Что необходимо указать при разработке положения о структурном подразделении
3. Порядок разработки положений о структурных подразделениях
3. Порядок разработки положений о структурных подразделениях
3.5. Положение о структурном подразделении, полистно завизированное разработчиком и согласованное в соответствии с пунктами 3.2 и 3.4 настоящего Порядка, утверждается руководителем соответствующего органа исполнительной власти.
3.6. Внесение изменений в утвержденное положение о структурном подразделении не допускается.
3.7. Разработка и утверждение положения о структурном подразделении осуществляются в случае создания структурного подразделения, изменения наименования структурного подразделения, дополнения, перераспределения, изменения или исключения отдельных функций структурного подразделения, изменения порядка организации деятельности структурного подразделения, в иных случаях, влияющих на содержание положений о структурных подразделениях.
Положение о структурном подразделении должно быть разработано и направлено на экспертизу не позднее 20 рабочих дней со дня возникновения соответствующего основания.
3.9. Копия положения о структурном подразделении направляется в управление государственной службы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области не позднее трех рабочих дней со дня его утверждения.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Раздел I. Положение о структурном подразделении
Раздел I. Положение о структурном подразделении
На основе положения составляется штатное расписание данного подразделения и организуется его повседневная деятельность.
Положения должны быть конкретными и составляться по единой методике и структуре:
6. Взаимоотношения с другими подразделениями.
В разделе «Общие положения» указывается точное наименование подразделения, его место в организационной структуре органа исполнительной власти, степень самостоятельности, в чьем непосредственном подчинении находится данное подразделение, кто непосредственно руководит подразделением. Кроме того, необходимо дать перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми данное подразделение руководствуется в своей деятельности.
Раздел «Задачи» содержит формулировку основных задач подразделения, обеспечивающих эффективный вклад этой деятельности в выполнение задач, стоящих перед данным органом исполнительной власти в целом. Особое внимание при этом необходимо обращать на взаимную согласованность формулировок задач взаимосвязанных подразделений.
В разделе «Структура» следует показать перечень внутренних звеньев, входящих в него (сектора, бюро, группы и т.п.), а также порядок распределения обязанностей между работниками подразделения.
Раздел «Функции» содержит всестороннюю характеристику деятельности данного подразделения. Функции должны быть четко сформулированы на основе глубокого изучения организационной деятельности в целом и необходимости распределения между внутренними звеньями подразделения всего объема работ, возложенных на данное подразделение. Кроме того, указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.
Раздел «Права» содержат перечень прав, реализуемых руководителем, другими работниками подразделения, необходимых для реализации возложенных на подразделение функций, в соответствии с установившимися разделением и кооперацией труда. Следует выделить специальные права подразделения, если оно наделено ими в отличие от других аналогичных подразделений. Важно при изложении прав подразделения отразить их соответствие действующему законодательству, а также документам, регламентирующим деятельности внутри учреждения.
Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяет взаимосвязи подразделений в ходе осуществления функций учреждения в целом, взаимные обязательства подразделений, отражается характеристика входящей и исходящей документации (отчетной, плановой, аналитической и др.). При разработке данного раздела указывается наименование документации, периодичность представления, наименование подразделения, которое представляет данную информацию, а также наименование подразделения, получающего ее. Очень важно, чтобы данный раздел согласовывался с аналогичными разделами других подразделений, указанных в нем.
В разделе «Ответственность», с учетом особенностей работы, подразделения отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, предусматриваемых данным положением, за достоверность информации и документации, подготавливаемой подразделением, за правильность применения тех или иных инструкций, положений и т.п., за рациональную организацию труда исполнителей, за состояние трудовой дисциплины и работу с кадрами.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Оренбургский государственный университет
Утвержден 11.02.2009, с изменениями от 04.03.2016.
1.1 Настоящий Порядок определяет общие требования к разработке положений о структурных подразделениях, основные требования к их содержанию, согласованию подразделениями университета, порядку принятия и утверждения, а также внесение в них дополнений и изменений.
1.2 Положение о структурном подразделении является локальным нормативным актом университета, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре университета.
1.3 Структурное подразделение — официально выделенный элемент организационной структуры университета, выполняющий установленные ему функции и отвечающий за выполнение возложенных на него задач.
2 Виды структурных подразделений
2.1 К структурным подразделениям университета относятся:
2.1.1 Факультет (институт) — учебно-научное и административное подразделение университета, осуществляющее образовательную, научно-исследовательскую, воспитательную, культурно-просветительскую и иную деятельность в сфере высшего, послевузовского и дополнительного профессионального образования, а также руководство деятельностью кафедр, которые он объединяет.
2.1.2 Кафедра — функциональное подразделение факультета, обеспечивающее выполнение его основных задач в учебно-воспитательном процессе, научной деятельности, подготовке научно-педагогических кадров высшей квалификации, переподготовке и повышении квалификации профессорско-преподавательского состава и специалистов организаций, учреждений.
2.1.3 Управление — укрупненное структурное подразделение аппарата управления университета, включающее в себя несколько взаимосвязанных функциональных направлений деятельности. Управление состоит из более мелких функциональных подразделений (отделы, группы и т. п.).
2.1.4 Отдел — функциональное структурное подразделение, отвечающее за конкретное направление деятельности университета или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности университета.
2.1.5 Службы — группы объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющие родственные цели, задачи и функции, руководство которыми осуществляется централизованно одним должностным лицом.
2.1.6 Бюро — структурная единица, созданная для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений университета.
2.1.7 Лаборатория — структурная единица со специально оборудованными помещениями, приспособленными для различных специальных исследований (химических, физических, технических и механических).
2.1.8 Секторы (участки) создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения для решения определенного круга вопросов.
2.1.9 Группы — структурные единицы, объединяющие специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта.
3 Требования к оформлению и содержанию положения о структурном подразделении
3.1 Положение оформляется на бланке университета, утвержденном ректором. Употребление бланков произвольной формы не допускается.
3.2 Текст положения печатается на одной стороне односортной бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Левое, верхнее и нижнее поле составляет 2 см, а правое поле не менее 1,5 см.
3.3 При оформлении положения применяется текстовый редактор с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 14 через 1 интервал.
3.4 Текст, в том числе наименование разделов положения, печатается строчными буквами.
3.5 Страницы положения должны быть пронумерованы. Номер проставляется внизу страницы справа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
3.6 Положение должно иметь заголовок. Заголовок положения начинается с предлога «О» или «Об», например: «О кафедре университета», «Об управлении делами». Точка в конце заголовка не ставится.
Текст от заголовка отделяется 2 интервалами.
3.7 Основной текст положения подразделяется на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами без точки.
3.8 Наименование раздела печатается полужирным шрифтом с абзацного отступа. Наименование раздела, состоящее из двух и более строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце наименования раздела не ставится.
3.9 Текст печатается на расстоянии 2 интервалов от наименования раздела в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается с красной строки, на расстоянии 1 см от левой границы текстового поля.
3.10 Раздел подразделяется на пункты. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего раздела. После номера точка не ставится.
3.11 Положение о структурном подразделении включает в себя следующие разделы:
3.12 Содержание раздела «Общие положения».
3.12.1 Место структурного подразделения в структуре университета и порядок его создания.
В данном пункте описывается, что собой представляет это структурное подразделение — самостоятельную единицу или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив), то в положении указывается, на каких правах оно создано (на правах отдела, управления).
Структурное подразделение университета создается приказом ректора университета на основании решения ученого совета университета. Реквизиты документов, на основании которых создано структурное подразделение, указываются при констатации факта создания.
3.12.2 Цель создания структурного подразделения.
В данном пункте отражается объективная потребность в создании структурного подразделения. Цель должна определять полезный результат, на достижение которого направлено действие структурного подразделения.
3.12.3 Основополагающие документы, которыми руководствуется структурное подразделение в своей деятельности.
В данном пункте перечисляются общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для управления бухгалтерского учета и отчетности — Федеральный закон «О бухгалтерском учете», центра информационных технологий — Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»), специальные локальные нормативные акты (например, для управления кадров — положение о персональных данных работников и обучающихся), общие локальные нормативные акты (например, Устав университета, Правила внутреннего распорядка университета).
3.12.4 Местонахождение структурного подразделения.
3.12.5 В разделе «Общие положения» может приводиться перечень основных терминов и их определений.
3.13 Содержание раздела «Основные задачи».
В данном разделе перечисляются вопросы, требующие решения на основании определенных знаний и опыта.
3.14 Содержание раздела «Функции».
Функции (основные направления деятельности) должны быть сгруппированы в соответствии с основными задачами. Направления деятельности должны быть определены конкретно и охватывать всю работу, выполняемую структурным подразделением. Направления деятельности должны быть ранжированы по степени значимости и не должны пересекаться между собой.
3.15 Содержание раздела «Структура».
Если это укрупненное структурное подразделение, то в данном разделе перечисляются подразделения, входящие в его состав.
Также в разделе указывается порядок утверждения структуры и составления штатного расписания, порядок назначения на должность работников структурного подразделения и освобождения их от должности, квалификационные требования.
3.16 Содержание раздела «Руководство».
В данном разделе указывается, кому из руководства университета подчиняется структурное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры университета.
Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел — в управление), то указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.
Также в данном разделе указывается должностное лицо, которое осуществляет непосредственное руководство деятельностью структурного подразделения, порядок назначения его на должность и освобождения его от должности.
3.17 Содержание раздела «Права и обязанности».
Под правами в данном случае понимаются делегированные руководством университета решения, которые может принимать структурное подразделение (в лице своего руководителя) в отношении других структурных подразделений и организаций в рамках своей деятельности.
Под обязанностями понимается совокупность действий структурного подразделения, направленных на достижение целей системы управления и обязательных для выполнения.
В данном разделе перечисляются права и обязанности структурного подразделения, обеспечивающие ему наиболее эффективное выполнение работы.
3.18 Содержание раздела «Имущество и средства».
В данном разделе указывается, на каком праве находится имущество в структурном подразделении и за счет каких средств осуществляется финансирование деятельности структурного подразделения.
3.19 Содержание раздела «Взаимоотношения и связи».
Данный раздел описывает вопросы, по которым структурное подразделение взаимодействует с другими структурными подразделениями университета и сторонними организациями.
3.20 Содержание раздела «Контроль за деятельностью».
В данном разделе можно указать, в каком порядке отчитывается структурное подразделение, например, представляет письменный отчет руководству университета, руководитель структурного подразделения отчитывается перед коллегиальным органом и т. п.
3.21 Содержание раздела «Прекращение деятельности».
В данном разделе указывается, кто принимает решение о реорганизации или ликвидации структурного подразделения и на основании какого документа.
3.22 Содержание раздела «Порядок принятия, утверждения и изменения настоящего Положения».
В данном разделе указывается, какой орган рассматривает положение и принимает соответствующее решение, кто утверждает положение и порядок внесения изменений и дополнений в положение.
4 Порядок разработки, согласования, принятия, утверждения и регистрации положения о структурном подразделении
4.1 Положение о структурном подразделении разрабатывается руководителем структурного подразделения.
4.2 Положение о структурном подразделении до его представления ученому совету университета или ректору на утверждение должно быть отредактировано и согласовано с соответствующими структурными подразделениями.
Согласование проекта положения о структурном подразделении проводит исполнитель или руководитель структурного подразделения, разрабатывающего проект.
4.3 Гриф согласования печатается на расстоянии 3 интервалов от основного текста положения и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля.
Длина максимальной строки наименования должности не должна превышать 8 см.
При согласовании положения несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте положения, отсутствует, то положение должно подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.
Не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
4.4 Положения об образовательных и научно-исследовательских подразделениях, о кафедрах и других структурных подразделениях, обеспечивающих практическую подготовку обучающихся, создаваемых на базе иных организаций, осуществляющих деятельность по профилю соответствующей образовательной программы, о кафедрах, осуществляющих образовательную деятельность, создаваемых в научных организациях и иных организациях, осуществляющих научную (научно-исследовательскую) деятельность и (или) научно-техническую деятельность, а также о филиалах и представительствах утверждаются решением ученого совета университета.
Гриф утверждения располагается в правой верхней части положения и состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), полного наименования органа управления с указанием даты заседания и номера документа, а также фамилии, имени и отчества председателя органа управления и его должности.
| УТВЕРЖДЕНО Решением ученого совета от ____________________, протокол № ____ Председатель ученого совета ректор _____________ И.О. Фамилия |
4.5 Положения о структурных подразделениях, утверждение которых не отнесено к компетенции ученого совета университета, утверждаются приказом ректора университета.
Гриф утверждения располагается в правой верхней части положения и состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) и реквизитов приказа об утверждении положения о структурном подразделении.
| УТВЕРЖДЕНО приказом ректора от ___________________ № ____ |
4.6 Положение о структурном подразделении, утверждение которого отнесено к компетенции ученого совета университета, вступает в силу с момента его утверждения решением ученого совета университета.
Положение о структурном подразделении, утверждение которого отнесено к компетенции ректора университета, вступает в силу с момента издания приказа об утверждении указанного положения.
4.7 Утвержденные положения о структурных подразделениях подлежат обязательной регистрации с присвоением им в отделе документационного обеспечения и контроля исполнения документов порядкового номера.
4.8 Изменения, дополнения, внесенные в положение о структурном подразделении, подлежат обязательной регистрации в порядке, установленном п. 4.7 настоящего Порядка.
4.9 Подлинник положения о структурном подразделении (изменения, дополнения к положению) хранится в отделе документационного обеспечения и контроля исполнения документов.
В структурном подразделении для текущей работы хранится копия положения о структурном подразделении. Руководитель структурного подразделения обязан передать копию положения о структурном подразделении в юридический отдел.
2.2.1. Положения о структурных подразделениях
2.2.1. Положения о структурных подразделениях
Положение о структурном подразделении – это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.
Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, имеет код по ОКУД – 0211111, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в Дирекции или канцелярии, по одной копии направляются в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшем Положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.
Обязательными реквизитами данного документа являются регистрационный номер и гриф утверждения.
Разработчиком Положения о структурном подразделении является инженер по организации управления производством (если на предприятии есть отдел организации и оплаты труда), служба персонала или кадровая служба. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Обычно Положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных организациях принято, что положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица.
Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию:
• с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);
• с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;
• с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;
• с начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.
Также Проект положения может быть согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение для того, чтобы не было неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно.
Датой документа считается дата утверждения Положения о структурном подразделении.
В отдельных случаях каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение, что крайне нежелательно, т. к. положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.
Общее руководство работой по составлению данных документов осуществляется заместителем руководителя предприятия (по персоналу, по административным и иным вопросам).
Законодательством не определены требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.
Структура самого документа, может быть простой, включающей в себя следующие пункты:
• структура и штатная численность подразделения;
• права и полномочия;
• взаимодействие (служебные связи);
Кроме того, могут выделяться разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.
Существуют определенные правила разработки разделов Положения о структурном подразделении. Этот документ начинается с раздела «Общие положения», в котором находят отражение следующие вопросы.
Место подразделения в структуре организации определяется на основании документа «Структура организации». Если такого документа на предприятии по каким-то причинам нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления организацией, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение – самостоятельную единицу (находящуюся в непосредственном подчинении руководству организации) или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента, пр.). Таким образом, сразу определяется место подразделения и его значимость.
Порядок создания и ликвидации подразделения. Обычно структурное подразделение создается по приказу руководителя организации, подготовленного на основании его единоличного решения или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.
В этом же пункте отражается порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и, каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает в своей организации особые правила ликвидации подразделения, то здесь же целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если для подразделения применяются общие правила сокращения штата работников организации, то в данном пункте Положения достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям ТК РФ.
Также в Положении необходимо предусмотреть порядок изменения статуса структурного подразделения (его слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения подразделения к другому подразделению). Не рекомендуется использовать понятие «упразднение структурного подразделения», т. к. это подразумевает прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное.
Подчиненность структурного подразделения. Здесь указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т. е. какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Технические подразделения обычно подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные – заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения – заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю организации может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и другие административные подразделения.
Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.
Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт, констатирующий, какими основополагающими документами руководствуется подразделение в своей деятельности. Кроме решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии – Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров – Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (для бухгалтерии – Федеральный закон «О бухгалтерском учете», для отдела по защите информации – Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»).
Данный подраздел может начинаться фразой: «Подразделение осуществляет свою деятельность на основе следующих документов», или «В своей деятельности подразделение руководствуется следующими документами».
В данном разделе Положения о структурном подразделении также могут быть указаны и другие сведения, например:
• перечень основных терминов и их определений (в подразделениях со специфическими функциями и обязанностями специалистов, не связанных с основными задачами подразделения);
• иные, требующие отражения в Положении о подразделении, сведения.
Раздел «Структура и штатная численность подразделения» определяет следующие положения.
Структура подразделения. Если структурное подразделение разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования.
Предложение о выделении внутри структурного подразделения структурных единиц обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, кадровой службой, иными подразделениями и представляется на утверждение либо руководителю организации, либо его заместителю, осуществляющему функциональное руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения также может идти «сверху» – напрямую от руководителя организации или его заместителей.
Подразделение может изначально иметь сложную структуру, если оно было образовано путем слияния или объединения отдельных подразделений, без их расформирования, но с подчинением руководителю образованного подразделения.
Структуру подразделения можно изобразить различными способами.
Текстовой способ: «В состав подразделения входят следующие структурные единицы: …»).
В виде схемы: «Подразделение имеет в своем составе структурные единицы согласно приведенной схеме:»
Схема также может отражать связи между структурными единицами и быть более сложной.
Структурные единицы в составе подразделения могут быть созданы как на постоянной основе, так и на временной. Если отдел структурирован на постоянной основе, то необходимо выяснить, какой документ будет определять их статус и регламентировать их деятельность. Например, это может быть Положение о данном подразделении (в этом случае желательно распределить функции между структурными единицами подразделения непосредственно в тексте этого Положения). Если же для этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения отдельных локальных нормативных актов.
Если такая сложная структура подразделения отражена в штатном расписании, то работа в конкретном секторе может быть отнесена к существенным условиям труда. Трудовое законодательство предусматривает весьма сложную процедуру проведения таких организационно-штатных мероприятий, как создание, ликвидация или преобразование структурных подразделений, поэтому вопрос распределения отдельных функций структурного подразделения целесообразно решать посредством образования временных структурных единиц – секторов, участков, групп.
Право руководителя структурного подразделения формировать временные структурные образования (например, для решения конкретных задач, для реализации отдельных проектов, пр.) должно быть закреплено в Положении о структурном подразделении. Если руководитель структурного подразделения не наделяется правом самостоятельного принятия решения об образовании временных структурных единиц, то в Положении необходимо определить, кто уполномочен принимать такое решение и описать процедуру его принятия (согласования, утверждения, пр.).
Порядок изменения структуры подразделения. В данном пункте отражается механизм изменения структуры подразделения – создания в составе подразделения структурных единиц (если подразделение изначально не структурировано), ликвидации отдельных из них, а также их слияния, преобразования, присоединения и выделения новых структурных единиц. В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие последствия влечет такое изменение.
Порядок разработки и утверждения должностных инструкций. Здесь определяется: кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения, кто их утверждает, как они вводятся в действие, например: «Права и обязанности каждого работника отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником подразделения и утверждаемой приказом руководителя предприятия».
Штатная численность работников подразделения. Этот вопрос может непосредственно регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к Положению) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию организации.
В следующем разделе Положения о структурном подразделении «Цели и задачи» находят отражение основные цели и задачи данного подразделения.
Основные цели. Целью создания структурного подразделения понимается идеальное представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность подразделения, а также еще раз определить его назначение и обозначить место в структуре организации. Требования, которые предъявляются к целям, формулируемым в положениях, могут быть такими:
• согласованность с целями деятельности всего предприятия;
• точность и конкретность.
Например, цель создания отдела кадров может быть сформулирована таким образом: «…кадровое обеспечение деятельности организации». Структурное подразделение может иметь как одну, так и несколько целей, которые должны быть перечислены в положении.
Основные задачи. Задачи – это определенное направление деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. В качестве основы для определения задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Например, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: «Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов». Отсюда основные задачи юридического отдела могут быть сформулированы следующим образом:
• обеспечение законности деятельности предприятия;
• защита правовых интересов предприятия.
В идеальном случае на предприятии составляется так называемая матрица распределения функций управления, на основе которой производится структурирование организации и расписываются задачи каждого структурного подразделения.
Задачи подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях – рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта).
Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно и условно структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими единицами.
Перечисление задач структурного подразделения начинается с главных и заканчивается второстепенными. Требования, предъявляемые к задачам:
• предельная точность и определенность;
• адекватность основным целям подразделения.
Например, задачи, поставленные перед отделом кадров, можно сформулировать следующим образом:
• подбор и расстановка работников;
• формирование стабильно работающего коллектива;
• создание кадрового резерва;
• контроль дисциплины труда;
• обеспечение трудовых прав работников.
«Функции». Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?». Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.
При разработке данного раздела также обычно используется матрица распределения функций управления организацией. Если на предприятии матрица не составлялась, то за основу берется раздел «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения. Поможет определить функции структурного подразделения ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения» и иные государственные и отраслевые стандарты.
Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:
• функции должны быть сформулированы так, чтобы обозначить конкретные действия, выполнением которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;
• функции должны быть изложены максимально полно (чтобы не вносить изменения по мере выявления «неучтенных»);
• перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя ко второстепенным и текущим;
• функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения;
• функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;
• функции должны поддаваться структурированию (т. е. разделению на должностные обязанности работников подразделения);
• функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;
• функции не должны выходить за пределы задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.
Данный раздел Положения может разрабатываться не только как «генеральный план» работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются способы их совершения).
Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами.
Если подразделение не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении можно отразить данное распределение. Это поможет впоследствии составить должностные инструкции на работников подразделения.
Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы (что более удобно).
Этот способ изложения более нагляден и позволяет быстро подвести итоги работы структурного подразделения.
«Права». Для выполнения функций подразделениям предоставляются определенные права. Но необходимо понимать различие понятий «права» и «полномочия», т. к. в данном разделе находят отражение и те, и другие.
Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий. Например, подразделение может принять к исполнению документы, а может не принять, если в них найдены какие-либо изъяны (несоответствие законодательству, отсутствие соответствующего распоряжения руководителя организации и подразделения и др.).
Предписать же работникам выполнение определенных действий можно путем определения их полномочий, т. е. закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях.
При формулировании прав и полномочий необходимо соблюдать определенные правила:
• право и полномочие должны соотноситься с определенной функцией или группой функций, т. к. они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач;
• право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность совершения определенных действий, а полномочие – и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия;
• если для реализации прав и полномочий рядовыми работниками структурного подразделения необходимо разрешение руководителя подразделения, то порядок его получения должен быть описан в Положении;
• при составлении данного раздела сначала нужно перечислить полномочия, затем – права, а внутри этих блоков – вначале основные полномочия (права), а потом второстепенные;
• если отделить право от полномочия сложно, то лучше закрепить это действие как право.
Права подразделяются на:
• распорядительные (право использовать имеющиеся у подразделения ресурсы – информационные и материальные, запрашивать в других структурных подразделениях необходимые документы и информацию и др.);
• организационные (право проводить совещания по вопросам работы подразделения, знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися подразделения и др.).
Полномочия обычно носят распорядительный характер, например:
• представлять интересы предприятия и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, сторонними организациями;
• по согласованию с руководством предприятия привлекать внешних специалистов и консультантов для реализации согласованных с руководством проектов и др.
Необходимо, чтобы данный раздел Положения о структурном подразделении ориентировался как на подразделение в целом (общий для всего подразделения перечень прав), так и на конкретных работников. В отдельный блок можно выделить права и полномочия руководителя подразделения, которые он может делегировать своим подчиненным. Соответственно, должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых сотрудников подразделения.
Если на предприятии существуют должностные инструкции, то в данном разделе формулируются, в первую очередь, функциональные права, а не трудовые, предусмотренные ст. 21 ТК РФ.
«Взаимодействие». В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации, предоставленных ему прав, оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации.
Как правило, связи между структурными подразделениями выражаются в совершении определенных действий, имеющих различные характеристики.
Совместные действия. Например, проект общего локального нормативного акта может разрабатываться совместно несколькими подразделениями (рабочей группой, созданной из работников этих подразделений).
Согласованные действия. В данном случае под согласованностью понимается и одновременное выполнение определенных действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, и поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями (сначала одно структурное подразделение совершает действие, затем второе и т. д.).
Встречные действия. Например, хозяйственный отдел предоставляет отделу кадров канцелярские принадлежности, а отдел кадров выполняет встречное действие – представляет в хозяйственный отдел отчет об их использовании.
Односторонние действия. Например, все структурные подразделения организации представляют в финансовый отдел отчеты о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения. В этом случае финансовый отдел не обязан совершать встречное действие по тому же вопросу.
Все эти действия отображают существующие связи в организации, как вертикальные, так и горизонтальные.
Более детально совместные и согласованные действия могут регламентироваться в специальных локальных нормативных актах. Например, в приказе руководителя организации о каком-то новом проекте может подробно описываться участие каждого из структурных подразделений в этом проекте. Если совместные действия описываются в этом разделе Положения (а не в «Функциях»), то желательно указать, какой результат должен быть достигнут в результате этой совместной работы, например, появление какого-то конкретного документа (Положение о стимулировании оплаты труда работников производственного подразделения и др.).
В самом Положении о структурном подразделении подробно рассматривается регламентация встречных действий, в первую очередь организация передачи и получения различной информации (управленческих решений и отчетов об их выполнении, статистических и аналитических данных, проектов документов и заключений по ним и т. д.), односторонних действий в адрес функционального структурного подразделения.
Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление – получение» или «передача – получение» информации (устной и документированной) и материальных ценностей. Если такие связи постоянны, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей.
Если разрабатывается Положение о структурной единице, входящей в состав более крупного подразделения, то порядок определения взаимодействия будет еще более сложным за счет того, что необходимо определить несколько уровней горизонтальных и вертикальных связей.
В этом разделе также может быть описан порядок урегулирования разногласий, возникающих между структурными подразделениями.
При разработке раздела «Взаимодействие» необходимо руководствоваться следующими правилами:
• в положении должны быть зафиксированы только постоянные и устойчивые связи между структурными единицами;
• встречные действия структурных единиц должны найти одинаковое отражение в положениях о каждой из этих структурных единиц (аналогично – для структурных подразделений);
• в документе отражаются связи между структурными подразделениями (единицами), а не между отдельными сотрудниками, соответственно, необходимо ориентироваться на контакты руководителей взаимодействующих подразделений. Взаимоотношения конкретных исполнителей обычно находят свое отражение в должностных инструкциях. Хотя, если есть необходимость, можно в данном разделе зафиксировать, например, что работник должен санкционировать свои действия у непосредственного руководителя, согласовывать свои действия с руководителем другого структурного подразделения (непосредственно или через своего руководителя).
Данный раздел может быть оформлен в виде текста или таблицы (матрицы), второй способ более наглядный.
В разделе «Руководство» необходимо рассмотреть следующие положения:
Может быть определен один руководитель (руководитель подразделения), либо общий руководитель (заместитель руководителя предприятия) и непосредственный (руководитель подразделения). Аналогично оформляется пункт руководства структурной единицей (руководитель службы, руководитель структурной единицы);
• порядок назначения на должность руководителя структурного подразделения и освобождения от этой должности.
Назначение на должность руководителя структурного подразделения и освобождение от этой должности может осуществляться просто приказом руководителя предприятия, либо с предшествующими процедурами представления на должность, избрания по конкурсу, утверждения в должности. Все это находит отражение в Положении о структурном подразделении;
• порядок замещения руководителя структурного подразделения во время его отсутствия.
Если у руководителя один штатный заместитель, то в Положении о структурном подразделении описывается порядок передачи руководства подразделением на случай отсутствия руководителя подразделения в связи с временной нетрудоспособностью, пребыванием в командировке или отпуске, пр. Если заместителей несколько, то описывается схема заместительства с участием всех заместителей;
• права и обязанности руководителя структурного подразделения.
В данном пункте рассматриваются только те обязанности и права руководителя структурного подразделения, которые непосредственно связаны с руководством подразделением. Все иные обязанности и права руководителя подразделения, в том числе и как обычного исполнителя, должны быть вынесены в должностную инструкцию. Если обязанности и права руководителя структурного подразделения подробно описаны в должностной инструкции, то в Положении о структурном подразделении ограничиваются общим описанием функционального статуса и отсылкой к должностной инструкции.
В разделе «Ответственность» следует избегать повторения раздела «Функции», даже в иной формулировке (возложение на структурное подразделение обязанности решать определенные задачи и выполнять определенные функции). Фактически в данном случае констатируется обязанность и готовность руководителя структурного подразделения отвечать за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на подразделение.
В данном разделе должно быть четко расписано, за нарушение каких правил несет ответственность подразделение. В этом случае работники предупреждаются о том, что они будут претерпевать неблагоприятные последствия, если не будут выполнять функции, возложенные на подразделение, а также, если в ходе выполнения функций будут допущены ошибки или совершены нарушения и т. д. Эта ответственность выражается в наборе санкций или мер юридической ответственности за совершенные действия (несвоевременное и ненадлежащее исполнение функций, не обеспечение информацией, несоответствие законодательству разработанных актов, упущения, недостатки, ошибки о работе подразделения).
При определении персональной ответственности руководителя структурного подразделения основной акцент должен быть сделан на ответственности, связанной с руководством подразделением.
В этом разделе Положения также желательно зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.
В некоторых случаях целесообразно конкретизировать, к какому виду ответственности могут быть привлечены работники подразделения. Естественно, что работодатель самостоятельно может привлечь работников только к дисциплинарной и материальной ответственности. Однако не помешает предупредить работников о том, что за административные правонарушения и уголовные преступления, совершенные в ходе выполнения ими функций, возложенных на подразделение, они могут быть привлечены к административной и уголовной ответственности.
В целом же ответственность работников структурного подразделения можно описать одним предложением, например: «Работники отдела за неправомерные решения, действия или бездействие несут дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации».
В Положении о структурном подразделении могут быть разделы, посвященные вопросам, связанным с организацией деятельности подразделения.
«Условия работы подразделения». Данный раздел необходим, если режим работы (рабочее время, время отдыха) в структурном подразделении отличается от установленного в Правилах внутреннего трудового распорядка.
«Оценка деятельности подразделения». Этому вопросу может быть посвящен отдельный раздел Положения. В нем определяются объекты оценки и ее критерии. В первую очередь оценивается продуктивность деятельности подразделения. Она определяется через показатели объема произведенных работ, показатели качества этих работ. Во вторую очередь оценивается эффективность деятельности подразделения, под которой понимается соотношение затрат к конечным результатам деятельности, т. е. фактически к продуктивности. В заключении оценивается активность деятельности подразделения, которая отражает динамику изменения результатов деятельности подразделения за определенный период времени.
В этом же разделе указывается, кто оценивает результаты деятельности подразделения, и как используются итоги такой оценки. Если в организации введены системы стимулирования труда персонала, то этот раздел должен быть согласован с локальными нормативными актами, определяющими виды и порядок применения стимулов (с Положением об оплате труда, Положением о мотивации, Положением о стимулировании или иными актами организации).
«Контроль и проверка деятельности подразделения». В этом разделе Положения определяется, кто контролирует деятельность подразделения (должностное лицо, постоянно или специально создаваемая комиссия, пр.), как осуществляются проверки (периодичность, инициатива и т. д.), какие меры принимаются по итогам проверок, как они оформляются и другие вопросы. Такой раздел включается в Положение о структурном подразделении, наделенном значительной свободой принятия решений, в том числе и в отношении выделенных подразделению материальных и финансовых ресурсов.
«Имущество подразделения». Данные раздел в положении может быть в том случае, если в ведение подразделения передается дорогостоящее имущество. В остальных случаях достаточно сделать отсылку к документам, в которых перечисляется состав имущества, переданного подразделению для выполнения возложенных на него функций.
В разделе «Делопроизводство и отчетность подразделения» решаются вопросы об использовании бланков документов организации, о порядке подготовки документов (общих или специальных правилах делопроизводства), о правилах использования печати структурного подразделения (если таковая есть) и различных штампов. При определении порядка предоставления отчетов о деятельности подразделения, уточняется, в какой форме готовятся отчеты, кто, в какие сроки и с какой регулярностью представляет их руководству организации.
Раздел «Заключительные положения» включается в Положение о структурном подразделении тогда, когда некоторые вопросы остались неурегулированными, и они не могут быть включены ни в один из рассмотренных выше разделов. Например, здесь можно:
• определить порядок внесения изменений в Положение о структурном подразделении (если он не определен в инструкции по делопроизводству в организации);
• установить запрет на возложение на работников подразделения функций, не предусмотренных Положением;
• определить дату введения Положения, если в акте об утверждении Положения (например, в приказе) определена дата, отличная от даты акта об утверждении;
• решить иные вопросы.
Все сотрудники подразделения должны быть ознакомлены Положением о структурном подразделении под роспись. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения в порядке старшинства и по мере поступления проставляют соответствующие отметки. Положение о структурном подразделении действует до его отмены или замены его новым.
В процессе деятельности предприятия может появиться необходимость пересмотра и изменения существующих положений. Обычно это происходит в случае переподчинения подразделения, расширения его функций, изменения внутренней структуры. Следует учитывать, что внесение изменений в положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.
Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы его оформления аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
54. Влияние инвестиций на осуществление структурных сдвигов в хозяйстве России
54. Влияние инвестиций на осуществление структурных сдвигов в хозяйстве России Инвестиции в экономической системе выполняют три основные функции:1) обеспечивают рост и качество основного капитала;2) осуществляют структурные экономические сдвиги;3) ускоряют реализацию
6.3.1. Общие положения
6.3.1. Общие положения В соответствии с п. 3 ст. 4 Закона о бухгалтерском учете организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено п. 3 ст. 4 этого Закона.Организации,
I. Общие положения
I. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают единый на всей территории Российской Федерации порядок регистрации в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации автомототранспортных средств с
ЛЕКЦИЯ № 15. Влияние инвестиций на осуществление структурных сдвигов в хозяйстве России
ЛЕКЦИЯ № 15. Влияние инвестиций на осуществление структурных сдвигов в хозяйстве России Инвестиции в экономической системе выполняют три основные функции:1) обеспечивают рост и качество основного капитала;2) осуществляют структурные экономические сдвиги;3) ускоряют
ГЛАВА 9 «Финансовая смута» 2004 года: крах «Содбизнесбанка», кризис доверия на рынке МКБ, паника вкладчиков, антикризисные меры Центробанка. Классификация структурных элементов банковской системы России
ГЛАВА 9 «Финансовая смута» 2004 года: крах «Содбизнесбанка», кризис доверия на рынке МКБ, паника вкладчиков, антикризисные меры Центробанка. Классификация структурных элементов банковской системы России В мае-июле 2004 г. в России случился странный на первый взгляд банковский
Положение о залоговой службе и ее структурных подразделениях
Положение о залоговой службе и ее структурных подразделениях «Удостоверением личности» залоговой службы, позволяющим идентифицироваться в структуре банка и отразить правила взаимодействия с другими службами банка, является Положение о залоговой службе (далее –
Сведения о подразделениях организаций
Сведения о подразделениях организаций Любая организация включает в себя несколько структурных подразделений, каждое из которых решает характерные для себя задачи. Например, бухгалтерия ведет учет активов и пассивов предприятия, склад обеспечивает хранение
2. Теории структурных реформ национальной экономики
2. Теории структурных реформ национальной экономики Необходимость структурных реформ обычно связана с упадком национальной экономики, затяжным экономическим кризисом. В ситуации, когда функционирование национальной экономики не отвечает требованиям достойного
УРОК 17. Справочник организационно-структурных единиц
УРОК 17. Справочник организационно-структурных единиц Еще один важный этап подготовки программы к работе заключается в построении организационной структуры предприятия. Вы можете вести аналитический учет в разрезе структурных подразделений своей компании, поэтому
3. Теории структурных реформ национальной экономики
3. Теории структурных реформ национальной экономики Необходимость структурных реформ обычно связана с упадком национальной экономики, затяжным экономическим кризисом. В ситуации, когда функционирование национальной экономики не отвечает требованиям достойного
Приоритеты структурных реформ
19. Влияние инвестиций на осуществление структурных сдвигов в экономике России
19. Влияние инвестиций на осуществление структурных сдвигов в экономике России В целом, инвестиции в экономической системе выполняют три основные функции: 1) обеспечивают рост и качество основного капитала;2) осуществляют структурные экономические
VII. ПЕРЕМЕННЫЙ КАПИТАЛ И ПРИБАВОЧНАЯ СТОИМОСТЬ В ОБОИХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
VII. ПЕРЕМЕННЫЙ КАПИТАЛ И ПРИБАВОЧНАЯ СТОИМОСТЬ В ОБОИХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ Итак, вся стоимость произведённых за год предметов потребления равна воспроизведённой в течение года переменной капитальной стоимости подразделения II плюс вновь произведённая прибавочная стоимость
VIII. ПОСТОЯННЫЙ КАПИТАЛ В ОБОИХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
VIII. ПОСТОЯННЫЙ КАПИТАЛ В ОБОИХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ Что касается всей стоимости совокупного продукта в 9 000 и тех категорий, на которые она распадается, то их анализ не представляет бо?льших затруднений, чем анализ стоимости продукта отдельного капитала, и, напротив, тождествен
3.1. Общие положения
3.1. Общие положения В предыдущем подразделе данного издания была рассмотрена схема хозяйственной деятельности предприятия, которая дала возможность определить «места возникновения» налоговых обязательств и налоговых вычетов, применяемых при исчислении налоговых
3.4. Мониторинг бизнес-процессов структурных подразделений научно-производственного предприятия как элемент перехода к высокотехнологичному производству
3.4. Мониторинг бизнес-процессов структурных подразделений научно-производственного предприятия как элемент перехода к высокотехнологичному производству В структуре предприятия, производящего научно-техническую продукцию, можно выделить основные (производственные),