Что нам помогает выявить и измерить потери в работе персонала

Как найти все потери: практика применения методологии lean в НПО «ЭЛСИБ»

Антон Тимохин

Руководитель проектов дирекции по развитию НПО «ЭЛСИБ»

В условиях конкурентной рыночной среды выживают только эффективные компании, которые способны получать максимальную отдачу при минимальных издержках. Достижение заданного результата возможно за счет повышения цены на продукцию или снижения издержек. Практически возможны два противоположных направления снижения издержек:

Неизбежное следствие использования дешевых ресурсов в производственном процессе — снижение качества продукции с последующим ростом издержек компании на:

Поскольку повышение цены продукции без повышения ее ценности для потребителя, как и изготовление продукции из дешевых материалов низкоквалифицированным персоналом, постепенно приведут к уменьшению объема продаж, снижению имиджа и изменению положения компании на рынке, исключим эти варианты из рассмотрения и остановимся более подробно на варианте снижения издержек за счет оптимизации производства.

На решение задач оптимизации производственных процессов направлена система lean production (бережливое производство) — концепция менеджмента, созданная на основе производственной системы Toyota и основанная на неуклонном стремлении к устранению всех видов потерь, вовлечении в процесс оптимизации бизнеса каждого сотрудника и максимальной ориентации на потребителя.

Таким образом, цель lean — идентифицировать, проанализировать и устранить все потери в производственных процессах.

Восемь видов потерь

В соответствии с концепцией бережливого производства в возникает восемь видов потерь:

Потери — это операции, на которые затрачиваются временные и материальные ресурсы без добавления ценности товару или услуге для конечного потребителя.

Рассмотрим примеры каждого вида потерь для производственного предприятия.

Неиспользование потенциала сотрудников

Основополагающий фактор эффективности непрерывного совершенствования — вовлечение в этот процесс всего персонала компании. На практике в большинстве случаев ограничения действующей системы управления значительно затрудняют подачу предложений по оптимизации сотрудниками компании:

Потери от перепроизводства

Это наиболее вредный вид потерь, так как приводит к возникновению потерь других видов:

Потери на транспортировку

Потери в результате перемещения материалов и заготовок между производственными участками и цехами, не добавляющими ценности конечному продукту:

Потери от брака, излишних отходов и переделок

Потери в результате брака и переделок:

Потери на обслуживание запасов

Потери в результате приобретения сырья и материалов в объеме, превышающем необходимый на текущий плановый период:

Потери на перемещениях и движениях персонала

Потери в результате нерациональной организации рабочего пространства:

Потери от простоев

Потери в результате простоя персонала или оборудования в ожидании информации, ресурсов, очередной технологической операции:

Потери чрезмерной обработки

Потери в результате излишней обработки или наделения продукта свойствами, не требуемыми заказчиком:

Как трансформировалась производственная система

Принимая во внимание высокую значимость оптимизации производственных процессов для эффективного функционирования компании, руководство НПО «ЭЛСИБ» в 2010 году приняло решение о формировании отдельного направления, реализующего функции стратегического планирования и развития — дирекции по развитию.

За структурными подразделениями дирекции по развитию закреплена реализация определенных задач, что представлено на Рис. 1.

Рис. 1. Задачи дирекции по развитию

Центром, координирующим деятельность структурных подразделений НПО в рамках реализации проектов развития, направленных на внедрение инструментов lean production, стал отдел развития дирекции по развитию. В целях повышения качества продуктов и услуг, формирования культуры непрерывного совершенствования отделом развития разработана и внедрена производственная система «ЭЛСИБ». Она обеспечивает решение следующих задач:

Рис. 2. Производственная система «ЭЛСИБ»

Для реализации комплекса мероприятий по управлению качеством и достижению поставленных целей разработана и функционирует подсистема управления качеством, включающая в себя модули постановки целей, управления знаниями, реализации программ развития в соответствии с утвержденной политикой в области качества, а также мониторинга их выполнения (Рис. 3).

Рис. 3. Подсистема управления качеством

Подсистема управления качеством обеспечивает решение следующих задач:

Подсистему управления качеством поддерживает интегрированная структура управления качеством, включающая в себя три уровня управления (Рис. 4):

Рис. 4. Интегрированная стуктура управления качеством

В НПО «ЭЛСИБ» ОАО в качестве платформы базы знаний используется система моделирования бизнеса Business Studio, обеспечивающая создание, наполнение, поддержание актуального состояния и предоставление распределенного доступа сотрудникам и менеджменту компании к базам знаний по трем направлениям (Рис. 5):

Рис. 5. База знаний НПО «ЭЛСИБ» на платформе системы Business Studio

Практика управления потерями

Мы рассмотрели теоретическую и организационную составляющую управления потерями, ознакомились с производственной системой НПО «ЭЛСИБ» ОАО, далее рассмотрим практику устранения потерь.

Рис. 6. Карта потерь (фрагмент)

Показательным примером может служить оптимизация процедуры работы с договорами.

В ходе проведенного аудита было установлено, что сроки согласования договоров в компании могут составлять от 3 до 20 рабочих дней и более (при регламентированном сроке не более 18 рабочих дней).

Договор проходил согласование в бумажном виде, маршрут движения договора в процессе согласования выглядел как показано на Рис. 7.

Рис. 7. Маршрут движения договора

При анализе причин длительного согласования договоров выяснилось, что процедура организована неоптимально. В частности, были выявлены следующие недостатки:

В процедуре согласования договоров идентифицированы потери:

После анализа выявленных проблем была проведена имитация процедуры согласования договоров в формате деловых игр. В результате был разработан и реализован комплекс мероприятий, направленных на сокращение сроков согласования договоров (Рис. 8):

Рис. 8. Мероприятия по сокращению сроков согласования договоров

Подводя итоги выполнения перечисленных мероприятий, следует отметить сокращение сроков согласования договоров до дней (76% от общего числа договоров по итогам 2011 года), дней (10% от общего числа договоров по итогам 2011 года), а также повышение качества подготовки проектов договоров ответственными исполнителями: количество договоров, возвращаемых на доработку ответственным исполнителям, снизилось с 40% до 15%.

Вместо заключения

Управление потерями — неотъемлемый процесс любого предприятия, независимо от его размеров и направления деятельности, без него невозможно получить максимальную отдачу при минимальных издержках. В настоящей статье мы рассмотрели практику управления потерями на крупнейшем за Уралом предприятии тяжелого энергомашиностроения.

Опубликовано по материалам:
Журнал «БОСС» № 9, 2012

Источник

Методы выявления и минимизации текущих потерь рабочего времени на предприятии

Содержание:

Выявление причины потерь рабочего времени относится к перечню ключевых задач руководителя в организации. Потому что ни один сотрудник не тратит 100% трудового дня на работу. Причины непроизводительных затрат рабочего времени имеют собственную типологию, существуют способы, помогающие провести их расчет и минимизацию.

Нерациональные потери рабочего времени есть всегда, их полная ликвидация невозможна. Но возможно изучение трудовой деятельности сотрудников с целью уменьшения нетрудовых потерь рабочего времени через проведение релевантных мероприятий. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие бывают предпосылки, виды затрат рабочего времени, как выполнять их расчет и какие методы нивелирования ежедневных потерь сотрудниками рабочего времени наиболее эффективны.

Что такое потери рабочего времени: основные определения

Рабочее время – это часть трудового дня, арендованная работодателем. В противовес личному времени рабочее время специалиста используется для решения текущих задач в организации, исполнения им прямых должностных обязанностей, прописанных в должностной инструкции. Это определяется договором, работодатель платит работнику за время, которое идентифицируется как трудовой день.

Потери рабочего времени на предприятии идентифицируются как промежуток трудового дня, в который сотрудник по тем или иным причинам не исполняет свои должностные обязанности. В эти часы он может осуществлять широкий перечень сторонних действий. Опоздания, ранние уходы, затянувшиеся обеденные перерывы, общение с друзьями в мессенджерах и социальных сетях, просмотр развлекательных сайтов – всё, что не относится к понятию «работа» в структуре дневного распорядка специалиста, определяется как потери рабочего времени в компании.

Мероприятия по устранению потерь рабочего времени направлены на то, чтобы определить нерациональные индивидуальные и общие потери и минимизировать их. Почему минимизировать, а не устранить полностью? Потому что даже при самой эффективной системе контроля руководитель не может отследить всё время сотрудника за трудовой день. Всегда есть непрогнозируемые факторы (о них мы поговорим ниже), поэтому речь идет о понятии «минимизация», а не «ликвидация» потерь рабочего времени сотрудника.

Виды потерь рабочего времени

Эффективное устранение потерь рабочего времени начинается с понятия «показатели потерь», именно их нужно выявить и посчитать. Для этого необходимо знать, какой типологически может быть потеря времени в организациях за трудовой день. Существует несколько типологий для понятия «потеря трудового времени штатным работником». В масштабе показатели потерь рабочего времени могут быть такими:

Плановые (нормируемые). Это такие потери актуального рабочего времени в организациях, которые учтены руководством и внесены в план. К примеру – если один сотрудник заболел, его работа распределяется среди наиболее компетентных работников. Это тоже приводит к нерациональным затратам времени, но зато работа не останавливается. Таково наиболее рациональное тактическое решение. Также примером могут служить дополнительные перерывы, регламентированные уставом компании. Внеплановые (ненормируемые). Такие потери рабочего времени на предприятиях относят к акцентированно-непродуктивным, их трудовой устав и структура дня не предусматривают. Такими потерями рабочего времени как раз является общение в мессенджерах, просмотр фильмов, затянувшийся обеденный перерыв. Для сокращения потерь рабочего времени данного типа вводится специализированная система контроля (о ней ниже).

Для эффективного сокращения потерь рабочего времени важно понимать, о каких именно утратах мы говорим. Что стало их предпосылкой, как они влияют на работоспособность сотрудников? Качественная оценка ситуации для рассмотрения трудовых потерь учитывает еще одну типологию:

Внутрисменная потеря. Время сотрудника за трудовой день использовано непродуктивно лишь частично. Например, он часто ходил курить, общался с коллегами у кулера отнюдь не по рабочим темам. Внутрисменное потерянное время нужно обязательно выявить и пресечь подобные действия в будущем. Целодневная потеря. В этом случае потеряны все или почти все часы сотрудника за трудовой день. То есть работа не была выполнена в принципе. Чаще всего такая потеря времени сотрудника обуславливается глобальными сбоями в бизнес-процессах. К примеру – не было поставки сырья или критически важный кадр внезапно уволился.

Для минимизации потерь и непроизводственных затрат рабочего времени нужно сначала выявить их причину. Необходимо понять, почему произошла утрата, на что были в итоге израсходованы рабочие часы. Причину нужно устранить в любом случае, но если трудовой день рабочих был скорректирован не по их вине, несправедливо применять к ним санкции.

С точки зрения структуры потенциальных потерь рабочего времени сотрудников, предпосылки всех потерь за трудовой день можно разделить на три группы:

Законодательно-нормативные. К этому виду потерь относят все потери за трудовой день, обусловленные факторами и состояниями в соответствие с нормативно-правовыми документами. К таковым можно отнести, например, больничный, декрет и отпуск. Обусловленные производственной необходимостью. Внезапная поломка оборудования, брак, отключение электричества в течение длительного периода, командировки сотрудников – примеры таких причин. Их достаточно легко выявить и провести исследование. Нарушение трудовой дисциплины. Потери рабочего времени на предприятиях, относящиеся к этому типу, часто определяют, как «человеческий фактор». Это те самые прогулы и мессенджеры. Сокращение потерь рабочего времени за счет нивелирования человеческого фактора – главный аспект в ликвидации простоев за трудовой день в целом.

Любой нерациональный трудовой период, в течение которого работа выполнялась частично или не выполнялась вовсе, подлежит устранению в момент выявления. Оптимально, чтобы корректировка таких моментов происходила автоматически. Для этого можно использовать разные методы.

Как посчитать потери рабочего времени

Как потеря текущего рабочего времени классифицируется любая потеря, при которой время расходовалось не на работу. То есть работа не выполнялась. Посчитать время в течение трудового дня, которое справедливо отнести к непродуктивно потраченному, можно разными методами.

Во многих организациях расчет и учет потери рабочего времени сотрудников является индивидуальным решением. В том смысле, что руководство использует свои оригинальные методы контроля и свой подход к снижению того, что определяется как непроизводительные траты времени.

Потери рабочего времени в компании чаще всего оценивают по формулам. Есть формулы универсальные и индивидуальные. Их задача – не оценить производительность труда в компании, а посчитать время, которое было затрачено работником на всё, что не касается понятия «работа» в соответствие с его трудовой деятельностью. Сейчас мы рассмотрим примеры формул, которые помогут в изучении текущих потерь рабочего времени.

Потери рабочего времени формулы для подсчёта

Снижение эффективности бизнес-процессов зачастую является следствием ситуации, когда происходит рост непродуктивной деятельности сотрудника (сотрудников). Для математической оценки непродуктивности выявляется специальный коэффициент. Оптимально высчитывать три коэффициента:

Расчет К1

где:
К1 — требуемая величина,
ВУ – время, утраченное по причине организационно-технической необходимости,
ВС – время смены, определенное нормативно.

Расчет К2

где:
К2 – требуемая величина,
ВН – время нарушения, то есть время, потраченное непродуктивно из-за человеческого фактора,
ВС – время смены, как в предыдущей формуле.

Расчет К3

где:
ПОФ – период отдыха фактический,
ПОН – период отдыха по нормативу, остальные пункты соответствуют пунктам в предыдущих расчетах.

Расчет без коэффициента

Выявить потери актуального рабочего времени работников в течение вариативного периода (например, года), можно по альтернативным формулам. Есть две универсальные формулы, которые подойдут для выявления и в дальнейшем устранения периодов, связанных с потерей рабочего времени работников:

Эти формулы – лишь часть оценки нерациональных временных затрат. Они дают «голые» цифры, но не говорят, что повлияло на непродуктивное применение рабочего времени для того или иного сотрудника.

На данный момент важно понять, что вопрос, как посчитать потери рабочего времени, имеет множество вариантов ответа. Но в целом контролировать персонал в аспекте продуктивности/непродуктивности времени можно двумя методами:

Делать это вручную, используя комплекс приложений, включая калькулятор, календарь, трекер задач и тд. Делать это автоматически через специализированный софт вроде Bitcop, ActivTrak, Tmetric, Toggl и аналогов.

Анализ потерь рабочего времени

Итак, все ситуации, которые относят к потерям рабочего времени, можно отдельно выявлять и отдельно оценивать. Скажем, вы используете программу из категории «тайм-трекер», и благодаря этому точно знаете, сколько времени у того или иного сотрудника ушло на конкретную задачу. У вас есть расчетные данные и фактические. Если фактический период решения больше расчетного, работник недостаточно компетентен и требуется повышение квалификации, либо он тратит рабочие часы на что-то помимо работы.

Но какая из двух перечисленных выше причин является реальной – специалист «не тянет» или халтурит? Тайм-трекер – не программа оценки факторов, влияющих на течение бизнес-процессов, она не поможет в определении причин, только скажет о самом факте срыва сроков. Можно дополнить трекер системой биометрии и видеонаблюдения. Биометрические замки не позволят специалистам перемещаться по территории компании вне пределов своей компетенции, а в сочетании с КПП дадут точные данные о том, когда кто прибыл на работу и когда ушел домой.

Видеокамеры покажут, что делал специалист в курилке – просто убивал свое здоровье или попутно общался с коллегой, ввиду чего вместо пяти минут перерыв занял полчаса. Комплексный подход поможет в выявлении причин, но у него есть свои проблемы. Главная из них – вы всё равно не знаете, что ваш специалист делает за рабочим ПК. А ведь исследования показывают, что наивысший процент потерь рабочего времени (до 90%) составляют потери от взаимодействия с нецелевыми сайтами и приложениями за компьютером.

Это закономерно, потому что на рабочем месте у всех специалистов сегодня есть доступ к интернету. В этом контексте те же социальные сети являются запретным плодом. Да, каждый понимает, что они заставляют тратить время впустую (рабочее время!). Но от этого вдвойне желаннее полистать новостную ленту в Инстаграме или ВК. Для устранения данного фактора в трудовой период эффективнее всего использовать системы отслеживания рабочего времени и контроля.

Системы отслеживания и контроля времени специалистов

Систем учета времени сотрудников с интегрированными методами контроля довольно много. Некоторые мы уже упомянули. Это не тайм-трекеры и не электронные производственные календари. А многофункциональные и универсальные решения. Их возможности проще всего рассмотреть на примере конкретного софта. Возьмем решение от Bitcop, одного из наиболее востребованных производителей в сегменте:

Варианты решения проблемы

Зная, как выполняется работа и почему та или иная задача решается плохо, вы можете организовывать мероприятия по устранению потерь рабочего времени. Их можно организовать, только обладая конкретными сведениями, точно зная предпосылки и видя следствия. Конкретных вариантов действия может быть масса, но мы постараемся свести их все к нескольким типологическим группам, исходя из требуемого результата:

Снижение нормированных показателей. Рассмотрение ситуации в ряде случаев позволит выявить, что периоды, которые предназначены для нерабочих процессов, слишком продолжительные. То есть работа может вестись дольше без потери результативности. Значит, снижение потерь рабочего времени можно скорректировать через удлинение периодов труда за счет укорачивания нормативно оговоренных периодов, когда работа не ведется. Снижение нормированных показателей. Рассмотрение ситуации в ряде случаев позволит выявить, что периоды, которые предназначены для нерабочих процессов, слишком продолжительные. То есть работа может вестись дольше без потери результативности. Значит, снижение потерь рабочего времени можно скорректировать через удлинение периодов труда за счет укорачивания нормативно оговоренных периодов, когда работа не ведется. Увеличение нормированных показателей. Оценка может показать обратный результат – персоналу объективно не хватает перерывов, они просто не успевают поесть, решить личные вопросы, отдохнуть. В этом случае эффективным решением может стать уменьшение периодов активной рабочей деятельности и расширение периодов, когда работа не ведется. Что касается конкретных цифр, то этот момент является индивидуальным, руководителю придется экспериментировать, опираясь на имеющиеся сведения. Внедрение аппаратных решений. Мероприятия по устранению потерь рабочего времени зачастую предполагают использование дополнительных систем, которые влияют на то, как ведется работа. Например, рост потерь текущего рабочего времени может быть нивелирован введением контрольно-пропускных пунктов, уже упомянутых биометрических замков, видеокамер, GPS-трекеров и датчиков топлива для водителей. Внедряемый метод зависит от того, что именно привело к потерям рабочего времени (сюда относятся любые неплодотворные действия специалистов). Внедрение программных решений. Речь идет о первичном анализе производительности труда и подтвержденных потерях рабочего времени. Это как раз та ситуация, когда для качественного выполнения работы потеря времени устраняется за счет софта. Руководитель действует адаптивно. Иногда эффективным методом контроля рабочего времени являются тайм-трекеры. В другой ситуации этого явно будет недостаточно и потребуются комплексные мероприятия по устранению утраты рабочего времени – оптимальным вариантом является внедрение многофункциональных систем (вроде рассмотренного выше). Целевое устранение деструктивных факторов. Отлынивания от работы или потери рабочего времени могут быть связаны с конкретными событиями и явлениями, которые имеют место на производстве. Например, регулярные перебои с поставками сырья, отсутствие кондиционера в рабочем помещении, протекающая крыша в цеху, станок, требующий модернизации, слишком говорливый и экспрессивный работник на ресепшне (да, это тоже проблема). Такие моменты нужно выявлять и оперативно устранять.

В дальнейшем, чтобы работа выполнялась каждым специалистом четко в соответствие с трудовой инструкцией, необходимо, исходя из полученной аналитики, использовать широко известный метод кнута и пряника. То есть потеря времени – лишь одна сторона медали, другая сторона – мотивировать персонал использовать на работу оплачиваемое ему время, которое раньше он использовал в личных целях.

Здесь может пригодиться применение формулы расчета по потерям рабочего времени. Но если вы используете Bitcop или аналог, графики дают максимально наглядное представление. Дальше всё просто.

Если специалист четко выполняет должностную инструкцию и не тратит временные ресурсы на что-либо кроме работы, он достоин премирования или иной мотивации (вплоть до официальной благодарности и доски почета).

Если же работник намеренно отлынивает от работы, тратит значительное время на решение личных вопросов, он наказывается штрафом и дисциплинарными взысканиями, вплоть до увольнения. В рамках этой концепции можно применять любой способ сокращения по потерям рабочего времени. Система мотивации «премии/штрафы» работает всегда и везде, при этом в ряде случаев надо принимать в расчет специфику конкретной компании.

Иногда руководители используют оригинальные и эффективные решения. Например, за счет штрафов формируется фонд, из которого выплачиваются дополнительные премии. Это непросто реализовать, зато вы одним выстрелом убиваете двух зайцев. Только учитывайте, что такая концепция должна реализовываться прозрачно. То есть каждый специалист должен знать, за что тот или иной коллега получил бонус или нагоняй от руководства.

Как сократить потери рабочего времени

Эта проблема существует в любой компании, вне зависимости от сегмента, числа специалистов и прочих факторов. Решается она стандартным алгоритмом – сначала выполняется анализ и комплексная оценка прямых потерь рабочего времени. Затем вскрываются причины и принимаются релевантные меры. Наиболее эффективным вариантом выступает внедрение специализированного софта, позволяющего контролировать трудовой ресурс пероснала (включая удаленных и фрилансеров).

Когда потеря времени подтверждена, руководитель мотивирует специалиста «больше так не делать». Концепция кнута и пряника выступает оптимальным решением. Это гибкая концепция, которую можно индивидуально подстроить под конкретную компанию. Скорее всего, руководителю придется экспериментировать, пробуя разные методы. Цель – рабочее время как чистый ресурс, который тратится на исполнение должностных обязанностей. Но без фанатизма. Нормальным считается, если работник до 20% рабочего времени расходует не по назначению. Если же он переступил эту границу – руководителю пора действовать.

Источник