Что относится к библиотечному фонду
Как вести учет библиотечного фонда
Библиотечный фонд – это совокупность всех книг и документов, хранящихся в библиотеке. Его нужно обязательно учитывать. Все сведения, касающиеся фонда, каждый год направляются в Единый информационно-вычислительный центр Минкультуры. Ответственность за достоверность всей предоставленной информации несет руководитель библиотеки. Грамотный учет позволяет предупредить сложности при сборе этих данных. Правильный учет представляет собой совокупность правил и норм, направленных на обобщение и фиксацию сведений. Он подразделяется на 2 части: фиксация поступления документов и их выбытия.
Формирование Правил
Первый шаг к грамотной организации учета – создание перечня Правил. В них нужно зафиксировать все особенности, касающиеся конкретной библиотеки:
Составленная инструкция согласуется с учредителем. Правила регулируют все аспекты учета. В них должны содержаться эти положения:
В Правилах рекомендуется перечислить все положения, значимые для конкретной библиотеки. Имеет смысл указать все нюансы. Норматив по списанию согласовывается с учредителем.
К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.
Что не требуется учитывать
Библиотечное учреждение должно вести учет всех поступивших и выбывших бумаг. Неважно, когда поступила и на чем содержалась информация. Однако есть исключения. В частности, можно не вести учет бумаг, не связанных с библиотечным фондом. Это могут быть эти поступления:
Если в учреждение поступили материалы, украшенные драгметаллами, учет их ведется отдельно. Для этого заводится специальная инвентарная книга. Рекомендуется сразу же назначить работников, которые будут ответственны за подписание актов.
Кто ответственен за учет
Обязанность по учету обычно возлагается на сотрудников отдела создания фонда. За достоверность сведений, указанных в учетных документах, отвечает руководитель этого отдела. Однако в маленьких библиотеках может просто не быть подобного отдела с узкой специализацией. Что делать при наличии этих обстоятельств? Следует возложить ответственность за учет на работника учреждения с высокой квалификацией. Бухучетом будут заниматься бухгалтеры.
ВАЖНО! Сотрудники библиотеки должны самостоятельно вести учет. Они отвечают за комплектование и хранение документации.
Состав фонда
Главный принцип создания фонда – универсальность. К услугам библиотеки прибегают разные люди, а потому сотрудники должны обеспечивать разнообразие книг. Объем художественных книг должен составлять не меньше половины от общего числа.
Нюансы списания
Списание выполняется только при наличии причин, содержащихся в Правилах. К примеру, это могут быть следующие причины:
Списание – это процедура, которая подразделяется на эти этапы:
В комиссию по списанию входят только сотрудники с достаточной квалификацией, которые уполномочены принимать решения по изменению состава файлов.
Корректировки
Учет фондов выполняется на базе Порядка, установленного Приказом Минкультуры №1077 от 8 октября 2012 года. В пункте 1.4 Порядка №1077 указано, что учитывать нужно все документы, которые вошли в фонд учреждения. Неважно, на каком носителе находится файл. Учет выполняется или в бумажной, или в электронной форме.
Корректировки в акт были внесены Приказом №115 от 2 февраля 2017 года. Были изменены причины списания файлов:
В Порядок внесены положения, изменяющие содержание акта. В частности, теперь в акте нужно указывать сведения о решении (название, номер), подтверждающем эти факты (пункт 5.7.3 Порядка №1077):
Перечисленные бумаги нужно приложить к акту.
Бухучет составляющих фонда, являющихся основными средствами
В пункте 38 Инструкции №157н указано, что все объекты, включенные в фонды, считаются ОС вне зависимости от продолжительности их использования. Траты на покупку объектов для формирования фонда фиксируются по коду направления расходов 244 и статье 310 «Повышение стоимости ОС».
Учет составляющих фонда выполняется с помощью счета 101 07 (основание – пункт 53 Инструкции №157н). Объекты, включенные в фонд, отличаются рядом преимуществ. Это следующие особенности:
ВАЖНО! На файлы стоимостью до 40 тысяч рублей начисляется амортизация в объеме 100% стоимости (по балансу) при направлении предмета в использование.
Бюджетный учет
В рамках бюджетного учета выполняются эти записи:
Все записи выполняются на основании первички. К примеру, выбытие выполняется на основании акта о списании.
Суммарный учет
Суммарный учет – это учет группами на основании одной бумаги. К примеру, это может быть накладная, счет. Если сопроводительного документа нет, оформляется акт приема. Для учета нужна специальная книга. Она подразделяется на 3 части:
Учет библиотечного фонда. Что нужно знать бухгалтеру?
«Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, N 10
Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 N 257н.
Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ «О библиотечном деле».
На основании п. 1.4 Порядка N 1077 учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях (п. 3.1.1 Порядка N 1077).
Учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.
Как следует из п. 7 ФСБУ «Основные средства», основными средствами являются материальные ценности независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев. Однако библиотечный фонд (за исключением периодических изданий) относится к основным средствам независимо от срока полезного использования (п. 8 ФСБУ «Основные средства»). Иными словами, для включения данного актива в состав основных средств важно соблюдение иных критериев, а именно:
Если предметы библиотечного фонда не приносят учреждению экономические выгоды, не имеют полезного потенциала, то подлежат учету на забалансовых счетах. С этой целью используется забалансовый счет 02 «Материальные ценности, принятые на хранение». Дальнейшее начисление амортизации на указанные объекты имущества не производится (разд. 3 Приложения к Письму Минфина России от 15.12.2017 N 02-07-07/84237). Информация о таких объектах основных средств подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Далее выделим особенности бухгалтерского учета данного имущества.
Инвентарный учет библиотечного фонда
Исходя из положений п. 9 ФСБУ «Основные средства», п. 45 Инструкции N 157н единицей учета основных средств является инвентарный объект. Однако п. 10 Стандарта позволяет объединять библиотечные фонды в комплекс основных средств ввиду одинакового срока полезного использования и несущественной стоимости.
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Каждому инвентарному объекту основных средств присваивается инвентарный номер. Однако, в отличие от остальных объектов основных средств, предметы библиотечного фонда:
Амортизация библиотечного фонда
Исходя из п. 39 ФСБУ «Основные средства» амортизация по библиотечному фонду с 01.01.2018 начисляется в следующем порядке:
Существенным изменением, касающимся порядка начисления амортизации, является введение новых методов ее начисления. В соответствии с п. 36 ФСБУ «Основные средства» кроме линейного метода применяются:
Выбор метода начисления амортизации отражается в учетной политике учреждения.
При этом, как следует из Письма Минфина России N 02-07-07/84237, в отношении объектов библиотечного фонда, принятых к учету до перехода на применение ФСБУ «Основные средства» (до 01.01.2018), перерасчет амортизации (изменение способа начисления амортизации, определенного на момент признания объекта к учету) не производится.
Счет для учета библиотечного фонда
С 01.01.2018 учет объектов библиотечного фонда в составе основных средств ведется на счете 101 08 «Прочие основные средства» (п. 53 Инструкции N 157н). Ранее учет осуществлялся обособленно на счете 101 07 «Библиотечный фонд». В связи с этим бюджетным учреждениям необходимо перевести учтенные по состоянию на 01.01.2018 объекты библиотечного фонда в соответствующую группу учета основных средств.
Как разъяснил Минфин России в Письме N 02-07-07/84237, перевод объектов основных средств в бухгалтерском учете при первом применении Стандарта в иную группу основных средств осуществляется в межотчетный период с использованием счета 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов» согласно бухгалтерской справке (ф. 0504833).
Ниже представим корреспонденцию счетов по переводу библиотечного фонда из одной учетной группы в другую.
Перевод из учетной группы 2017 года «Библиотечный фонд»
В сумме балансовой стоимости библиотечного фонда
Особенности учета предметов библиотечного фонда.
ИЗМЕНЕНИЯ В ПОРЯДКЕ ВНУТРИБИБЛИОТЕЧНОГО УЧЕТА.
Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению их сохранности. Такой учет ведется библиотеками в соответствии с порядком, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее – Порядок № 1077). Внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытие из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
Согласно п. 1.4 Порядка № 1077 учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из него, независимо от вида носителя.
Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. При этом регистрами индивидуального учета являются регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается считать также регистрами индивидуального учета топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, составляемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистрами суммарного учета признаются книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета.
В 2017 году в Порядок № 1077 были внесены изменения Приказом Минкультуры РФ от 02.02.2017 № 115. Согласно таким изменениям скорректированы правила списания объектов библиотечного фонда. В частности, установлено, что списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам:
1) ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья;
2) непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.
Согласно п. 5.7.3, введенному в Порядок № 1077, при отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.
Форма акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда, упоминаемая в Порядке № 1077, приведена в соответствие действующему законодательству. Уточнено, что такая форма утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
При этом дополнительно введены положения о том, что в акте о списании должны быть отражены наименование, номер и дата документа, подтверждающего (п. 5.7.3 Порядка № 1077):
Вышеуказанные документы прилагаются к акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.
Также уточняется, что исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством РФ.
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ПРЕДМЕТОВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА, ОТНОСЯЩИХСЯ К ОСНОВНЫМ СРЕДСТВАМ.
В соответствии с п. 38 Инструкции № 157н [1] материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования.
Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации [2] расходы на приобретение объектов для комплектования библиотечного фонда отражаются по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» и статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ.
Учет объектов библиотечного фонда в составе основных средств ведется обособленно на счете 101 07 «Библиотечный фонд» (п. 53 Инструкции № 157н). Причем, в отличие от остальных объектов основных средств, предметы библиотечного фонда:
Предметы библиотечного фонда принимаются к учету по первоначальной стоимости, формирование которой осуществляется на счетах 0 106 21 000 «Вложения в основные средства – особо ценное движимое имущество учреждения», 0 106 31 000 «Вложения в основные средства – иное движимое имущество учреждения».
Принятие к учету объектов библиотечного фонда осуществляется на основании соответствующих первичных документов (акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) с приложением накладных (товарных чеков) от поставщика, извещений (в рамках безвозмездной передачи) и т. д.).
В соответствии с п. 92 Инструкции № 157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется единовременно в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче в эксплуатацию. На объекты свыше этой стоимости амортизация начисляется ежемесячно по рассчитанным в установленном порядке нормам амортизации.
К сведению:
С 2018 года в связи с вступлением в силу Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства» [3] порядок начисления амортизации на объекты библиотечного фонда изменится. Так, на объекты стоимостью до 100 000 руб. включительно амортизация будет начисляться в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче их в эксплуатацию, а на объекты свыше 100 000 руб. – в соответствии с рассчитанными нормами амортизации.
Суммы начисленной амортизации отражаются на счетах 0 104 27 410 «Амортизация библиотечного фонда – особо ценного движимого имущества учреждения», 0 104 37 000 «Амортизация библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения».
Причинами выбытия документов библиотечного фонда могут быть утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность (п. 5.1 Порядка № 1077).
Выбытие оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) с приложением списка исключаемых объектов библиотечного фонда. При подготовке акта и документов, подтверждающих выбытие предметов библиотечного фонда, необходимо руководствоваться Порядком № 1077 с учетом внесенных в него изменений.
Акт подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда и утверждается руководителем учреждения. После утверждения акта осуществляются мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда. На основании акта и прилагаемых к нему документов, представленных в бухгалтерию, отражаются операции по выбытию библиотечного фонда в бухгалтерском учете.
Обратите внимание:
В библиотеку (бюджетное учреждение) в 2017 году для комплектования библиотечного фонда поступили следующие книги:
По результатам инвентаризации, проведенной в учреждении, решением комиссии по списанию объектов библиотечного фонда признаны ветхими 5 книг на общую сумму 500 руб. Книги числились в рамках деятельности по выполнению госзадания. На основании акта, подписанного председателем и членами комиссии и утвержденного руководителем учреждения, книги списаны с учета и уничтожены.
Документы библиотечного фонда включаются в состав особо ценного движимого имущества учреждения.
В бухгалтерском учете учреждения будут сделаны следующие проводки:
Учет библиотечного фонда в структурных подразделениях
«Ваш бюджетный учет», 2007, N 5
В рамках данной статьи будут рассмотрены вопросы организации учета хозяйственных операций по формированию библиотечного фонда в библиотеках, являющихся структурными подразделениями бюджетных учреждений.
В отличие от первичного бухгалтерского документа, в данном контексте в соответствии с Законом под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования, как на традиционных, так и нетрадиционных носителях.
Таким образом, если в учреждении есть библиотека как структурное подразделение, которое организует учет, хранение и выдачу документов (книг, журналов, картографических изданий и т.д.), то все приобретаемые документы составляют библиотечный фонд и включаются в состав основных средств независимо от того, приобретаются издания для библиотеки или же для других подразделений учреждения (например, для бухгалтерии).
Если в учреждении библиотека как структурное подразделение не предусмотрена организационной структурой, в штатном расписании должность библиотекаря отсутствует, то приобретаемые документы квалифицируются как прочие материальные запасы.
Библиотека может быть создана как обслуживающее подразделение учреждения либо как общедоступная библиотека, подразделение, предметом деятельности которого является предоставление возможности пользования ее фондом и услугами юридическим и физическим лицам.
Данная Инструкция N 590 должна применяться в части, не противоречащей Инструкции по бюджетному учету.
Относительно библиотечного фонда в учреждении применяется два взаимосвязанных вида учета:
Объекты и единицы внутрибиблиотечного учета библиотечного фонда
В соответствии с п. 4.1 Инструкции N 590 объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы. При этом оговаривается, что материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда) в фонд библиотеки не включаются.
Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы независимо от их вида и материальной основы. Основными единицами учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него являются название и экземпляр.
Величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах (ГОСТ 7.20-80 «СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации»).
К дополнительным единицам учета библиотечного фонда относятся:
Общая величина библиотечного фонда учитывается в экземплярах и названиях.
Внутрибиблиотечный учет
Учет поступлений документов в фонд осуществляется путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения. Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра. Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.
В библиотеках применяются суммарный и индивидуальный учет документов. Суммарный (количественный) учет устанавливает точные сведения о составе и величине фонда, происходящих в нем изменениях и осуществляется по «Книге суммарного учета библиотечного фонда». Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, реестр, акт). Таково требование Инструкции N 590, которое вступает в противоречие с требованиями Инструкции N 25н в части применения первичных документов. В данном случае применяется Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).
Книга суммарного учета библиотечного фонда состоит из трех частей: поступление в фонд; выбытие из фонда; итоги движения библиотечного фонда. Запись в первой части книги суммарного учета производится на основании соответствующих документов. Порядковые номера записей первой части книги автор рекомендует ежегодно начинать с N 1.
На журналы, поступившие в библиотеку по подписке, один раз в год составляется акт, который служит основанием для записи в книгу суммарного учета, а затем они наравне с книгами и брошюрами распределяются по содержанию.
Во второй части книги суммарного учета библиотечного фонда отмечаются выбывающие документы. Основанием для записи должны являться:
В третьей части книги суммарного учета библиотечного фонда ежеквартально и ежегодно выводятся итоги поступления и выбытия документов из библиотечного фонда.
Периодические издания подлежат суммарному учету на основании актов, составляемых получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.
В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведение итогов движения периодических изданий может производиться за квартал, полугодие или год на основании актов.
Индивидуальный учет предполагает регистрацию каждого отдельного экземпляра документа или каждого названия документа с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера, поступившего в фонд или выбывшего из него, и осуществляется по:
Инвентарная книга является основным учетным документом. Она должна быть единой для всего фонда независимо от наличия в библиотеке отделений (абонемента, читального зала, филиала). Переписка инвентарных книг и переинвентаризация фонда запрещается.
Особенности учета библиотечного фонда в учебных заведениях
Одной из основных задач библиотеки учебного заведения является формирование библиотечного фонда в соответствии с профилем учебного заведения и информационными потребностями читателя. Библиотеки образовательных учреждений для обеспечения учебного процесса приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике безынвентарного учета.
При учете поступления документов в библиотечный фонд образовательного учреждения следует иметь в виду, что в состав основных средств не включаются документы временного хранения следующих видов изданий:
Для библиотек образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы книги суммарного учета библиотечного фонда.
Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари и другие издания), предназначенные для использования студентами и учащимися в учебном процессе, учитываются в образовательных учреждениях безынвентарным способом, при котором предусматривается суммарная запись документов по названиям. Стоимость таких документов относится на основные средства. Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экз.
При безынвентарном методе учета оформляются учетная карточка документа (издания) и регистрационная книга учетных карточек, формы которых приведены в Приказе N 2488.
Исключение документов из фондов библиотек общеобразовательных учреждений по причине устарелости производится не реже одного раза в два года.
Бюджетный учет документов библиотечного фонда
Согласно п. 22 Инструкции N 25н библиотечные фонды относятся к объектам основных средств и учитываются на счете 10107 000 «Библиотечный фонд». Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации расходы по приобретению библиотечного фонда (на бумажных и иных носителях) относятся на КОСГУ 310 «Увеличение стоимости основных средств». В соответствии с п. 18 Инструкции N 25н в целях бюджетного учета инвентарные номера документам библиотечного фонда не присваиваются. Инвентарные номера им присваиваются по требованиям внутрибиблиотечного учета в соответствии с Инструкцией N 590.
На основании сопроводительных документов поставщиков данные о поступивших документах и оказанных услугах фиксируются в регистрах бухгалтерского учета. Для учета вложений при формировании первоначальной стоимости библиотечных фондов применяется счет 10601 310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства». Под первоначальной стоимостью библиотечных фондов понимается сумма фактических вложений учреждения в их приобретение.
Пример 1. Учреждением за счет бюджетных средств приобретена специальная литература. Доставка осуществлена по почте. На основании сопроводительных документов (накладной, счета-фактуры и т.д.) в бюджетном учете будут учтены следующие затраты по ее приобретению:
Приложение N 2 к Приказу Минфина России от 23.09.2005 N 123н.
Данные Инвентарной карточки группового учета ф. 0504302 практически невозможно использовать при проведении инвентаризации и переоценке библиотечного фонда. В этих случаях необходимо применять учетные данные из Книги инвентарного учета в соответствии с рекомендациями Инструкции N 590 об учете библиотечного фонда с разбивкой по годам приобретения. Инвентарная карточка ф. 0503032 открывается на основании Акта о приеме-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) ф. 0306031, один экземпляр которого передается в библиотеку для внесения данных в книги суммового и индивидуального учета.
Пример 2. 5 мая 2007 г. комиссией составлен Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств N 1 по условиям примера 1. Эта хозяйственная операция будет отражена следующей бухгалтерской записью:
Также на основании Акта внесены учетные данные в Инвентарную карточку группового учета (Приложение N 1).
Довольно часто библиотечный фонд пополняется за счет безвозмездных поступлений и по договорам дарения. Согласно п. 14 Инструкции N 25н при поступлении библиотечного фонда по договорам дарения их первоначальной стоимостью признается текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, приведением их в состояние, пригодное для использования.
Если услуги по их доставке, услуги по доведению их до состояния, пригодного для использования, оказаны учреждением (дарителем) на безвозмездной основе, то стоимость такого рода услуг может включаться в стоимость библиотечных фондов на основании предъявленных им оправдательных документов.
Пример 3. 15 мая 2007 г. учреждением получено по договору дарения 100 экз. литературы. Рыночная стоимость одного экземпляра установлена в 60 руб. Предъявлены документы на безвозмездную комплектацию с затратами в 500 руб. Принято решение об использовании ее при выполнении основных функций бюджетной деятельности Эта хозяйственная операция будет отражена следующим образом:
Инструкция N 25н относит библиотечный фонд к основным средствам, но не учитывает библиотечный фонд в составе амортизируемого имущества, поэтому амортизация на библиотечный фонд не начисляется. Вследствие этого затраты по приобретению библиотечного фонда не переносятся на расходы учреждения в виде амортизационных отчислений, а подлежат списанию в уменьшение доходов от реализации активов в момент исключения литературы из библиотечных фондов.
Выбытие литературы из фонда согласно п. 21 Инструкции N 25н осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков. При этом в акте указывается одна из причин списания:
Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием. Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в негодность и не подлежащие восстановлению (или когда их восстановление экономически нецелесообразно). К излишним экземплярам относятся избыточные дублеты одноименных названий. Непрофильными считаются документы, не соответствующие по каким-либо признакам профилю фонда данной библиотеки.
Учет операций по выбытию и перемещению библиотечного фонда ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).
При списании исключенной из библиотечного фонда литературы используется счет 40101 172 «Доходы от реализации активов».
Пример 4. Завбиблиотекой Л.И. Иванова представила утвержденный руководителем учреждения Акт о списании исключенной из библиотеки литературы, приобретенной за счет бюджетных средств, с приложением ее списка.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены проводками на сумму 5000 руб.:
Кроме того, выбытие литературы из библиотечного фонда может произойти в случае ее безвозмездной передачи, вследствие чрезвычайных ситуаций и т.д.
Пример 5. Библиотекой в марте безвозмездно передано учреждению, подведомственному одному главному распорядителю средств бюджета, 20 ед. картографических изданий на сумму 8980 руб.
Учет специальной и справочной литературы
В отличие от библиотечных фондов нормативная и справочная литература, которая используется для работы руководителями, бухгалтерами и специалистами учреждений, в библиотечные фонды не включается. Расходы по приобретению такой литературы относят на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
Так же как и библиотечные фонды, справочная и специальная литература принимается к учету по фактической стоимости. Однако для ее учета используется не счет учета основных средств, а счет 10506 000 «Прочие материальные запасы».
Пример 6. Для бухгалтерии учреждения приобретен «Экономический справочник» на сумму 250 руб. На основании накладной поставщика справочник оприходован.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены проводками на сумму 250 руб.:
Согласно п. 56 Инструкции N 25н аналитический учет специальной и справочной литературы ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).
Учет операций по выбытию литературы из эксплуатации, перемещению внутри учреждения отражается в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071). Отражение в учете операций по перемещению литературы внутри учреждения, передачи ее в эксплуатацию осуществляются в регистрах аналитического учета путем изменения материально ответственного лица на основании Требования-накладной (ф. 0315006).
Стоимость справочной и специальной литературы списывается на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Для списания специальной литературы используется счет 40101 272 «Расходование материальных запасов». Специальную и справочную литературу списывают, как правило, вследствие того, что она устаревает.
Пример 7. На основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании материальных запасов списан «Экономический справочник» стоимостью 250 руб.
В бухгалтерском учете данные операции отражены проводками:
Учет периодической литературы
Бюджетные учреждения приобретение периодической литературы, а также подписку на газеты, журналы, бюллетени планируют в составе текущих расходов по подстатье 226 «Прочие услуги» (если они не относятся к приобретению периодической литературы для библиотечных фондов).
Для расчетов с издательствами по периодическим изданиям, которые не включаются в библиотечный фонд, следует использовать счет 20609 000 «Расчеты по выданным авансам за прочие услуги», затем расходы отражать по мере поступления очередных номеров.
Пример 8. Учреждением оплачен счет за подписку за счет средств федерального бюджета без включения ее в библиотечный фонд на сумму 7000 руб. через органы федерального казначейства
Если периодические издания включаются в библиотечный фонд учреждения, то расходы на подписку относятся на подстатью 310 «Увеличение стоимости основных средств». Тогда при получении очередного номера его стоимость относится в дебет счета 1 10601 310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства», а затем приходуется в библиотеку.
Особенности бюджетного учета аудиовизуальных документов
К аудиовизуальным документам относятся документы, содержащие изобразительную, звуковую или текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств. Основные единицы учета фонда аудиовизуальных документов были рассмотрены ранее.
Величина фонда и поступления (выбытия) аудиовизуальных документов учитываются в экземплярах и названиях.
Отдельно выпущенные грампластинку и компакт-диск учитывают как один диск и одно название. Комплект (альбом) грампластинок и компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по количеству дисков и одному названию. Магнитную фонограмму на одной катушке (кассете) учитывают как одну катушку (кассету) и одно название. Магнитную фонограмму на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием, учитывают по количеству катушек (кассет) и одному названию.
Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к другим видам документов, отдельному учету не подлежат.
Общие правила учета аудиовизуальных документов, входящих в состав библиотечных фондов, определяются Инструкцией N 590. Учет аудиовизуальных документов, входящих в состав библиотечных фондов, ведется на счете 10107 000 «Библиотечный фонд».
Приобретение электронных носителей информации (кассет, дисков и т.п.) для последующего изготовления аудиовизуальных документов отражается записью:
Передача электронных носителей информации (кассет, дисков и т.п.) для изготовления аудиовизуальных документов отражается записью:
Особенности учета картографических изданий
Отдельные листы карт учитываются как самостоятельные объекты основных средств. При выдачи их в пользование из отдельных листов могут производиться склейки карт. Отработанные карты (склейки карт) возвращаются для повторного использования или уничтожения.
Выдача карт в пользование производится по Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств. В случае изготовления склеек карт данные листы списываются с учета по Акту о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков карт и приходуются по Требованию-накладной (ф. 0315006).
Пример 9. Учреждением со склада выдано 4 листа топографических карт для склейки по цене 200 руб. за лист. В учете будут произведены записи:
Особенности инвентаризации библиотечного фонда
Общие правила проведения инвентаризации установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49. Методическими рекомендациями установлено, что инвентаризация библиотечных фондов может проводиться один раз в 5 лет.
В соответствии с Письмом Минфина России от 4 ноября 1998 г. N 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов» государственными и муниципальными библиотеками сроки и виды проведения инвентаризации библиотечных фондов, должны определяться по согласованию с учредителем.
Указанным Письмом Минфин России поддержал предложение Минкультуры России о проведении инвентаризации библиотечных фондов в следующие сроки:
При этом инвентаризация фондов библиотек или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.