Что написать в общий чат
11 правил переписки в рабочих чатах, чтобы никого не бесить
Три миллиона россиян работают удалённо. А большая часть общения на такой работе происходит в чатиках. По этому поводу решили напомнить, как общаться с коллегами так, чтобы было хорошо и им, и вам, и работе.
1. Корректно оформите профиль
Используйте настоящее имя и фамилию — так коллегам будет проще найти вас в общем чате. Прикрепите свежую фотографию, на которой вас легко узнать. Лучше выбрать крупный нейтральный портрет на однородном фоне. В описании профиля укажите, чем вы занимаетесь или какая у вас должность.
2. Настройте уведомления так, чтобы вам было комфортно
Члены одной команды могут находиться в разных часовых поясах и отправлять сообщения в любое время суток. Уведомления не должны будить вас ночью или во время важной встречи. Для этого выберите в настройках телефона пункт «Не беспокоить» и установите нужное время. Например, заглушите оповещения с 22:00 до 7:00. Также можно убрать звуковые сигналы или временно отключить уведомления конкретного чата.
3. Не отправляйте сообщения в нерабочее время
Уважайте личное пространство коллег и не беспокойте их в выходные дни и нерабочие часы. Чтобы не забыть послать важную информацию, настройте отложенную отправку сообщения. Чтобы сделать это в телеграме, нажмите на самолётик. Выпадет меню, в котором нужно выбрать пункт «Отправить позже» и настроить время. В электронной почте тоже можно настроить отложенную отправку сообщения. Другие приложения могут не поддерживать эту функцию, в таком случае лучше записать мысль в заметке и дождаться рабочего дня, чтобы отправить сообщение.
4. Представьтесь, если пишете впервые
Конечно, вся информация написана в профиле. Но лучше проявить заботу и написать пару строк о себе и о причине обращения.
По правилам этикета мы должны поздороваться, дождаться ответного приветствия и только после этого начать разговор. Но цифровой этикет призывает нас экономить время и ресурсы друг друга. В интернете мы здороваемся и в этом же сообщении излагаем суть нашего обращения. Проще говоря, не надо писать «Привет» и ждать, пока на него ответят.
Отдельный вопрос — слова благодарности. В обычной жизни после «спасибо» принято говорить «пожалуйста», «рад помочь», «обращайся». В цифровой среде писать что-то после «спасибо» будет уже лишним. По крайней мере, в опросе в телеграм-канале «Цифровой этикет» 76% из почти четырёх тысяч проголосовавших сказали, что не ждут никакого ответа на своё «спасибо».
5. Обращайтесь к собеседнику по имени
И внимательно проверяйте имена на опечатки перед отправкой сообщения. А если вы всё-таки ошиблись — ничего страшного, главное, извинитесь перед собеседником и исправьтесь.
6. Пишите грамотно
Проверьте сообщение на опечатки перед отправкой. Если сомневаетесь в написании слова или каком-то правиле, можно уточнить его на «Грамоте.ру». Если обнаружили ошибку в уже опубликованном сообщении, исправьте её. Если в мессенджере есть функция «редактировать сообщение» — воспользуйтесь ей.
7. Старайтесь не засорять чат лишней информацией
Формулируйте мысли коротко и ясно. Если вопрос касается одного-двух человек, пишите не в общий чат, а в личку.
Не злоупотребляйте мемами и картинками с милыми животными. Лишние сообщения отвлекают и мешают искать действительно нужную информацию. Впрочем, в пятницу вечером пара котиков, может, и не повредит!
Со смайликами такая же история — они помогают передать эмоции и показать доброжелательный тон, но лучше ставить не больше одного-двух смайлов на сообщение.
8. Отвечайте по возможности быстро и по делу
А если ответ требует времени — скажите об этом собеседнику и сориентируйте по срокам. Старайтесь не использовать сокращения и аббревиатуры, за исключением общепринятых. Прошли времена эсэмэсок, когда каждый символ был на вес золота. Не стоит писать «ДД» вместо «Добрый день!» или «КМК» вместо «Как мне кажется».
Повседневный этикет предполагает культуру small talk — вы встретились с человеком и перекидываетесь парой фраз про погоду, пробки, дела, настроение. Но в цифровом этикете, особенно в деловой переписке, вопросы «Как дела?», «Как настроение?», «Что нового?» считаются не очень корректными, потому что ставят человека в неловкое положение. Он не понимает, нужно ли отвечать подробно или эти вопросы — лишь прелюдия перед тем, как собеседник изложит просьбу.
9. Не используйте голосовые сообщения
Слушать голосовые сообщения долго и не всегда удобно. Когда нет возможности печатать, используйте голосовой набор — эта функция есть у большинства современных смартфонов. Если по каким-то причинам необходимо отправить именно голосовое сообщение, сопроводите его письменным пояснением. Так собеседник поймёт, насколько эта информация актуальна для него, и выберет удобное время для прослушивания.
10. Снабжайте ссылки и файлы пояснениями
Если нужно отправить какой-то документ, обязательно напишите, что это такое и зачем нужно. Так в чате будет легче искать нужную информацию.
11. Структурируйте беседу
Когда в чате одновременно общается несколько человек, легко запутаться. Если платформа позволяет, используйте ветки беседы и прикрепляйте ответ к нужному сообщению.
Правила эффективного общения в групповых чатах
Групповые чаты — модный и эффективный инструмент для организации мероприятий, тематических обсуждений. Многие предпочитают чаты традиционным группам, так как часто ответ может прийти моментально, а о каждом новом сообщении возможно получать уведомление.
Будучи админом и участником многих чатов, я составил эти правила и решил поделиться ими тут для того, чтобы повысить КПД общения и снизить уровень стресса участников.
1. Запрещены аудиосообщения
Есть несколько сортов таких людей:
2. Каждое сообщение — законченная мысль
Очень мучительно открыть мессенджер, увидеть начало мысли и потом ждать, когда человек родит продолжение. Ты уже заинтригован и не можешь просто так закрыть чат, а человеку в это время поступил звонок или он пошёл в душ, а ты сидишь, как дурак, и ждёшь, напишет он или нет.
3. Вместо нескольких маленьких сообщений подряд, пишем одно длинное
Очень похоже на предыдущий пункт. Но представим себе, что кто-то пишет много коротких сообщений подряд и при этом каждое из них — это законченная мысль.
Для читателя после получения уведомления процесс переключения требует времени. Поэтому, чтобы поднять КПД чтения, он должен переключаться как можно меньше.
Под t понимается время.
И ещё, не все отключают уведомления в важных для себя чатах. Поэтому весьма раздражает получать 10 уведомлений инициированных одним человеком.
Исключение: когда каждая мысль настолько сильна, что кто-то может захотеть ответить именно на неё с прикреплением исходного сообщения, то их всё-таки стоит записать отдельно.
Лайфхак: в Телеграм есть настройка Slow Mode, ограничивающую частоту отправки сообщений в групповые чаты. Подробнее.
4. Запрещено использование сокращений без расшифровки, кроме утверждённых администрацией чата
За это правило скажем «спасибо» Илону Маску. Он требует его соблюдения в переписке SpaceX.
Если кто-то не знает, что означает сокращение, то уровень понимания им текста падает. Ему нужно либо спросить — потратить время группы, либо гуглить, и пытаться понять какая из расшифровок подходит по смыслу.
5. Избегай односложных ответов типа «Нет»
Объясняй почему. Каждое сообщение должно быть законченной мыслью. МЫСЛЬЮ. «Нет» — это не мысль. Когда ты видишь в ответ на своё сообщение такое, то ничего, кроме батхёрта, это не вызывает. Информационная ценность такого сообщения близка к нулю. Это 1 бит.
Любое негативное утверждение должно быть развёрнуто.
Исключения: ситуации, когда нужна срочность и есть доверие между участниками.
6. Избегай оскорбительно-оценочных ответов на чужие сообщения типа «дурь», «фигня», «идиотство» и т.п.
Самое ужасное — это написать что-то типа «дебилизм», но вообще без объяснений. Это как поднести спичку к бензину. Мы имеем оскорбление чужих мыслительных способностей без малейшей полезной информации.
Всё-таки задача чата — это принесение взаимной пользы. После подобных ответов начинают выливаться вёдра помоев и всё тонет в негативе и флуде. И люди начинают мечтать о чудо-кнопках, с помощью которых можно бить через интернет.
7. При ответе не на последнее сообщение, обязательно прикрепляй сообщение, на которое ты отвечаешь
Чтобы людям не приходилось гадать и недоудомевать.
Кроме случаев, когда программа-клиент отображает все предыдущие процитированные письма и формируется громадная простыня. Людям на смартфонах такое неудобно читать.
8. При любом не моментальном ответе ссылайся на собеседника через @
В этом случае человек получит специальное уведомление от мессенджера, что его упомянули, и вы с большей вероятностью увидите ответ.
9. Не задавайте риторические вопросы, которые могут быть поняты буквально и увести дискуссию в дебри
Текстовая природа чатов оставляет за бортом очень много интонаций. Поэтому то, что для вас, очевидно, является вопросом не требующим ответа, другой поймёт буквально и дискуссия может полностью поменять русло и превратиться во флуд.
10. Нужно стараться подбирать темы сообщений так, чтобы они были интересны хотя бы 20% участникам чата
Нужно всегда помнить, что в групповом чате множество людей кроме тебя и ценить их время. Для этого желательно переносить в личку или сторонние чаты, флудилки обсуждения которые неинтересны большинству.
11. Избегайте двусмысленностей. Выражайте мысли так, чтобы они были однозначно понятны
«Всё что может быть понято неправильно, будет понято неправильно.»
Майерсов закон письменной речи.
Перед отправкой нетривиального сообщения читаем его глазами адресата.
Всё из той же оперы: ценим чужое время и защищаем чат от флуда.
12. Любое неочевидное или спорное утверждение подкрепляем ссылкой-пруфом
Если этого не сделать, то кто-то спросит «Почему? Я слышал другое» и начнётся мышиная возня, отнимающая время.
13. У чата должны быть явно сформулированные правила
Кто-то приемлет мат, кто-то нет. Кто-то любит говорить о политике, кто-то нет.
Чем лучше сформулированы правила, тем меньше будет недоразумений, и тем лучше чат будет выполнять роль взаимообогащающей среды.
14. Выделяй жирным ключевые названия, цифры и т.д.
Многие месседжеры поддерживают язык разметки MarkDown. Научитесь им пользоваться. Выделяя жирным цифры/названия и т.д. вы помогаете собеседнику быстрее понять суть прочитанного и ЗАПОМНИТЬ эти факты.
.
Telegram: **жирный**, __курсив__, `код`.
Спасибо за внимание!
Если у вас есть идеи как дополнить или улучшить этот список — пишите в комментариях. По ошибкам — в личку.
Правила цифрового этикета в корпоративных чатах: рекомендации эксперта
С переходом многих компаний на «удаленку» общение в корпоративных чатах увеличилось. Коллективу повезло, если рабочий чат используется по назначению и в бизнес-время. Однако велики риски, что многие чаты рискуют превратиться в хранилища спама и нескончаемых звуковых уведомлений, в том числе после работы и в выходные дни.
Консультант по светскому и деловому этикету, преподаватель по этикету Татьяна Гладкая поделилась с Office Life основными правилами цифрового этикета в корпоративных чатах.
Важно понимать, что сегодня переписка в мессенджере с коллегами — это приоритетный вид общения. Телефонные звонки используются все реже. Они нужны на начальном этапе сотрудничества и для определения того, где дальше будет проходить коммуникация: в Viber, Telegram и пр.
Современному специалисту просто необходимо знать и соблюдать правила делового общения в рабочих группах.
Основные правила цифрового этикета в корпоративных чатах
Соблюдайте график работы чата
Часто рабочий чат воспринимается как обычные соцсети, где можно обмениваться сообщениями или публиковать посты в любое время суток. Но рабочий чат — это другое. Его можно сравнить с онлайн-предприятием, у которого обязательно есть свой график работы. Его определяет администратор чата и прописывает в уставе чата. Поэтому, если администратор определил, что чат работает с 9:00 до 18:00, значит, обмениваться сообщениями в нем можно только в это время. Если же временные рамки не установлены, следует руководствоваться здравым смыслом и не писать сообщения ранним утром или глубокой ночью.
Ориентироваться лучше на бизнес-время компании: если вы работаете с 8:00 до 17:00, то и рабочий чат активен в эти временные рамки.
Но бывает, что чат создается под конкретный проект — например, для организации вечернего концерта. Тогда администратор чата может определить график работы исходя из специфики проекта — к примеру, с 12:00 и до 2:00.
Нарушать график работы чата — значит, проявить неуважение к его участникам.
Не игнорируйте чат
Бывают ситуации, когда сотрудник по каким-то причинам не принимает активного участия в работе чата. Например, отключает оповещения, переносит чат в архив или же читает переписку, но продолжает обсуждение в личном чате или по телефону. Такое поведение характерно для людей старой закалки, которые в мире цифровых технологий чувствуют себя неуверенно и некомфортно, а также для тех, кто привык быть в тени и в обычной жизни.
Порой общению в чате мешает личная неприязнь. Например, если кто-то из сотрудников не ладит друг с другом, то и в Сети диалог не состоится. КПД таких специалистов в эпоху пандемии стремится к нулю. Решить проблему должны руководители, которые могут донести до подчиненного важность работы в чате. При необходимости стоит научить сотрудников пользоваться мессенджерами. И конечно, следует уладить конфликтные вопросы.
Не забудьте поздороваться
Общение в рабочем чате, как и в офисе, начинается с приветствий. Когда мы приходим на рабочее место, то здороваемся с коллегами, руководством, подчиненными, клиентами и др. Обмениваемся приветствиями, как правило, в начале рабочего дня или когда видим человека впервые за день, пусть даже вечером.
Приветствие коллег — это естественная часть этикета. В рабочем чате действуют те же правила, только со своей спецификой. Здороваться нужно с участниками, когда мы пишем сообщение первыми.
Для делового общения больше всего подходят приветствия «добрый день» или «здравствуйте». А вот «доброе утро» или «добрый вечер» больше применимы в частной жизни.
Не следует употреблять фразу «доброго времени суток». Она не имеет смысла. Это приветствие пришло к нам из мира блогерства и к грамотной речи не имеет отношения.
А вот прощаться в рабочем чате необязательно. Это может сделать администратор чата или руководитель, который в конце дня подведет итоги работы или напомнит другим сотрудникам, что рабочее время чата подходит к завершению. Например: «Коллеги, на сегодня прощаемся. Завтра обсудим вопросы. » Отвечать на это сообщение не нужно. Можно лишь поставить лайк.
Не делите одно сообщение на несколько
Каждое сообщение в групповом рабочем чате сопровождается звуковым оповещением. И если кто-то из сотрудников отправляет в чат множество сообщений, связанных одним и тем же смыслом, это раздражает остальных. Например. «Добрый день». «Скажите, решен ли вопросы с макетом?» «Когда можно будет отдать его на согласование?» Эти три предложения должны быть написаны одним сообщением, а не тремя. Иначе чат превращается в балаган.
Учтите, если сообщение адресовано конкретному человеку, то лучше его отметить, чтобы получить оперативный ответ.
И, кстати, отвечать на сообщения в рабочем чате идеально сразу, но допустимо и до конца рабочего дня. В любом случае ответ обязателен, даже если вопрос нельзя решить за день. Например, можно ответить: «Я узнаю эту информацию завтра». Оставлять сообщение без ответа непрофессионально.
На рабочие электронные письма допустимо отвечать в течение 24 часов. Раньше сроки были больше — до трех дней. Но мир меняется, становится динамичнее, а значит, и получать ответы мы хотим оперативнее.
Пишите, не сокращайте
«Пжл», «Спс», «ДД» — эти сокращения, возможно, и помогают сэкономить время автору, но адресату, наоборот, могут усложнить жизнь. Потому что тот, кто не использует такие сокращения, может не знать их значений. А на расшифровку уходит время. Сокращая вежливые фразы, мы снижаем или даже уничтожаем их значение. Тогда в чем смысл? Все же компетентному специалисту лучше употреблять слова «пожалуйста», «спасибо», «добрый день».
Уважайте знаки препинания
Не знаю, чем руководствуются люди, которые игнорируют запятые, точки, другие знаки препинания, а также не обращают внимания на орфографию.
Рабочий чат не исключение, там тоже нужно писать правильно. Если ваш коллега ошибся в написании или делает систематические описки, можно вежливо сказать ему об этом в личном сообщении, а не при всех. Также групповой чат не место для публичной порки и оценки профессионализма сотрудников. Если руководитель или коллега недоволен работой какого-то сотрудника, то разбирать этот вопрос нужно лично, а не публично.
А если вы вдруг «вышли из себя», лучше покиньте на время чат. Выплескивать эмоции на всех не стоит. Коллеги запасутся попкорном, а проблема все равно не решится.
Не кричите
«Почему на меня кричат?» — такой вопрос возникает, когда читаешь сообщение, написанное CAPS LOCK. Прописные буквы в обычных рабочих сообщениях — это крик, излишняя эмоциональность, которая создает накаленную обстановку. Часто люди пишут так случайно, не придавая особого значения эмоциональной нагрузке. Но бывает, что и специально используют большие буквы, чтобы до коллеги «дошло наконец-то». Подобного написания этикет делового общения не приветствует.
Проверяйте, тот ли это чат
Количество чатов, которыми пользуется человек в течение дня, может достигать десятка: чат друзей, чат одноклассников, чат с родителями, чат детского садика, чат школы и др. При таком количестве групп можно ошибиться и отправить сообщение не по адресу. Хорошо, если сообщение будет нейтральным. Другое дело, если очень личным или оскорбительным для участника чата. Например, вы нелестно высказались другу по поводу начальника и отправили сообщение в рабочий чат. Это неловкий или даже патовый момент. Поэтому старайтесь разделять чаты по папкам и перед отправкой убеждайтесь, что это нужный чат.
Если вы все же отправили сообщение не туда, его нужно удались и тут же написать: «Прошу прощения, сообщение отправлено по ошибке». Причину можно не указывать. Но никогда нельзя не удалять неуместное сообщение, и удалять его без пояснений тоже некрасиво. Так как может показаться, что вы удалили что-то важное.
Удалять необходимо и сообщение, которое нечаянно отправил ребенок. Такое случается довольно часто, если родители дают телефон в руки дошкольнику. В бессмысленном наборе букв и смайлов, конечно, нет ничего ужасного, но все же лучше этого избегать.
Кстати, не только дети шлют смайлики и сердечки. Некоторые взрослые тоже увлекаются эмодзи, что совершенно не подходит для деловой переписки. Поэтому из рабочего чата выселяем обезьянок, ангелочков, русалок и прочих жителей стикерпаков. Но, конечно, во всех правилах есть исключения — это стикеры: фейерверки, цветы, подарки по случаю праздника или торжественного события вполне уместны.
Не пересылайте скриншоты чата
Но совершенно невежливо, а иногда и незаконно пересылать скриншоты рабочей переписки третьим лицам. Такие скриншоты могут быть оскорбительными для участников чата и даже содержать коммерческую тайну. Пересылать скрин переписки можно лишь с согласия ее участников. Бывает, что ради веселья из группы в группу пересылаются веселые скрины. Например, когда один из сотрудников сделал ошибку в слове или повел себя некорректно. Это по меньшей мере невежливо по отношению к автору сообщений. Недопустимо пересылать в общий чат скрины личной переписки, участники которой не давали на это согласия.
Еще совет по поводу скриншотов — не используйте их, если пересылаете, например, номер телефона, договора или пароль, который другому сотруднику нужно будет вводить. Позаботьтесь о том, чтобы такая информация была в обычном сообщении, то есть чтобы пароль или номер телефона можно было скопировать и вставить, а не тратить время на набор цифр и букв.
Избегайте голосовых сообщений
Обмениваться голосовыми сообщениями в мессенджерах можно только в случае крайней необходимости, заранее получив разрешение на их отправку. Нужно понимать, что голосовые сообщения неудобно прослушивать, часто для этого требуются наушники, которые не всегда под рукой.
Голосовые сообщения отправляйте только тогда, если нет других вариантов, предварительно спросив на это разрешение. Если в чате много человек, то, конечно, разрешение нужно спрашивать не у всех, а лишь у администратора чата.
Следует ли назначать модератора чата, который следил бы за порядком?
Администратор рабочего чата обязательно назначается, если в чате более 10 сотрудников. В ином случае считается, что тот, кто создает чат, тот за ним и следит. Именно этот человек определяет и регулирует правила жизни чата, то есть его устав.
Администратор обозначает график работы чата, может вводить запреты на какие-то темы, добавлять участников, штрафовать тех, кто нарушает правила, или делать предупреждения, предлагать какие-то изменения, публиковать утвержденные макеты и пр.
Правила чата можно оставить в закрепленном сообщении либо периодически напоминать о них в самом чате. Правда, иногда нарушение правил способно спасти ситуацию. Вполне возможно, что веселый смайлик или случайное селфи только порадуют коллектив и снимут напряжение.
Рабочий чат — это рабочий инструмент, где нет места излишней эмоциональности и где нужно соблюдать правила делового общения. То есть сотрудники должны понимать, что, общаясь в чате, они находятся на работе, в офисе, на совещании и т. д. А основные принципы существования рабочего чата — это уважение ко всем его участникам, к правилам работы чата, понимание, что от эффективности работы в чате зависит успех компании.
10 правил корпоративного чата: как не превратить его в спам-ленту
У чата в корпоративной системе есть одно весомое преимущество: в нем присутствует любой ваш сотрудник. У него может не быть скайпа, он может отказаться от Телеграма или игнорировать сообщения в Фейсбуке, но как только вы создали для него аккаунт в CRM, он с вами.
Именно поэтому легкомысленный «чатик» стоит организовать более серьезно.
5 ДА: что нужно делать в чате
5 НЕТ: чего не стоит делать в корпоративном чате
Ирина Гончаренко, редактор проектов в madcats.ru: «У нас разделены рабочий и offtop-чаты. Работу по проектам, задачи мы обсуждаем только в Битрикс24 — это быстрее и безопаснее. А неформальное общение происходит в Skype — там проще отключить уведомления, если сообщения отвлекают. В Битрикс24 уведомления включены постоянно, чтобы сотрудники не пропускали важные вопросы».
Ирина Передрий, менеджер проектов компании ZIEX: «Для внеофисных сотрудников у нас давно действует правило, что они предупреждают в чате, если уходят больше чем на 15 минут. Подразумевается, что любой сотрудник отвечает за это время в течение рабочего дня. При этом ответа на письмо, например, можно ждать и сутки. Как ни крути, общение в чате всегда быстрее».
Игорь Воронов, руководитель отдела интернет-маркетинга в Webline Promotion: «Мы в компании частенько пишем друг другу “Ставь в Битрикс24”, если понимаем, что обсуждение в чате превратилось в конкретную задачу. Потому что десятки раз сталкивались с тем, что важный вопрос так и оставался на стадии обсуждения в чате. Конечно, важно не проморгать и принять решение, кто и когда будет выполнять эту задачу».
Корпоративный чат — удобный и быстрый канал коммуникаций, следует отнестись к нему серьезно, и результат вас порадует.