Что значит рутинная работа
Рутинная работа
При слове «рутина», практически каждый человек представит себе монотонное перекладывание каких-либо запчастей на конвейере. Работник приходит, садится и начинает восемь часов повторять одни и те же действия — взял деталь, проверил, положил обратно. На самом деле рутинная работа присутствует в любом виде деятельности.
Рутинная работа — что это
Однообразные и повторяющиеся действия сопровождают любого человека, не только в повседневной деятельности, но и в процессе работы. Это не обязательно трудовая деятельность в качестве рабочего на конвейере или оператора контакт-центра. Рутинные обязанности являются частью должностного функционала не только сотрудников компании, но и ее руководителей или собственников.
Например, молодой, недавно принятый на работу менеджер заключает свой первый или второй договор с клиентами. Для него каждый этап работы в новинку, он выполняет все действия с интересом и удовольствием. После 3 — 5 лет работы, заключение договоров, как часть постоянного функционала превращается в рутинную работу.
Или создание собственного дела. На первоначальном этапе от начинающего предпринимателя требуется масса сил и умений. Ему необходимо пройти процесс регистрации, взаимодействовать с новыми людьми, налаживать связи и т. д. Каждое действие выполняется в первый раз, выстраивание бизнеса требует постоянного внимания, то есть скучать не приходится. По прошествии нескольких лет работа фирмы налажена, нанят необходимый персонал, а полномочия частично делегированы. Руководство компанией приобретает характер постоянно повторяющегося алгоритма. Встречи с одними и теми же контрагентами, обсуждение похожих условий взаимодействия, подписание шаблонных договоров — все эти действия становятся рутинными.
Таких примеров рутинной работы можно привести множество.
Без осуществления каких-либо повторяющихся действий повседневная деятельность фирмы становится практически невозможной. Однако она вызывает негативную реакцию со стороны сотрудников. При постоянном выполнении одних и тех же действий с течением времени работник сначала теряет интерес к работе, затем ему становится скучно ее выполнять, в конце концов, рутинная работа приводит к потере производительности труда.
Вместе с тем, существуют способы разбавить рутину и постараться нивелировать ее негативное воздействие на работников.
Как избежать воздействия рутины
Поскольку делать рутинные обязанности все равно нужно, избежать скуки можно, если действовать в нескольких направлениях.
Усилия к снижению воздействия рутины должен в первую очередь прилагать сам работник. Вариантов несколько:
В любой работе есть действия, которые нужно повторять с какой-либо периодичностью — ежедневные звонки, еженедельные отчеты, упорядочивание документации, составление планов и т. д.
Можно записать все свои скучные трудовые обязанности и проставить около них периодичность выполнения. Затем посмотреть на список и запланировать время на их выполнение в течение рабочего дня.
Например, руководство требует от сотрудников еженедельного отчета о проделанной работе. Если часть запланированного уже сделана к середине недели, то можно начать составление отчетности и постепенно вносить в нее данные. Таким образом, в последний рабочий день времени на отчет потребуется меньше.
Как правило, это час до начала обеда и самый конец рабочего дня. В это время можно выполнять легкие обязанности, которые не требуют высокой концентрации внимания. Например, разобрать документы, собрать предварительную информацию для проекта или заполнить шаблоны договоров.
Некоторые виды профессиональных обязанностей предполагают минимальную концентрацию внимания. Вместе с тем они занимают время и руки. Одновременно с такой рутиной можно мысленно планировать ближайшие рабочие дни, выстраивать какие-либо алгоритмы дальнейших действий или просто слушать аудиокнигу или курс по повышению мастерства. Этот способ также позволит избежать эмоционального выгорания от рутинной работы.
Если все профессиональные обязанности стали восприниматься как рутина и хочется какого-то разнообразия, можно совместить их с выполнением другой работы. Как бы разбавить свою работу другими действиями, при этом не в ущерб для их выполнения.
Например, можно помочь коллеге, который зашивается со своими обязанностями или отвлечься и выполнить общественное поручение.
Как нанимателю бороться с воздействием рутинной работы на подчиненных
Предпринимать действия по уменьшению рутины в работе сотрудников должен и работодатель. Это поможет поддерживать производительность труда подчиненных на оптимальном уровне, избежать немотивированных конфликтов и негативной обстановки в коллективе.
Существует несколько способов борьбы с рутиной:
Одним из самых простых и наименее затратных способов борьбы с рутиной является изменение трудового функционала сотрудников. Их можно переводить на соседние участки работы, менять местами рабочих на похожих производственных операциях и т. д.
Такой способ позволит не только избежать превращения работы в рутину, но и скажется на эффективности деятельности компании в целом. Изучение смежного функционала позволяет повысить взаимозаменяемость сотрудников, и в случае отсутствия кого-либо из работников, нанимателю проще передать его функции другому подчиненному.
В некоторых видах деятельности работа наемного персонала состоит в простом, ежедневном следовании определенным алгоритмам, которые установлены нанимателем. Чаще всего стандартизация взаимодействия с клиентом используется в контакт-центрах, фронт-офисах банков, торговле, гостиничном обслуживании и т.д.
Избежать рутинной работы здесь невозможно. Но работодатель может постараться минимизировать воздействие рутины. Помогут ему в этом различные профессиональные конкурсы и соревнования. Желание победить и получить приз (пусть и самый незначительный) добавит работникам старательности и повысит эффективность деятельности всей компании.
Еще одним способом снизить рутину в работе поможет переключение работников на другие виды деятельности. Это не просто выполнение похожего функционала, а предложение работнику абсолютно другой, несвойственной его повседневным обязанностям, работы.
Например, квалифицированного работника можно привлечь к процедуре найма новых сотрудников, в качестве эксперта, закрепить за ним наставничество над практикантами или стажерами, а также периодически направлять высокопрофессиональных подчиненных для выступления на различных семинарах и курсах.
Эти действия работодателя повысят мотивацию персонала, позволят работнику считать себя значимым для нанимателя, а, следовательно, повысят его эффективность. К тому же полная смена деятельности снижает ощущение рутины в обычной профессиональной деятельности.
Изменять обязанности работника можно не только горизонтально, переставляя сотрудников с одного участка работы на другое, но и вертикально, обеспечивая карьерный рост.
Если руководитель просто меняет периодически трудовые обязанности работников, при этом, не поощряя повышение их профессионализма, то у сотрудников будет появляться чувство однообразия деятельности, рутинности работы.
Кроме того, длительное время, не получая новой должности или прибавки к зарплате, подчиненные начинают сомневаться в собственной значимости для компании. Такая ситуация может привести к уходу квалифицированного работника от нанимателя. Поэтому руководство должно периодически повышать работников в должностях.
Рутинная работа существует не только на конвейере. Со временем выполнение одних и тех же должностных обязанностей в любой сфере деятельности приводит к ощущению рутины и снижению производительности наемных сотрудников. Предпринимать какие-либо меры по уменьшению негативного воздействия рутины на подчиненных должны не только наниматели, но и сами сотрудники.
Трудная работа vs рутинная работа
Меня всегда интересовал вопрос как оценить различные виды работ, что сложнее просто выполнить работу или придумать новый более элегантный способ и сделать это быстрее. Очень кстати пришлась очередная заметка Сета Година в которой он разбирает понятия рутинная и ТРУДная работа. Вашему вниманию перевод, буду рад услышать дополнения и личные примеры.
Рутинная работа это адвокат, который выписывает счета 14 часов в день за заполнение бланков и форм.
Трудная работа это проницательная сторона на судебном процессе, которая объединяет четыре разрозненных мысли и приходит к выводу, что выиграет дело меньше чем за пять минут.
Рутинная работа имеет глубокие исторические корни. Фермеры, охотники, заводские рабочие… Всегда существовала рутинная работа, необходимая для достижения успеха. Из поколения в поколение, она была огромным преимуществом, которое давалось тем, кто обладал силой духа и выносливостью, чтобы выполнять рутинную работу.
Трудная работа пугает. Мы уклоняемся от трудной работы, поскольку риск — неотъемлемая её часть. Трудная работа трудна потому, что вы можете потерпеть неудачу. Нельзя ошибиться, выполняя рутинную работу, можно просто не успеть ее выполнить вовремя. При выполнении трудной работы можно потерпеть неудачу, если не установить эмоциональную связь, если не решить проблему или колебаться при принятии решений.
Думаю, что стоит отметить, что рутинная работа часто создает условия для трудной работы. Если вы достаточно преуспели, достаточно напрактиковались, и достаточно выучились, то скорее всего вы окажетесь в состоянии выполнять трудную работу.
Кажется, впрочем, независимо от того, насколько много рутинной работы вы выполнили, это не даст вам преимуществ трудной работы, пока вы сами не будете готовы к этому прыжку.
Что такое «рутина» в современном понимании? Плюсы и минусы рутины
Что такое рутина?
Рутина — это выполнение человеком прочно устоявшихся однообразных действий, следование шаблонам, давно превратившимся в укоренившиеся привычки. Как правило, подобные действия, проделанные индивидом сотни и тысячи раз, выполняются им без переживаний и эмоций, без размышлений, с минимумом затраченных на это сил. Термин «рутина» происходит от французского слова «routine», означающего в переводе «проторенный путь».
Описываемый феномен хорошо укладывается в распорядок типового рабочего дня, с подъемом в одно и тоже, уже определенное и известное заранее время, однообразными ежедневными сборами, выходом из дома, затратой определенного времени на дорогу к рабочему месту, работу, в конце рабочего дня — приезд домой по тому же маршруту. Такое однообразие оказывает пагубное влияние на психологическое состояние человека, по своему негативному воздействию оно сравнимо с длительным стрессом.
Но рутину нельзя отнести к сугубо негативным явлениям, часто она помогает людям достигать поставленных перед ними целей, одновременно выступая в качестве проверенного инструмента по экономии и грамотному распределению энергии. О ее положительных и отрицательных сторонах, а также о разновидностях этого явления мы расскажем далее.
Разновидности рутины
Если рассматривать рутину с позиции планирования дел, то ее можно разделить на две разновидности:
Также к рутинным делам относят работы по дому, включая стирку, приготовление пищи, уборку квартиры и т.д. Выполнение этих дел никак не отражается на достижении человеком его приоритетных жизненных целей, но положительно влияет на его качество жизни (ведь жить в чистой квартире куда приятнее, чем находится в неубранном неопрятном помещении).
Плюсы путины
Одним из главных плюсов выполнения рутинного дела является минимально затрачиваемое на него количество энергии. Постоянно повторяемое дело становится обыденным и перестает требовать приложения существенных усилий. А часто люди и вовсе начинают чувствовать себя некомфортно из-за того, что, например, проспали пробежку или не успели утром заправить постель.
Эта особенность объясняется довольно просто — усвоение нового навыка всегда сопровождается усиленными энергетическими затратами, а вот выполнение уже привычной, повседневной работы, происходит в режиме экономии энергии. Следовательно, превращение какого-либо дела в обыденную рутину сможет принести неожиданную практическую пользу: помимо того, что выполнение данной работы потребует от Вас минимальной затраты сил, Вам будет сложно отказаться от ставшего привычным ритуалом занятия.
Минусы рутины
Негативной стороной попадания человека в рутину является прекращение личностного роста индивида и дальнейший его провал в энергетическую яму. Внутренне большинство людей тянется к новому, будь то овладение новыми знаниями либо навыками или постановка новых целей. Но бытовое однообразие играет с людьми злую шутку — даже искренне желая достичь чего-то нового, они не могут выбраться из ежедневной рутинной повседневности.
В результате человек начинает откровенно скучать, а затем и хандрить, чрезмерно увлекаться компьютерными играми, социальными сетями, просмотром ток-шоу и иными распространенными способами «убивания» времени, которое можно было бы потратить на собственное развитие. Следствием такого образа жизни становятся депрессии и развитие разного рода зависимостей.
Методы борьбы с рутиной
Выполняя какие-либо однообразные действия, человек обречен будет получать одинаковые результаты. Желание достичь большего и стремление к новому относят к естественным человеческим желаниям, однако, перемены и новизна часто пугают людей, и они отдают предпочтение пусть и рутинной, но стабильной деятельности. Однако такое положение дел устраивает далеко не всех, а потому желающим избавиться от скучной повседневности людям полезно будет ознакомиться с несколькими несложными советами, благодаря которым они смогут разнообразить собственную жизнь и избавится от рутины:
Выводы
Таким образом, только преодоление своего внутреннего страха перед новым и неизвестным помогает человеку победить однообразие собственных рутинных будней. Понятие рутины является очень сложным и индивидуальным, и то, что угнетает одного человека, способно крайне положительно сказываться на моральном состоянии другого. По этой причине на одних людей рутинные дела навевают скуку, а часто и провоцируют депрессию, в то время как другим они представляются оплотом надежности и жизненной стабильности. Справиться с рутиной вполне по силам любому человеку, а потому обнаружив у себя признаки негативного влияния данного явления, прибегните к перечисленным чуть выше советам.
Что такое рутина
Содержание статьи
Слово «рутина» происходит от французского routine, то есть «дорога», «маршрут». Жизнь всегда идет по одной колее и ничего не меняется. В целом, рутину можно определить как застой, консерватизм в делах, в отношениях, в жизни вообще.
Какая бывает рутина
Чаще всего, под рутиной подразумевается неприятная, однообразная и скучная работа. Так и говорят – рутинная работа, рутинное дело или рутинное занятие. Но это понятие гораздо шире и распространяется на все сферы жизни. Что же еще можно определить как рутину?
Это и рутина повседневности, и финансовая рутина, деловая и рутина дипломатии, экспозиционная, домашняя, корпоративная, бытовая и состязательная, утренняя и обывательская, канцелярская и академическая, рутина жизни и рутина отношений. Она даже может быть приятной. Да-да, иногда приятно вернуться, например, после активного и насыщенного отдыха, в свою тихую гавань и приступить к повседневной рутине.
Можно ли ее избежать
Не все потеряно, если рутина ограничивается отношениями, работой, то есть какой-то одной стороной жизни. Такую рутину не только можно избежать, но и нужно. С рутиной просто необходимо бороться, от нее нужно избавляться и как можно быстрее.
Бегущие бесконечной чередой однообразные унылые дни могут загнать в депрессию. Будет казаться, что все застыло на месте, подвешено в вакууме и никуда не двигается. Это навалилась рутина. То есть застой, длительное, нудное и надоевшее существование. Жизнь начинает представляться серым полотном, а так недалеко дойти и до мыслей о бессмысленности всего существующего.
Но человек сам определяет свою жизненную дорогу. По сути, если он увязает в рутине дней, значит, боится перемен, подсознательно ничего не хочет менять, имеет пристрастие к шаблону, привычным приемам, методам работы, не желает разрушать установившийся порядок, обычай.
Борьба с рутиной – это возможность выпасть из жизненной суеты. Нужно просто отыскать эти возможности. Это могут быть поездки с коллегами по работе, с семьей по неизвестным городским маршрутам, выезды на природу, поездки в соседние города на экскурсии. Это могут быть занятия спортом, хобби, любимым делом, встречи в компании единомышленников.
Совместное приготовление ужина, поход в театр или на футбол. Поездка в детский дом или помощь приюту для животных. Да-да, помощь кому-либо может поднять ценность собственной жизни и найти радость от встреч и общения в привычной суете. Главное – определить общие интересы со своими близкими людьми или друзьями.
Жизнь разнообразна и интересна, стоит только оглянуться вокруг. И совсем незаметно рутина рассеется и от нее не останется и следа.
Это нудное слово рутины
Вы определили направления своего развития, вас окрыляют результаты, к которым вы стремитесь, ясны способы достижения целей, остались мелочи. Это рутины и текущие мелкие задачи. Рассмотрим особенности их планирования.
Рутины
Слово рутины в самом общем смысле означает следование заведенному шаблону или известным навыкам, превратившимся в механическую привычку. Под словом, наводящим тоску, всего лишь скрываются действия, которые со временем (21 повторение) начинаются отрабатываться человеком без участия эмоций с минимальной тратой сил. Проще говоря, рутины представляют собой действия, которые выполняются без размышлений о целесообразности их выполнения.
С позиции эффективного планирования дел, все рутины можно разделить на две группы.
Первая группа — это дела, не имеющие важности в достижении целей и не работающие на жизненные приоритеты, но обеспечивающие определенное качество нашей жизни.
Во-первых, это обязательства. Внешние обязательства и обязательства в рамках ваших глобальных целей. К внешним обязательствам можно отнести регулярные коммунальные платежи, оплату детского сада, страховок и прочих услуг.
Очень приятно делать эти рутины в срок и жить без тяжести невыполненных дел.
Во-вторых, к рутинам относятся хозяйственно бытовые дела: стирка, уборка квартиры, мытье посуды и тому подобное.
По большому счету такие дела не влияют напрямую на достижение жизненных целей в приоритетных областях, но гораздо приятнее жить в чистом доме, пользоваться чистыми предметами обихода, одевать чистую одежду.
Вторая группа – это рутины, работающие на наши цели и приоритеты.
Уход за собой, по сути, тоже рутина: регулярный поход к парикмахеру, косметологу, маникюрному мастеру или домашние процедуры (маски, скрабы). Ведь без регулярности уход за собой имеет мало смысла.
Чем чаще повторяется одно и то же действие, тем сильнее становятся нейронные связи, отвечающие за формирование привычки. Рутина – это привычка. Так пусть эта привычка станет «лучшей из служанок».
Так же, как и важные дела, работающие на приоритеты, рутины нужно планировать.
В начале планирования предстоит отправиться на поиски рутин.
На странице «Рутины» в планировщике или в своем блокноте запишите все рутины, которые можете припомнить. Пишите все, что нужно выполнять регулярно, указывая напротив периодичность.
Например: стирка – 2 раза в день, маска для волос – еженедельно, стрижка – ежемесячно. Уверена, что сразу все вспомнить очень трудно, пополняйте этот список, как только «всплывет» новая рутина. Когда список в целом будет готов (возможно, в нем еще будут коррективы), распределите рутины от самых редких (например, визит к доктору – 2 раза в год) к частым (2 раза в день).
Количество дел, которые необходимо выполнять регулярно впечатляет?
Среди рутин есть дела, которые за вас не выполнит никто – уход за собой (даже если вы предпочитаете салонные процедуры – время ваше), профилактические визиты к врачу, прогулки, тренировки. Сюда же можно отнести регулярное время для общения с детьми, как сказка на ночь, например. Промаркируйте такие рутины, они требуют вашего непосредственного участия.
Среди рутин есть те, которые вам нравится делать. К примеру, мне нравится готовить. В вашем списке тоже найдутся такие дела, промаркируйте их.
Стоит еще раз внимательно посмотреть список и определить, что вам делать не нравится. Такие рутины можно делегировать для выполнения другим. К примеру, часть домашней работы посильна для детей школьного возраста. Ребенок может помочь пропылесосить, вытереть пыль и т.д.
Если есть возможность некоторые функции можно отдать на аутсорсинг, нет – подумать, как автоматизировать. Пусть дело останется в вашем списке, только теперь ваша задача заключается не в исполнении, а в организации и контроле выполнения.
Когда, вам известно большинство рутин, их можно научиться планировать.
Удобнее начать с самых редких, распределив во времени. Подумайте, а затем протестируйте, как вам удобно. Например, оплату коммунальных услуг удобнее ставить на третью неделю месяца, когда квитанции уже сформированы, но последний срок оплаты (как правило, это 25 число) еще не наступил. Не хотите тратить время – можно использовать автоплатеж.
Для еженедельных рутин назначьте день.
Проиллюстрирую еженедельные рутины по уходу за собой.
К примеру, в понедельник полчаса занимают процедуры для лица и шеи: очищение кожи, маски для век, лица и шеи, крем, массаж и в завершении бальзам для губ и мимическая гимнастика.
Во вторник запланированы получасовые процедуры по уходу за телом в душе. Это скраб для тела, растирание жесткой щеткой. Завершаются процедуры бальзамом для тела.
В среду – уход за руками: ванночка для рук, питательный или увлажняющий крем, массаж.
В четверг – уход за ногами: ванночка, скраб, питательный или увлажняющий крем.
В пятницу – уход за волосами: маска, ухаживающее масло.
Ваш список может быть другим – главное регулярность выполнения.
При планировании рутин по возможности нужно выбирать не самое продуктивное время. Потому что время высокой работоспособности принадлежит приоритетам, тому, что имеет самую большую значимость.
Лучше всего для рутин подходят утро и вечер. При этом утренних рутин нужно делать как можно меньше. Утренние рутины – это дела, которые позволят хорошо начать новый день. Планируйте на утро только то, без чего нельзя обойтись (убрать постель, почистить зубы, принять душ), потому что энергию и силы для нового дня следует направить на работу с тем, что действительно ВАЖНО. Иначе рискуете устать в мелочах, так и не приступив к приоритетным задачам. Большую часть рутин удобнее делать вечером.
Со временем такой подход позволит интенсифицировать домашнюю работу без поисков мотивации для ее выполнения. Поставить стирку, разложить вещи по местам, приготовить одежду на завтрашний день, проверить выполнение уроков ребенком, почитать книгу перед сном малышу перейдут из разряда обязательств в разряд ритуалов, таких же простых и обязательных как умыться и почистить зубы.
Рутины в работе
Если речь идет о рабочем времени, здесь тоже можно заметить структуру, в которой есть приоритеты, есть рутины и непредвиденные дела.
Не важно, кем вы являетесь: подчиненным или руководителем, наличие ваших личных приоритетов и работа на приоритеты помогает не превратится рабочим будням в сплошную рутину.
Как эту идею реализовать? Как определить свои личные приоритеты? Механизм простой.
Представьте, как вы хотите видеть свое «рабочее» будущее через три-пять лет. Если вы видите себя на другой работе, решите, что нужно сделать, чтобы действительно через пять лет иметь работу вашей мечты. Если ваша карьера связана с той организацией, где вы работаете сейчас, оцените, что нужно сделать, чтобы карьерные достижения соответствовали мечтам. Работа на результат — это и есть ваши личные приоритеты.
Если в работе приоритетов нет, рабочее время строится как время работы на чужие цели, а не на собственные результаты. Когда с точки зрения личных достижений каждый день похож на предыдущий, возникает ощущение рутины.
Планирование рабочего времени должно основываться на известных принципах: лучшее время отдается приоритетам, а рутинам — «уголки» рабочих часов с жесткой привязкой по времени, к примеру, 30 минут на работу с почтой ежедневно перед обедом.
Через несколько повторений мы без напоминаний удерживаем в голове свои ежедневные рутины и легко воспроизводим этот порядок дел.
1000 мелочей
Помимо глобальных дел и рутин нашу жизнь сопровождает много очень мелких, но значимых дел, которые возникают спонтанно. К «мелочам» можно отнести выбор подарка ко дню рождения коллеги, неожиданно понадобившийся ремонт обуви, звонок или визит в бухгалтерию в связи с неверными начислениями. Неожиданных событий много. Необходимость постоянно держать их в голове отпадает, когда в блокноте или планировщике отведена страничка для мелочей. Чтобы не тянуть груз ответственности за невыполненные дела, старайтесь поскорее распределить «мелочи» при ближайшем планировании.
Большие маленькие дела
Очень часто наша неэффективность состоит в повышенной увлеченности малозначимым делом. В разных сферах есть дела, которые увлекают и отнимают много времени. Проверка электронной почты уводит по ссылкам в дебри интернета, где время летит незаметно. Попытка разобрать оплаченные квитанции приводит к сортировке всего содержимого коробки для их хранения. Мытье душевой кабины оборачивается незапланированной уборкой ванной комнаты. Встает вопрос, как бороться с такой увлеченностью.
Есть два способа, которые хорошо работают. Оба они связаны с ограничением во времени.
Первый способ: планировать «маленькие» дела удобно в ограниченный по времени промежуток, чтобы не было искушения растянуть до бесконечности.
Второй способ: ставить «отрезвляющий» таймер на окончание выполнения. Если за маленьким делом тянется большое, найдите ему свое время в ближайшие дни и выполните.
Подведем итоги
Рутины – это регулярные легко воспроизводимые дела, ставшие механической привычкой. Они обеспечивают порядок течения жизненно важных процессов и могут влиять на качество жизни. Рутины нужно «знать в лицо» и органично вписывать в свои жизненные планы.
Рутины вместе с важными мелочами способны сделать нашу жизнь лучше, но всегда имеют второстепенное значение после наших личных приоритетов.