Что не входит в контроль исполнения договоров
Контроль исполнения обязательств по контракту самим заказчиком
Вы обязаны осуществлять контроль за тем, как поставщик исполняет свои обязательства, в силу ч. 1 ст. 101 Закона N 44-ФЗ. Для этого вы вправе в любое время в ходе исполнения контракта запрашивать у контрагента информацию о ходе выполнения им своих обязательств, а в случае необходимости — проводить проверки (ст. ст. 715, 783 ГК РФ). При этом важно не вмешиваться в хозяйственную деятельность контрагента. Например, если контрактом не предусмотрены конкретные способы выполнения работ, не давайте подрядчику указания, как именно их выполнять.
В рамках контроля полагаем целесообразным проверять:
Если ваш контрагент нарушает зафиксированные в контракте сроки, предъявите требование об уплате неустойки;
Проверьте, соблюдает ли ваш контрагент требование о привлечении субподрядчиков из числа СМП и СОНКО (ч. 2 ст. 101 Закона N 44-ФЗ). Для этого рекомендуем запросить у контрагента информацию о привлекаемых субподрядчиках (если иной порядок не предусмотрен вашим контрактом):
Если ваш контрагент не представит запрошенную информацию или вовсе не исполнит обязанность привлечь СМП или СОНКО, вы можете потребовать уплаты штрафа (п. п. 6 и 8 Правил определения размера неустойки N 1042). Но сделать это можно лишь в случае, когда эти обязанности и ответственность за их неисполнение предусмотрены контрактом.
При исполнении дорогостоящих контрактов вы также обязаны проконтролировать привлечение субподрядчиков (ч. 23 ст. 34 Закона N 44-ФЗ). Если вы составили контракт правильно, в нем уже должна быть предусмотрена обязанность поставщика предоставить сведения обо всех субподрядчиках, если цена их договоров с вашим контрагентом составляет более 10% цены контракта. В таком случае запрашивать у контрагента информацию о субподрядчиках не нужно. Если вы не предусмотрели таких положений в контракте, рекомендуем сразу после заключения контракта все же запросить сведения и установить срок для их представления — не позднее 10 дней со дня заключения договоров субподряда.
Если ваш контрагент по дорогостоящему контракту не представит сведения о субподрядчиках, вы можете потребовать уплаты пени, но только в том случае, если такая ответственность предусмотрена в самом контракте.
Самостоятельное выполнение подрядчиком определенных видов и объемов строительных работ также нужно проконтролировать, если требование о таком их выполнении установлено контрактом. Если подрядчик это требование не соблюдает, вы можете потребовать уплаты штрафа, предусмотренного контрактом.
Контроль договоров и договорных обязательства
Модуль договорные обязательства в программе IT Audit позволяет организовать контроль договоров. При нарушении условий договора одной из сторон программа направит ответственному сотруднику компании уведомление о наступлении срока исполнения обязательства.
Если за исполнение обязательства отвечает сама компания, то в программе предусмотрена возможность заранее напомнить о наступлении срока договорного обязательства. Контроль договорных обязательств входит в модуль Документы программы IT Audit.
Как организовать контроль договоров
Если срок исполнения договорного обязательства все-таки был просрочен, менеджер получит уведомление о просрочке исполнения договора.
При наличии просрочки исполнения обязательства в программе рассчитывается количество дней просрочки. После выполнения договорного обязательства менеджер вносит дату его исполнения.
Поиск по условиям договорных обязательств
По договорным обязательствам (этапам) предусмотрен поиск. Например, можно отобрать просроченные обязательства, ближайшие обязательства или обязательства свыше определенной суммы.
Отчеты по контролю договоров
В программе создаются отчеты, позволяющие отслеживать исполнение договорной дисциплины и объективно оценивать работу сотрудников компании в части организации договорной работы. Например, может быть сформирован отчет, содержащий обязательства, по которым истек срок исполнения и ответственного сотрудника со стороны компании.
Руководители перед проведением совещения смогут отобрать договоры, по которым имеется просрочка исполнения договорных обязательств со стороны компании или контрагента. В журнале документов будет доступна информация о количестве дней просрочки и кто является ответственным лицом (куратором) за исполнение договора со стороны компании. Согласитесь, при проведении совещения порой крайне необходима такая информация. Только представьте, сколько можно было избежать конфликтных ситуаций со стороны партнеров.
Когда контроль договоров просто необходим
Проводя аудиторские проверки мы достаточно часто встречали случаи, когда согласованные сторонами сроки исполнения обязательств нарушались как со стороны самой организации, так и ее контрагента. Зачастую менеджеры организации и контрагента просто устно договариваются между собой. Никакие документы при этом не оформляются.
Но если в процессе исполнения договора менеджер увольняется, то все прежние договоренности остались лишь на словах и со стороны организации уже никто и не помнит причины, по которым обязательства были нарушены.
Если вашей компанией заключаются договоры на значительные суммы, то нарушение договорного обязательства даже на несколько дней может привести к значительным финансовым и репутационным потерям. Гораздо проще организовать надлежащий контроль исполнения договорных обязательств в программе IT Audit.
Контроль договоров в части контроля договорных обязательств, в первую очередь, необходим компаниям, работающим по индивидуальным заказам, и когда необходимо отслеживать сроки исполнения обязательств.
Контроль за исполнением договора управления
Порядок контроля за выполнением управляющей организацией условий договора управления МКД – одно из четырёх существенных условий договора управления, без обсуждения которых договор управления МКД не будет считаться заключённым (ч. 3 ст. 162 ЖК РФ).
15 и 17 ноября на вебинаре «Как предусмотреть риски УО в договоре управления» Елена Шерешовец рассказала, как грамотно прописать в договоре управления порядок контроля за исполнением обязательств УО.
Кто контролирует управляющую организацию
В ч. 3 ст. 162 ЖК РФ не написано, что контроль за исполнением договора управления обязательно должны осуществлять собственники. В этой статье речь идёт о том, что в ДУ нужно прописать порядок осуществления такого контроля.
Внутренние документы управляющая организация может проверить самостоятельно или это сделает СРО, если УО является членом СРО. Органы государственного надзора проверяют деятельность управляющей организации на соответствие нормативным правовым актам.
СРО и органы государственного надзора работают по своим внутренним документам, поэтому управляющим организациям нужно описать в договоре управления порядок проведения контроля со стороны собственников.
Контроль со стороны собственников
Контроль со стороны собственников проявляется в том, что представитель собственников может участвовать при приёмке работ и услуг (абз. 5 п. 4 Правил № 416). Таким образом, контроль со стороны собственников – это, в первую очередь, подписание актов приёмки работ.
Акты выполненных работ – краеугольный камень при осуществлении контроля за исполнением договора управления. С их помощью управляющая организация может доказать, что выполнила работы качественно и в срок.
Акты приёмки выполненных работ
Порядок приёмки работ и услуг, периодичность составления актов приёмки выполненных работ нигде не установлены. Управляющие организации принимают решение самостоятельно: одни составляют акты ежемесячно, другие составляют акты раз в год.
Второй подход считается более эффективным, потому что минимум на год заключается договор управления МКД, в рамках года принимается перечень работ, на год утверждается цена договора. Соответственно, отчитываться удобнее за год.
Периодичность составления актов приёмки выполненных работ можно предусмотреть в договоре управления МКД – поставьте тот срок, который будет вам удобен. Раз в год достаточно.
Если вы не прописали периодичность в договоре управления, будут применяться нормы Гражданского кодекса РФ, регулирующие аналогичные отношения. По ст. 720 ГК РФ заказчик имеет право принять работы, заявить о недостатках. Если другое не предусмотрено договором, заказчик, который принял работы без проверки, не может в будущем ссылаться на недостатки работ.
Цена услуги или работы, отражённая в акте, должна соответствовать размеру выручки по договору управления, признанной в бухгалтерском и налоговом учёте управляющей организации в размере начисленной платы за содержание и ремонт ОИ в МКД.
Подписание акта выполненных работ
Акт выполненных работ может подписать председатель Совета МКД или уполномоченное лицо. Бывают ситуации, когда ни председатель Совета МКД, ни уполномоченное лицо не выбраны или они выбраны, но не хотят подписывать акты.
Так как ПП РФ № 761 руководства к действию не даёт, рекомендуем действовать согласно ст. 7 ЖК РФ – по аналогии. Закрепите в договоре управления возможность подписания акта в одностороннем порядке.
После подписания акта в одностороннем порядке вам останется уведомить об этом всех собственников помещений. Сделать это можно, вывесив информацию на информационном стенде в подъезде.
В договор управления или в сам акт внесите замечание о процедуре подписания актов выполненных работ для собственников: укажите, что у них есть тридцать дней, чтобы согласиться или написать мотивировочный отказ.
Для составления такого отказа собственники проводят ОСС, на котором составляют акт с претензиями к качеству, срокам и объёмам выполненных работ. Затем этот акт направляется в управляющую организацию. Если акта нет, работы и услуги считаются выполненными в полном объёме и в надлежащие сроки и принятыми собственниками.
Рекомендуем предусмотреть в договоре управления ситуацию, при которой выбраны председатель Совета МКД и уполномоченное лицо, но они не идут на контакт. Напишите, что в случае отсутствия этих лиц или поступления от них немотивировочного отказа от подписания акта, управляющая организация имеет право подписать данный акт с любым собственником.
Претензии от неуполномоченных лиц
Согласно Закону о защите прав потребителей, все собственники помещений в МКД могут высказывать управляющей организации свои претензии.
Чтобы контроль и надзор со стороны собственников не превратились в абсурд, рекомендуем прописать в ДУ, что собственники их осуществляют, не вмешиваясь в оперативно-хозяйственную деятельность подрядчика.
Также рекомендуем специально указать в ДУ следующий момент: если заказчик обнаружил какие-либо погрешности в работе, он должен сообщить о них немедленно. Если такого заявления нет, заказчик теряет в дальнейшем право ссылаться на обнаруженные им недостатки.
Работа с договорами. На что обратить внимание
Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.
Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.
Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.
Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.
Зачем создавать регламент?
Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.
Если все сделано правильно, то в организации:
При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.
Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.
Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
С чего начать?
В Положении предусмотрите несколько разделов:
По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.
Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.
В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.
Не забудьте о деталях
Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.
Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.
Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:
Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать
Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.
Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.
У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.
Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.
В чем же плюсы СЭД?
Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.
На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.
При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.
После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.
Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.
Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.
С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.
Исполнение договора: 7 контрольных точек
Часто, по незнанию, кажется, что всё идет хорошо и понять, что объективная картина мира говорит об обратном, бывает сложно. Как разобраться, не погружаясь с головой в юридическую казуистику, что в исполнении договора что-то пошло не так и это грозит разного рода рисками.
Собственнику, предпринимателю и менеджеру важно знать и контролировать всего 7 точек.
Если какая либо из контрольных точек начинает «хромать» это может быть сигналом для незамедлительного начала активных действий с вашей стороны.
Итак, 7 точек для анализа исполнения договора.
Заручитесь гарантиями исполнения.
Наряду с деловой репутацией вашего контрагента, целесообразно заручиться законными, гарантирующими исполнения обязательств. Во многом они подготавливаются уже на этапе разработки договора. Чаще всего, в деловой практике, используются поручительство или залог, ещё чаще — пени и штраф.
Пени и штрафы, по большому счету, пугалка. При адекватной защите взыскать больше двойной ставки рефинансирования крайне сложно.
Поручительство дает возможность получить удовлетворение не только от вашего контрагента, который по каким-то причинам не смог исполнить обязательства, но и от лица добровольно принявшего на себя такие обязательства.
Залог, в случае неисполнения, даёт возможность забрать деньги от продажи заложенного имущества.
Если ваш контрагент отказывает вам в обеспечении, необоснованно спорит о размере пени и штрафа за нарушения договора со своей стороны, есть повод серьезно задуматься и поискать другого партнёра.
Контролируйте своевременность оплаты
Контроль оплаты — дело нехитрое. Есть или нет деньги на расчётном счету можно посмотреть в клиент-банке. Ну даже, если деньги на месте не нужно расслабляться. Необходимо проверить следующее:
Следите за встречным предоставлением
Проще говоря контролируйте баланс «дать-взять». Или более романтично, внимательно наблюдайте, одинаковой ли ширины шаги делают стороны навстречу друг другу.
Если одна из сторон прекратила платежи, то и другой следует приостановить поставки. Если контрагент задерживает выполнение обязательств, то и вам не стоит торопиться. Этого требует священный баланс встречного предоставления.
Перед применением на деле принципа «дать-взять» внимательно изучите свой договор на предмет иного достигнутого компромисса в вопросе встречного предоставления. Если вы сами договорились сделать всё наперед, и только после этого получить предоставление от контрагента, приостановка исполнения с вашей стороны будет чревата обоснованными санкциями.
Фиксируйте юридические события
Жизнь — это непрерывный поток событий: приятных и не очень. События вокруг вашего договора называются юридическими событиями. Правильно зафиксированное юридическое событие может быть представлено на перспективу в суде — а это уже доказательства!
В процессе исполнения договора какие-то из юридических событий фиксируются автоматически (например, банк без вашего участия фиксирует все платежи на счёт). А некоторые события требуют дополнительных усилий для фиксации. И важно не пренебрегать и не лениться фиксировать всё, что может существенно усилить позиции вашего бизнеса в суде.
Что-то можно оставить без внимания, но только не следующие четыре пункта:
Одним словом, фиксируем все, что не соответствует вашему представлению о верном исполнении договора.
Правильно проводите приёмку товаров и услуг
Приёмка товаров и услуг — чуть ли не самое важное юридическое событие в процессе исполнения договора.
Оформляйте первичные документы
Ну и конечно приёмка товаров и услуг должна заканчиваться фиксацией юридического события через вашу копию первичных документов — акта или накладной (товарно-транспортной накладной).
Проводите мониторинг контрагента
Имейте ввиду, что пока договор исполняется, дела у противоположной стороны могут пойти не очень хорошо. Кто-то может подать на вашего партнера иск в суд, в отношении него могут быть начаты административные производства или на горизонте вдруг замаячит процедура банкротства.
Согласитесь, всегда лучше узнать об это раньше, чем прекратятся поставки или платежи. Если договор на весомые суммы, контрагента нужно обязательно мониторить. Для этого мы всегда рекомендуем услугу скоринга (глубокая проверка вашего контрагента). А для сделок купли-продаже бизнеса — обязательное юридическое сопровождение Due Diligence.
Еще на стадии подписания договора согласуйте взаимную ответственность и обеспечение исполнения обязательств.
Контролируйте оплату, придерживайтесь принципа встречного предоставления, фиксируйте юридические события, правильно оформляйте первичные документы, не забывайте мониторить своих контрагентов.