Что относится к научно техническим документам

Научно-техническая документация: понятие, виды.

В состав НТД входят проектная документация по строительству и реконструкции населенных пунктов и отдельных объектов, по консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская (научная), патентная, геолого-геодезическая, гидрометеорологическая и иная документация.

По способу воспроизведения НТД может быть текстовой, графической, фотографической, электронной и иной. НТД от способа их выполнения:

Под проектной документацией (ПД) понимается совокупность технических документов, фиксирующих процесс и результаты проведения работ по строительству и реконструкции городов и населенных пунктов, промышленных предприятий, гидротехнических сооружений, железных и шоссейных дорог, портов и иных объектов; по реконструкции, консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства.

По способу воспроизведения информации ПД подразд-ся на текстовую (плановое задание, задание на проектирование, архитектурно-планировочное задание, пояснительная записка, техническое задание на проектирование оборудования, технико-экономическое обоснование, описания, технические условия на проектирование, ведомости, расчеты, паспорта, сметная документация) и графическую (чертежи, рисунки, графики, эскизы, планы, схемы, диаграммы).

КД в зависимости от стадии разработки подразделяется на проектную (техническое предложение, эскизный проект) и рабочую документацию.

Основными видами КД являются: чертеж детали; сборочный чертеж; чертеж общего вида; монтажный чертеж; спецификация; ведомости; пояснительная записка; таблицы; расчеты.

Под технологической документацией (ТД) понимается совокупность графических и текстовых документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства (реконструкции), обеспечивающий высокую производительность труда с наименьшими затратами.

В зависимости от назначения технологические документы подразделяются на основные (содержащие сводную информацию) и вспомогательные (применяемые при разработке, внедрении, функционировании технологических процессов и операций).

Основными видами ТД являются: маршрутная карта; карта эскизов; технологическая инструкция; планы расположения оборудования; схемы технологических процессов; комплектовочная карта; ведомость оснастки; ведомость материалов.

Основными видами НД являются: итоговые и этапные отчеты; технические отчеты с приложениями; заключ-ия, отзывы и рецензии; аннотации; паспорта, регламенты; монографии, диссертации и отзывы на них; рукописи неопубликованных научных работ; рекомендации; технические задания; программы; отчеты, доклады о работе научных экспедиций; отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов; технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки.

Патентная документация (ПатД) – совокупность опубликованных и неопубликованных текстовых и графических документов и извлечений из них, которые содержат сведения о результатах исследований, разработок, заявленных или признанных изобретениями, полезными моделями, промышленными образцами, товарными знаками (знаками обслуживания), сортами растений, топологиями интегральных микросхем, а также об охране прав изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о регистрации объектов промышленной собственности.

ПатД подразделяется на:

первичную патентную документацию – содержит неопубликованную или впервые опубликованную информацию о результатах научно-исследовательских разработок, сведения об охране прав изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о регистрации ОПС, а также нормы патентного права;

вторичную патентную документацию – включает материалы, являющиеся результатом аналитической переработки первичной патентной документации (рефераты или аннотации описаний изобретений, издания информационных центров)

В состав ПатД входят следующие виды документов: охранные документы (авторское свидетельство, патент, свидетельство на объекты промышленной собственности); заявка на изобретение или открытие; прилагаемые к заявке документы).

Источник

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях

Правила организации хранения, комплектования,
учета и использования научно-технической документации
в органах государственной власти, органах местного самоуправления,
государственных и муниципальных организациях

I. Основные положения

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2017, № 25, ст. 3596) (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034) (далее – Положение о Федеральном архивном агентстве).

2. Правила разработаны с учетом положений национальных, международных стандартов, определяющих состав, порядок создания, обращения и хранения научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической и программной документации (научно-технической документации) (далее – НТД) на бумажных и электронных носителях.

3. Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.

4. По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правилам могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД.

5. Правила устанавливают единый порядок организации комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД, а также отнесения ее к составу Архивного фонда Российской Федерации по результатам проведения экспертизы ценности [1] для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций.

6. Организация хранения, комплектования, учета и использования НТД, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, другие виды тайн, персональные данные или иные сведения конфиденциального характера, осуществляется с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.

(в редакции приказа Росархива от 12.08.2021 № 72)

II. Организации комплектования, учета, хранения, и использования
научно-технической документации в органах государственной власти,
органах местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД

11. Подлинники НТД хранятся в организациях, выступающих государственными или муниципальными заказчиками в соответствии с условиями договоров (соглашений) между организациями.

13. НТД поступает в архив органа на основании и в соответствии с договором (государственным, муниципальным контрактом), заключенным между государственным (муниципальным) заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление после подписания акта приема-сдачи выполненных работ.

14. Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного, муниципального контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ.

15. В процессе приема документов на хранение архив проверяет полноту комплекта передаваемых на хранение документов в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостями, спецификациями изделий, ведомостями электронных документов, или с описями, актами, в которых перечислены сдаваемые на хранение документы, проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, инвентарных номеров, а также пригодность НТД для дальнейшего хранения.

При приеме электронных документов дополнительно проверяется наличие аналогов собственноручных подписей, в том числе информационно-удостоверяющих листов электронных документов, электронных подписей.

16. Поступившая на хранение в архив НТД подлежит учету. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов.

18. Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов):

Источник

Что относится к научно техническим документам

ГОСТ Р ИСО 11442-2014

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ НА ПРОДУКЦИЮ

Technical product documentation. Document management

Дата введения 2016-01-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН ООО «НИИ экономики связи и информатики «Интерэкомс» (ООО «НИИ «Интерэкомс») на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 «Стратегический и инновационный менеджмент»

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает основные правила организации работ с техническими документами.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты*, которые необходимо учитывать при использовании настоящего стандарта. В случае ссылок на документы, у которых указана дата утверждения, необходимо пользоваться только указанной редакцией. В том случае, когда дата утверждения не приведена, следует пользоваться последней редакцией ссылочных документов, включая любые поправки и изменения к ним:

ISO 16016, Technical product documentation. Protection notices for restricting the use of documents and products (Техническая документация на продукцию. Защитные уведомления, ограничивающие использование документов и продуктов)

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ИСО 10209-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 анализ (analysis): Часть процесса разработки продукции, связанного с подготовкой спецификации требований.

3.2 фаза утверждения (approval phase): Стадия, на которой содержание документа формально проверяется и утверждается.

3.3 архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.

3.4 фаза архивирования (archiving phase): Стадия, на которой документы на продукцию передаются из хранилища активных документов в исторический архив.

3.5 авторизация (authorization): Определение привилегий для конкретного идентифицированного пользователя в части доступа к указанным операциям.

3.6 эскизное проектирование (basic design): Часть процесса разработки продукции, предполагающая оценку проектных предложений и подготовку базовой проектной документации.

3.7 концептуальное проектирование (conceptual design): Часть процесса разработки продукции, включающего подготовку проектных спецификаций и проектного предложения.

3.8 фаза создания (creation phase): Стадия, на которой выполняются работы по проектной документации.

3.9 техническое проектирование (detailed design): Часть процесса разработки продукции, включающая разработку конечного определения продукта.

3.10 документ (document): Фиксированное и структурированное количество информации, разрабатываемое и передаваемое как целостная единица между пользователями и системами.

3.11 репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.

3.12 опубликованный документ (document issue): Идентифицированная версия документа.

3.13 статус документа (document status): Шаг (стадия) жизненного цикла готового документа.

3.14 оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.

3.15 выпустить (документ) (release): Создать документ, пригодный для использования по предназначению.

3.16 фаза выпуска (release phase): Стадия выпуска готового документа.

3.17 точность воспроизведения репродукции (replica fidelity): Качественный показатель репродукции документа в части передачи информации, содержащейся в оригинальном документе.

3.18 уведомление о пересмотре (revision notice): Часть документа (отдельный документ), содержащая информацию о пересмотре документации на продукцию.

3.19 фаза пересмотра (revision phase): Стадия, на которой производятся изменения документации на продукцию.

3.20 спецификация требований (specification of requirements): Совокупность общих требований, официальных требований (например, законов, постановлений, директив) и корпоративных требований.

3.21 хранение/активная фаза (storage/active phase): Стадия, на которой производится сохранение активной документации.

3.22 подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.

3.23 рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.

4 Оригинальные и воспроизведенные документы

4.1 Общие положения

Следующие положения помогут при пользовании системы документации и облегчат понимание принципов ее работы.

4.2 Оригинальный документ

Оригинальный документ (документ-первоисточник) не имеет идентифицированного документального источника. Отдельный оригинальный документ или система ассоциированных оригинальных документов формируют техническое определение (описание) продукции. Оригинальный документ создает основу, в которую вносятся изменения в течение всего срока службы продукции.

Каждый утвержденный оригинальный документ хранят в архиве оригиналов (электронном хранилище). Доступ к данному архиву регулируют путем проведения специальных процедур «входной/выходной учет (регистрация)». Оригинальный документ в электронной форме хранится в идентифицированном формате на специальном носителе информации (например, магнитном или оптическом). Если документы оформляют вручную, то носителем представительных данных (рисунок, текст) может быть удобный для воспроизведения носитель, например, бумага или пленка. Любой пересмотр должен быть произведен в строгом соответствии с оригинальным документом.

Если предпочтительный файловый формат больше не поддерживается (например, векторный формат), то оригинальный статус передается файловому формату длительного использования (например, растровому формату). Как правило, при этом часть информации утрачивается (см. 4.5). Переход в другой файловый формат может также зависеть от используемых корпоративных процедур.

4.3 Подписанный документ

Оригинальный документ требует выполнения обычных процедур утверждения. Некоторые документы утверждает заказчик или официальный орган. Подписанный документ может требовать дополнительного утверждения. Обычно его оформляют на бумаге. Он является копией оригинального документа. Данный документ не может быть изменен без дополнительного утверждения с постановкой подписи и печати.

4.5 Архивная копия документа

Для документации, представленной в электронной форме, репродукция документа (см. 4.6) необходима для обеспечения его длительного хранения. Репродукция сохраняется в проверенном нейтральном формате. Формат архивной копии документа должен быть легко интерпретируемым и воспроизводимым для определенного периода времени (он может зависеть от срока службы продукции). Представление продукции должно быть открытым и независимым от перспективных версий используемых электронных средств и программного обеспечения.

4.6 Репродукция документа, точность воспроизведения репродукции

Значения степени точности воспроизведения репродукции классифицируют следующим образом:

— клонированное воспроизведение (точная копия);

— эквивалентное воспроизведение (с некоторой потерей информации для целевого эквивалента);

— существенное воспроизведение (некоторые свойства оригинала могут быть утрачены, например, цвет).

5 Фазы работы с проектной документацией

5.1 Общие положения

Следующие положения указывают, на какой стадии проектного цикла должны разрабатываться рассматриваемые документы. Все этапы процесса разработки продукции могут быть поделены на анализ, концептуальное проектирование, эскизный проект и технический проект (см. рисунок 1).

Как правило, техническое задание представляет собой спецификацию общих требований, частных требований и корпоративных требований.

Проектные спецификации рассматриваются как база для последующих разработок. Данные спецификации могут содержать возможные функциональные решения и (или) представления формы. Они составляют основу для оценки одного или нескольких рассматриваемых предложений. Результатом данной оценки и является базовая проектная документация.

На этапе технического проекта документы готовятся к использованию по назначению и формализуются в соответствии с установленными правилами управления документами.

Источник

Научно-техническая документация

Состав и характеристика видов научно–технической документации: конструкторской, проектной, технологической, научно-исследовательской. Изготовление и оформление технической документации, организация ее хранения и использования в ведомственных архивах.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

на тему: «Научно-техническая документация»

1. Состав научно-технической документации

2. Виды научно-технической документации

2.1 Научно-исследовательская (научная) документация

2.2 Конструкторская документация

2.3 Технологическая документация

2.4 Проектная документация для строительства

2.5 Специальная документация

3. Организация работы с научно-технической документацией (прием, учет, оформление, описание, хранение, использование)

3.1 Прием научно-технических документальных материалов

3.2 Учет научно-технических документальных материалов

3.3 Оформление, описание научно-технических документальных материалов

3.4 Хранение научно-технических документальных материалов

3.5 Использование научно-технических документальных материалов

Современная служба научно-технической документации является составной частью единого технологического процесса в производственной деятельности проектных, конструкторских, технологических, научно-исследовательских организаций, учреждений и предприятий.

В своей практической деятельности эти службы связаны непосредственно с отделами-разработчиками и другими производственными подразделениями.

В практику работы проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций и предприятий внедрены серии ГОСТов и других нормативных документов, определяющих организацию создания, хранения и использования научно-технической документации.

Научно-техническая документация, образовавшаяся в деятельности министерств, ведомств, фирм, промышленных объединениях, научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических организациях, а также конструкторских бюро, лабораториях, кафедр университетов и высших учебных заведений и других учреждениях (в дальнейшем именуемых «организациями») является составной частью Государственного архивного фонда РФ. Это научная и техническая документация, созданная в результате научной и практической деятельности научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических организаций и предприятий.

1. Состав научно—технической документации

В состав научно-технической документации входят: научно-исследовательская (научная), конструкторская, технологическая, проектная документация для строительства; кинофотофонодокументы, документы на машинных носителях, фиксирующие процесс научно-исследовательской работы (НИР), конструирования изделий, проектирования объектов капитального строительства; документы по изобретениям и открытиям, а также геологогеодезические, метеорологические и другие документы. Настоящие Правила регламентируют работу с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией.

Научно-технические документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии и эскизы.

— фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника;

— диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника;

— микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении, документы на машинных носителях с пометкой ДМ-дубликат.

научный технический документация конструкторский проектный

2. Виды научно—технической документации

2.1 Научно-исследовательская (научная) документация

Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научно-исследовательских работ, отображает теоретическое и практическое решение научных проблем и внедрение их в производство.

Основными видами научной документации являются:

— отчеты по научно-исследовательским, опытно-конструкторским, опытно-теоретическим работам и экспериментально-проектным работам (итоговые, этапные, промежуточные, информационно-аналитические);

— заключения и отзывы по научно-исследовательским и экспериментальным работам;

— рецензии и аннотации на научно-исследовательские и опытные работы;

— паспорта, регламенты, рефераты на научно-исследовательские работы;

— монографии, диссертации и отзывы на них;

— рукописи неопубликованных научных статей;

— научно-методические (научно-технические) задания;

— программы научно-исследовательских работ;

— отчеты, доклады, справки о работе научных экспедиций;

— отчеты, доклады о заграничных научных и технических командировках специалистов;

— технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и другие.

Структура и правила оформления отчетов по научно-исследовательским работам (НИР) устанавливаются ГОСТом «Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования».

Отчеты НИР включают следующие элементы: титульный лист; список исполнителей; реферат; содержание (оглавление); перечень сокращений, символов и специальных терминов с их определениями; основная часть; список литературы, в том числе перечень использованных патентных материалов; приложения.

2.2 Конструкторская документация

КД на изделия всех отраслей промышленности разрабатывается на основании технического задания последовательно на следующих стадиях:

— рабочая конструкторская документация.

Конструкторские документы в зависимости от стадии разработки подразделяются на проектные (техническое предложение, эскизный и технический проекты) и рабочие (рабочая конструкторская документация).

Каждой стадии разработки КД соответствуют определенные этапы выполнения работ. Обязательность выполнения стадий и этапов устанавливается техническим заданием на разработку.

Номенклатура конструкторских документов, разрабатываемая на изделия в зависимости от стадии разработки, определена ГОСТ ЕСКД 2.102-68.

Комплект конструкторских документов на изделие включает обязательные документы и документы, составляемые в зависимости от характера, назначения или условий производства.

При определении комплектности конструкторских документов на изделие по ГОСТ ЕСКД 2.101-68 различают: основной, конструкторский документ, основной комплект конструкторских документов, полный комплект конструкторских, документов.

Комплектность эксплуатационных документов на изделия всех отраслей промышленности определяется по ГОСТ 2.601-95.

Комплектность ремонтных документов на изделия всех отраслей промышленности определяется по ГОСТ 2.602-95.

Комплектность конструкторских документов на печатные платы, предназначенные для получения конструкторских документов в традиционной форме, механической обработки, контроля печатных плат и изготовления фотошаблона, должна соответствовать ГОСТ ЕСКД 2.123-93.

2.3 Технологическая документация

Технологическая документация, применяемая для технологических процессов изготовления или ремонта изделий (составных частей изделий) машиностроения и приборостроения, разрабатывается на основании ГОСТ 3.1102-2011.

Стадии разработки ТД, применяемой для технологических процессов изготовления изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки используемой конструкторской документации по ГОСТ ЕСКД 2.103-68.

Стадии разработки рабочей ТД, применяемой для технологических, процессов ремонта изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки и используемых видов конструкторских документов по ГОСТ 2.602-95.

В зависимости от назначения технологические документы подразделяются на основные и вспомогательные, состав которых определен ГОСТ 3.1102-2011.

К основным технологическим документам относятся документы, содержащие сводную информацию, необходимую для решения одной или комплекса инженерно-технических, планово-экономических и организационных задач, полностью и однозначно определяющие технологический процесс (операцию) изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия).

К вспомогательным технологическим документам относятся документы, применяемые при разработке, внедрении, функционировании технологических процессов и операций, в том числе карта заказа на проектирование технологической оснастки, акт о внедрении технологического процесса и др.

В отраслях промышленности, не относящихся к машиностроению, могут разрабатываться также такие виды технологических документов, как технологические регламенты, правила, рецептура, описания, предписания, диаграммы, характеристики, схемы, режимы производства, паспорта, технические условия, анализы продукции, альбомы технологических процессор, спецификаций основного технологического оборудования и др.

2.4 Проектная документация для строительства

В процессе проектирования объектов капитального строительства создаются индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм.

Стадии разработки, содержание и состав ПД для строительства устанавливаются законодательными актами, государственными стандартами, ведомственными инструкциями и уточняются проектами-эталонами, утвержденными министерствами и ведомствами с учетом особенностей конкретных отраслей промышленности и видов строительства. Разработка проектной документации осуществляется на основании задания на проектирование (плановое, проектное, архитектурно-планировочное задание) или технического задания.

2.5 Специальная документация

При проектировании объектов капитального строительства создаются некоторые виды специальной документации, откладывающиеся в проектных организациях и не поступающие в специальные фонды:

— материалы по изысканиям в строительстве (полевые журналы, нивелировочные книжки, журналы буровых работ с эскизами и геологической документацией, планшеты геосъемок, журналы по описанию пройденных работ и др. документация);

— профили местности, планы топографической съемки натурных объектов зданий и сооружений;

— материалы топогеодезической съемки участка строительства;

— данные о геологических и гидрогеологических условиях участка строительства и др. виды документации.

3. Организация работы с научно—технической документацией (прием, учет, оформление, описание, хранение, использование)

3.1 Прием научно-технических документальных материалов

При приеме документальных материалов составляется акт-опись.

Акт-опись составляется производственным отделом в двух экземплярах. Один экземпляр возвращается в структурное подразделение, другой остается в СНТД. Акты-описи хранятся в хронологическом порядке их составления.

При приеме подлинников проверяется:

— наличие подлинных подписей должностных лиц;

— пригодность для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования;

— правильность заполнения угловых штампов и титульных листов;

— комплектность научно-технической документации в соответствии со спецификациями или другими препроводительными документами.

3.2 Учет научно-технических документальных материалов

Принятые в СНТД документальные материалы учитываются в инвентарных книгах.

Инвентарные книги заполняются на основании данных угловых штампов чертежей и титульных листов сброшюрованных учетных единиц.

Инвентарные книги ведутся отдельно и делятся на:

— чертежи и текстовые документы на кальке;

— отчеты по темам (калька и машинопись);

— светокопии (альбомы чертежей, отчеты по темам);

— материалы сторонних организаций;

— научно-технические материалы для служебного пользования.

Отчеты по темам вносятся в инвентарную книгу по мере поступления, в порядке возрастания архивных номеров.

Инвентарная книга содержит следующие графы:

— количество листов (текстового и графического материала отдельно);

Регистрация проектной документации в инвентарной книге производится по мере поступления проекта, по маркам. В пределах каждой марки под своим отдельным инвентарным номером регистрируется каждый чертеж или текстовой документ.

Инвентарная книга на проектную документацию содержит следующие графы:

— название и шифр объекта;

Принятые подлинники конструкторской и технологической документации, регистрируются полистно в инвентарной книге, которая содержит следующие графы:

— обозначение, согласно принятой в организации системы индексации;

— подпись о приеме в СНТД;

Для регистрации конструкторских документов на изделия основного и вспомогательного производства ведутся отдельные инвентарные книги.

Допускается ведение инвентарных книг по видам производства. В этом случае каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида.

На каждый конструкторский документ, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета.

Для документации вспомогательного и индивидуального производства карточки учета могут не заводиться.

Копии конструкторских документов, изготовленные организацией-разработчиком (отдельные листы, папки, альбомы) в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам и в карточках учета копий.

Копии конструкторских документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

3.3 Оформление, описание научно-технических документальных материалов

Под оформлением научно-технических документальных материалов в СНТД понимается описание на обложках, этикетках ящиков и шкафов с чертежами и другими видами технических документов, нумерация листов сброшюрованных учетных единиц, составление заверительных надписей, внутренних описей и т.д.

Внутри сброшюрованной учетной единицы производится полистная нумерация листов. Дополнительная нумерация подлинников чертежей, хранящихся в развернутом виде, не производится. Чертежи группируются в порядке возрастания их обозначений и индекса организации-разработчика.

Копии чертежей нумеруются черным карандашом в правом верхнем углу сложенного по формату чертежа.

На отдельном листе бумаги в конце каждой сброшюрованной учетной единицы составляется заверительная надпись, в которой указываются отдельно: количество пронумерованных листов текста, графики, фото; подпись лица, производившего нумерацию, дата.

Складывать и брошюровать подлинники не рекомендуется. Копии чертежей складываются так, чтобы штамп чертежа оказался на лицевой стороне сложенного листа в правом нижнем углу.

Каждая папка (альбом) для хранения учетных единиц должны иметь светлую твердую обложку. Описание на обложке производится тушью или черными чернилами.

3.4 Хранение научно-технических документальных материалов

В СНТД чертежи на кальках хранятся отдельно от сброшюрованных учетных единиц и светокопий. Аннулированные научно-технические документы хранятся отдельно от действующих.

Для предохранения калек от повреждения при светокопировании и пользовании, края калек рекомендуется окантовывать специальной лентой на машинке.

Подлинные конструкторские документальные материалы, как правило, хранятся в развернутом виде в выдвижных ящиках или на скалках. Допускается хранение калек в рулонах на стеллажах.

Подлинная проектная документация может храниться как в развернутом виде в выдвижных ящиках, так и в сложенном виде в коробках или в твердых папках вертикально, однако так, чтобы кальки находились в несжатом состоянии.

Сброшюрованные учетные единицы хранятся на стеллажах в вертикальном положении. Отчеты по темам хранятся в порядке возрастания архивных номеров.

Подлинники конструкторских документов хранятся поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и индекса предприятия-разработчика.

Возможна форма хранения подлинников в порядке возрастания обозначений документов без учета их форматов, но в пределах индекса изделия.

Если подлинник документа выполнен на нескольких листах разных форматов, то все листы хранятся вместе с листом большего формата

Копии конструкторской документации хранятся полистно или в сброшюрованном виде (папки, альбомы). Копии в альбомах и папках складываются. Копии документальных материалов, полученных от других организаций, хранятся в порядке возрастания инвентарных номеров комплектов.

3.5 Использование научно-технической документации

Документальные материалы СНТД являются частью информационного фонда организации; используются непосредственно сотрудниками самой организации, представителями сторонних организаций по вопросам совместно проводимых научно-исследовательских, проектно-конструкторских и строительно-монтажных работ, исследователями по проблемам истории науки и техники, студентами и диссертантами.

Научно-техническими документальными материалами, хранящимися в СНТД, могут пользоваться все сотрудники организации.

Подлинники документальных материалов для пользования в отделы не выдаются.

Подлинники документальных материалов выдаются только:

— для изготовления дубликатов;

— для внесения изменений, при наличии оформленного «Извещения об изменении»;

— для снятия светокопий по наряду, подписанному начальником отдела и начальником (заведующим) СНТД.

Контрольные экземпляры (светокопии) документов выдаются сотрудникам организации на срок не более 5 дней.

При необходимости задержать материалы свыше этого срока, они должны быть предъявлены для перерегистрации. СНТД могут затребовать возвращения взятых документов ранее установленного срока.

При получении документальных материалов абонент обязан проверить их состояние, комплектность и расписаться в их получении в своем формуляре. Передача полученных документальных материалов другим лицам запрещается.

При возвращении документальных материалов сотрудники СНТД обязаны проверить их состояние, комплектность, расписаться в абонементной карточке и погасить расписку лица в его присутствии.

В научно-технических документах запрещается делать какие бы то ни было пометки, записи, изымать отдельные листы, чертежи, фотоснимки, схемы и заменять их другими, а также вносить изменения без оформления «Извещения об изменении» в соответствии с действующими в организации нормативными положениями.

При выездах в командировки, уходе в отпуск или при увольнении сотрудники организации обязаны сдать в СНТД полученные ими документы. На каждого сотрудника, пользующегося документальными материалами, заводится формуляр библиотечного образца, который располагается в картотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ помимо формуляра составляется контрольная карточка. После возвращения документа запись о выдаче в карточке погашается, а карточка остается в контрольной картотеке.

Карточки в контрольной картотеке располагаются в порядке возрастания архивных номеров.

В отдельных случаях СНТД могут высылать подлинники научно-технических документов другим организациям, подчиненным тому же министерству, ведомству на основании письменных запросов во временное пользование на срок не более 3-х месяцев, но с разрешения руководства организации-разработчика и после обязательного согласования с научным руководителем или ответственным исполнителем.

Передача научно-технических документальных материалов во временное пользование другим организациям оформляется «актом приема-передачи».

Организация, выдавшая документальные материалы во временное пользование, имеет право контролировать условия их хранения и использования.

Утеря и неисправимые повреждения документальных материалов отмечаются в инвентарной книге в графе «Примечания» со ссылкой на дату акта и оговариваются в заверительной надписи сброшюрованной единицы хранения.

Запрещается опубликование в открытой печати сведений, полученных из документальных материалов во временное пользование, а также делать ссылки на них без письменного разрешения организации, составившей эти материалы, или ведомства, которому эта организация подчинена.

Конструкторские организации могут передавать свои документальные материалы на постоянное хранение в период серийного или массового производства предприятиям-изготовителям. Передаваться могут подлинные документальные материалы, дубликаты или учтенные копии этих документов со всеми поправками по извещениям об изменениях, сделанных к началу передачи.

СНТД совместно с отделом научно-технической информации принимает участие в подготовке к изданию информационных бюллетеней, перечней ежемесячных поступлений документальных материалов, экспресс-информаций, сборников, каталогов, трудов, библиографических обзоров, перечней аннотаций и других видов справочников. Научно-техническая документация экспонируется на выставках и в музеях, используется на лекциях по распространению технических и научных знаний и т.д.

Научно-технические документы, образующиеся в результате деятельности организации, имеют неравнозначную научно-историческую ценность и практическое значение. С целью определения научно-исторического и практического значения НТД проводится экспертиза ее ценности.

Научно-историческая и практическая ценность научно-технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих документов, а также изучения исторических справок, организационно-распорядительной и отчетной документации, справочно-поискового аппарата (инвентарных книг, описей дел постоянного хранения, каталогов), бюллетеней и обзоров состава научно-технической документации, научно-технических энциклопедий, справочников, архивоведческой и специальной литературы, юбилейных изданий и других источников.

1. РД 52.14.617-2000 Руководящий документ инструкция. http://www.proftrade.ru/normative/d-23/c-30/doc-1882.html

2. ГОСТ ЕСКД 2.102-68. Виды и комплектность конструкторских документов http://www.opengost.ru/iso/01_gosty/01110_gost_iso/1686-gost-2.102-68-eskd.-vidy-i-komplektnost-konstruktorskih-dokumentov.html

3. ГОСТ ЕСКД 2.101-68. Виды изделий http://www.gosthelp.ru/text/GOST210168ESKDVidyizdelij.html

4. ГОСТ 2.601-95. Эксплуатационные документы. http://www.vashdom.ru/gost/2_601-95/

5. ГОСТ 2.602-95. Ремонтные документы. http://docload.spb.ru/Pages_gosttext/gost_3160.htm

6. ГОСТ ЕСКД 2.123-93. Единая система конструкторской документации. Комплектность конструкторских документов на печатные платы при автоматизированном проектировании. http://gost.stroysss.ru/gost/17771_2.123-93.html

7. ГОСТ 3.1102-2011. Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения. http://www.internet-law.ru/gosts/gost/1417/

8. ГОСТ ЕСКД 2.103-68. Стадии разработки. http://doc-load.ru/SNiP/Data1/4/4556/index.htm

9. ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения. http://doc-load.ru/SNiP/Data1/4/4595/index.htm

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

контрольная работа [20,5 K], добавлен 03.03.2010

Стадии разработки проектной документации. Последовательность выполнения проектных работ. Анализ функций менеджера проекта: контроль за изменениями проекта, корректировка численности занятых работников. Характеристика мини-пекарни ООО «Колос», оценка Swot.

курсовая работа [1,9 M], добавлен 23.03.2012

Система документации как совокупность документов, взаимосвязанных по общим признакам назначения, оформления и хранения. Основные функциональные системы документации в РФ. Унифицированные системы документации, классификаторы документированной информации.

контрольная работа [26,3 K], добавлен 21.04.2010

Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации. Система научно-справочного аппарата к архивным документам. Классификация архивной документации. Архивные путеводители. Обзоры документов и другие архивные справочники.

курсовая работа [46,3 K], добавлен 12.10.2008

Классификация управленческой документации. Краткая характеристика единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Особенности кода унифицированной формы документа. Сущность претензионно-исковой документации.

контрольная работа [33,5 K], добавлен 27.04.2015

Характеристика деятельности ООО «Консул», его структура управления, цели и задачи деятельности. Движение документов по сопровождению СПС КонсультантПлюс, технология составления документации. Рекомендации по совершенствованию процесса делопроизводства.

дипломная работа [90,0 K], добавлен 23.08.2011

Анализ построения системы и характеристика распорядительной документации: постановления, приказы, решения и распоряжения. Порядок организации документооборота предприятия и содержание его основных этапов. Бланки документов: состав и принципы построения.

контрольная работа [27,5 K], добавлен 23.04.2011

Источник