштабом и созваниваться с дирекциями известных групп. Для начала можно поработать с исполнителями среднего уровня и получить необходимый опыт. Плюс возможные форс-мажорные обстоятельства будет преодолеть ощутимо проще.
4 закона, которые нужно знать организатору мероприятий
Организатору мероприятий недостаточно быть творческим, стрессоустойчивым и многозадачным человеком. Чтобы не нарваться на штрафы, нужно быть подкованным в правовых вопросах и изучить законодательные нормы. Рассказываем о четырех основных законах, которые касаются организации мероприятий.
1. Закон о возрастном ограничении
Федеральный закон от 29.12. 2010 № 436-ФЗ «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию» (далее ─ Закон № 436-ФЗ).
По закону нужно поставить предупреждающий знак, если в информационной продукции или видео содержится материал, который может причинить вред их здоровью и (или) развитию. К нему относятся, например, кадры с алкогольной продукцией или сигаретами.
За несоблюдение закона грозит штраф (ст. 6.17 КоАП РФ):
Особенности
Возрастная маркировка напрямую влияет на доход организатора — чем выше ограничение, тем уже круг потенциальной аудитории, соответственно, продажи билетов меньше.
К каким мероприятиям относятся: просмотр фильмов в кинотеатре (фильмы ужасов), массовые мероприятия (рок-фестивали), шоу (кабаре для взрослых) и другие.
Как это работает
2. Онлайн-касса с уведомлением налоговой
Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Организаторы мероприятий обязаны уведомлять налоговую инспекцию о продаже билетов. Сделать это можно с помощью:
С полученной прибыли нужно уплатить налог.
За продажу билетов «мимо кассы» грозит штраф на сумму от 10 000 до 30 000 руб. Кроме того, будет взыскано от 25 до 100 % суммы, полученной в обход онлайн-кассы (ст. 14.5 КоАП РФ). Повторное нарушение ведет к очередному штрафу и приостановлению деятельности.
Даже из-за того, что зарегистрированному участнику не пришел билет или чек, могут быть проблемы: штраф от 2 000 до 10 000 руб. (ст. 14.5 КоАП РФ), начисление пени, а также внеплановая проверка ФНС. Помимо этого, в случае отсутствия онлайн-кассы при расчетах банковскими картами организатору может грозить проверка полиции.
У сервиса Nethouse.События онлайн-касса встроенная. При покупке билета организатор выдаст участнику все необходимые чеки и электронный билет. В случае если билет будет потерян или удален, участник может повторно запросить его отправку. Для этого ему нужно обратиться к организатору через форму обратной связи, которая находится внизу страницы события. Через 3 дня после проведения мероприятия организатору приходит на почту акт выполненных работ. Налоги организатор платит самостоятельно.
Особенности
Онлайн-касса нужна только в случае, если вы продаете билеты от ООО или ИП. Но вы можете зарегистрироваться как самозанятый. В этом случае онлайн-касса не нужна.
К каким видам мероприятий относится: любые мероприятия, на которые продаются билеты (спектакль, цирковое шоу, конференция, детский праздник).
Как это работает
Индивидуальный предприниматель Василий решил продавать билеты на свои мастер-классы. Запустил сайт, подключил продажу билетов и эквайринг. Продал билеты на несколько мастер-классов, но подключить онлайн-кассу было некогда. А потом к нему пришла налоговая проверка и выписала штраф: 2 000 руб. за ненаправление чека покупателю и еще 30 000 — за неприменение ККТ.
3. Возврат билетов участникам
Закон РФ от 09.10.1992 № 3612-I «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» (далее ─ Закон № 3612-I).
Закон распространяется на культурные мероприятия, поэтому полезно знать некоторые его особенности. Например, как можно вернуть билет. У зрителя могут поменяться планы, а иногда организатор переносит мероприятие на неопределенный срок.
Если отмена мероприятия происходит со стороны организатора, зрителю по запросу должна быть возвращена полная стоимость билета. Если зритель сам решил, что не сможет посетить мероприятие, то, подав заявку на аннулирование билета, он получит возврат соразмерно требованиям, установленным в ст. 52.1 Закона № 3612-I, а именно:
Если зритель отказался от участия в мероприятии менее чем за 3 дня до начала, организатор вправе не возвращать стоимость билета. Исключение: когда зритель болен и может это подтвердить больничным листом либо не может посетить мероприятие по иным обстоятельствам, которые нужно подтвердить документально.
Особенности
На свое усмотрение организатор может вернуть средства покупателю, даже если тот подал заявку на возврат за час до культурного мероприятия или вообще после его завершения.
К каким видам мероприятий относится: культурные мероприятия, на которые продаются билеты (кино, музей, театр, выставка).
Как это работает
ООО «Филармонический театр Мединского» продает билеты на спектакль. Сергей оплатил билет за 5 месяцев до даты мероприятия (так было дешевле). Но за 3 недели до начала выяснилось, что присутствовать на спектакле он не сможет из-за рабочей командировки. Сергей отправил заявку на возврат, но ему ничего не ответили. Расстроенный покупатель написал заявление, теперь разбираться в ситуации будут правоохранительные органы.
4. Проведение публичных мероприятий
Федеральный закон от 19.06.2004 № 54-ФЗ (ред. от 11.10.2018) «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях».
Проводить мероприятия нельзя:
Если организатор планирует проводить мероприятие на территории объектов культурного и исторического наследия, где часто пустует большое пространство, то потребуется разрешение от органов исполнительной власти. Для проведения мероприятия на Красной площади или в Кремле потребуется разрешение президента.
Особенности
Время проведения мероприятия тоже регулируется законом и допускается в промежутке с 7:00 до 22:00. Исключением являются только салюты в памятные даты и общегородские культурные мероприятия.
К каким видам мероприятий относится: детские и спортивные праздники, Дни города, гуляния на Новый год, публичные концерты, выставки под открытым небом и т.п.
Как это работает
Компания «Спорт навсегда» решила организовать спортивный праздник в честь 23 февраля на одной из центральных площадей Санкт-Петербурга без согласования с местными властями. К сожалению, мероприятие закончилось доставкой участников в отдел полиции.
Денис Имшенецкий, генеральный директор Nethouse
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Тонкости концертного бизнеса: как проверить, ваше ли это, и что нужно, чтобы стать успешным организатором
Многим кажется, что концертный бизнес — это просто: достаточно найти хорошего артиста и люди сами повалят. На самом деле, чтобы организовать концерт группы или исполнителя, нужно потратиться по-крупному: оплатить площадку, работу команды и подрядчиков, взять в аренду оборудование и т. д. Гарантии, что вложения окупятся, нет — даже опытные организаторы время от времени отрабатывают мероприятия «в ноль» или уходят в минус, потому что чего-то не учли или по независящим от них причинам.
Прежде чем начинать, важно проанализировать все плюсы и минусы, а также узнать, как подстраховаться, чтобы не нести убытки. О том, как подготовиться к организации концерта, на что придется тратиться и как заработать — наша статья. В ее основу лег бесценный опыт клиентов Qtickets, которые занимаются организацией музыкальных мероприятий.
Старт в концертном бизнесе: как подготовиться
Прежде чем начать, важно создать базу для дальнейшей работы:
Отдельно стоит упомянуть оборудование для сканирования билетов. Если на площадке его нет, придется арендовать, а это — деньги и необходимость следить за сохранностью. Есть альтернативный вариант — бесплатное приложение Qtickets, используя которое, сможете на входе ограничиться смартфонами. Если продаете не через нас, нужно будет зарегистрироваться, создать мероприятие и загрузить штрих-коды билетов. Переживать о том, что интернет «упадет» или батарея сядет раньше времени, не стоит — приложение экономно потребляет заряд и может работать офлайн. Оно фиксирует, кто, кого и во сколько пустил в зал, что позволяет аргументированно решить вопрос с посетителем, который требует вернуть деньги, т. к. не был на концерте.
Теперь вы знаете, что нужно сделать прежде, чем начать концертный бизнес. Можно переходить к поиску исполнителей.
Как выбрать исполнителя, чтобы организовать его концерт
От артиста зависит успех концерта. На старте кажется, что лучшая стратегия — найти популярного исполнителя. У него большая фанбаза, поэтому не придется переживать, удастся ли собрать полный зал.
Организовывая концерт известного исполнителя, вы, и правда, меньше рискуете — есть статистика по предыдущим выступлениям, реакция на клипы, фан-сообщества в интернете. Можно понять, насколько активно люди идут на его творчество, и спрогнозировать успех мероприятия.
Но часто известный артист = высокие запросы, которые нужно удовлетворять. Если где-то не дотянете до нужного уровня, концерт, конечно, не отменят, но и сотрудничать в дальнейшем не захотят.
Давайте разберемся, как выбрать подходящего исполнителя.
Изучите чарты iTunes, ВКонтакте, Яндекс.Музыки, Genius, Shazam, посмотрите, какие треки популярны в YouTube. Так вы сможете понять, какие артисты и композиции сейчас востребованы. На тех, кто в ТОПе, со старта замахиваться рискованно — можете не потянуть и поставить крест на своей карьере организатора. Начинайте с малоизвестных артистов, а по мере того, как наберетесь опыта, переходите к более крутым.
Не стоит слепо доверять чартам. Важно проанализировать и другие параметры, например, сколько концертов в год дает исполнитель. Если их много, скорее всего, музыкант окупается.
По графику на сайте «Яндекс.Афиша» видно, что артисты выступают регулярно и в разных городах. Скорее всего, дуэт генерирует прибыль.
«Нужно изучить “спрос на артиста” в конкретном городе (например, через Wordstat Yandex). Далее сделать парсинг по аудио: посмотреть, сколько людей и где именно покупают билеты на конкретного артиста. Если в вашем городе артист не востребован, не стоит рисковать. Также не стоит рассматривать города с населением меньше 500 000 человек — в них риск того, что концерт провалится, гораздо выше».
Еще один совет от Александра — провести два тестовых концерта и посмотреть на статистику мероприятий. При этом важно помнить, что даже два успешных концерта — не гарантия того, что и третий «выстрелит».
Когда вы выбрали того, с кем хотите работать, предстоит:
Самая известная история такого плана — требование убрать все коричневые M&M’s из тарелки в гримерке, содержавшееся в райдере хард-рок группы Van Halen. Шоу коллектива были сложными, с множеством спецэффектов, поэтому соблюдение технических требований играло ключевую роль в том, как пройдет концерт. Если простую просьбу организатор проигнорировал, есть риск, что и к остальным он отнесся так же, что ставило мероприятие под угрозу.
Определившись с артистом и согласовав с ним условия, можно подписывать договор и переходить к подсчету бюджета.
Как организовать концерт артиста: подсчитываем затраты
Расходы на организацию музыкального мероприятия можно разделить на две группы: основные и накладные.
Основные напрямую связаны с проведением мероприятия. К ним относятся:
Везде заключайте договоры, только в редких случаях можно этим пренебречь.
Кроме очевидных расходов есть те, которые организаторы часто забывают включить в смету. Например:
На основные расходы обычно уходит львиная доля выделенного бюджета. Сурен Багдасарян, основатель проекта Dudukist, уверен, что их можно и нужно сокращать. Например, разными способами экономить на оплате фотографа и видеографа.
«Мы платим приглашенным специалистам сдельно. Ставка фотографа — 3000 рублей за съемку, но если мы предлагаем сотрудничать на протяжении трех месяцев, он делает скидку. Еще некоторые фотографы соглашаются поработать за пиар или за билеты — они снимают концерт, а мы их отмечаем в своих соцсетях или бесплатно даем билет на мероприятие».
Накладные расходы — это, например, замена вышедшего из строя оборудования, заказ такси или питание для членов команды. Не факт, что на каждом вашем мероприятии они будут, но отложить деньги нужно обязательно (15-20% от бюджета).
В среднем на то, чтобы организовать концерт малоизвестного исполнителя, нужно не менее 500 000 рублей. Если гонорар артиста больше миллиона, у вас должно быть минимум 5 миллионов свободных средств.
Важно продумать все возможные способы экономии. Например, договориться с клубом о скидке на аренду в обмен на возможность предлагать вашим гостям алкоголь из бара. Вы потратите меньше, заведение заработает — в конечном итоге все в выигрыше.
Также есть шанс компенсировать часть расходов за счет спонсоров. Например, отель может разместить и кормить артистов и их команду бесплатно в обмен на рекламу на площадке.
Еще один способ — не тратиться там, где можно сэкономить. Например, отказаться от посредников и автоматизировать продажу билетов.
У нас в Qtickets нет обязательного сервисного сбора, но вы можете установить его и покрывать комиссию сервиса за счет покупателей. Если сбор будет превышать комиссию, сможете зарабатывать больше, не поднимая стоимость билетов (как правило, покупатели относятся к этому более лояльно).
Также не обязательно брать в аренду оборудование для сканирования билетов, если его нет на площадке, — можно воспользоваться нашим бесплатным приложением.
Вы можете продавать билеты через Qtickets как физлицо или самозанятый (комиссия — 8%) либо открыть ИП или юрлицо (комиссия — от 4%). Платите только когда зарабатываете.
Как организовать концерт артиста и заработать на этом по максимуму
Доход с билетов — основной заработок организатора. Поэтому так важно правильно рассчитать их цену: не занизить, чтобы не уйти в минус, но и не «переборщить», чтобы не остаться без зрителей.
Можно использовать такую формулу:
Обычно стоимость билета распределяется следующим образом:
Также необходимо иметь неприкосновенный запас в размере 15–20% от общего бюджета. Этого хватит, чтобы «закрыть» небольшие непредвиденные траты.
Стоит продумать пути дополнительного заработка. Вариантов несколько:
Примерно так могут распределяться доходы организатора.
Источник
Можно использовать все варианты или сосредоточиться на одном.
Как организовать продажи билетов на концерт
Раньше организаторы активно работали с билетными кассами, чтобы продать как можно больше билетов. У этого способа есть два критичных недостатка:
Продавая самостоятельно, вы с этим не столкнетесь, если правильно выберете билетный сервис. В Qtickets база клиентов в вашем распоряжении, а деньги можно выводить когда угодно: на карту они поступают мгновенно (для физлиц с оборотом до 500 000 в месяц), на счет — максимум через четыре часа в банковский день (для ИП и юрлиц).
Сейчас набирает популярность модель D2C, при которой всё в ваших руках: маркетинг, реклама, продажа, доставка билетов покупателю. Вы располагаете базой контактов, что позволяет полноценно управлять бизнесом и ни с кем не делить прибыль.
Чтобы успешно продавать билеты на концерт без посредников, нужно:
«Чтобы продажа билетов на концерты шла бойко, нужно было создать “космическое шоу”, за которое захочется платить. Например, мы во время подготовки концерта решили сделать атмосферное видео, которое будет сопровождать звуки дудука. Для этого поехали в Армению. Там наняли гида, он провел нас по красивым местам. В итоге у нас получилось 9 часов материала, которые мы превратили в небольшой ролик. Зрители оценили задумку — и это главное».
И главное — анализируйте продажи, чтобы оставить только эффективные каналы и не сливать деньги на то, что не приносит продаж.
Как организовать концерт группы: нестандартные ситуации и способы их решения
Даже при тщательном планировании бывает так, что всё идет не по плану:
Иногда накладки происходят по вине артистов, которые на ходу меняют договоренности.
Пример такой ситуации. Прочтите статью в Т-Ж, там интересная история парня, ставшего организатором в 16 лет.
Источник
Любая такая ситуация бьет по вашей репутации и карману — прибыль уменьшается, а иногда и исчезает совсем. Предусмотреть все возможные сбои не получится. Но ваша задача — перестраховаться там, где это возможно.
Что важно сделать до начала концерта:
Если всё же что-то пошло не по плану, постарайтесь действовать уверенно, не паниковать и не устраивать «разбор полетов» перед гостями — на кону ваша репутация и имидж артиста.