Что относится к процессам инициирования

Процессы инициирования

Рис.11.4. Отношения среди процессов инициирования

Процессы планирования

Основные процессы. Некоторые процессы планирования имеют четкие зависимости, требующие их исполнения в определенной последовательности. Например, работы должны быть определены до того, как составлен график их выполнения и просчитана стоимость. Основные процессы планирования могут повторяться несколько раз в течение одной фазы проекта.

Они включают в себя:

Рис. 11.5. Взаимосвязь элементов процесса планирования проекта

Вспомогательные процессы. Взаимодействия между другими процессами планирования больше зависят от природы проекта. К примеру, в некоторых проектах видимый риск может присутствовать в небольших количествах или вовсе отсутствовать до того момента, когда планирование уже почти закончено и команда проекта осознает, что директивные сроки и стоимость высоко агрессивны и, таким образом, содержат значительную долю риска. Хотя вспомогательные процессы и выполняются непостоянно и по мере необходимости во время планирования проекта, от них нельзя отказываться. Существуют следующие процессы:

Источник

Управление проектами

Процессы управления проектами

Общепринятым на современном этапе подходом к управлению проектами является процессный подход.

Все процессы проектов и продуктов были должным образом выстроены и связаны с другими процессами для облегчения их координации. Эти взаимодействия между процессами часто требуют согласования требований и целей проекта. В рамках большого и сложного проекта могут происходить процессы, которые надо будет повторить несколько раз, чтобы определить и выполнить требования участников проекта и достичь согласия относительно результатов.

1. Процессы управления проектами

Термин процесс не принят в России в том контексте, в котором он далее используется. Здесь и далее под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления. Такое понимание процессов принято в международном сообществе. Поскольку целью настоящей работы является такое изложение основ управления проектами, которое учитывает Российские особенности и при этом соответствует принятым в мире стандартам, мы по возможности сохраняем общепринятую в мире терминологию.

Эта глава представляет собой введение в концепцию Управления Проектами, как совокупность взаимосвязанных процессов, которые будут подробно описаны в последующих главах.

В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различныефункции управления:

Наложение групп процессов в фазе.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта, как проиллюстрировано на рисунке.

И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:

Описываемые ниже процессы характерны для большинства проектов и подробнее освещены в последующих главах.

Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что Управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

Цели продукта— это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.

Основные процессы планирования

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:

Вспомогательные процессы планирования

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.

Процессы исполнения и контроля

Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов отметим:

Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования.В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).

В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий

Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.

К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

Среди вспомогательных процессов управления отметим:

Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

Источник

Процессы управления проектами. Процессы инициации проекта

Процессы управления проектами. Процессы инициации проекта

Обзор процессов управления проектами

Существует много определений термина «процесс».

Процесс – совокупность действий, которые необходимо предпринять для достижения некоторого результата.

Для повышения эффективности работы деятельность менеджера проекта необходимо структурировать. В управлении проектами часто выделяют пять групп процессов:

3) организация исполнения;

Выполнение каждой группы процессов обеспечивает результаты, которые служат необходимыми входными данными для реализации, следующей группы процессов.

Группы управленческих процессов, выполняемых менеджером, условно дискретны, т.е. они могут быть рассмотрены отдельно, но выполняются взаимосвязано в ходе исполнения проекта. Каждая группа процессов представляет собой набор взаимосвязанных управленческих действий, которые в итоге приводят к определенному результату, необходимому для реализации проекта.

Структурированный подход к работе управленца может сделать её более прозрачной и, как следствие, более эффективной.

Инициация проектов

Процессы инициации – начальная группа процессов, выполняемая при запуске проекта и начале очередной фазы.

Проекты могут быть инициированы по самым разным причинам. Основными общими причинами запуска проектов являются проблемы организации либо возможности, которые перед ней открываются.

Инициация может происходить как «сверху», т.е. со стороны руководства, так и «снизу». Сотрудники компании должны иметь все возможности для инициации проектов, отвечающих интересам компании.

Процессы инициации

В состав процессов инициации входят:

· Разработка Устава проекта;

· Анализ заинтересованных сторон;

· Стартовое совещание по проекту.

Основные задачи, которые должны быть решены в ходе инициации проекта: четкое определение проекта, фиксация его целей, ожидаемых результатов и выявление основных заинтересованных сторон и их интересов.

Процесс разработки Устава проекта

Одним из важнейших инструментов менеджера проекта, применяемых на начальных фазах проекта, является Устав – документ, формулирующий и авторизующий проект. В разработке и согласовании Устава должны принимать участие основные заинтересованные стороны проекта во главе с заказчиков.

Устав проекта как минимум должен содержать:

· Цели и результаты проекта;

· Зону ответственности менеджера проекта и перечень его полномочий;

· Основные принципы управления проектом.

При определении и формулировании целей следует учитывать, что они бывают:

· Явные и скрытые (скрытые намеренно от некоторых участников, скрытые от всех, не выявленные);

· У разных заинтересованных сторон, помимо основных участников проекта;

· Нескольких уровней (иерархия целей).

Устав может играть роль внутреннего договора между основными участниками проекта.

Процесс анализа заинтересованных сторон

Анализ интересов заинтересованных сторон обеспечит менеджера проекта информацией об ожиданиях основных участников от проекта. Эти интересы могут обеспечить могут обеспечить проекту дополнительные возможности или риски.

Не всегда заинтересованной стороной в проекте является его участник. Очень часто заинтересованные стороны не выступают в роли явных участников проекта. При этом они продолжают преследовать свои цели. Понимание интересов заинтересованных сторон поможет менеджеру проекта при принятии многих решений.

6. Процесс сбора требований

Начальная фаза проекта всегда связана с высокой неопределенностью и множеством рисков. Нечеткое понимание целей проекта и продукта, который должен быть в ходе проекта создан, погубило немало проектов.

Сбор требований – формальный процесс документирования ожиданий и пожеланий как к будущему продукту проекта, так и к самому проекту. В первую очередь в этот процесс должен быть активно вовлечен заказчик. Иногда для повышения качества данной работы в проекте выделяется дополнительная роль – технический (функциональный) заказчик.

Процессы управления проекта. Планирование проекта

Планирование проекта

Процессы планирования проекта – интерактивные, повторяющиеся процессы расчета оптимального способа достижения целей проекта. Планированию в проекте подлежит большое число аспектов:

2. Календарное планирование и разработка бюджета

Центральным в планировании является процесс календарного планирования и разработки реалистичного расписания проекта. Результаты календарного планирования используются в дальнейшем при планировании других элементов проектов.

Бюджет проекта – директивный документ, представляющий собой график планируемых расходов и доходов, распределенных по статьям в рамках проекта. Погрешность, допустимая в бюджете, зависит от вида бюджета и его назначения.

Планы по функциональным областям проекта

План персонала содержит информацию о том, кто, когда и какие задачи будет выполнять в проекте, а также какая роль делегирована тому или иному члену команды управления проектом. Организационная структура четко определит роли участников проекта и условия их подчиненности.

План поставок может быть отдельным документом, а может быть частью календарного плана. При любых условиях он четко связан с календарным планом проекта, содержит информацию о сроках и исполнителях работ, отданных на подряд внешним организациям.

Реестр рисков – документ, содержащий информацию о рисках проекта. Помимо данных о причинах и сущности рисков в нем должны содержаться конкретные планы действий по каждому выявленному риску.

Все планы по отдельным функциональным областям сводятся в единый план проекта.

4. Базовый план проекта

Процессы планирования должны закончиться фиксацией базового плана – эталонного плана, который будет основой для контроля выполнения проекта. С данными базовых планов будут сверяться результаты фактического выполнения работ проекта и вычисляться отклонения от плана.

Организация проекта

Процессы организации исполнения проекта направлены на обеспечение выполнения планов проекта и достижение его результатов.

Выбор поставщиков

Большое число работ в проекте выполняют внешние исполнители. Для того чтобы выбрать лучших поставщиков и подрядчиков, необходимо организовать для них конкретное состязание – тендер. Он потребует трудозатрат не только поставщиков, но и команды управления проектом.

Задача команды проекта – выбрать компании, которые сумеют оптимальным образом выполнить работы по проекту в необходимые сроки, обеспечив при этом требуемое качество.

Процессы контроля проекта

Процессы контроля проекта являются важной частью работы менеджера проекта и команды управления. Контролю должны быть подвергнуты все показатели проекта, которые планировались: сроки, стоимость, качество, коммуникации, риски и др.

Иногда приходится контролировать некоторые аспекты проекта, которые не были включены в изначальныепланы. Для повышения качества такого контроля необходимо дополнительно разработать планы соответствующих функциональных областей.

Уточнение планов, корректировка правил взаимодействия, внесение изменений в проект, отклонение нецелесообразных изменений – результаты выполнения процессов контроля.

Система контроля проекта

Бессистемный контроль проекта неэффективен. Он отнимает много времени и не даст полноценного результата. Для повышения эффективности процессов контроля они должны выполняться в рамках функционирования интегрированной системы контроля проекта.

Система контроля должна быть разработана на самых ранних этапах планирования проекта и обладать достаточной гибкостью, чтобы соответствовать изменениям, возникающим в проекте.

Важнейшим элементом интегрированной системы контроля проекта является подсистема управления изменениями.

Основными рабочими документами для команды проекта при выполнении процессов контроля являются регулярные отчеты (еженедельные, ежемесячные и др.), а также запросы на изменения.

Процессы закрытия проекта

Процессы закрытия проекта являются заключительными в нем. Проект завершается не тогда, когда готов продукт проекта. Необходимо проделать еще и целый ряд формальных действий для четкой и однозначной фиксации факта прекращения проекта и расформирования команды.

Закрытие проекта – процесс завершения всех операций всех групп процессов в целях формального завершения проекта или фазы. (PMBOK)

Закрытие проекта – стадия процесса управления проектом, результатом которой является подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов. (НТК)

Процессы закрытия проекта должны обеспечить формальное авторизованное завершение проекта. Основными задачами процессов закрытия проекта являются:

· Сдача-приемка результатов проекта заказчику;

· Подготовка и передача проектной документации, оценка ее качества и полноты;

· Разрешение спорных и конфликтных вопросов;

· Утверждение и архивирование результатов проекта для будущего использования;

· Документирование и анализ опыта;

· Извлечение уроков и обмен опытом;

· Оценка работы членов проектной команды, распределение поощрений;

· Роспуск команды проекта, возвращение персонала по подразделениям;

· Помощь в переводе персонала на другие проекты или должности.

Цель процесса закрытия проекта заключается в обеспечении четкого, автоматизированного прекращения работ по проекту и формальной передачи результатов и продукта проекта заказчику.

Значительную часть работы в ходе процессов закрытия проекта составляет работа с документами:

· Подписание актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию заказчиком;

· Обмен документами (актами выполнения работ, табелями учета рабочего времени, счетами-фактурами и пр.);

· Подготовка архива проекта;

· Подготовка и выпуск приказов и распоряжений, формально завершающих проект.

В задачи менеджера проекта также входят:

· Сдача результатов заказчику;

· Решение всех спорных и конфликтных вопросов;

· Поощрение отличившихся участников проекта;

· Наказание или лишении премии;

· Расформирование команда проекта;

· Решение организационных вопросов;

· Организация возврата в подразделения участников проекта;

· Демонтаж (при необходимости) информационной системы управления проектами и иных элементов временной проектной инфраструктуры (офиса, списков рассылки и др.)

Хорошо, когда проект достиг цели и завершен успешно. Однако даже если проект закрыт досрочно, процессы закрытия должны быть выполнены. Всю проектную документацию необходимо систематизировать и поместить в архив. Итоги лучше подводить публично на завершающем совещании по проекту.

Извлечение уроков проекта

Целью процесса извлечения уроков и закрытия проекта является обеспечение возможностей для использования опыта и знаний, полученных в ходе выполнения проекта, и создание условий для получения выгод от их применения в будущих проектах организации.Обмен опытом и анализ ошибок можно отнести не только к управлению проектами, но и к функции управления знаниями в организации.

Основные задачи процесса извлечения уроков проекта:

· Систематизация и обобщение опыта, приобретенного в ходе выполнения проекта;

· Обмен знаниями и полученными уроками между участниками проектов;

· Подготовка итогового отчета по проекту;

· Документирование и анализ полученного опыта;

· Проведение итогового совещания по проекту.

Процессы управления проектами. Процессы инициации проекта

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Источник

Управление проектами

Методология управления проектами PMBoK

Группа процессов инициации

Группа процессов инициации состоит из процессов, выполняемых для определения нового проекта или новой фазы существующего проекта путем получения авторизации на начало проекта или фазы. В рамках процессов инициации определяется изначальное содержание и выделяются изначальные финансовые ресурсы. Определяются внутренние и внешние заинтересованные стороны, которые будут взаимодействовать и влиять на общий результат проекта. Выбирается руководитель проекта, если он еще не назначен. Данная информация закрепляется в уставе проекта и в реестре заинтересованных сторон. После утверждения устава проекта считается, что проект официально авторизован. Хотя команда управления проектом может оказывать помощь в написании устава проекта, данный стандарт предполагает, что оценка бизнес-кейса, утверждение и финансирование происходит за рамками проекта (рис. 3-4). Граница проекта определяется как точка во времени, в которой авторизован старт или завершение проекта или фазы проекта.

Ключевая цель данной группы процессов привести в соответствие между собой ожидания заинтересованных сторон и цель проекта, дать заинтересованным сторонам наглядное представление о содержании и целях, а также показать то, каким образом их участие в проекте и связанных с ним фазах может обеспечить удовлетворение их ожиданий. Данные процессы помогают определить видение проекта — что необходимо выполнить.

Рис. 3-4. Границы проекта

Большие сложные проекты следует разделять на отдельные фазы. В подобных проектах процессы инициации выполняются в последующих фазах для подтверждения решений, принятых во время изначальных процессов разработки устава проекта и определения заинтересованных сторон. Проведение процессов инициации в начале каждой фазы помогает поддерживать ориентацию проекта на бизнес-потребность организации, ради удовлетворения которой он был предпринят. Проводится проверка критериев успеха, а также обзор влияния, побудительных мотивов и целей заинтересованных сторон проекта. Затем принимается решение, должен ли проект быть продолжен, приостановлен или отменен.

Вовлечение спонсоров, заказчиков и прочих заинтересованных сторон в ходе инициации дает общее понимание критериев успеха, уменьшает накладные расходы на вовлечение и в целом повышает вероятность приемки поставляемыхрезультатов, а также удовлетворения заказчиков и других заинтересованных сторон.

Процессы инициации могут выполняться на уровне организации, программы или портфеля и в этом случае являются внешними по отношению к уровню управления проектом. Например, до начала проекта может быть документально определена необходимость в требованиях высокого уровня в рамках более масштабной организационной инициативы.

Целесообразность нового начинания может быть установлена в процессе оценки альтернатив. Могут быть разработаны четкие описания целей проекта, включая причины, объясняющие, почему конкретный проект является лучшей альтернативой для удовлетворения требований.

Документация по поводу данного решения также может содержать первоначальное описание содержания проекта, информацию о поставляемых результатах, длительности проекта и прогноз по ресурсам для проведения организацией инвестиционного анализа. В рамках процессов инициации руководитель проекта получает полномочия применять ресурсы организации для последующих операций проекта.

Вовлечение спонсоров, заказчиков и прочих заинтересованных сторон в ходе инициации дает общее понимание критериев успеха, уменьшает накладные расходы на вовлечение и в целом повышает вероятность приемки поставляемых результатов, а также удовлетворения заказчиков и других заинтересованных сторон. Процессы инициации могут выполняться на уровне организации, программы или портфеля и в этом случае являются внешними по отношению к уровню управления проектом. Например, до начала проекта может быть документально определена необходимость в требованиях высокого уровня в рамках более масштабной организационной инициативы.

Целесообразность нового начинания может быть установлена в процессе оценки альтернатив. Могут быть разработаны четкие описания целей проекта, включая причины, объясняющие, почему конкретный проект является лучшей альтернативой для удовлетворения требований. Документация по поводу данного решения также может содержать первоначальное
описание содержания проекта, информацию о поставляемых результатах, длительности проекта и прогноз по ресурсам для проведения организацией инвестиционного анализа. В рамках процессов инициации руководитель проекта получает полномочия применять ресурсы организации для последующих операций проекта.

Источник