Что значит табельный номер сотрудника
Как присваивается табельный номер сотруднику
С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала. И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место.
Что такое табельный номер
Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника. Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.
Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.
Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.
Для чего нужны табельные номера
Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:
Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.
Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.
Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.
Вопрос: Работодатель имеет две ставки специалиста по закупкам, но принимает на две ставки одного работника. Причем оформляет одного работника по двум трудовым договорам. В первом трудовом договоре указывает «Специалист по закупкам 1-го разряда», во втором — «Специалист по закупкам 2-го разряда». Издает два приказа по двум трудовым договорам. Теперь возникают вопросы с табельным номером: 1. Присваивать один табельный номер или два разных табельных номера? 2. Имеет ли работодатель право присвоить два разных табельных номера одному работнику по разным должностям (по двум трудовым договорам)? 3. Если работодатель присвоит два табельных номера одному работнику, то может ли работодатель выдавать два расчетных листка по каждому табельному номеру? Или расчетный лист должен быть один? 4. Если работнику работодатель предложит еще внутреннее совмещение, то нужно ли работодателю присваивать работнику третий табельный номер?
Посмотреть ответ
Кто присваивает табельный номер работнику
В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность. Как правило, это либо руководитель подразделения, либо сотрудник кадрового отдела, которые впоследствии передают данные в бухгалтерию, либо непосредственно бухгалтер, либо специальный табельщик. Последнее особенно распространено на крупных промышленных предприятиях. Уполномоченный работник ведет реестр и учет присвоенных шифров, контроль за правильностью их присвоения и использования.
Кому присваиваются табельные коды
Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:
Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.
Вопрос: Обязательно ли присвоение нового табельного номера внутреннему совместителю? Может ли организация быть оштрафована за один и тот же табельный номер работника по основной работе и по внутреннему совместительству?
Посмотреть ответ
Как присваивается табельный номер
По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.
Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.
Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:
Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам
Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику. А она такова, что обычно уже использовавшиеся номера либо не находят дальнейшего применения, либо присваиваются новым работникам по прошествии, не менее чем одного года с того времени, как был уволен ранее числившийся на нем сотрудник.
Где регистрируется учет табельных номеров
Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров. В нем фиксируются следующие данные:
Подводя итог вышеприведенной информации, можно сказать, что ведение табельного учета является довольно важной составляющей частью кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Однако, при присвоении табельных номеров следует руководствоваться некоторыми правилами, которые каждое предприятие вправе разработать самостоятельно. Впрочем, их нарушение не ведет ни к каким санкциям со стороны контролирующих органов. Тем не менее, безупречный табельный учет существенно облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок в начислении заработной платы и иных выплат.
Табельный номер
Табельный номер работника является уникальным в пределах организации или структурного подразделения, имеющего собственный отдел кадров и бухгалтерию, он присваивается однократно при поступлении на работу, никогда не изменяется. В одних организациях после увольнения работника он уже не может присваиваться другим работникам, поступающим на работу позже, а в других это разрешено. Обычно табельные номера присваиваются, начиная с единицы (под номером 1 обычно фигурирует первый руководитель предприятия), каждый следующий номер на единицу больше предыдущего.
Связанные понятия
Упоминания в литературе
Связанные понятия (продолжение)
Вое́нные представи́тельства (ВП), иногда Представи́тельства зака́зчика (ПЗ) — воинские подразделения при военных ведомствах нескольких государств мира обладающих собственной оборонной промышленностью, создаваемые для контроля качества и приёмки военной продукции на предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от ведомственной подчинённости и форм собственности, осуществляющих в интересах обороны стран разработку, испытания, производство, поставку и утилизацию продукции военного назначения.
Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) — класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов. Подкрепленные нормативными документами, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.
Испытание при приеме на работу — период времени, в течение которого работодатель проверяет работника на предмет пригодности к выполнению его работы. Предполагается, что в этот период времени работодатель будет тем или иным способом наблюдать за профессиональными действиями работника, а также другими аспектами его рабочей деятельности, например за тем, как складываются его отношения с коллегами.
Для чего заводят и что такое табельный номер работника?
Многие, устраиваясь на работу, понятия не имеют, что такое табельный номер работника и для чего он нужен, а ведь эта вещь нужна для осуществления документационных операций.
В нынешнее время предприниматели стали практиковать при приеме на работу присвоение индивидуального табельного номера работнику. Табельный номер – это специальный цифровой код, который позволяет сократить и облегчить обработку персональных данных работника, связанных со временем проведения на рабочем месте и не только.
Если вы не знаете, что собой представляет табельный номер и для чего необходимо его присвоение, тогда об этом поговорим ниже. Также рассмотрим, в каком порядке он выдается сотруднику предприятия и такое нововведение, как биометрический учет.
Что такое индивидуальный цифровой номер сотрудника?
Всем работающим людям на предприятии присваивают индивидуальные номера, состоящие из разных комбинаций цифр, которые в последующем помогают сотрудникам бухгалтерии обработать данные внутреннего перемещения. Еще благодаря этому номеру в компьютерной системе сохраняются все данные о заработной плате, отпусках, больничных листах и времени нахождения на рабочем месте. Вся эта информация в последующем может понадобиться сотруднику, который будет уходить на пенсию или выезжать за пределы страны.
Табельный номер присваивается один раз и навсегда, даже если возникнет ситуация повторного приема на работу в одно и то же место, система моментально это покажет. Исходя из этого, отметим, что присвоить его можно только однократно в момент приема рабочего на его первую должность, и в последующее рабочее время его не изменяют, во всяком случае в этом нет никакой необходимости.
Этот номер является уникальным для каждого сотрудника и становится основным реквизитом на протяжении всего времени работы. Также его используют в качестве автоматического расчета и всевозможных отметок, которые помогают правильно рассчитать заработок и вычислить из него все полагающиеся налоги государству.
Присваиваются индивидуальные цифровые значения по порядку, начиная с единичного значения. Обычно с цифрой 1 числится главный руководитель предприятия. Есть случаи, при которых предприятия начинают присваивать номера уволенных сотрудников вновь прибывшим работникам, но стоит отметить, что из-за этого может возникнуть путаница и неразбериха. Такое практикуется далеко не на всех фирмах и предприятиях.
Как присваивается номер?
Как выяснилось, табельные номера работников помогают отделам бухгалтерии вести особый учет по выдаче и расчету заработной платы. В отделе бухгалтерии в каждом заведенном деле на рабочего фигурируют эти индивидуальные цифры. Но ведь стоит знать, как с помощью этих цифровых индивидуальных шифров может вестись их учет и все остальное, что с ними связано.
Специально разработанных нормативных актов для правильного присвоения индивидуальных цифровых шифров нет. Исходя из этого, каждая организация имеет право создавать свои правила по разработке шифров и в дальнейшем их корректировать.
Еще следует учитывать основные правила учета труда и заработной платы, которые используются в строительной и промышленной области: каждому устраивавшемуся работнику на постоянное, временное, сезонное пребывание на рабочем месте присваивается индивидуальный табельный шифр, состоящий из нескольких цифр. Цифры в последующем служат для обработки достоверной информации о сотруднике. Основные положения и правила могут разрешать на протяжении 1-2 лет присваивать ранее используемые табельные комбинации ушедших сотрудников другим рабочим.
Для правильного присвоения и ведения учета табелей нужно:
Учет проводимого времени на работе
Присвоенный номер сможет помочь в ведении учета рабочего времени. Труд в нашей жизни является единственным фактором выживания и существования на земле. Измерять его можно только по затраченному времени. Для более удобного измерения рабочего времени принято использовать табельный номер, который будет фиксировать время прихода и ухода с рабочего места.
Главными категориями учета времени являются его величина и положенная норма. Величину рабочего времени можно вычислить, опираясь на выполненную работу и количество проведенного времени на рабочем месте. Но как показывает практика, многие сотрудники предприятий жертвуют своим личным временем для своевременного выполнения поставленных целей предприятием. За счет этого фактически отработанное время и положенная норма расходятся.
Рабочий на протяжении всего года или нескольких месяцев имеет возможность заслужить себе отдых и заработную плату. А вот правильно рассчитать положенное количество дней, отведенных на отдых, и получить честно заработанный оклад поможет присвоенный табельный номер.
Все же не напрасно присваивают табельные номера сотрудникам. Они, в свою очередь, могут мгновенно выдать всю информацию о сотруднике и рассчитать продолжительность времени, которое проводилось на рабочем месте. Существует три основных вида времени проведения на работе, такие как:
Биометрические системы учета
В нынешнее время новые технологии поражают своими характеристиками. Ведь сейчас можно обойтись без табельного номера, так как придумали новую систему – биометрическую. Биометрическая система является новым методом учета рабочего времени и сбора всех персональных данных о сотруднике. Такие идентификаторы уникальны, так как их невозможно уничтожить, потерять и обмануть.
Пользование ими довольно простое и удобное. На данный момент практикуется распознавание личности по отпечатку пальца. Благодаря таким терминалам можно с легкостью зафиксировать время ухода и прихода на работу, как это делает табельный номер. Для того чтобы информация поступила в базу, стоит лишь прикоснуться пальцем к сенсору для проведения сканирования.
При этом такие системы включают в себя промежуточные события во время рабочего дня, например, обеденный перерыв, деловая поездка, командировка и многое другое, стоит лишь нажать на специальную кнопку, которая это зафиксирует. На многих терминалах установлены камеры, которые фотографируют сотрудника после идентификации. Это только усилит уровень безопасности компании.
Табельный номер является отличным помощником для ведения учета пребывания сотрудника на рабочем месте, а также для безошибочного проведения расчета заработной платы.
Табельный номер
Та́бельный но́мер — уникальный номер работника предприятия, учреждения, организации или её крупного структурного подразделения, под которым работник фигурирует во внутренних документах, прежде всего в личном деле, табеле (от которого происходит название) и документах на выплату заработной платы.
Табельный номер работника является уникальным в пределах организации или структурного подразделения, имеющего собственный отдел кадров и бухгалтерию, он присваивается однократно при поступлении на работу, никогда не изменяется. В одних организациях после увольнения работника он уже не может присваиваться другим работникам, поступающим на работу позже, а в других это разрешено. Обычно табельные номера присваиваются, начиная с единицы (под номером 1 обычно фигурирует первый руководитель предприятия), каждый следующий номер на единицу больше предыдущего.
Смотреть что такое «Табельный номер» в других словарях:
Табельный номер — на дней (не считая времени нахождения в пути) с « » 20 года по « » 20 года Действительно по предъявлении паспорта Руководитель должность подпись расшифровка подписи Отметки о выбытии в командировку, прибытии … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
НОМЕР, ТАБЕЛЬНЫЙ — номер, присваиваемый каждому работнику при приеме на работу. Он проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случае увольнения или перевода на другую работу табельный номер, как правило, не может… … Большой бухгалтерский словарь
ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ — учет рабочего времени каждого работника. Осуществляется в табеле, в котором указываются табельный номер каждого работника, его фамилия, имя, отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца … Юридическая энциклопедия
ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ — учет рабочего времени каждого работника. Осуществляется в табеле, в котором указываются табельный номер каждого работника, его фамилия, имя, отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца … Энциклопедический словарь экономики и права
номер — а; мн. номера/; м. (от лат. numerus число) см. тж. номерок 1) Порядковое число предмета в ряду других однородных. Но/мер дома. Но/мер телефона. Но/мер документа. Н … Словарь многих выражений
номер — а; мн. номера; м. [от лат. numerus число] 1. Порядковое число предмета в ряду других однородных. Н. дома. Н. телефона. Н. документа. Н. рейса, маршрута. Н. билета. Н. задачи. Трамвай н. восемь, сорок два. Узнать, записать, запомнить, вспомнить,… … Энциклопедический словарь
УЧЕТ, ТАБЕЛЬНЫЙ — учет при помощи первичного документа табеля явок на работу и использования рабочего времени охватывающий всех работников организации. Каждому работнику присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету… … Большой бухгалтерский словарь
УЧЕТ, ТАБЕЛЬНЫЙ — учет явок на работу и использование рабочего времени каждого работника за каждый рабочий день, осуществляемый при помощи первичного документа табеля. Т.у. производится методом регистрации отклонений (неявок, опозданий и т.д.). В табеле отражаются … Большой экономический словарь
Заработная плата — (Wages) Важнейшее средство повышения заинтересованности работников Участие трудящихся в доле вновь созданных материальных и духовных благ Содержание Содержание. > заработная плата – это важнейшее средство повышения заинтересованности… … Энциклопедия инвестора
но́мер — и (устар.) нумер, а, мн. номера и (устар.) нумера, м. 1. Порядковое число предмета в ряду других однородных. Номер дома. Номер телефона. Номер документа. □ [Войницын] брал билет, показывал нумер и шел садиться к окну, пока предшественник его… … Малый академический словарь
Как присвоить табельный номер сотруднику
Табельный номер представляет собой реквизит, который используется в кадровом учете. С помощью табельного номера во внутренних бумагах компании отображается отдельный человек, а не просто штатная единица.
Когда для внутреннего кадрового учета и учета рабочего времени работодатель использует унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом, табельный номер является одним из обязательных реквизитов. Без него корректно заполнить бланки будет невозможно. В статье рассмотрим как присвоить табельный номер сотруднику.
Табельный номер
Табельный номер – это уникальный цифровой код (в рамках одного работодателя), который присваивается сотруднику. Цифровое сочетание должно быть простым, но при этом позволять идентифицировать любого сотрудника, чтобы путаницы при заполнении кадровых бланков не возникало. В крупных компаниях, когда отдельные структурные подразделения имеют свою кадровую и бухгалтерскую службу, сотрудникам коды присваивают в пределах одного отдела.
Присваивается табельный номер один раз при приеме нового сотрудника на работу и остается в течение всего периода трудовых отношений с работодателем. С увольнением работника, его табельный номер не присваивают новому сотруднику. А если работник после увольнения решит вернутся, то ему вновь присвоят прежний номер (Читайте также статью ⇒ Прием нового сотрудника на работу).
Важно! Присваивается номер каждому новичку в хронологическом порядке. Полученный код не будет меняться, если работника переведут или изменятся его паспортные данные.
Кому присваивается табельный номер
Табельные номера, позволяющие идентифицировать сотрудников, присваиваются работникам:
Для чего присваивается табельный номер
Табельный номер необходим для внутреннего применения. Они, как правило, не указываются в исходящих документах, но используются в документах по учету отработанного времени, приказов по личному составу и др.
Присвоение сотрудникам идентифицирующих номеров позволяет:
Важно! Главной причиной использования табельных номеров для сотрудников является учет рабочего времени, отработанного каждым. Они используются при учете и фиксации времени явки сотрудника на работу или ухода домой, перерывов на обед и просто отлучек по своим делам.
С помощью номеров работодатели могут получать достоверные сведения относительно того, как работник использует свое рабочее время. Они могут контролировать этот процесс, учитывать его в системе оплаты труда.
Где отражаются табельные номера
Помимо личных данных сотрудника и наименования его должности, табельный номер указывается в:
Порядок действий при присвоении табельного номера сотруднику
Утвержденного порядка действия по присвоению табельного номера работнику нет. Законодательно не предусмотрен определенный порядок присвоения табельного номера работодателем. В связи с этим работодатели вправе самостоятельно разработать свой порядок действий и закрепить свой алгоритм в локальных нормативных актах.
Алгоритм действий может быть оформлен в виде инструкции или положения, в котором подробно будут указаны правила присвоения номера, учета и контроля номеров в компании. Если для учета применяются автоматизированные средства для кадрового и бухучета, то код будет присваиваться автоматически в программе при регистрации нового работника. Однако, многие работодатели до сих пор ведут учет вручную и отражают табельные номера в регистрационных журналах. Ответственным за ведение и хранение журнала назначается один из сотрудников компании: кадровый специалист, бухгалтер или делопроизводитель. Такая обязанность, как присвоение принимаемому сотруднику табельного номера возлагается на кадровика приказом. Если рассматривать крупных работодателей, то функция по присвоению табельных номеров является обязанностью табельщика. Помимо непосредственного присвоения номера, табельщик или иной ответственный сотрудник также ведет их реестр, а также контролирует правильность присвоения или использования номера.
Важно! Если работодатель переходит на новый вид программного обеспечения, то табельные номера сотрудников при переносе в новую систему должны остаться без изменений.
Как присвоить табельный номер сотруднику
Если у нового кадрового сотрудника возникают сложности в присвоении табельного номера работнику, то ему нужно опираться на внутренние правила компании, а также общепринятые стандарты.
Большая часть работодателей использует единый порядок присвоения табельного номера, который не меняется уже на протяжении нескольких десятилетий. Для начала составляют общий список номеров с единицы. Причем, под первым номером, как правило, указывают директора, под вторым – его заместителя и т.д., пока все сотрудники не будут пронумерованы.
При составлении приказа о приеме на работу новый работник получает свой номер. Это может происходить как автоматически, так и вручную, учитывая хронологический порядок и без пропусков.
К примеру, если в штатной расстановке указаны 125 записей о работниках, то новому сотруднику будет присвоен табельный номер 126. Исключением из правил является прием на работу прежнего уволившегося сотрудника, который уже имел свой табельный номер. В этом случае возможно использование прежнего кода.
Однако, происходит такое на практике довольно редко. При повторном приеме на работу уволенного сотрудника, с ним заключают новый трудовой договор, что говорит о начале новых трудовых отношений. Соответственно, и номер присваивается новый.
Формат табельного номера обычно представлен арабскими цифрами. Никаких посторонних символов в нем нет. Не используются такие символы, как тире, дефис, римские цифры, индекс или буквенное сочетание. Однако и прямого запрета на применение указанных символов тоже нет. Но обычно табельный номер выглядит следующим образом: «123». А такие номера, как «123ФИО» или просто «ФИО» (например, с использованием инициалов) встретить можно довольно редко.
Как присвоить табельный номер внутреннему совместителю
Внутреннее совместительство представляет собой выполнение работ одним сотрудником по нескольким должностям в пределах одной компании.Все поручения своего работодателя внутренний совместитель выполняет только в свободное время от занятости по своей основной должности. При внутреннем совместительстве с сотрудником заключают отдельный трудовой договор.
В связи с тем, что с одним работником при внутреннем совместительстве заключается несколько трудовых соглашений, то и табельные номера целесообразнее присваивать по каждому. То есть, если работник занят на двух должностях, то ему присваивается два номера, если на трех – то три и т.д.
При таком подходе будет упрощаться процесс учета отработанного времени совместителем. Те часы, которые им отработаны по основной работе будут учитываться отдельно от времени, отработанного им по совместительству. Поэтому и в приказах о приеме на основною работу и работу по совместительству будут указываться разные табельные номера (Читайте также статью ⇒ Как завести трудовую книжку впервые).
Заключение
Как правило, каждому новому работнику, с кем работодатель подписывает трудовой договор, присваивается табельный номер. Исключением не являются такие работники, как надомники, сезонники или сотрудники, занятые на условиях неполного рабочего времени. Не присваивается табельные номера только тем работникам, с кем трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором (договор подряда, договор оказания услуг).