Что написать в автоответе на время отпуска
Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook
Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.
Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.
Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.
Настройка автоматических ответов
Выберите пункты Файл > Автоответы.
Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.
В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.
Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.
Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.
На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.
Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.
Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.
Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе
Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.
Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.
Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook
Параметр «Автоответы» можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Android. Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром «Автоответы» в пути.
Устранение неполадок Нет параметра «Автоответы»
Если в меню «Файл» отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.
Тексты автоматического ответа на входящие письма
Электронная переписка — это один из основных средств коммуникаций между контрагентами. Большая часть обмена корресподенций (счета на оплату, консультации, запросы в службу технической поддержки, договоры и др.) проходит посредством электронной почты.
В большинстве люди хотят быть уверенными, что их электронное письмо направленное своему адресату было доставлено в его почтовый ящик. Для этого достаточно настроить функцию «Автоответ на доставленное письмо».
Рекомендация
Для деловой переписки рекомендуем использовать корпоративный почтовый сервер, где адрес содержит доменное имя, зарегистрированное на вашу компанию.
Корпоративная почта — это то, что чаще всего используется в деловой электронной переписке. Такая электронная почта уже только по самому адресу может идентифицировать владельца и внушить определённую уверенность.
Вернёмся к вопросу необходимости и содержания автоответчика в электронной почте.
Примеры текстов автоответчика в электронной почте
Если вы не можете отвечать на входящие письма по причине отпуска, но желаете, чтобы отправители знали об этом, приемлемы следующие варианты автоответа:
Здравствуйте! Спасибо за ваше сообщение. Я отсутствую на рабочем месте по причине отпуска до 27 февраля 2019. В течение этого периода я не смогу оперативно ответить на ваше письмо. По всем срочным вопросам вы можете звонить по номеру +7 705 735 99 88
С уважением, Акмарал Букетова
Сообщаю, что в период с 9 по 20 февраля я отдыхаю, у меня отпуск. Поэтому я не могу ответить на ваше письмо. Вы можете обратиться к моему коллеге Степанову Александру — он в курсе всех дел.
Телефон — +7 705 735 99 88
Стандартный автоответ о доставке электронного письма
Порой, вашему контрагенту важно знать, было ли доставлено письмо на вашу почту. В данном случае можно настроить автоответ со следующим текстом:
Добрый день! Ваше письмо было доставлено в почтовый ящик. В ближайшее время я его рассмотрю и обязательно дам ответ.
С уважением, Корнева Ирина.
Преимущества автоответчика на входящие письма
Негативные моменты автоответа в электронной почте
Если уж вы решили настроить автоответ, вы можете ознакомиться с некоторыми примерами, которые мы приведём ниже.
Так нужен ли автоответ на почте?
Настраивать ли автоматический ответ в почте или нет, решение каждого человека. В некоторых случаях это является частью корпоративной этики, в других случаях это является желанием конкретного сотрудника.
Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска?
В Microsoft Outlook можно настроить автоответ на входящие сообщения электронной почты. Если вы отсутствуете в течение длительного времени и не можете проверять почту, Outlook будет отвечать на сообщения за вас.
Если вы в отпуске, и вам нужно уведомлять об этом коллег и партнеров по переписке, можно настроить в Outlook автоматический ответ. Покажем два способа настройки автоответчика в почтовом клиенте Microsoft.
Outlook: быстрая настройка уведомления об отсутствии через «Автоматические ответы»
Первый способ сделать себе автоответчик — настроить отправку автоматического ответа на входящие в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно лезть ни в какие специальные настройки. Нижеприведенный способ работает во всех актуальных версиях Outlook, но только для учетных записей на сервере Microsoft Exchange!
Теперь в указанный период на все входящие электронные письма будет даваться ответ, содержащий созданный вами текст.
Outlook: задание правила для уведомления об отсутствии
Если вы хотите использовать автоответчик Outlook дома, или в вашей организации нет Exchange, вы можете создать правило для отправки уведомлений об отсутствии. Это немного сложнее, но такое правило позволит вам отправлять разные письма об отсутствии разным получателям.
В зависимости от версии Office инструкции могут несколько отличаться, но общий принцип приведен ниже.
Вы можете создать несколько правил, чтобы Outlook отвечал разным группам отправителей по разным шаблонам. Количество правил ограничено лишь числом групп отправителей.
Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.
После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.
Настройка автоматического ответа Outlook 2010
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».
В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».
Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.
Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.
Телефон: +7 123 456-78-90
Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:
До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.
Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.
Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».
Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.
Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.
Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.
После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.
На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.
Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».
Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.
Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.
Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:
До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.
По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.
При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.
Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.
Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.
Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.
После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».
Видео создания автоответов в Outlook
Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.
Примеры забавных текстов для автоответчика почты
Разделы
Людей, которые вскоре уйдут в отпуск, можно разделить на две категории. К первой относятся люди, считающие каждый день до начала. Ко второй категории можно отнести занятых граждан. Так как множество вопросов решается при помощи переписок по электронной почте, то большинство забывают оформить текст письма, извещающий клиентов об их отсутствии.
Данная статья для занятых граждан. Прочитав ее, вы быстро сможете составить текст оригинального письма.
Автоответчик для почты
Многие пользователи не знают что такое автоответчик для электронной почты.
Их используют в основном в то время, когда закончилось рабочее время компании. Также любой сотрудник может написать такое сообщение, и система будет оповещать клиентов о том, что необходимый специалист в отпуске или на больничном. Такие сообщения называются Out-of-Office Messages.
Культура отправки таких сообщений пришла нам с запада. Письма отсылаются автоматически любому клиенту, оставившему заявку на услугу на вашем сайте или написавшему конкретно вам на электронную почту и т. д.
Как настроить автоответчик почты
Работу любого автоответчика для почты вы можете наладить под себя, организовав правильные настройки системы.
Если вы хотите настроить автоответчик почты Яндекс, то вам следует зайти на свою почту и в правом верхнем углу выбрать шестеренку (настройки). Выберите пункт «Правила обработки писем» и создайте новое правило.
Здесь вам необходимо выбрать тип писем, на которые будет отвечать система, и создать условия. Их вы можете задать несколько для одного правила. Далее вам необходимо ввести текст автоответчика на почту. После того, как вы все настроили, вам необходимо сохранить изменения, введя пароль от своей почты.
Как видно, настроить работу автоответчика не сложно. Вы с легкостью справитесь и с настройками других систем.
Забавные фразы для e-mail автоответчика
Оформляя тексты для рассылки, вы можете составить оригинальное письмо в комическом или деловом стиле. Рассмотрим забавные тексты автоответчика, предупреждающие клиентов об отпуске сотрудника.
Письма, вызывающие сочувствие. В таком письме вы даете понять клиенту, что отдыхаете не на Мальдивских островах, а в районе холодного севера.
Ответить на письмо смогу только 9 числа.
«Сожалею, что мое письмо об отсутствии в офисе дало вам ложную надежду на столь скорый ответ»
В письмах можно использовать фразы из знаменитых фильмов. Для кого-то такой ответ может показаться странным, а кого-то заставить улыбнуться. Если вы собираетесь в отпуск, поищите интересные фразы о вашем месте путешествия и вставьте их в текст.
И там я проведу несколько следующих дней, выступая с презентацией. Говорят, что там есть красивые кукурузные поля. Не знаю увижу их я или нет.
Если вам что-то понадобится в период, пока я блуждаю по кукурузным полям, вы можете обратиться к моей помощнице. Она с радостью вам поможет!»
Остроумные ответы типа найди меня, если сможешь. В таком тексте автором прописывается выдуманная история о том, что ему необходимо забраться на самую высокую гору мира. Так автор письма дает понять своему клиенту, что в отпуске он не намерен работать и помочь сможет только после своего возвращения. В тексте стоит упомянуть дату возвращения на рабочее место. Так клиент будет точно уверен в том, когда сможет вновь обратиться к вам.
Если я вам срочно нужен, вы можете поехать за мной на Кавказ и взобраться на Эльбрус. Встретимся на вершине!
Для срочного решения проблемы, обратитесь к специалисту Наталье. Если хотите, чтобы помог лично я, то на рабочем месте я буду с 12 февраля. Можете прислать письмо в этот день.
Так как зайти на свою почту возможно всегда и на любом устройстве, стоит только иметь доступ к интернету, то многие клиенты, зная об этом, не перестают слать свои письма. В таком случае, чтобы не отвлекаться от отпуска и не думать о работе, вы можете создать еще одну почту для самых «сложных» клиентов, требующих именно вашего ответа. Составьте текст для автоответчика электронной почты следующего характера.
«Здравствуйте, в настоящий момент я нахожусь в отпуске и смогу ответить вам только 5 января. Конечно, вы подумаете, что ответ не займет много времени и что именно вам я бы мог ответить. Но таких писем слишком много, а мне хочется отдохнуть с семьей. Поэтому
В противном случае я отвечу по возвращении.
Во многих сферах деятельности, в основном, где обязанности делегируются между сотрудниками компании, за каждым закреплена определенная работа, с которой не знакомы или мало знакомы другие сотрудники. Поэтому при отпуске сотрудника или его отсутствия по другой причине, необходимо непрерывная связь. Зачастую общаться в социальных сетях куда проще, чем по почте. Вы можете прописать текст с указанием ссылки на вашу социальную страницу, например в ВК, но тонко намекнуть клиенту, что вы отдыхаете (разместите ссылку на словах об отпуске). Так с вами будут связываться только по делу, по «мелким» вопросам вас не будут беспокоить.
«Меня нет на рабочем месте. Я за границей до 15 числа. Но если у вас что-то срочное, вы можете написать мне в ВК НЕ_БЕСПОКОИТЬ_Я_В_ОТПУСКЕ или попросить решить проблему другого сотрудника»
Следующий вариант — текст в виде загадки. Если вы собираетесь отдохнуть, то можете прописать текст на основе этого примера.
В настоящее время меня нет в офисе — я наслаждаюсь арахисом и попкорном со своей семьей. Догадываетесь где я? Понимаю вы заняты и хотите, чтобы ваши проблемы были решены как можно быстрее.
Если ваше сообщение носит срочный характер, не беспокойтесь — мы со всем разберемся. Вы можете связаться с Маргаритой Васильевной или Анастасией Владимировной.
Я буду на рабочем месте 17 декабря и с удовольствием вам отвечу. Прекрасных выходных!
С наилучшими пожеланиями,
При написании такого письма, установите на инициалах сотрудников ссылки, по которым ваши клиенты смогут связаться с ними.
Мы рассмотрели несколько интересных фраз автоответчиков, которые позволяют четко понять клиенту, что вас в данный момент нет в офисе, но вы поможете ему как только вернетесь. При написании текста используйте юмор, комические выражения, картинки. Так клиентам будет проще воспринять ваше отсутствие.
Примеры автоответчика о смене электронной почты
Кроме моментов отсутствия сотрудника на рабочем месте, автоответчик помогает в случае смены адреса почты компании. Приведем примеры.
«Уважаемые клиенты! Хотим сообщить, что компания ТЕХСЕРВИС сменила адреса электронной почты.
Просим вас перенаправить ваши письма на новые адреса:
С уважением, компания ТЕХСЕРВИС»
Приведем еще один пример.
Приносим извинения за доставленные неудобства. Компания ООО «Николаев» сменила несколько адресов электронной почты:
Остальные адреса отделов остались без изменения!
Убедительно просим вас направлять свои заявки и вопросы по новым электронным адресам»