Что можно сделать с просьбой
Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Просьба, совет, предложение
СОВЕТ
(Я) советую вам + инфинитив…
(Я) предлагаю вам (тебе), что/ чтобы…
В выражении совета, предложения что-либо сделать содержится идея побуждения к действию.
Я советую вам посмотреть этот спектакль.
Я предлагаю вам занять мое место.
Я предлагаю, чтобы вы провели этот урок.
Сделай…!
Купи…!
Сходи…!
Совет и предложение наиболее часто выражаются повелительным наклонением глаголов:
Прочитай эту книгу
Я могу (могу ли я, не могу ли я, можно, можно ли, нельзя ли) пригласить вас…?
Некатегоричность, нерешительность и особая вежливость приглашения содержится в английском языке практически в одной форме:
Я могу пригласить вас к себе в воскресенье?
Можно ли пригласить вас к нам на читательскую конференцию?
Обязательно (непременно, во что бы то ни стало)…!
Настоятельный совет, предложение:
Обязательно посмотри этот фильм!
Я хочу (мне хочется, я хотел бы, мне хотелось бы) чтобы мы (с вами) сходили…
(Я) настоятельно советую вам…
Убедительно советую вам…
Очень советую вам…
(Я) советую вам обязательно (непременно, во что бы то ни стало)…
Приглашения со словом «хотеть», где говорящий включается в осуществление желаемого действия».
Разрешите посоветовать вам…
Разрешите предложить вам…
Позвольте дать вам совет.
Стилистически повышенные формы совета, предложения:
Я настоятельно советую вам ознакомиться с этой диссертацией.
Я (по)советовал бы вам…
Я предложил бы вам…
Высказывания со словами «разрешите», «позвольте»:
Позвольте дать вам совет: не противоречьте этому критику.
Молодой человек, разрешите посоветовать вам почаще бывать в библиотеке.
Я хочу посоветовать вам…
Мне хочется предложить/
посоветовать вам…
Я хотел бы предложить вам…
Мне хотелось бы предложить/
посоветовать вам…
Некатегорические совет и предложение:
Я советовал бы вам прочитать эту книгу.
Я хочу (мне хочется, я хотел бы, мне хотелось бы) дать вам совет…
Высказывания с глаголом «хотеть»:
Мне хочется посоветовать вам пересмотреть свою точку зрения.
Мне хотелось бы посоветовать вам: пересмотрите свою точку зрения.
Я хочу посоветовать вам, чтобы вы пересмотрели свою точку зрения.
Я позволю себе дать вам совет…
Несколько стилистически повышенным вариантом оказывается конструкция:
Могу я (я могу, могу ли я, не могу ли я, можно, можно ли, нельзя ли) посоветовать вам…? (предложить вам…?, дать вам совет…?)
Хорошо бы вам…
Неплохо бы вам…
Вам бы надо…
Хорошо было бы…
Устаревшая, не характерная для разговорного языка форма:
Вы должны…
Вам надо (нужно, необходимо,
следует)…
Нерешительный совет, предложение:
Могу я посоветовать вам изменить вводную часть вашей работы?
Можно дать вам совет? Уберите третий параграф второй главы.
Может быть, вы измените конец первой главы?
Вам бы надо изменить начало второй главы.
Хорошо было бы заменить примеры на 49-й странице.
Неплохо бы выбросить третий параграф.
Надо бы вам…
Вам бы надо…
Нужно бы вам…
Необходимо было бы вам…
Следовало бы вам…
Вы бы должны…
Более решительные советы — предложения с глаголом «должен»:
Вы должны изменить начало второй главы диссертации.
Вам нужно отдохнуть.
Стилистически более сниженные формы:
Надо бы вам отдохнуть.
СОГЛАСИЕ В ОТВЕТ НА ПРОСЬБУ И ПРЕДЛОЖЕНИЕ
ОТВЕТЫ ПРИ СОВЕТЕ
Ответными репликами, кроме согласия, могут быть и такие, которые свидетельствуют об обдумывании ответа.
(Я) подумаю.
(Я) постараюсь
(Я) попробую.
Реплики, выражающие благодарность
Спасибо за совет.
НЕСОГЛАСИЕ В ОТВЕТ НА ПРОСЬБУ, ПРЕДЛОЖЕНИЕ.
Выражения речевого этикета
(Я) не могу. Никак не могу.
Нет, не могу. К сожалению…
К несчастью…
Наиболее распространённые формы отказа:
Сходи, пожалуйста, в магазин. — Я не могу, к сожалению, очень занята сейчас
С удовольствием бы…, но не могу.
Я бы с удовольствием…, но не могу.
Охотно бы…, но не могу.
Мне неудобно отказывать(ся)…, но…
Я хотел бы…, но…
Мне бы хотелось…, но…
Очень жаль, но… Мне жаль, но… Сожаление при отказе:
Ты можешь одолжить мне 20 рублей? — С удовольствием бы, но до стипендии не могу.
Я отказываюсь (что-либо делать).
Официальный категорический отказ.
Я не в силах (что-либо сделать).
Я бессилен + инф.
Не в моих силах + инф.
Отказом на просьбу помочь являются стилистически повышенные высказывания:
Помоги мне подготовиться к экзаменам! — Я не в силах помочь тебе в этом. (Не в моих силах подготовить тебя к экзаменам.)
Нельзя. Нет.
К сожалению, нельзя.
К сожалению, не могу разрешить.
Я бы разрешил, но…
Запрещение что-либо сделать:
Можно ли взять у вас эту книгу? — К сожалению, не могу разрешить, она принадлежит коллеге.
Конечно нельзя. Безусловно, нельзя.
(Я) не разрешаю… Я запрещаю…
Я не могу разрешить…
Я вынужден запретить (не разрешить, отказать)…
Категорический отказ или запрещение:
Можно мне почитать твой дневник? — Конечно, нельзя. Я не разрешаю этого делать. Я не могу разрешить читать мой дневник.
Ни в коем случае! Ни за что!
Ни при каких обстоятельствах!
Об этом не может быть и речи!
Это абсолютно исключено!
Нет, нет и еще раз нет!
Эмоционально-экспрессивный категорический запрет
Тест на тему Речевой этикет
Тест на тему Речевой этикет и этикетные формулы
#обсуждения_русский_язык_без_проблем
вернуться на страницу «Речевой этикет«, «Культура речи«, на главную
© Авторские права2021 Русский язык без проблем. Rara Academic | Developed By Rara Theme. Работает на WordPress.
9 способов попросить так, чтобы получить желаемое
Ты не всегда можешь получить от человека то, что хочешь. Это правда. Но кто мешает тебе попытаться это сделать? Только ты сам. А если быть конкретнее — твое неумение о чем-либо попросить. Это ведь настоящая проблема! Во-первых, нас приучили к тому, что мужчина не должен просить, а должен всё делать сам. Это ужасная мысль, которая лишает тебя множества возможностей. Во-вторых, наши просьбы плохо продуманы и нелепы, поэтому мы часто наталкиваемся на внешнее сопротивление, которое потом трансформируется в твердое «нет». Что делать? Конечно же, читать BroDude и прислушиваться к нашим советам.
Исследование психолога Дартмута Даниэля Фейлера, которое он провел в 2012 году, затрагивает тему причинности и количества благотворительных пожертвований. Другими словами, Дартмут исследовал, какие причины (альтруистические или эгоистические) собирают больше всего денег для благотворительных ассоциаций. Выяснилось, что особой разницы не существует. Однако количество взносов резко снижается в том случае, когда испытуемому рассказывают о нескольких причинах, а не об одной. Итак, тебе нужно найти одну сильную причину, по которой должны выполнить твою просьбу. Не десять, не пять, а одну. Сделай акцент на ней — и шансы того, что ты останешься в выигрыше, увеличатся на порядок.
Женщинам сложно просить о повышении заработной платы, потому что наше общество сформировало мнение, которое негативно сказывается на самооценке женщин в рамках карьеры. Это справедливо и для меньшинств, молодых специалистов, старых специалистов, людей без образования или с плохим образованием. С социологией не поспоришь. Проблема заключается в том, что жизненный опыт может заставить любого человека чувствовать себя странно и неадекватно в момент просьбы. Эта странность негативно влияет на твое поведение и уменьшает шансы положительного исхода всей затеи. Что в этой связи можно сделать? Изучить страхи, попытаться понять их, найти способы обойти проблемы на этом фронте — это всё сложный процесс, но перед любым прошением ты должен быть предельно сконцентрирован и тверд, ты не должен думать, что ты не заслуживаешь то, о чем просишь.
Это важно. Ты должен тщательно разобраться в том, чего конкретно ты хочешь. В этом «базисе» не должно быть ничего сложного — это не презентация PowerPoint и уж тем более не решение «задачи тысячелетия», а простая просьба. Тебе надо разложить всё на составляющие, уделить особое внимание главной причине и дополнительным причинам. Если ты не уверен в своей просьбе, то пусть на нее взглянет человек со стороны, лучше всего друг или подруга, которые могут с тобой разговаривать прямо, без боязни обидеть.
Мы не верим в то, что кто-то может сделать что-то просто так, по доброте душевной. Всегда есть причина, по которой человек ответит на просьбу положительно. Этой причиной могут быть деньги, может быть желание продолжить дружбу, может быть симпатия, а может быть удачно сказанный комплимент. Лучше всего заранее продумывать этот момент, чтобы в твоей просьбе изначально находилось зерно выгоды для человека, у которого ты просишь помощи. Выгода должна быть всегда.
Просьба должна быть сказана с улыбкой и уважением. Только так она может привести к результату. Если эту же просьбу сказать грубо, угрюмо, уныло, то никто тебе ничего не даст. И это касается не только устной просьбы, но и письменной. Важно включить в свою просьбу положительную заметку о человеке — это не подхалимство, а этикет. Кстати, обязательно перечитай свое письмо вслух. Звучит хоть что-либо грубо и надменно? Если да, то замени слова и перечитай еще раз. К этому пункту будь особо внимателен — сегодня люди любят оскорбляться, а тебе это не нужно.
Многие делают большую ошибку, когда подходят к своей просьбе медленно, последовательно, боясь спугнуть своего благодетеля. Им кажется, что они закидывают удочку, чтобы поймать большую рыбу. Возможно, с толпой такая стратегия отлично срабатывает, но только не с конкретным человеком в конкретном месте. Если ты будешь темнить, то люди будут думать, что ты обманываешь их. Суть просьбы надо излагать целиком, честно и без украшательства. Да, для этого нужна мужественность, но, поверь, людям импонирует честность.
Не нужно загонять своего собеседника в тупик своей просьбой. У него должна остаться возможность сказать тебе «нет» и при этом не потерять лицо. Почему мы считаем, что это важно? Потому что просьба, высказанная в ультимативной форме, не может быть выполнена. Ты всегда можешь попытать счастья в другой раз, уже с другим аргументом, но, чтобы этот шанс был, тебе нельзя портить отношения с человеком. Ультиматумы портят отношения.
Да, тебе могут отказать. Но это не повод для того, чтобы превращаться в обиженное всеми дерьмецо. Если ты обижаешься, злишься, хныкаешь, то этот человек будет для тебя навсегда потерян — он запомнит твою унылую физиономию и никогда с тобой больше дел иметь не будет. Но если ты покажешь себя зрелым мужчиной, который руководствуется логикой, рациональностью, разумом, то, быть может, твоя просьба еще будет иметь все шансы быть выполненной. Проще говоря, держись достойно и будь джентльменом.