Что не может включать в себя заголовок единицы хранения в архиве
Что не может включать в себя заголовок единицы хранения в архиве
Общие требования к описанию архивных документов
149. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.
Описание архивных документов проводится на русском государственном языке Российской Федерации.
Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа); сведений о составе и содержании информации; сведений об условиях доступа и условиях использования информации; сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).
При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов учреждения или органа ФСИН России фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.
150. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает наименование архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию к составу и содержанию архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.
151. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового НСА.
Сведения по истории архивного фонда включают:
дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности;
особенности формирования, описания и систематизации;
информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения);
состав научно-справочного аппарата к архивному фонду.
154. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии:
подлинников особо ценных и уникальных документов;
документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;
155. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных справочников по данному архивному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.
156. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает:
порядковый номер единицы хранения/единицы учета;
старый инвентарный номер;
заголовок единицы хранения/единицы учета и справочные данные о ней;
указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов. Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи), аннотацией отдельных архивных документов или их групп.
157. Заголовок единицы хранения управленческой документации включает:
наименование вида архивных документов;
автора(ов) архивных документов; адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены архивные документы;
вопрос или предмет, наименование события, факта, местности, даты событий.
Заголовок единицы учета кино-, видеодокумента включает: авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете; дату производства и/или дату съемки; фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки.
Заголовок единицы учета фотодокумента включает: название и жанр фотодокумента; название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фотодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др.
Заголовок единицы хранения фотодокумента включает: описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива; фамилию и инициалы автора; место и дату съемки.
В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: «Автор не установлен».
158. Справочные данные о единице хранения/единице учета состоят из:
элементов архивного шифра (номера архивного фонда; номера описи; номера единицы хранения/единицы учета);
159. В качестве видов материального носителя единицы хранения/единицы учета при описании указываются:
160. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает:
справочные данные о нем; указание на подлинность/копийность;
вид носителя (или способ воспроизведения);
условия доступа и использования.
161. Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или адресанта, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: «Без даты». При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного архивного документа.
162. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи; номера единицы хранения/единицы учета; номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания.
163. Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения:
об отнесении его к числу особо ценных документов и уникальных документов; архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;
о наличии фонда пользования;
о языке и внешних особенностях архивного документа;
о включении информации о нем в систему НСА.
164. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки каждого их типа и вида.
Методика составления заголовка единицы хранения
Основным элементом описания единицы хранения является заголовок единицы хранения.
Так, заголовок единицы хранения управленческой документации должен включать наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которым составлены документы (автор); если автор неизвестен, допустимо замечание: “автор не установлен”; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которым относится содержание документов единицы хранения; местонахождение автора, адресата или корреспондента документов; даты документов единицы хранения и указанных в них событий.
Вид единицы хранения (дело, переписка, документы, альбом, журнал, реестр, книга) или вид (разновидность) документов (протоколы, приказы, постановления, доклады, отчеты, акты, письма, записные книжки и др.), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка.
Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие “дело”.
Дело о финансировании строительства здания драматического театра. 1935 – 1937 гг.
Чаще всего это понятие применяется при описании судебных, личных дел, а также дел, в которых объединены документы нескольких видов (протокольно-распорядительная, справочно-информационная, планово-финансовая и др. документация), отражающие деятельность учреждения.
Личное дело. Сверчков Иван Петрович.
Дело о работе Пензенской областной организации общества “Знание” (протоколы заседаний, решения, отчеты правления, финансовая документация и др.) за 1980 г.
Переписка Министерства культуры РСФСР с областными управлениями культуры о работе местных отделений Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры. 1990 г.
Понятие “документы” применяется при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов по одному вопросу (протоколы, планы, сметы, докладные записки, заключения), отражающие деятельность учреждения, но не связанные последовательностью делопроизводства.
В фондах личного происхождения это понятие употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу.
В заголовках к таким единицам хранения указываются основные виды документов.
Документы о получении и расходовании Тверской губернской чертежной в 1875 г. ассигнованных средств (циркуляры Министерства юстиции, отчеты, ведомости и др.).
В заголовках используются такие названия видов единиц хранения, как “журнал”, “реестр”, “книга”.
Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица.
Реестр для регистрации нотариальных действий.
Земельная шнуровая книга.
При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией, состоящих из разнообразных по видовому составу документов, следует соблюдать следующие правила:
Приказы, постановления, протоколы описываются с проставлением их крайних номеров.
В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Отчеты отделов института о научно-исследовательской работе за 1987 г.
Если в деле от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует начинать с перечисления видов документов.
Наказы избирателей, планы мероприятий и информационные справки об их выполнении.
Если в единице хранения более 3-х видов документов, то в заголовке следует дать обобщенное понятие “документы”, а в конце заголовка в скобках перечислить основные (не более 4-5) разновидности документов.
Документы о работе комиссии по выборам в поселковый Совет народных депутатов (протоколы заседаний, решения, доклады комиссии, анализы, информационные справки, аналитические обзоры).
Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности.
Статистический отчет завода «Авангард» по труду за 1985 г. (ф.№ 1-т).
Статистические отчеты планового управления по всем направлениям деятельности комбината за 1973 г. (формы №№ 1-т, 8, 9, 9-ср, 1-к).
Содержание этих отчетов необходимо раскрыть в предисловии к описи.
Если единица хранения состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) уточняется содержание каждого тома (части) в отдельности.
Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981г. Том I. Промышленность.
Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981г. Том IV (последний). Сельское хозяйство.
Вслед за указанием вида единицы хранения или видов (разновидностей) содержащихся в ней документов должны быть обозначены авторы документов: учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы.
Отчеты председателей профсоюзов учреждений культуры об организации летнего отдыха детей в 1985 г.
Доклады и выступления наркома просвещения РСФСР Луначарского А.В. на собраниях в партийных организациях. 1921 г.
Далее в заголовках единицы хранения должен быть обозначен адресат – учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, кому адресованы документы.
Донесения Московского генерал-губернатора Дубасова Ф.В. министру внутренних дел Дурново П.Н. о волнениях на заводах и фабриках Москвы в октябре-ноябре 1905 г.
Письма издательства “Детская литература” Чуковскому К.И. об издании его произведений.
После обозначения вида единицы хранения и (или) видов (раз-
новидностей) содержащихся в ней документов, их автора (авторов) указывается корреспондент – название учреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого получены документы.
Корреспондент указывается в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица.
Переписка Министерства сельского хозяйства с академиком ЛысенкоТ.Д. о проводимых им экспериментах.
Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголовке единицы хранения указывается общее видовое название корреспондентов.
Переписка губернского продовольственного комитета (Губпродкома) с местными продовольственными комитетами о ходе выполнения продовольственной разверстки в 1921 г.
Важной частью заголовка является изложение вопроса, предмета, события, факта.
При составлении заголовка необходимо обеспечить полное соответствие информации, заключенной в нем (вторичной информации), действительному содержанию информации документов описываемой единицы хранения (первичной информации).
Смысловое содержание документов единицы хранения, отражаемое в заголовке, следует излагать кратко, четко, в обобщенной форме, не допуская при этом утраты конкретных характеристик описываемых объектов; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается.
Выявлению содержания документов и составлению заголовков управленческой документации помогает изучение основных функций и направлений работы учреждений-фондообразователей.
Содержание документов должно быть передано в заголовке современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов; следует сохранять отдельные термины, а также наименования учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для определенных исторических периодов и выражающие их особенности.
Категорически недопустимо употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких, например, как “разная переписка”, “общая переписка”, “бумаги к руководству” и т.д.
При составлении заголовка специфические термины, титулы, чины, звания, соответствующие разным историческим периодам, должны применяться без каких-либо изменений.
Местонахождение автора, адресата или корреспондента документов (названия населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) также вносится в заголовок единицы хранения.
В состав заголовка единицы хранения в некоторых случаях вносятся даты содержащихся в ней документов.
Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.
Телеграммы Реввоенсовета Южного фронта в РВСР о ходе военных операций в 1920 г. Подлинники (типографская лента); машинописные копии.
Записки, информации, справки Экономического отдела ЦК КПСС, министерств Союза ССР о реализации предложений участников Апрельского (1985 г.) пленума ЦК КПСС. Подлинники; текст- машинопись.
Если единица хранения состоит из одного документа, то в заголовке, помимо вида, автора, адресата, содержания документа, указывается его дата.
Сообщение начальника Николаевской железной дороги Петрина П.З. в Министерство путей сообщения о крушении товарного состава
25 января 1890 г. Подлинник.
В заголовок единицы хранения, имеющей приложения, выносятся их даты, не совпадающие с датами основных документов, указанных в крайних датах.
Протоколы заседаний областного Совета депутатов трудящихся NN 1-6 (январь-март 1970 г.) с приложением информаций о работе промышленных предприятий области по 2-м полугодии 1969 г.
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).
Как составить номенклатуру дел в организации?
Понятие номенклатуры дел организации
Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:
Номенклатура дел может быть:
Как составить номенклатуру дел бухгалтерии, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Обязанность по использованию номенклатуры
Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):
У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.
Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.
Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:
Порядок формирования и утверждения номенклатуры
Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику. Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).
Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций. В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.
Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив — с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней.
Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее ежегодно пересматривают в конце года и начинают применять в уточенном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). 1-м приказом о номенклатуре рекомендуется также утвердить порядок хранения текущих дел, который может быть разным.
Структура номенклатуры дел
Номенклатура дел представляет собой таблицу, формы которой приведены в приложениях 7 (основной документ) и 8 (составляемый структурным подразделением) к Основным правилам работы архивов. Различия между этими формами заключаются в их наименованиях и наборе подписей.
Главная (табличная) часть документа состоит из 5 граф:
Разбивка номенклатуры на разделы обычно соответствует набору структурных подразделений (штатному расписанию), располагающихся в таблице в порядке убывания значимости. Небольшие фирмы могут составлять как единый список (без выделения разделов), так и делать группировку по обобщенным наименованиям подразделений.
Номенклатура дел составляется путем максимально полного охвата всех документов, с которыми имеет дело организация, с расчетом на преемственность в последующие годы и учетом того, что в текущем году в ней могут появиться изначально не предусмотренные дела. Для дополнительных дел в каждом разделе таблицы оставляют пустые строки.
Номенклатура структурного подразделения, вошедшая составной частью в основной документ, в течение года также используется в работе. Результаты ее заполнения отразятся в итоговых данных по основной таблице.
Каков порядок утверждения номенклатуры дел в организации, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Особенности присвоения номеров и наименований делам
Номер (индекс) дела обычно состоит из 2 (их может быть больше или меньше в зависимости от структуры организации) разделенных дефисом цифровых (или буквенных) кодов (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов), отражающих:
Дела в каждом разделе располагают по степени их значимости, но с таким расчетом, чтобы папки со сходным содержанием в разных разделах имели один и тот же номер. Таким образом, первыми в списке в каждом разделе будут документы общего для организации характера, используемые этим подразделением, а в конце — документы только этого конкретного подразделения.
Наименование дела должно быть индивидуальным, очень конкретным и предельно кратким. Одинаковые наименования, различающиеся по регионам или названиям контрагентов, рекомендуется располагать в алфавитном порядке. Не лишним будет и дополнительный буквенный индекс в цифровом коде номера дела.
При большом объеме документов 1 дело может разделяться на несколько папок (их лучше пронумеровать) по периодам (помесячно, поквартально, по полугодиям) или иному признаку. Обычно дела формируются из оригиналов, но возможны и папки с копиями документов. В этом случае в заголовок рекомендуется включить слово «копии». Допускается уточнение заголовка в процессе работы с делом (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов).
На обложке и корешке дела указывают его индекс, название организации, наименование дела и период времени, к которому относятся документы в нем. Папки с небольшим количеством листов могут включать документы за несколько лет. В этом случае они являются переходящими и сохраняют свой номер в следующем году.
Как учитывать электронные документы в номенклатуре дел организации, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Определение сроков хранения
Срок хранения — один из основных критериев для разделения документов по разным делам. Это позволяет еще в процессе формирования дел сортировать документы на подлежащие:
Если же в 1 дело попадают документы с разными сроками хранения, то срок устанавливается по наибольшему из них. Для определения сроков существуют утвержденные перечни.
Сроки хранения документов, сдаваемых в госархивы, определяют по типовым перечням, разработанным архивными учреждениями.
ВНИМАНИЕ! Срок хранения ряда документов изменен приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Документ вступил в силу с 18.02.2020 года. Подробнее об изменениях читайте здесь.
Ведомственными перечнями, составленными на основе типовых и дополненными сроками по часто требующимся документам ведомства, пользуются организации, относящиеся к определенной отрасли. Такая организация должна сначала применить ведомственный перечень, а потом уже типовой.
Прочие организации могут воспользоваться следующими типовыми перечнями:
1-й по списку перечень является основным и подходит также для коммерческих фирм.
Кроме того, акционерным обществам следует иметь в виду, что в отношении документов этих обществ существуют сроки хранения, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).
Право определения сроков хранения не по перечню у организации отсутствует. Если в перечне срока нет, то для документов, не сдаваемых в госархив, его определяет ЭК (экспертная комиссия) юрлица, а по документам, предназначенным для госархивов, — ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архива.
ЭПК госархива привлекают также к определению сроков тех документов, которые в типовом перечне имеют отметку «ЭПК» (документы с такой отметкой в обязательном порядке должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией госархива). Организациям, не сдающим документы в госархив, целесообразно занести эту отметку в разрабатываемую организацией номенклатуру дел. Туда же могут попасть иные дополнительные пометки, касающиеся сроков временного короткого хранения.
Срок хранения исчисляют с начала года, следующего за годом завершения текущей работы с документом.
Порядок работы с текущими делами и номенклатурой
Работа с делами заключается:
Еще в начале работы с номенклатурой дел необходимо определить, где будут находиться дела, содержащие оригиналы документов. Это может быть:
При выдаче из формируемой папки оригинала документа, необходимого для работы, на его место лицом, отвечающим за хранение текущих дел, вкладывается лист-заместитель (можно с копией выданного документа), в котором отражаются:
Завершение работы с текущей номенклатурой
По окончании года сформированные дела проверяют на предмет правильности вложения в них документов по срокам хранения и их значимости. Затем в номенклатурах дел подразделений, а по их данным в общей номенклатуре оформляют итоговые записи по форме, приведенной в приложении 7 к Основным правилам работы архивов. Итоги разбивают на 3 группы в соответствии со сроками хранения и по каждой из групп указывают следующую информацию:
Дела временного короткого хранения могут не сдаваться в архив юрлица и в этом случае до уничтожения хранятся в его структурных подразделениях (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов). Если они сдаются в архив, их учет в архиве ведется по номенклатуре дел.
Дела временного длительного и постоянного хранения в течение 3 лет после завершения года их составления можно хранить в структурных подразделениях (п. 3.7.25 Основных правил работы архивов). Затем они подлежат сдаче в архив (организации или ведомственный) по описи, составляемой на основании номенклатуры дел, относящейся к соответствующему году. Дела, передаваемые в архив, должны быть оформлены с соблюдением определенных требований (п. 3.6 Основных правил работы архивов).
Выдача отдельных документов из дел, оформление которых завершено, не делается. В случае необходимости для работы выдают дело полностью. Вместо него в месте хранения остается карта-заместитель, в которой указывают те же сведения, что и в листе-заместителе, добавляя к ним срок, на который выдано дело, и отметку о возврате в место хранения.
Дела, подлежащие сдаче в госархивы, по истечении сроков, разрешающих хранение этих документов в организации (ст. 22 закона № 125-ФЗ), передаются в госархив.
Узнать, сколько нужно хранить документы, можно в материалах:
Об уничтожении документов с истекшим сроком хранения читайте в материале «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)» .
Итоги
Архивирование документов является обязанностью любой организации. Передача дел на архивное хранение производится в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Разрабатывать номенклатуру дел рекомендуется по действующим правилам, одобренным Росархивом.