Что нужно для копии паспорта
Что делать, если просят копию паспорта?
Насколько я понимаю, любая организация, у которой есть копия моего паспорта или мои паспортные данные, становится обладателем моих персональных данных и обязана их хранить.
Могу ли я потребовать с организации письменное обязательство о неразглашении моих персональных данных?
Вы совершенно правы. В паспорте содержатся ваши персональные данные. Тот, кому вы их предоставляете, становится оператором персональных данных и должен соблюдать требования закона: использовать данные для конкретной цели, хранить в защищенном месте и не допускать утечки. Операторы сами должны запрашивать ваше согласие на обработку персональной информации.
Насторожитесь, когда копию паспорта делают без вашего согласия. Если паспортные данные окажутся у мошенников, вас могут ждать неприятные последствия.
Мы уже не раз писали про персональные данные. Но давайте еще раз вспомним главное.
По закону персональные данные — это любая информация, относящаяся к физическому лицу. Любой, кто получает и использует сведения о других людях, становится оператором персональных данных и должен соблюдать требования закона.
Нельзя обрабатывать, хранить и распространять информацию о человеке без его согласия.
Поэтому вы смело можете запросить у фирмы, которая получила копию вашего паспорта или паспортные данные, обязательство не разглашать эти данные. А лучше потребовать у компании соглашение на обработку данных. Оно обязательно должно быть.
По закону оператор должен получить письменное согласие на обработку персональных данных, если эти данные не нужны суду или гос. органам (ст. 6 Закона о персональных данных). В согласии должны быть прописаны данные, которые от вас требуются, и цель, для которой они нужны.
Если соглашения нет, возможно, вы имеете дело с мошенниками.
Чем грозит утечка паспортных данных
На ваше имя могут оформить кредит или микрозаем. Мошенникам достанутся деньги, а вам — звонки коллекторов и обязанность погасить долг. Конечно, такой кредит можно оспорить в суде, но вы потратите время и нервы.
Ваши данные могут использовать для незаконных финансовых операций. Чтобы снять ограничения в некоторых платежных системах, достаточно предъявить фото паспорта. В этом случае вы рискуете стать участником дел о незаконной торговле или финансировании терроризма.
Как обезопасить себя
Во-вторых, не давайте делать копии всех страниц паспорта. Первой страницы и страницы с пропиской обычно достаточно.
Наконец, по возможности напишите на копии паспорта, для какой фирмы она сделана. Либо замажьте или зачеркните какие-нибудь данные, например вашу подпись.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Как правильно сделать копию (скан, ксерокс) паспорта?
Для использования ряда услуг необходима ксерокопия паспорта. Она может быть выполнена в бумажном или электронном виде. Последняя разновидность документов часто требуется для подачи заявок через портал Госуслуги. Копия документа должна соответствовать установленным требованиям.
Техническая сторона вопроса
Важно! Следует иметь ввиду, что:
Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:
Дублирование паспорта осуществляется при помощи ксерокопии или скан копии. В первую категорию включают результат дублирования оригинала с использованием специального устройства. Результат предоставляется на бумажном носителе.
Если необходима скан-копия, гражданин получит цифровой файл, в котором отражается информация с носителя. Перенос данных в такой формат выполняется при помощи сканирования. Копия не имеет такой же юридической силы, как и оригинал. Правовое тождество придают бумаге при помощи нотариальной заверки или квалифицированной электронной подписи.
Сканом паспорта именуют цифровую копию основного документа. Иногда документ требуется для первичного приема гражданина. Обращаясь в организацию, важно учесть локальные нормативно-правовые акты. В них отражается информация о необходимости предъявления скана или возможности использования услуги без него. Правильная копия паспорта потребуется для оформления заграничных документов и реализации иных целей.
Как правильно сделать копию паспорта?
Для снятия копии необходим оригинал паспорта и копировальный аппарат. Рекомендуется обратиться в организацию, для которой выполняется процедура, и уточнить выдвигаемые требования. Это позволит избежать ошибок и дополнительных затрат времени.
Обычно достаточно простой копии паспорта. Процедура выполняется с помощью копировального аппарата в офисе или дома. Копированию подвергаются развороты с личными данными и фотографией, а также страница с адресом прописки. Иногда учреждения требуют скопировать все страницы с отметками или паспорта полностью.
Важно! Когда требуется нотариальная копия, предстоит обратиться к нотариусу. За оказание услуги взимается плата.
Нового образца
Если необходима скан копия паспорта нового образца, на выполнение процедуры также оказывают влияние требования учреждения, в которое будет предъявлен документ. Нередко биометрический загранник копируется полностью. Потребуется отсканировать все 46 страниц. Ксерокопия выполняется на стандартном листе А4. На него можно поместить по 2 разворота. Информация размещается лишь на одной стороне бумаги.
Старого образца
Если речь идёт о копии старого загранпаспорта, требования остаются прежними. Может потребоваться копирование всех страниц. В процедуре участвуют даже те из них, где записи отсутствует. Предварительно рекомендуется уточнить правила выполнения процедуры, обратившись в орган, в который в последующем будут предоставляться документы. На одном листе размещается по 2 разворота. Информация размещается на листе А4.
Если ксерокопирование выполняется для визы, правила могут существенно различаться. Так, Испания допускает размещение на одном листе до 4 разворотов паспорта. С каждой стороны помещается по два из них.
В каком виде необходимо подавать копию?
Всё зависит от учреждения, в которое будут предоставлены документы. Уполномоченному органу может понадобиться скан паспорта или его бумажная копия. На практике большинство организаций отдают предпочтение 2 разновидности. Электронные варианты документов обычно используются лишь для ознакомления.
Как правильно заверить скан или ксерокопию?
Правом выполнять заверение документов обладает нотариус. К нему необходимо обратиться, если нужно предоставить документацию в госструктуре. При выполнении ряда юридических процедур альтернативные способы заверения бумаг отсутствуют. Аналогичными полномочиями обладают консульские учреждения.
Если лицо оформляет гражданство, копию заверяет представитель миграционной службы. Если бумага будет использоваться локально, необходимость в нотариальном подтверждении отсутствует. В этом случае право удостоверить документацию приобретает руководитель организации или иное должностное лицо, чьё имя фигурирует в специальном приказе.
Обычные граждане правильно заверить копию паспорта не смогут. У них отсутствует подобное право. Исключение составляют случаи, когда процедуру осуществляет индивидуальный предприниматель. Если производится обращение во внебюджетные и налоговые структуры, заверку документации осуществляет ее владелец. Для выполнения манипуляций предстоит на каждой странице написать Копия верна, проставить подпись, расшифровать ее, указать должность и отразить дату. Если присутствует печать, фиксируется ее оттиск.
Заключение
Копирование паспорта может быть осуществлено с помощью ксерокса или скана. Обычно применяется первый вариант. Электронные формы документации используются лишь для выполнения процедуры предварительного рассмотрения требования заявителя. Иногда необходимо заверение копии. Правом выполнять подобное действие обладает нотариус. Присутствует и ряд иных лиц, имеющих соответствующие полномочия.
Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении административных и гражданских дел, возмещением ущерба страховыми компаниями, защитой прав потребителя, а также дел, связанных с незаконным сносом ракушек и гаражей.
Запретные документы, без которых не обойтись
Итак, принимаем нового сотрудника. Ну, скажем, кладовщика. И перед нами неожиданно возникает ряд наивных, как нам казалось ранее, вопросов. Стоит ли снимать копию с паспорта? Как передать ценности без договора о материальной ответственности? Можно ли брать у работника заявление о выплате зарплаты один раз в месяц?
Юрист (а ранее еще и инспектор ГИТ) Наталья Сиверская рассказывает, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков, и подбирает для каждого запретного документа безопасную замену.
Когда компания планирует передать новому сотруднику ноутбук, планшет или телефон, с ним заключают договор о полной матответственности за корпоративные ценности. Компания полагает, что этого достаточно, чтобы взыскать ущерб, если он повредит или потеряет вещи, но это ошибка.
Акт приема-передачи вместо договора о матответственности
Закон разрешает заключать договоры о полной материальной ответственности только с работниками старше 18 лет, которые непосредственно обслуживают или используют деньги или ценности компании (ст. 244 ТК РФ). При этом сотрудник должен либо занимать должность, либо выполнять работы из Перечня, утвержденного Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.
С работника нельзя взыскать весь ущерб за порчу имущества компании по незаконному договору о полной материальной ответственности. Суд признает такой документ недействительным и взыщет с работника только средний заработок. Кроме того, есть риск получить штраф ГИТ до 50 000 рублей за незаконный договор (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому проверьте все ваши договоры о полной материальной ответственности. Расторгните договоры, которые заключили не по правилам.
Чем заменить? Передавайте ноутбуки, телефоны и другие ценности по разовому документу – акту приема-передачи имущества. Такой документ составляйте с работниками, с которыми нельзя заключать договор о полной материальной ответственности. Документ составляйте каждый раз, когда нужно передать имущество.
Не делайте копии страниц паспорта
Когда формируют личное дело работника, снимают копии страниц его паспорта. Делают это, чтобы без ошибок оформить трудовую книжку новичка или проверить, верно ли перенесли в личную карточку данные из паспорта. Также копия паспорта позволяет узнать семейное положение сотрудника и наличие у него детей. Но такая копия в личном деле может привести к негативным последствиям для компании и директора.
Если в личном деле работника обнаружат копию паспорта, Роскомнадзор выпишет штраф до 50 000 рублей (ст. 13.11 КоАП РФ). Суд поддерживает такую практику Роскомнадзора. Ведь законных оснований для хранения копии паспорта нет, а хранить лишние данные запрещено (ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Если хотите сверить с паспортом данные в личной карточке, делайте это сразу после ее заполнения работником и просите внести исправления, если заметите неточности. Заполняйте данные о фамилии, имени и отчестве в трудовой книжке из сверенной личной карточки формы № Т-2.
Обязательство не устраиваться на работу к конкурентам
Когда увольняется ценный сотрудник, то уносит с собой не только опыт, но и секреты компании. Например, базу клиентов, контакты с поставщиками и пр. Аналогичная ситуация происходит, когда такой сотрудник устраивается в конкурирующую компанию по совместительству. Чтобы защитить свои секреты, компании берут у сотрудников специальный документ – обязательство не устраиваться к конкурентам. Но на самом деле такой документ не защищает корпоративные тайны.
Компания не вправе запретить сотруднику работать в других организациях. Работник сам решает, где трудиться (ст. 37 Конституции, ст. 2 ТК РФ). Поэтому даже письменное обязательство не помешает ему уволиться и пойти работать в конкурирующую фирму, где он сможет передать закрытую информацию прежнего работодателя. Суд поддержит работника, если вы попытаетесь взыскать с него ущерб.
Не заключайте договоры о материальной ответственности с ненадлежащими лицами, передавайте ценности по разовому акту приема-передачи. Берите у работников согласие каждый раз, когда нужно передать их персональные данные третьим лицам. Не требуйте у работника обязательство не устраиваться к конкурентам, лучше заключите договор о неразглашении коммерческой тайны.
Вместо этого заключите с сотрудником договор о неразглашении коммерческой тайны. В договоре пропишите критерии коммерческой тайны или секрета производства, порядок работы с такими сведениями, ее охраны и условия ответственности за нарушение. Укажите срок, в течение которого действует режим коммерческой тайны, в том числе после увольнения. Также опишите действия работника по сохранению тайны после увольнения (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ).
Договор о неразглашении коммерческой тайны – законный документ, который защитит секреты компании. Если работник нарушит обязательство, прежний работодатель будет вправе потребовать компенсацию.
Согласие на передачу персональных данных без ограничений
После того как сотрудника принимают на работу, может потребоваться передать его персональные данные другой организации. Например, охранному предприятию, компании, с которой заключили договор на перевозку работников, организации, в которую собираются командировать работника, и в других случаях.
Чтобы каждый раз не брать у сотрудника письменное согласие, готовят универсальный документ. В него включают условие, что сотрудник предоставляет компании право передавать его персональные данные любым организациям без исключения. Но такой документ незаконен.
Согласие на передачу персональных данных необходимо, чтобы соблюсти режим конфиденциальности сведений о работнике. Работник должен знать и понимать, какие персональные данные о нем, для каких целей и какая организация получает (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Это требование невозможно соблюсти, если оформить универсальное согласие на передачу данных любой организации. Получайте от работника письменное согласие каждый раз, когда хотите передать его данные третьим лицам.
Если инспектор Роскомнадзора обнаружит согласие, которое позволяет передавать данные о работнике любым организациям, то оштрафует на сумму до 75 000 рублей (ст. 13.11 КоАП). Поэтому проверьте личные дела работников. Уничтожьте все универсальные согласия, если найдете такие документы. Так вы избежите штрафа.
Лучше разработайте шаблон формы согласия на передачу персональных данных работников другим организациям. Включите в шаблон общие условия, чтобы каждый раз его не заполнять. Оставьте незаполненными строки о перечне персональных данных, целях передачи данных, наименовании организации, куда передаете данные, Ф. И. О. работника и пр. Это позволит каждый раз получать от работника конкретное согласие.
Заявление на выплату зарплаты один раз в месяц
Когда в компании хотят сэкономить на бухгалтерских услугах, берут со всех работников заявление на получение зарплаты один раз в месяц. В таком случае на подсчет заработка надо тратить вдвое меньше времени. Позиция работодателя – согласия работника достаточно, чтобы платить зарплату только раз в месяц. Но это неверно.
Закон запрещает выплачивать зарплату реже, чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Конкретные даты выплаты зарплаты должны быть указаны в ПВТР, коллективном договоре или в трудовом договоре. Заработную плату нужно выплачивать строго в эти даты. Исключение – день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день. В таком случае работник должен получить деньги накануне выходного или праздника (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).
Если вы взяли такое согласие, то ссылаться на него нельзя, оно ничтожно. Даже если это просьба самого работника, а не инициатива работодателя. В любом случае это нарушение закона (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Такое нарушение влечет материальную ответственность в размере 1/150 ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки выплаты зарплаты и штраф ГИТ до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Вместо согласия на выплату зарплаты раз в месяц вы можете принимать сотрудников по гражданско-правовым договорам. Тогда будете платить им по факту выполненной работы. Заключайте такие договоры только в том случае, если оформить гражданские отношения позволяет ситуация. Например, сотрудник нужен эпизодически и каждый раз будет выполнять новое задание или новую работу. Вы получите штраф, если заключите гражданский договор вместо трудового. Также допустимо заключить с сотрудником гражданский договор, если он зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя. Другой вариант – привлечь самозанятого гражданина.
Чем трудовой договор отличается от гражданского
Трудовой договор. Сотрудник выполняет трудовую функцию и получает за это от работодателя заработную плату. Работодатель предоставляет инструменты и оборудование работнику. Работник подчиняется установленному в компании режиму труда, соблюдает локальные акты. На работника оформляют кадровые документы и присваивают табельный номер. Работник обязан лично выполнять возложенные на него обязанности. Работник получает зарплату не реже двух раз в месяц. Размер зарплаты не может быть меньше МРОТ, если работник отработал норму времени и выполнил трудовые обязанности. Работодатель оплачивает работнику отпуска, больничные, иные гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. По общему правилу, договор бессрочный. Срок можно установить в случаях, предусмотренных законом.
Гражданский договор. Исполнитель выполняет разовую работу, услугу и получает за это вознаграждение. Обычно исполнитель выполняет работу с помощью своих инструментов. Заказчик может их предоставлять, если это предусмотрено в договоре. Исполнитель самостоятельно организует свою работу, локальные акты на него не распространяются. Исполнитель не входит в штат организации, кадровую документацию на него не ведут, в табеле учета рабочего времени его не указывают. Исполнитель может выполнять работу как лично, так и с помощью третьих лиц. Исполнитель получает вознаграждение в размере, который стороны согласовали в договоре. Периодичность выплат стороны определяют по своему усмотрению. На исполнителя не распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. По общему правилу, договор срочный. Если срок не определили, он действует до момента, когда исполнитель исполнит взятые на себя обязательства, а заказчик примет и оплатит работу.
Заявление об увольнении с открытой датой
Когда работодатель сомневается в лояльности новичка, с него берут заявление об увольнении с открытой датой. Это позволяет в случае конфликта уволить несговорчивого сотрудника по нейтральному основанию. Также не будет испорчена трудовая книжка записью об увольнении за прогул, о непрохождении испытания или по другому негативному основанию.
Закон разрешает увольнять сотрудника за нарушение трудовой дисциплины. Главное – соблюсти порядок вынесения взыскания (ст. 192–194 ТК РФ). И суды поддерживают работодателей в этом. То же касается увольнения в связи с непрохождением испытания. Для этой цели и существует испытательный срок. В это время обе стороны трудового договора решают, будут ли продолжать трудовые отношения (ст. 70 ТК РФ).
Если в личном деле сотрудника инспектор ГИТ обнаружит заявление с открытой датой, штрафа до 50 000 рублей не избежать (ст. 5.27 КоАП). Суды при рассмотрении дел об увольнении по собственному желанию устанавливают, действительно ли было желание работника прекратить трудовые отношения. Если выяснится, что работник написал заявление об увольнении в день трудоустройства, суд будет вправе восстановить его на работе. Компанию обяжут выплатить сотруднику зарплату за время вынужденного прогула, а также придется снова искать способ уволить его.
Во время испытательного срока нагружайте работника всеми видами работ, которые ему предстоит выполнять, смотрите, как он выполняет поручения, фиксируйте недочеты, разбирайте причины неудовлетворительного исполнения обязанностей. Не стесняйтесь возбуждать процедуру увольнения в связи с непрохождением испытания – предъявите уведомление о непрохождении испытания с указанием причины.
Обязательство «не болеть»
Когда работник болеет, нужно искать ему замену, вносить изменения в рабочий процесс. Замена может быть как своим работником, так и специалистом со стороны. В обоих случаях всегда есть риск, что работу выполнят не в срок или некачественно. Заменяющему сотруднику нужно время, чтобы втянуться в работу. Поэтому работникам предлагают подписать обязательство не брать больничные. Есть неверная точка зрения, что такой документ позволит удержать больных работников в офисе.
Работник обязан заботиться о своем здоровье, а государство – поддерживать его в этом. Риск болезни или травмы работника на производстве застрахован, работодатель уплачивает за него страховые взносы (ст. 183 ТК РФ, ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). В случае заболевания или травмы работник получит пособие. Поэтому больной обязан лечиться, чтобы не заражать окружающих и коллег (ст. 27 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).
Вы получите штраф ГИТ до 50 000 рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП, если используете обязательство не брать больничные как основание не платить пособие или снизить зарплату. Также за задержку зарплаты и пособия вы заплатите денежную компенсацию. Размер выплаты – 1/150 ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
Заменить обязательство не брать больничные ничем нельзя. Это право работника, и даже письменный отказ от него не имеет силы (ст. 9 ГК РФ). Есть другой выход. Установите повременно-премиальную систему оплаты труда или надбавку за непрерывный стаж работы, в который включайте фактические дни работы. Пропишите все условия выплаты надбавки в положении об оплате труда.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как мошенники зарабатывают на копиях ваших документов
И что преступники могут сделать, имея копию вашего паспорта
Там, где кто-то ищет работу, всегда есть аферисты.
Особенно много аферистов там, где предлагают несложную удаленную работу без особой квалификации.
Рано или поздно соискатель наткнется на подобное объявление.
Таких предложений много, но смысл одинаковый: чтобы заработать, нужно выполнять несложные действия из дома. Квалификация не требуется, все, что нужно для работы, дадут и всему научат. Много платить не обещают, но для студента, молодой мамы или пенсионера деньги приличные.
А дальше начинается самое интересное.
Кажется, работодатель настроен серьезно, если просит копии документов. Только вот никакой работы не будет: работодатель исчезнет.
А вот что произойдет с копиями ваших документов.
Копии документов продадут мошенникам
Когда просят прислать копии документов, насторожитесь: скорее всего, вас хотят впутать в мошенническую схему. Человек, который общается с вами по поводу работы, перепродает копии паспортов злоумышленникам. Часто он работает по заказам: например, кому-то нужны документы человека из конкретного региона, конкретного возраста или пола.
Скан паспорта в интернете продают за 30—100 рублей. Товар востребованный, всегда пользуется спросом:
Понятное дело, что добропорядочные люди и компании чужие копии паспортов не покупают. А вот тем, кто работает с кредитными менеджерами магазинов, салонов сотовой связи или банковскими служащими, чужие документы не помешают.
Этим людям злоумышленники часто предлагают подработку: оформлять кредиты не на оригинал паспорта, а на копию. Всегда найдется непорядочный человек, который на такое согласится.
Вот объявление от мошенника о поиске сотрудников «Евросети»:
Но и это еще не все
Если вы все же отправили фальшивому работодателю свое фото с паспортом в руках, его могут продать наркоторговцам. Схема работает так:
Возможен и другой вариант: наркоторговец попался полиции, у него нашли ваше фото, к вам в дверь стучат сотрудники правоохранительных органов.
Как обезопасить себя
Вот мои рекомендации:
Согласен с автором: торговля паспортными и личными данными процветает, спасение утопающих дело рук самих утопающих, т.е. нас.
В отношении работодателей: если просят отправить сканы паспорта и др документов, то на сам документ кладете бумажку с надписью «копия сделана для Иванова Пети, отдел кадров фирмы «Промвротстройтехмонтаж», дата», после чего делаете скан и отправляете.
Маша, Да, ничего не было. Мне три раза ещё писали, чтоб я ещё прислал своё фото с паспортом в руках, и чтоб было видно, что фото на паспорте и я это одно лицо. И фото прописки тоже просили. Это было в январе-апреле наша переписка. И мне наконец ответили, что меня выбрали, и со мной встретится представитель фирмы в мае, который приедет якобы в Кишинев для набора выбранный людей. Но, не было ни звонков ни писем, ни в мае, ни позже. Вот и всё.
Stanislav, что было потом?
Я послала копии человеку, он исчез
На мои паспортные данные открыли 8 фирм однодневок
