Что не показывает отчет рейтинг сотрудников
Рейтинг сотрудников: мотивируем, используя визуализацию результатов
Много руководителей переоценивают материальную мотивацию. Конечно, сотрудники работают не за “спасибо”. Но, как показывает практика, нематериальная мотивация тоже очень для них важна.
В компании А работа происходит следующим образом: “Вот задание, срок на выполнение 2 месяца. Сделаете раньше – возьмете другой проект”.
Сотрудники всегда сдают проекты в срок. Но работают над ними не 2 месяца, а 3 недели. Остальное время посвящается компьютерным играм.
Когда сотрудников спросили, почему они сдают только один проект, если могут больше, они ответили: «Нет смысла. Сдавали раньше – никто даже не заметил. Хоть бы слово доброе сказали или похвалили. Ничего. Только новой работой загрузили. Так зачем напрягаться?».
Если бы руководитель этой компании знал, насколько его сотрудникам важно услышать похвалу, он повысил бы продуктивность работы своего персонала в два раза.
Мотивация рейтингом
Один из самых эффективных способов нематериальной мотивации персонала – рейтинг сотрудников. Он стимулирует дух соперничества. Никому не хочется пасти задних, поэтому в желании перещеголять других, сотрудник будет повышать продуктивность своей работы.
Рейтинг можно вести по разным показателям: количество продаж, количество партнеров и т. д. У каждого отдела свои показатели, по которым можно оценивать работу.
Тем, кто пользуется системой учета рабочего времени Yaware.TimeTracker, можно вести рейтинг сотрудников по продуктивности времени работы.
В меню Yaware.TimeTracker есть опция рейтинги, в которой вы найдете три отчета.
Рейтинг продуктивных сотрудников
С помощью этого рейтинга можно сравнить работу всех сотрудников компании. Причем можно смотреть рейтинг как по компании целом, так и в конкретном отделе. Можно также сравнить работу нескольких работников.
Отчет показывает количество продуктивного времени работы сотрудников в порядке убывания:
Рейтинг сотрудников про продуктивному времени
Наведя курсором на диаграмму конкретного сотрудника, можно посмотреть более детальную информацию о его работе:
Детально о работе сотрудника
Рейтинг непродуктивных сотрудников
В этом отчете вы увидите список сотрудников в порядке убывания количества непродуктивного времени работы. Это время, потраченное не на работу, а на развлекательные сайты, просмотр видео, чтение анекдотов и т. д.
Рейтинг сотрудников по непродуктивному времени
Рейтинг сотрудников по времени отсутствия за компьютером
Не секрет, что персонал очень любит отлучаться с рабочего места, чтобы посплетничать в курилке или на кухне с чашкой чая. Такие отлучения с рабочего места фиксируются системою. Когда за компьютером нет активности, Yaware.TimeTracker начинает вести учет этого времени, как офлайн-активность. Общее время отсутствия отображено в отдельном рейтинге:
Рейтинг по времени отсутствия за компьютером
Преимущество рейтинга Yaware.TimeTracker в том, что он составляется на основании данных о работе персонала, автоматически собранных системой. То есть, подтасовать данные и вывести в “топ” любимчиков невозможно. Рейтинг объективен и демонстрирует качество работы сотрудника независимо от личных симпатий руководителя. А это значит, что сотрудники будут относиться к нему с доверием.
Кроме того, рейтинг позволит вовлечь сотрудников в игру. Азарт и желание стать лучшим позитивно повлияет на отношение персонала к системе Yaware.TimeTracker. Это облегчит её внедрение в компании.
Подробнее о рейтингах системы Yaware.TimeTracker читайте здесь.
А какие методы нематериальной мотивации персонала используете вы? Поделитесь с нами свои опытом.
Отчет по подбору персонала: принципы составления, образцы и шаблоны
Составлять отчеты по работе – дело нудное, и многим специалистам оно кажется бесполезной тратой времени. Возможно, в каких-то сферах так оно и есть, но только не в рекрутинге. Подбор персонала, как и любая деятельность, связанная с человеческим фактором, требует жесточайшего планирования и контроля. Хаос, бессистемность, отсутствие аналитики в этом деле недопустимы, и ни одно успешное рекрутинговое агентство не обходится без выстроенной системы отчетности. HR-Profi расскажет о главных принципах систематизации информации и поделится полезными шаблонами.
Обычно рекрутер способен вести сразу несколько вакансий. Загрузка приличная, объем работы впечатляет – и попробуй тут удержи в голове количество просмотренных по каждому заказу резюме, число звонков и проведенных интервью! А ведь эта информация ценна, причем не только для данного специалиста – она может понадобиться и клиенту для контроля выполнения заказа, и руководителю кадрового агентства для оценки эффективности своих сотрудников. В общем, без систематизации данных не обойтись, а для облегчения рутины разрабатываются программное обеспечение, excel-таблицы и образцы отчета.
Отчетность в рекрутинге – формы и виды
На самом деле строгих критериев по составлению отчета в кадровом деле не существует. Каждое рекрутинговое агентство обычно разрабатывает собственные шаблоны для внесения информации. Но, по сути, все образцы отчета в подборе персонала можно распределить по основным группам, в зависимости от целей. А они могут быть следующими:
Целей и задач у отчетов в рекрутинге может быть гораздо больше. Каждое кадровое агентство и каждый рекрутер в отдельности отслеживают разные критерии – в зависимости от того, что им необходимо проанализировать в своей работе.
Автоматизация отчетности
Самые удобные варианты – это, конечно, автоматизированные сервисы. Таких систем для рекрутерской деятельности разработано превеликое множество, остановимся на самых основных.
Подобные системы – первые помощники рекрутера, они заменяют ему органайзер-планировщик и помогают выстраивать отношения с заказчиком и руководителем на языке цифр и объективных данных, предоставляя им результаты проделанной работы.
Аналитика вручную – популярные шаблоны
Главное преимущество автоматизации – скорость и снижение риска ошибок при подсчетах. Однако при этом никто не отменял составления отчетов «вручную», с помощью старого-доброго Excel. Вносить данные «руками», конечно, не так удобно и быстро, как если бы это делала программа. Но в помощь рекрутерам есть стандартизированных образцов по отчетам, так что этот процесс не займет много времени. Можно заранее составить несколько универсальных шаблонов и заполнять их по мере необходимости.
Как вариант – образец-шаблон для анализа проведенных собеседований:
В этой форме указываются положительные и отрицательные черты кандидатов, что позволяет в последующем быстро вспомнить соискателя и итоги встречи с ним.
В некоторых случаях используются более лаконичные отчеты по проектам – они дают аналитику лишь по нескольким критериям, без перегрузки лишними данными. Например:
Но для полноценного анализа все же требуются куда более расширенные отчетные формы, которые показывают:
Подобные формы желательно заполнять ежедневно. Отметим, такой отчет полезен, в первую очередь, для самого сотрудника, так как открывает огромные возможности для самоанализа и самоорганизации. Руководителям подобная аналитика необходима для организации грамотного контроля за работой рекрутеров, своевременного выявления проблем по тому или иному заказу и оказания помощи и консультирования своих специалистов.
Как вести подбор без перетрат: смотрим новый отчет «Эффективность потребления контактов»
⏱ Время прочтения — 4 минуты
Год назад мы выпустили отчет «Стоимость подбора». Он помогал оперативно и самостоятельно получать данные по стоимости найма и прогнозу использования контактов на hh.ru. После этого появились новые отчеты, позволяющие оценивать не только стоимость подбора, но и общую аналитику и стратегию подбора вашей компании с помощью инструментов hh.ru. Поэтому мы переименовали раздел с отчетами в «Аналитику подбора», а также выпустили расширенный дашборд «Эффективность потребления контактов». Рассказываем, как работать с новым отчетом.
Основные показатели потребления контактов
На основании первых трех блоков дашборда вы можете оценивать, какой способ работы с кандидатами вам более выгоден — через открытие контактов или работу с откликами кандидатов. Посмотрите:
• сколько контактов приходится на менеджера/приглашение;
• сколько вы платите за кандидата, приглашенного из откликов/из контактов из базы;
• сколько вы тратите на контакты из базы/количество контактов из базы.
и выберите оптимальный для себя вариант.
Расходование пакетов услуг
Показывает, как именно вы используете контакты: сколько контактов открывается в день в среднем, когда они закончатся, сколько будет недоставать или, напротив, сколько сгорит при текущем потреблении.
Прогноз строится на основании текущего потребления, поэтому этот показатель может меняться. Рекомендуем проверять его периодически, чтобы не упустить момент, и вовремя скорректировать траты.
Как работать с отчетом:
Отлично, если по прогнозу ваши контакты закончатся в день окончания доступа к базе. В таком случае в колонке потребления будет показано значение 0. Однако так как сложно настолько равномерно открывать контакты в течение срока доступа к базе — такой вариант практически невозможен. Это нормально и переживать не стоит.
Если прогнозное количество контактов всего на 5% выше или ниже лимита, это тоже хорошо. Такую разницу легко выправить, чтобы уложиться в лимит потребления.
Более внимательно стоит отнестись к данным, если по прогнозу выходит, что контакты останутся неизрасходованными. Это сигнал, что нужно изменить темп потребления. Значение выделяется зеленым цветом и пишется со знаком минус. Например, − 12 352 контакта — число контактов, которое останется неиспользованным к моменту окончания доступа и просто сгорит.
Если вы видите красное число контактов со знаком плюс, — например, + 5 600, — это значит, что столько контактов вам будет нужно дополнительно, чтобы продолжить работу с базой. Система отслеживает этот параметр и, если ваши контакты закончатся раньше окончания срока доступа, то рассчитывает дату и рассчитывает, сколько вам понадобится дополнительно — ничего считать самим вам не нужно. Главное — регулярно просматривайте отчет, чтобы вовремя скорректировать потребление контактов.
Распределение трат контактов по менеджерам позволяет оценить эффективность работы каждого отдельного рекрутера. Этот отчет полезен, например, в ситуациях, когда резко увеличивается объем потребления контактов и нужно посмотреть, на кого из менеджеров приходятся самые большие траты. Может оказаться, что рекрутер работает с очень сложной вакансией или ему не хватает времени/опыта/есть какая-то другая причина, по которой он тратит больше, чем необходимо.
Динамика показателей эффективности
Если предыдущие отчеты показывают сводку за последние 30 дней, динамика показателей эффективности дает возможность оценить более глобальную картину и собирает все показатели в одной таблице. Отчет можно построить по месяцам, кварталам (эта настройка стоит по умолчанию) или годам. По сути, это готовый отчет, который можно отправить руководству, вставить в квартальные презентации или использовать на рабочих встречах.
Как использовать отчет «Эффективность потребления контактов» при планировании бюджета на подбор:
• спрогнозировать скорость траты контактов;
• понять, влияет ли сезонность на стоимость подбора. Если да, учитывать это при планировании бюджета;
• строить прогнозы, опираясь на аналитику прошлых периодов.
Чтобы получить важнейшую для HR-специалиста аналитику, вам достаточно зайти в отчет и самостоятельно изучить его. Всё просто, прозрачно и как на ладони. Вы можете быстро анализировать и реагировать на малейшие изменения в показателях эффективности подбора.
Ежедневные отчёты: быть или не быть? Синхронизация команды без планёрок и личных совещаний
Как компания RocketSales внедрила ежедневные отчёты, и что из этого вышло.
Эмоциональное состояние сотрудника напрямую влияет на качество его работы. В крупных компаниях есть штатные психологи, которые помогают сотрудникам преодолеть психологические трудности и стать более продуктивными. Но для маленьких компаний и стартапов штатный психолог — это роскошь. В то же время в небольших компаниях сотрудники не менее подвержены стрессу и выгоранию на работе.
В нашей компании вместо психолога мы используем ежедневные отчёты. В конце рабочего дня каждый сотрудник пишет отчёт о проделанной работе. В нём же он может высказаться о том, что его беспокоит.
Прежде чем внедрить практику ежедневных отчётов в компанию, я опробовал их на себе. Я ежедневно писал отчёт о проделанной работе и честно отмечал, что мне приносит радость и удовлетворение, а что — нет. Это натолкнуло меня на мысль попробовать данную практику внутри компании.
Отчёт — это форма психологической разгрузки в конце рабочего дня. Сотрудник пишет «о том, что наболело» и тем самым отключается от работы. Руководителю же отчёт показывает уровень удовлетворённости сотрудника своей работой. Ежедневный отчёт — это действенный инструмент анализа как для сотрудника, так и для руководителя.
Всё, что нужно знать о рекламе в мобильных играх
Аналитический обзор Gameloft: рекламные форматы, портрет аудитории, надёжные бенчмарки.
Преимущества ежедневных отчётов:
Ингредиенты
В первую очередь мы начали думать, как сделать отчёт максимально простым и удобным. От этого зависит, насколько сотруднику будет интересно заполнять его. В конце рабочего дня мало кому хочется тратить время на заполнение огромных анкет. Поэтому мы остановились на четырёх вопросах, которые способны в полной мере отразить моральное состояние сотрудника и качество его работы.
Отчёт находится на Google-диске. Сотруднику нужно только зайти на страницу, заполнить файл и нажать кнопку «отправить». Далее отчёты всех сотрудников загружаются в сводную таблицу и отправляются руководителям на почту на следующий день в 8 утра. Руководители могут их посмотреть, проанализировать и, если нужно, ответить.
Система простая, чтобы её настроить не требуется навыков профессионального программирования. Копия отчёта приходит сотруднику на почту сразу после заполнения. Мы настроили систему подобным образом, чтобы на следующий день сотрудник вспомнил, чем он занимался днём ранее, и оценил свою работу «на свежую голову». Особенно это помогает тем, у кого много задач и нет желания держать всё в голове. Написал отчёт — считай написал себе план на завтра.
Если же сотрудник не заполнит отчёт, то на следующее утро его ждёт сюрприз:
Штрафнику урок, а команде приятно.
Преимущества ежедневных отчётов
Рассмотрим подробнее преимущества ежедневных отчётов.
Быстрый доступ к руководству
Отчёты — это самая быстрая связь с руководством. Если у сотрудника есть вопрос или его что-то беспокоит, он пишет это в отчёте, и руководитель, если ему есть что сказать, обязательно ответит. Все отчёты отправляются вверх по иерархии вплоть до главы компании.
Руководителям отделов приходят отчёты сотрудников из их отдела, главе компании приходят отчёты вообще всех сотрудников. Подобная иерархия исключает возможность утаить проблемы взаимоотношений между подчинёнными и руководителями отдела от главы компании.
Экономия времени
Сотрудникам не нужно доказывать, чем они занимаются весь день, они могут написать это в трёх предложениях. Если сотрудник ничем не занимается, то ему и писать нечего. Если отчёт не приходит или приходит пустой, то сотрудник либо сильно загружен, либо ничего не делал.
Некоторые сотрудники в силу своего характера не могут сказать вслух о том, что наболело. Отчёт даёт возможность высказаться каждому. На написание отчёта у сотрудника уходит 5 минут, у руководителя на чтение — 30 секунд. Письменное общение занимает гораздо меньше времени, чем устное. Если начать общение вживую, это может вылиться в дискуссию минут на 20.
Фактически генеральному директору требуется по 20 минут на сотрудника, чтобы пообщаться с каждым. С нашей командой на общение уходило бы 11 часов в день. Благодаря отчётам общение с сотрудниками занимает не более 15 минут в день, и оно не менее продуктивно. Это очень сильно синхронизирует команду.
Мониторинг проблем компании
В основном проблемы там, где сотрудники меньше всего довольны. Если оценки сотрудников не превышают пяти баллов, значит, в этих отделах что-то идёт не так: либо работа выстроена неправильно, либо присутствуют какие-то разногласия, либо у сотрудника какие-то личные проблемы. В этом преимущество отчёта, он позволяет выявить проблемы не на планёрке, когда все уже вопят, а заранее и в удобной форме.
Отчёт позволяет увидеть среднюю оценку каждого сотрудника за каждый месяц.
Руководитель может отслеживать, как меняется уровень удовлетворённости сотрудников и вовремя скорректировать курс общего развития команды.
Моя практика показывает, что ежедневные отчёты — это отличный инструмент для синхронизации всей команды. У каждого есть возможность высказаться. Остаётся вопрос честной обратной связи. Да, сотрудники могут чего-то недоговаривать, ведь отчёты — это и не место для исповеди.
Но у недоговорок есть обратная сторона. У меня был пример сотрудника, который постоянно ставил десятки и писал, что всё хорошо. Однако его работа говорила об обратном. У него был низкий процент эффективности, слабые продажи. За высокими оценками он прятал своё недоверие к руководству, боялся, что его уволят. В итоге так и случилось. Он стал выбиваться из команды. Хотя всё, что требовалось сделать, — это быть честным с самим собой и руководителем. Тогда, возможно, удалось бы вовремя скорректировать курс развития, и мы не тратили бы время друг друга.
Успех внедрения ежедневных отчётов зависит от того, как вы донесёте идею до своих сотрудников. Объясните, что отчёт — это не кнут надзирателя, а инструмент для повышения личной эффективности и улучшения командного взаимодействия. Продайте сотрудникам эту идею, и заполнение отчёта станет только в радость.
Как собрать отчеты с сотрудников и не попасть в Excel Hell
Ранее мы уже писали о проблеме Excel Hell и возможных вариантах ее решения. Сегодня хотим рассмотреть подробнее один из кейсов — а именно, бардак, возникающий при сборе данных с сотрудников или филиалов в Excel файлах.
Задача сбора данных с подразделений актуальна, если у нас нет единой учетной системы, из которой всегда можно получить информацию. Для среднего и крупного бизнеса это могут быть периодические отчеты отправляемые в головную компанию, а для малого бизнеса, например, ежедневные таймшиты или отчеты по проектам.
Как правило, организован этот процесс следующим образом
Есть руководитель, который заинтересован в получении сводной информации по подразделениям. Он ставит задачу своему ближайшему подчиненному (назовем его “аналитик”), о получении этого отчета.
Очевидным решением для аналитика является создание Excel-шаблона, который он рассылает по подразделениям. В подразделениях в свою очередь есть сотрудники, которые владеют этой информацией. Они заполняют шаблоны и присылают файлы обратно аналитику по почте. Половина из них ошибается и присылает исправленный файл на следующий день.
В итоге, аналитик тратит два дня на объединение всех этих файлов в один и подготовку сводного отчета. Руководитель же после просмотра сводного отчета понимает, что в нем не хватает данных, и просит добавить еще один столбец, который аналитик не предусмотрел. И вся цепочка повторяется с начала, рассылаются “шаблоны v2.xls”, отчитывающиеся сотрудники заполняют их и присылают обратно. В итоге у аналитика два набора данных, и понять какие из них актуальны может только он.
А теперь руководителю начинает нравиться этот отчет и он хочет получать его ежемесячно. Через некоторое время, ему захочется смотреть его в динамике и по подразделениям, а это значит, что нашему аналитику надо будет обработать все накопленные файлы за предыдущие периоды, в том числе разобраться в их версиях, слить в новый сводный отчет и т.д. и т.п. Итого, мы получили большой блок полезных данных, которым никто не может пользоваться.
Это типичная ситуация возникновения Excel Hell в отдельно взятой организации.
Рассмотрим основные проблемы в этом процессе.
Ошибки при заполнении? — можно ограничить доступные значения в ячейках.
Разные версии данных? — завести таблицу в Google Spreadsheet или поставить Sharepoint.
Типовые операции? — написать макрос в Excel.
Исторические данные? — сделать сводную таблицу Excel или разработать свою БД.
Изменение структуры? — обучить аналитика SQL, если на прошлом этапе сделали БД.
Оперативность? — регламентировать процесс и платить премии за соблюдение сроков.
Однако, все эти решения требуют системного подхода, приведения в порядок всех процессов и источников данных, часто еще и внешнего консалтинга. Еще можно за год-полтора внедрить комплексное решение, автоматизирующее все процессы, благодаря которому, теоретически, отпадет необходимость в сборке такого отчета.
Мы думаем, что есть решение, не требующее больших затрат на внедрение и перестройку ваших бизнес процессов, но облегчающее доступ к вашей информации и работу с ней.
Как мы видим правильную организацию такого процесса
Есть набор условий, которые должны соблюдаться в данном процессе.
Теперь постараемся при соблюдении этих условий, избавиться от проблем, описанных выше:
Соответственно, в сводном отчете, автоматически будут доставаться значения этого показателя (либо рассчитываться по формуле). Для простоты заполнения форм, мы поддерживаем импорт из Excel, copy-paste через буфер обмена и клавишную навигацию по таблице. Все данные полностью версионируются. Даже если удалить значение в ячейке, мы можем показать, какое число там было, кто его ввел и кто удалил. Кроме того, для обеспечения прослеживаемости информации, все вычисленные и сагрегированные значения можно раскрыть до исходных данных — вам не понадобится бегать по ячейкам Excel и понимать, что значит та или иная формула. Формулы пишутся не в терминах положения ячеек в таблице, а в терминах показателей и их признаков, т.е. в QuBeQu “Выручка”=”Доход”-”Расход”, а не “A1=B1-C1”.
Вы наверняка скажете, что поддержка такой системы требует затрат, потому что не бывает, чтобы “все само работало”. Но попробуйте сравнить, сколько времени аналитик тратил бы на сведение информации из файлов, со временем, которое он будет тратить на систему. Даже если это значения одного порядка — мы получаем принципиально разный результат.
Все данные, которые мы получили от отчитывающихся сотрудников структурированы, их можно быстро и просто использовать, они не потеряются. Есть единое место хранения информации, и если аналитиков, руководителей и отчитывающихся сотрудников много — там будет копиться большой объем данных, который можно исследовать.