Что значит тип контрагента
Статья Как правильно выбрать тип контрагента для корректного учета расчетов в 1С: БГУ в 2019 году?
С 1 января 2019 года приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н определен новый порядок применения КОСГУ. В конфигурациях 1С: Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и ред.2.0, начиная с релиза 55.7 и 60.23, соответственно, для автоматического определения подстатей КОСГУ 560, 660, 730, 830 применяется реквизит «Тип контрагента», который добавлен в справочник «Контрагенты».
После обновления на указанные выше релизы реквизит «Тип контрагента» автоматически проставляется для уже существующих элементов справочника «Контрагенты». Информацию необходимо только проверить. При вводе новых контрагентов этот реквизит нужно проставить самостоятельно.
Как определить, к какому типу относится тот или иной контрагент?
Однако после прочтения нормативных документов часто остается много вопросов.
Поэтому давайте рассмотрим распространенные виды контрагентов, с которыми государственное учреждение взаимодействует в своей хозяйственной деятельности и определим для них реквизит «Тип контрагента».
На примере счета 302 «Расчеты по принятым обязательствам» проверим правильность указания типа контрагента.
Сформируем ОСВ по счету 302 со следующими настройками:
— группировка по субсчетам
— субконто «контрагенты», «кэк».
Проанализируем оборотно-сальдовую ведомость на соответствие КОСГУ типу контрагента.
Мы видим, что некорректно указан КОСГУ для ИП Иванова И.И. и Петрова В.В. Для них должен быть указан КОСГУ 836 и 736.
По ИП Николаев Дмитрий Петрович КОСГУ указан корректно.
Обратите внимание также на то, что для остатков на счете 302 «Расчеты по принятым обязательствам» на начало года должен быть указан КОСГУ «000».
Для исправления ошибок поменяем реквизит «Тип контрагента» в карточке контрагента и перепроведем документы по расчетам с поставщиками ИП Петрова В.В. и Иванова И.И.
Рекомендуем периодически формировать оборотно-сальдовую ведомость и проверять соответствие КОСГУ типу контрагента для того, чтобы в дальнейшем избежать ошибок при формировании бухгалтерской отчетности.
Детализация статей 560, 660, 730, 830: выбираем тип контрагента
С 2019 года статьи 560, 660, 730, 830, отражающие в бухгалтерском учете увеличение (уменьшение) дебиторской и кредиторской задолженности, детализированы подстатьями в зависимости от типа контрагента, с которым производятся расчеты. Приведенная в данной статье таблица поможет вам правильно выбрать тип контрагента и, соответственно, применить подстатью КОСГУ.
Для отражения в бухгалтерском учете расчетов с контрагентами (на счетах 0 205 00 000, 0 206 00 000, 0 208 00 000, 0 209 00 000, 0 210 00 000, 0 302 00 000, 0 303 00 000, 0 304 00 000) применяются следующие подстатьи КОСГУ (п. 13.6, 14.6, 15.3, 16.3 Порядка № 209н):
Контрагенты, с которыми учреждение производит расчеты
Участники бюджетного процесса
Государственные (муниципальные) бюджетные и автономные учреждения
Финансовые и нефинансовые организации государственного сектора
Иные нефинансовые организации
Иные финансовые организации
Некоммерческие организации и физические лица – производители товаров, работ, услуг
Наднациональные организации и правительства иностранных государств
* Применяются при ведении бухгалтерского учета с 01.01.2021, составлении бухгалтерской и иной финансовой отчетности начиная с отчетности за 2021 год.
По одним счетам расчетов применение той или иной подстатьи КОСГУ не вызывает сомнений, к примеру:
По другим – определиться с типом контрагента довольно сложно. Поможет в этом приведенная ниже таблица.
Тип контрагентов. Кто к ним относится?
26‑й разряд номера счета
Рекомендуемые номера счетов для отражения расчетов
Участники бюджетного процесса. К ним относятся (п. 1 ст. 152 БК РФ):
– высшее должностное лицо субъекта РФ, глава муниципального образования;
– законодательные (представительные) органы государственной власти и представительные органы местного самоуправления;
– исполнительные органы государственной власти (исполнительно-распорядительные органы муниципальных образований);
– органы государственного (муниципального) финансового контроля;
– органы управления государственных внебюджетных фондов;
0 210 03 561 (661), 0 210 06 561 (661), 0 210 10 561 (661), 0 303 xx 731 (831), а также иные аналитические счета расчетов счетов 0 205 00 000, 0 209 00 000 с применением подстатей 561 (661), 731 (831) КОСГУ
– главные распорядители (распорядители) бюджетных средств;
– главные администраторы (администраторы) доходов бюджета;
– главные администраторы (администраторы) источников финансирования дефицита бюджета;
– получатели бюджетных средств (в том числе казенные учреждения)
Бюджетные (автономные) учреждения. Согласно положениям БК РФ указанные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, а в целях применения Порядка № 209н относятся к сектору государственного управления (п. 2 Порядка № 209н)
0 206 41 562 (662), 0 206 81 562 (662), 0 302 41 732 (832), 0 304 06 732 (832) (в части внутренних расчетов (то есть расчетов учреждения самим с собой), например, при переносе операций с одного вида деятельности на другой).
Иные аналитические счета расчетов счетов 0 205 00 000 (например, при реализации имущества, оказании услуг бюджетным (автономным) учреждениям), 0 206 00 000 и 0 302 00 000 (например, при закупке товаров, работ, услуг у бюджетных (автономных) учреждений) с применением подстатей 562 (662), 732 (832) КОСГУ
Финансовые и нефинансовые организации государственного сектора. К организациям государственного сектора согласно п. 9.5 Порядка № 209н (в редакции Приказа № 69н*) относятся:
1) государственные (муниципальные) унитарные предприятия. Правовые основы создания таких предприятий закреплены в Федеральном законе от 14.11.2002 № 161‑ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях». Согласно его положениям унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на имущество, закрепленное за ней собственником. Имущество унитарного предприятия принадлежит на праве собственности Российской Федерации, субъекту РФ или муниципальному образованию;
2) государственные корпорации и компании. Ими признаются не имеющие членства некоммерческие организации, учрежденные
0 206 42 563 (663), 0 206 44 563 (663), 0 206 47 563 (663), 0 206 49 563 (663), 0 302 42 733 (833), 0 302 44 733 (833), 0 302 47 733 (833), 0 302 49 733 (833), а также иные аналитические счета расчетов счетов 0 206 00 000, 0 302 00 000 с применением подстатей 563 (663), 733 (833) КОСГУ
Российской Федерацией на основе имущественного взноса. Госкорпорация и госкомпания создаются на основании федерального закона (ст. 7.1, 7.2 Федерального закона № 7‑ФЗ**). Примерами таких организаций являются госкорпорации «Росатом», «Ростех», «Агентство по страхованию вкладов», госкомпания «Российские автомобильные дороги»;
3) публично-правовые компании. В соответствии со ст. 2 Федерального закона № 236‑ФЗ*** публично-правовой компанией является унитарная некоммерческая организация, созданная Российской Федерацией, наделенная функциями и полномочиями публично-правового характера и осуществляющая свою деятельность в интересах государства и общества. Публично-правовая компания может быть создана на основании федерального закона или указа Президента РФ. В качестве примера приведем ППК «Фонд защиты прав граждан – участников долевого строительства»
Иные нефинансовые организации. К нефинансовым организациям относятся организации, занимающиеся производством товаров и оказанием нефинансовых услуг, работ (п. 10.4 Порядка № 209н).
К иным нефинансовым организациям следует относить обычные коммерческие организации – поставщиков, подрядчиков, исполнителей. Производители товаров (работ, услуг), являющиеся организациями государственного сектора, некоммерческими организациями или индивидуальными предпринимателями, к данному типу контрагентов не относятся. Для них предусмотрена отдельная группировка
0 206 45 564 (664), 0 206 4А 564 (664), 0 302 45 734 (834), 0 302 4А 734 (834).
Стоит отметить, что расчеты с иными нефинансовыми организациями являются наиболее распространенными видами расчетов. Так, при закупке товаров, работ, услуг у коммерческих организаций применяются следующие счета:
Кроме того, для отражения расчетов с коммерческими организациями могут применяться и иные аналитические счета счетов 0 206 00 000, 0 302 00 000, 0 205 00 000, 0 209 00 000 с применением подстатей 564 (664), 734 (834) КОСГУ
Иные финансовые организации. К финансовым организациям в соответствии с п. 10.4 Порядка № 209н относятся:
– банки и небанковские кредитные организации, имеющие лицензию ЦБ РФ на осуществление банковских операций;
0 206 43 565 (665), 0 206 48 565 (665), 0 206 27 565 (665), 0 302 43 735 (835), 0 302 48 735 (835), 0 302 27 735 (835), а также иные аналитические счета расчетов счетов 0 206 00 000, 0 302 00 000, 0 205 00 000, 0 209 00 000
– юридические лица, предоставляющие на основании соответствующей лицензии услуги страхования, перестрахования, взаимного страхования;
– иные финансовые организации.
В качестве иных финансовых организаций следует рассматривать коммерческие кредитные и страховые организации. Финансовые организации государственного сектора к данному типу контрагентов не относятся
с применением подстатей 565 (665), 735 (835) КОСГУ
Некоммерческие организации и физические лица – производители товаров, работ, услуг. В соответствии с п. 13.6.6, 14.6.6, 15.3.6, 16.3.6 Порядка № 209н (в редакции Приказа № 69н) к данному типу контрагентов относятся некоммерческие организации (за исключением бюджетных, автономных учреждений, государственных корпораций (компаний), публично-правовых компаний), индивидуальные предприниматели и физические лица – производители товаров (работ, услуг)
0 206 46 566 (666), 0 206 4В 566 (666), 0 302 46 566 (666), 0 302 4В 566 (666).
Кроме того, для отражения расчетов с указанными контрагентами могут быть использованы и иные аналитические счета счетов 0 206 00 000, 0 302 00 000, 0 205 00 000, 0 209 00 000 с применением подстатей 566 (666), 736 (836) КОСГУ
Физические лица. В качестве физических лиц следует учитывать не только персонал учреждений, но и сторонних физических лиц, с которыми произведены расчеты (за исключением лиц, выступающих производителями товаров, работ, услуг)
0 208 xx 567 (667), 0 302 11 737 (837), 0 302 96 737 (837), 0 302 98 737 (837), 0 304 02 737 (837), 0 304 03 737 (837).
Кроме того, для отражения расчетов с физическими лицами могут применяться и иные аналитические счета расчетов (0 205 00 000, 0 209 00 000, 0 302 00 000) с использованием подстатей 567 (667), 737 (837) КОСГУ
Наднациональные организации и правительства иностранных государств. Наднациональные организации – это организации, учрежденные и контролируемые акционерами – суверенными правительствами соответствующих стран. Примерами таких организаций являются Международный валютный фонд (МВФ), Всемирная торговая организация (ВТО), Организация Объединенных Наций (ООН)
Для отражения расчетов с указанными контрагентами применяются соответствующие аналитические счета расчетов с использованием подстатей 568 (668), 738 (838) КОСГУ
Нерезиденты. В соответствии с п. 9.5 Порядка № 209 (в редакции Приказа № 69н) к категории нерезидентов следует относить международные организации и иные организации-нерезиденты (за исключением наднациональных организаций и правительств
Для отражения расчетов с указанными контрагентами с 2021 года применяются соответствующие аналитические счета расчетов с использованием подстатей 569 (669), 739 (839) КОСГУ
иностранных государств, международных финансовых организаций).
Поскольку подстатьи КОСГУ, характеризующие данную категорию контрагентов, применяются с 2021 года, возможно, будут приведены дополнительные разъяснения о том, кого нужно относить к нерезидентам
* Приказ Минфина РФ от 13.05.2019 № 69н «О внесении изменений в Приказ Минфина России от 29 ноября 2017 № 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления» (на момент написания статьи находился на регистрации в Минюсте).
** Федеральный закон от 12.01.1996 № 7‑ФЗ «О некоммерческих организациях».
*** Федеральный закон от 03.07.2016 № 236‑ФЗ «О публично-правовых компаниях в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
В заключение отметим, что статус контрагента определяется на дату совершения операции. Для этого следует проанализировать информацию о нем (о его организационно-правовой форме), содержащуюся:
Контрагент — кто это такие и зачем они нужны
Заключение и выполнение различных сделок — это важная часть жизни каждого человека или юридического лица. Мы постоянно имеем дело с различными контрагентами. Чтобы более точно понимать свои права и обязанности, важно знать основные особенности заключения различных сделок с ними. Разобравшись в этих вопросах, можно лучше контролировать важные сферы своей жизни.
1. Что такое контрагент простыми словами
Каждое физическое или юридическое лицо имеет свои права и обязанности. Некоторые из них предусматриваются законодательством, другие связаны с тем, что стороны заключили сделку и подписали договор. Например, любой совершеннолетний гражданин имеет право устроиться на работу и получать за неё вознаграждение. При этом него есть обязанности по уплате налогов с получаемой зарплаты.
Однако иногда права и обязанности изменяются вследствие того, что стороны подписали договор. Примером может быть получение кредита в банке. После оформления кредитной сделки человек получает возможность воспользоваться предоставленными средствами. Одновременно у него возникает обязанность выплачивать долг с процентами в порядке, регламентированном подписанным документом.
При заключении сделки, другая сторона — это контрагент. Это название используется при подписании гражданско-правовых документов. Если в сделке более двух сторон, контрагентами являются каждый из остальных участников сделки.
Юридическое лицо постоянно имеет дело с контрагентами. У одних оно покупает товары или услуги. Это относится, например, к поставщикам, аудиторам, банковским учреждениям, подрядным организациям. Другая разновидность контрагентов — это покупатели.
В жизни частных лиц контрагентами являются, например, организации, оказывающие коммунальные услуги, банковские учреждения, магазины, операторы связи, провайдеры интернета.
2. Какие типы контрагентов существуют
Используются различные типы договоров. Их можно классифицировать несколькими способами.
Например, это можно сделать с учётом того, кто участвует в сделке:
В сделке может участвовать различное количество физических или юридических лиц. Они могут быть:
В гражданском праве применяются договора, которые регулируют различные виды отношений:
Во всех этих договорах для любой из сторон остальные являются контрагентами.
3. Формы договоров контрагентов
Заключение сделки между контрагентами может происходить в различных формах. Разнообразие гражданско-правовых отношений и жизненных ситуаций обуславливает наличие различных форм договорных отношений:
Несмотря на разнообразие различных видов договоров, их заключение подчиняется правилам, предусмотренным законодательством.
4. Различные виды контрагентов
В зависимости от отношений, регулируемых договорами, контрагенты могут относиться к следующим категориям:
Типы контрагентов соответствуют разновидностям заключаемых договоров.
5. Принципы отношений между контрагентами
Несмотря на разнообразие возможных ситуаций, существуют принципы отношений между контрагентами, остающиеся неизменными в любых ситуациях. Эти требования зафиксированы законодательством. Они заключаются в следующем:
Первые два условия зафиксированы в статье 421 Гражданского Кодекса РФ. Форма заключения того или иного типа договоров указывается в соответствующих статьях этого документа. В большинстве случаев используется письменная форма заключения соглашения.
6. Формы расчёта
В отношениях между контрагентами в подавляющем большинстве случаев производятся расчёты. Исключением является, например, дарение.
При расчётах на территории России применяются рубли. Даже в тех случаях, когда в договоре упоминается иностранная валюта, речь идёт не о её использовании, а о пересчёте в национальную валюту по курсу на определённый момент времени, оговоренный в договоре. Контрагенты в международных сделках используют ту валюту, которая была указана в подписанном ими документе.
О видах оплаты будет рассказано на примере сделок купли-продажи. Денежные расчёты в этой сфере могут осуществляться в следующей форме:
Расчёт может происходить сразу в полной сумме договора, а может — по частям. Например, последний вариант применяют при расчёте за каждый этап выполненных работ.
Могут применяться менее распространённые варианты: бартер и лизинг. В первом случае расчёты между сторонами происходят без использования денежных средств. Они обмениваются товарами или услугами равной стоимости. При лизинге сторонняя фирма за свои средства покупает необходимое контрагенту оборудование и предоставляет ему для пользования за соответствующую плату. Этот способ удобен для тех, кто не имеет собственных средств для покупки необходимой техники.
7. Процедура заключения сделки
Чтобы оформить договор, нужно определить свои потребности и найти потенциального контрагента. Форма договора должна быть такой. Которая предусмотрена Гражданским Кодексом РФ. Он может быть устным, простым письменным, с нотариальным заверением. В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, договор может считаться заключённым, если стороны выполнили действия, предусматривающие согласие на договорные отношения.
В качестве примера можно привести следующую ситуацию. Одна компания предложила другой договор о заключении услуг (например, доступ в интернет), другая сторона сделала оплату, указав реквизиты договора. При этом фактической подписи на документе может не быть, но соглашение считается заключённым. Основанием для этого является фактическое согласие, выраженное сторонами.
Важно отметить, что к оформлению договора законодательства предъявляет требования, которые зависят от его типа. При несоблюдении хотя бы одного из них договор может быть признан недействительным. Например, в каждом случае существует перечень существенных условий, которые должны быть согласованы между сторонами. Если хотя бы одно из них не было согласовано сторонами, соглашение становится недействительным.
В большинстве случаев оформление сделки происходит в следующем порядке:
Всё большее распространение принимает заключение договоров в электронной форме. При этом стороны выражают своё согласие, ставя электронную подпись.
Если законом установлена устная форма заключения соглашения, то они могут при желании оформить это в письменном виде, но не обязаны это делать. Например, если один человек одолжил у другого небольшую сумму, то считается, что для этого достаточно устно обсудить условия.
Однако при возникновении претензий и обращении в суд придётся доказывать факт сделки. Но если это сделать письменно и при свидетелях, то можно выиграть дело. Аналогичным образом письменный договор можно заверить у нотариуса, даже в том случае, если закон этого не требует.
Сделки существуют в жизни на каждом шагу. Часто их заключают, не особенно вникая в их содержание. Для того, чтобы более осознанно подходить к отношениям с контрагентами, нужно понимать, какими они бывают в различных случаях.
Расчеты с контрагентами в «1С:Бухгалтерии 8»
Нормативного определения понятия «контрагент» в российском законодательстве нет. В общем случае под контрагентами организации понимаются ее деловые партнеры: как юридические, так и физические лица. С точки зрения гражданско-правовых отношений контрагентом считается противоположная сторона договора. Так, например, в зависимости от договорных отношений контрагентами являются:
Справочник контрагентов
Группы контрагентов
Справочник Контрагенты имеет многоуровневую (иерархическую) структуру. Это позволяет объединять контрагентов в группы (папки) и подгруппы (вложенные папки) по определенным признакам.
Например, контрагентов можно сгруппировать:
Группы контрагентов можно использовать при формировании стандартных отчетов по счетам учета расчетов с контрагентами (например, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62, Анализ счета 60, Анализ субконто «Контрагенты» и т. д.). В настройках отчета (кнопка Показать настройки) на закладке Группировка можно указать тип группировки контрагентов:
Рис. 1. Вывод данных в отчете по группам контрагентов
Таким образом, пользователь получает данные в определенных разрезах аналитики.
Виды контрагентов и их реквизиты
При создании нового элемента справочника Контрагенты (команда Создать) необходимо указать вид контрагента: Юридическое лицо, Физическое лицо, Обособленное подразделение или Государственный орган. В зависимости от выбранного вида контрагента меняется форма элемента справочника (карточка контрагента).
В качестве страны регистрации контрагента в справочнике по умолчанию устанавливается значение РОССИЯ. Если в поле Страна регистрации указана иная страна или территория, то появляется возможность ввести налоговый и регистрационный номера в стране регистрации.
Создание новых контрагентов
В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 создавать новых контрагентов (новые элементы справочника Контрагенты) и заполнять их реквизиты можно следующими способами:
В карточке контрагента будет заполнено его наименование, полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты. Код ОГРН не передается, поскольку не предусмотрен стандартом обмена.
Загрузка файла выполняется по кнопке Загрузить из формы списка справочника Контрагенты. Загружаться могут основные реквизиты контрагента (краткое и полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адреса, телефон, контактные лица, банковские реквизиты).
На первом этапе обработки Загрузка контрагентов из файла данные загружаются в табличный документ, который при необходимости можно отредактировать. На втором этапе обработки производится сопоставление загружаемых контрагентов с данными информационной базы. Если сопоставить имеющегося контрагента с данными из файла не удается, то автоматически создается новый контрагент, который отмечается в списке знаком «+». На этом же этапе требуется указать группу справочника Контрагенты, в которую будут записаны новые элементы. По кнопке Загрузить в указанной папке справочника Контрагенты создаются новые элементы.
Оценка надежности контрагентов
Во избежание претензий налоговых органов организация должна оценивать риски по результатам своей финансово-хозяйственной деятельности, в том числе риски при выборе контрагентов. Ведь если налоговый орган докажет, что в результате сделки с контрагентом налогоплательщик получил необоснованную налоговую выгоду, то уменьшение налоговой базы (налогов, сборов, взносов) будет признано неправомерным (ст. 54.1 НК РФ), что повлечет доплату налогов, пеней и штрафов в бюджет.
В целях проявления должной осмотрительности при выборе контрагентов налогоплательщики могут использовать общедоступные критерии оценки рисков (см., например, письма ФНС России от 18.05.2018 № ЕД-4-2/9521@, от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10588).
Оценить надежность контрагентов можно напрямую из «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), используя:
Расчеты с контрагентами
При работе в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 пользователям следует уделить внимание настройкам функциональности, а также другим настройкам, которые влияют на порядок отражения расчетов в бухгалтерском учете, в том числе на аналитический учет расчетов с контрагентами.
Счета учета расчетов с контрагентами
Для автоматической подстановки счетов в документы используется регистр сведений Счета учета расчетов с контрагентами. Регистр доступен по гиперссылке Счета расчетов с контрагентами из формы списка справочника Контрагенты, а также из Плана счетов (раздел Главное). Счета учета в регистре заполнены значениями по умолчанию для расчетов в валюте регламентированного учета (то есть в рублях), для расчетов в иностранной валюте и для расчетов в условных единицах.
На рисунке 3 представлена запись регистра Счета учета расчетов с контрагентами для вида расчетов Расчеты в валюте регламентированного учета. Счета учета, указанные в регистре, будут по умолчанию применяться в документах расчетов в рублях для всех организаций, для всех контрагентов и для всех договоров с контрагентами.
Рис. 3. Счета учета расчетов с контрагентами в рублях
Для каждой организации, контрагента (группы контрагентов), договора и валюты расчетов пользователь может отдельно установить свои счета учета. Такие настройки будут иметь приоритет перед общими настройками счетов учета расчетов с контрагентами, предложенными программой по умолчанию. Быстро перейти к настройкам счетов учета, заданных для конкретного контрагента, можно из его карточки по гиперссылке Счета расчетов с контрагентами.
Аналитический учет расчетов с контрагентами
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 расчеты с контрагентами организованы с использованием нескольких уровней аналитического учета (субконто счетов бухгалтерского учета). Например, для счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» могут применяться три уровня аналитики:
А, например, для счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» аналитический учет ведется с использованием только двух уровней:
Обратите внимание, что договор с контрагентом может использоваться как объект аналитического учета, только если включена соответствующая функциональность программы. Если в настройках функциональности (раздел Главное) на закладке Расчеты установлен флаг Учет по договорам, то пользователь сможет выбирать конкретные договоры в документах расчетов с контрагентами и вести аналитический учет по договорам контрагентов.
Договоры контрагентов
Согласно Гражданскому кодексу договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Для совершения сделки наличие договора не всегда обязательно. В отсутствие договора контрагентам следует руководствоваться нормами Гражданского кодекса и общепринятыми обычаями делового оборота.
При создании нового элемента справочника Договоры (команда Создать) следует заполнить общие реквизиты и реквизиты, которые зависят от вида договора. В полной функциональности программы доступны следующие виды договоров:
Независимо от вида договора в форме элемента справочника (в карточке договора) для заполнения доступны общие реквизиты (рис. 4):
Рис. 4. Карточка договора
Вид расчетов используется для дополнительной аналитики взаиморасчетов и выбирается из одноименного справочника. С помощью видов расчетов можно классифицировать однотипные договоры, например:
Вид расчетов можно использовать для анализа данных в стандартных отчетах. Например, если в настройках Оборотно-сальдовой ведомости по счету 60 на закладке Группировка установить дополнительный вид группировки по реквизиту Вид расчетов, то отчет будет выведен с детализацией по видам расчетов (рис. 5).
Рис. 5. Отчет с детализацией по видам расчетов
Документы расчетов с контрагентами
Документами расчетов с контрагентами, использующимися в программе как объекты аналитического учета, является множество разнообразных документов учетной системы, например: Списание с расчетного счета, Передача ОС, Списание товаров, Авансовый отчет, Поступление на расчетный счет, Выдача наличных, Корректировка долга, Поступление (акт, накладная), Оказание услуг, Передача НМА, Отчет о розничных продажах, Поступление наличных, Реализация (акт, накладная), Реализация отгруженных товаров, Поступление доп. расходов и т. д.
При этом в качестве значений субконто Документы расчетов с контрагентами не могут использоваться документы:
Счет покупателю
Если одна из сторон направляет другой стороне счет, который содержит все существенные условия договора, то такой счет может признаваться договором-офертой (то есть предложением заключить договор). Если другая сторона оплачивает счет в установленном порядке, то такое действие признается акцептом, то есть принятием предложения. В этом случае договор считается заключенным в простой письменной форме (п.п. 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ).
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 документ Счет покупателю (раздел Продажи) предназначен для подготовки и печати счетов покупателям. При этом Счет покупателю:
Рассмотрим подробнее особенности данного документа и его реквизиты (рис. 6).
Рис. 6. Счет покупателю
В шапке документа Счет покупателю указывается дата счета, наименование контрагента-покупателя (выбирается из справочника), при необходимости указывается договор с контрагентом. Если договор в информационной базе еще не зарегистрирован, то его можно автоматически создать непосредственно из формы счета. В форме Цены в документе указывается тип цен и вариант расчета НДС (Документ без НДС, НДС в сумме или НДС сверху).
В Счете покупателю можно указать вариант применения скидки:
В табличной части документа на закладке Товары и услуги следует заполнить наименование номенклатуры (как товары, так и услуги в одном списке), ее количество, цену и ставку НДС. Если в функциональность программы включен учет возвратной тары, то на закладке Возвратная тара при необходимости указывается номенклатура, количество и залоговая цена тары.
Счет покупателю можно автоматически заполнить на основании документов: Оказание производственных услуг, Реализация (акт, накладная) и Отчет комитенту о продажах. По гиперссылке Реквизиты продавца и покупателя открывается одноименная форма, где можно указать дополнительные сведения:
Для вывода дополнительных условий в печатную форму документа Счет покупателю предназначен справочник Дополнительные условия. В программе предусмотрено несколько стандартных вариантов дополнительных условий (Оказание услуг, Продажа и доставка товара, Продажа товара на условиях самовывоза, Типовые условия). Текст дополнительных условий можно отредактировать или создать свой вариант дополнительных условий. По умолчанию дополнительные условия устанавливаются в карточке Организации (группа Логотип и печать). Здесь же можно загрузить изображения печати организации и подписей руководителя и главного бухгалтера. По гиперссылке Предварительный просмотр печатной формы «Счет покупателю» можно просмотреть печатную форму счета.
В документе Счет покупателю по команде Печать доступны следующие печатные формы:
Счет на оплату и Приложение к договору можно отобразить с факсимиле и печатью организации. Для этого в открывшейся форме печати документов следует установить флаг Подпись и печать. Готовую печатную форму можно вывести на печать, отправить контрагенту по электронной почте, сохранить в папку на компьютер или присоединить к счету в виде приложенного файла.
Для контроля взаиморасчетов с покупателями в документе Счет покупателю используется реквизит Статус оплаты, который может принимать значения:
При первоначальной выписке документа Счет покупателю статусу документа присваивается состояние Не оплачен. Затем статус оплаты счета может быть изменен:
Просмотреть подробную информацию о неоплаченных счетах на текущую дату можно с помощью отчета Счета, не оплаченные покупателями (раздел Руководителю). В отчете раскрывается полная сумма счета, его оплаченная и неоплаченная части. На основании данных отчета можно отправлять контрагентам по электронной почте напоминания о необходимости оплаты счетов.
В форме списка документов Счета покупателям также доступен реквизит Статус отгрузки, который может принимать значения:
Статус отгрузки по счету может быть изменен следующими способами:
С помощью настроек списка можно использовать статусы Счетов покупателям в отборах и сортировках для принятия управленческих решений.
В документе Счет покупателю предусмотрена возможность настроить напоминание по тем счетам, которые выставляются регулярно (например, постоянным покупателям). По ссылке Повторять? можно указать периодичность, с которой программа будет напоминать о необходимости выставить счет покупателю.
К списку регулярных счетов можно перейти из списка счетов по ссылке Периодические счета, расположенной в нижней части экрана. Для работы со счетами предусмотрены кнопки:
Счета от поставщиков
Документ программы Счет от поставщика (раздел Покупки) предназначен для регистрации факта выставления счета поставщиком, позволяет контролировать взаиморасчеты и может использоваться в управленческих целях. В шапке документа Счет от поставщика вводится номер и дата счета, наименование контрагента-поставщика (выбирается из справочника), при необходимости указывается договор с контрагентом. В форме Цены в документе указывается тип цен и вариант расчета НДС.
В табличной части документа на закладке Товары и услуги следует заполнить наименование номенклатуры, ее количество, цену и ставку НДС. Если в функциональность программы включен учет возвратной тары, то на закладке Возвратная тара при необходимости указывается номенклатура, количество и залоговая цена тары.
Для контроля взаиморасчетов с поставщиками в Счете от поставщика используется реквизит Статус оплаты. При первоначальной регистрации документа Счет от поставщика статусу документа присваивается состояние Не оплачен. Впоследствии статус оплаты счета может быть изменен автоматически (при выборе данного счета в качестве основания оплаты) или вручную. Информация о неоплаченных счетах на текущую дату выводится в отчете Счета, не оплаченные поставщикам (раздел Руководителю).
В форме списка документов Счета от поставщиков доступен реквизит Статус поступления, который может принимать значения:
Статус поступления счета может быть изменен автоматически и вручную.
Организация документооборота с контрагентами
Все хозяйственные операции, подтвержденные первичными документами, должны быть своевременно отражены в учетной системе. При этом регулярный учет должен быть эффективным.
Способы обмена документами
Самым прогрессивным и актуальным способом документооборота с контрагентами в настоящее время является электронный документооборот (ЭДО):
1С:ИТС
Если по какой-либо причине сервис 1С-ЭДО недоступен для пользователя, то для ускорения документооборота с контрагентами можно воспользоваться сервисом ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть. С помощью данного сервиса полученные от контрагента электронные документы автоматически заносятся в базу, что сокращает время ввода документов и уменьшает количество ошибок и опечаток. При этом, в отличие от полноценного ЭДО, электронные документы без электронной подписи не имеют юридической силы и требуют наличия бумажных оригиналов.
Если же контрагенты не являются участниками 1С-ЭДО и 1С:Бизнес-сеть, то упростить процесс регистрации первичного учетного документа в информационной системе поможет обмен документами по электронной почте. Также приходные документы от поставщика можно загружать из сохраненных файлов.
При загрузке документов ТОРГ-12, Акт приемки-сдачи работ (услуг) или УПД создается документ учетной системы Поступление (акт, накладная), в котором автоматически заполняются необходимые реквизиты. К документам поступления дополнительно может быть создан документ Счет-фактура полученный.
Если товар или услуга поступает к получателю от поставщика впервые и номенклатуры покупателя и поставщика не синхронизированы, то в открывшейся форме Сопоставление данных по номенклатуре необходимо заполнить поле Номенклатура, выбрав соответствующую позицию из справочника Номенклатура, и нажать на кнопку Записать и закрыть.
Загруженные из электронной почты (из файла) документы не являются юридически значимыми, поэтому и у покупателя, и у продавца должны быть надлежаще оформленные документы в бумажном виде.
Статусы оформления первичных документов
Если в организации не используется обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами, то бухгалтерская служба должна контролировать оформление как входящих, так и исходящих документов с обеих сторон. Согласно статье 9 Закона о бухгалтерском учете подписи лиц наряду с наименованиями должностей лиц, совершивших сделку (лиц, ответственных за оформление свершившегося события), являются обязательными реквизитами первичного документа.
Флаг Документ подписан, установленный в форме документа Реализация (акт, накладная), позволяет контролировать подписание покупателями (заказчиками) документов реализации. Если в учетной системе продавца (исполнителя) регистрируется документ реализации, надлежаще оформленный с обеих сторон, то флаг Документ подписан должен быть включен. Если же документ реализации регистрируется продавцом (исполнителем), не будучи при этом оформлен со стороны покупателя (заказчика), то флаг Документ подписан должен быть выключен (рис. 7).
Рис. 7. Контроль подписания документа реализации
До тех пор, пока вторая сторона не оформит накладную на отпуск товаров (акт на оказание услуг, выполнение работ или передачу прав), такой документ не будет считаться юридически значимым документом. Как только бухгалтерская служба получит оригинал документа, подписанного контрагентом, для данного документа реализации необходимо установить флаг Документ подписан.
Флаг Оригинал получен, установленный в форме документа Поступление (акт, накладная), позволяет контролировать наличие надлежаще оформленных оригиналов документов, полученных от поставщиков.
Если в учетной системе покупателя (заказчика) регистрируется документ поступления, полученный по электронной почте или из файла, то такой документ не считается юридически значимым документом, поэтому флаг Оригинал получен должен быть выключен (рис. 8).
Рис. 8. Контроль получения оригиналов документов
Как только бухгалтерская служба получит оригинал документа, подписанного контрагентом, для данного документа поступления необходимо установить флаг Оригинал получен.
Используя настройки списков, можно устанавливать отбор и выводить списки не подписанных покупателями документов и не полученных от поставщиков оригиналов для принятия управленческих решений.
Сверка данных учета НДС
Сервис 1С:Сверка (Сверка данных учета НДС) позволяет запрашивать, получать и загружать счета-фактуры от контрагентов по электронной почте, не выходя из программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, а также сверять данные в автоматическом режиме. Для работы сервиса необходим доступ в интернет.
Переход к сервису осуществляется по гиперссылке Сверка данных учета НДС из раздела Продажи или из раздела Покупки. Также напоминание о сверке НДС отражается в Списке задач на последнее число квартала. Сервис позволяет провести сверку в пределах одного налогового периода и показать расхождения в суммах, датах и номерах счетов-фактур, а также ошибки в реквизитах контрагентов.