Что необходимо беречь в кабинете и правильно эксплуатировать
10 правил офисного этикета, которые нужно соблюдать
Деньги Бизнес и работа
Содержание
Большинство из нас работают в коллективах и проводят длительное время в офисе, наполненном другими людьми. Даже очень замкнутым людям все равно приходится так или иначе коммуницировать и контактировать с коллегами и руководством — и соблюдать при этом неписаный свод правил, которые регулируют такие отношения. Что можно делать и чего лучше избегать в своих привычках, чтобы жизнь в офисе была комфортной и расслабленной?
Незнакомые люди: здороваться или нет?
Часто офисные помещения находятся в большом здании — соответственно, по пути на рабочее место и обратно вы постоянно встречаете множество совершенно незнакомых людей. Нужно ли здороваться с каждым встреченным человеком?
Нет, здороваться со всеми подряд никто не обязан, но легкая улыбка и кивок головы никого слишком не затруднят и поднимут настроение всем участникам встречи. Правила хорошего тона и здравый смысл советуют не игнорировать людей в здании — особенно если речь идет о тех, кого вы встречаете по утрам изо дня в день по пути в офис.
Open space: как приветствовать всех?
Такая организация рабочего пространства встречается довольно часто — и что же делать в этом случае? Здороваться со всеми разом или же подходить к каждому персонально для пожелания хорошего дня?
Верен первый вариант. Нужно приветствовать всех находящихся в открытом пространстве одновременно, используя нейтральные фразы наподобие “добрый день”, а то и “привет”, если отношения между коллегами достаточно неформальные. После этого можно спокойно отправляться к тем сослуживцам, с которыми у вас более близкие отношения или совместные дела для детального приветствия и обсуждения планов на день.
Верхняя одежда и вещи: где оставлять?
Мы появляемся в офисе полностью одетыми — а климат большую часть года таков, что перемещаться по улицам просто в деловом костюме не слишком-то комфортно. Куда складывать и где хранить плащи или шубы и другую одежду?
Как правило, в офисе существует некое подобие гардеробной комнаты — и хранить любую дополнительную одежду и аксессуары нужно именно там. Вешать шубу, пускай и самую роскошную и дорогую, на спинку офисного стула не стоит, тем более — складывать на стол. Это выглядит довольно неряшливо в случае даже с самыми красивыми вещами и будет отвлекать от рабочих процессов и вас, и коллег.
Зонты следует складывать и вешать на крючок или вешалку — в раскрытом виде они могут стоять только в подсобном помещении или там, где они точно не будут никому мешать. Точно не стоит оставлять раскрытый зонт, вынуждая коллег перепрыгивать через него, рядом со своим рабочим столом — это неудобно для всех и будет придавать всему офису странный вид.
Рабочий стол: что на нем может быть?
На работе оценивают ваши профессиональные и деловые качества в первую очередь — и уже потом любят вас за черты характера: доброту, отзывчивость и склонность к коллекционированию милых слоников или забавных мягких игрушек. Об этом очень важно помнить, когда вы намереваетесь водрузить на свой рабочий стол какой-то ценный для себя предмет или вещь, не имеющие непосредственного отношения к рабочему процессу.
Этикет допускает использование одной-двух фотографий близких вам людей в аккуратной рамке или небольшой и не слишком заметный предмет наподобие шкатулки. Все остальное лучше убирать в ящики стола или тумбу.
Телефон: как вести личные беседы?
Тут механизм очень простой: в случае чего-то действительно важного или срочного личный разговор можно проводить не покидая рабочего места. Диалог при этом должен вестись в нормальном эмоциональном тоне, негромким голосом и длиться не дольше двух минут в помещении, в котором не проходит планерок или совещаний — особенно если вы принимаете в них непосредственное участие. Необходимость поговорить с кем-то из домашних или друзей может в любой момент возникнуть у каждого из нас, это нормально и не вызывает ни у кого никаких вопросов.
Во всех других ситуациях следует выйти в коридор или другое помещение, где вы не будете никого отвлекать своими разговорами или попросить собеседника перезвонить в другое время — причину этого вы уточнять совершенно не обязаны.
При необходимости записать разговор на диктофон по громкой связи нужно обязательно предупредить об этом собеседника и коллег — именно вы отвечаете за вопросы конфиденциальности во время записи и за проблему сохранения комфорта окружающих, поэтому вы должны подстроиться под них, а не наоборот.
Замечания коллегам: стоит ли делать?
Никто из нас не совершенен — и ваши коллеги могут вызывать вполне понятное раздражение манерой неверно ставить ударения в словах или неправильно употреблять слова из профессиональной терминологии. Стоит ли высказывать свое недовольство вслух при всем коллективе или нужно найти другой способ донесения информации?
Этикет говорит о необходимости обращения ко второму варианту: в первом случае вы наверняка поставите человека в неловкое положение и наживете себе неприятеля среди коллег. Вряд ли это вам нужно, даже если ваши изначальные намерения и побуждения были исключительно благими и направленными на совершенствование конкретного коллеги.
Разумно деликатно поднять интересующий вас вопрос в дружелюбной манере за общим разговором во время перерыва, не уточняя личность того, кто совершает ошибку. Если же это не сработает, можно пригласить коллегу на чашку кофе тет-а-тет и спокойно, вежливо указать ему на оплошность, начав разговор с того, что вы желаете ему добра.
Закрытая дверь кабинета: стучаться ли?
В помещения общего пользования совершенно спокойно можно заходить без стука. Если же речь идет об отдельных кабинетах, то в этом случае необходимо соблюдать приватность личных границ. Перед входом нужно постучать — не слишком громко и настойчиво, даже если дверь приоткрыта.
Если вы получили положительный ответ-приглашение, можно смело заходить. Если же ответа нет, но вы знаете, что человек точно на рабочем месте, есть смысл подождать несколько минут и повторить попытку. После стука уместен простой вопрос: “можно ли войти?”. Если сотрудник занят или разговаривает по телефону, он даст вам понять это — вербально или знаками. В этом случае нужно предпринять еще одну попытку добиться контакта, но не раньше, чем через полчаса, чтобы не показаться навязчивым, даже если ваше дело — исключительной срочности.
Малознакомые люди: как себя с ними вести?
Иногда вы можете оказаться наедине с людьми, которых едва знаете, — ими могут быть и коллеги, и приходящие сотрудники, и какие-то клиенты либо партнеры, которых пригласили на переговоры или планерку. Что же делать, если мероприятие никак не начнется, а вы проводите время в замкнутом пространстве рабочей комнаты?
Попробовать завести легкий и ни к чему не обязывающий разговор, внятно и четко представившись. Если ваш собеседник тоже настроен пообщаться, он с удовольствием ухватится за такую возможность поговорить — и прекрасно. В случае, когда ответы вашего визави скупы и явно неохотно даются, лучше перестать навязывать общение и занять себя любым другим способом — рисовать в блокноте или смотреть в окно, например.
Во время подобного диалога постарайтесь оставлять пространство для ответов, воздержитесь от слишком плоских и избитых шуток — тогда вы не будете выглядеть навязчивым болтуном и пустословом.
Обед за рабочим столом: да или нет?
Однозначное “нет”. Это будет отвлекать других сотрудников звуками или запахами, что некорректно по отношению к ним. Если в вашем офисе нет специальной комнаты для еды — отправляйтесь обедать в кафе или ресторан, прогуляйтесь до лавочки в парке или найдите еще какой-то способ утолить голод. Допустимый на рабочем месте максимум — чашка чая или кофе, этикет вполне позволяет подобное.
Подарки коллегам: что и как?
К счастью для многих из нас, в большинстве компаний существует установленная традиция дарить подарки к значимым событиям или датам, на них либо собирают со всех сотрудников строго определенную сумму, либо находят еще какой-то способ поздравить именинника, например.
Если вы желаете сделать подарок от себя лично — стоит подумать несколько раз, насколько это будет уместно и правильно. Однозначного ответа тут нет, каждый ориентируется на собственную интуицию и чувство вкуса и меры. Подарки из путешествия никто не обязан привозить для всех коллег разом, а тем сотрудникам в офисе, которые вам близки или приятны, можно дарить практически все, но не стоит делать слишком дорогих или специфических подарков.
Деловой этикет: руководитель и подчиненный, мужчина и женщина
Вы можете спросить, какое отношение к этикету имеет своевременное и качественное исполнение своих должностных обязанностей? Тот, кто плохо работает, не уважает своих коллег. Особенно, если речь идет о руководителе: его промахи подчас приходится исправлять целому коллективу, причем работники, опасаясь впасть в немилость шефа, обычно держат свои эмоции при себе.
Какой смысл в соблюдении дистанции между руководителем и подчиненным? Субординация отражает реальное распределение полномочий и ответственности работников организации. Кроме того, ее соблюдение не позволяет отношениям принимать близкий, «семейный» характер, что не очень хорошо сказалось бы на результатах работы. Иерархические взаимоотношения в организации предполагают соблюдение ряда конкретных правил:
— прежде всего, ко всем без исключения коллегам по работе следует обращаться «на вы»;
— при встрече словесное приветствие произносит подчиненный, а руку подает вышестоящее должностное лицо – если сочтет нужным;
— в кабинете руководителя подчиненный не садится без приглашения шефа.
Следует ли стучать в дверь кабинета руководителя, прежде чем войти? Принято считать, что стучать не нужно. И все же правильнее было бы стучать, и вот почему: каждый человек имеет как бы два лица – для себя и для окружающих. К примеру, вы едете в метро, задумались. Вдруг чувствуете на плече руку. Оглядываетесь – так и есть, старый приятель. И сразу же ваше лицо меняется, словно надевает маску – ту, которую можно видеть всем. «Все в порядке, все хорошо!» – написано на ней. Точно так же руководитель, находясь в кабинете один, может слегка расслабить мускулатуру лица и тела, и есть риск застать его в таком виде, не предназначенном для глаз окружающих.
Почему же в таком случае действует прямо противоположная норма? Думается, что здесь основную роль сыграло то, что большинство руководителей не любят стука и считают, что в основе такого поведения лежит неуверенность подчиненного в том, чем занят руководитель в данный момент. Так что, уважаемые читатели, не стучите в дверь своего начальника, несмотря на все разумные аргументы, приведенные выше.
Нужно ли вставать, когда входит руководитель?
Если руководитель постоянно заходит к вам в течение рабочего дня, не следует каждый раз вскакивать с места. Иное дело, когда руководитель или ваш коллега будет вынужден стоять перед вами, обсуждая какой-то вопрос, – тут следует встать.
Нужно учитывать и психологический аспект ситуации. Может быть, руководитель зашел запросто, «без чинов» (например, начальница зашла продемонстрировать новую кофточку).
Какими правилами делового этикета должен руководствоваться подчиненный?
Помимо указанных выше правил, подчиненному не следует также эмоционально проявлять свое недовольство шефом. Если вы считаете, что к вам отнеслись несправедливо, необходимо спокойно и аргументированно заявить об этом.
Каковы правила этикета руководителя?
Руководитель не должен утомлять подчиненных мелочным контролем: он должен представлять, кто на что способен.
Руководитель должен информировать подчиненных о стратегии организации, перспективных планах руководства – в допустимых пределах, конечно.
Руководитель должен поощрять тех, кто хорошо работает. Если нет возможности выдать денежную премию, нужно поощрить словом: человек имеет право знать, что его старания замечены. Работник вряд ли уйдет из организации, где это условие соблюдается, даже если в другом месте ему предложат больший оклад.
Руководитель должен делать замечания. Это, можно сказать, его обязанность: ведь тот, кто работает спустя рукава и не получает замечаний, в конце концов расслабляется.
В чем заключается специфика отношений мужчины и женщины в деловой сфере?
В деловой сфере отношения определяются иерархией, а не полом или возрастом, то есть приоритетное положение имеет руководитель, а не дама или пожилой человек. Так, руководитель первым протягивает руку, даже если подчиненный – женщина.
В соответствии с общими правилами этикета мужчина всегда стоит с той стороны, откуда можно ожидать опасность. Поднимаясь и спускаясь по лестнице, он идет ниже дамы, готовый в любой момент подхватить спутницу, если она упадет. В лифт, который является зоной повышенной опасности, мужчина входит первым, а выходит из него последним, пропустив вперед женщин. На улице мужчина идет со стороны проезжей части. Входя в незнакомое помещение, мужчина первым входит в дверь и придерживает ее для дамы.
В деловом этикете действуют другие нормы и принципы. Как уже было сказано, главное здесь – иерархия и субординация: руководитель первым подает руку даме; войдя в кабинет руководителя, дама должна дождаться приглашения сесть. А если он не предложит? Подождав немного и видя, что разговор затягивается, посетительница может попросить разрешения сесть.
Но надо сказать, что в большинстве случаев мужчины-руководители все же отдают должное женственности: например, пропускают дам вперед, входя в дверь. Некрасиво выглядит, когда руководитель заставляет секретаря-женщину таскать стулья для деловых партнеров – молодых здоровых мужчин – в их присутствии. Воспитанный мужчина не заставит девушку-секретаря нести за ним тяжелый чемодан.
Несколько слов о женском рукопожатии. Женщины часто задают мне примерно такой вопрос: «Я занимаю высокую должность и часто провожу переговоры с мужчинами одного со мною уровня. Мы договариваемся о чем-то, мужчины поворачиваются друг к другу, хлопают друг друга по спине, жмут руки. При этом на меня никто не обращает внимания. Что делать в такой ситуации?»
Прежде всего – не обижаться. История мужского рукопожатия насчитывает многие сотни, а может, и тысячи лет. И к нашему времени мужское рукопожатие получило, можно сказать, статус безусловного рефлекса.
Женское рукопожатие стало входить в обиход в середине девятнадцатого века, при этом довольно медленными темпами. Советским гражданкам в этом смысле, можно сказать, повезло: у нас в 1917 году женщины стали товарищами и начали активно занимать официальные должности – тут и пошло в ход рукопожатие. Но рефлексом он до сих пор не стало.
Конечно, нельзя назвать вежливыми мужчин, которые пожимают друг другу руки, а на вас не обращают внимания. Но перевоспитать их вы не можете, поэтому включайте чувство юмора. И, конечно, протягивайте руку тому, с кем вы можете обмениваться рукопожатием в соответствии с иерархией.
Правила поведения в офисе или корпоративный этикет
Успешная фирма готова декларировать свои приоритеты, используя все возможные маркетинговые ходы и рекламные средства. Огромные ресурсы в вопросах управления персоналом и брендирования фирмы предоставляет корпоративный этикет.
Корпоративная культура
Корпоративная культура представляет собой сложившуюся в организации модель поведения сотрудников компании, общепринятую для всех работников. Она, как правило, является отражением основных ценностей, целей и задач, которые определяют политику фирмы. Формируется корпоративная культура отчасти стихийно, но при грамотном подходе руководства компании в значительной степени целенаправленно. Впрочем, обязательное для всех работников подчинение правилам корпоративного этикета — явление вполне логичное и естественное. Эти правила основаны на общепринятых принципах делового общения, и призваны обеспечить создание рабочей атмосферы, способствующей максимальной работоспособности сотрудников.
Офисный этикет
Безусловно, корпоративный этикет каждой компании будет иметь свои особенности и характерные черты, но основные правила офисного этикета прослеживаются в любом корпоративном кодексе. Необходимо помнить, что деловой этикет существенно отличается от светского этикета.
Руководитель мужчина не встает, когда в кабинет входит женщина. Это безусловно не возбраняется, если он хочет подчеркнуть свое уважение и внимание к вошедшей даме, но, в отличие от светского мероприятия, не является обязательным.
Не следует ожидать при проведении деловых переговоров или официальных встреч, что мужчина отодвинет стул, приглашая даму присесть. Здесь все равноправные партнеры и каждый отвечает за свой стул сам.
На бизнес –встречах не часто увидишь, как мужчина предупредительно открывает дверь перед собеседницей и это не является дурным тоном. Дверь открывает тот, кто находится к ней ближе всего.
Приведенные примеры подчеркивают только одно, офисный этикет ориентирован на работу. К общепринятым правилам поведения в коллективе, независимо от размеров компании и сферы ее деятельности следует отнести: пунктуальность сотрудников, соответствие внешнего вида принятому корпоративному дресс-коду, умение оставить личные проблемы за порогом офиса, способность к неразглашению служебной информации и т.д. Попробуем разобраться в некоторых деталях корпоративного этикета подробнее.
Оpen space как приветствовать всех
Организация рабочего пространства в режиме Оpen space предъявляет особые требования к поведению в офисном помещении. В принципе, офисный корпоративный этикет не требует от работников здороваться с каждым сотрудником компании, но доброжелательная улыбка и приветственный кивок головы всегда уместны и способствуют доброжелательной рабочей атмосферы. При входе в офисный зал, где работают люди, достаточно ограничиться общим приветствием, не ожидая, что все сотрудники оставят свои дела, чтобы поприветствовать вошедшего.
Работая в оpen space, следует также помнить несколько очевидных и простых правил корпоративного этикета:
Стиль одежды и внешний вид
Основное правило при выборе делового имиджа – это сдержанность, аккуратность, отсутствие кричащих деталей, чрезмерной косметики и резкого парфюма.
Если в учреждении не используется утвержденный корпоративный дресс-код, то оптимальным будет деловой стиль в одежде. Для мужчин хорошим выбором будет удобный костюм сдержанной расцветки. В некоторых случаях, с точки зрения делового офисного этикета, допустимы классические джинсы, тонкие пуловеры. Категорическое нет растянутым майкам и свитерам, кроссовкам и сандалиям на босу ногу, шортам и бермудам.
Дамам тоже можно порекомендовать деловой юбочный или брючный костюм, офисное платье. В любой серьезной фирме, согласно корпоративному этикету, от сотрудницы изначально ожидают наличия колготок в любую погоду. Список нежелательных предметов гардероба достаточно велик, но выглядит логично. Это все, что употребляется со словом «очень»: очень короткие и обтягивающие наряды, очень высокие каблуки, очень откровенное декольте, очень дорогие и притягивающие взгляд украшения.
Рабочий стол и что на нем может быть
Рабочее место — это личное пространство офисного работника и, конечно, отражает особенности его характера. Но всегда следует помнить, что ваш рабочий стол – это рабочее место сотрудника фирмы, а не романтической барышни или крутого поклонника рок-музыки, поэтому его организация подчиняется корпоративным правилам поведения на рабочем месте. Деловая атмосфера обеспечивается наличием необходимых канцелярских принадлежностей и порядком в деловых бумагах. Из личных вещей, согласно правилам корпоративного этикета, допускается одна или две фотографии близких вам людей в небольшой аккуратной рамке.
Телефон и личные беседы
Достаточно часто выполнение должностных обязанностей предполагает беседы по телефону. При этом следует помнить, что разговор должен вестись в деловом корпоративном стиле, необходимо контролировать громкость своего голоса и постараться быть максимально лаконичным.
Корпоративный этикет регламентирует возможность и длительность личных звонков. Необходимо согласовать с близкими возможный режим звонков, сведя его к минимуму.
Нужно ли стучаться в служебный кабинет по правилам корпоративного этикета?
Рассмотрим на примерах:
Обед за рабочим столом
Правила корпоративного поведения в этом вопросе категоричны. Обед на рабочем месте недопустим. Здесь и санитарно-гигиенические требования, и просто соблюдение элементарных норм этики и этикета, не позволяющие воспитанному человеку принимать пищу одному в окружении работающих коллег. Руководство большинства серьезных фирм сегодня организует специальную комнату для приема пищи, а в некоторых офисах пользуются услугами кейтеринга – доставкой офисных обедов. Если же таких условий нет, то придется прогуляться до ближайшего кафе или столовой. Корпоративными офисными правилами на рабочем месте допускается лишь чашечка чая или кофе.
Подарки коллегам
Ситуация выбора подарка с учетом делового корпоративного этикета возникает в различных праздничных случаях. Это может быть коллективный подарок руководителю в честь какого-либо события. В таком случае личный подарок считается неуместным. А вот памятная надпись от коллектива будет желательна.
Если речь идет о коллегах, то здесь обязательным является правило, исключающее дорогие подарки. Если планируются подарки нескольким коллегам, логично, чтобы они были однотипными. Во многих коллективах принято поздравлять именинников и вручать деньги. Хороший тон требует, чтобы они обязательно были в специальном подарочном конверте.
Категорически нельзя дарить коллегам:
Разумнее всего остановить свой выбор на сувенирной продукции, канцелярских товарах, полиграфических изданиях, хороших сортах кофе или чая. Независимо от выбора, следует предусмотреть подарочную упаковку.
Соблюдение офисного этикета призвано защищать интересы компании, работает на достижение основных целей предприятия, способствует формированию ее имиджа. Не стоит забывать и том, что самому сотруднику, корпоративный этикет дает возможность чувствовать себя частью единого целого, формирует ощущение причастности и защищенности.
Правила этикета в приемной и кабинете начальника
Нормы этикета для начальника
Руководителем быть сложно. Именно к ним требования соблюдения делового этикета предъявляются в первую очередь. Схема отношений «начальник — подчиненный» достаточно регламентирована нормами служебной этики.
В то время, когда посетитель заходит в кабинет, крайне невежливо разглядывать бумаги или уставиться в монитор компьютера. Если вы на самом деле заняты, все равно оторвитесь на секунду, чтобы дать посетителю понять, что вы его заметили, кивнуть в знак приветствия, предложить сесть, извиниться и как можно быстрее покончить с делом, которым вы были заняты.
Разговор инициируете вы, как хозяин кабинета, поэтому предложите посетителю озвучить свои вопросы. Во время его монолога следует показать, что вы внимательно его слушаете и не перебивать. Отсутствующий вид недопустим. Если какие-то моменты беседы вам неясны, начинайте задавать уточняющие вопросы и обсуждать проблему.
Исключите на время беседы телефонные разговоры или хотя бы сведите их к минимуму. При- носите извинения всякий раз, если звонки вас прерывают.
Индивидуальный контакт руководителя любого уровня с персоналом необходим и для создания более тесных взаимоотношений с возглавляемым коллективом, и для более эффективного управления. Вы будете настоящим лидером, если хорошо знаете свою команду.
Поэтому проявите мудрость, гибкость и профессионализм. Даже если рацпредложение вам не до конца понятно или не выглядит ценным, отложите принятие решения по нему на некоторое время. И не забудьте поблагодарить рационализатора.
Часто посетители излагают суть вопроса нечетко и путано, затрудняются с формулировками. Вместо того, чтобы раздражаться, перебивать и подгонять собеседника, обозначьте временные рамки в начале разговора. Например: «Виктор Иванович, давайте попробуем уложиться в 10 минут, я срочно уезжаю». Эта просьба вполне законна, к тому же это заставит посетителя быть более собранным, кратким и говорить по сути.
При завершении беседы сделайте еще раз акцент на том, что пожелание, просьбу, предложение вы услышали, приняли во внимание, и собираетесь что-то предпринять по этому поводу. Вы можете ответить: «Хорошо, Эмма Сергеевна, эта программа действительно нужна нашей фирме, я дам распоряжение бухгалтеру, чтобы Вам выделили средства». Теперь можно попрощаться.
Руководитель должен чувствовать, когда уместно обращаться к подчиненному на «ты», и когда это недопустимо. Помните, что обращение на «ты» неуместно, если подчиненный старшего возраста или если сверстник обращается к вам на «вы». Обращение на «ты» можно позволить себе с собеседником, с которым вы находитесь в дружеских отношениях.
Валентина
07.03.2012
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!