Что значит пересорт товара
Понятие пересортицы при инвентаризации
Инвентаризация – ответственный и серьезный процесс для предпринимателей, связанных с розничной торговлей. Практически каждый бизнесмен, занимающийся продажей товаров широкого ассортимента, сталкивался в своей работе с пересортицей.
Все вопросы, касающиеся пересортицы, поможем прояснить в этом материале.
Пересортица – что это такое?
Термин «пересортица» пришел к нам из советского наследия – он имеет отношение к товарам одного наименования, но различного сорта.
Официально он упоминается в бухгалтерских документах, но налоговое законодательство не дает ему строгого определения.
Пересортицей называют результат инвентаризации, обнаруживший расхождение между товарами разных сортов, имеющих одно и то же наименование, причем недостача одного сорта товара перекрывается излишком другого сорта.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Понятие «наименование товара» также не отражено в нормативной базе, поэтому его можно трактовать по-разному. Министерством финансов рекомендуется пользоваться данными Общероссийского классификатора продукции.
Например, по данным инвентаризационной комиссии мебельного магазина, по документам в остатке должно было числиться 10 стульчиков «Антошка» и 8 «Маша и Медведь», а на деле оказалось 8 «Антошек» и 10 «Маш»: таким образом, фиксируется излишек 2 стульчиков «Антошка» и одновременная недостача 2 единиц «Маша и Медведь». Это значит, что некоторые проданные стулья «Антошка» оказались оприходованными как «Маша».
Официальное регламентирование пересортицы
Во времена Советского Союза понятие «пересортица» употреблялось достаточно широко, являясь общеупотребительным, поэтому современные законодатели не сочли нужным вносить дополнительные коррективы в его регламентирование. Существует всего несколько нормативных актов, затрагивающих это явление.
Возможные причины пересортицы
Ситуация, когда по документам был проведен один сорт товаров вместо другого, может сложиться при различных обстоятельствах:
Когда возможен взаимозачет?
Логика подсказывает, что при пересортице проще всего провести взаимозачет недостающих и излишних товаров. Но сделать это по закону (согласно Методическим указаниям) можно только при одновременном соблюдении ряда условий:
Например, если излишек груш «Бера» обнаружен на одном складе, а на другом зафиксирован недостаток груш «Дюшес», это нельзя признать пересортицей и провести взаимозачет, так как за разные склады ответственны разные люди. Так же нельзя взаимозачесть, к примеру, недостаток тюбиков зубной пасты и такой же избыток мыла – это товары разных наименований.
Как отразить в учете организации зачет недостачи материалов излишками по пересортице, выявленными при инвентаризации?
Что делать, если пересортица обнаружена и признана?
ВАЖНО! Рекомендации по документальному оформлению пересортицы от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Алгоритм при обнаружении в результате инвентаризации пересорта товаров заключается в следующих последовательных действиях.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если материально ответственное лицо будет признано виновным, то убытки должны быть возмещены за его счет путем внесения им денег в кассу организации.
ВАЖНО! Датой пересортицы, указанной во всех документах, будет не реальное число, когда произошла ошибка (его чаще всего невозможно установить точно), а день, когда она была обнаружена, то есть дата инвентаризации.
Если это не пересортица?
В случае, когда хотя бы одно условие из вышеперечисленных не соблюдается, нельзя совершить взаимозачет как пересорт товаров. Закон предписывает действовать по следующей схеме:
Проводки по бухучету
В бухгалтерских документах зачет пересорта товаров происходит по следующей схеме:
Акт пересортицы
В качестве шаблона для составления этого документа можно использовать форму ИНВ-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88, которая предусматривает инвентаризационную опись по фактическому наличию товаров и по данным бухучета. 1 лист этой формы обязательно должен содержать такие сведения:
2 и 3 лист формы заполняются по приведенной схеме.
Данная форма не является утвержденной, а лишь рекомендованной, поэтому предприятию не возбраняется составлять акт по собственной схеме, утвержденной во внутренних документах.
Образец акта пересортицы
АКТ № 12-11 от «14» марта 2016 г.
о зачете пересортицы товара
«Утверждаю»
Генеральный директор ООО «Фрукталино»
Генералов П.И.
Акт о зачете пересортицы у кладовщика склада № 3 Разводновской Р.Е.
Председатель постоянно действующей комиссии ООО «Фрукталино» Тарантасов В.П., рассмотрев материалы инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом № 156 от 02.02.2017 г. у кладовщика склада №3, материально-ответственного лица Разводновской Р.Е. по состоянию на 14.03.2017 г. установил следующее.
В ходе инвентаризации выявлена пересортица материальных ценностей, а именно:
1. Недостача изюма «Киш-миш» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по 200 гр. по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей;
2. Излишки изюма «Сабза» (код ОКП 91 6444) в количестве 10 пакетов по 200 гр. по цене 650 рублей на общую сумму 6500 рублей.
Из объяснений кладовщика склада № 3 материально ответственного лица Разводновской Р.Е. следует, что пересортица произошла по следующим причинам:
1. Излишки товара «Изюм Сабза» в количестве 10 пакетов на сумму 6500 рублей и недостача товара «Изюм Киш-миш» в количестве 10 пакетов на сумму 6500 рублей возникли в результате хранения их на складе в соседних ячейках стеллажа и сходства по упаковке и размерам.
2. Жалоб от участков на указанную пересортицу не поступало, так как товары «Изюм Сабза» и «Изюм Кишмиш» являются взаимозаменяемыми.
3. Замечаний службы качества не поступало.
В ходе проверки доводов материально-ответственного лица Разводновской Р.Е., а также материалов инвентаризации, причины возникновения пересортицы подтвердились. В справке инженера-технолога Галчевского К.М. подтверждено, что недостающие товары «Изюм Киш-миш в пакетах» и излишки товаров «Изюм Сабза в пакетах» являются взаимозаменяемыми, о чем внесены дополнения в соответствующую документацию. Из заключения инженера-технолога Галчевского К.М. следует, что товар «Изюм Киш-миш» и товар «Изюм Сабза» имеют одинаковый код Общероссийского классификатора продукции (ОКП), а именно 91 6444.
Исходя из вышеизложенного и учитывая, что материально-ответственным лицом Разводновской Р.Е. приняты меры по недопущению подобных фактов в дальнейшем, считаю целесообразным зачесть в установленном порядке указанную пересортицу:
Начальнику складского хозяйства Недбайлюку В.В. разработать контрольные мероприятия по сохранности материальных ценностей.
Председатель постоянно действующей комиссии
ООО «Фрукталино» /Тарантасов/ Тарантасов В.П.
Пересортица при инвентаризации
Если вы торгуете в розницу, то наверняка знакомы с таким явлением как пересортица. Хотя бы гипотетически. Обнаруживается пересортица при инвентаризации. Вдруг выясняется, что фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем, излишек одного сорта, а недостача — другого сорта одного и того же товара. Розовых мягких игрушек больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше. Ванильного мыла слишком много, а лавандового не досчитались. По чеку пробиты яблоки сорта Голден, а не хватает Гренни.
В каком случае это можно признать пересортицей? А в каком — нет? Как оформить пересортицу при инвентаризации документально? Как ее правильно отразить в учете? Почему пересортица вообще случается и как снизить ее вероятность? На эти вопросы мы ответили в нашей статье.
Как происходит пересортица и в каком случае возможен взаимозачет
Итак, у вас проводится инвентаризация. О том, каков порядок этой непростой процедуры, вы можете прочитать здесь. Пересчитав весь товар и сличив его с документами, инвентаризационная комиссия обнаруживает излишек и недостачу определенных товаров.
Произойти такое может по разным причинам. Например, кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.
Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу излишками? Проверяем.
Как говорится в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина, взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:
То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен.
Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием продукции. Законом это понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции.
Что делать, если какое-либо условие, необходимое для зачета пересортицы, не выполнено? Излишек товаров в этом случае оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса.
Но представим, что условия соблюдены. Выявлена пересортица при инвентаризации. Что делать дальше?
Объяснительная от материально ответственного лица
Первым делом материально ответственному лицу,например, кладовщику, на участке которого была обнаружена пересортица при инвентаризации, необходимо предоставить комиссии подробное объяснение. Об этом говорится в тех же Методических указаниях, о которых уже шла речь выше. Как написать письмо о пересортице на складе? Фактически это объяснительная записка, которая адресуется председателю комиссии. В ней необходимо указать, каких именно товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, объяснить причину,например, схожесть упаковки, и рассказать, какие меры будут приняты, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем. В этом же объяснении можно изложить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу. Документ обязательно должен подписать материально ответственный сотрудник.
Еще лучше понять, как написать объяснение при пересортице, вам поможет наш образец. Скачайте его и просто подставьте свои данные.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации
Следующим шагом будет подготовка предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы — его еще называют заключением о зачете пересортицы.
Предложение пишется от лица главы инвентаризационной комиссии и представляется на рассмотрение руководителю компании. В тексте необходимо указать информацию об инвентаризации, в результате которой была обнаружена пересортица, наименование и количество товаров, по которым зафиксированы недостача и излишки, их код по Общероссийскому классификатору продукции. В документе также приводится информация из объяснительной записки материально ответственного лица, и если это необходимо, данные из заключения технолога, подтверждающие взаимозаменяемость товаров и идентичность кода ОКП.
Образец предложения (заключения) о зачете пересортицы вы можете скачать на нашем сайте.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
Приказ о зачете пересортицы: образец
Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.
В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть. В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.
Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться бесплатными формами документов МоегоСклада.
Вы можете скачать образец приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
На основании приказа результаты пересортицы фиксируются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19. Эту ведомость оформляют сотрудники бухгалтерии в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Затем эти сведения указываются в ведомости ИНВ-26. Именно в ней отражается, как будут регулироваться возникшие расхождения — зачетом по пересортице, списанием или отнесением на виновных лиц.
На какую дату признается пересортица?
Как ответить на вопрос, на какую дату признается пересортица? Фактически очень трудно, а то и невозможно, определить, в какой именно момент произошла ошибка. Очевидно только, что случилось это между предпоследней и последней проверкой. Таким образом, логично будет признать и указать не дату пересортицы, а дату ее обнаружения, то есть день проведения инвентаризации. Это же число надо отразить в документах.
Чем шире ассортимент и активнее продажи, тем больше вероятность того, что кладовщик неверно оприходует поставку или продавец отвесит покупателю не тот товар. Свести к минимуму ошибки можно в программе складского учета МойСклад. В нем вы сразу будете видеть недостачи и излишки и сможете легко контролировать работу сотрудников.
Провести инвентаризацию с МоимСкладом можно прямо со смартфона: достаточно подключить терминал сбора данных. Нужно только просканировать штрихкоды товаров на складе: сервис автоматически проверит расхождения и выдаст готовую инвентаризационную опись. А пересортицу можно свести к минимуму: настройте автоматическую проверку комплектации заказов — и МойСклад будет сам проверять расхождения в заказах покупателей или поставщиков. Сверять можно не только количество продукции, но и коды маркировки на товарах с кодами в документах: очень удобно для тех, кто торгует обувью, одеждой, сигаретами. Вы избавитесь от ситуаций с неучтенными излишками и недостачами, а на складе и в документах всегда будет порядок.
Пересортица товаров и порядок отражения ее результатов в учете
Что делать, если общая стоимость разных сортов товаров, излишек и недостача которых были обнаружены, различается? Такое может произойти, например, из-за разницы в цене. Но это не является основанием, запрещающим зачесть пересортицу товаров. Необходимо знать порядок отражения ее результатов в учете.
Другая причина — недостача товара оказалась больше, чем излишек или наоборот. Тогда часть продукции можно зачесть как пересортицу, а оставшуюся отразить в учете так, как сказано ниже.
В том случае, если общая стоимость товаров, по которым обнаружена недостача, оказалась выше стоимости товаров в излишке, то есть, деньги вы потеряли, эту разницу должен возместить виновный сотрудник.
Однако может так случиться, что виновника установить невозможно. Тогда разница рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на издержки. При этом ситуация для вас серьезно усложняется, поскольку факт отсутствия виновника необходимо подтвердить документально. Инвентаризационная комиссия должна будет подробно объяснить причины, почему разницу нельзя отнести на виновных сотрудников. При этом, подтверждение требуется не только от вашей компании, но и от уполномоченного органа государственной власти. Например, от органов предварительного следствия. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст.265, п.2), в этом случае убытки могут быть приравнены к внереализационным расходам. Если же товары в излишке оказались дороже тех, по которым обнаружена недостача, то разница включается в прочие доходы.
Добавим, что пересортица товаров и порядок отражения ее результатов различаются в бухгалтерском и налоговом учете. В последнем необходимо полностью отображать сумму выявленных во время инвентаризации недостач и излишков. Пересортица в налогообложении — это списание одних товаров и оприходование других.
Как победить пересортицу?
Все торговые точки, реализующие более чем пару наименований товаров, периодически неизменно сталкиваются с процедурой пересортицы продукции. Рассмотрим на конкретных примерах в подробностях, что такое пересортица, причины ее возникновения и каков порядок действий при ее выявлении.
Пересортица, что это такое
Обычно проблема пересортицы возникает в процессе ревизии склада. При пересчете товарных позиций кладовщик обнаруживает, что количество одного из наименований товаров меньше на единицу. При обычной ситуации составляется акт о недостаче. Однако если одновременно выясняется, что другого, схожего по большинству признаков, ровно на такое же количество больше, и возникает пересорт.
Зачастую подобное возникает из-за невнимательности сотрудников, занимавшихся приемом продукции или сырья. Работник не отслеживает номенклатуру, не учитывает разницу по внешнему виду, цвету или вкусу, а принимает продукцию только по количеству упаковок. При этом, если поставщик изначально ошибся при отгрузке, его сотрудники в свою очередь, также не отследили разницы между фактически отправляемым товаром и отгрузочным листом, загружается один сорт или вид продукции вместо другого.
Пересортица в организации, отгружающей товар, применяется коробочная поставка, пересортицей может быть только полная единица отгрузки: палет, ящик или коробка. Если упаковка содержит десять единиц продукции, то половина из них не могут быть другого вида. Запечатанная на заводе изготовителе упаковка не может содержать несколько товаров различного наименования.
Нормативная база для пересортицы
Понятие пересорта отдельно не включено в законодательные акты и его объяснений не создано. Поэтому пересортицей называют ситуацию, возникающую при инвентаризации в момент обнаружения разницы между находящимися на складе разными сортами одного наименования.
Однако стоит заметить, что термин «наименование товара» не находит отражения в нормативной документации и базах. Поэтому и такое название имеет свободную трактовку.
Но так как понятие пересорта широко применялось еще в Советском Союзе, оно общеизвестно. В результате законодателями не было внесено никаких корректив. В настоящее время действует три акта, которые регулируют пересортицу:
Причины возникновения пересортицы
Есть несколько причин, по которым появляется пересортица:
Частота возникновения пересортицы товара
То, насколько часто предприятие сталкивается с пересортом, во многом зависит от качества работы поставщиков или приемщиков. Ошибка, допущенная грузчиками завхозом, кладовщиком или другим персоналом, имеющим отношение к погрузке, приемке или разгрузке, заканчивается тем, что товар перепутывается и вместо одного из его наименований появляется другой. В результате возникает излишек одного наименования и недостача другого.
Чем заканчивается пересортица
Обнаружение пересорта на предприятии становится причиной разбирательства и выяснения причин ее появления. Разница между товарами может быть не только в наименовании, но и в цене. В результате предприятие может оказаться в минусе или, наоборот, в плюсе.
После выявления факта пересортицы создается соответствующий акт, под которым ставят свои подписи все виновные и руководитель организации. Руководство самостоятельно определяет степень последствий для работников. Оформленный акт направляется в бухгалтерию, а сотрудники могут быть наказаны вычетом недостающих средств из заработной платы.
Меры предотвращения возникновения пересортицы
Так как это одна из часто встречающихся ошибок учета. Для ее выявления требуется проведение инвентаризации, а предотвратить пересорт можно усилением вниманием ответственных сотрудников. Кроме человеческого фактора виной возникновения пересорта становится и ошибка терминала, допущенная в момент приемки товара.
Как бороться с пересортицей:
Для того, чтобы не возникали ситуации с перепутыванием товарных позиций, необходима правильная организация процессов, управления остатками, строгое отслеживание перемещения продукции, своевременное техническое оснащение склада оборудованием.
Один из действенных способов – использование систем мобильной обработки информации. Всему персоналу, в обязанности которого входит работа с приемкой или отгрузкой товара, выдаются небольшие переносные компьютеры, оснащенные считывающими устройствами.
Подобный мобильный терминал не боится влаги и пыли, выдерживает падения и небольшие удары. У них налажена связь с базой склада со всей территории помещения. Сотрудник имеет возможность отследить нахождение товара, проверит его остатки и выяснить, где расположены другие сорта того же наименования.
Необходимое оборудование для борьбы с пересортицей
4) Настройка оборудования и обучение персонала
Как правильно оформлять пересортицу при инвентаризации
Первым действием создается предложение о проведении взаимозачета. Его составляет руководитель ревизионной комиссии на имя владельца или руководителя предприятия. В предложении описывается проводимое предприятие и проставляется его дата, вписываются данные о обнаруженных несоответствиях, цена отдельного изделия и общая сумма, код товара по ОКП.
Кроме того, в предложение вносится информация, полученная из объяснительной, составленной сотрудником. Отвечающим за ценности и складское помещение. Если в этом есть необходимость, прописываются подробности, сообщенные технологом: есть ли возможность совершение обмена по программе, какие товары перепутаны и являются ли они взаимоисключаемыми.
Если руководство предприятия согласно с написанным в документе, он его подписывает. После этого составляется приказ о взаимозачете. В приказе кратко указывается результат ревизии, товары, которые не совпали с данными накладных и подробности о деталях. Кратко описываются причины, вызвавшие ситуацию и составляется заключение технолога, если в компании есть такая должность.
В конце документа руководитель делает запись для бухгалтерии с заданиями, которые необходимо выполнить: высчитать убытки из зарплаты, зачесть товар, совершить иные операции.
На основании эти распоряжений по форме ИНВ-19 вырабатываются сличительные ведомости в двух экземплярах: для МОЛ и для бухгалтерии. В ведомости ИНВ-26 указываются действия для исправления возникших различий:
Стоимость товаров, которые будут учитываться при пересортице, может не совпадать друг с другом. Такая ситуация возникает, если цена одной модели или сорта отлична от стоимости другой. Однако это не значит, что взаимозачет таких позиций невозможен. Кроме того, может быть так, что излишки превышают количество недостатка и наоборот. В таком случае совпадающая часть идет во взаимозачет, а остаток проходит отдельное списывание.
Если недостаток больше, его стоимость может быть взыскана с ответственных лиц. Если же установить личность виновного сотрудника невозможно или он прекратил работу в компании, недостача оформляется в виде естественной убыли. При крупных потерях издержки вписываются как значительная недостача. Однако просто записать, что ответственный работник уволился, недостаточно, потребуется официальное подтверждение его отсутствия.
Заключение
Пересортом называется ситуация, при которой при инвентаризации обнаруживается излишек одного сорта или вида товара и недостаток другого. Пересортица происходит из-за безответственного отношения к выполнению своих обязанностей работниками принимающей стороны, невнимательности поставщиков, а также из-за сбоев в работе оборудования. Исправить пересортицу вполне возможно, если провести подробное описаний ситуации.
Для безболезненного решения проблем и повышения эффективности деятельности компаний предлагается специальное оборудование и программное обеспечение, разработанное для него. Покупка такой продукции освобождает бизнес от длительных проверок расхождений, экономит время и позволяет обойтись без излишних проблем, связанных с налоговыми органами.