Что написать сотруднику при увольнении
Прощальное письмо коллегам при увольнении
Прощальное письмо при увольнении – документ, который не носит обязательного характера, но все же является частью корпоративной культуры, знаком уважения к бывшим сослуживцам и проявлением элементарной вежливости. Такие прощальные послания пришли к нам из западных стран, где они очень распространены. На сегодняшний день в нашей стране их написание не является общеприменимым правилом, однако во многих крупных компаниях с большим количеством сотрудников прощальные письма уже перестали быть чем-то экстраординарным и из ряда вон выходящим.
Зачем писать
По большому счету, основная задача у подобного послания одна: информировать коллег, сослуживцев, партнеров и т.п. об увольнении. Кроме того, в письме довольно часто указывается новое место работы (для поддержания деловых контактов в дальнейшем), а также данные о преемнике. Теплые, дружеские слова в адрес бывших коллег позволяют сохранить с ними хорошие отношения, что, в свою очередь, может иметь большое значения для будущей карьеры увольняющегося сотрудника.
Кому адресовать
В качестве получателя могут выступать как коллеги отправителя внутри компании-работодателя, причем, независимо от их должностного ранга, так и представители других организаций, с которыми увольняющемуся приходилось тесно взаимодействовать в решении профессиональных вопросов. Также прощальное письмо может быть адресовано клиентам и заказчикам, с которыми хочется сохранить хорошие деловые отношения.
Важное уточнение: если письмо адресуется группе сотрудников, то в обращении так и стоит указывать, без перечисления конкретных имен, а если получатель – руководитель, то к нему нужно обязательно обращаться по имени-отчеству.
Какой стиль использовать
На самом деле, стиль прощального письма может быть самым различным – здесь фантазия и возможности увольняющегося сотрудника ничем не ограничены. В числе прочего, форма подачи письма во многом может зависеть от причины увольнения.
Например, если произошло увольнение из-за несоответствия занимаемой должности, можно составить юмористическое послание, с акцентом на благодарность коллегам за помощь в понимании того, что данная работа не подходит автору послания. Единственное требование: не скатываться до иронии по отношению к коллегам, а тем более до злой сатиры.
Еще один вариант – высказать в письме все то недовольство, которое накопилось за долгие годы работы в коллективе. Такое письмо обычно носит выраженный негативный характер, но на некоторое время позволяет уменьшить стресс от увольнения. Правда, в этом случае, не стоит рассчитывать на поддержание в дальнейшем дружеских отношений с бывшими коллегами.
На практике встречались и стихотворные прощальные послания, но это особые случаи, когда автор не только хочет сделать яркий прощальный жест, но и обладает определенными навыками креатива.
Ну и самый простой и незамысловатый способ попрощаться с коллегами: составление формального сообщения. Оно особенно актуально тогда, когда речь идет о вполне мирном и даже выгодном увольнении (например, при переходе автора письма на более высокую должность).
Чего следует избегать при написании письма
В письмо нежелательно включать эмоционально окрашенные выражения, недостоверные, а тем более заведомо лживые сведения и колкие замечания в адрес коллег. Категорически недопустима ненормативная лексика, фривольность и грубости.
Также не нужно писать слишком длинные послания – следует уважать время других людей, но и слишком короткими сообщениями лучше тоже не ограничиваться (чтобы не сложилось ощущения недосказанности, способное вызвать толки и пересуды).
Правила и пример составления прощального письма коллегам при увольнении
Понятно, что единого образца письма нет и быть не может. Оно всегда составляется по широко распространенным шаблонам или же в свободном виде, но некоторых правил и норм придерживаться при любом варианте все же желательно.
Тон послания должен быть доброжелательным, спокойным, сдержанным. При написании следует тщательно придерживаться правил и норм русского языка, особенно по части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо можно писать как от руки, так и печатать на компьютере, при этом первый вариант даст понять бывшим сослуживцам об особом, даже несколько личном характере послания.
Как отправить прощальное письмо
Самый простой и быстрый способ – сделать массовую рассылку через электронную почту. Это позволит охватить максимально большой круг получателей и довести до их сведения необходимую информацию. Также можно задействовать факсовую пересылку или же отправку через Почту России (второй вариант подходит в тех случаях, если информирование заинтересованной стороны носит официальный характер). И хотя оба эти способа в последние годы используются крайне редко, но и они находят своего пользователя.
Как увольнять сотрудников вежливо и без сожалений
Долгое время в корпоративном мире было распространено мнение, что увольнение подобно смертной казни. Ничего глупее быть не может. Если увольнение – это смертная казнь, неудивительно, что менеджеры до последнего тянут, лишь бы не увольнять работника, который не справляется.
Здесь более уместна другая метафора: увольнение – это полюбовный развод. Как бы ни было больно сейчас, развод даст толчок, который поможет исправить ошибки и позволит двигаться дальше к более приемлемому для обеих сторон будущему. Если все сделать правильно, таким толчком может стать и увольнение. Вот пошаговое руководство к действию.
Начните с плана на переходный период
Назначьте время увольнения. У экспертов нет единого мнения о том, когда именно стоит увольнять сотрудника, но все они сходятся на том, что выбор времени для такого решения должен быть обоснован. Если вы сообщите сотруднику о принятом решении в начале дня и в начале недели, он быстрее сможет приступить к поиску новой работы и, возможно, не проведет все выходные в подавленном настроении или, что еще хуже, в мыслях о мести. С другой стороны, если уволить кого-то днем в пятницу, остальных сотрудников это практически не затронет.
При любом решении руководствуйтесь интересами компании. Вероятно, вам приходится мириться с отсутствием результата вот уже несколько месяцев в надежде, что ситуация исправится сама собой. Теперь, когда конец близок, распланируйте переходный период так, чтобы минимально затронуть работу компании и остальных сотрудников.
Поищите резервы внутри компании: возможно, на освободившееся место можно кого-то назначить. Пока вы подбираете кандидата и готовите его к вступлению в должность, с увольнением можно и повременить. Возможно, стоит ненавязчиво оповестить клиентов и партнеров о том, что в ваших рядах предстоят изменения.
Представьте, что вы выступаете перед судом присяжных
Чтобы у вашего решения было прочное основание, представьте, что вы выступаете с речью перед судом и даете показания, а адвокат сотрудника всячески пытается доказать, что вы уволили его без всяких причин или, что еще хуже, в отместку за что-нибудь. Попробуйте найти в обосновании вашего решения все, что можно счесть пустой отговоркой или свидетельством личной неприязни.
Действуйте постепенно
Все проблемы при увольнении возникают из-за необдуманных действий. Если хочется что-то сказать, не торопитесь. Запишите ключевые мысли на листе бумаги и сверяйтесь с ним. Нужно четко понимать, что происходит. Это не сеанс у психотерапевта. Вы сообщаете человеку о том, что принято решение его уволить, и это решение – окончательное. Поэтому действовать нужно так:
1. Начните с самой сути. Вместо светских разговоров перейдите к делу. Вот пример того, как можно начать встречу с увольняемым: «Садитесь, у меня для вас плохие новости». Если вы с самого начала сообщите человеку о том, что ему предстоит услышать что-то неприятное, он сможет морально подготовиться и будет слушать вас внимательнее.
2. А теперь переходите к неприятному. В одном-двух предложениях расскажите сотруднику о том, что его увольняют и почему это происходит. Говорите в прошедшем времени, то есть «принято решение вас уволить», а не «вас увольняют». Вот пример: «Знаете, Мэри, мы уже говорили о проблемах с качеством в вашем отделе. По данным отчета за прошлый месяц, ваш отдел все еще на последнем месте по показателям качества. Мы решили, что нужно что-то менять, поэтому с сегодняшнего дня вы уволены».
О чем следует помнить, когда вы сообщаете сотруднику об увольнении:
Неправильные слова: «Знаю, что вы сейчас чувствуете». На самом деле вы не знаете, как себя чувствует человек, которого увольняют.
Не говорите: «Я знаю, что сейчас вам плохо, но потом вы поймете, что это было только к лучшему». Это не так. Увольнение – это очень травматичное событие.
Не оправдывайтесь («Вы должны были понимать, чем это грозит»).
На всякий случай приготовьтесь к слезам и эмоциям.
Инстинкт выживания очень силен, поэтому дайте сотруднику время осмыслить сказанное. И не забывайте о золотом моральном правиле: относись к людям так, как хочешь, чтобы относились к тебе.
3. Выслушайте сотрудника. Все люди реагируют на сообщение об увольнении примерно одинаково. Наиболее часто встречающиеся реакции – шок, отрицание, гнев и печаль. Послушайте, что скажет сотрудник. Так вы поймете, как он воспринял это известие, и сможете продумать, как действовать дальше.
Четыре вида реакций на увольнение
Шок
Как реагировать: признайте за человеком право на эмоцию; не спорьте и не оправдывайтесь; повторите и закрепите сказанное.
Отрицание
Как реагировать: убедитесь, что собеседник понял, что вы сказали; повторите сказанное; повторяйте до тех пор, пока сотрудник не поймет, что вы сказали.
Гнев
Как реагировать: признайте за человеком право на эмоцию; не пускайтесь в подробные разъяснения о причинах решения; не оправдывайтесь; говорите твердо и настойчиво.
Печаль
Как реагировать: признайте за человеком право на эмоцию; продолжайте разговор; сделайте акцент на будущем.
4. Обговорите все важные моменты. Опишите увольняемому во всех подробностях о том, что будет дальше. Сообщите обо всем, что касается выплат, пособий, неиспользованного отпуска, рекомендательных писем, содействия в трудоустройстве, объяснений коллегам, текущих проектов и т. д. В этот момент вы не можете позволить себе фразу: «Мы с вами обсудим это позже».
5. Не стоит сопереживать тем, кто этого не заслужил. Почти все мои знакомые руководители – чуткие и внимательные люди. Однако, когда приходит время кого-то уволить, они начинают жалеть совсем не тех. Они так волнуются за судьбу сотрудника, которого им предстоит уволить, что напрочь забывают о людях, которые в отличие от увольняемого все-таки справлялись с работой, несмотря на аналогичные сложности, например, в личной жизни.
На самом деле, когда из компании уходят лентяи и те, кто не справляется, оставшимся становится легче, ведь это им приходилось пахать за двоих или доделывать чужую работу. Если увольнения обоснованны, а сотрудников оповещают об этом в уважительной и доброжелательной форме, всем становится ясно, что в компании царит хорошая профессиональная атмосфера.
А вот в организациях, где слабые сотрудники и откровенные лентяи продолжают ходить на работу как ни в чем не бывало, у талантливых и энергичных людей появляется ощущение, что их не ждет ничего хорошего. Те, кто сможет найти другую работу, уйдут. Если же они останутся, это будет означать, что их устраивает компания с низким уровнем требований к персоналу.
И напоследок – самое плохое в увольнениях заключается в том, что зачастую сотрудников увольняют слишком поздно. Приняв решение расстаться с кем-то и двигаться дальше, не нужно тешить себя пустыми надеждами, будто с этим сотрудником что-то еще может получиться. Так не бывает. Помните: самый большой вред бывает не от тех, кого вы уже уволили, а от тех, кого вы еще не уволили.-
Об авторе: Дик Грот – консультант, автор книги How to Be Good at Performance Appraisals («Как оценивать работу сотрудников»), выпущенной издательством Harvard Business Review Press
Как правильно уволиться
Варианты и порядок увольнения
Когда работник увольняется, прекращается трудовой договор и трудовые отношения между ним и работодателем.
Причины увольнения бывают разные. Чаще этого хочет сам работник — тогда он увольняется по собственному желанию. Реже инициатором увольнения выступает работодатель. Бывают и другие основания увольнения — всего их более десяти.
В статье подробно расскажу о причинах и видах увольнениях, особенностях увольнения по разным основаниям.
Признаки того, что пора увольняться
Если зарплаты не хватает на нужный вам образ жизни, в рабочем коллективе негативная атмосфера и желания выполнять свои трудовые обязанности нет, возможно, пришло время сменить работу.
Обычно выделяют такие признаки того, что пора увольняться:
Все эти моменты отдельно или в совокупности рано или поздно приведут к мысли об увольнении.
В каких случаях стоит подождать с увольнением. На увольнение надо смотреть объективно и мыслить рационально. Например, если вас не устраивает только зарплата, но вы работаете давно и знаете, что работодатель в принципе может платить больше, имеет смысл обсудить с начальством денежный вопрос и доказать свою ценность, а не сразу увольняться.
Если зарплату обещали поднять, но прошел уже год и ничего не изменилось, скорее всего, так оно и будет — пора увольняться.
Не стоит увольняться из-за ссоры с коллегой, если работа в целом вас устраивает. Страсти улягутся — потом можно пожалеть, что лишились хорошего места из-за недоразумения. При этом если вы столкнулись с моббингом — травлей на работе — стоит поберечь свои нервы и уйти в другое место.
Реально оценивайте свои возможности — походите по собеседованиям и узнайте, что требуют другие работодатели. Подумайте, можете ли вы это делать и насколько хорошо.
Как решиться уволиться
Кроме вас, о вашем будущем никто не позаботится. Если нынешняя работа больше раздражает, чем приносит удовольствие, и вы понимаете, что так жить нельзя, подумайте об увольнении.
Смена работы — серьезный шаг, особенно если на нынешнем месте работы вы трудитесь уже давно. Вот что я предлагаю сделать, чтобы увольняться было не так страшно:
Виды увольнения
Как правильно увольняться: алгоритм красивого ухода
⏱ Время прочтения — 3 минуты
Заранее сообщите непосредственному руководителю о своем уходе
Начнем с того, что, если вы только думаете об уходе, потому что вас что-то не устраивает на нынешнем месте, не стоит делать резких движений и заявлять об увольнении — поговорите тет-а-тет со своим прямым руководителем. Иногда финансовые или внутрикорпоративные причины, по которым вы хотите покинуть компанию, легко решаемы, достаточно о них просто сообщить.
Если же ваше решение уйти окончательное, скажите об этом как можно раньше, чтобы компания успела найти вам замену. В короткий срок подобрать нового сотрудника и передать ему дела почти невозможно. Будет идеально, если вы сами заранее начнете готовить себе преемника, особенно это касается руководящих позиций, на которых завязаны важные процессы и лежит большая ответственность.
Если вы были лояльны к месту работы, сообщите руководителю настоящую причину ухода и дайте честную обратную связь, чтобы он мог что-то улучшить. Даже если вы уходите к конкурентам, скажите об этом лично, потому что коллеги всё равно узнают. Так лучше пусть узнают от вас.
Передавайте дела тщательно и «лично в руки»
Моя искренняя рекомендация: дождаться выхода нового сотрудника на вашу должность и передать дела напрямую. Если вы сделаете это через коллег или оставленный «мануал», может потеряться хронология или материалы, получится «испорченный телефон». Это повлияет на качество оказания услуг клиентам.
Вам нравится эта компания, но вы просто выросли из нее? Предложите замену сами. Это поможет HR-отделу, да и вам будет легче «сдать пост», если на вашу должность возьмут вашего кандидата.
Передавайте дела детально в четком шаблоне, со всеми контактами и ссылками даже на старые версии документов. Период адаптации у новичков достаточно сложный, и, если вы проявите себя как хороший наставник, будете отвечать даже на их незначительные вопросы, это создаст вам позитивный имидж в профессиональной среде.
Отвечайте на вопросы бывших коллег и вашего преемника и после ухода
Если вы вели большой сложный блок, велика вероятность, что в первое время после ухода к вам будут обращаться с уточняющими вопросами. Проявите терпение и профессионализм, не добавляйте бывших коллег в «черный список». Не спешите удалять из компьютера и смартфона переписки и документы по задачам уже бывшей работы — информация из них может пригодиться для помощи бывшим коллегам и сотруднику, сменившему вас. Вам не сложно, а ваш бизнес-имидж станет только лучше.
Поставьте… красивое многоточие
В последний день на работе напишите сообщение в общий чат или письмо, что вы уходите, но открыты к коммуникации и остаетесь на связи. Можно пригласить коллег на небольшой фуршет, если в вашей компании это принято, чтобы красиво сказать «До свидания» и попрощаться на приятной ноте.
Вы не можете знать, когда и где встретитесь снова со своими руководителями и коллегами, поэтому на этапе увольнения будьте максимально корректны, не давайте волю эмоциям, завершите все дела, поблагодарите всех за совместную работу и пожелайте удачи в будущем. Оставьте о себе хорошую память как о профессионале и о человеке.
🚩 Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в «шапке» статьи ⏫
Как аккуратно сказать сотруднику об увольнении
Когда приходится освобождать подчиненного от обязанности сотрудничества не по его личной инициативе, ему гарантирован ряд неприятных эмоций. Если решение работодателя уязвит самолюбие увольняемого, это грозит затаенными обидами, могущими повредить фирме впоследствии. Не желаете оказаться под угрозой разбирательства законности увольнения в суде? Да и неприятные отзывы о предприятии, распространяемые обиженным, могут ударить по имиджу.
Работодателю тоже нелегко дается решение своей властью круто переменить судьбу человека, особенно если это происходит впервые. Но когда увольнения не избежать, лучше провести его максимально корректно.
Оценка овчинки и выделки
Любой руководитель, прежде чем указать на дверь, должен задать себе вопрос: можно ли избежать расставания? Нужно сначала оценить причины, которые подвигли принять роковое решение, и попробовать найти минимально затратные способы их решения, позволяющие избежать увольнения.
Работника можно уволить за несоответствие занимаемой должности, если недостаточность его квалификации подтверждена результатами аттестации. Увольнение допускается при соблюдении определенных условий.
Посмотреть условия
Безусловные причины
Существуют обстоятельства, когда расставание с сотрудником действительно необходимо и лучше его не откладывать. Без сожаления указывайте на дверь:
С сожалением, но в обязательном порядке приходится прощаться:
ВАЖНО! Увольняя сотрудника за недопустимые действия, стоит позаботиться об умеренной гласности: это послужит уроком остальным работникам и предупредит о ненадежном кадре других работодателей. Во всех остальных случаях предпочтительнее «бархатный» вариант.
Ошибки при увольнении
Когда наступает момент для решающего разговора, не допускайте психологических ошибок, увы, довольно распространенных в организациях при увольнении.
Ошибка 1. «Только не я»
Ошибка 2. «Все слышали? Он уволен!»
Ошибка 3. «Два дня наедине с болью»
Лучше не преподносить тяжелую весть перед выходными, испортив их увольняемому, продуктивнее это сделать в начале недели. Тогда у сотрудника появится возможность немедленного планирования будущего трудоустройства, он может начинать действовать немедленно, что облегчает стресс.
Ошибка 4. «Долгая прелюдия»
Можно коротко поблагодарить человека за сотрудничество, не возбраняется легкое извинение, но не стоит «резать хвост по частям», растягивая процедуру долее, чем на 15-20 минут. Особенно сердят увольняемого долгие дифирамбы перед сообщением о том, что он больше не нужен компании.
«Бесконтактное» увольнение
Можно не резко огорошить работника неожиданным известием, а создать специально спрогнозированную ситуацию, подталкивающую сотрудника к мысли об увольнении:
Процедура увольнения по сокращению нормативно урегулирована.
Ее необходимо соблюдать, иначе сокращение могут признать незаконным.
Посмотреть процедуру
Идеальное увольнение
Проанализировав рекомендации опытных работников с кадрами и социальных психологов, можно предложить работодателю следующую модель относительно беспроблемного увольнения.
Вся беседа не должна занять больше 20 минут.
Итак, главная рекомендация при увольнении – оно должно пройти максимально корректно и доброжелательно.
Подводя итог, можно сделать вывод, что если у работодателя есть время ждать и нет желания говорить в лицо работнику «Вы уволены», то можно постараться использовать бесконтактное увольнение, ненавязчиво создав неудобную атмосферу для него. Иначе, нужно набраться смелости, если это необходимо, и, учитывая советы, перечисленные выше, сообщить сотруднику о том, что он свободен.