Что можно сделать с печатью организации
Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)
В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:
Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.
ВНИМАНИЕ! Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования печати.
Порядок отказа от использования печати разъянили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.
ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.
Бланк акта об уничтожении печати можно скачать, кликнув по ссылке ниже.
Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.
Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:
Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).
Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).
Итоги
Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.
Что можно сделать с печатью организации
В 2019 году заверять печатью обязательно:
Формально использование печати именуется «правом» ИП и ООО, фактически — отказ от неё может привести к нарушению закона. Противоречие постепенно устраняется: меняются формы документов, где было место для оттиска, например 2-НДФЛ, декларации по УСН и ЕНВД.
У контрагентов бумаги с печатью вызывают больше доверия: их сложнее подделать.
Требования к печати
В символике оттиска ИП и ООО запрещается использовать:
На любой печати обязательно должна быть косичка (окантовка), она защищает от самонаборных атрибутов.
Для ООО
Дополнительно печать может содержать: наименование на языке одного из народов РФ или зарегистрированный товарный знак. Эти сведения не должны закрывать основные данные, мешать их прочтению.
Для ИП
Можно добавить логотип, собственный торговый знак и даже рисунок. Дополнения не должны закрывать обязательные данные.
Как изготовить печать
Можно заказать одну печать (основную) или несколько. Есть компании, которые изготавливают оттиски в течение часа.
Дополнительные, или специальные, печати могут содержать уточняющие надписи (например, «Для приказов»), слова на другом языке, в случае ООО — быть некруглой формы. Их лучше использовать только для внутреннего документооборота.
Для изготовления печати обычно нужен минимум данных:
Регистрация печати
Если хотите, можно не только завести, но и зарегистрировать печать — ей присвоят уникальный номер для защиты от подделок и последствий утери или кражи. Это можно сделать платно в той же компании, которая изготовила оттиск, ФНС или специализированной службе (есть не во всех регионах). Понадобятся данные об ИП или ООО и эскиз печати.
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.
Итоги
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».
Как правильно уничтожить печать компании
Старая печать компании, не пригодная к использованию, не должна попасть в чужие руки. Поэтому ее нужно уничтожить и только после этого изготовить новую. Чтобы не возникло проблем с юридическим статусом документов, подтвержденных измененной печатью, факт уничтожения старой печати и введение новой требуется зафиксировать документально. Остановимся на нюансах процедуры.
Печать компании из-за многократного использования рано или поздно приходит в негодность. Однако документы требуют полного и четкого ее оттиска, на котором читался бы весь текст. Может потребоваться новая печать. То же касается смены организационно-правовой формы, наименования или местонахождения компании. Что делать со старой печатью, как ее правильно уничтожить и какими документами оформить данную процедуру?
Уничтожить печать можно самостоятельно или силами сторонней организации. Выбрать один из способов должен руководитель компании.
Печать уничтожается собственными силами
Законодательство не регламентирует порядок производства и уничтожения печатей. Компании или ИП разрабатывают его самостоятельно.
Приведем примерный алгоритм утилизации.
В акт об уничтожении печати включается такая информация:
Акт утверждает руководитель предприятия (пример 1). Хранится он постоянно, чтобы избежать споров по документам, заверенным старой печатью.
Внимание! Если штемпель утерян или украден, то подается соответствующее заявление в налоговую инспекцию и полицию. В такой ситуации акт об утилизации не составляется.
Пример 1
Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ
ответственностью «Визави» Генеральный директор
Петров__ Петров И.И.
Об уничтожении печатей
председатель комиссии — генеральный директор Петров И.И.,
члены комиссии — главный бухгалтер Руденко Н. В.,
начальник отдела кадров — Воронов К.И.
составила данный акт об уничтожении круглой печати ООО «Визави» (ИНН 187655443487, КПП 56478309; адрес: г. Москва, Ленинский проспект, д. 45, оф. 7).
Основание: приказ директора ООО «Визави» Петрова И.И. от 29.09.2019 № 7
Комиссия отобрала деформированные печати и уничтожила их 01 октября 2019 года в 10 часов 20 минут на территории складского помещения № 2 путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями:
Возможность дальнейшего использования и восстановления печати невозможна. Оттиски уничтожаемой печати:
Печать отдела кадров ООО «Визави»
Председатель комиссии ________Петров_______________ Петров И.И.
Члены комиссии ______Руденко_________________ Руденко Н.В.
___Воронов __________________ Воронов К.И.
На основании акта в журнале учета печатей и штампов делается запись об уничтожении (пример 2).
Пример 2
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение
Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления
Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата
Отметка об уничтожении, номер акта и дата
Печать уничтожает сторонняя организация
При сдаче печати на уничтожение в стороннюю организацию нужно подготовить такие документы:
Перечень документов рекомендуемый, он не закреплен нормативными документами и его можно изменить. Организация, которая принимает печать на уничтожение, также выдает акт (пример 3), на обороте которого проставляется оттиск печати, подлежащей уничтожению.
Пример 3
Акт №№ об уничтожении печати организации
Составлен в 2-х экземплярах
Печать, зарегистрированная в реестре печатей за №______ __________________________________________________________________________________________
(организационно-правовая форма и наименование организации)
гос. регистрации № _______________________________________________________________ уничтожена
ИЗГОТОВИТЕЛЕМ в связи с ___________________________________________________________________
Печать уничтожена в присутствии представителя организации
(фамилия, имя, отчество)
паспорт: серия_______________ №________________ код подразделения ___________________________
_______________( подпись) ______ «_____«___________ 200_ г.
Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю, сведения об уничтожении печати внесены в базу данных «Реестр печатей», заявление и один экземпляр акта приобщены к архивному делу печати.
___________ /___________/ «_____«__________ 200_ г.
ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ
Как учесть расходы на уничтожение печати
Расходы, связанные с уничтожением печати, признаются расходами для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 26 (20, 44).
Пример 4
Генеральный директор компании «Визави» Петров И.И. принял решение об уничтожении изношенной печати к общества силами сторонней организации. Стоимость услуги — 2 000 руб., в том числе НДС — 305,08 руб.
Петров И.И. представил в бухгалтерию подтверждающие документы.
Сумма прочих расходов в полном объеме включается в расходы текущего отчетного (налогового) периода (п.2 ст.318 НК).
Бухгалтер сделал такие проводки:
Дт 71 Кт 50 — 2 000 руб — выдана подотчет сумма Петрову И.И. для оплаты услуг сторонней организации по уничтожению печати.
Дт 26 — Кт 71 — 2 000 руб — приняты расходы на уничтожение печати
Дт 19 Кт 71 — 305,08 руб — учтен НДС
Дт 68 Кт 19 — 305,08 руб — предъявлен к вычету НДС
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Приказ о смене печати организации
Для того чтобы организация могла поменять печать, одно из первый действий, которые необходимо совершить, – создать соответствующий приказ.
Почему чаще всего меняется печать
Прежде чем ответить на вопрос, вынесенный в подзаголовок, скажем о том, что с 2016 года обязательное применение печатей и штампов в текущей деятельности компаний отменено. Таким образом, на сегодняшний день, печать должны иметь только государственные ведомства и некоторые структуры и организации, ими аккредитованные, все остальные используют штемпельные изделия на сугубо добровольной основе.
Если руководство предприятия принимает решение о применении печати, оно должно поставить в известность об этом надзорные органы, банковское учреждение, в котором обслуживается, и контрагентов. За получением штемпельного изделия представители компании должны обратиться в специализированную производственную фирму.
Печать выдается на длительный срок, вплоть до того момента, пока фирма не прекратит свою существование или в ней не произойдут какие-либо преобразования, требующие замены клише, а это могут быть самые разные обстоятельства. Наиболее частые: порча, повреждение или преждевременный износ штемпельного изделия, смена наименования или реквизитов (организационно-правового статуса, местонахождения и т.п.) юридического лица, утрата штампа.
Порядок смены печати
Для того чтобы поменять печать, нужно следовать определенной процедуре.
Первым делом необходимо созвать учредителей общества и на общем собрании принять соответствующее решение. Затем на основе этого решения выпустить соответствующий приказ.
После этого назначенный ответственным за смену штемпельного изделия человек должен отправиться в налоговую инспекцию и передать туда пакет документов. В нем должны присутствовать: свидетельство о регистрации предприятия, копия Устава, заверенное нотариально решение о смене печати, подписанное всеми участниками ООО, а также заявление в свободной форме, где должна быть указана причина, по которой возникла надобность по замене штемпельного изделия.
Что делать со старой печатью
Печать, утратившую свою силу, надо уничтожить. При этом факт утилизации должен быть задокументирован в специальном акте. Такие строгости необходимы для того, чтобы в дальнейшем никто не мог воспользоваться старым штампом с целью различных злоупотреблений.
По какой форме писать приказ
Любые распорядительные акты, формирующиеся в недрах коммерческих организаций, можно делать в свободном виде – унифицированные формуляры для них не предусмотрены. Единственное, что нужно учесть: чтобы по своему содержанию, структуре и подаче они отвечали нормам деловой документации. Кроме того, если в организации есть свой разработанный шаблон документа, утвержденный в локальных бумагах, то все последующие приказы следует писать по его образцу. Все вышесказанное касается и приказа о смене печати.
Как оформить
Оформление документа также может быть произвольным: рукописным или печатным. Оба варианта вполне приемлемы, правда, электронный приказ нужно будет обязательно распечатать. Для распечатки подойдет и простой лист бумаги, и бланк с нанесенными на него реквизитами организации и логотипом.
Приказ пишется в одном оригинальном экземпляре. Если нужны копии (к примеру, для отправки в структурные подразделения компании), готовый бланк надо отксерокопировать и заверить надлежащим образом.
Кто должен поставить подписи
Приказы всегда пишутся от имени главного лица предприятия – директора или человека, временно исполняющего его обязанности, значит, первая подпись, которая должна в них стоять – его. Кроме руководителя в любом распоряжении должны расписаться и все прочие указанные в нем работники, в том числе те, на кого возложен контроль за его исполнением.
Учет и регистрация
Все документы, которые выпускаются внутри предприятий, должны обязательно учитываться. Для этого в компании ведется специальный журнал – в него вписываются данные обо всех сформированных распоряжениях и приказах. Лежит этот журнал обычно у секретаря или другого работника, приближенного к руководству. Сведения, почерпнутые из него в случае надобности могут стать доказательством создания того или иного документа, а также дадут возможность быстро и без особых проблем найти нужный бланк. Информацию о приказе о смене печати также нужно в него включить, обозначив наименование, номер и дату написания распоряжения.
Порядок и сроки хранения
Регламент хранения приказов определяется либо локальными нормами предприятия, либо соответствует установкам законодательства.
В любом случае, после издания приказа о смене печати и ознакомления с ним всех заинтересованных работников, документ нужно подшить в папку, где хранятся другие подобные распоряжения. После того, как его актуальность пропадет, его можно передать в архив организации, где он будет лежать вплоть до утилизации (которая также проводится с соблюдением определенной процедуры действий).
Образец приказа о смене печати организации
Если вам понадобилось составить приказ о смене печати, а вы никогда раньше его не делали, прочитайте приведенные здесь рекомендации и посмотрите пример – воспользовавшись им, вы без особых усилий напишете нужное вам распоряжение.