Что значит нарушение согласования
Что значит нарушение согласования
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Письмо Министерства экономического развития РФ от 6 ноября 2018 г. № 32226-ВА/Д23и «Относительно подготовки межевых планов земельных участков и осуществления государственного кадастрового учета в связи с уточнением местоположения границ, в том числе в случаях выявления несоответствия сведений Единого государственного реестра недвижимости о местоположении границ смежных земельных участков их фактическому положению на местности»
Минэкономразвития России относительно подготовки межевых планов земельных участков и осуществления государственного кадастрового учета в связи с уточнением местоположения границ, в том числе в случаях выявления несоответствия сведений Единого государственного реестра недвижимости о местоположении границ смежных земельных участков их фактическому положению на местности сообщает.
В связи с многочисленными обращениями, поступающими в Минэкономразвития России по вопросам, связанным с уточнением и согласованием местоположения границ земельных участков, в том числе с целью исправления реестровых ошибок, в рамках полномочий, установленных Положением о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437, полагаем возможным отметить следующее.
Несоответствие указанным требованиям может выражаться в таких обстоятельствах, как:
отсутствие в ЕГРН сведений о координатах характерных точек границ, как правило, ранее учтенного земельного участка;
содержащиеся в ЕГРН координаты характерных точек границ земельного участка определены с точностью ниже нормативной точности определения координат для земель определенного целевого назначения;
содержащиеся в ЕГРН сведения о координатах какой-либо характерной точки границ земельного участка не позволяют однозначно определить ее положение на местности (например, в ЕГРН содержатся несколько значений координат указанной характерной точки);
Согласно части 1 статьи 26 Закона N 218-ФЗ государственный кадастровый учет и (или) государственная регистрация прав приостанавливаются по решению государственного регистратора прав в случае, если:
границы земельного участка, о государственном кадастровом учете которого и (или) государственной регистрации прав на который представлено заявление, пересекают границы другого земельного участка, сведения о котором содержатся в ЕГРН, за исключением случая, если другой земельный участок является преобразуемым объектом недвижимости, а также случаев, предусмотренных пунктом 20.1 части 1 статьи 26 и частями 1 и 2 статьи 60.2 Закона N 218-ФЗ (пункт 20);
границы лесного участка, о государственном кадастровом учете которого в связи с уточнением границ представлено заявление, пересекают границы других земельных участков, лесных участков, сведения о которых содержатся в ЕГРН, за исключением случаев пересечения границ других лесных участков, предназначенных для использования лесов в целях выполнения работ по геологическому изучению недр, разработки месторождений полезных ископаемых, строительства, реконструкции, эксплуатации линейных объектов и сооружений, являющихся их неотъемлемой технологической частью, или случая, если другой лесной участок является преобразуемым объектом недвижимости (пункт 20.1).
Согласно части 2 статьи 43 Закона N 218-ФЗ, если при государственном кадастровом учете в связи с уточнением местоположения части границ земельного участка, которая одновременно является общей (смежной) частью границ других земельных участков, и (или) изменением площади земельного участка требуется внесение изменений в сведения, содержащиеся в ЕГРН, о смежных с ним земельных участках, орган регистрации прав одновременно с осуществлением государственного кадастрового учета вносит соответствующие изменения в сведения, содержащиеся в ЕГРН, о местоположении границ (частей границ) и площади указанных смежных земельных участков.
При этом представление дополнительных заявлений о государственном кадастровом учете изменений в сведениях, содержащихся в ЕГРН, в отношении указанных смежных земельных участков не требуется. В указанном случае местоположение границ земельных участков считается согласованным только при наличии в акте согласования местоположения границ личных подписей всех заинтересованных лиц или их представителей.
Таким образом, применение положений части 2 статьи 43 Закона N 218-ФЗ дает возможность устранить не только причины, препятствующие осуществлению государственного кадастрового учета объекта кадастровых работ, но и исправить реестровые ошибки в записях ЕГРН, что ведет к повышению качества и достоверности данных ЕГРН.
либо отдельных частей границы смежного земельного участка, общих с частями границ земельного участка, являющегося объектом кадастровых работ, в том числе в связи с исправлением ошибки в местоположении таких частей границы;
либо границы (всей) смежного земельного участка (всех характерных точек его границы, включая общие с частями границ земельного участка, являющегося объектом кадастровых работ), в том числе в связи с исправлением ошибки в местоположении общих частей границ, которое требует одновременного исправления ошибок в местоположении иных частей границ смежного земельного участка.
Таким образом, изменения могут касаться не только тех частей границ, которые являются общими с уточняемым земельным участком, но и иных частей границ смежного земельного участка, например, с целью сохранения его конфигурации и площади, указанных в правоустанавливающем документе или документе об образовании этого смежного земельного участка (за исключением случая, когда предполагаемые изменения не затрагивают общие с земельным участком, являющимся объектом кадастровых работ, части границ земельных участков).
Выполнение кадастровых работ по уточнению отдельных частей границы смежного земельного участка может повлечь необходимость определения его площади (например, если сведения ЕГРН о местоположении характерных точек его границы, не уточнявшихся в ходе данных кадастровых работ, соответствуют установленным на основании Закона N 218-ФЗ требованиям к описанию местоположения границ земельных участков). В случае если сведения о местоположении характерных точек границы смежного земельного участка, не уточнявшихся в ходе данных кадастровых работ, отсутствуют в ЕГРН или не соответствуют установленным на основании Закона N 218-ФЗ требованиям к описанию местоположения границ земельных участков, необходимость определения площади смежного земельного участка отсутствует.
Положения части 2 статьи 43 Закона N 218-ФЗ применяются как в случае выявления при выполнении кадастровых работ реестровой ошибки в сведениях ЕГРН о местоположении общей с уточняемым земельным участком границы, установленной с достаточной точностью, так и в случае, если координаты характерных точек границы смежного земельного участка определены с точностью, не соответствующей установленным требованиям к точности. В последнем случае внесение таких изменений не будет обусловлено исправлением реестровой ошибки в местоположении границ смежного земельного участка.
Таким образом, состав сведений, включаемых в соответствующие разделы межевого плана земельного участка, определяется в зависимости от указанных выше обстоятельств.
предметом согласования местоположения границ с заинтересованным лицом при выполнении кадастровых работ является определение местоположения границы такого земельного участка, одновременно являющейся границей другого принадлежащего этому заинтересованному лицу земельного участка;
заинтересованное лицо не вправе представлять возражения относительно местоположения частей границ, не являющихся одновременно частями границ принадлежащего ему земельного участка, или согласовывать местоположение границ на возмездной основе.
Таким образом, согласование местоположения границ земельного участка является обязательным, если в ходе кадастровых работ, в том числе на основании данных натурных обследований, установлено, что земельный участок является смежным, однако в ЕГРН отсутствует описание местоположения границ такого смежного земельного участка в виде координат характерных точек его границ.
Согласно части 1 статьи 40 Закона N 221-ФЗ результат согласования местоположения границ земельных участков оформляется в виде акта согласования.
В случае если у смежного земельного участка, местоположение границы которого установлено с точностью, не соответствующей установленным требованиям, уточняется местоположение только тех частей границ, которые являются общими с частями границ объекта кадастровых работ, акт согласования оформляется только в отношении объекта кадастровых работ.
В случае необходимости внесения изменений в местоположение не только общих с объектом кадастровых работ частей границ смежного земельного участка, но и в местоположение частей границ, не являющихся общими с объектом кадастровых работ, в отношении каждого смежного земельного участка оформляется отдельный акт согласования. Разделы «Акт согласования местоположения границ земельного участка» в отношении смежных земельных участков включаются в состав межевого плана с учетом положений пункта 82 Требований N 921.
разделы «Сведения об уточняемых земельных участках» включать в количестве, соответствующем количеству земельных участков, в сведения ЕГРН о местоположении границ (или частей границ, не являющихся общими с объектом кадастровых работ) которых в соответствии с частью 2 статьи 43 Закона N 218 необходимо внести изменения (за исключением раздела о смежном лесном участке в случае, предусмотренном частью 1 статьи 60.2 Закона N 218-ФЗ);
обеспечить согласование местоположения границ (в том числе с учетом положений части 9 статьи 10 Федерального закона от 29 июля 2017 г. N 280-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в целях устранения противоречий в сведениях государственных реестров и установления принадлежности земельного участка к определенной категории земель»), оформление и включение в межевой план разделов «Акт согласования местоположения границ земельного участка» в количестве, соответствующем количеству земельных участков, в сведения ЕГРН о местоположении частей границ, не являющихся общими с объектом кадастровых работ, которых в соответствии с частью 2 статьи 43 Закона N 218 необходимо внести изменения;
в разделе «Заключение кадастрового инженера» межевого плана привести обоснование положения уточненных границ объекта кадастровых работ, а также обоснование местоположения границ (частей границ, не являющихся общими с объектом кадастровых работ) смежных земельных участков, в сведения ЕГРН о местоположении которых в соответствии с частью 2 статьи 43 Закона N 218 необходимо внести изменения (за исключением лесных участков в случае, предусмотренном частью 1 статьи 60.2 Закона N 218-ФЗ).
Если смежный земельный участок представляет собой многоконтурный земельный участок или единое землепользование (пункт 89 Требований N 921), в раздел «Сведения об уточняемых земельных участках» в отношении смежного земельного участка допустимо включать сведения об одном или нескольких контуре(ах) или одном (нескольких) обособленном(ых) участке(ах) в составе единого землепользования, в сведения о котором(ых) необходимо внести изменения при государственном кадастровом учете объекта кадастровых работ, с указанием номера контура или кадастрового номера обособленного участка, при условии наличия в ЕГРН сведений о координатах характерных точек границ таких многоконтурного земельного участка или обособленных участков, входящих в состав единого землепользования.
Законодательством установлены различные случаи, в которых границы земельных участков считаются согласованными как при наличии в акте согласования личных подписей заинтересованных лиц (часть 2 статьи 40 Закона N 221-ФЗ и часть 2 статьи 43 Закона N 218-ФЗ), так и при отсутствии таких подписей (часть 3 статьи 40 Закона N 221-ФЗ).
Обращаем внимание на то, что в настоящее время положения части 2 статьи 43 Закона N 218-ФЗ не распространяются на случаи выполнения кадастровых работ в связи с образованием земельного участка (земельных участков).
В случае уточнения или изменения местоположения границ земельного участка с целью устранения реестровой ошибки в содержащихся в ЕГРН соответствующих сведениях отклонение площади земельного участка, полученной в результате таких действий, определяется относительно площади земельного участка, содержавшейся в ЕГРН до уточнения границ земельного участка, при котором была допущена реестровая ошибка.
Также полагаем необходимым отметить, что, если значения координат характерных точек отдельных частей границ объекта кадастровых работ принимаются равными значениям координат характерных точек общих частей границ со смежным земельным участком, содержащимся в ЕГРН, основания применения части 1 статьи 39 Закона N 221-ФЗ в части обязательности согласования таких частей границ отсутствуют, сведения о таких частях границ в акт согласования не включаются.
Как отмечено выше, в случае, предусмотренном частью 2 статьи 43 Закона N 218-ФЗ, представление дополнительного (отдельного) заявления о внесении изменений в сведения ЕГРН о смежном земельном участке не требуется. Орган регистрации прав одновременно с осуществлением кадастрового учета земельного участка вносит соответствующие изменения в сведения ЕГРН о местоположении границ и (при необходимости) площади смежных земельных участков.
Если в ходе кадастровых работ уточнено (требуется изменение) местоположение границ несмежного к объекту кадастровых работ земельного участка и сведения о таком земельном участке включены в состав межевого плана, в отношении несмежного земельного участка необходимо представление собственником такого земельного участка отдельного заявления о его государственном кадастровом учете в связи с изменением основных сведений о нем.
Если при проведении правовой экспертизы документов, представленных для государственного кадастрового учета в связи с уточнением местоположения границ земельного участка, выявлено несоответствие сведений о правообладателе смежного земельного участка, указанных в акте согласования, актуальным сведениям о правообладателе данного земельного участка, содержащимся в ЕГРН (например, в период между согласованием местоположения границ земельного участка и представлением в орган регистрации прав заявления о государственном кадастровом учете осуществлена государственная регистрация перехода права на смежный земельный участок), данное несоответствие не является нарушением требований законодательства Российской Федерации к содержанию документа, представленного для государственного кадастрового учета (пункт 7 части 1 статьи 26 Закона N 218-ФЗ), а также не означает нарушение установленного федеральным законом порядка согласования местоположения границ земельных участков (пункт 25 части 1 статьи 26 Закона N 218-ФЗ) при соответствии данных о лице, с которым осуществлено согласование местоположения границ, сведениям о правообладателе смежного земельного участка, содержавшимся в ЕГРН или в документе, устанавливающем либо удостоверяющем ранее возникшее право на земельный участок, на дату согласования, и в силу положений пунктов 1 и 3 статьи 37 Земельного кодекса Российской Федерации, частей 11 и 12 статьи 39 Закона N 221-ФЗ, статьи 26 Закона N 218-ФЗ не является препятствием для государственного кадастрового учета (основанием приостановления такого учета).
Обзор документа
— как провести кадастровый учет в связи с уточнением местоположения границ земельного участка, если сведения ЕГРН о местоположении границ смежных земельных участков не соответствуют их фактическому положению на местности;
— в каких случаях уполномоченный орган может приостановить кадастровый учет;
— какие действия выполняются, если при кадастровом учете в связи с уточнением местоположения части границ земельного участка, которая одновременно является общей (смежной) частью границ других участков, и (или) изменением площади участка требуется внесение изменений в сведения о смежных участках;
— как составить межевой план по итогам кадастровых работ.
Организационные основы процедуры согласования документов
Управленческий аспект согласования
Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.
Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.
Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.
Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.
Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.
Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.
Три «золотых» правила согласования
Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».
Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.
Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.
Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.
Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.
Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.
Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.
Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.
Роли подразделений
Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.
Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.
Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.
Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.
Зоны ответственности подразделений
Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.
Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:
А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.
Условия успешной реализации процедуры согласования
В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.
Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).
Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.
Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.
Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).
В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.
В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:
Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.
Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.
Алгоритм и способы согласования
Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:
Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).
Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.
Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.
При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.
При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.
Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.
Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.
Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.
Сроки согласования
Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.
В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.
Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.
При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.
Схемы и маршруты согласования
Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.
Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):
В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:
К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.
Оформление результатов согласования
Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.
Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.
При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).
В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.
Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.
При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).
После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:
Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».
Контроль согласования
Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:
Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.
В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.