Что значит расставить приоритеты
Расставить приоритеты в жизни, работе и отношениях. Как правильно это сделать
Иногда наши желания и идеи не совпадают с реальными возможностями (время, силы, здоровье, финансы), но еще чаще мы сталкиваемся с проблемой выбора. Ежедневно нам приходится совершать десятки выборов. Какие-то из них малозначимы, например, что съесть на завтрак или какой кофе выпить, а какие-то влияют на всю дальнейшую жизнь. Самый серьезный выбор, с которым мы сталкиваемся – что нужно выполнить обязательно, а чем можно пожертвовать. Говоря по-другому, нам постоянно приходится расставлять приоритеты в жизни, отношениях, работе.
Как расставить приоритеты в работе
Расставлять приоритеты в работе необходимо для того, чтобы избежать профессионального выгорания, переутомления и просрочек в выполнении задач. Решающее значение в этом имеет тренировка внимания и освоение тайм-менеджмента. Но сначала давайте разберемся, почему мы успеваем сделать кучу второстепенных дел, но забываем о главных задачах.
Всему виной особенности человеческого внимания. Одна из его характеристик – рассеянность (сосредоточение). Это частое непроизвольное переключение внимания с одного объекта на другой. Бывает двух видов:
Таким образом, невнимательность и рассеянность, как и способность к сосредоточению – это врожденные особенности личности. И тот, и другой вид рассеянности поддается коррекции. Благодаря упражнениям можно улучшить концентрацию внимания. Однако на работу влияют не только индивидуально-психологические особенности, но и организация процесса деятельности. Так мы с вами подошли к распределению времени и приоритетов.
Придерживайтесь следующих рекомендаций:
Умение говорить «нет» полезно не только на работе, но и вообще в жизни. Однако это не единственное условие расстановки приоритетов во всех сферах.
Как расставить приоритеты в жизни
По сути, жизнь взрослого человека – это и есть работа и отношения. Трудовая деятельность – ведущий вид деятельности во взрослой жизни. Работа нужна для самореализации и жизнеобеспечения. И даже межличностные отношения и увлечения строятся возле рабочих отношений.
Почему же на работе, в быту, на отдыхе мы стремимся выполнить второстепенные задачи, а главные цели откладываем на потом? Так работает наш мозг. Он подсказывает путь наименьшего сопротивления. Малозначимые дела обычно и усилий требуют немного. А вот удовлетворение от их выполнения велико. Вот и получается, что быстро выполняем то одно дело, то другое и параллельно хвалим себя. Но потом выясняется, что главное дело так и осталось невыполненным, а сил и времени на него уже нет. Все самоудовлетворение от выполненных задач сходит на нет.
Что же важно оценивать, чтобы расставить приоритеты в жизни:
Также предстоит научиться отделять важное от срочного. Для этого срочные дела нужно обязательно проверять на важность. Как это сделать:
Пример: профилактические медицинские консультации, курсы массажа при больной спине или другие поддерживающие процедуры необходимы для здоровья. Нет времени или средств на это? А что если отказаться от нескольких походов в бар (что, кстати, портит здоровье) или от просмотра ленты в социальных сетях? Тогда можно найти и время, и средства. Примерно так и выглядит расстановка приоритетов. Но, как вы могли заметить, приоритеты тесно связаны с ценностями личности.
Ценности личности – это значимые для человека вещи. У каждого человека своя система ценностей. А соответственно и приоритеты в жизни будут разные. Кто-то на первое место ставит семью, а кто-то работу; кто-то здоровье, а кто-то опасные развлечения; кто-то погоню за мечтой, а кто-то стабильную работу. Проблема ценностей тянет на отдельную статью, и об этом мы еще обязательно поговорим. А пока могу порекомендовать самостоятельно разобраться в своих ценностях или воспользоваться диагностическим тестом из опросника Рокича или Шварца.
Как и на работе, в жизни должна быть главная цель и второстепенные. Второстепенные цели строятся вокруг главной. Главная жизненная идея (месседж) определяет характер ваших взаимоотношений с другими людьми. Так, если вы женщина и хотите самореализоваться как женщина (в классическом понимании этой роли), то большее внимания уделите построению семейной жизни.
Проанализируйте, как вы провели последний месяц жизни. Вас устраивает такой результат? Вы довольны тем, как складывается ваша жизнь в сфере карьеры, отношений, работы, здоровья, финансов, личностного развития. Если нет, то почему и что вас тревожит. Те сферы, в которых вы не получаете удовлетворения и которые беспокоят вас, и нужно сделать приоритетом.
Как расставить приоритеты в отношениях
Учитесь выстраивать и соблюдать личные границы. Личные границы – это невидимая стена между личностью, другими людьми и внешним миром. Личными границами принято называть то, что человек не потерпит в отношениях, и то, что мешает его счастью и благополучию. Главное правило расстановки приоритетов в отношениях: не жертвовать собой, не ущемлять себя.
Личные границы нужны для сохранения внутреннего мира, отделения потребностей и эмоций личности от потребностей и эмоций других людей, определения своей ответственности и ответственности других людей. Личные границы помогают человеку отделять своя «Я» (мироощущение, самоощущение) от «других».
Пример работы личных границ в дружбе:
Вы предупредили, даже дали запас времени. Дальше все зависит от действий подруги. Если она проигнорирует просьбу, то будет сама нести ответственность за то, что ей придется добираться на автобусе. А вы не выбьетесь из своего графика. Как видите, можно быть вежливым без самопожертвования. Однако избегайте чрезмерно строгих и слишком мягких границ. Сохраняйте их гибкость. Уважайте личные границы других людей.
В любовных отношениях для кого-то на первом месте стоят отношения с супругом, для кого-то дети, кто-то ставит на первое место поддержание отношений с родителями. А для кого-то в приоритете остается только он сам. Нельзя сказать, что правильно, а что нет. Нет единого рецепта человеческого счастья. Потому только вам предстоит определить, что для вас ценнее, при каких приоритетах вы будете счастливы.
Упражнения
Предлагаю познакомиться с тремя упражнениями, помогающими в расстановке приоритетов. По одному упражнению на три компонента: концентрация внимания, планирование времени, расстановка приоритетов.
На развитие внимания
Несколько простых упражнений на улучшение концентрации внимания:
На планирование времени
Воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра (один из методов тайм-менеджмента). Распределите все дела по 4 группам:
Срочные и важные дела нужно делать сразу. Важные и несрочные дела можно отложить на какое-то время, но не стоит злоупотреблять этим (в итоге накопится много срочных и важных дел). Под срочными и неважными делами обычно подразумеваются чьи-то случайные поручения. Старайтесь перепоручать их другому человеку или отказывайтесь. Под несрочными и неважными делами обычно скрываются пожиратели времени (курение, общение в социальных сетях, просмотр телевизора и т. д.). От них можно смело избавляться.
На расстановку приоритетов
Потренируйтесь в расстановке приоритетов по методу «А, Б, В, Г». А – главный приоритет. Г – самый низкий приоритет. Запишите все актуальные задачи, напротив каждой поставьте буквы. Дополнительно поставьте еще одну букву:
Срочных дел может быть несколько. Тогда их можно ранжировать так: Ас1, Ас2, Ас3 и т. д. А чтобы было проще разобраться в значимости дел, изучите характеристики букв:
Главное правило для любой сферы: делайте то, что хотите и можете делать, следуйте своему предназначению. Каждый человек от природы наделен уникальными задатками, которые превращаются в способности. Развивайте то, к чему у вас есть склонности, и ставьте в приоритет то, что вам интересно. В психологии это называется принцип природосообразности, то есть следование своей индивидуальности и уникальности. А о том, как воплотить это в жизнь, вы можете узнать из статьи «Хочу, могу, надо – правила выбора. Как их совместить в жизни и быть счастливым».
Как научиться расставлять приоритеты и достигать желаемого: 10 главных шагов к цели
Подборка советов, помогающих выявить самые важные для тебя цели и создать план по их достижению.
Здесь и далее фото pexels.com
Когда ты думаешь о том, как хотел бы прожить свою жизнь, что именно приходит тебе на ум? Видишь ли ты себя путешествующим по миру, пишущим книгу или открывающим свой собственный бизнес?
Что бы ты ни выбрал, твоя жизнь, скорее всего, будет определяться тем, как ты расставляешь свои приоритеты.
Когда ты хочешь изменить свою жизнь, важно знать, что для тебя наиболее ценно. Однако иногда бывает трудно понять это, особенно когда ты погружен в ежедневные заботы и начинаешь терять фокус того, что хотел больше всего.
Итак, как правильно расставлять приоритеты в жизни? Вот 10 способов получить ответ на этот важный вопрос.
1 Выясни, что для тебя важнее всего
Прежде чем ты сможешь научиться расставлять приоритеты, тебе нужно точно выяснить, каковы они. Как ты собираешься добиться успеха, если понятия не имеешь, какие у тебя цели?
Помни, что у тебя есть ограниченное количество времени и энергии, поэтому нужно определить, на чем стоит сосредоточить свое внимание в данный момент.
Какие бывают приоритеты в жизни? Например, поиск новой работы или квартиры, решение проблем со здоровьем или улучшение социальных отношений.
2 Создай план действий
Пришло время привести свои мысли в действие. Потрать несколько минут, чтобы составить план того, каким ты хотел бы видеть себя в ближайшие пару месяцев или лет. Конкретизируй мечты в соответствии с выбранными приоритетами, чтобы помочь себе сосредоточиться на осуществлении желаний.
Для этого постарайся нарисовать в голове как можно более четкую картинку. Так, если ты хочешь найти новую работу, подумай о желаемой зарплате, местоположении офиса и своей роли, а также о том, в чем твои сильные стороны и что тебе стоит узнать/изучить в течение следующих 12 месяцев.
Затем создай план действий: настрой оповещения о заданиях. Пересмотри свое резюме. Откликайся на пару вакансий каждую неделю и так далее.
3 Назначь конкретные временные интервалы для выполнения задач
Что такое приоритеты в жизни человека? Это цели, которые не только наиболее важны для него, но и имеющие дедлайны, установленные им самим.
Мы не можем с точностью предугадывать, как сложится наша судьба, и какие испытания мы встретим на своем пути, но важно пытаться планировать достижение желаемого и ставить перед собой конкретные временные отрезки на реализацию задуманного.
Благодаря им, тебе будет проще справиться с прокрастинацией и разбить масштабную цель на маленькие ежедневные задачи, которые помогут уложиться в срок.
4 Определи, как ты хочешь прожить свою жизнь
Еще один отличный способ правильно расставить приоритеты — подумать о том, как ты хочешь прожить свою жизнь.
Если ты мечтаешь трудиться только определенное количество часов в неделю, но текущая работа не дает такой возможности, то поиск нового места может занять верхнюю позицию в твоем списке приоритетов.
5 Поговори с авторитетным для тебя человеком
Разговор с авторитетным для тебя человеком, наставником, другом, одним из родителей, может открыть глаза на проблемы, которые ты, возможно, никогда не замечал.
Этот человек может помочь тебе взглянуть на вещи с другой точки зрения и сосредоточиться на том, что должно быть «номером один» в твоей жизни.
6 Составь план своих ежедневных задач
Ты когда-нибудь чувствовал себя достаточно мотивированным, чтобы изменить свою жизнь, но затем всего за несколько дней вернулся к своим старым привычкам? Предотврати это, наметив, что нужно делать каждый день, чтобы сохранить мотивацию и сосредоточенность.
Кроме того, оцени время, необходимое для каждой задачи, и реши, что ты можешь делать ежедневно, чтобы оставаться на выбранном пути.
7 Устрани отвлекающие факторы
Если ты хочешь правильно расставить приоритеты, тебе нужно избавиться от отвлекающих факторов. Выключи телевизор и переведи телефон в беззвучный режим — пришло время сосредоточиться на улучшении своей жизни и оставить беспорядок за дверью.
8 Удели время размышлениям
Выдели день или отрезок времени, когда ты выключишь телефон, положишь рядом ручку и бумагу и скажешь себе, что, несмотря на то, что у тебя есть миллион дел, нужно поработать над своим главным приоритетом.
Допустим, ты работаешь в токсичной среде и уже два года не получаешь прибавки к зарплате. Пора поговорить с начальником или поискать что-то получше! Проанализируй свою жизнь и выясни, какие изменения тебе нужно в нее внести.
Если ты чувствуешь, что у тебя нет времени на это, то, честно говоря, это еще больший повод для размышлений.
9 Будь честен с собой
Ты также должен сверить свои приоритеты с реальностью. Следи за тем, сколько времени ты действительно тратишь на выполнение поставленной цели каждую неделю. Будь честным.
Наконец, сравни нынешнее положение вещей со своими идеальными представлениями. Уделяешь ли ты должное время тому, что для тебя важнее всего? Если нет, то почему? Что ты можешь сделать, чтобы сосредоточиться на приоритете «номер один» в своей жизни?
Внеси соответствующие изменения в план, чтобы твоя реальность соответствовала тому, что действительно имеет для тебя наибольшее значение.
10 Делай небольшие шаги вперед
Если ты начинаешь чувствовать себя придавленным своими приоритетами, сделай шаг назад и не забудь дышать. Тебе не нужно быть Суперменом, чтобы правильно расставить акценты. Единственный человек, которого тебе нужно сделать счастливым, — это ты сам, и чем больше ты это осознаешь, тем лучше себя чувствуешь.
Помни, что никто из нас не может быть продуктивным в режиме 24/7, но нам под силу предпринимать решительные действия маленькими шагами и потихоньку двигаться вперед.
5 шагов, которые позволят правильно расставить приоритеты в твоей жизни
Ты никогда не задумывался, почему, пока некоторые люди, несмотря на все обстоятельства и пережитые неудачи, всё-таки добиваются своего, другие, имея все шансы стать успешными в каком-либо деле, не пользуются своими возможностями? Всё дело в расстановке приоритетов. Те, кто расставил их правильно, вопреки убеждениям окружающих, знают, что любой, даже мизерный, шанс изменить свою жизнь стоит того, чтобы им воспользоваться.
Если ты не знаешь, на что именно тратить свое время и энергию, постарайся прежде всего хорошенько поразмыслить над несколькими вещами, которые помогут тебе найти ответы на главные вопросы.
1. Пойми, что список приоритетов не может быть безразмерным
Нельзя растрачивать себя на всё, что только придет тебе в голову. Другими словами, список твоих приоритетов не сможет вместить неограниченное число позиций. И тебе остается только смириться с этим.
Попробуем привести пример. Представь, что список твоих приоритетов состоит из пяти пунктов. Если ты уже заполнил их, то внести новый пункт окажется невозможным. Единственное, что ты в силах сделать, — вычеркнуть один из прописанных приоритетов и поместить новый на его место. Резюмируем: чтобы добавить новый жизненный приоритет, нередко приходится отказываться от какого-то старого. Невозможно же совмещать одновременно такие вещи, как здоровье и курение, комфорт и карьеру, высокий заработок и вечные развлечения где-нибудь на Лазурном берегу.
2. Осознай, как твои приоритеты расставлены сегодня
Даже если ты никогда раньше не задумывался, как расставить приоритеты, они всё равно есть у тебя. Всё, что ты сейчас имеешь, — это их результат их расстановки. И неважно, осознанно ты это сделал или нет.
Неосознанно ты нередко выставляешь приоритеты, основываясь не на том, что будет нужно и полезно, а на том, что важно для тебя в настоящий момент. Когда ты бесцельно лежишь на диване, для тебя важно лежать. Когда ты поднимаешься рано, для того чтобы совершить утреннюю пробежку, — тебе важно бегать по утрам. В том же случае, когда ты лежишь на диване и думаешь о том, как бы хорошо пойти на пробежку, тебе важно лежать на диване, изображая глубокую озабоченность состоянием своего здоровья.
Научись признавать расставленные тобою же приоритеты — это один из важнейших шагов для того, чтобы построить честный диалог с самим собой. Честно опиши всё, чем владеешь сейчас: семья, друзья, работа, заработок, здоровье, вредные и полезные привычки. Пусть это будет твоей отправной точкой.
3. Проверь, насколько твои приоритеты соответствуют твоим внутренним ценностям
Ценности — это наши желания, которые идут изнутри. Приоритеты же часто оказываются навязанными лишь снаружи. И это действительно важная проблема. Когда твои ценности идут вразрез с приоритетами — как ты думаешь, что происходит? Правильно, ничего хорошего. Ты просто разрываешься между понятиями «это важно для меня» и «это должно быть важно для меня». Как итог — плохое настроение, повышенная тревожность, а в некоторых случаях даже депрессия.
Хочешь узнать свои настоящие ценности — посмотри, на что ты тратишь свое свободное время. Если ты во всеуслышание говоришь о том, как важно читать, подстегиваешь своих знакомых и друзей на занятия спортом, делаешь многочисленные репосты мастер-классов в социальных сетях, но сам предпочитаешь тратить свое время на занятия, не несущие никакой пользы, — вывод очевиден.
Второй вариант проверки ценностей — это твоя энергия. Когда твои приоритеты идут бок о бок с твоими ценностями, происходит то, что многие называют белой полосой в жизни человека. Ты движешься в правильном направлении, поэтому тебе легко добиваться поставленных целей. Если же свою энергию тебе приходится подстегивать различными способами, например при помощи кофеина или обещания развлечений, то стоит проанализировать, действительно ты занимаешься тем, чем хочешь, или ты взялся за дело только потому, что должен этого хотеть.
4. Живи не ради характеристики или резюме
Мы часто рассуждаем о жизни так, будто бы находимся на собеседовании, а напротив нас сидит строгий кадровик. Мы отвыкли говорить простыми словами, совершать простые поступки, помогать окружающим людям. Наша сосредоточенность направлена на достижение качеств, которые можно записать в резюме. Да, они помогают нам завоевывать хорошую репутацию, получать работу мечты и выделяться среди сотни тысяч таких же специалистов, как и мы, но вот только людьми они нас не делают. А ведь именно то, как ты строишь семью, поддерживаешь отношения с друзьями и в общем-то живешь вне рабочего пространства, куда важнее.
Счастье — это не всегда свершения в карьере. Иногда это обыкновенная жизнь с возможностью включения в нее самых близких людей и поддержанием достатка, необходимого для нашего комфорта. Конечно, такой сценарий жизни подходит не всем, но он приземляет нас, для того чтобы мы еще раз оценили свои приоритеты.
5. Включи в список приоритетов отдых и хобби
Обычно в список своих приоритетов мы вписываем хобби в последнюю строчку. Но ведь именно хобби позволяет нам чувствовать себя счастливыми. Хочешь получать удовольствие от жизни — оставь немного времени для того, чтобы иметь возможность заниматься любимым делом каждый день.
Приоритеты: что это такое и как их расставлять
Слово «приоритет» образовано от латинского prior, что переводится как первый, старший, идущий первым. Выявление первоочередных целей и задач называется расстановкой приоритетов или приоритизацией.
Примеры
Чтобы лучше понять, что представляет собой расстановка приоритетов, давайте разберем несколько очень простых примеров из жизни:
Пример 1. Человек уезжает на несколько дней в командировку. Через пять минут за ним должно приехать такси и отвезти его в аэропорт. За это время он успеет либо помыть посуду, либо полить цветы. Что важнее?
Приоритетная задача: полить цветы. С посудой за эти дни ничего не случится, а цветы могут погибнуть.
Пример 2. Человек зашел в супермаркет, чтобы купить ребенку молока, а себе — острой приправы к мясу. Внезапно он обнаружил, что денег хватит только на одно. Что лучше купить?
Приоритетная задача: купить молока. Приправа не является необходимым.
Пример 3. Менеджер по продажам собрался почистить корпоративную почту от спама. В этот момент ему позвонил постоянный клиент и попросил принять заказ. Чем сейчас следует заняться?
Приоритетная задача: принять заказ. Это основная обязанность менеджера.
Пример 4. Молодой человек окончил университет. Он поставил перед собой две краткосрочных цели: найти высокооплачиваемую работу по специальности и собрать денег на первичный взнос по ипотеке. О чем он должен думать в первую очередь?
Приоритетная цель: найти работу. Без этого вторая цель вряд ли осуществима.
Заметим, что все перечисленные выше примеры однозначные и даже немного утрированные: в них сразу понятно, что важно, а что нет.
Однако в реальной жизни приоритеты далеко не всегда можно определить «на глазок». Иногда для этого требуется тщательно проанализировать ситуацию, обдумать последствия и взвесить все возможные за и против.
Также важно понимать, что приоритет задачи — это понятие, как правило, субъективное. В одной и той же ситуации для одного человека будет важно «закончить проект по работе», для другого — «пойти на тренировку», а для третьего — «съездить с семьей на пикник». Здесь многое зависит от целей и ценностей человека, его характера и личных качеств.
Для чего нужно расставлять приоритеты
Вот основные преимущества, которые дает этот принцип:
1. Эффективное использование ресурсов. Наши запасы времени, сил и других ресурсов всегда ограничены. Выполняя свои задачи, мы постепенно устаем, теряем мотивацию и начинаем хуже думать. В сутках у нас только 24 часа, из которых 8 часов приходится на сон. Кроме того, нам постоянно не хватает денег, материалов, инструментов, рабочих рук
Расстановка приоритетов позволяет распоряжаться этими ресурсами с максимальной пользой. Мы не растрачиваем их на мелочи, а направляем на выполнение самых важных для нас задач.
2. Улучшение результатов. Стоящие перед нами задачи очень неоднородны: некоторые оказывают большое влияние на нашу жизнь, другие — почти ни на что не влияют. Если мы, например, овладеем новым профессиональным навыком, это благоприятно отразится на нашей карьере. А если мы протрем пыль с тумбочки, то в нашей жизни вряд ли изменится.
Сосредоточившись на тех задачах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь, мы можем добиваться более высоких результатов и быстрее достигать своих целей.
3. Наведение порядка в делах. На современного человека обрушиваются десятки, а иногда и сотни задач. В результате он регулярно испытывает стресс, «утопает» в делах и не знает за что хвататься.
Расстановка приоритетов — это своеобразный фильтр задач. Он отделяет те дела, которые действительно нужно выполнять, от тех дел, которые можно безболезненно отложить или не делать вовсе. Эта «фильтрация» снижает уровень стресса и помогает относиться к своим задачам более спокойно.
4. Достижение гармонии в жизни. Счастье людей во многом зависит от их умения «ходить путями своего сердца». И если они занимаются тем, что им не по душе, то даже самые выдающиеся результаты в этой области не сделают их счастливыми.
Расстановка приоритетов помогает нам сосредоточиться на тех сферах, которые для нас являются самыми важными. Благодаря этому, мы можем получать от жизни именно то, чего действительно хотим.
Критерии приоритетности
Не существует единственно правильного способа расстановки приоритетов: каждая ситуация требует своего подхода. Например, в одном случае логичнее начинать работу с самой срочной задачи, в другом — с самой важной, а в третьем — с самой приятной.
Чаще всего в используются следующие критерии приоритетности:
Важность
В обиходной речи под важностью может подразумеваться все что угодно. Например, «важными» в быту часто называют просто срочные дела («купить сахар») или дела, связанные с эмоциями («сходить на концерт любимой группы»).
Однако в важными обычно считаются те цели и задачи, которые помогают человеку менять свою жизнь в нужном направлении. Отсюда следуют два определения:
1. Важная цель — это цель, которая соответствует главным ценностям человека. Например, цель «создать » будет важной, если главная ценность человека «материальное благополучие», и менее важной, если его больше заботит «творчество» или «духовное развитие».
Вот еще примеры того, как меняется важность целей в контексте разных ценностей:
Если цель не соответствует ценностям, ее достижение не принесет человеку удовлетворения. Она, конечно же, изменит его жизнь, но изменит совсем не так, как ему хотелось бы.
2. Важная задача — это задача, которая направлена на достижение главных целей или опять же, соответствует главным ценностям.
Например, пусть наша главная цель — «создать ». В контексте этой цели задача «выбрать доменное имя для сайта» будет считаться важной, а «навести порядок в шкафу» — нет. Это не значит, что не нужно вообще наводить порядок в шкафу: просто эта задача не приближает нас к заявленной цели.
Важность — это главный критерий приоритетности, поскольку он непосредственно влияет на нашу жизнь.
Срочность
Срочность задачи определяется крайним сроком ее выполнения (дедлайном). Невыполнение задачи к этому сроку приведет к неприятностям, упущенной выгоде или к тому, что задача потеряет актуальность.
Для примера возьмем задачу «написать отчет»:
Задача может и не иметь конкретного срока, но все равно быть срочной. Например, если у нас сломался холодильник, его нужно отремонтировать как можно скорее (иначе могут испортиться продукты). У таких задач дедлайн как бы уже наступил и чем раньше мы их выполним, тем лучше.
Критерий срочности может применяться ко всем текущим делам. Особенно он полезен тогда, когда мы активно взаимодействуем с окружающим миром или другими людьми: с клиентами, коллегами, чиновниками Расстановка приоритетов по срочности, позволяет нам не «тонуть» в делах и избегать неприятностей.
Срочность и важность используется в матрице Эйзенхауэра — самой популярной технике расстановки приоритетов.
Затраты
Затраты — это количество времени, сил, денег и других ресурсов, необходимых для выполнения задачи или достижения цели. При прочих равных приоритетным будет считаться тот вариант, где эти затраты окажутся самыми низкими.
Например, мы хотим купить книгу. Она продается в двух по одинаковой цене — 750 рублей. Но в первом магазине доставка книги в наш регион стоит 350 рублей, а второй магазин доставляет книгу бесплатно. Естественно, нам лучше выбрать второй магазин.
Ожидаемые результаты
Критерий показывает, насколько выгодным будет выполнение той или иной задачи.
Например, мы хотим разместить рекламу своих услуг в социальной сети. Мы нашли три группы с подходящей тематикой, с одинаковой вовлеченностью читателей и одинаковыми ценами на рекламу. Но у первой группы аудитория 20 000 человек, у второй — 30 000, а у третьей — 50 000. Предпочтительнее выбрать третью группу, поскольку кликов по рекламе в ней наверняка будет больше.
Эффективность
Эффективность — это соотношение двух предыдущих критериев: ожидаемого результата и ожидаемых затрат.
Давайте еще раз возьмем пример с рекламой в социальных сетях. На этот раз представим, что у каждой группы своя цена на рекламу. Посчитаем эффективность размещения объявления в каждой группе:
Оценивать свои задачи по эффективности обычно гораздо полезнее, чем просто по затратам или результатам. Этот критерий хорош тем, что помогает достигать целей с минимальными усилиями.
«Приятно / не приятно»
Хотя этот критерий полностью субъективен, он отлично подходит для повышения личной эффективности. Использовать его можно двумя прямо противоположными способами:
Способ 2. Начать с приятного. Если вы не можете заставить себя приступить к работе, выполните ту ее часть, которая вызывает у вас наименьшее сопротивление. Этот подход называется «методом швейцарского сыра».
Экологичность
Экологичность — это соответствие цели или задачи нашим ценностям, моральным принципам или характеру. Если цель не экологична, ее достижение может негативно отразиться на нашем внутреннем состоянии.
Например, если неисправимый интроверт станет владельцем компании, ему придется постоянно общаться с подчиненными, клиентами, деловыми партнерами От этого он вряд ли станет более счастливым.
Этот критерий может применяться и для расстановки приоритетов в жизни, и для определения главных целей. Тут все просто: чем экологичнее наш выбор, тем лучше мы себя чувствуем и тем больше мы своей жизнью удовлетворены.
Специфические критерии
К ним относятся те критерии приоритетности, которые имеют очень узкую и конкретную область применения. Они не подходят для оценки обычных целей и задач, а используются лишь в определенных жизненных ситуациях, связанных с выбором: покупкой машины, поиском новой работы, поиском сотрудников
Предположим, мы решили снять жилье. На наш выбор могут повлиять следующие факторы:
Иногда решающим для нас может быть лишь один из этих критериев (например, цена), а иногда особая комбинация из различных характеристик. В некоторых случаях удобно использовать специальные техники выбора, например, метод многокритериальной оценки.
Методы расстановки приоритетов
Заметим, что все эти методики носят скорее рекомендательный характер. Окончательное решение по расстановке приоритетов всегда остается за самим человеком.
Приоритизация задач
Описанные здесь техники помогают наводить порядок в текущих делах, эффективно планировать свой день и выявлять первоочередные задачи в различных проектах. Техники расположены в порядке возрастания сложности начиная с наиболее простых.
1. Самая важная задача. Определяем самую важную на данный момент задачу и выполняем ее. Затем определяем следующую самую важную задачу
Метод СВЗ — это самый простой и естественный для человека способ расстановки приоритетов, которым многие пользуются интуитивно. Обычно эту технику выполняют мысленно, не делая никаких записей.
2. Метод Шваба (метод Айви Ли). Тоже очень простой способ: составляем список дел, нумеруем их в порядке важности и именно в таком порядке выполняем. Часто советуют планировать не более шести задач, но это, на наш взгляд, не принципиально.
4. Матрица Эйзенхауэра. Самый популярный в наши дни способ расстановки приоритетов. Суть его в том, чтобы сортировать задачи по их важности и срочности. Для сортировки используется таблица из четырех квадратов (см. рисунок ниже), где по вертикальной шкале оценивается важность задач, а по горизонтальной — их срочность. В результате самые приоритетные задачи попадают в квадрат «важно — срочно», а самые незначительные — в квадрат «не важно — не срочно».
5. Матрица «усилия — отдача» (вариант: усилия — влияние). Служит для оценки эффективности предстоящих дел.
Здесь тоже используются две шкалы: по одной оценивают усилия, необходимые для выполнения задачи, а по другой — влияние этой задачи на общий результат (например, на достижение целей). Приоритетными считаются те задачи, которые помогают получать максимальный результат с минимальными усилиями.
6. Метод АБВГД. Суть этой техники в том, чтобы оценить последствия выполнения или невыполнения каждой задачи. Задачи разбивают на пять групп и каждой группе присваивают свою букву:
Затем задачи нумеруются в пределах своей группы: самая важная — А1, вторая по важности — А2
8. Метод многокритериальной оценки. Полезен в тех случаях, когда перед нами стоит сложный выбор. Например, мы решили купить новую стиральную машину, но не знаем, какую лучше взять. В такой ситуации можно оценить доступные модели стиральных машин сразу по нескольким критериям и выбрать наиболее приемлемый вариант.
Метод работает так:
Такие расчеты удобнее всего выполнять в электронных таблицах (Excel, LibreOffice Calc ).
Приоритизация целей и ценностей
Свои приоритетные цели и ценности люди обычно определяют интуитивно, и в большинстве случаев такой подход вполне оправдан. В сложных ситуациях можно воспользоваться одной из перечисленных ниже техник.
1. Матрица целей и ценностей. Техника похожа на метод многокритериальной оценки (см. выше). Она помогает понять, какие цели для нас действительно важны, а какие не очень. Алгоритм следующий:
2. Взаимосвязь целей. Наши цели обычно тесно связаны друг с другом. Например, чтобы достичь цели «купить квартиру», нужно сперва «найти хорошую работу», а для этого, в свою очередь, потребуется «получить востребованную профессию». Самой важной будет та цель, которая оказывает наибольшее влияние на остальные.
Определить ее можно так:
3. Колесо жизненного баланса. Техника помогает выявить те сферы, над которыми следует работать для достижения гармонии в жизни.
5 правил расстановки приоритетов
1. У расстановки приоритетов должна быть цель. Задачи не являются приоритетными сами по себе: они становятся приоритетными только в контексте конкретных целей и ценностей. Если мы не знаем, для чего расставляем приоритеты, этот метод превращается в бессмысленный ритуал.
3. Не верьте первому впечатлению: оно может оказаться ошибочным. Например, все новые дела обычно кажутся нам более важными, чем старые, а срочные — более важными, чем несрочные (зачастую это совсем не так). Поэтому всегда старайтесь рационально обосновать решение по каждой задаче.
4. Все задачи не могут быть приоритетными, иначе расстановка приоритетов теряет всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.
5. Не забывайте о балансе. Некоторые люди впадают в другую крайность: они выбирают одну цель или одну задачу и отбрасывают все остальное. Однако наша жизнь редко сводится к одной цели. Расставляя приоритеты, мы должны стараться сохранять баланс между важными для нас сферами.