Что называют проектом в теории управления проектами
Основные понятия и определения управления проектами
В качестве субъектов управления в СУП рассматриваются активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений. К ним относятся:
В качестве объекта управления рассматриваются:
Под фазой процесса управления понимается совокупность мероприятий (процессов), обеспечивающих достижение одного из следующих результатов:
О различных трактовках понятия «проект»
Понятие «проект» в разных моделях и стандартах трактуется с разных позиций. Например, в процессной модели (ISO 9000, 10006) проект рассматривается как процесс. А в рамках «менеджерской» (организационно-деятельностной) модели (ICB IPMA) «проект» как понятие определяется через «предприятие», «усилие» и » деятельность «.
Временное предприятие (усилие), осуществляемое (предпринятое) для создания уникального продукта или услуги.
Уникальная совокупность взаимосвязанных действий (работ) с определенными датами начала и окончания, предназначенных для успешного достижения общей цели.
Определение проекта
Упорядоченный подход к сбору информации по проекту, необходимой для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением проекта, обеспечивают пять типовых этапов, приводимых ниже.
Этап 1: разработка технического задания
Исследования показывают, что плохая разработка технического задания является наиболее частой преградой на пути к успеху проекта. По мнению 60% респондентов-управляющих проектами, основной проблемой является отсутствие четких целей.
В ходе работы с более, чем 1400 управляющими проектами в США и Канаде было установлено, что около 50% проблем планирования связаны с нечетким техническим заданием и постановкой целей.
Управление проектами
Мир меняется, и, чтобы преуспеть, нужно находить новые способы решения задач. Одним из самых эффективных в вопросе достижения целей считается проектный подход (или проектный менеджмент, управление проектами, УП). Его инструменты используются не только в бизнесе, но и государственными организациями.
Понятие “проект”
Единого значения у термина “проект” не существует. Считается, что он произошёл от лат. “projacere” и переводится как “продвигать”. В менеджменте, когда говорят об управлении проектами, под проектом понимают процесс достижения поставленных целей и выполнения определённых задач. Как правило, проект возникает вслед за проблемой, которую нужно решить, либо удачным случаем, воспользовавшись которым и приложив к которому усилия, компания сможет опередить конкурентов.
Есть и иное толкование, согласно которому проект (project) в управлении проектами — это перечень задач, которым присущи определённые признаки: конкретные цели, сроки (в отличие от операционной деятельности), направленность на реализацию целей. Наконец, согласно РМВoK Guide, проект — это ограниченное по времени мероприятие, цель которого заключается в разработке уникального товара, услуги или получении уникальных результатов.
Понятие “управление проектами”
Разобравшись с понятием проекта, можно определить управление проектами как действие, направленное на выполнение нужных задач с использованием ресурсов, которые есть в наличии (время, капитал, сотрудники). Согласно другому толкованию, под управлением проектами понимается использование знаний, методов, инструментов, чтобы удовлетворить требования к проекту.
В глобальном смысле суть управления проектами сводится к решению более мелких задач на пути к достижению цели компании. Но важно правильно сформулировать эти задачи, их сроки и определить исполнителя.
Чтобы отличить проект от чего-то иного, достаточно убедиться в нескольких моментах.
История
Проектное управление существовало ещё в доисторическую эпоху. Так, строительство египетских пирамид, Китайской стены — это крупнейшие проекты. Правда, поскольку документов, отражающих этапы их реализации и процессы управления, нет, берутся в расчёт более поздние периоды.
Ф. Тейлор (1856—1915 гг.) серьёзно изучал менеджмент. В его время считалось, что эффективность труда зависит только от того, как долго и как много люди работают. Он же искал способы улучшения производительности труда без привлечения рабочих. На сталелитейных предприятиях идеи Тейлора сосредотачивались вокруг производственных задач (например, подъёма и перемещения тяжестей).
Его ученик Г. Гант заинтересовался последовательностью действий при работе. Впоследствии он создал те самые диаграммы, которые, немного усовершенствовавшись, используются до сих пор.
В 1950-х гг. в Америке разработали методики сетевого планирования, которые легли в основу методов управления проектами. Их разрабатывали, чтобы эффективнее использовать ЭВМ, а также при реализации проекта создания ракетной системы “Поларис”. Когда оказалось, что все цели достигнуты, а программу “Поларис” завершили и вовсе раньше срока по плану благодаря умелой координации работ (а было задействовано 3800 подрядчиков, поставлено больше 60 тыс. задач), методики стали использовать гигантские корпорации, чтобы успешно конкурировать в условиях изменчивого рынка.
К слову, в 1930-х гг. идеи, сходные с теми, что лежат в основе сетевой диаграммы, отражающей работы по проекту и их взаимосвязи на графике, предлагались и в СССР. Управление проектами хотели задействовать при строительстве металлургического комбината, но необходимые вычисления не произвели, поскольку их могли позволить себе только большие корпорации и правительства, и идеи не популяризовали.
В 1980-х гг. управление проектами сформировалось в отдельную отрасль профдеятельности. В 1990-х гг. в ней наметились отдельные направления.
Классическая форма тройственной ограниченности
Примерно с 1950-х гг. стал использоваться треугольник управления проектами, отображающий баланс между масштабами проекта, временем, стоимостью (потом добавили качество). Сторона в нём — ограничение. Ограниченность времени определяют сроки, стоимости — бюджет, масштабов — ряд мер для получения результата.
Если меняется одна сторона, меняются и другие. То есть:
Согласно другому подходу к управлению проектами, чтобы уменьшить сроки, нужно привлечь больше работников и увеличить бюджет. Но, учитывая то, что задание выполнится раньше запланированного, больших затрат удастся избежать.
Подходы к управлению жизненным циклом (ЖЦ) продукта
В зависимости от вида проекта, различают несколько подходов.
Роли в проекте
Чтобы разделить ответственность, в управлении проектами выделяют роли:
Могут вводиться роли инвестора, куратора (тот будет следить, чтобы проект отвечал интересам компании). Куратор должен тесно сотрудничать с руководителем проекта. Последний ответственен за выполнение проектной задачи в срок и без превышения бюджета. Как правило, для этого руководитель привлекает исполнителей к работе, контролирует их деятельность, отчитывается перед заказчиком и куратором, занимается прогнозированием, корректирует планы. Все его функции должны быть указаны в должностной инструкции.
Если роли грамотно распределены, при управлении проектом задачи выполняются в срок в рамках утверждённого плана.
Цель, успешность
Цель управления проектом заключается в выполнении предварительно поставленных задач при имеющихся ограничениях, в грамотном использовании возможностей, оперативном внесении изменений в ответ на риски.
Успешность оценивается участниками проекта через определенные методики:
КСУП, или корпоративная система управления проектами, представляет собой совокупность методологии, информационной системы и административных средств для внедрения процессов управления в организации. С помощью КСУП можно достигать поставленных целей, реализовать стратегию.
Процедуры
Проектный подход формализует процедуры управления проектами. Согласно методу Oracle PJM (стандартный подход), они делятся на несколько групп:
Процедуры управления проектами по PRINCE2:
План, стандарты
Под планом управления проектами понимают утверждённый документ, описывающий содержание, границы проекта, бюджет, стандарты и др. Этот документ постоянно корректируется.
Стандарты относятся к ключевым понятиям управления проектами. Они делятся на международные, которые предназначены для международного применения, национальные, которые применяются внутри одной страны.
Международные — наиболее полные, так как, помимо прочего, включают консультирование, аудит, обучение. К ним относятся:
Наиболее известные национальные: C-PMBOK (China), VZPM (Switzerland).
Методологии
В теории управления проектами под методологией понимают набор базовых принципов и процедур для управления проектом. От методологии зависит ход работы.
Рассмотрим самые популярные.
Программное обеспечение
ПО объединяет программы для планирования, управления бюджетом, ресурсами, документирования и т. д. Выбирать его нужно в зависимости от задач.
Можно выделить и другие программы, например: Trello, ActiveCollab, Podio, Taskworld.
Управление проектами на профессиональном уровне
В последнее время бизнес всё чаще становится проектно-ориентированным. В частности, речь идёт о производственных, консалтинговых, инжиниринговых компаниях. Когда работа начинается с определения стратегии управления проектами и выявления задач для достижения результатов, реализовать задуманное удаётся в разы быстрее, тем более что если раньше под проектом понималась документация на возведение построек, то сегодня это комплекс мероприятий, направленных на формирование новых продуктов и услуг в рамках имеющегося бюджета, времени.
Мировая практика
Инструменты управления проектами активно применяются бизнесом в Америке и европейских странах. В Японии проектный подход используется в реализации всех инвестиционно-строительных проектов. В России эта область деятельности ещё только развивается, но об актуальности управления проектами говорят эксперты.
Так, в мире грамотное использование его инструментов позволяет экономить до 30% времени и до 20% средств. В случае активного внедрения и правильного использования методологии в российских компаниях проектный подход способствует и вовсе повышению экономики минимум на 15%.
Принципы управления проектами
Рассмотрим принципы УП.
Преимущества УП
Собственнику управление проектами позволяет стать конкурентоспособным, получить дополнительную прибыль.
Государство при условии грамотного использования методологий и инструментов лучше контролирует расходование денег, ресурсы. При этом снижаются риски.
Как научиться управлять проектами
Чтобы достигать поставленных целей и показывать результаты, важно придерживаться нескольких правил.
И самое главное — не бояться непредвиденных ситуаций, ведь, что бы ни случалось, результат по проекту должен быть достигнут.
Основные понятия и определения управления проектами
В качестве субъектов управления в СУП рассматриваются активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений. К ним относятся:
В качестве объекта управления рассматриваются:
Под фазой процесса управления понимается совокупность мероприятий (процессов), обеспечивающих достижение одного из следующих результатов:
О различных трактовках понятия «проект»
Понятие «проект» в разных моделях и стандартах трактуется с разных позиций. Например, в процессной модели (ISO 9000, 10006) проект рассматривается как процесс. А в рамках «менеджерской» (организационно-деятельностной) модели (ICB IPMA) «проект» как понятие определяется через «предприятие», «усилие» и » деятельность «.
Временное предприятие (усилие), осуществляемое (предпринятое) для создания уникального продукта или услуги.
Уникальная совокупность взаимосвязанных действий (работ) с определенными датами начала и окончания, предназначенных для успешного достижения общей цели.
Определение проекта
Упорядоченный подход к сбору информации по проекту, необходимой для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением проекта, обеспечивают пять типовых этапов, приводимых ниже.
Этап 1: разработка технического задания
Исследования показывают, что плохая разработка технического задания является наиболее частой преградой на пути к успеху проекта. По мнению 60% респондентов-управляющих проектами, основной проблемой является отсутствие четких целей.
В ходе работы с более, чем 1400 управляющими проектами в США и Канаде было установлено, что около 50% проблем планирования связаны с нечетким техническим заданием и постановкой целей.
Основы планирования
Теоретические основы управления проектами
При этом, » термин» временное» означает, что у любого проекта есть четкое начало и четкое завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта; или осознано, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты; или исчезла необходимость в проекте, и он прекращается». ([1] с.5)
Проекты могут различаться своими целями, масштабом, протяженностью во времени, сферой деятельности и т.д. Но у всех проектов обязательно определена конкретная цель, и она является уникальной; выделены ресурсы и существуют временные рамки для достижения цели.
Отличие проекта от повседневной операционной деятельности состоит в наличии у проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как » проекты являются временными и уникальными».([1] с.6)
» Проекты являются средством организации операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной деятельности организации. Таким образом, проекты часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана организации». ([1] с.7)
«В управление проектом входит:
Итак, управление проектом состоит в планировании, организации и управлении задачами и ресурсами для достижения цели проекта и контроле стратегии реализации проекта.
Основы планирования
Составляющие проектного плана
Проект, как правило, содержит большое количество задач, поэтому весь набор задач необходимо представить в виде укрупненных групп, логически связанных между собой. Так формируются суммарные задачи (фазы)
Создание назначений, т.е. назначение ресурсов на задачи, помогает решить ряд проблем планирования:
Проектный треугольник
Такие важные параметры проекта как содержание проекта, время и стоимость связаны между собой. Изменение значения одного из этих параметров вызывает изменение значений двух других. Например, при увеличении объема работ увеличивается стоимость и (или) длительность. Тройку «объем работ, время, стоимость» называют «тройным ограничением» или «проектным треугольником». Это одна из простых моделей, показывающая взаимозависимость характеристик проекта.
«Тройное ограничение» «приходится учитывать при согласовании разнообразных требований проекта. Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих трех факторов. Проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт, услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, вовремя и в пределах установленного бюджета. Взаимоотношения между этими факторами таково, что, если один из этих факторов изменится, то с большой долей вероятности будет затронут как минимум еще один фактор». ([1] с.8)
Теоретические основы управления проектами
Лекция 2. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ С ИСПРОЛЬЗОВАНИЕМ MS Project
Основные понятия
Теоретические основы управления проектами, основные понятия теории управления проектами, определение термина «проект», использование MS Project в управлении проектами, особенности составления плана проекта в MS Project, составляющие проектного плана, основные принципы планирования. Базовые понятия теории управления проектами, основные принципы планирования в среде MS Project 2007.
СЛ 1
Проект – это ограниченный по времени уникальный комплекс мероприятий по целенаправленному созданию или изменению некоторой системы (объекта) с четко сформулированными целями, достижение которых определяет завершение проекта, а также с установленными требованиями к срокам, результатам, риску, рамкам расходования средств и ресурсов и к организационной структуре. Цели проекта, требования к нему, промежуточные и окончательные результаты должны быть оформлены в виде проектной документации.
Проектная деятельность осуществляется во многих областях экономики, техники, социальной сферы и т.д. Можно разрабатывать проекты новой продукции, новых технологий, проекты зданий и сооружений. В области информационных технологий реализуются проекты разработки программных продуктов и автоматизированных информационных систем, информационных продуктов, например веб-сайтов, другой продукции сферы информатики. Проектная деятельность широко осуществляется в полиграфии, где реализуются проекты издания печатной продукции, а также в сфере услуг, культурного обслуживания (проект организации концерта, постановки нового спектакля и т.п.).
Деятельность, не связанную с разработкой и реализацией проектов, характеризуют как процессную (процедурную), то есть как деятельность, связанную с текущими, в т.ч. периодически повторяющимися, процессами. На машиностроительном предприятии, например, – это периодически повторяющийся запуск в производство партий деталей одного наименования. В сфере информатики – это процессы ежеквартального формирования бухгалтерского баланса, ежемесячного начисления заработной платы и т.п.
Под управлением проектом подразумевается профессиональная деятельность, направленная на выполнение проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, в денежных средствах и материальных и трудовых ресурсах, а также по качеству конечных результатов проекта. Управление проектом характеризуется следующими основными компонентами: целью управления, временными и ресурсными ограничениями, объектом и субъектом управления, контуром управления, организационными структурами управления, методами и средствами управления.
Методы и средства управления в современной их интерпретации можно рассматривать как применяемые фирмой стандарты проектирования, включая международные, национальные и внутрифирменные стандарты, и как функциональные информационные технологии, применяемые в целях автоматизации управления проектами. Автоматизация проектного управления позволяет сократить время разработки, оптимизировать величину необходимых ресурсов, включая бюджет проекта, обеспечить их равномерное использование, повысить качество управления проектом и результатов проектной деятельности.
Многие фирмы ориентированы преимущественно на проектную деятельность: НИИ, КБ, проектные организации в различных отраслях экономики, организации, разрабатывающие программные и информационные продукты, автоматизированные экономические информационные системы (АЭИС).
Организации промышленности сосредоточены, главным образом, на процессной деятельности – выпуске продукции. Однако сложившаяся в экономике ситуация заставляет их все в большей степени заниматься проектной деятельностью, связанной, в первую очередь, с внедрением технологических, продуктовых и организационных инноваций, с повышением качества технической и организационной подготовки производства.
Теоретические основы управления проектами
Одним из мощных инструментов, помогающих управлять процессом планирования и выполнения проекта является MS Project. Работа в среде MS Project требует от пользователей знакомства с теорией управления проектами, знания основных терминов и понятий. Общепринятые методики управления проектами, стандарты и ключевые термины содержатся в руководстве по управлению проектами » Project ManagementBody of Knowledge» (PMBOK), которое, по существу, является сводом профессиональных знаний по управлению проектами. СЛ 2
Проекты могут различаться своими целями, масштабом, протяженностью во времени, сферой деятельности и т.д. Но у всех проектов обязательно определена конкретная цель, и она является уникальной; выделены ресурсы и существуют временные рамки для достижения цели.
Отличие проекта от повседневной операционной деятельности состоит в наличии у проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как » проекты являются временными и уникальными».( с.6)
Под управлением проектом понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта в установленные сроки, в рамках утвержденного бюджета, с заданным качеством.
· Установка четких и достижимых целей
· Уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию времени и стоимости
· Коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников проекта».
Итак, управление проектом состоит в планировании, организации и управлении задачами и ресурсами для достижения цели проекта и контроле стратегии реализации проекта.
Основы планирования
СЛ 4
Составляющие проектного плана. План проекта представляет собой модель, описывающую реальный проект в терминах задач, ресурсов, сроков, затрат.
Что означают эти термины?
Проект, как правило, содержит большое количество задач, поэтому весь набор задач необходимо представить в виде укрупненных групп, логически связанных между собой. Так формируются суммарные задачи (фазы)
После установления списка задач проекта, длительностей задач, необходимо указать, как задачи взаимосвязаны друг с другом, их логическую зависимость.
Создание назначений, т.е. назначение ресурсов на задачи, помогает решить ряд проблем планирования:
· Определить конкретных сотрудников, ответственных за выполнение задачи, этапа и т.д.
· Контролировать объем работы, произведенной сотрудниками или оборудованием, назначенными на задачу, или контролировать объем материалов, использованных для выполнения задачи.
· Составлять более гибкое расписание задач.
· Перераспределять ресурсы для оптимизации загрузки персонала (сотрудников) и оборудования.
· Произвести расчет времени, необходимого для выполнения задач, стоимость использования ресурсов для выполнения задач, для выполнения всего проекта
Проектный треугольник СЛ 5
Проект существует для достижения определенного конкретного результата в рамках временных и бюджетных ограничений. Какое влияние оказывают ограничения на планирование проекта? Временные ограничения могут затрагивать дату начала проекта или дату его окончания, могут существовать временные ограничения на выполнение отдельных задач или привязка задач к конкретным датам; ограничения влияют на выделяемые для проекта ресурсы, на затраты; ограничением являются требования к уровню качества.
Такие важные параметры проекта как содержание проекта (объем работ), время и стоимость связаны между собой. Изменение значения одного из этих параметров вызывает изменение значений двух других. Например, при увеличении объема работ увеличивается стоимость и (или) длительность.
Тройку «объем работ, время, стоимость» называют «тройным ограничением» или «проектным треугольником». Это одна из простых моделей, показывающая взаимозависимость характеристик проекта.
«Тройное ограничение» «приходится учитывать при согласовании разнообразных требований проекта. Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих трех факторов. Проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт, услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, во время и в пределах установленного бюджета. Взаимоотношения между этими факторами таково, что, если один из этих факторов изменится, то с большой долей вероятности будет затронут как минимум еще один фактор».
Планирование проекта в MS Project
Процесс планирования в среде MS Project имеет свою специфику. После того как определены цели проекта, сформулированы основные этапы, определено содержание основных этапов, создается план проекта; далее необходимо ввести и структурировать список задач проекта, для каждой задачи ввести длительность, установить зависимости между задачами; затем, создать список ресурсов: сотрудников, оборудования и материалов, назначить ресурсы на задачи.
На основе введенной информации MS Project создает расписание. Созданное таким образом расписание можно настраивать и оптимизировать.