Что относится к документам личного происхождения
Что относится к документам личного происхождения
3.1 Особенности учета документов личного происхождения.
Основные и вспомогательные учетные документы
Организация учета документов личного происхождения обусловлена особенностями создания и передачи на архивное хранение документов личного происхождения:
— неограниченный во времени период комплектования,
— поступление документов в неупорядоченном виде,
— поступление документов в один фонд из разных источников комплектования,
— неравномерность поступлений по количеству документов,
— непостоянные объемные характеристики фондов личного происхождения,
— широкие хронологические рамки документов фондов, выходящие за пределы дат жизни фондообразователя.
Так, личный фонд может комплектоваться в течение продолжительного времени. Документы для пополнения фонда могут передаваться самим фондообразователем, членами его семьи, знакомыми и друзьями. В редких случаях документы могут поступать из организаций, в которых фондообразователь работал, или от лиц, собирающих материалы о нем (например, от почитателей творчества того или иного актера или артиста). В архивы могут поступить коллекции фотографов. Личные фонды пополняются неравномерно. Документы в них могут поступать частями, отдельными комплексами и даже в виде отдельных документов. Нередко личный фонд пополняется уже после смерти фондообразователя.
В связи с поступлением документов в неупорядоченном состоянии, часто в россыпи, возникает необходимость составления сдаточных описей, по которым документы ставятся на учет (см. подраздел 1.1 Методических рекомендаций).
Особенности формирования и состава документов фондов личного происхождения, указанные выше, обусловили специфику их государственного учета:
— совместный учет документов советского и досоветского, а также советского и постсоветского периодов в пределах одного фонда;
— учет документов, не прошедших научное описание.
Большую роль играет и оперативность ведения учетных документов для своевременной фиксации новых поступлений.
В соответствии с пунктом 22.1 Правил учетными единицами документов личного происхождения являются архивный фонд (архивная коллекция) личного происхождения (подраздел 2.1 Методических рекомендаций), единица хранения (для документов на бумажном носителе и электронных документов) и единица учета для аудиовизуальных документов на аналоговых носителях (при нефондовой организации их хранения).
Архивные документы личного происхождения, поступившие в неупорядоченном виде, учитываются в сдаточной описи по условным единицам хранения, которые могут содержать:
— один документ (альбом, рукопись);
— объединенных по тематическому принципу (переписка, стихотворения);
— записанных на одном носителе (тетрадь, микрофильм, CD и др.).
Итоговая запись сдаточной описи включает суммарный итог условных единиц хранения (документов, листов, Мб).
На этапе научного описания документов составляются:
— акт описания архивных документов, переработки описей;
— акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных;
— акт о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов;
— акт приема на хранение документов личного происхождения;
— акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (при отказе фондосдатчика забрать документы, не отобранные на постоянное хранение с государственный (муниципальный) архив).
На этапе хранения документов составляются:
— акт о технических ошибках в учетных документах;
— акт о неисправимых повреждениях архивных документов;
— акт о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны;
— акт проверки наличия и состояния документов.
Не допускается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.
Поступление, выбытие, наличие, состав, количество и состояние архивных дел, документов личного происхождения фиксируются в обязательных учетных документах архива:
— книге учета поступлений документов;
— описях дел, документов;
— описях электронных дел, документов;
Учет поступления документов личного происхождения на архивное хранение ведется по книге учета поступлений документов.
Внимание!
Портал работает в тестовом режиме!
Если у вас появились предложения по улучшению
портала или вы нашли ошибку, свяжитесь с нами.
Форма обратной связи расположена в верхней навигационной панели.
Обратная связь
Предложения и замечания по работе портала направляйте
по адресу: info@adm.khv.ru.
Обратная связь
Предложения и замечания по работе портала направляйте
по адресу: info@adm.khv.ru.
Ошибка!
Неизвестная ошибка. Пожалуйста свяжитесь с нами и опишите последовательность действий которые привели к данному сообщению.
Помощь по работе с сайтом в режиме для слабовидящих
В режиме для слабовидящих доступен ряд функций:
Клавиатура:
Обновлено секунду назад
О приёме документов личного происхождения в муниципальный архив Бикинского муниципального района
Среди огромного множества документов, которые хранятся в архивах, особое место занимают фонды личного происхождения. Разнообразные по своему составу и содержанию эти документы отражают жизненный путь, профессиональную деятельность известных людей города, района.
Вопрос: Какие документы являются документами личного происхождения?
Ответ: Документы личного происхождения – это документы, охватывающие те стороны человеческой деятельности, где на первый план выступают профессиональные достижения, кроме того, в них отражено время, в которое жили и работали эти люди. Документы представляют большой исторический и научный интерес для исследователей и других пользователей архивной информации. Документы личных архивов граждан являются ценнейшим историческим источником, позволяющим через личную жизнь гражданина увидеть развитие многих событий и фактов. Сохраняя личные архивы, мы передаём новым поколениям память о наших выдающихся современниках, земляках, прославивших своим трудом город, район. Память, как известно, категория нравственная.
Одним из важнейших условий по отбору и приёму на хранение документов личного происхождения является определение круга лиц, у которых имеются документы, материалы, фотографии, отражающие не только личную жизнь, но и различные исторические отрезки времени, которые могли бы помочь глубже понять и почувствовать эпоху, в которую жил человек.
Документы личного происхождения занимают важное место в составе муниципального архива администрации Бикинского муниципального района. Интерес к этим документам определяется тем, что они передают личностное отношение к историческим событиям, ощущение эпохи, свидетелями и участниками которой были их владельцы.
Муниципальный архив администрации Бикинского муниципального района начал комплектоваться документами личного происхождения начиная с 1997 года, которые хранятся в фонде № 60 «Коллекция документов участников Гражданской войны на Дальнем Востоке, участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и тружеников тыла» и в фонде № 78 «Архивная коллекция документов жителей Бикинского района, внёсших вклад в развитие района».
Убедительным доводом в пользу передачи личных документов в архив для фондодержателей является качественный уровень их научно-технической обработки, обеспечение оптимальных условий хранения, гарантия полной сохранности документов. И самое важное это то, что документы не лежат «мёртвым грузом» на полках, а активно используются в средствах массовой информации, экспонируются на выставках, используются при подготовке школьных уроков, докладов, в работе исследователей, краеведов.
В архив в последнее время всё чаще стали обращаться, школьники, студенты, краеведы, интересующиеся историей района. Это связано как с увлечением жителей историей, так и с изменением программы учебных заведений, ориентирующей студентов и школьников шире использовать краеведческий материал в дипломных и курсовых работах.
Несмотря на то, что работа архива по формированию фондов личного происхождения является интересной и творческой, есть и проблемы.
Основной проблемой является нежелание граждан расстаться со своими документами. Тяжело порой бывает убедить людей, документы которых станут историей района.
Вопрос: Какие группы документов могут быть отнесены к фонду личного происхождения?
Ответ: 1. Рукописи (автобиография, письма в редакции, вырезки из газет, книг и журналов и текстами публикаций, тексты выступлений, записи другими лицами бесед или интервью с фондообразователем).
2. Письма (письма ученикам, неотправленные письма разным лицам, письма знакомых, родных, записки, поступившие во время выступлений, визитные карточки разных лиц).
3. Личные документы (свидетельства о рождении, выписки из метрических книг, документы об образовании, формулярные и послужные списки, орденские книжки, дипломы о присвоении почетных званий, именные членские билеты разных обществ, свидетельства об отношении к воинской повинности, справки о работе, завещания и др.).
4. Документы служебной деятельности, в том числе дополняющие биографию лиц, чьи документы сдаются в архив (копии приказов, протоколов учреждений, в которых они работали, списки их членов и сотрудников, повестки, извещения, документы о назначениях и перемещениях по службе, о командировках, донесения, служебные пропуска, отзывы о служебной деятельности фондообразователя).
5. Документы общественной деятельности: об участии в политических партиях, добровольных, благотворительных и др. обществах, о праздновании юбилеев, награждений, присвоении почетных званий.
6. Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам (доклады, лекции, статьи различных авторов с пометками, или тематически связанные с его деятельностью, газетные вырезки, альбомы с записями, стихотворениями, рисунками разных лиц).
7. Материалы сторонних лиц, знавших фондообразователя (рецензии на его труды, программы, книги отзывов с выставок, стихотворения, ему посвященные).
8. Изобразительные материалы (фотографии членов его семьи и знакомых, рисованные портреты, фотографии помещений и местности, репродукции, открытки, вырезки из газет и журналов, собранные фондообразователем).
9. Коллекции.
Источниками комплектования муниципального архива документами личного происхождения могут быть отдельные лица, проявившие себя в той или иной деятельности, представители любых социальных групп населения: руководители и рядовые работники, старожилы и переселенцы из других районов края, люди старшего поколения и молодые специалисты, представители творческой и научной интеллигенции, краеведы. К таким лицам относятся также Почетные граждане города и района, ветераны Великой Отечественной войны, участники войн в Афганистане, Чеченской республике, руководители органов исполнительной и законодательной власти района, первые секретари райкомов КПСС, представители средств массовой информации, заслуженные работники культуры, образования, здравоохранения.
Документы личного происхождения могут передаваться ими лично или поступать по завещанию.
Документы личных фондов – это богатый, неповторимый и красочный материал, который необходимо использовать для популяризации архивов, чтобы жители нашей малой родины, особенно молодое поколение, знали о выдающихся земляках, их заслугах и вкладе в развитие района.
На вопросы ответила главный специалист муниципального архива администрации Бикинского муниципального района Марченко Светлана Романовна
null 1. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ ФОНДА ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
Работа по составлению описи фонда личного происхождения проводится поэтапно: научное описание документов фонда, составление описи и ее оформление.
В процессе составления описи раскрываются все три ее важнейшие функции: информационная, учетная и классификационная.
Информационная функция описи раскрывается через составление заголовков дел, которые информируют о составе документов и их содержании.
Учетная функция описи состоит в указании количества дел в фонде, что обеспечивает сохранность документов и контроль за изменением объема фонда.
Классификационная функция описи реализуется в закреплении систематизации дел внутри фонда.
Опись состоит из описательных статей дел, итоговой записи, листа-заверителя и НСА к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, внутренние описи, указатели, список книг и др.). При переработке описей, как элемент НСА, составляется переводная таблица шифров дел.
Описи могут быть карточными и листовыми. При научном описании документов личного происхождения составление карточной описи (особенно для фондов крупных по объему и сложных по составу) облегчает редактирование и унификацию заголовков, систематизацию и пересистематизацию дел внутри описи, уточнение крайних дат и др.
Карточная опись имеет вспомогательную функцию. На ее основе составляется затем листовая опись дел фонда.
Для небольших по объему фондов возможно составление описи сразу в листовом виде, а при наличии определенной методики – и для крупных фондов.
Основной частью описи является перечень описательных статей, разделенный названиями разделов, подразделов и других групп документов.
При оформлении этой части описи следует иметь в виду, что каждый новый раздел, подраздел, или группу документов не следует начинать в конце страницы, если на ней нельзя расположить описательную статью.
Во избежание перегруженности описи повторяющейся информацией и для облегчения функции поиска проводится унификация заголовков дел, однородных по одному или нескольким признакам. Так, при составлении описи отсекаются те части заголовков дел, которые входят в название раздела или подраздела описи.
Рукописи А.А. Бартэна
Дипломная работа
«Драматургическая конструкция цирковой клоунады». Черновик.
Автограф
Романы
″Творчество». Часть 1. Варианты.
Маш., маш.с авт.правкой и пометами
После завершения составления основной части описи составляется НСА к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений (сокращенных слов), внутренние описи, указатели, список книг).
Итоговая запись вносится в конце описи за последней описательной статьей с новой строки, в которой цифрами и в скобках прописью указано количество дел, внесенных в опись. С новой строки указывается должность, инициалы и фамилия составителя описи и дата ее составления.
Письмо Черненко Геннадия Трофимовича (писателя) Гернет Наталье Александровне (тете Н.В.Гернет) с просьбой выслать свои воспоми-нания о семье писателя Б.С.Житкова.
В опись внесено 409 (четыреста девять) дел с №1 по №409.
Составитель:
главный архивист отдела научного описания
личных фондов, информационно-поисковых систем
и автоматизированных архивных технологий Т.А.Щенкова
Заведующий архивохранилищем С.Л.Чернобай
Если в описи имеются литерные номера, это обязательно должно быть указано в итоговой записи.
В опись внесено 1912 (одна тысяча девятьсот двенадцать) дел с № 1 по № 1911 в том числе литерный номер 77а
Зам.директора ЦГАЛИ СПб О.И.Малышев
Итоговая запись и подписи составителя и заведующего архивохранилищем не должны начинаться с нового листа, а следовать за последней описательной статьей (Пример 2).
Если в состав описи вошли музейные предметы, это необходимо указать в итоговой записи.
В опись внесено 88 (восемьдесят восемь) дел с № 1 по № 88, в том числе музейные предметы в количестве 4 (четырех) штук, дела №№ 60, 86, 87, 88.
Листы описи нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке. При этом титульный лист, являясь первым листом описи, не нумеруется, но просчитывается и входит в общее количество листов.
Лист-заверитель описи включает сведения о номере описи, номере фонда, количестве листов в описи. Количество листов указывается цифрами и в скобках прописью. При внутренних изменениях в описи лист-заверитель фиксирует эти изменения (Приложение 1).
Лист-заверитель подписывает составитель описи. Возможен вариант, когда один экземпляр листа-заверителя описи подписывает заведующий отделом, сотрудник которого составил опись, остальные экземпляры подписывает составитель описи. Подписывая экземпляр листа-заверителя, заведующий отделом информирует о том, что ознакомлен с описью, все его замечания по описи учтены составителем. В этом случае подпись заведующего не должна быть формальной.
Предисловие должно быть подписано составителем описи и указана дата составления.
После приема в архивохранилище документов фонда, прошедшего научное описание и техническое оформление, опись подписывает также заведующий архивохранилищем (Пример 2).
При составлении заголовков дел и НСА к описи необходимо уделять внимание правильному написанию и сокращению слов, словосочетаний, наименований федеральных и местных органов власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий; употреблению знаков пунктуации, правильному переносу слов.
Используя в тексте описи сокращения, необходимо соблюдать единообразие принятых сокращений в пределах всей описи.
Опись распечатывается на обеих сторонах листа по аналогии с типографскими бланками листов описи (форма 6), которыми пользовались архивные учреждения до недавнего времени. Такая практика распечатки значительно уменьшает объем описи и удобна в использовании. Можно распечатать основную часть описи (описательные статьи) на обеих сторонах листа, а НСА к описи – в режиме односторонней печати.
Правильно составленная и оформленная опись дает четкое представление о составе и содержании документов фонда.
Что относится к документам личного происхождения
11.2. Систематизация и описание документов
11.2.1. Поступающие по согласованию с государственным архивом в ведомственный архив документы личного происхождения систематизируются по архивным фондам личного происхождения.
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (семьи). Лицо, в деятельности которого образовались документы фонда, называется фондообразователем. Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.
В ведомственном архиве могут создаваться архивные коллекции документов личного происхождения («Воспоминания участников Великой Октябрьской социалистической революции», «Письма с фронтов Великой Отечественной войны» и т.п.).
11.2.2. Хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти фондообразователя. Хронологическими границами документов архивной коллекции являются даты самого раннего и позднего документов.
11.2.3. В случае необходимости ведомственный архив запрашивает у владельца документов биографические сведения о фондообразователе, а также об истории фонда и составляет краткую историческую справку о фондообразователе, которая содержит:
— основные биографические сведения о фондообразователе (даты его жизни, сведения о времени и местах его работы, его печатных трудах, изобретениях и др.);
— сведения об истории фонда (полнота переданных в ведомственный архив документов, местонахождение не поступивших на хранение документов и др.).
11.2.4. Передаваемые в ведомственный архив документы каждого фонда личного происхождения подлежат первичной систематизации в соответствии со схемой систематизации, согласованной с государственным архивом.
Основными разделами схемы систематизации документов фонда личного происхождения являются:
— документы творческой деятельности фондообразователя (рукописи, рисунки, чертежи и др.);
— документы служебной и общественной деятельности фондообразователя;
— личная переписка фондообразователя;
— документы к биографии фондообразователя (личные документы, документы юбилеев и др.);
— документы о фондообразователе (статьи, воспоминания, отзывы и др.);
— изобразительные документы (фотографии фондообразователя и др.);
— документы, отложившиеся в фонде или собранные фондообразователем (рукописи и рисунки других лиц, тематические подборки выписок, вырезок из газет и т.п.).
Внутри этих разделов документы группируются во временно сформированные дела (единицы хранения) в соответствии с тематическим, хронологическим, номинальным, корреспондентским или иным признаком.
11.2.5. Временно сформированные дела (единицы хранения) заключаются в папки с клапанами. На обложке единицы хранения карандашом обозначается: наименование фонда личного происхождения, его номер по списку фондов ведомственного архива, порядковый номер единицы хранения по описи, краткое наименование группы документов и их количество.
Временно сформированные единицы хранения не подшиваются, нумерация листов не производится, крайние даты документов не выявляются, заголовки составляются краткие, обобщенные: «Документы к биографии», «Документы о работе в издательстве «Художественная литература» и т.д.
11.2.6. Систематизация документов фонда закрепляется путем составления сдаточной описи.
Описательная статья описи состоит из порядкового номера временной единицы хранения, краткого ее заголовка и обозначения количества документов в единице хранения.
В итоговой записи к описи указывается общее количество документов, учтенных по этой описи, количество временно сформированных единиц хранения, опись подписывается составителем и заверяется председателем ЦЭК (ЭК) организации.
11.2.7. После оформления приема документов личного происхождения на временное хранение ведомственный архив вносит необходимые изменения и дополнения в учетные документы архива: список фондов, книгу учета поступлений документов, составляет лист фонда.
При этом в листе фонда документы, внесенные в опись, учитываются как описанные, поскольку опись является учетным документом.
11.2.8. Ведомственный архив хранит документы личного происхождения, учтенные по сдаточной описи, и в соответствии с ней передает документы на государственное хранение.
11.2.9. По согласованию с государственным архивом и под его непосредственным руководством ведомственный архив может проводить подготовку документов к передаче на государственное хранение, которая включает:
— экспертизу ценности документов;
— уточнение фондовой принадлежности документов;
— уточнение систематизации документов в пределах фонда, классификационных групп и дел (единиц хранения);
— определение авторства и времени создания документов при отсутствии в них этих данных;
— формирование дел (единиц хранения);
— полное оформление дел (единиц хранения) (кроме подшивки);
Описи составляются по форме описи дел постоянного хранения организаций (Приложение 22), исключая графу 2 «Индекс дела».
Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов
Цели обучения — познакомить студентов:
Оглавление
Понятие документа, документопотока
Информационные связи предприятия и документопотоки
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
Свойства управленческой информации
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
Основные понятия делопроизводства
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ содержит сведения, отражающие:
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
Функции документа
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Основные задачи делопроизводства
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.
Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
Основные нормативные документы
Классификация документов
Общее представление и признаки классификации
Документы можно классифицировать по различным признакам:
Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.
На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.
Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.
К организационным документам предприятия можно отнести:
К распорядительным документам относятся:
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.
Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:
Рис. 1. Документооборот на предприятии
Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.