Что означает способ координации взаимное согласование
Способы координации деятельности
Г. Минцберг выделяет пять способов, посредством которых организации координируют свою деятельность:
— взаимное согласование, при котором контроль над процессом труда осуществляется самими работниками благодаря простому процессу неформальных коммуникаций;
— прямой контроль, предполагающий возложение ответственности за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями на одного человека;
— стандартизация рабочих процессов, которая предполагает точное определение или программирование содержания труда;
— стандартизация выпуска, основанная на спецификации (определении) результатов труда, например, параметров изделий или норм выработки;
— стандартизация навыков и знаний (квалификации), которая означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников. Стандартизация умений косвенно способствует тому, что стандартизация рабочих процессов или результатов труда достигается непосредственно: именно она контролирует и координирует целенаправленную совместную деятельность. Например, когда анестезиолог и хирург встречаются в операционной для проведения операции по удалению аппендикса, им почти не надо переговариваться друг с другом: благодаря своему базовому образованию каждый точно знает, что он ждет от другого. залогом координации является их стандартизированная квалификация.
В условиях индивидуального труда необходимость в подобных механизмах отсутствует – координация осуществляется непосредственно в сознании человека. При появлении второго работника (или в небольших группах) люди приспосабливаются друг к другу, как правило, неформально, и для них наиболее удобной формой координации является взаимное приспособление. Однако с увеличением числа членов группы возникает необходимость в лидере, и контроль над деятельностью группы переходит к одному человеку. Оптимальным механизмом координации становится прямой контроль.
При дальнейшем усложнении труда проявляется тенденция к стандартизации. Решая задачи простые и однообразные, организация может положиться на стандартизацию самого труда. При выполнении более сложных задач – требуется стандартизация выпуска, т.е. спецификации результатов труда, оставляя выбор рабочего процесса за работником. Но стандартизировать результаты очень сложного труда зачастую невозможно, и тогда организация обращается к стандартизации квалификации работников. Однако, если разделенный на задачи труд не удается стандартизировать, возможно, придется, пройдя весь цикл, вернуться к самому простому, но наиболее удобному координационному механизму – взаимному согласованию.
На практике, как правило, присутствуют все пять способов координации. Независимо от степени стандартизации всегда необходима некая доля прямого контроля и взаимного регулирования. Современные организации не могут существовать без руководителя и неформального общения, что позволяет преодолевать неэластичность стандартизации.
Для эффективного осуществления координации необходима информация. За многие годы предложен широкий спектр мер для обеспечения передачи информации. Некоторые меры направлены на уменьшение необходимого количества информации, другие – на совершенствование каналов для передачи. Ряд таких мер описан Джеем Гэлбрейтом в работе «Построение сложных организаций» (1973 г.).
Выделяются три способа обеспечения правильной организации рутинного труда (предсказуемой деятельности)6
— правила, программы и методики, которые способствуют уменьшению количества передаваемой информации. При этом возможны ситуации, не описанные правилами и методиками;
— иерархическое подчинение, предполагающее в исключительных случаях возможность обращения к руководству за разъяснением. Но в данном случае возможны задержки в получении указаний;
— постановка целей, предполагающая передачу вниз части прав и полномочий. Но некоторая свобода действий сотрудников может затронуть другие группы в организации, что приведет к возникновению новых проблем (конфликтов), для разрешения которых потребуется много новой информации.
Если организация становится более сложной и растет неопределенность то нужны дополнительные стратегии:
· создания резервов (например. не устанавливаются напряженные сроки выполнения заказов), и уменьшения тем самым количества вопросов, решаемых на вышестоящем уровне иерархии. Но это приводит к снижению отдачи и организация может оставаться конкурентоспособной до тех пор, пока она конкурирует с другими предприятиями, решающими те же самые задачи планирования;
· организации вертикальных информационных систем посредством ввода компьютерных систем. Большое число событий, размывающих основу, на которой были приняты решения, потребуют перепланировки действий, т.е. большого числа служащих, или внедрения дистанционного управления, компьютерных систем реального времени, способных постоянно обновлять план;
· формирования горизонтальных связей, пронизывающих всю организацию и обеспечивающих принятие решений в том месте, где находится информация. Выделяют следующие виды горизонтальных связей:
o непосредственный контакт. Два управляющих, имеющих общую задачу, могут встретиться и принять решения без привлечения общего руководства;
o лица, ответственные за внешние связи. Некто может быть назначен для связи между двумя часто общающимися подразделениями;
o рабочие группы. Если при решении общей, но временной задачи нескольким подразделениям необходимо регулярно общаться, то может быть создана рабочая группа, куда войдут представители всех заинтересованных подразделений;
o бригады. Они похожи на рабочие группы, но носят постоянный характер. При этом возможны проблемы с выбором руководителя;
o интеграторы. Назначение менеджеров на роль интеграторов для координации решений, принимаемых соперничающими подразделениями;
o администратор связи. т.е. интегратор более высокого уровня, принимающий активное участие в процессе принятия решений, способный влиять на работу управленцев, не подчиненных ему непосредственно;
o матричные структуры, которые пронизывают привычные властные структуры. руководитель «покупает» определенную часть времени нескольких сотрудников различных подразделений для достижения целей, связанных со всеми этими подразделениями.
5. Проектирование индивидуальных должностных позиций
К основным вопросам при проектировании организационной структуры являются:
· Выполнение какого числа рабочих задач предполагает данная организационная должностная позиция и насколько узкой должна быть каждая из задач;
· В какой мере должен быть стандартизирован труд на каждой должности;
· Какие требования к навыкам и знаниям предъявляет каждая должностная позиция;
· По какому принципу следует группировать должностные позиции в малые и более крупные организационные единицы;
· Каким должен быть размер организационной единицы? Сколько работников должно быть в подчинении каждого менеджера?
· В какой мере может быть стандартизирован выпуск каждой должности или каждого подразделения;
· Какие механизмы облегчают взаимное согласование между должностными позициями и подразделениями;
· В какой мере менеджеры линейных подразделений могут делегировать права принятия решений вниз по цепочке полномочий? Насколько должно быть децентрализовано принятие важных решений?
Централизация и децентрализация
Организация считается централизованной, если все права по принятию решений сосредоточены в одной точке организации, если же они принадлежат многим сотрудникам, структура называется децентрализованной.
Централизация – самое сильное средство координации процесса принятия решений в организации. Все решения принимаются одним человеком, одним разумом, а затем приводятся в исполнение с помощью прямого контроля. Тем не менее, существует ряд факторов, объясняющих необходимость децентрализации:
не все решения может объять один центр, разум одного человека, т.к. возможна информационная перегрузка: чем больше сведений может получить мозг, тем с меньшим их общим объемом он реально справляется;
иногда вся необходимая информация просто не может быть доведена до центра;
при централизации организация не может оперативно реагировать на происходящие на локальных уровнях изменения;
децентрализация обеспечивает мотивацию сотрудников.
· В какой мере права принятия решений должны делегироваться линейными менеджерами функциональным специалистам и работникам операционного ядра (основному производственному персоналу)?
· В какой степени должны быть децентрализованы общие службы (например, машинописные работы и бухгалтерия)?
Работники, участвующие в управлении, составляют аппарат управления. Он подразделяется на две категории.
1. Аппарат линейного управления: директор и его заместитель, начальники цехов и их заместители, старшие мастера и мастера участков. Он осуществляет общее руководство предприятием, цехами и участками и наделяется для этого необходимыми правами.
2. Аппарат функционального управления – охватывает функциональные подразделения заводоуправления и цехов: отдел главного конструктора, отдел главного технолога, отдел главного механика, экономические службы, бюро, группы или отдельные исполнители в цехах и на участках (например, экономист цеха). Он способствует осуществлению управления линейным аппаратом путем переработки разнообразной информации и подготовки необходимых решений в рамках его компетенции.
В вертикальном направлении аппарат управления делится на уровни управления:
В горизонтальном направлении аппарат управления подразделяется на звенья (отделы, бюро, или группы).
Принципы координации и группирования работ в организации
Координационные механизмы в организации. Процесс распределения задач между исполнителями или подразделениями организации называют декомпозицией (т.е. разделением) общей цели деятельности.
Декомпозиция предполагает, что своевременное и правильное выполнение каждым исполнителем своей части работ в итоге приведет к достижению общей цели. Однако правильное разделение сложной задачи на составные части, в соответствии с компетенциями и обязанностями сотрудников, еще не означает эффективную организационную деятельность. Для продуктивной работы необходимо обеспечить координацию работы исполнителей.
Итак, формирование организационной структуры предполагает, во-первых, правильное распределение задач, а во-вторых, осуществление координации, обеспечивающей интеграцию совместной работы исполнителей. Какими способами может быть обеспечена координация?
Г. Минцберг выделяет пять координационных механизмов – способов, посредством которых организации координируют свою деятельность и обеспечивают интеграцию всех своих частей:
При взаимном согласовании контроль процессов и результатов труда, условно говоря, осуществляют сами сотрудники. Для этого они используют неформальные, но направленные на конкретные профессиональные вопросы коммуникации.
Этот простейший координационный механизм зачастую оказывается весьма эффективным способом обеспечить бесперебойность трудового процесса. Он не требует значительного отвлечения исполнителей от решения их непосредственных задач.
В основе механизма взаимного согласования лежит предположение о достаточной квалификации (компетентности) работников в рамках оперативно решаемой ими задачи, что позволяет им отказаться от привлечения других специалистов или управляющих.
Взаимное согласование – способ координации, заключающийся в том, что контроль процессов и результатов труда осуществляют сами сотрудники, используя для этого неформальные коммуникации.
Примером этого способа координации может служить обсуждение двумя рабочими причины приостановки работы станка и ее самостоятельное устранение в целях недопущения значительных перерывов в работе.
Как правило, этот координационный механизм строится на горизонтальных коммуникациях, однако в некоторых случаях могут использоваться и диагональные каналы общения (между представителями разных функциональных зон и уровней управления, например общение начальника сборочного цеха с начальником участка цеха окраски изделий).
Очевидно, что в большинстве случаев взаимное согласование предполагает не только необходимый уровень профессиональной компетентности работников, но и достаточно высокий уровень их мотивации и лояльности по отношению к организации.
Применение прямого контроля предполагает, что формулировка производственных заданий, ответственность за работу исполнителей и оценка качества их работы возлагаются на одного человека – руководителя (координатора). Иначе прямой контроль можно назвать непосредственным линейным управлением.
Например, бригадир строительной бригады отвечает за результаты работы своих подчиненных, режим их труда, согласование ими этапов работы, использования ресурсов, инструментов и т.п.
Прямой контроль – способ координации, заключающийся в том, что ответственность за работу исполнителей возлагается на одного человека – руководителя.
Этот координационный механизм повышает эффективность процесса координации и организационной работы в целом за счет высокой управленческой квалификации координатора. Прямой контроль также снижает зависимость результатов работы от факторов, связанных с низкой трудовой дисциплиной, низким уровнем мотивации исполнителей и их лояльности по отношению к организации.
Стандартизация рабочих процессов представляет собой точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда. Этот координационный механизм применяется повсеместно.
Спецификация (от лат. specificatio – род, вид, разновидность) – термин, обозначающий набор требований и параметров, которым удовлетворяет некоторый объект (процесс).
В простейшем случае он реализуется посредством издания должностных инструкций, технологических карт, проведения устных инструктажей о порядке и правилах работы и т.п.
Стандартизация рабочих процессов – способ координации, представляющий собой точное определение (спецификацию) содержания труда.
В основе стандартизации рабочих процессов лежит допущение о том, что точное и своевременное выполнение сотрудниками производственных операций, в соответствии с инструкциями, обеспечивает бесперебойность и согласованность их совместной деятельности и не требует ни вмешательства руководителя-координатора, ни взаимного согласования.
На практике система инструкций и стандартов далеко не всегда в состоянии сама по себе обеспечить необходимый уровень координации.
Это может быть обусловлено целым рядом факторов: низкой дисциплиной и квалификацией работников, устареванием инструкций (несоответствием их изменившимся задачам и условиям работы), случайными техническими сбоями и т.п.
Кроме того, необоснованно высокое внимание руководства именно к этому способу координации может привести к доминированию на предприятии бюрократического способа построения организационных отношений, что в ряде случаев снижает гибкость организации и ее способность адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям.
Тем не менее именно этот координационный механизм чаще всего лежит в основе организационного построения предприятий, занимающихся выпуском средне- и крупносерийной продукции, оказанием услуг и т.п.
Стандартизация выпуска, в отличие от предыдущего координационного механизма, предполагает стандартизацию результатов труда: параметров изделий, норм выработки, количества обслуживаемых клиентов, суммы прибыли, характера и параметров оказываемой услуги и т.п. “Пассажир такси не объясняет водителю, как управлять машиной или какой дорогой ехать, он просто сообщает, куда его доставить”.
Стандартизация выпуска – способ координации, предполагающий стандартизацию результатов труда (продукции или услуги).
Стандартизация выпуска предполагает изначальную координацию за счет понимания каждым участником производственного (или иного) процесса окончательных требований к качеству и количеству производимой продукции и своего вклада в этот результат.
Этот координационный механизм может быть реализован различными способами, например: составлением подробного чертежа и спецификации на выпускаемые изделия; определением количества клиентов, которых должен обслужить сотрудник в течение месяца, или суммы договоров, заключенных им за это время и т.п.
Собственники и генеральные менеджеры компаний могут ставить перед директорами дивизионов задачи получения определенной прибыли, оставляя на их усмотрение выбор технологических, производственных, коммерческих и иных процессов.
Другим примером использования этого способа координации является работа писателя, заключившего с издательством договор на выпуск книги. В большинстве случаев договор определяет сроки сдачи произведения в редакцию, его объем, иногда структуру и содержание. Однако процессом работы над книгой управляет сам автор, обязуясь лишь выполнить требования стандартов выпуска (в данном случае – книги).
Стандартизация знаний и навыков заключается в точном определении требований к квалификации работников. Причем эти требования рассматриваются как условия участия претендента в трудовом процессе. Обычно этот координационный механизм начинает “работать” еще до трудоустройства работника в организацию – в ходе его профессионального обучения в университете, колледже и др.
Другими словами, основы этого вида координации закладываются еще в учебных заведениях, при составлении и реализации ими учебных планов и программ в рамках того или иного направления профессиональной подготовки.
Стандартизация знаний и навыков – способ координации, заключающийся в точном определении требований к квалификации работников.
Наличие у специалистов требуемой квалификации позволяет им самостоятельно координировать совместную деятельность при решении сложных профессиональных задач. Кроме того, именно стандартизация квалификации позволяет организации рассчитывать на то, что сотрудники будут успешно применять и другие координационные механизмы, такие как стандартизация выпуска, стандартизация рабочих процессов.
Взаимное согласование (т.е. неформальные профессиональные коммуникации) при условии соблюдения стандартов знаний и навыков сотрудников также становится более продуктивным и обоснованным.
В зависимости от специфики предприятия степень важности для него заранее приобретенной (так называемой входной) квалификации сотрудников может быть различна.
Например, для должностных позиций, которые предполагают простые и не требующие специальных навыков операции, невысоки и входные требования к квалификации претендентов на трудоустройство.
Однако трудно представить, что на должность, например, нейрохирурга больницы или декана факультета университета может претендовать человек, не имеющий специальной квалификации, а зачастую и определенного опыта работы.
Как же работают рассмотренные координационные механизмы? Для осуществления координации совместной деятельности небольшой группы людей, решающих несложные задачи, как правило, достаточно взаимного согласования.
Возрастание сложности и разнообразия задач, а также увеличение численности персонала организации требует привлечения навыков руководителя, реализующего прямой контроль.
При этом, несмотря на свое “автократичное” название, прямой контроль не обязательно предполагает авторитарные административные методы управления. Наиболее эффективно этот способ координации используется руководителями-лидерами, способными создать команду, участники которой понимают и разделяют цели и ценности организации.
Дальнейшее возрастание сложности производственных, коммерческих и иных процессов, как правило, требует привлечения стандартизации труда. Важность и своевременность этого координационного механизма становятся особенно очевидными при определенной повторяемости и однообразии этапов этих процессов.
Необходимость же выполнения более сложных, в том числе нетривиальных, задач заставляет организацию обращаться к стандартизации результатов труда. Такой подход позволяет оставлять за работником (командой, подразделением) выбор характера рабочего процесса: его особенностей, временных и др. параметров и т.п.
Координационные механизмы дополняют друг друга и в подавляющем большинстве случаев применяются комплексно. Тем не менее доминирование отдельных координационных механизмов в организации определяет особенности ее структуры и функционирования.
Для удобства восприятия сочетания координационных механизмов в организации (координационного профиля организации) можно представить в виде лепестковой диаграммы. Управление осуществляется одним лицом (например, собственником).
Допускается решение значительной части оперативных задач путем неформального согласования работниками вариантов действий. От сотрудников не требуется специальной подготовки и высокой квалификации.
Процессы труда стандартизированы настолько, насколько это необходимо для того, чтобы деятельность соответствовала минимальным требованиям внешних контрольных органов и ожиданиям клиентов. Примером такой организации может служить маленький продуктовый магазин или мастерская по ремонту обуви.
Лепестковая диаграмма представляет приближенное распределение долей (в процентах) координационных механизмов, характерное для конкретной организации; сумма всех значений всех равна 100%.
Заметное доминирование стандартизации рабочих процессов на диаграмме указывает на стремление организации максимально упорядочить все производственные и коммерческие процессы для повышения производительности труда и снижения издержек.
Координация работы рабочих групп (бригад, смен и т.п.) осуществляется линейными руководителями, роль которых в условиях максимально нормированной деятельности состоит лишь в контроле за соблюдением стандартов и норм. Примерами такой организации могут быть: завод по серийному производству низкотехнологичной продукции – товаров массового потребления; почтовое отделение.
Диаграмма, соответствует предприятию, конкурентные преимущества которого проявляются в инновационном характере его продукции (услуг) и технологий (в том числе и технологий управления).
Как видно, своим основным стратегическим ресурсом менеджмент такой организации считает своих высококвалифицированных, творчески мыслящих сотрудников. Руководство позволяет им участвовать в принятии важных решений и выбирать для себя наиболее удобные режимы труда, не прибегая к необоснованной опеке со стороны линейных менеджеров.
Большое внимание уделяется качеству продукции (услуги), при этом параметры качества достаточно точно описаны в корпоративных стандартах. Организационная структура такой компании может представлять собой совокупность оперативно формируемых проектных команд, а в системе организационных отношений доминирует органический (адаптивный) подход.
Рациональный выбор варианта группирования позволяет обеспечить эффективность функционирования организации по следующим показателям:
По каким признакам в организации объединяются должностные позиции? Группирование может осуществляться по:
Как видно из приведенного перечня, некоторые способы группирования изначально ориентированы на применение (доминирование) конкретных координационных механизмов.
Группирование по знаниям и навыкам предполагает, что должностные позиции должны объединяться в подразделения в соответствии с имеющимися у сотрудников специальными знаниями и навыками (компетенциями). Например, в больницах хирурги относятся к одному отделению, терапевты – к другому, психиатры – к третьему (см. координационный механизм “Стандартизация знаний и навыков”).
Группирование по рабочим процессам и функциям заключается в том, что организационные единицы отличаются друг от друга по технологическим процессам или видам деятельности, выполняемой работниками. Например, на заводе есть литейный, сварочный и обрабатывающий цеха.
Группирование по времени состоит в том, что подразделения или команды формируются в соответствии с периодами времени выполнения рабочих заданий. Другими словами, различные организационные единицы могут выполнять одну и ту же работу одним и тем же способом, но в разное время. Например, работа завода в дневную и ночную смены.
Группирование по выпуску (продукции) приводит к формированию подразделений (дивизионов) по производимым ими продуктам или предоставляемым услугам. Например, крупная производственная компания может создать отдельные подразделения для каждой товарной линии – одно по производству бытовой техники, другое – по выпуску автомобилей и т.п.
Группирование по клиентам предполагает создание подразделений в зависимости от специфики клиентов. Например, в страховой компании могут быть отделы продаж индивидуальных и групповых полисов; швейная фабрика может иметь цех одежды для взрослых и цех одежды для детей.
Группирование по месту деятельности заключается в формировании подразделений в соответствии с географией их деятельности. Например, торговая сеть включает в себя пятьдесят магазинов, открытых в разных городах страны.