Что называется планированием личного труда
Личное планирование по системе
Отказаться от развлечений, друзей и отношений, только работать и спать по четыре часа в сутки… Думаете, в этом секрет успеха? Даже знаменитые трудоголики вроде Илона Маска или Эммануэля Макрона находят время на отдых и личную жизнь.
Секрет — в планировании. Продумайте, что вы будете делать сегодня, завтра, в следующем месяце и через год. Вернее, наоборот. Сначала поставьте большие цели — чего хотите добиться в жизни. Далее, определите задачи и разбейте их по годам, месяцам и так далее. Так вы всегда будете знать, что и зачем делаете. Планирование поможет не тратить время впустую и с каждым шагом приближаться к цели, к мечте.
В статье поделюсь лайфхаками и расскажу о мобильных приложениях, которые помогут успевать больше и добиваться более амбициозных целей.
Системный человек — это не робот
Когда говорят о системных людях, планирующих свое время, многим представляются какие-то люди-роботы, закрытые интроверты, которые боятся потратить лишнюю секунду неэффективно — например, пойти попить пива с друзьями.
Конечно, отдых тоже никто не отменял, но он должен быть частью плана. Предусмотрите, чтобы восстановление работоспособности не превратилось в загул.
Оглавление
Хочу рассказать все задом наперед: начну с задач на день и закончу долгосрочным планированием и мечтами:
Что такое планирование
Планирование — это постановка целей и задач, а также контроль их исполнения. Распланировать все раз и навсегда невозможно. Планы нужно время от времени корректировать, чтобы учесть неожиданности. Чтобы план помогал мне добиваться поставленных целей, я контролирую исполнение задач и анализирую успехи и неудачи. Так я проживаю каждый день — и знаю, что он прошел не зря.
Хотя мы часто смешиваем понятия «цели» и «задачи», это не одно и то же. Цели — это наши желания. Например, покорить Эверест. Чтобы это сделать, придется справляться с холодом, уклоняться от лавин, контролировать запасы — это задачи. Они могут противоречить нашим желаниям: не каждый, кто хочет стать покорителем Эвереста, готов преодолевать сложность, с этим связанные.
План на день
*Дзыыыынь. Будильник. Мат. Стакан воды. Фото штрихкода пены для бритья (мой будильник только так выключается — Alarm Clock Extreme называется)*
Нужно распределить дневные задачи…
Я не держу в голове операционную информацию и все, что не требует интеллектуального решения. Все это фиксирую в напоминальщике. Для задач, не привязанных ко времени, использую AnyDo:
Раскидываю задачи на разные части дня. AnyDo сообщает мне, когда пора решать следующую задачу. Так я ни о чем не забываю и эффективно использую время:
Задачи с фиксированным временем (например, запись к парикмахеру или тренировка) удобно ставить сразу в календарь. Использую для этого Google Календарь.
В конце дня забиваю показатели в необычный софт, который называется Daylio. Он показывает статистику прививания привычек, перепадов настроения, зависимость настроения от разных занятий. Туда же записываю инсайты за день:
План на неделю
Цели и задачи на неделю не берутся из воздуха, они планируются на еженедельной думке, которую я провожу по выходным сам с собой.
Задачи на неделю должны соотноситься с целями на месяц.
Все задачи я расписываю в MindMap — пользуюсь сервисом wisemapping.com. Это быстро, наглядно и, как по мне, MindMap удобнее, чем Evernote, Word, Excel и бумажные блокноты.
Задачи на неделю уже делятся на три категории: «Топ-3», «Другое» и «Работа».
Выделить топ-3 бывает сложно. Обычно задаю себе вопрос: «Если не сделаю это на неделе, ничего страшного?». Если ответ — «Нет, тогда катастрофа!», то записываю в топ.
Сейчас я заморочился здоровьем
Задач, которые попадают в категорию «другое», обычно целая простыня:
Благодаря планированию я не забуду о них. И некоторые, возможно, даже выполню.
В категории «работа» в основном крупные цели или вообще сторонние проекты, потому что основное рабочее планирование происходит по будням. На выходных стараюсь без суматохи реально оценить состояние проектов, какие ключевые действия нужно сделать в каждом.
Огненный инсайт
Самый огненный инсайт — планирование следующих выходных. Это просто супербомба! Наступает пятница — и ты точно знаешь, что будешь делать ближайшие два дня так, что они будут супернасыщенные. У тебя не будет ситуации, что мест нет в крутом заведении, не будет переплат, так как ты все спланировал заранее и заказал. С таким методом можно легко даже летать на выходные в Европу. Ниже список сервисов, через которые я планирую бурные выходные:
На выходных я также делаю сверку план/факта финансов. Но это тема отдельной статьи.
Цели на месяц
Такие цели также ставятся в MindMap, исходя из годовых целей. Аналогично недельным эти цели делятся на «Топ-3», «Работа» и «Другое».
Раз в месяц, обычно в первую субботу месяца, я закрываю выполненные цели в MindMap. Зеленым выделяю выполненные, красным — невыполненные. Если цель поставлена так, что непонятно, достигнута она или нет (например, «быть внимательным»), то бью себя по голове и стараюсь так по-дурацки больше цели не ставить.
Обдумываю недостигнутые цели; намного дольше, чем успехи. Неудачи — самый ценный предмет для рефлексии. «Почему я не сделал это? Лень… или мне это не нужно. или страшно… или не знаю, как сделать…»
Как я ставлю цели? Открываю список годовых целей и думаю: чтобы, например, выполнить годовую цель «Выработать 12 новых привычек», нужно сесть и подумать, чем овладеть в этом месяце.
При месячном планировании удобно также смотреть профильные конференции и выставки, сразу ставить их в календарь и покупать билеты заранее, чтобы сэкономить.
Лайфхак
В список целей стоит записывать даже те вещи, которые 100% сделаешь. Например, я точно сяду в субботу и буду анализировать неделю, ставить задачи на следующую. Зачем ставить? Часто начинаешь испытывать чувство неудовлетворения из-за того, что выполнено мало задач. А так — раз и приятность, оказывается время не впустую куда-то тратил.
Цели на год
…формируются из долгосрочных целей. Они не делятся на «Топ-3», «Другое» и «Работа». Здесь уже более сложное планирование: нужно не забыть ни одну сферу жизни.
Разные авторы выделяют для этого разные категории. Мне удобно так:
Цели на год продумываю в новогодние праздники — отдохнувшим, в спокойной обстановке, без давящих обстоятельств. Иногда — посвящаю этому несколько дней. Когда планируете следующий год, думайте о том, что вы сделаете, чтобы приблизиться к своей мечте.
Стоит сказать, что я не считаю эти цели финальным. Время слишком быстро идет, приходит новая информация после семинаров, книг, видео или новых знакомств, которые заставляют по-другому посмотреть на прежние вещи. Каждый месяц основательно перепроверяю годовые цели, но бывает и так, что что-то добавляется или уходит на еженедельной сверке.
Лайфхак
Цели я оцениваю в деньгах и понимаю их реалистичность в принципе. Например, в этом году я хочу четыре больших отпуска. После пересчета в рубли становится понятно, что, чтобы совместить эту цель со всеми остальными, либо путешествий должно быть меньше, либо они должны быть короче, либо это будут какие-то бюджетные места, либо стоит отказать от запланированного автомобиля. Затем принимаю решение.
Долгосрочные цели
Цели на три года. Говорят, что мы недооцениваем силу трех лет, но переоцениваем силу года. Я осмелюсь поставить себе цели, которые кажутся большими и страшными. Одна прекрасная девушка советует делать так: представьте свой идеальный день через три года и распишите его. Категории выделяются те же самые, что и на годовом планировании.
Все эти цели тоже считаются в рублях, и здесь вы поймете, сколько должны будете зарабатывать, чтобы реализовать их. Насколько эта цифра реалистична, вы поймете на годовом планировании.
Мечты
Принято считать, что мечта — это цель без дедлайна. Именно она заставляет просыпаться рано утром, в выходные; работать по 16 часов в сутки.
На ее фоне проблемы, которые могли бы показаться серьезными, — кажутся небольшим препятствием, которое к тому же чему-нибудь научит. К примеру, сгоревший склад с генераторами — наверное, горе для предпринимателя. Но если он Илон Маск и его цель — запустить ракету, то это мелочь. Даже взорвавшаяся пилотная ракета в космосе становится ерундой перед перспективой высадиться на Марсе (впрочем, абсолютизировать этот принцип, как это делает Дмитрий Олегович Рогозин, мы вам не советуем).
Сейчас меня вдохновляет мечта полной автоматизации digital-продвижения. Нажал кнопку — и ставки и креативы стали корректироваться. Думаю, в недалеком будущем так и будет.
Становитесь проактивными, перестаньте думать, что что-то само по себе случится. Внедряйте, улучшайте и добавляйтесь в друзья!
Дорогой, нам надо расстаться. 11 фраз, за которые нужно уволить сотрудника
Миссия невыполнима. Как найти интернет-маркетолога или директора по digital-маркетингу
Организация личного труда
Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планировать и организовывать свой труд. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
Поток хаотических операций и дел в более или менее стройную систему превращают следующие составляющие:
Общий практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и, в конечном счете, к экономии времени в целом.
Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее время, составлять план личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности.
Планируя, мы отвечаем на вопросы:
· Чего я достиг? (оценка ситуации)
· Чего я хочу достичь? (целеполагание)
· Как я этого добьюсь? (планирование)
Чтобы избежать излишних затрат времени, можно составлять ежедневный временной план, который может отслеживать, на что вы тратите свое время. Проанализировав временной план, вы сможете определить те дела, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, вы начнете пересматривать и по новому планировать очередность дел.
Нерационально спланированный рабочий день имеет следующие признаки:
Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности:
По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.
Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд и исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно заполняется текущими делами и не остается времени на выполнение перспективных вопросов, повышение квалификации, реализацию духовных интересов и отдых.
После того, как определен бюджет времени и уточнены его затраты на планируемые дела, необходимо сопоставить эти данные. Прежде всего, оценивается их суммарное взаимосоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом планируемых дел и реальными возможностями их выполнения. Ясно, что если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень планируемых дел. Если же они соответствуют друг другу, то такое сопоставление для проверки можно продолжить и узнать, насколько реально выделено время для их выполнения в те или иные временные периоды. В конечном итоге получаем уточненный перечень планируемых дел и ряд практических соображений по поводу последовательности их выполнения.
Реальный рабочий план на день состоит из определенных временных блоков, заполненных А делами, исполнению которых не может помешать ничто и никто. То, что не предусмотрено или незапланировано, но все – таки неизбежно наваливается на руководителя, следует помещать в те временные блоки, в которых запланировано выполнение Б и В дел. Тогда уже эти Б и В дела можно не выполнять.
Никому не позволяйте прервать А занятие. Если руководитель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б и В дела. Его будут уважать, ценить, и не захотят потерять.
Если распорядок дня в основном свободен от различных неожиданностей, руководитель спокойно может выделить 6 часов на выполнение той или иной работы. Если неожиданности не исключены, но и даже возможны, следует ограничиться 3-4 часами.
Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время таким образом, чтобы в каждый час 15 минут оставалось свободными, которые можно было бы использовать для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, визирования документов, непредусмотренных работ или отдыха.
Для составления ежедневного плана с использованием метода «Альпы» требуется в среднем не более 10 минут. Метод включает пять стадий:
Приведем основные доводы в пользу этого метода:
Можно еще более рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов использовать другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Например, для пометки тех или иных действий, можно применять следующие символы:
Срочно
+ Приоритет категории А
О перенос на более поздний срок
Х Невыполнимое или само собой разрешившееся дело
Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки
Содержание
Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.
Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.
Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.
Основные виды планирования
Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.
Планирование по необходимости
Этот вид в свою очередь делится на:
По времени исполнения задач
Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.
Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.
Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.
Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.
По содержанию плана
Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.
Топ самых популярных методов планирования
Матрица Эйзенхауэра
Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.
В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:
Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.
Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.
Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.
Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.
Метод Парето
Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.
Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.
Метод OKR
OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.
Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.
Фикс-тайм методы
Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.
Метод декомпозиции
Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.
Простые советы по планированию
1. Определитесь с методом
Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.
2. Введите планирование в привычку
Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.
3. Формулируйте цели четко
Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.
Личный опыт
Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:
«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:
Система планирования личного труда руководителя
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 28 Ноября 2013 в 23:22, доклад
Описание работы
Систему планирования личного труда руководителя можно представить следующим образом: как закрытую систему, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов – долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние воплощаются в планах дня.
Для непредвиденных работ, а так же оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании дня следует учитывать правило 60:40 – планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Файлы: 1 файл
1вопрос.docx
Система планирования личного труда руководителя
Планирование личного труда руководителя
Систему планирования личного труда руководителя можно представить следующим образом: как закрытую систему, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов – долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние воплощаются в планах дня.
Для непредвиденных работ, а так же оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании дня следует учитывать правило 60:40 – планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Планирование, как это уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей.
Существует ряд преимуществ письменной формы планирования.
-Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти, а планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
-Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.
-В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.
-Благодаря контролю результатов дня у вас «не теряются» несделанные дела (их переносят на следующий день).
-За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.
-Последовательное планирование дня обуславливает совершенствование Вашей личной методики работы.
-Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, вы ограничиваетесь только самым существенным. Если вы в конце дня задаете себе вопрос, «а что, собственно, сделано?», то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целевой установки на день.
В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:
В связи с этим выделяют перспективное, среднесрочное и текущее планирование (в т.ч. Оперативное – неделя, день).
По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода. Их следует учитывать для корректировки планов на последующий период.
2.1 Планирование рабочего времени
Понимание особенностей управленческого труда заключается в понимании механизма мотивации работников, в наличии современных и уместных представлений о роли руководителя. Руководитель, который понимает особенности управленческого труда, должен как можно чаще задумываться над принципами управления, хорошо знать идеи относительно стилей руководства, уметь создавать позитивную рабочую атмосферу, хорошо знать свой стиль руководства и менять его в зависимости от ситуации и т.д.
Отношения управления выступают как психологические взаимоотношения людей. Управление психологическими процессами предполагает учет психологии коллектива, менеджера, управления, взаимоотношения людей.
Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.
Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9 00 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13 00 до 14 00 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.
Одна из проблем планирования — это группировка, классификация разнообразных задач, проблем и дел, ежедневно встающих перед руководителем. По каким критериям сортировать задачи, как поступить с той или иной проблемой, с какой из них начать, как распределить их во времени? Для того чтобы найти ответы на эти вопросы, специалисты предлагают воспользоваться принципами Парето, АБВ-анализом или принципом Эйзенхауэра.
Принцип Парето – этот принцип, названный именем своего автора — итальянского экономиста Вильфредо Парето, в общем виде сводится к утверждению, что внутри любой группы (например, группы задач) малые части приобретают намного большую значимость, чем предполагает их удельный вес. В результате многочисленных исследований в различных сферах было установлено следующее:
Поэтому принцип Парето иногда называют принципом 80 : 20, или принципом 8 : 2. Если говорить об управлении, то здесь этот принцип проявляется так: в процессе работы 20% задач обусловливают 80% результатов, а 80% задач обеспечивают 20% результатов. Или иначе: в процессе работы за 20% времени достигается 80% результатов, а за оставшиеся 80% времени — 20% результатов. Между прочим, вы можете это проверить во время сессии. Не правда ли, что за первые 80% времени, отпущенного на подготовку к экзамену, вы выучиваете 20% вопросов, а за оставшиеся 20% — 80% материала. Применительно к повседневной работе менеджера использование принципа Парето означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные и требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступить к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью. Итак, сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.
После классификации задач по категориям определяется время на их решение. Для этого в рабочем плане отводится:
Принцип Эйзенхауэра. Согласно этому принципу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от этих критериев выделяются четыре группы дел:
1. Срочные и важные дела. За них следует приниматься тут же и самому.
2. Срочные, но не очень важные (менее важные) дела. Здесь руководителю не стоит проявлять поспешность. Если задача, несмотря на срочность, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-то особых качеств.
3. Важные, но не срочные дела. Их не требуется выполнять безотлагательно, они могут подождать. Проблемы с такими делами начинаются тогда, когда они превращаются в срочные. А поскольку это происходит неизбежно, можно рекомендовать следующее: лучше всего важные, но не срочные дела либо отложить, либо полностью или частично поручить своим подчиненным. Кстати сказать, этим вы не только сэкономите время, но и сможете способствовать повышению мотивации своих сотрудников.
4. Несрочные (менее срочные) и неважные (менее важные) дела. Эти дела можно вообще не делать безо всякого ущерба.
К сожалению, для нашего руководящего состава не иметь времени и работать как можно больше (дольше) стало своеобразным символом статуса, служебного положения и даже предметом гордости. Но дело здесь, конечно, не в перегрузке работой, а в простом неумении планировать собственное время. Исследователь в области менеджмент А. Маккензи в результате многочисленных опросов высшего управленческого персонала сделал вывод, что из ста менеджеров лишь одному (1%) хватает времени для решения всех дел. Десятерым (то есть 10%) его требуется на больше, сорока (40%) — на 25% больше, а остальным ней хватает даже 50% дополнительного времени. И это, конечно, свидетельствует не о количестве дел и загруженности менеджеров, а о массовом неумении рационально использовать свое время. Не случайно, поэтому в современном менеджменте су шествует раздел, который называется «Менеджмент времени».
Из чего складывается менеджмент времени? Во-первых, из нахождения и устранения «поглотителей» времени руководителя и, во-вторых, из умения планировать рабочий день. Существуют наиболее часто встречающиеся «поглотители», или «ловушки» времени. Если в своей работе устранить хотя бы пять из них, и это будет прекрасный результат.
1. Нечеткая постановка целей.
2. Отсутствие приоритета в целях.
3. Попытки слишком много делать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование рабочего дня.
6. Личная неорганизованность («заваленный» письменный стол).
7. Чрезмерная трата времени на корреспонденцию, бумаги.
8. Плохое ведение документации.
9. Недостаток мотивации.
10. Поиски записей, записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки в кооперации и разделении труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины,
17. Неумение довести дело до конца.
18. Нерабочая обстановка (посторонний шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие обратной связи.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Деловые записи сверх меры.
25. Синдром откладывания.
26. Желание знать все факты.
27. Длительность ожидания (например, деловой встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование дел.
Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.
1.2 Отличительные особенности труда руководителя
Для эффективного осуществления функций планирования, организации, мотивации, контроля необходимо эффективное руководство.
Руководство — процесс социальной организации и управления деятельностью членов группы. Управлять деятельностью людей — значит оказывать на них влияние, побуждая работать на достижение целей организации.