Что значит провести документ
Документы
Документы — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т. д.
Структура документа
Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами:
Система автоматически поддерживает режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.
Важными характеристиками документа являются дата и время. Они позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.
Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о поставщике товаров (контрагенте), складе, на который приходуются товары и т. п. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа:
Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о товарах, поступивших на предприятие (наименование, количество, и т. д.), серийных номерах и возвратной таре. Для хранения подобных данных служат табличные части документа:
Проведение документа
Важным свойством документа является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных. Если же документ не является «проводимым» это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.
Например, документ Поступление товаров и услуг при своем проведении может вносить изменения в состояние расчетов с поставщиками, в учет остатков товаров, в состояние заказов покупателей и другие учетные данные:
Для документа Коммерческое предложение контрагенту напротив, проведение может быть запрещено, потому что этот документ никак не влияет на состояние учета:
Конструктор движений
Алгоритм, на основании которого документ вносит те или иные изменения в состояние учетных данных при своем проведении, описывается средствами встроенного языка на этапе разработки прикладного решения. Система содержит конструктор движений, который помогает разработчику создавать алгоритмы проведения документа. Подробнее…
Формы документа
Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в документах, система поддерживает несколько форм представления документа. Система может автоматически генерировать все нужные формы документа. Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию:
Форма списка
Для просмотра документов одного вида используется форма списка. Она позволяет выполнять навигацию по списку документов, задавать временной интервал отображаемых документов, добавлять, помечать на удаление и удалять документы. Форма списка позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям:
Форма документа
Для просмотра и изменения данных отдельных документов используется форма документа. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде:
Форма выбора
Кроме этих двух форм для документа поддерживается форма выбора конкретных документов из списка. Она, обычно, содержит минимальный набор информации, необходимой для выбора того или иного документа и может использоваться, например, при создании документа Поступление товаров и услуг, в котором должен быть указан заказ поставщику, на основании которого формируется поступление товаров.
Макеты документа
Документу могут быть сопоставлены несколько макетов, содержащих данные, необходимые для обеспечения работы документа:
Макеты могут использоваться для формирования печатных форм документа или для отображения дополнительной информации, имеющей отношение к документу:
Документ в 1С 8.3: настройка, проведение и формирование
Документы – это объекты конфигурации и метаданных в системе учета 1С:Предприятие 8.3. Они используются для хранения данных о событиях и операциях, которые происходили на предприятии. Это могут быть, например: документы на отгрузку, платежные поручения, выписки, приказы о приеме на работу и тому подобные. В данной статье будут рассматриваться формы этих документов, как они вводятся, формируются, а так же их параметры и изменения.
Структура документа в 1С
Продуманная система документооборота в 1С автоматические каждому новому документу присвоит порядковый номер, время и дату создания документа. Для того чтобы не позволить пользователям запутаться, в системе у каждого документа может быть только свой уникальный номер, без повторений.
Дата документа, то есть время – одна из ключевых характеристик в документах 1С. Благодаря этому можно легко узнать хронологический порядок создания документов и проследить всю цепочку по какому-то процессу.
В 1С:Бухгалтерия используются три вида документов: исходящие, входящие и внутренние. Для каждого документа прилагаются реквизиты, которые пользователь системы должен заполнить подробной информацией. Например, в документе типа «Заказ Поставщику» в обязательном порядке должно быть отражено наименования товара, склада, поставщика, а так же указан контрагент по операции и вид хозяйственной операции в системе.
Всем документам такого типа присущи эти характеристики, что позволяет соблюдать принципы ведения бухгалтерского учета. Каждый документ обязательно содержит свой набор информации. Она может быть однотипна по своей структуре, но различаться по количеству.
В большинстве случаев в документах 1С присутствует табличная часть, для удобства прописи однотипных данных. В качестве такие данных могут выступать, например: перечень отгружаемых или приобретаемых товаров, их количество и цены.
Дополнительные сведения документа
Для удобства работы в 1С пользователь может в любой документ добавлять дополнительные сведения. Для того чтобы сохранить порядок в документации, функциями добавления дополнительных сведений обладает только ограниченный круг пользователей с полными правами в системе. Как добавляются дополнительные сведения рассмотрим на примере документа «Заказ поставщику». Для этого сначала заполним настройки и далее заходим в пункт меню «Администрирование-Общие настройки».
В этом окне выберем вкладку «Дополнительные реквизиты и сведения» и поставим галочку в поле, которое так же называется. Затем переходим в меню «Администрирование-Формы-Дополнительные сведения».
В списке документов, открывшемся перед нами, мы можем задать дополнительные сведения. Например, для документа «Поступление (акты, накладные)» мы решили ввести дополнительные пункты. Находим нужный документ, выделяем его и кликаем на кнопку «Создать».
Откроется таблица, где создаются дополнительные сведения. Заполняем всё как необходимо. Укажем наименование дополнительного сведения и его тип значения. Тип значения для удобства может содержать различные варианты: договор, число, валюта, дата, договор и т. д.
Затем последуем на вкладку «Значения» и жмем на кнопку «Создать». Во всплывающем окне заполняем нужные пункты сведений.
Дополнительные сведения, которые создали, будут отображены в списке.
Жмем «Записать и закрыть». С этого момента в документах типа «Поступление (акты, накладные)» появляется возможность присоединить менеджера по закупкам, который занимается этим заказ.
Для проверки, что все отлично работает перейдем в «Покупки-Покупки-Поступление (акты, накладные)». Мы увидим список документов поступления. В верху списка находим значок «Дополнительные сведения», который появится после того, как создали и настроили дополнительные сведения.
Проведение документов в 1С
Важной особенностью документа является то, что возможна его запись и проведение. Если документ просто записывается, то он никак не влияет на учет других данных. Чтобы каждый документ влиял на общий учет предприятия и вносил изменения в общую картину, он имеет свойство проведения.
В каждом документе в верхней части есть кнопки типа «Провести и закрыть» или «Записать и закрыть». Например, документ «Заказ Поставщику» должен вносить изменения в состояние расчетов, текущих остатков на складе готовой продукции и заказов, так как у него есть свойство проведения. Для того, чтобы все работало как надо необходимо, чтобы у документа был статус «проведен».
Формы документов в 1С
Чтобы пользователю было удобно работать с системой, легко просматривать и изменять данные в документах, программа имеет несколько форм для одного и того же документа. 1С умеет генерировать все необходимые для документа формы. Разработчикам предоставляется возможность конфигурировать самостоятельно формы для документов, которые им необходимы. Увидеть все формы документа можно в конфигураторе системы. Для этого нужно зайти в него и в окне конфигурации выбрать интересующий объект. В раскрытой ветке документа будут отображены все формы документа.
Если необходимо просмотреть весь список документов или только определенный тип в 1С существует «Форма списка». В этих списках можно легко отобрать нужные документы, быстро изменить их или произвести поиск данных.
Макеты документов в 1С
Все документы в 1С сопровождаются макетами, которые будут содержать информацию внесенную в документ. Эти макеты используются для создания формы документа пригодной к печати
Макеты можно использовать не только для печати, но и чтобы просмотреть дополнительную информацию, которая имеет отношение к выбранному типу документа.
В них подробно отражена вся хозяйственная деятельность предприятия, связанная с налоговым учетом, покупками, продажами и другими операциями. Все документы в совокупности представляют собой единый учет компании.
Оперативное и неоперативное проведение документов 1С
В системе 1С Предприятие существует два вида проведения документов: оперативное и неоперативное. Рассмотрим, чем они отличаются.
Что такое проведение?
В общем, с точки зрения пользователя проведение — это процесс «утверждения» документа в системе 1С. Пока документ не проведён, он не имеет никакой силы и не влияет на учёт предприятия.
С технической точки после проведения в системе образуются образуются проводки и движения — записи регистров, пока документ не проведен, записей быть не должно (бывают и исключения).
Оперативное и неоперативное проведение документов 1С
Режим проведения и контроль остатков в типовых конфигурациях 1С
В типовых конфигурациях фирма 1С грамотно подошла к вопросу реализации контроля остатков в документах.
В режиме неоперативного проведения система НИКОГДА не контролирует остатки.
Это достаточно логичный подход, если хозяйственный документ вводится задним числом, это уже не нормальная ситуация с точки зрения учета, и система перекладывает ответственность за остатки в прошлом периоде на пользователя.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Другие статьи по 1С:
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Особенности использования поля «Проведен» и процесса проведения
В документах 1С:Предприятия 8 поддерживается механизм проведения. Он представляет собой реализованную на уровне системы методологию отражения в учетных механизмах события хозяйственной жизни, отражаемого документом. Механизм проведения реализован таким образом, чтобы, с одной стороны, минимизировать усилия разработчика при использовании его в типовых случаях, а, с другой стороны, чтобы обеспечить гибкие возможности изменения стандартной методологии.
Для функционирования этого механизма у документа существует признак того, что документ проведен, а также существуют процессы проведения и отмены проведения.
Использование поля Проведен и процесса проведения является только предлагаемой системой методологией.
Формирование движений по документу так же может быть выполнено без проведения и даже без участия документа. Для этого достаточно записать набор записей регистра с отбором по данному документу.
С другой стороны, отсутствие жестких ограничений на использование поля Проведен и процесса проведения позволяет реализовывать более сложные варианты поведения документа, в тех случаях, когда это необходимо. Например, может быть реализован документ, в котором часть движений формируется в процессе проведения, а часть вводится пользователем вручную.
Поле Проведен и процесс проведения имеют смысл для видов документов, которые вообще могут проводиться (у которых в метаданных свойство Проведение имеет значение Разрешить). Некоторые виды документов вообще не должны проводиться. У них в метаданных свойство Проведение имеет значение Запретить. Например, это могут быть документы, которые никак не влияют на учетные механизмы. Кроме того, не должны проводиться документы, которые предназначены для ручного ввода движений. Эти документы будут иметь движения, но для них не имеет смысла деление на проведенные и непроведенные, так как нет деления на исходную информацию и получаемую в процессе проведения, а вся информация (реквизиты и движения) заполняется в процессе ввода документа.
Заметим, что у документов, которые не должны проводиться, пиктограмма в списке документов больше похожа на пиктограмму проведенного документа. Это сделано потому, что пользователь в списке документов должен, прежде всего, отличать документы которые нужно проводить, а они еще не проведены. А документы, которые не нужно проводить и которые уже проведены, отличать не столь важно.
Проведение документов
Рассмотрим подробно свойства документа на вкладке «Движения»
Процедура ОбработкаПроведения
Формирование новых наборов записей регистров включает в себя операции, состоящие:
Следует учитывать, что при автоматической записи движений они будут записаны с замещением, то есть старые движения документа будут замещены новыми. Фактически, платформа неявно выполнит код:
Действие данного параметра проявляется в случае, если на момент записи нового (или модифицированного) набора записей в регистре присутствуют еще записи, подчиненные данному же регистратору.
Подробнее о формировании движений
С точки зрения платформы отдельного процесса «проведение» не существует. Есть запись документа с проведением, причем в рамках одной транзакции. Таким образом, в момент выполнения обработчика события ОбработкаПроведения документ уже записан.
Свойство «Удаление движений» документа как объекта конфигурации стандартно устанавливается платформой в значение «Удалять автоматически при отмене проведения». Это значит, что при перепроведении документа движения, подчиненные данному документу, перезаписываются, а при отмене проведения движения документа автоматически удаляются.
Если разработчик захочет реализовать нестандартный вариант проведения документа и установит свойство «Удаление движений» в значение «Удалять автоматически», то при записи документа с проведением сначала будут удалены все старые движения документа. То есть на момент выполнения обработчика события ОбработкаПроведения в регистрах не будет наборов записей с движениями данного документа.
При записи с проведением система автоматически запишет выбранные и незаписанные наборы записей, находящиеся в свойстве «Движения». Отсюда следуют два важных вывода:
В случаях, если необходимо программно вызвать саму обработку проведения, инициируется запись документа с проведением. Пример программного вызова проведения документа в оперативном режиме:
Пример перепроведения документов РеализацияТоваров в интервале с ДатаНачала по ДатаОкончания :
Оперативное и неоперативное проведение
Оперативное и неоперативное проведение подразумевает, что работа пользователей может происходить в двух принципиально разных по своей сути режимах. Оперативное проведение документов пользователями выполняется в режиме «реального времени», то есть отображает изменения, факты, свершающиеся в настоящее время. Поэтому при этом способе проведения документов следует осуществлять максимум проверок, способных исключить ошибки при вводе данных пользователями.
Например, при оперативном проведении следует выполнять контроль остатков на складе списываемой номенклатуры с тем, чтобы исключить одновременную продажу одного товара несколькими продавцами. При оперативном проведении документа система, прежде всего, проверит положение даты документа относительно текущей даты сеанса. Если дата проводимого документа совпадает с текущей датой сеанса, то система будет проводить такой документ в оперативном режиме, и в обработке проведения об этом можно узнать, чтобы выстроить определенный алгоритм проведения документа.
Если дата проводимого документа меньше текущей даты сеанса, то такой документ система будет проводить в неоперативном режиме. Неоперативное проведение документов подразумевает отражение в базе данных фактов, которые свершились в прошлом или которые точно будут совершены в будущем. Поэтому задача неоперативного проведения документов — просто отразить в информационной базе данные о совершенных операциях.
При неоперативном проведении документов не имеет смысла производить целый ряд проверок, в частности контроль остатков. Подразумевается, что если в процессе неоперативного проведения документов были допущены ошибки (например, списано такое количество номенклатуры, которого не было на складе на дату проведения документа), то анализ полученного состояния базы данных является отдельной задачей, не относящейся к неоперативному проведению.
С оперативным проведением документов связано понятие оперативной отметки времени и понятие момента времени.
Понятие момента времени
Для определения положения документа на оси времени используется реквизит документа «Дата». Дата содержит время с точностью до секунды. Это позволяет контролировать последовательность записи документов. Однако при большом объеме создаваемых документов вероятна ситуация, когда несколько документов будут иметь одинаковое значение даты (т. е. будут созданы в течение одной секунды). Как в этом случае определить последовательность созданных документов?
Для обработки подобных ситуаций было введено понятие момент времени. Момент времени представляет собой совокупность даты, времени и ссылки на объект базы данных. Он позволяет однозначно идентифицировать любой объект ссылочного типа базы данных на оси событий, но имеет смысл в основном только для документов. Кроме того, момент времени позволяет идентифицировать и необъектные данные, например, записи регистров, подчиненных регистратору.
Для нескольких документов, имеющих одинаковую дату и время, последовательность их на оси событий определяется системой исходя из ссылок на эти документы. Она может не совпадать с последовательностью создания документов, и она недоступна для изменения пользователем, то есть нельзя каким-либо образом повлиять на последовательность документов внутри одной секунды или вычислить, что один документ создан раньше, а другой — позже.
Оперативная отметка времени создается системой каждый раз при оперативном проведении документа. Ее значение формируется исходя из текущей даты сеанса и последней созданной оперативной отметки. Если последняя оперативная отметка меньше текущей даты сеанса, в качестве новой оперативной отметки принимается текущая дата сеанса. Если последняя оперативная отметка равна или больше текущей даты сеанса, в качестве новой оперативной отметки принимается значение на одну секунду большее, чем старая оперативная отметка времени.
Таким образом, если у объекта конфигурации Документ установлено свойство оперативного проведения, последовательность действий системы будет следующей: