Что нельзя делать кассиру
Что входит в обязанности кассира
Должностные обязанности кассира:
Требования к работнику
Профессия востребована в промышленности, транспорте, банковской сфере, ЖКХ и является массовой в торговле. Объем и перечень обязанностей зависит от сферы занятости — например, выполняемые обязанности кассира в супермаркете включают в себя:
В небольших магазинах к должностным обязанностям продавца-кассира добавляются:
Профессия относится к рабочим. Требования к образованию, стажу не высоки. В ЕТКС представлена пятью позициями.
Одна из рабочих позиций — кассир билетный. Если применение Профстандарта не обязательно — при подготовке должностной инструкции можно использовать характеристику работ по ЕКС (например, для кассира салона одежды, работника по продаже билетов в кинотеатре или в детском центре). Приведенный пример — для описания обязанностей кассира 3-го разряда.
Для регулируемых отраслей и сфер занятости функции занятых описываются с помощью профстандартов.
Обязанности кассира на железнодорожном транспорте регламентируются Профстандартом 17.046. Он обязателен к применению. Требования к работнику, что делает кассир, продающий проездные билеты пассажирам, описываются обобщенной трудовой функцией «3.2 Оформление и продажа проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте». Выглядят это следующим образом:
Важно! Какой документ (ЕТКС или Профстандарт) использовать — решает работодатель, за исключением случаев, отдельно оговоренных в ФЗ РФ и отраслевых НПА (Письмо Минтруда России №14-0/10/В-2253 от 04.04.2016).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить карточку образцов подписей для кассира. Используйте эти инструкции бесплатно.
Должностные обязанности
Кассир работает с денежными средствами и обеспечивает их сохранность. Набор сопутствующих обязанностей очень разнообразен, зависит от сложности товара, специфики организации: обязанности кассира-операциониста в магазине продуктов отличаются от функций продавца-кассира в небольшом магазине специализированной техники (например, музыкальной). Работодатель вправе предъявить специальные требования к знаниям и навыкам, образованию.
Стандартный перечень обязанностей кассира в магазине одежды или продуктов по ЕТКС выглядит следующим образом:
2. Должностные обязанности
Работник выполняет следующие трудовые функции:
2.1. Обслуживает клиентов на кассе и ведет кассовые документы.
2.2. Обеспечивает сохранность денежных средств.
2.3. После закрытия магазина для клиентов сверяет наличные в кассе, в случае ошибки выявляет и устраняет ее; заполняет журнал кассира-операциониста.
2.4. Контролирует запасы кассовой ленты для ККМ, приходных и расходных ордеров, шпагата, пломб и сопроводительных ведомостей для инкассации.
2.5. Следит за наличием достаточного количества товара в торговом зале и при необходимости пополняет его.
2.6. Помогает покупателям при выборе товара, дает консультации покупателям по ассортименту товаров, предлагаемых к продаже в магазине, по потребительским свойствам и особенностям товаров.
2.7. Принимает участие в стимулировании продаж определенных видов товара, в рекламных акциях магазина: обращает внимание покупателей на заданный товар путем размещения его на самых просматриваемых местах, путем дополнительных консультаций покупателей по особенностям и преимуществам данного товара и иным способом.
2.8. Следит за наличием ценников на товар, их верным размещением и правильным указанием всей информации в ценнике (наименование товара, цена, вес и т.д.). Продавец наклеивает ценники, подготовленные и переданные ему товароведом или директором: после приемки и расстановки товара; после обновления цен; в случае обнаружение несоответствия ценника требованиям правил торговли; в других случаях по указанию директора или товароведа.
2.9. Участвует в инвентаризации.
2.10. Разрешает спорные вопросы с покупателями в отсутствие представителей администрации.
2.11. Участвует в проводимых занятиях (обучении) по повышению уровня знаний по свойствам и особенностям продукции, мерчандайзингу товаров, работе на кассе и других знаний и навыков, необходимых в работе.
2.12. Участвует в проводимых в магазине собраниях коллектива.
2.13. Информирует директора магазина обо всех внештатных ситуациях в своей работе.
Продавец-кассир обязан выполнять иные, не описанные в данной должностной инструкции, распоряжения администрации, вызванные производственной необходимостью.
Иным является перечень обязанностей кассира в организации, осуществляющей пассажирские перевозки. Разработанный в соответствии с требованиями Профстандарта 17.046 раздел, описывающий трудовые функции и действия, выглядит следующим образом:
Права и ответственность работника
Должность «кассир» (контролер, кассир-контролер, иные работники, выполняющие трудовые функции кассиров (контролеров)) включена в Перечень должностей и работ (замещаемых или выполняемых), с которыми работодатель заключает письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (Постановление Минтруда России №85 от 31.12.2002). В остальном все имеющиеся права и обязанности кассира, его ответственность описываются в соответствующем разделе ДИ традиционным образом.
Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой
После введения в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость обучать сотрудников работе с новой ККТ.
Кто может работать с кассовым аппаратом
Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:
Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:
Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.
Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены
Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:
Открытие смены на онлайн-кассе
Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.
Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.
Как выдавать чек покупателю
Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:
Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.
Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.
Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.
К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:
Признак расчета
Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:
С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.
Признак способа расчетов
Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.
Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:
Применение чека коррекции
Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:
В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:
К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.
Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.
Закрытие смены и инкассации
Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.
Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.
Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.
В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.
Инкассация
Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.
Пример работы с онлайн-кассой
Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.
Что нельзя делать кассиру во время работы
Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.
Кассиру запрещается:
Нужен ли журнал кассира-операциониста?
Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.
До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.
Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.
Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.
Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.
Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.
Применять ли кассовую книгу и ордера?
Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовая книга, как и ордера (ПКО, РКО) обязательны для предприятий, в которых осуществляются кассовые операции. Формат ККТ значения не имеет. Бизнесмены, работающие с онлайн-кассовой техникой от использования кассовой книги и ордеров, не освобождаются.
Однако существует категория предпринимателей, которые освобождены от необходимости ведения данных отчетных форм, к ним относятся ИП. На подобных предприятиях учет движения денег ведется при помощи заполнения Книги учета доходов и расходов.
Если ИП работает с использованием ККТ, данные вносятся в Книгу один раз в конце кассовой смены. Если же кассовая техника на предприятии отсутствует, информация должна вноситься по каждому факту получения или выдачи денег.
Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств
ПКО, как и РКО обязательны к заполнению в случае выдачи размена из кассы организации.
В этом случае в начале смены создается РКО с отражением суммы выданных денег. Основание выдачи будет указано как «Для размена».
Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы
В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники.
Памятка для кассира
Чтобы понять как работать с онлайн-кассой и допускать в эксплуатации кассового оборудования минимум ошибок, кассир может воспользоваться следующей памяткой:
Общая характеристика функций кассира
Кассир – сотрудник, который отвечает за действия с наличными деньгами, ценными бумагами и документами строгой отчетности (например, билетами). Законом «О применении контрольно-кассовой техники» от 22.05.2003 № 54-ФЗ расчеты наличными денежными средствами и пластиковыми картами отнесены к фискализируемым расчетам, при осуществлении которых обязательно применяется контрольно-кассовая техника.
На практике к обязанностям работника именно как кассира часто добавляются дополнительные функции, связанные с особенностями деятельности предприятия. Целесообразно при составлении должностной инструкции особо учитывать такие дополнения, а также предъявлять работнику соответствующие требования к образованию и опыту работы при трудоустройстве.
Образец должностной инструкции кассира можно скачать на нашем сайте в начале этой статьи.
Этот образец составлен для наиболее «стандартных» функций кассира в организации. Подчеркнутым цветным шрифтом выделены положения и обязанности, которые могут варьировать у конкретного работника и в конкретной организации в связи со спецификой деятельности.
ВАЖНО! Работа кассира относится к работам, по которым работодатель может заключить с работником индивидуальный договор о полной материальной ответственности. Перечень таких работ установлен постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Следует обратить внимание, что материальная ответственность устанавливается договором (соглашением), а не должностной инструкцией.
Должностная инструкция бухгалтера-кассира
Бухгалтер-кассир, помимо функций кассира, может выполнять еще и бухгалтерские обязанности в части:
Должностная инструкция администратора-кассира
Часто работа с выручкой бывает объединена с административными функциями. Например, администратор частной клиники, салона красоты или фитнес-клуба может как взаимодействовать с клиентурой и персоналом, так и принимать выручку за услуги.
В этом случае целесообразным будет дополнить должностную инструкцию такого работника отдельным разделом, посвященным административной работе. В том числе можно указать:
Это полезно знать! Отнесение работника к определенной категории персонала регулируется «Общероссийским классификатором профессий» (принят постановлением Госстандарта РФ 26.12.1994 № 367). Кассир по нему относится к категории служащих (код 3 4212). Однако при наделении кассира дополнительными обязанностями он будет перемещаться по категориям в зависимости от этих обязанностей. Так, бухгалтера-кассира нужно будет отнести к категории специалистов (код 2 2411), а администратора-кассира – к категории административного персонала (код 2 3431).
Каждый документ имеет свой срок хранения. Для должностных инструкций он может варьироваться в зависимости от их вида. Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и узнайте, какие нюансы есть в хранении должностных инструкций.
Должностная инструкция старшего кассира
Работа старшего кассира тоже включает административные обязанности. В первую очередь это контрольные функции и функции делопроизводства. Должностная инструкция старшего кассира может быть дополнена следующими пунктами:
О порядке проведения обязательных инвентаризаций читайте в статье «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».
Итоги
Функции кассира часто выходят за рамки приема и сдачи наличных денег. Для обеспечения эффективной работы и предприятия, и работника необходимо формулировать эти дополнительные обязанности и включать их в должностную инструкцию.
Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы
Что такое кассовая дисциплина и как с ней работают
Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными, установленный Банком России.
Ее должны соблюдать все компании и предприниматели — иначе налоговики могут оштрафовать. Расскажу, что нужно знать о кассовой дисциплине, чтобы не попасть на штрафы.
Зачем нужна кассовая дисциплина
Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.
Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все организации, у которых в обороте есть наличка: магазины, кафе, автозаправки. Если компания со всеми расплачивается исключительно безналом, ее это не касается.
Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.
Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.
ИП ведут кассу в упрощенном порядке. Для них обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными. Еще ИП должны соблюдать лимит расчета наличными и тратить наличную выручку только на разрешенные цели. Все остальное касается только организаций.
Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.
Как победить выгорание
Какие документы нужны для работы с наличными
Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:
Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.
Ордеры оформляют и в электронном виде — но тогда у бухгалтера и кассира должны быть электронные подписи.
Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену. Отдельные ордеры на каждый чек могут быть удобны, например, для автомагазинов или в оптовой торговле. Вторым способом пользуется большая часть торговых точек, особенно магазины и кафе, где большой поток клиентов.
Расходный кассовый ордер. РКО тоже оформляет бухгалтер, но уже когда нужно выдать наличные. Например, зарплату сотрудникам, деньги на оплату коммунальных услуг или покупку воды в офис.
В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.
Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.
11 марта бухгалтер магазина снял в банке 80 000 Р на зарплаты и выдал их работникам. В этот день в кассовой книге будет две записи — одна о поступлении наличных из банка, вторая о выдаче зарплаты.
Больше движений по кассе организации за этот месяц не было, поэтому в кассовой книге за март будет два листа — за 4 и 11 марта.
Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.
В расчетно-платежной ведомости указывают:
В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.
Еще есть платежная ведомость. В отличие от расчетно-платежной, в ней только суммы к выдаче по каждому работнику, а начисления — в отдельной расчетной ведомости.
Бланк платежной ведомостиPDF, 67,9 КБ
Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.
Какие правила нужно знать при работе с документами
Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.
Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.
Важный момент: если в компании нет электронного документооборота, но она ведет учет в системах вроде 1С, СБИС и «Контур-эльба», то все бумаги надо распечатывать и подписывать вручную.
При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.
В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.
Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.
В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, приемом и выдачей наличных. А продавец в магазине часто принимает наличные, то есть выполняет функцию кассира.
В супермаркете работает кассир. Он принимает наличные, пробивает чеки и в конце дня снимает отчет о закрытии смены. Затем деньги он сдает главному кассиру. Бухгалтер делает приходный кассовый ордер на сумму принятых от кассира денег.
Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.
Кассир Анна проработала смену и стала снимать кассу — то есть считать выручку и формировать отчет о закрытии смены с кассового аппарата. Согласно должностной инструкции, Анна самостоятельно оформляет приходный кассовый ордер на выручку. Под конец дня у нее есть: составленный ею ПКО на наличную выручку в сумме 43 980 Р и два расходных ордера — на выдачу 3000 Р работнику под отчет и на сдачу наличных 40 000 Р в банк.
Как принимать наличные
Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.
В конце смены кассир формирует с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены и сдает деньги главному кассиру. Если по инструкции кассир сам составляет приходные и расходные документы, он оформляет приходный кассовый ордер на выручку, а также другие поступления в его кассу, и потом передает кассовые документы бухгалтеру.
Есть ситуации, когда кассиру нужно принять в кассу наличные по ПКО, который составил бухгалтер. Тогда кассир проверяет подписи на документе и совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере. Потом подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдает вносителю денег.
Как выдавать деньги
В течение дня кассир может выдавать наличные поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу денег из кассы бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. А если выдают зарплату, то — расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер. Кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек, если по закону это необходимо — например, при возврате товара.
Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. Затем кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.
Из кассы можно выдавать только целые платежеспособные банкноты. Купюры с повреждениями выдавать нельзя — их сдают в банк.
Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.
Зарплату, стипендию и другие выплаты работникам могут выдавать не только по расходным кассовым ордерам, но и по ведомостям — расчетно-платежным или платежным.
На что можно выдавать деньги из кассы. Наличные, полученные в виде выручки за проданные товары, работы, услуги выдают только на конкретные цели:
На другие цели выдавать деньги, поступившие в виде выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить по безналу или сходить в банк и взять там наличные. Это должны делать все организации, кроме ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов — у них другой порядок выдачи займов.
Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.
Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.
Лимит остатка кассы
Кроме правил по приему, выдаче и хранению наличных есть еще одно — по соблюдению лимита остатка кассы.
Лимит остатка кассы — это максимальная сумма, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Если организация или ИП превысит лимит, ее могут оштрафовать.
Лимит обязаны устанавливать и соблюдать только средние и крупные предприятия. ИП и малый бизнес — по желанию. Делают это для безопасности, чтобы в кассе под конец дня не оставалось слишком много наличных.
Компании, которые считаются малым бизнесом, занесены в реестр ФНС
Новые организации тоже должны устанавливать лимит остатка кассы. Так как исходить им не из чего, они берут предполагаемые суммы. Например, только что открытый магазин посуды тоже должен считать лимит остатка кассы по поступлению денег. Основатель магазина предполагает, что его выручка будет около 50 000 Р в день — эту сумму компания и должна взять в качестве основы расчета.
Если организация должна установить лимит, но не сделала этого, то лимит считается равным нулю. То есть любая сумма в кассе на конец дня будет нарушением.
Есть исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты зарплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно — срок выдачи зарплаты не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.
Расчет лимита кассы по поступлению денег. Формула расчета лимита выглядит так:
Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк
Расчетный период — это число дней, за которые мы берем данные по выручке. Чем период больше, тем надежнее расчет. Расчетный период можно выбрать любой, но не более 92 дней. Например, можно взять период 7 дней, 14 дней, 60 дней. Лучше включать в расчетный период те недели или месяцы, в которые было наиболее характерное, обычное поступление денег. Так лимит будет проще соблюдать.
Период между днями сдачи наличных в банк можно взять не больше 7 дней. Если в населенном пункте банка нет, то — до 14 дней.
Расчет лимита кассы по объему выдачи денег считают так:
Объем выданных денег (кроме зарплаты) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке
Расчетный период также можно выбрать любой, но не более 92 дней, а период между днями получения наличных в банке аналогично предыдущей формуле — до 7 или 14 дней.
Организация рассчитывает лимит кассы по объему выдачи денег. За расчетный период она взяла 92 дня, период между днями получения наличных в банке установила максимальный — 7 дней.
Как рассчитываться наличными
Лимит расчета наличными — это максимальная сумма, которую можно передать во время расчетов с партнерами — другими юрлицами и ИП.
Лимит для всех одинаковый — 100 000 Р по каждому договору.
Это правило касается не только крупного и среднего бизнеса, но и всех остальных — организаций малого бизнеса и ИП.
Это правило ввели, чтобы фирмы и ИП меньше рассчитывались наличными, а больше безналом. Налоговой легче контролировать безнал и следить за тем, как организации платят налоги.
максимальная сумма оплаты наличными для компаний и ИП
Если у договора кончился срок действия, но расчеты по нему еще не завершены, лимит сохраняется.
Если разбить один большой договор на несколько маленьких ради соблюдения лимита, налоговая может посчитать такое деление намеренным, объединить договоры и оштрафовать за превышение лимита. Так делать не стоит.
Что делать компаниям с несколькими кассами
У организации или ИП может быть несколько мест, где ведутся расчеты. Например, это может быть несколько магазинов торговой сети или разные платежные терминалы в одном кафе.
Деньги, которые получили в каждом месте, в конце дня нужно сдать либо в кассу организации или ИП — это называется главной кассой, либо в банк. Если деньги сдаются в главную кассу, дальше их передают в банк.
Главная касса принимает деньги в той сумме, которая указана в фискальном отчете — его выдает кассовый аппарат в конце смены. Не меньше и не больше — иначе это нарушение кассовой дисциплины.
После того как деньги сданы в главную кассу или банк, в кассовом аппарате можно открывать новую смену, если это нужно. Так бывает, например, когда рабочий день в главной кассе короче, чем в других местах. В этом случае остаток в кассе магазина, кафе или торговой точки, даже оставшийся на ночь, может быть равен сумме пробитых чеков новой смены. Давайте разберем на примере.
Главная касса организации работает с 8:00 до 16:00, а магазин — с 10:00 до 18:00. Кассир в магазине один. В 16:00 часов он закрывает смену и сдает деньги вместе с фискальным отчетом в главную кассу. После этого кассир открывает новую смену и продолжает работать до закрытия магазина. Сумма, которая поступит за этот период, остается в магазине на ночь.
На следующий день, в 10:00 кассир продолжает смену и снова закрывает ее в 16:00. Тогда в отчете о закрытии смены отразится выручка с 16:00 до 18:00 за вчерашний день и с 10:00 до 16:00 за текущий.
Закрыть любую смену надо не позднее 24 часов после открытия. Смен за день может быть несколько, но так как кассир отвечает за деньги, которые поступили в его смену, закрывать должен тот сотрудник, кто открыл. Это возможно, если ежедневно работает один и тот же кассир.
Если кассиры меняются, тот, кто закончил работу, должен закрыть смену и передать остаток другому кассиру или старшему кассиру под подпись в своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, о которой мы сказали выше. У каждого кассира своя книга учета.
Например, у организации есть офис и ресторан. В офисе находится главная касса, в ресторане работает администратор, который выполняет функции кассира.
Главная касса в офисе работает до 18:00, а ресторан — до 23:00. Согласно приказу руководителя, в 17:00 ресторан сдает наличную выручку в главную кассу.
Администраторов два: один утром с 10:00 до 17:00, второй — вечером с 17:00 до 23:00 часов. Первый администратор открывает смену ККТ в 10:00, пробивает чеки до 17:00, после чего закрывает смену и сдает выручку в главную кассу. В своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств он делает две записи — поступление выручки и сдача старшему кассиру.
Второй администратор открывает новую смену в 17:00, пробивает все чеки от клиентов ресторана и закрывает смену в 23:00. После этого он может либо сдать деньги в главную кассу в 23:00, либо до начала следующей смены. Еще один вариант — сдать деньги в банк, например через банкомат с функцией приема наличных, инкассаторский терминал или вызвать инкассаторов.
После того как кассу сдали в главную кассу или банк, остаток средств во всех торговых точках организации не должен превышать установленного лимита остатка кассы. Излишек нужно сдавать в банк через инкассаторов или самостоятельно. Если денег на конец дня будет больше лимита — это нарушение кассовой дисциплины. Это не касается малого бизнеса, если он сам не установил себе лимит остатка кассы.
Как быть с обособленными подразделениями
Обособленное подразделение — это часть организации, которая работает в другом месте — например, филиал или представительство компании, дополнительные офисы.
Обособленные подразделения сами оформляют кассовые ордеры и ведут кассовую книгу. Исключение — если по завершении дня они сдают все деньги в головную организацию.
Копию листов кассовой книги они передают головному подразделению в порядке, установленным им. Например, раз в неделю через систему электронного документооборота. Подразделение также может не вести книгу, если в конце дня сдает все наличные в главную кассу.
Подразделение обязано установить и соблюдать лимит остатка кассы, если самостоятельно сдает наличные в банк. Если подразделения сдают деньги в главную кассу, то лимит для каждого подразделения не устанавливают.
Какие есть штрафы, если нарушить кассовую дисциплину
Проверяет кассовую дисциплину и штрафует налоговая инспекция. Нарушениями считается, если:
Отдельные штрафы есть за неприменение кассового аппарата (непробитие кассового чека):
За повторную продажу товаров без кассы наказывают — при условии, что сумма расчетов — 1 млн рублей и более. Налоговики могут приостановить деятельность компании или ИП до 90 суток, а должностных лиц (руководитель, главный бухгалтер) — дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.