Что значит справочный аппарат
Научно-справочный аппарат
«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Смотреть что такое «Научно-справочный аппарат» в других словарях:
Научно-справочный аппарат — термин, нередко употребляемый как синоним аппарата издания в целом или только научно вспом. аппарата … Издательский словарь-справочник
Научно-справочный аппарат книги — различного рода вспомогательные тексты, облегчающие пользование книгой и усвоение ее содержания. К научно справочному аппарату относятся библиография, указатели, вступительные статьи, послесловия, комментарии и примечания … Краткий толковый словарь по полиграфии
Автоматизированный научно-справочный аппарат архива — 7.7.1. Автоматизированный научно справочный аппарат архива комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации. Источник: Основные Правила работы архивов… … Официальная терминология
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ — Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Научно-вспомогательный аппарат издания — НАУЧНО ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ АППАРАТ ИЗДАНИЯ, или научно справ. аппарат издания, часть аппарата издания, помогающая читателям лучше разобраться в сложностях содержания произведений (произведения), опубликованных в издании. К Н. в. а. и. относятся… … Издательский словарь-справочник
АППАРАТ — (от латинского apparatus оборудование), 1) прибор, техническое устройство, приспособление. 2) Совокупность учреждений, организаций, обслуживающих какую либо область управления, хозяйства и т.п. (например, государственный аппарат). 3) Совокупность … Современная энциклопедия
Аппарат — (от латинского apparatus оборудование), 1) прибор, техническое устройство, приспособление. 2) Совокупность учреждений, организаций, обслуживающих какую либо область управления, хозяйства и т.п. (например, государственный аппарат). 3) Совокупность … Иллюстрированный энциклопедический словарь
аппарат — а; м. [от лат. apparatus снаряжение, оборудование]. 1. Прибор, механическое устройство для выполнения какой л. определённой работы. Телефонный, летательный, слуховой а. А. отечественной марки. Установка, испытание аппарата. Неисправность, поломка … Энциклопедический словарь
4.5. Справочный аппарат
В изданиях произведений научной литературы большое значение придаётся справочному аппарату. Редактор решает вопрос о необходимости и правомерности помещения в книге указателя, библиографического списка, приложения и т.д. Моделируя научное издание, он обязан учитывать не только жанровую специфику произведения, но и тематическую направленность будущей книги, особенности содержания и структуры авторского текста, требования стандарта, традиции научного книгоиздания. Как показывает практика, удачно разработанный справочный аппарат создаёт необходимые условия для работы с научной книгой, позволяет читателю быстро ориентироваться в её содержании, повышает эффективность издания. Нередко справочный аппарат даёт возможность сократить объем основного текста за счёт рационального распределения избыточной информации между элементами сопроводительного характера.
В то же время сложная структура справочного аппарата ведёт к значительному удорожанию книги, увеличивает сроки её издания. Поэтому при оценке состава аппарата необходимо учитывать и эти важные моменты экономики издания, стараться избегать перегруженности книги элементами, не играющими заметной роли в повышении эффективности издания.
Существующие в издательском деле стандарты во многом облегчили процесс подготовки справочного аппарата к изданию. Так, ГОСТ 7.4—77 «Выходные сведения в издательской продукций» регламентирует все титульные элементы справочного аппарата, устанавливает их объем и порядок, место расположения в издании. Редактору остаётся лишь выбрать наиболее рациональный вариант оформления титульного листа, оборота титула, обложки или переплёта, корешка книги. Основное внимание уделяется полноте представления необходимой информации о научном произведении, соответствию титульных элементов виду издания, традициям отечественного научного книгоиздания.
Как правило, сведения об авторах, порядок расположения их фамилий на титульном листе, заглавие приводятся с той полнотой и в том виде, как это установлено автором или авторами произведения. Если в состав авторского коллектива входит более пяти человек, их фамилии обычно указывают на обороте титульного листа. Здесь обязательно приводят и фамилии составителей, переводчиков, научных рецензентов.
В научных книгах на обороте титульного листа помещают прикнижную аннотацию или прикнижный реферат — это зависит от тематики публикуемых произведений. Так, в изданиях по естественным и техническим наукам должен быть напечатан реферат. В нем фиксируются тема, предмет исследования, основная проблема, характер и целевое назначение издания. Замена реферата аннотацией в подобных изданиях запрещена ГОСТом.
В общественно-научных изданиях помещают прикнижную аннотацию. Причем она по своей структуре и содержанию значительно отличается от аннотаций массовых изданий, выполняя прежде всего информативную роль. её задача — кратко охарактеризовать тему произведения, проблематику, объект исследования, его цели и результаты. Все рекламные и пропагандистские, популяризаторские элементы, необходимые в аннотации на массовое издание, в научной книге неуместны. По содержанию аннотация на издание научного произведения очень близка реферату. К примеру, аннотация на науковедческое издание содержит следующую характеристику книги:
«В монографии освещается широкий круг вопросов науковедческого и историко-научного характера, касающихся задач комплексного исследования науки как исторически развивающейся формы коллективной деятельности. Рассматриваются проблемы формирования личности учёного и его исследовательской программы, образования научных школ, случайного и необходимого в научном открытии, вопросы соавторства, научного приоритета».
В прикнижном реферате просто перечисляются вопросы, рассматриваемые в издании:
«Приведены основные сведения об организации и технико-экономических показателях котельных установок электростанций. Описаны условия работы паровых котлов, рассмотрены методы обеспечения надёжной и экономичной эксплуатации барабанных и прямоточных котлов, разъяснены особенности их пуска и останова».
Одним из обязательных элементов справочного аппарата научной книги является внутрикнижная библиография — библиографические ссылки и библиографические списки. Форма и порядок приведения сведений об издании в библиографическом описании, возможные варианты оформления ссылок, степень их полноты регламентированы ГОСТ 7.1—84 «Библиографическое описание документа».
В изданиях научной литературы широко используются практически все указанные в ГОСТе разновидности библиографических ссылок. Предпочтение, отдаваемое в конкретном издании той или иной форме, всегда продиктовано спецификой содержания книги, традициями научной литературы, стандартами и нормами научной коммуникации в данной сфере научной деятельности. Так, в работах по общественным наукам чаще всего используются внутритекстовые и подстрочные ссылки, которые не нарушают единства восприятия текста, удобны читателю, в изданиях естественнонаучной тематики — затекстовые ссылки, особенно эффективные при цитировании или анализе большого числа источников.
Оценивая удачность выбранной автором формы библиографических ссылок, редактор учитывает, прежде всего, позволяет ли она читателю идентифицировать источник цитирования, оценить его научную авторитетность, время создания, нормативность. Важно помнить и о том, что внутритекстовые и подстрочные ссылки, используемые слишком часто, утомляют читателя, мешают работе с книгой, их практически невозможно разыскать без повторного сплошного чтения материала, наконец, подстрочные ссылки значительно усложняют полиграфическое воспроизведение текста.
Использование затекстовых ссылок (правильнее было бы говорить: ссылок на затекстовой список литературы) требует пристального внимания к оформлению затекстового списка источников, особенно — к порядку расположения библиографических описаний.
Источники должны располагаться по алфавиту независимо от порядка их упоминания в тексте, что даёт возможность избежать повторов, дублирования, унифицировать библиографические описания. К сожалению, ещё нередко можно встретить издания научных произведений, в которых затекстовые списки оформлены неверно: источники в них расположены по порядку цитирования или упоминания в тексте. Это делает практически невозможным повторное обращение к списку источников и его оценку с точки зрения полноты охвата современной научной литературы, научной значимости книг, используемых автором публикации. Кроме того, это лишает всякого смысла использование затекстовых ссылок: практически подстрочные ссылки просто механически переносятся в конец издания.
Наряду с библиографическими ссылками в научной книге обязательно присутствуют прикнижные списки литературы. В задачу редактора входит оценка их соответствия виду и типу издания, анализ с точки зрения полноты отражения литературы вопроса, унификация библиографических описаний источников, проверка их правильности.
В изданиях произведений научной литературы помещают различные по назначению прикнижные списки литературы: рекомендательные, информирующие, дополняющие, персональные. Часто в одном издании публикуют несколько разновидностей библиографических списков. В подобных случаях унифицированные заголовки «Литература», «Список литературы» использовать нельзя. Необходимо, чтобы в названии каждого из подобных элементов справочного аппарата издания было точно определено его содержание, например: «Список научных трудов академика Виноградова», «Дополнительная литература по теме. » и т.д. Структура прикнижных списков литературы всегда определяется группировкой источников либо в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Реже списки формируют в тематической последовательности, иногда — по жанровому принципу. На все прикнижные списки литературы, помещаемые в научной книге, распространяется общебиблиографическое правило: в начале указываются труды основоположников марксизма-ленинизма, важнейшие партийные и государственные документы, затем — основные источники по теме, в конце списка приводятся публикации на иностранных языках.
Редактирование прикнижных списков литературы заключается в проверке полноты приведённых библиографических описаний, их соответствия требованиям ГОСТ 7.1—84. Основная задача — добиться максимальной точности и необходимой полноты сведений об источниках.
В некоторых изданиях составляются списки литературы к отдельным главам. Связано это обычно с большим количеством источников, группировка которых в одном списке значительно затруднила бы работу читателя с изданием, либо с тем, что каждая глава имеет самостоятельное научное значение.
К обязательным элементам справочного аппарата научной книги относятся предисловие, вступительная статья и послесловие. Они призваны расширить сведения читателя о задачах издания, его специфике, помочь рационально использовать публикуемую научную информацию, позволяют глубже усвоить содержание произведения.
Предисловие помещается практически в каждом научном книжном издании. В процессе его редактирования необходимо добиться того, чтобы получилось действительно оригинальное литературное произведение, раскрывающее специфику того или иного издания. Предисловие должно содержать исчерпывающие сведения о виде и целях издания, о его месте среди книг этой тематики, общую характеристику содержания, структуры публикуемого произведения, его жанровой специфики.
Так, в предисловии к монографии целесообразно привести обоснование научной значимости издания, выявить особенности авторской концепции, охарактиризовать эмпирическую базу исследования. В предисловии к коллективной монографии необходимо указать, кем написаны разделы, главы произведения, почему выбрана подобная форма монографии.
Предисловие к собранию сочинений учёного содержит сведения о составе издания, принципе группировки произведений по томам, о текстологической подготовке источников, об особенностях и составе справочного аппарата.
В сборниках научных статей помещают предисловия, в которых приводится характеристика темы и проблематики издания, освещается история и современное состояние изучения той или иной конкретной проблемы. В материалах научных съездов, конференций предисловие даёт информацию о круге вопросов, обсуждавшихся в рамках программы, составе участников, организационной структуре (пленарные и секционные заседания, их тематика, выставки и демонстрации, пристендовые сообщения и т.д.).
Как правило, в научной книге предисловия бывают авторские. В сборниках научных статей, в переводных изданиях помещают также предисловия, написанные от имени титульного редактора, составителя, издательства. Нередко в одном издании помещают несколько предисловий, отражающих оценку издания автором, издательством и авторитетным в данной области науки учёным. В переводных изданиях авторское предисловие к русскому изданию публикуют после издательского предисловия, в котором даётся критический анализ научной концепции автора, его принципов и методов научного исследования. При переиздании научной книги, как правило, публикуются наряду с новым и предисловия предыдущих изданий. Это даёт возможность читателю судить о специфике каждого издания произведения и решить вопрос о целесообразности обращения к более ранним изданиям книги.
В собраниях сочинений учёных, в сборниках научных статей, кроме предисловия, публикуется вступительная статья. В ней затрагиваются вопросы, связанные непосредственно с творчеством того или иного учёного, раскрывается научная значимость публикуемой теории, гипотезы, анализируется история научного направления. Во вступительной статье обязательно приводят биографию учёного, подробно рассказывают о его идейных взглядах, научных открытиях и опубликованных трудах.
Авторами вступительных статей обычно выступают видные учёные. Иногда в качестве вступительной статьи к сборнику помещают работу авторитетного в данной области науки учёного. Подобная статья должна содержать анализ и обобщение вопросов, получивших отражение в сборнике.
Редактирование предисловия и вступительной статьи лучше проводить после окончания работы над основным текстом издания. Тогда в этих элементах справочного аппарата удаётся отразить общий принцип систематизации материала, логику изложения, структуру издания. Одна из задач редактора — исключить возможность совпадения по содержанию предисловия и введения, вступительной статьи и аннотации.
Послесловия сравнительно редко используются в научной книге. Связано это со спецификой восприятия научного текста, с нормами научной коммуникации. Обычно послесловия публикуют в переводных изданиях или в работах, имеющих историко-научное значение. В послесловии к научной книге объясняется современное понимание рассмотренной научной проблемы, роль автора данной публикации в изучении и научном осмыслении объекта, отличие концепции советской научной школы от соответствующих ей зарубежных.
Широко представлены в научной книге примечания и комментарии. Они помещаются как в тексте, так и в постраничных сносках или после произведения в целом. Примечания позволяют уточнять или пояснять научные факты. Нередко этот элемент справочного аппарата используется как форма критики устаревших научных гипотез, неверных толкований эмпирических фактов науки. Особенно эффективны примечания в переводных изданиях, так как дают возможность оценить идейные позиции автора, дополнить отдельные положения новыми экспериментальными данными. При работе над примечаниями добиваются их максимальной лаконичности, конкретности, цельности. Каждое примечание снабжается указанием его авторской принадлежности: примеч. авт., примеч. ред., примеч. перев. и т.д. Редактирование предполагает также анализ примечаний с точки зрения их достоверности и целесообразности. Важную роль играет рациональное расположение примечаний в издании и их редакционно-техническое оформление.
Обязательным элементом всякого научного издания является указатель. В издательской практике в зависимости от состава, структуры, объёма выделяют несколько видов указателей. В задачи подготовки к изданию научной книги входит выбор вида указателя, обоснование целесообразности его использования, работа над его содержанием и структурой.
Чаще всего в научных книгах встречаются предметные указатели. Редактор оценивает полноту указателя, принцип отбора рубрик, построение и редакционно-техническое оформление. Необходимо добиваться того, чтобы вся существенная научная информация получила в нем отражение. Указатель состоит из собранных в определённом, логически обоснованном порядке сведений, содержащихся в различных фрагментах произведения, даёт представление об информационной структуре текста, выступает своеобразным поисковым аппаратом научного документа. Обычно предметные указатели бывают алфавитными, простыми. Систематические предметные указатели помещают только в собраниях сочинений или в многотомных монографиях.
В изданиях по общественным наукам наряду с предметными широко используются указатели имён, географических названий, произведений, памятников архитектуры, периодических изданий и т.д. В некоторых книгах помещают сразу несколько указателей. Задача редактора — исключить повторы и разночтения, проверить правильность написания имён.
Для повышения информативности изданий в научной книге помещают указатели таблиц, формул, иллюстраций. Это даёт возможность читателю использовать отдельные элементы издания вне основного текста.
Поскольку содержание научного произведения всегда многоаспектно, то отразить в указателях все встречающиеся в тексте научные понятия или имена собственные практически невозможно. Редактор следит за тем, чтобы принцип отбора рубрик был обусловлен темой и проблематикой произведения, целевым назначением издания и его читательским адресом.
Не менее важно оценить и проверить содержание и форму рубрик указателя. Здесь внимание должно быть сосредоточено на порядке слов в рубрике, её грамматической форме, на связи между сходными по содержанию рубриками, на количестве ссылок и их соответствии основному тексту.
Приложения как элемент справочного аппарата традиционны для научной книги. В этом разделе издания помещают описания экспериментов и опытов, чертежи специальной научной аппаратуры, тексты нормативных документов, исторические памятники научной мысли. Таким образом, приложения расширяют содержание основного произведения, дают сведения о времени и условиях его создания, об его контексте, формируют целостное представление о рассмотренной в произведении научной проблеме. Редактор должен оценить целесообразность включения приложения в издание, проверить достоверность приводимой информации и её полноту. На каждое приложение в основном тексте должна быть ссылка.
Оглавление или содержание относится к обязательным элементам научной книги. Обычно если в издании публикуется одно произведение, то в нем помещают оглавление. Если издаётся сборник научных статей — содержание. Традиционно его располагали в конце издания. Однако многие исследователи настоятельно рекомендуют помещать содержание в начале издания, что, на их взгляд, даёт возможность читателю сразу получить общее представление об издании и выборочно ознакомиться с наиболее важными для него разделами.
Работа редактора над содержанием и оглавлением сводится к проверке правильности его составления: все ли рубрики отражены, правильно ли приведены названия разделов, глав, параграфов, точно ли отражена соподчиненность рубрик.
Библиотечный урок «Справочный аппарат книги»
Справочный аппарат книги.
Библиотечный урок в 7 классе
Аппарат книги – это научно-справочные материалы, которые автор книги, составитель или редактор издания добавляют к печатному материалу с целью объяснения трудных для понимания и усвоения слов, понятий, фраз, мест в тексте, а также с целью информирования читателя о содержании и структуре книги. А еще чтобы охарактеризовать события, описанные в книге, личностей, места, где происходят события.
Составные части справочного аппарата книги.
*Содержание. * Список литературы.
* Библиографическая справка об авторе.
Аннотация. Помещается, как правило, на обороте титульного листа. Представляет собой очень краткое содержание книги с указанием на каких читателей эта книга рассчитана. Иногда в ней подаются очень краткие сведения об авторе. Печатается мелким шрифтом.
Предисловие. Пишут их или сам автор, или редактор, составитель, переводчик. В предисловии часто дается характеристика исторических событий, обстоятельств, факты жизни автора, которые сподвигли его к написанию данной книги. В предисловиях к сборникам произведений обозначены принципы отбора произведений для сборника. В книгах, которые переиздавались, обосновывается необходимость переиздания, указываются изменения и дополнения, которые внесены в издание.
Вступительная статья. Играет в книге подобную роль, как и предисловие. Однако она, как правило, бывает больше по объему, чем предисловие, и более глубокой по рассмотрению тех проблем, которые затрагиваются в книге. Задача вступительной статьи – подготовить читателя к глубокому пониманию и усвоению изложенного.
Примечания. Они бывают авторские и редакторские. Подаются или в конце книги, или внизу страниц в виде сносок. Основная их функция – дополнительно объяснить определенные положения, моменты книги, дополнить ее текст.
Комментарии. Это дополнительные сведения о событиях, исторических деятелях, творческих личностях и т. д. В комментариях к художественному произведению иногда приводится творческая лаборатория автора, история написания, имеющиеся варианты и редакции, авторская самооценка, суждения критиков. Часто в комментариях указывается источник данной публикации, идет речь об изменениях, дополнениях, которые вносил сам автор или редактор. Иногда подаются фактические справки о месте и времени описанных автором событиях, перевод использованных им иностранных слов, толкование малознакомых и непонятных слов. Комментарии помещаются, как правило, в конце книги, но есть и в конце страницы под основным текстом. Часто примечания и комментарии очень похожи между собой.
Словари. Они дают объяснения, толкование слов и помогают читателю понять текст. Например, словарь морских терминов в книге К.М. Станюковича «Морские рассказы», или словарь понятий и выражений, встречающихся в сказках П.П.Бажова «Уральские сказы».
Послесловие. Это статья, расположенная после основного текста. Она содержит краткие итоги, выводы, дополнительные пояснения к книге.
Резюме. Чаще всего оно присутствует в научных книгах, после каждой научной работы, статьи. Представляет собой сжатый вывод, перечень основных положений работы, статьи.
Библиографическая справка об авторе. Биографическая статья об авторе издания, хронологическая таблица его жизни.
Содержание. Это очень важный элемент справочного аппарата книги и он содержится в любом издании т.к. основная его цель – ориентировать читателя в содержании книги, способствовать быстрому нахождению необходимого материала. Обычно книги делятся на главы, разделы, которые имеют свои названия. Перечисление их в содержании дает возможность читателю ориентироваться в структуре книги, ее проблемах и тематике. Указанные страницы глав, разделов помогают сэкономить время на поиске нужного материала.
Указатели. Это как правило перечни имен, названий, предметов, событий, о которых напечатано в издании. Например, алфавитный указатель включенных в сборник произведений поможет быстро найти необходимое стихотворение, рассказ, повесть и т.д. Предметный указатель помогает найти информацию по какому-либо вопросу, именной – произведения нужного автора.
Иллюстративный материал. Это рисунки, фотографии, иллюстрации, которые не только «украшают» книгу, а и помогают раскрыть перед читателем ее содержание, понять текст. А есть еще таблицы, графики, схемы, карты. Этот материал помогает понять и усвоить информацию, содержащуюся в издании.
Важно знать все компоненты справочного аппарата книги, уметь находить их в издании, овладевать навыками и умениями пользования ними. Это поможет вам проникнуть в мир нового и интересного, а чтение станет для вас жизненной необходимостью.
Что значит справочный аппарат
ИФ АСПР должен формироваться поэтапно с учетом имеющихся технических средств, степени подготовленности информации и справочного аппарата для организации накопления, пополнения, корректировки, поиска и хранения информации. Формирование первой очереди ИФ АСПР происходило на основе имеющихся данных для задач этой очереди. Такие данные формировались в функциональных подсистемах под конкретные задачи и централизованно вносились в ИФ с учетом предъявляемых к нему требований и принципов его формирования. [c.152]
Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. [c.262]
Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса первый — в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй — в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу. [c.262]
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. [c.278]
По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в архивные учреждения Новосибирской области. [c.226]
Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение — оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. [c.155]
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. [c.163]
Объем документооборота — основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата. [c.171]
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы. [c.290]
Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. [c.304]
Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. [c.314]
По истечении сроков хранения в архивах организаций — источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы передается в архивы. [c.132]
Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальны и архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата [c.138]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. [c.37]
Должен знать законодательные и нормативные правовые акты, методы редактирования научно-методической литературы, информационных и нормативных материалов, редакционной обработки цифр, формул, символов, иллюстраций, составления справочного аппарата издания отечественные и зарубежные достижения науки и техники в соответствующей области знаний порядок [c.322]
Результаты библиотечной деятельности можно условно разделить на конечные и промежуточные (базовые, обеспечивающие). В числе конечных — продукты библиотечной деятельности, появляющиеся в процессе контактов пользователей и библиотечного персонала, результаты деятельности библиотеки, отражающие выполнение ее главных социальных функций, связанных с предоставлением для пользования источников информации. Промежуточным в этом случае можно считать результат, обеспечивающий выполнение названных главных социальных функций комплектование, организация и хранение фонда, создание справочного аппарата и пр. [c.39]
Действительно, низкое качество ресурсов не позволит добиться высоких показателей в обслуживании, а низкий уровень обслуживания прямо влияет на показатели работы библиотеки. Попробуйте пригласить на обслуживание читателей малограмотного человека, сократить приобретение интересующих их книг, лишить их возможности пользоваться справочным аппаратом или просто сделайте неудобным график часов работы, и вы сразу почувствуете разницу в объеме выдачи книг, следовательно, и эффективности. Чем библиотека лучше, полнее и оперативнее удовлетворяет потребности населения, тем ее лучше посещают, полнее используют и, естественно, тем выше уровень эффективности ее работы. На такую зависимость в свое время неоднократно обращал внимание Ю.Н. Столяров (70]. Сегодня она отмечается и социологами, которые фиксируют существенное сокращение приобщенности населения к пользованию библиотеками из-за оскудения их книжных фондов, вызванного резким уменьшением новых поступлений [55]. [c.46]
Каждая глава книги снабжена справочным аппаратом перечнем нормативных документов и рекомендуемой литературы. [c.2]
Книга снабжена справочным аппаратом. В конце каждой главы приводится перечень законодательных и нормативных документов, а также рекомендуемая литература по этой тематике. [c.8]
Огромное влияние на постановку регистрации документов и документооборота, несомненно, окажет и новая документационная техника. В ближайшие годы ею будет оснащено большинство советских учреждений. Эта техника позволит вопросы регистрации документов и создания к ним контрольно-справочного аппарата решить на принципиально новых началах. Например, обычную регистрацию могут заменить микрофотокопирование документов, применение пишущих машин с перфорационными приставками, что обеспечивает механический поиск документов и т. д. [c.63]
Карточные способы регистрации (учета) документов. Поиски более гибких форм справочного аппарата к документам и контроля их исполнения привели к использованию для этих целей различных карточных систем регистрации, до этого получившие широкое признание в библиотечной практике. [c.65]
Индивидуальные карточные системы регистрации и соответствующие картотеки представляют наиболее удобный справочный аппарат к служебной документации. [c.66]
Для цели контроля исполнения наиболее удобен, учетно-справочный аппарат, состоящий из индивидуальных и групповых регистрационных карточек. Но Можно создавать специальные контрольные картотеки. [c.82]
В архив сдают и картотеки, которые заменяют книжные формы, например, по учету, или же имеют значение в качестве справочного аппарата для архива. [c.154]
Большое значение в управленческом труде и при работе с документами имеет хороший справочный аппарат. [c.175]
Приведенная выше форма контрольно-учетной карточки предусмотрена Основными правилами 1963 г. с целью решения задачи единства справочного аппарат та в делопроизводстве и архиве. Достигается это тем, что лицевая сторона учетно-контрольной карточки заполняется в делопроизводстве. Оборотная сторона карточки заполняется в архиве, куда будут переданы документы. Здесь документы будут отнесены к архивному фонду, с указанием исковых данных (№ описи и единицы хранения). Кроме того, отнесение документов к рубрике, подрубрике предметно-тематического каталога позволит включить карточку в указанный каталог, причем на данный документ не нужно будет составлять новой предметно-тематической карточки. Исследователями при пользовании предметно-тематическим каталогом могут быть использованы данные лицевой стороны карточки, занесенные на карточку в делопроизводстве. [c.212]
Справочный аппарат к служебным документам. Способ классификации документов в учреждении по определенному признаку называется справочным аппаратом. Основу справочного аппарата к служебным документам составляет картотека, куда они попадают после регистрации и систематизации. [c.92]
Что составляет основу справочного аппарата [c.100]
По назначению карточные формы регистрации подразделяют на общие и специальные. На карточках общей регистрации (аналогичных по своему назначению общим журналам регистрации) учитывают получаемую и отправляемую корреспонденцию. Специальные картотеки создают или в качестве учетно-справочного аппарата (каталогов) к различным комплексам документов (постановлениям, решениям, протоколам, договорам и т. д.), или в качестве различных учетно-контрольных карточек (сроковых, корреспондентских и т. д.). [c.65]
Справочный аппарат в делопроизводстве (согласно ЕГСД, п. 4.4) должен отвечать следующим требованиям наиболее полно и разносторонне раскрывать состав и содержание документа сокращать время на оперативный поиск документов и контроль за их исполнением обеспечивать быстрое получение документной информации. [c.92]