Что можно сказать о процессах исполнения
Что можно сказать о процессах исполнения
В группу процессов исполнения проекта стандарт относит следующие процессы:
· Исполнение плана проекта – процесс координации людей и других ресурсов для выполнения плана. В процессе исполнения руководитель проекта помимо координации и интеграции должен постоянно измерять и анализировать отклонения текущего исполнения от базового плана; при необходимости инициировать запросы на изменение; прогнозировать стоимость и сроки проекта. Контроль необходимо проводить по всем параметрам и с периодичностью, определенной планом проекта.
В качестве метода используется система авторизации работ. Это формальная процедура санкционирования начала работ в проекте для обеспечения выполнения работ в нужное время и необходимой последовательности. В ходе исполнения проекта необходимо регулярное проведение совещаний для обмена информацией о состоянии работ проекта.
· Обеспечение качества – регулярная оценка общего хода выполнения проекта для обеспечения соответствия принятым стандартам качества. Контроль качества включает в себя мониторинг результатов проекта с целью сопоставления их с принятыми стандартами качества и нахождение путей устранения неудовлетворительных результатов. Настоящий процесс в большой степени использует методы контроля и анализа качества такие как: контрольные диаграммы, инспекции, диаграммы Паретто, выборочный контроль, диаграммы Ишикавы и так далее.
· Развитие команды проекта – процесс увеличения возможностей отдельных членов и улучшение взаимодействия в команде проекта. Для этого используются навыки общего менеджмента, система поощрений и мотивации, обучение. Из навыков общего менеджмента руководителю проекта следует обратить внимание на лидерство, взаимодействие, переговоры, разрешение проблем, влияние на организацию. Руководитель проекта должен обращать внимание на зарождающиеся конфликты и не допускать перерастания производственных конфликтов в межличностные. Основными способами разрешения конфликтов являются: решение проблемы, нахождение компромиссов, совместное откладывание решения, сглаживание, принуждение.
· Учет исполнения и распространение информации – процесс, обеспечивающий сбор и распространение информации об использовании ресурсов для достижения поставленных целей между участниками проекта. Настоящий процесс выполняется в соответствии с планом управления коммуникациями. Распространению подлежат как отчеты о статусе проекта (описывающие состояние проекта), так и оперативные отчеты о работах отчетного периода. Необходимо отметить, что детальный учет, отчетность и документирование результатов исполнения проекта необходимые операции даже в периоды, когда проект незначителен и выполняется в соответствии с планом. Зачастую в эти моменты назревают причины значительных проблем в дальнейшем, а информация для последующего анализа будет безвозвратно потеряна.
· Процессы области управления снабжением :
· Получение предложений поставщиков – процесс получения предложений предполагаемых поставщиков на основе тендерной документации. Размещение предложений в СМИ. Переговоры.
· Выбор поставщиков – процесс получения предложений и применения оценочных критериев для выбора поставщиков.
· Администрирование контрактов – процесс проверки соответствия исполнения контрактов требованиям договорной документации.
Процессы исполнения и контроля
Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и называется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.
Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.
К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.
Среди вспомогательных процессов отметим:
подготовка предложений-сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;
выбор поставщиков— оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
Процессы анализа
Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.
Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.
Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.
К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:
подтверждение целей— процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).
Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:
оценку исполнения— анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).
В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий
Процессы управления
Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.
К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:
управление качеством— разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.
Среди вспомогательных процессов управления стоит отметить:
управление рисками— реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
Процессы завершения
Завершение проекта сопровождается следующими процессами:
Структура проекта
Как было отмечено ранее, проекты ориентированы на достижение конкретных целей в рамках жестко ограниченных ресурсов и ограничения по времени. Для достижения поставленных перед проектом цели она разбивается на несколько составляющих элементов (целей следующего уровня). Ресурсы, выделенные для реализации проекта в целом, так же распределяются между целями 2-го уровня. Для каждой из этих целей назначаются сроки получения конечных результатов (которые определяют временные ограничения для составляющих проект задач) и назначаются члены команды проекта, ответственные за данное направление.
После того, как проект в целом детализирован до целей второго уровня и определены ресурсы, временные и другие ограничения для достижения этих целей, описанный цикл декомпозиции повторяется по отношению к целям второго уровня и т.д. до тех пор, пока не будет получен план действий, детализированных до целей и задач наименьшего уровня.
Полученная таким образом иерархическая структура задач представляет собой «дерево целей» данного проекта.
|
В процессе формирования команды проекта формируется структурная схема организации проекта, определяющая состав команды, задачи и полномочия каждого из ее членов.
На основе структурной модели проекта и структурной схемы организации проекта строится «матрица распределения ответственности».
На основании структуры проекта и данных о стоимости отдельных элементов проекта строится «дерево стоимости» проекта.
Структурная схема материально-технического обеспечения проекта называется деревом ресурсов проекта.
Совокупность вероятностей наступления негативных событий при реализации проекта описывается деревом рисков проекта (рисунок 4).
Рисунок 4. Структура проекта.
Команда проекта
Для управления любым проектом на период его существования создается специфическая временная организационная структура, возглавляемая руководителем проекта.
По содержанию команда проекта представляет собой группу специалистов высокой квалификации, обладающих знаниями и навыками, необходимыми для эффективного достижения целей проекта.
Команда проекта оказывает влияние на создание определенной организационной среды проекта, формируя ценности, принципы и нормы поведения персонала. Реализация проекта – длительное предприятие, обладающее повышенной долей риска и подверженное постоянным изменениям. Поэтому особой характеристикой команды проекта является предпринимательский характер ее деятельности, направленный на решение слабоструктурированных задач и быстрое реагирование на требования внешней среды.
Аналогично жизненному циклу проекта команда проекта имеет свой жизненный цикл, в котором можно выделить пять основных стадий:
Формирование – на этой стадии происходит знакомство членов команды друг с другом и с проектом в целом, формируются общие цели и ценности, определяются нормы и правила взаимодействия, ставятся задачи команды и определяются пути и принципы их достижения.
Срабатываемость– внутри команды идет процесс выявления лидеров, формирования неформальных групп, определяются роли отдельных работников и их место в команде, устанавливается психологический климат в коллективе, его внутренняя культура, определяющая стиль работы и управления, образ взаимодействия членов команды.
Рабочая– наиболее продолжительная стадия. На основе сформированного командного чувства идет нормальный процесс работы. Детали взаимодействия уточняются по ходу выполнения задач, общения в различных рабочих ситуациях.
Реорганизация– стадия возникает при изменении в количественном или качественном составах команды, либо состоянии проекта.
Расформирование– при завершении отдельных стадий и всего проекта расформировываются отдельные подразделения и вся команда проекта.
Рисунок 5. Примерная команда проекта.
Окружение проекта
Любой проект реализуется, взаимодействуя с окружающей проект средой – государством, обществом, предприятием, командой проекта, его заказчиками, подрядчиками и т.п.
Окружающая проект среда называется окружением проекта. Окружение проекта можно разделить на несколько видов: внешнее и внутреннее, ближнее и дальнее.
Внешнее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует независимо от проекта.
Внутреннее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует только во время осуществления проекта.
Основные составляющие внешнего и внутреннего окружения проекта показаны на рисунке 6.
Рисунок 6. Внешнее и внутреннее окружение проекта.
Внешнее окружение проекта, которое не зависит от конкретного предприятия, называется дальним окружением проекта.
Внешнее окружение проекта, возникающее в рамках данного предприятия, называется ближним окружением проекта.
Рассмотрим подробно составляющие окружения проекта и их влияние на проект.
Дальнее окружение проекта
Политические характеристики и факторы:
· Поддержка проекта правительством.
· Торговый баланс со странами- участниками.
· Участие в военных союзах.
Экономические факторы:
· Структура национального хозяйства.
· Виды ответственности и имущественные права, в т. ч. на землю.
· Уровень инфляции и стабильность валюты.
· Развитость банковской системы.
· Источники инвестиций и капитальных вложений.
· Степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности.
· Развитость рыночной инфраструктуры.
· Состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырья и продуктов, рабочей силы и др.
· Условия и уровень жизни.
· Свобода перемещения, «въезд-выезд».
· Трудовое законодательство, запрещение забастовок.
· Здравоохранение и медицина, условия отдыха.
· Общественные организации, пресса, телевидение.
· Отношение местного населения к проекту.
Законы и право:
· Законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.
Наука и техника:
· Уровень развития фундаментальных и прикладных наук.
· Уровень информационных технологий и компьютеризации.
· Уровень промышленных и производственных технологий.
Культура:
· История, культурные традиции, религия.
· Культурные потребности: жизнеобеспечение, работа, отдых, спорт и др.
· Уровень требований к качеству результатов и условий труда.
Природные и экологические факторы:
· Естественно-климатические условия: температура, осадки, влажность, ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.
· Расположение и связь с транспортными сетями.
· Стандарты по качеству: воздушного пространства, водных источников и почвенному покрову.
· Санитарные требования к окружающей среде.
· Законодательство по защите окружающей среды.
· Характеристика тенденций и состояния экологических систем: воздуха, воды, почвы.
Характеристики и факторы инфраструктуры:
· Средства транспорта, связи и коммуникации.
· Сети ЭВМ и информационные системы.
· Логистика и материально-техническое снабжение.
· Обслуживающие системы и прочие.
Ближнее окружение проекта
1. Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки.
2. Сфера финансов определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования.
3. Сфера сбыта определяется решениями покупателей и действиями конкурентов.
4. Сфера изготовления требует согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства.
5. Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.
6. Сфера инфраструктуры формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному обеспечению, инженерному обеспечению.
7. Сфера очистки и утилизации формирует требования к охране окружающей среды и утилизации отходов производства.
Процессы в управлении проектами
Содержание
Роль процессов в управлении проектами
Управление проектами представляет собой группу взаимосвязанных и последовательных процессов, с помощью которых осуществляется проект.
Процессы инициации
Так, в группу процессов инициации, которые определяют новый проект или новую фазу проекта, входят два процесса:
— процесс разработки Устава проекта, который предусматривает разработку документа, санкционирующего начало проекта или начало фазы проекта, где прописываются все требования заинтересованных сторон проекта;
— процесс определения заинтересованных сторон проекта, где определяются внутренние и внешние заинтересованные стороны проекта, которые будут взаимодействовать в проекте и оказывать влияние на его общий результат.
Проект считается формально открытым тогда, когда утвержден его Устав.
Процессы планирования
Группа процессов планирования представляет собой непрерывный процесс определения лучшего способа действия для достижения целей проекта с учетом внутренних и внешних изменений. Она представлена следующими процессами:
— определяющие общее содержание работ;
— ставящие и уточняющие цели и разработки последовательности действий, требуемых для достижения данных целей.
Поскольку в ходе реализации процесса неизбежны всякого рода изменения и отклонения, то процессы планирования могут корректироваться.
Процесс разработки плана управления проектом
План управления проектом
План управления проектом дает полную картину проекта: как он будет планироваться и выполняться, как будет осуществлять мониторинг и управление, как проект будет завершен.
Содержание проекта
Определение содержания проекта представляет собой процесс, в рамках которого происходит детальное описание проекта и его продукта.
В содержании проекта описываются результаты, которые должны быть получены и работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить данные результаты.
Обычно содержание проекта включает в себя:
— описание содержания продукта;
— критерии приемки продукта;
— результаты проекта;
— исключения проекта;
— ограничения проекта;
— допущения проекта.
Процессы исполнения проекта
Группа процессов исполнения проекта содержит процессы, применяемые для выполнения работ для того, чтобы цели проекта были достигнуты. Они направлены на координацию людей и ресурсов, а также объединение и выполнение операций проекта согласно плану.
Процессы мониторинга и управления
Необходимы для того, чтобы убеждаться в том, что исполнение работ проекта находится под контролем и отклонения от плана своевременно выявляются и корректируются.
Процессы мониторинга и управления включают:
— управление изменениями и разработку рекомендаций по применению воздействий в отношении возможных проблем;
— мониторинг соответствия текущих работ проекта плану управления проектом и базовому плану исполнения проекта.
Процессы завершения проекта
К процессам завершения проекта относятся процесс завершения проекта или фазы, а также процесс закрытия закупок. Этими процессами подтверждается приемка конечного результата проекта/фазы проекта, в качестве которого может выступать продукт.
Ссылки
Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь
Процессы управления проектами
Описание
Общепринятым на современном этапе подходом к управлению проектами является процессный подход.
Все процессы проектов и продуктов были должным образом выстроены и связаны с другими процессами для облегчения их координации. Эти взаимодействия между процессами часто требуют согласования требований и целей проекта. В рамках большого и сложного проекта могут происходить процессы, которые надо будет повторить несколько раз, чтобы определить и выполнить требования участников проекта и достичь согласия относительно результатов.
Оглавление
1. Процессы управления проектами
Термин процесс не принят в России в том контексте, в котором он далее используется. Здесь и далее под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления. Такое понимание процессов принято в международном сообществе. Поскольку целью настоящей работы является такое изложение основ управления проектами, которое учитывает Российские особенности и при этом соответствует принятым в мире стандартам, мы по возможности сохраняем общепринятую в мире терминологию.
Эта глава представляет собой введение в концепцию Управления Проектами, как совокупность взаимосвязанных процессов, которые будут подробно описаны в последующих главах.
В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различныефункции управления:
Наложение групп процессов в фазе.
Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта, как проиллюстрировано на рисунке.
И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).
В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.
Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.
Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:
Описываемые ниже процессы характерны для большинства проектов и подробнее освещены в последующих главах.
Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что Управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.
Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.
Цели продукта— это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.
Основные процессы планирования
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:
Вспомогательные процессы планирования
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:
Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.
Процессы исполнения и контроля
Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.
Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.
К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.
Среди вспомогательных процессов отметим:
Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.
Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.
Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования.В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.
К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:
Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:
В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).
В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий
Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.
К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:
Среди вспомогательных процессов управления отметим:
Завершение проекта сопровождается следующими процессами: