Что необходимо для повышения эффективности работы
Методы повышения эффективности сотрудников
Рост производительности труда — это показатель эффективности ведения дел в компании. Но не все понимают, как этого добиться. В статье расскажем: как понять, насколько эффективно работает команда и как можно повысить продуктивность. Еще разберем, какие проблемы могут возникнуть, и дадим практические советы руководителям.
Основные показатели производительности
Производительность труда — основной критерий эффективности бизнеса и главная цель работы управляющего персонала. Показывает, сколько продукта создает один работник за единицу времени. То есть чем больше выработка у одного сотрудника.
Пример: у нас оффлайн-магазин бытовой техники.
Посетителей много, но продавцы не успевают «отработать» всех. Чтобы увеличить продажи, мы можем нанять еще продавцов, а можем обучить старых новым техникам продаж и «натаскать» их по ассортименту. Оба пути дадут нам в итоге рост продаж. Но второй путь экономически выгоднее: мы вкладываемся в обучение работников и экономим на оплате дополнительного персонала, но получаем увеличение продаж за счет большей производительности труда.
Методы оценки результативности
Чтобы понять, кто из сотрудников действительно хорошо работает, а кто только создает видимость, применяют следующие методы оценки:
Зачем все это надо?
Методы, которые повышают эффективность персонала
Вот 6 универсальных методов повышения производительности труда, которые советуют экономисты:
И да, нужно постоянно мониторить производительность труда, чтобы понимать, какие приемы сработали, а какие нет.
Способы повышения эффективности труда
А вот какие способы повышения производительности труда применяют крупнейшие компании мира:
Возможные проблемы
Проблемы, с которыми вы можете столкнуться, и как их решить:
Практические советы
Чтобы повысить продуктивность команды придется вложиться в нее материально, морально и потратить много времени на изучение вопроса. Но все многократно окупается. Пусть не сразу, но усилия обязательно «выстрелят» ростом производительности труда в будущем.
Как повысить производительность труда в компании
Производительность труда считается базовым показателей, характеризующим работу персонала. Чем она выше, тем больше товаров и услуг можно создать за единицу времени и за счет этого повысить выручку и снизить издержки.
Что такое производительность труда, и как ее измерить
Производительностью труда является количество продукции, произведенное за единицу времени, например, за рабочую смену, за неделю или за месяц. Показатель необходим, чтобы оценить качество работы компании в целом или отдельного члена коллектива. В зависимости от ПТ работникам начисляется оклад или почасовая оплата.
Однако представления о хорошей производительности труда у каждого предпринимателя и руководителя отдела свои. Поэтому важно объективно оценивать ее и проводить точные расчеты. Параметр рассчитывается по такой формуле:
ПТ = Объем продукции / Число работников
Можно провести расчет как по всей компании или отделу, так и по одному работнику. В первом случае берется совокупное количество продукции и общее количество работников. Во втором – один работник и его выработка.
Кроме производительности труда, рекомендуется рассчитать еще трудоемкость. Это параметр, который показывает, сколько нужно труда, чтобы создать одну единицу товара. При расчете трудоемкости всегда берется только один работник, а не весь коллектив. По сути трудоемкость является обратным параметром по отношению к производительности и выработке. Для расчета есть две формулы. По простой формуле расчет ведется так:
Трудоемкость = Единица времени / Количество изделий
Более подробная формула учитывает больше данных. Исключается время простоя оборудования.
Знать формулы выработки и трудоемкости необходимо для того, чтобы выбрать подходящую методику определения объема произведенной продукции. У предпринимателя есть три варианта:
Чаще всего используется натуральный вариант. В результате расчетов получается количество произведенных единиц, например, штук, метров, килограммов. Если продукция компании однородна, то использование натурального метода даст более точные результаты. Однако если продукция разная по виду, то этот метод применять нельзя.
Стоимостный метод предполагает расчет производительности в денежном выражении. Его рекомендуют применять в тех отраслях, где быстро меняются цены или где продукция разнородная. Например, на фабрике одежды за день производится 10 юбок и 3 пальто. На первый взгляд, юбок больше, однако рыночная цена одной юбки составляет тысячу рублей, а одного пальто – 10 тысяч рублей. Таким образом, если перевести в денежное выражение, то производительность пальто гораздо выше.
При трудовом методе считаются трудовые затраты. Этот метод используется при подсчете произведенных услуг, так как их невозможно измерить в килограммах или штуках.
Для чего рассчитывать производительность
Даже если руководителю кажется, что производительность труда на его предприятии неплохая, все равно нужно регулярно замерять метрику. Вот что она покажет:
Факторы роста
Если нужно повысить производительность, необходимо сделать упор на одну из ее составляющих. Они видны по формулам для расчета. Вот что влияет на число произведенной продукции за период времени:
Но также есть факторы, которые косвенно связаны с рабочими процессом, однако тоже влияют на итоговое количество произведенной продукции за единицу времени:
Чтобы повысить ПТ, необходимо проанализировать текущие времязатраты, деятельность работников на рабочих местах, а уже потом переходить к замене оборудования или освоению новых технологий.
Варианты роста производительности
Повышение производительности может проявляться в разных формах.
Сокращение затрат
Для определения ПТ на предприятии замеряют не только трудозатраты работника на создание одного экземпляра, но и дополнительные показатели: время, стоимость электроэнергии, стоимость сырья (ведь чем больше ПТ, тем больше сырья требуется на тот же период времени, тем выгоднее закупать его бóльшими партиями).
Важно снизить издержки, необходимые для удовлетворения общественных потребностей. Обычно руководители делают упор на трудовых или материальных ресурсах. Например, с помощью экономии топлива и сырья, а также с помощью сокращения и перераспределения обязанностей между работниками.
Рост стоимости
Второй вариант роста ПТ – рост массы потребительской стоимости, которая создается за промежуток времени. То есть в данном случае под производительностью понимается не только увеличение количества произведенных товаров, но и повышение их качества. Руководители составляют бизнес-планы, продумывают финансовое стимулирование работников, чтобы повысить эффективность, надежность продукции.
Изменение в соотношении затрат труда
При производстве используется два вида труда – живой и овеществленный. В первом случае работает человек, и его деятельность связана с физическими или с умственными нагрузками. Овеществленный труд – это труд, материализованный в виде продукции, созданной ранее. Например, когда бригада землекопов копает яму, то живым трудом будет непосредственно работа всех членов бригады, а овеществленным – время и силы, потраченные другими людьми на создание лопат для землекопов.
В производстве большинства товаров и услуг в разном соотношении сочетаются обе разновидности труда. При повышении ПТ может меняться это соотношение. Чем больше доля овеществленного, тем выше прибыль, которую может получить компания с продаж продукции.
Сокращение времени оборота
Оборот – это общее время на создание единицы товара. Чтобы повысить производительность, руководству компании можно сокращать это время, уменьшать цик производства. Это возможно, если внедрить в работу новые технологии, закупать оборудование.
За счет чего можно повысить ПТ
Чтобы повысить ПТ, необходимо снижать трудозатраты на создание продукции. Руководство самостоятельно выбирает способы, как это сделать, но главное условие должно соблюдаться в любой компании – мероприятия нужно направлять на сокращение издержек. Необходимо добиться бесперебойной работы производства: без простоев из-за нехватки работников или поломок оборудования.
Есть несколько основных методов повышения ПТ, которые используются предпринимателями чаще всего. Самый простой метод – сократить цикл производства за счет внедрения новой техники. Но это влечет затраты на закупку оборудования. Есть другие способы, более бюджетные, однако результат от них проявляется в долгосрочной перспективе.
Вот что можно сделать:
Мероприятия по контролю за ПТ
Важно не останавливаться на повышении производительности, а продолжать управлять ею. Система управления ПТ – это комплекс мероприятий по оценке и анализу факторов повышения. Система состоит из пяти блоков:
Эффективность труда нужно мониторить регулярно, чтобы вовремя увидеть слабые места в работе сотрудников, бизнес-процессах.
Не винтики: как мотивировать сотрудников работать эффективнее
Большинство компаний отмечают ценность инвестиций в человеческий капитал. Согласно исследованию ВЭФ, две трети топ-менеджеров хотят в первый год получить возврат средств, вложенных в обучение сотрудников. Но лишь 17% уверены, что смогут сделать это.
Умение нанимать и удерживать лучших людей сильнее влияет на успех лидера, чем любой другой фактор, написал в книге «Как управляют лучшие» известный американский бизнес-тренер Брайан Трейси. Эффективность работы любой компании зависит от каждого сотрудника. Поэтому руководителю предприятия важно выбрать стратегию развития команды и регулярно повышать квалификацию работников.
В российских компаниях с этим бывают проблемы. В среднем квалификация сотрудника в нашей стране уступает компетенциям его западного коллеги, такой вывод в беседе с РБК озвучила вице-президент по финансам MasterCard, основатель онлайн-школы «Карьера как игра», корпоративный консультант Мария Тронина. Это в большей степени касается различных производств и сферы обслуживания.
Одна из причин этого — иерархичность и опора на связи, процветающие в российских компаниях, отметила эксперт. До сих пор на работу зачастую берут не самых компетентных и мотивированных сотрудников, а знакомых и родственников. Другая причина — раздутый штат в организациях, состоящий во многом из малокомпетентных работников, получающих высокую зарплату. Они тянут компанию вниз, но не все руководители это понимают. Мария Тронина также выделяет невысокий эмоциональный интеллект сотрудников в качестве фактора, мешающего прогрессу компании. Даже самые умные и квалифицированные работники не всегда могут понять друг друга, договориться, научиться взаимодействовать.
При этом требования к навыкам сейчас повышаются, из-за этого программы обучения устаревают быстрее, чем прежде. Это также является причиной неэффективности кадров, уверена Эльза Егорова, CEO направления HCM-платформы компании-разработчика HRtech-решений TalentTech. Зачастую компании тратят много средств на уже не эффективные процессы.
Как исправить ситуацию и повысить эффективность кадров
Избежать убытков и разорения, активно развивать предприятие поможет правильно выстроенный менеджмент. Как рассказала РБК Трендам руководитель направления МВА Нетологии Юлия Княжанская, важно «на берегу» провести грамотную оценку сотрудников и выявить их корневую мотивацию: что побуждает работать в компании, что вдохновляет, а что наоборот демотивирует. Определить это поможет несколько механизмов.
Можно действовать по принципу «сверху вниз», то есть сверить стратегические цели бизнеса с текущим его состоянием и предложить варианты развития сотрудникам, если в этом есть потребность. Например, сейчас предприятие выпускает около 1 млн изделий в год. Через два года можно повысить показатели до 2 млн. В этом случае вырастет зарплата. Но чтобы этого добиться, нужно прокачать те или иные навыки сотрудникам. Таким образом составляется план развития компетенций, чтобы бренд мог достигать поставленных целей и при этом развивать свой штат, пояснила Княжанская.
Для повышения эффективности работы команды эксперт рекомендует индивидуальный подход. Например, это могут быть личные беседы каждого с корпоративным психологом для выявления актуального состояния человека.
«Быть может, сотруднику не нужно повышение квалификации, а его проблемы на рабочем месте связаны с нездоровой атмосферой в коллективе, общей усталостью, недостатком мотивации. В таком случае специалисту может быть нужно не дополнительное обучение, а полноценный отпуск, изменение рабочего графика или новые бизнес-цели», — сообщила эксперт.
Основная задача руководителя — выявить сотрудников, нуждающихся в прокачке навыков в первую очередь. По мнению эксперта, к ним относятся те, кто недавно перешел на новую, более ответственную должность или те, кто «засиделся» на старой, но пока не понимает, куда хотел бы двигаться дальше. Их необходимо направить на переподготовку.
«Путь с точками А (где сотрудник находится сейчас) и Б (позицией, к которой человек хочет прийти в компании через некоторое количество лет) помогает понять, какими навыками/знаниями должен обладать сотрудник, чтобы достичь своей цели и усилить бизнес со своей помощью», –– резюмирует Княжанская.
Правильная мотивация не всегда возникает за счет выстроенной системы вознаграждения. Для многих сотрудников важнее личные отношения с коллективом, сообщает Мария Тронина. Часть руководителей удерживают сотрудников на харизме, уважении к собственной персоне. Люди работают во благо компании, потому что считают ее чуть ли не своим домом.
При этом в основе продуктивной стратегии лежит агрегированная аналитика, собранная в одном месте, отмечает Эльза Егорова. Это что-то сродни продвинутому дэшборду: необходим инструмент, который не только визуализирует, но и анализирует любые данные. С помощью него можно проанализировать как информацию по всей команде, так и данные по конкретному сотруднику. Важно изучить цели, вовлеченность, навыки, а затем оцифровывать все и представить руководителям или HR-специалистам подсказки, куда двигаться конкретному работнику.
Сотрудников можно разделить на три группы по уровню эффективности:
Подобное разделение поможет обратить внимание на проблемы конкретного человека и развить именно его талант, а не применять к разным людям одинаковый метод –– это бесполезно.
Вообще, универсальный подход к развитию навыков устарел, добавила эксперт. Сейчас актуально адаптивное тестирование знаний и настройка образовательного контента для человека с его уникальными пробелами в компетенциях. Если добавить к этому удобный формат, с которым сотрудник может воспользоваться контентом прямо в своем смартфоне, тогда развитие команды станет удобным и для учеников, и для их руководителей.
Нейросети в помощь
По данным Gartner, 17% организаций планируют использовать искусственный интеллект в процессе рекрутинга, а 30% внедрят эту технологию к 2022 году. В целом, пока тренд сфокусирован на оптимизации количественных показателей. Но ИИ может применяться и для персонализации внутренней карьерной траектории сотрудника. Такой подход со временем приводит к повышению производительности и улучшению показателей.
В западных компаниях этот подход применяется уже сегодня. Например, сервис Sora помогает автоматизировать рабочие процессы, построить рабочее пространство для каждого сотрудника, подыскать новичку напарника, который введет его в курс дела и так далее. Другой пример — сервис Personio, который агрегирует большие данные и отслеживает параметры каждого сотрудника с момента собеседования на всех этапах карьерного роста. Сервис уже может выполнять роль карьерного коуча и ментора, который помогает сотруднику в профессиональном развитии.
Российские компании также подхватили новый тренд. Как рассказала РБК CEO Univertus Елена Абашкина, недавно было принято решение разработать интеллектуальную систему, которая выстраивает цифрового двойника с конкретными характеристиками сотрудника. Работодатель получает возможность строить прогнозы, анализировать результативность сотрудников, необходимые инвестиции в обучение, а также составлять индивидуальную траекторию развития каждого работника. Это дает компаниям возможность повышать мотивацию и уровень вовлеченности отдельных сотрудников предприятия и команд на 20–30%, а качество планирования обучения и развития работников ― на 70%.
Как повысить эффективность и выжать из коллектива больше
Мы любим сводить все к простым вещам, и в этом случае поступим также. Итак, по-настоящему работоспособная команда держится на трех китах: профессионализм, мотивация и дисциплина. А во главе всего этого стоит сильный и авторитетный лидер. Поэтому начать придется с себя любимого.
Начните с себя
Как этого добиться? Помните фильм “Александр” с Колином Фарреллом про Александра Македонского? Там есть сцена, которая может служить уроком каждому начальнику. В ней наставник говорит молодому Александру: “Первое правило войны: делай то, что приказываешь своим людям. Не больше и не меньше!”
Мотивация
Символическая мотивация:
Дисциплина
Профессионализм
Насколько бы сотрудники не были трудолюбивы и ответственны, они не будут работать эффективно, если не умеют. Их нужно научить. Это системная работа и проводить ее нужно в несколько этапов:
Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:
Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!
Эти простые советы помогут повысить эффективность работы ваших сотрудников
Руководитель экспертного направления Falcongaze
Независимо от того, какой продукт создает компания, увеличение эффективности труда может повысить ее прибыль. Делать больше с меньшим количеством ресурсов — это реальность современной конкурентной бизнес-среды, и эта динамика вряд ли изменится в ближайшее время.
Антон Соловей, руководитель экспертного направления Falcongaze, рассказывает о методах увеличения эффективности труда в компании и дает советы, как организовать рабочий процесс так, чтобы получить максимальную производительность.
Методы увеличения эффективности труда
Компании, которые смогут получить максимальную производительность и наилучшие результаты от каждого сотрудника исходя из ограниченных ресурсов, скорее всего, преуспеют в долгосрочной перспективе.
Современные тенденции оптимизации труда говорят о переходе к большему доверию к сотруднику, предлагая компании внедрить следующие методы.
Делегирование «передовым» сотрудникам инструментов, которые им необходимы для повышения эффективности своей работы. Пусть они возьмут столько, сколько захотят, в разумных, безусловно, пределах, учитывающих информационную и экономическую безопасность предприятия. Предоставление сотрудникам прав решать проблемы «на местах» дает возможности руководителям и менеджерам выполнить более важные задачи. Например, планировать развитие отдела. Также появляется возможность обучаться, без чего эффективный бизнес также невозможен.
Недавно в сети появилось письмо, которое Илон Маск направил сотрудникам своих предприятий. В нем содержится прямое указание при необходимости, не спрашивая у руководства, самостоятельно принимать решения. «Если для того чтобы выполнить задачу, вам придется нарушить “цепь команд”, сделайте это. Руководители, настаивающие на иерархиях, скоро будут работать в другом месте».
Требование, чтобы все сотрудники придерживались одного и того же жесткого графика, независимо от работы или фактических потребностей компании, плохо для морального состояния и производительности организации. Предоставление работникам гибкости в отношении их графиков и рабочего времени, на самом деле, может повысить производительность, повысить лояльность и побудить работников сделать больше для компании.
Например, компания Regus провела исследование среди руководителей предприятий. Согласно ему, 60% респондентов заявили, что гибкий график рабочего времени оказался им экономически выгоден, поскольку привел к росту производительности труда и повысил вовлеченность, лояльность и мотивацию.
Казалось бы, не актуально в 2018 году напоминать, что компьютерные технологии — отличный способ повысить производительность компании и помочь каждому работнику сделать больше за меньшее время. Однако это настолько динамично развивающаяся область, которая требует отдельного контроля за возникающими новинками, меняющими представление о рабочем процессе.
Оценивая состояние компании и потребность в компьютерных технологиях, необходимо изучить ручные процессы, которые используется в фирме, и решить, как они могут быть автоматизированы с использованием правильной технологии.
Здесь также стоят задачи интернет-фильтрации (как не допустить, чтобы сэкономленное таким образом время распылилось) и организации удобных инструментов для коммуникации внутри команды: электронная почта и доски объявлений, мессенджеры и так далее.
Например, на Rusbase встречалась история об оптимизации менеджмента в студии Nimax, где был совет о выборе новой системы управления проектами и продажами, а также нового мессенджера. Не так важно, какой конкретно инструмент будет использоваться — гораздо важнее, чтобы он был единым для всей команды и его использование было единообразным. А также безопасным.
Необходимо отслеживать и ограничивать, сколько времени тратится сотрудником на задачи. Для этого можно использовать какое-нибудь из отслеживающих активность приложений и таким образом определить, какие задачи в целом за день осуществляются. Это поможет отказаться от лишнего и установить оптимальный срок для решения задачи. Это так называемый управляемый стресс. Когда сотрудник смотрит на часы, он становится сфокусированным и продуктивным.
Важный момент — процесс оптимизации должен быть не хаотичен, а контролируем.
Несмотря на то что наша разработка — DLP-система SecureTower – предназначена в первую очередь для обеспечения информационной безопасности — многие клиенты также используют ее для работы с бизнес-процессами. Например, после внедрения можно проанализировать состояние информационных потоков, как взаимодействуют между собой отделы, где и какая хранится информация, насколько эффективно работает система менеджмента, существуют ли явно нелояльные сотрудники и на какие группы разделить по степени внимания «безопасников» к ним. Одно из первых, что обычно обнаруживают наши компании-клиенты – это сотрудников, занятых в течение дня интернет-серфингом и играми.
Согласно опросу, проводившемуся в течение прошлого года нашими менеджерами между компаниями, использующими нашу разработку, 80% опрошенных сообщили, что в их компаниях были предотвращены утечки информации, представляющие коммерческую ценность, а 11% указали, что попытки извлечь такие данные совершались более 10 раз.
А что еще?
Еще одно важное условие — контролировать не только сотрудников, но и линейных руководителей. В одной из компаний, в информационную среду которой давно было внедрено DLP-решение, у специалиста, работающего с программой, сработали правила безопасности, сообщающие о том, что в отделе бухгалтерии за предыдущий месяц один из компьютеров часто оставался включен после окончания рабочего времени, и в нем были активны бухгалтерские программы.
После дополнительного разбирательства выяснилось, что в отделе сменился руководитель, который наладил работу таким образом, что один из бухгалтеров был вынужден постоянно задерживаться. Он попросту сбросил часть своих задач на подчиненного.
Как защитить бизнес от нелояльных сотрудников
При построении современной системы отношений в организации нельзя обойтись без прочной защиты. С одной стороны, DLP-система будет психологически стимулировать сотрудника ответственно придерживаться рабочих обязанностей и улучшать социальный климат в организации. А с другой стороны – защищать бизнес от нелояльных сотрудников и инсайдеров, цель которых навредить компании, воспользоваться ее ресурсами, украсть конфиденциальную информацию.
Например, в компании, занимающейся проектированием зданий, был обнаружен сотрудник, который сливал информацию конкурентам. Отследить его деятельность было непросто, так как он не пересылал чертежи напрямую через почту или мессенджеры, а копировал к себе на ПК и фотографировал.
При помощи модуля мониторинга файловых систем служба информационной безопасности создала банк данных с особо важной документацией. Система провела сканирование всех рабочих станций в сети и выявила, что эта документация хранится у пользователя, который даже не занимался данным проектом.
Приведенные методы увеличения эффективности труда требует большей самостоятельности от сотрудника, а это в свою очередь усиливает важность мониторинга его деятельности. Грамотное выстраивание отношений между нанимателем и сотрудником может помочь вывести работу компании на новый уровень и повысить прибыль.