При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.
Настройка группировки
Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.
На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.
Группировка по строкам
Выполним группировку данных по строкам.
На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».
Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».
Группировка по столбцам
Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.
Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.
Создание вложенных групп
В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.
После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.
Разгруппирование
Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.
Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.
Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.
Помимо этой статьи, на сайте еще 12517 инструкций. Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и обобщить, можно создать структуру из восьми уровней. Каждый внутренний уровень, представленный более высоким числом в символы структуры, отображает детали для предыдущего внешнего уровня, представленного более низким числом в символах контура. Используйте структуру для быстрого отображения суммарных строк или столбцов или для отображения подробных данных для каждой группы. Вы можете создать структуру строк (как показано в примере ниже), структуру столбцов или структуру строк и столбцов.
1. Чтобы отобразить строки для уровня, щелкните соответствующие контура.
2. Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными.
3. Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе.
4. Уровень 3 содержит строки с подробными сведениями ( в данном случае — строки с 17 по 20).
5. Чтобы развернуть или свернуть данные в структуре, щелкните символы и или нажмите ALT+SHIFT+=, чтобы развернуть, и ALT+SHIFT+-, чтобы свернуть.
Убедитесь, что у каждого столбца данных, которые вы хотите структурировать, есть метка в первой строке (например, Регион), в каждом столбце содержатся одинаковые факты и что в диапазоне, который вы хотите структурировать, нет пустых строк или столбцов.
При этом сгруппленные строки с подробными данными могут иметь соответствующую итоговую строку — итоговую сумму. Чтобы создать их, сделайте следующее:
Вставка итоговых строк при помощи команды Промежуточные итоги
Используйте команду Итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и для автоматического создания многоуровневой структуры. Подробнее об использовании функции «Итоги» читайте в статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.
Вставка собственных итоговых строк
Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными. Например, под (или над) строками данных о продажах за март и апрель используйте функцию СУММ, чтобы подсчитать промежуточные итоговые данные по продажам за эти месяцы. Этот пример показан в таблице далее в этой статье.
По умолчанию Excel ищет итоги в строках под итогами, но их можно создать над строками с подробными данными. Если вы создали итоги в строках под сведениями, перешагнуть к следующему шагу (шаг 4). Если вы создали итоговые строки над строками с подробными данными, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.
Откроется диалоговое окно Параметры.
Затем в диалоговом окне Параметры сберегайте поле Итоги в строках под данными и нажмите кнопку ОК.
Структурируйте данные. Выполните одно из перечисленных ниже действий.
Автоматическое структурирование данных
Выберем ячейку в диапазоне ячеек, которые вы хотите контурить.
На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку рядом с пунктом Группировать, а затем выберите пункт Создать структуру.
Структурирование данных вручную
Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок группировки строк.
Чтобы обозначить внешнюю группу (уровень 1), вы можете выбрать все строки, которые будут содержать внешние строки (например, строки с подробными данными и суммарные строки, если вы их добавили).
1. Первая строка содержит метки и не выбрана.
2. Поскольку это внешняя группа, выберем все строки с подытоговами и подробными сведениями.
3. Не выбирайте общий итог.
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать. Затем в диалоговом окне Группа нажмите кнопку Строкии нажмите кнопку ОК.
Совет: Если выбрать строки целиком, а не только ячейки, Excel автоматически группируется по строкам— диалоговое окно Группа даже не открывается.
Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.
Или структурируйте внутреннюю вложенную группу — строки с данными для определенного раздела данных.
Примечание: Если вам не нужно создавать какие-либо внутренние группы, перешагнуть к шагу f ниже.
Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки с подробными данными, соответствующие итоговой строке.
1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппировали на уровне 2.
2. Этот раздел выбран и готов к группировке.
3. Не выбирайте итоговую строку для групп данных.
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.
Затем в диалоговом окне Группа нажмите кнопку Строкии нажмите кнопку ОК. Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.
Совет: Если выбрать строки целиком, а не только ячейки, Excel автоматически группируется по строкам— диалоговое окно Группа даже не открывается.
Продолжайте выделение и группировку внутренних строк до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.
Чтобы разгруппировать строки, выделите их, а затем на вкладке Данные в группе Структура выберите команду Разгруппировать.
Вы также можете разгруппировать разделы в структуре, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой кнопку мыши, или для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.
Важно: Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, строки с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых строк рядом со скрытыми строками. Затем на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат ивыберите пункт Скрыть & Открыть, а затем щелкните Открыть строки.
Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.
Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными. В таблице, приведенной в шаге 4, показан пример.
Примечание: Для структурирования данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.
Если сводный столбец находится слева от столбцов с подробными данными, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.
Откроется диалоговое окно Параметры.
Затем в диалоговом окне Параметры разоберите поле Итоги в столбцах справа от подробностей и нажмите кнопку ОК.
Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.
Автоматическое структурирование данных
Выделите ячейку в диапазоне.
На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку под пунктом Группировать, а затем выберите Создать структуру.
Структурирование данных вручную
Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок при группировке столбцов.
Чтобы обозначить внешнюю группу (уровень 1), выберем все подчиненные итоги столбцов, а также связанные с ними подробные данные.
1. Столбец A содержит метки.
2. Выберем все столбцы с подробными и подытвами. Обратите внимание, что если не выбрать столбцы целиком, при нажатии кнопки Группировать (на вкладке Данные в группе Структуру) откроется диалоговое окно Группа с запросом на выбор строк или столбцов.
3. Не выбирайте столбец общего итога.
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.
Над группой появится символ контура.
Чтобы обозначить внутреннюю вложенную группу столбцов с подробными данными (уровень 2 или более высокий), вы можете выбрать столбцы с подробными данными, смежные со столбцом, который содержит сводный столбец.
1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппировали на уровне 2.
2. Эти столбцы будут выбраны и готовы к группировке. Обратите внимание, что если не выбрать столбцы целиком, при нажатии кнопки Группировать (на вкладке Данные в группе Структуру) откроется диалоговое окно Группа с запросом на выбор строк или столбцов.
3. Не выбирайте итоговую группу данных.
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.
Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.
Продолжайте выделение и группировку внутренних столбцов до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.
Для разгруппировки столбцов выделите необходимые столбцы, а затем на вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.
Вы также можете разгруппировать разделы в структуре, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой кнопку мыши, или для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.
Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых столбцов рядом со скрытыми столбцами. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отображение столбцов
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Отображение или скрытие подробных данных для группы
Чтобы отобразить подробные данные в группе, нажмите кнопку или нажмите клавиши ALT+SHIFT+=.
Чтобы скрыть подробные данные для группы, нажмите кнопку или нажмите клавиши ALT+SHIFT+-.
Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня
В символы контура щелкните нужное число уровней. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.
Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку , при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.
Отображение или скрытие всех структурированных данных
Чтобы показать все подробные данные, щелкните нижний уровень в структуре. Например, если в структуре три уровня, нажмите .
Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите .
Для строк со структурой в Microsoft Excel используются такие стили, как RowLevel_1 и RowLevel_2. Для столбцов со структурой в Excel используются такие стили, как ColLevel_1 и ColLevel_2. В этих стилях используются полужирный шрифт, выделить строки или столбцы итогов в данных с помощью полужирного наличения и других форматов текста. Изменяя способ определения каждого из этих стилей, можно применять различные форматы текста и ячеок для настройки внешнего вида контура. Стиль можно применить к структуре как при создании, так и после ее создания.
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Автоматическое применение стиля к новым строкам или столбцам итогов
На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.
Откроется диалоговое окно Параметры.
Установите флажок Автоматические стили.
Назначение стиля существующей итоговой строке или столбцу
Вы выберите ячейки, к которым вы хотите применить стиль.
На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.
Откроется диалоговое окно Параметры.
Выберите автоматические стили и нажмите кнопку Применить стили.
Для форматирования структурированных данных также можно применять автоформаты.
Используйте символы , и , чтобы скрыть подробные данные, которые не нужно копировать.
Выделите диапазон итоговых строк.
На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить, а затем выберите команду Перейти.
Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото
Сейчас век информации. Количество данных, которые людям приходится обрабатывать каждый день, растет все больше и больше. Это касается всех возможных сфер жизни, в том числе, и работы. Сейчас все больше областей человеческой деятельности, в которых остро встает необходимость умения быстро обрабатывать большие объемы информации.
Одна из функций Excel, которая позволяет реализовать это – группировка. Дело в том, что структурирование информации помогает работать не со всеми доступными данными, а лишь с маленькими частями. Если упаковать однотипную информацию в один блок, то и компьютеру проще, и самому человеку. Почти нет сферы, в которой не было бы востребовано структурирование информации:
Также функция группировки данных позволяет скрыть устаревшую информацию. Давайте разберемся, как она работает и как ее можно использовать.
Как настроить параметры функции
Для работы с группировкой данных необходимо ее сначала настроить. Для этого нужно перейти на вкладку «Данные» и там найти опцию «Структура». Далее появится всплывающая панель, в которой нужно найти кнопку в правом нижнем углу.
После этого появится окно, в котором нужно выставить подходящие флажки и нажать клавишу ОК. Эти настройки регулируют, каким образом данные будут отображаться.
Важно: на практике многим людям кажется довольно неудобным отображение итогов под данными. Поэтому можно эту галочку не ставить. Также рекомендуется поставить флажок «Автоматические стили».
После выполнения этих действий можно непосредственно начать группировать информацию.
Как сгруппировать данные по строкам
Теперь давайте разберемся, что нужно делать для группировки строк, на практике.
Если все же нажать на стрелку вниз, то появится дополнительное меню, в котором можно выбрать или функцию группировки, или создать структуру. Нас интересует в первую очередь группировка на данном этапе.
После этого выбираем главный признак, по которому будет осуществляться группировка. Это могут быть строки или столбцы. Если ничего не менять, то по умолчанию выбран именно первый пункт. После того, как мы убедились в том, что настройки выставлены так, как надо нам, нужно подтвердить свои действия путем нажатия клавиши ОК. Поскольку мы группируем по строкам, то нам и не нужно ничего менять, просто надо перепроверить еще раз.
Важно: если перед тем, как начинать группировать объекты, выделить не ячейку, а целые столбцы или строки на координатной панели, то тогда этого диалогового окна не появится. Программа самостоятельно поймет, что нужно делать.
О том, что строки были сгруппированы, мы можем понять по знаку «минус» на координатной панели. Это нам говорит о том, что данные были раскрыты. Теперь мы можем их скрыть, нажав на этот значок или кликнув по клавише 1 чуть выше (он обозначает степень группировки).
Видим, что строки оказались скрытыми, а знак минуса поменялся на плюс. Чтобы раскрыть нужную строку, можно нажать на него, и тогда программа это сделает самостоятельно. Если нужно раскрыть все строки, то нужно нажать на кнопку «2», которая находится сверху координатной панели в этом случае.
Как произвести группировку столбцов
Для группировки столбцов алгоритм действий приблизительно такой же:
Примечание. Точно так же, как при группировке строк, если мы выделяем столбцы целиком на горизонтальной координатной панели, у нас не появляется маленького диалогового окошка.
Как сделать многоуровневую группировку
Excel – функциональная программа, но на одноуровневой группировке, как описано в примерах выше, ее возможности не заканчиваются. Есть еще и возможность группировать ячейки по нескольким уровням. Это делается следующим образом:
Инструкция по разгруппировке данных
Может появиться ситуация, когда ранее созданная группа или подгруппа больше не нужна. Для этого существует отдельная функция – «Разгруппировать». Чтобы ее реализовать, нужно выполнить следующие шаги:
Далее мы выбираем, что именно мы хотим разгруппировывать. Выбираем тот пункт, которыый подходит в зависимости от того, что мы ранее группировали. После выполенния действия нажимаем клавишу ОК.
Внимание! Если до этого делалась многоуровневая группировка или создавалось несколько разных групп, то их реформирование должно осуществляться по отдельности.
Вот мы и получаем такой результат.
Это общий алгоритм разгруппировки ячеек, но как и в любом деле, есть множество нюансов. Давайте их рассмотрим более подробно.
Как разгруппировать листы
Может время от времени быть необходимым осуществлять разгруппировку листов. Для этого необходимо выполнить такую последовательность действий:
Еще один способ разгруппировки листов – с использованием клавиши Shift и дальнейшего нажатия по активному листу в группе, которую нужно расформировать. То есть, необходимо определить группу, разгруппировка которой требуется, после чего нажать на одну из вкладок, а потом кликнуть по ней с зажатой клавишей Shift.
После того, как изменения были внесены, можно теперь и сгруппировать часть листов. Для этого нужно нажать на клавишу Ctrl или Cmd (первая – для компьютеров под управлением Windows, а вторая – для техники Apple), и с зажатой кнопкой попеременно щелкнуть по тем листам, которые нужно объединить в группу. После этого программа сделает все за пользователя.
Как разгруппировать данные, сгруппированные вручную
Перед тем, как осуществлять разгруппировку ячеек, нужно сначала понять, каким образом они были сгруппированы: вручную или автоматически. Ручной группировкой считается способ, описанный выше. Автоматическая генерация групп – это когда с помощью определенных функций они создаются. Например, после генерации промежуточных итогов. О том, что была использована эта возможность, можно понять по строке «Промежуточные итоги».
Если данные были сгруппированы через одноименную функцию Excel, то для того, чтобы ее расформировать, необходимо убедиться в том, что группа развернута. Если нет, то нужно нажать на кнопку + на боковой панели слева. О том, что группа развернута, мы можем судить по кнопке – там же. Когда мы разворачиваем группу, то начинаем видеть как скрытые строки, так и группы. После этого с помощью клавиатуры или левой клавиши мыши выделяем все ячейки, состоящие в группе, а дальше – по описанному выше алгоритму.
Мало кто знает, что есть еще один способ разгруппировки ячеек, сгруппированных вручную – использование горячих клавиш.
Для этого необходимо сначала выделить те столбцы, которые были сгруппированы, после чего нажать клавиши Alt + Shift + стрелка влево. Если работа осуществляется в компьютере, управляемым под Mac OS, то нужно воспользоваться комбинацией клавиш Command + Shift + J.
Как разгруппировать данные, сгруппированные автоматически
Если в результате проверки, которая была проведена в предыдущем пункте, оказалось, что данные были сгруппированы автоматически, то все несколько сложнее, поскольку стандартная функция разгруппировки не сработает в этом случае. Действия зависят от того, что именно осуществило группировку данных. Если это функция «Промежуточные итоги», то последовательность действий следующая:
Внимание! Этот способ удаляет не только группу, но и промежуточные итоги. Поэтому если вам нужно оставить их, лучше скопировать элементы группы на другой лист и пользоваться ими в качестве несгруппированных.
Настоятельная рекомендация для любых операций с таблицей по группировке или разгруппировке данных. Перед тем, как это сделать, нужно сделать копию исходной таблицы. В таком случае можно восстановить исходный вид документа, если что-то пойдет не по плану.
Таким образом, Excel обладает очень широким функционалом для структурирования данных. Конечно, он не сможет все сделать за человека, но позволяет более удобно организовать работу со структурированными данными. Все остальное должен будет сделать человек. Тем не менее, это очень функциональный инструмент, который будет очень полезным для тех, кому приходится работать с огромными количествами числовой и текстовой информации.
контура.
и 
или нажмите ALT+SHIFT+=, чтобы развернуть, и ALT+SHIFT+-, чтобы свернуть.
или 
для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.
, при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.
.
