Что определяет выбор системы управленческого учета
Постановка управленческого учета с нуля
Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice
Постановка управленческого учета с нуля
Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice
В условиях жесткой конкуренции и быстрых изменений внешней среды практически в каждой отрасли рынок заставляет взвешенно подходить к принятию управленческих решений. Задача по управлению компанией включает в себя управление персоналом, маркетингом, продажами, поставками и развитием компании.
По мере роста бизнеса собственникам/топ-менеджерам для выработки оптимального решения необходимо анализировать бόльшее количество информации. Для подготовки информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений, может использоваться управленческий учет, так как финансы являются связующим звеном всех областей управления и все принятые решения находят свое отражения в финансовом результате деятельности компании.
Управленческий учет подразумевает под собой систему правил сбора информации и методик ее интерпретации, используемых для обеспечения руководства компании (или других пользователей управленческих отчетов) максимально полными данными, необходимых для оптимального управления компанией.
Управленческий учет может состоять из различных модулей:
Организация управленческого учета на предприятии
При формировании методологии управленческого учета с нуля необходимо исходить из того, какой объем информации достаточен руководителям компании для выработки управленческих решений. Структура отчетов и состав показателей, характеризующих состояние компании, определяется конкретными задачами, стоящими перед пользователями отчетности.
На первом этапе, компания для ведения управленческого учета может использовать только «3 основных отчета»:
Методы составления управленческих отчетов на предприятии
Существует несколько методов составления управленческих отчетов на предприятии:
Организация управленческого учета на предприятии осуществляется в несколько этапов независимо от выбранного метода ведения учета.
Этапы внедрения управленческого учета на предприятии
Управленческий учет представляет собой инструмент, с помощью которого можно эффективно управлять финансовыми, материальными и людскими ресурсами. Основные этапы постановки и наладки управленческого учета включают в себя:
Остановимся на этих этапах подробнее:
Проведение анализа потребностей, диагностика бизнес-требований, описание существующей системы управления
Часто в компаниях уже используется управленческий учет в каком-либо виде – собираются показатели деятельности компании, формируются отчеты. Однако, эти отчеты могут не использоваться для анализа, так как содержат избыточную информацию или, наоборот, не позволяют сформировать суждение о состоянии компании.
Необходимо оценить требования к информации, которая требуется руководству компании для принятия решений, или для внешних пользователей отчетности (инвесторы, банки, заказчики, поставщики и пр.). Она должна быть достаточной, но не избыточной. Кроме требований к составу отчетности, необходимо проанализировать существующие в фирме системы учета на предмет оперативности, достоверности и полноты предоставления информации.
Определение целей деятельности компании, стратегии развития компании
Для проведения стратегического анализа деятельности компании необходимо разработать систему целей. Целей компании и методов их достижения может быть несколько, для каждой цели требуется выработать критерии оценки выполнения.
После оцифровки целей нужно провести стратегический анализ и выбрать приоритетные направления развития.
Описание бизнес-процессов компании
При описании существующих бизнес-процессов можно оценить их эффективность, увидеть проблемные места (дублирование ответственности, документов или, наоборот, отсутствие необходимых действий и документов).
Формирование требований к организационной структуре компании, финансовой структуре (определение различных ЦФО в рамках новой организационной структуре)
После описания бизнес-процессов может появится необходимость корректировки организационной структуры компании. Для качественной организации бизнес-процессов может возникнуть необходимость как в создании новых структурных подразделениях, так и в объединении существующих, чтобы исключить дублирование функций и ответственности.
На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры.
Разработка методологии управленческого учета, модели учета, системы формирования управленческой отчетности, перечень и структура основных классификаторов.
Основной этап организации управленческого учета на предприятии, с помощью которого описывается структура всей внутренней управленческой отчетности. При этом не существуют жестких требований к разработке модели управленческого учета, так как для каждой компании она будет уникальной. На этом этапе необходимо определить какие отчеты (бюджеты) будут формироваться, их структуру и последовательность.
Разработка положения и стандарты по управленческому учету, учетную политику, систему контроля.
Учетная политика должна определять основные параметры управленческого учета. Система контроля предназначена для проверки корректности управленческого учета, точности и своевременности внесения данных в систему, предотвращение ошибок и т.д. Так же формализуются и закрепляются регламентами этапы сбора, регистрации и хранения информации, необходимой для принятия управленческих решений.
Подготовить техническое задание на автоматизацию управленческого учета.
Основная задача технического задания – определить и прописать требования к автоматизированной системе управленческого учета. Требования должны соответствовать трем к критериям: понятность, конкретность и тестируемость.
Для этого необходимо изучить рынок программных продуктов и выбрать программу, позволяющую внедрить управленческий учет на предприятии.
Ошибки и проблемы при постановке управленческого учета
С помощью настроенного управленческого учета руководители могут получить объективную информацию о текущем финансовом состоянии компании.
Однако, при наладке управленческого учета возможны ошибки, которые затрудняют формирование и анализ управленческой информации. Основные ошибки при постановке системы управленческого учета связаны с плохой проработкой или отсутствием информации по этапам внедрения, особенно это касается этапов анализа существующей ситуации.
Помимо этих ошибок можно выделить следующие:
В итоге внедренная система управленческого учета позволит сформировать управленческую отчетность, максимально соответствующую потребностям менеджмента компании или внешних пользователей.
Управленческий учет: самая суть
Постановка управленческого учета является внутренним делом самой организации. В отличие от финансового учета, ведение управленческого учета не является обязательным для организации. Система управленческого учета служит лишь интересам эффективного управления. Поэтому решение о целесообразности ее ведения руководитель организации принимает исходя из того, как он оценивает затраты и выгоды от ее функционирования.
Система управленческого учета является эффективной, если она позволяет облегчить достижение целей организации с наименьшими затратами на создание и функционирование самой системы.
Цель управленческого учета — обеспечение информацией, необходимой для принятия управленческих решений.
Управленческий учет в значительной мере имеет дело с текущими фактами хозяйственной деятельности, по которым можно оперативно принять необходимые управленческие решения для совершенствования процесса производства. Данные управленческого учета носят строго конфиденциальный характер, составляют коммерческую тайну. Управленческий учет обязательно должен фокусировать внимание на будущем и на том, что можно сделать, чтобы повлиять на ход событий.
В современных условиях ведение управленческого учета является одним из важнейших условий, позволяющих руководству предприятия принимать правильные управленческие решения. Поскольку каждая организация самостоятельно выбирает направления развития, виды выпускаемой продукции, объемы производства, возникает объективная необходимость накапливать по всем этим параметрам информацию, получать необходимые учетные данные.
Эффективность управленческого учета зависит от выбора методики его ведения (подходов к оценке активов, способов обработки финансовой информации с учетом фактора времени, способов калькулирования затрат и др.) Методы ведения управленческого учета должны быть отражены в документах организационного характера (приказах, распоряжениях руководства).
Принципы управленческого учета
2. Принцип непрерывности. Подразумевает необходимость формирования информационного поля учетных данных постоянно, а не время от времени.
3. Принцип полноты. Информация, которая касается учетно-управленческой проблемы, должна быть максимально полной для того, чтобы решения, принятые на основе этой информации, были максимально эффективными. С принципом полноты тесно перекликается принцип надежности, который требует, чтобы информация, используемая при принятии решений, была обоснованной.
4. Принцип своевременности. Информация должна быть представлена тогда, когда она необходима.
5. Принцип сопоставимости. Одинаковые показатели за разные периоды времени должны быть сформированы в соответствии с одними и теми же принципами.
6. Принцип понятности. Информация, представленная в любом учетном документе, должна быть понятна пользователю этого документа. В случае управленческого учета можно сказать, что информация, подготовленная для менеджера, который будет принимать по ней какие-либо решения, должна быть представлена в такой форме, чтобы менеджер понял, что содержит в себе документ. Информация должна быть уместной, т.е. должна относиться к интересующей менеджера проблеме и не быть перегружена лишними деталями.
7. Принцип периодичности. Совершенно очевидный принцип, хотя фактически выдержать его сложнее, чем при подготовке внешней финансовой отчетности, там этот принцип поддерживается законодательным требованием представления периодической отчетности. Однако и внутренний оборот информации, и внутренние отчеты желательно также строить с учетом этого принципа.
8. Принцип экономичности. Данный принцип никогда не обсуждается относительно финансового учета, поскольку в силу своей жесткой внешней регламентированности ведения финансового учета он обязателен для организации. Затраты на поддержание системы управленческого учета должны быть существенно меньше затрат на ее функционирование. Информационный обмен учетно-управленческими данными должен приносить организации пользу в виде снижения трансанкционных и прочих затрат.
Соблюдение перечисленных выше принципов позволяет построить такую систему управленческого учета, чтобы она максимально соответствовала главной цели этого вида деятельности.
Приступая к внедрению управленческого учета, первым делом необходимо определить, кто возглавит эту работу.Наиболее целесообразно поручить ее финансовому директору предприятия и возложить на него решение следующих задач:
Можно сформулировать множество задач, решаемых в системе управленческого учета в организации. Во всех случаях выбор индивидуален и зависит от целей и задач самой организации, от того, какая ситуация сложилась в ее бизнес-среде, какой рыночной стратегии и тактики придерживается ее руководство и насколько формализованы и стандартизированы учетно-аналитические процедуры и процесс принятия решений в самой организации.
В качестве основных задач, решаемых в системе управленческого учета большинства организаций, в рамках названных функций можно выделить следующие:
1) представление информации:
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Управленческий учёт
Цель существования любого предприятия – максимальное получение прибыли при минимизированных затратах. Поэтому все виды деятельности на предприятии. Даже если они непосредственно не приносят дохода, направлены на достижение этой цели косвенным образом. Учет и отчетность несут, прежде всего информационные и управленческие функции, что влияет на систему планирования, контроля и анализа затрат, а значит, и на оптимизацию финансовых результатов функционирования фирмы.
Рассмотрим, что представляет собой управленческий учет, для каких целей он применяется, и в чем состоят нюансы его организации на предприятии.
Что такое управленческий учет
Управленческий учет изначально является частью бухучета, которая помогает держать под контролем информацию, касающуюся руководящего звена. В дальнейшем развитие этого направления выходит за рамки бухгалтерии, поскольку данные учета финансовых операций, которые уже свершились и зафиксированы в соответствующих документах, являются недостаточными для оперативного планирования и контроля управления бизнесом.
Для оперативного руководства любой организацией и особенно принятия финансовых решений нужно не только обладать всей полнотой информации, но и получать ее своевременно и систематически обновлять, то есть упорядочить этот процесс. Именно на это направлена система управленческого учета.
Управленческий учет можно определить как регламентированную систему всех процессов, затрагивающих управление организацией (выявление, анализ, оценка, регистрация, планирование, контроль и т.п.) путем использования возможностей учета и отчетности.
СПРАВКА! Результатом управленческого учета должна стать такая система получения информации, которая в любой момент времени дает полную картину относительно следующих позиций:
Для кого предназначена информация управленческого учета
Информация, владение которой предоставляет возможности для управления организацией, не может быть общедоступной. Оперативное принятие решений, напрямую регламентирующих функционирование бизнес-структуры, доступно только руководящему звену. Поэтому основные адресаты данных, полученных в ходе управленческого учета – это:
В подавляющем большинстве случаев управленческая информация не предназначена для внешних контрагентов организации (партнеров, кредиторов, инвесторов, акционеров и т.п.). Часто она составляет понятие коммерческой тайны и охраняется от разглашения законом.
Чем оперирует управленческий учет
Предметом данного вида учета является система данных и возможных прогнозов. Требования к информации, которая должна явиться результатом такого учета, довольно строгие:
Выбор оптимального метода управленческого учета
Каким образом организовать систему информирования, на каждом предприятии решается индивидуально. В отличие от финансового или бухгалтерского учета, закон не так жестко регламентирует процедуру управленческого анализа бизнес-процессов на предприятии.
Методы определяются задачами, которые ставятся перед управленческим учетом, главной из которых является определение себестоимости (для снижения затрат и одновременного повышения прибыли). Для этого можно выбирать из различных способов те, что наиболее подходят к особенностям функционирования данного предприятия и дают наиболее полную картину без излишних помех самой работе.
ВАЖНО! Управленческий учет не тождественен бухгалтерскому и финансовому. Для полноты информации используются не только данные о денежном состоянии фирмы, но и различные факторы, не относящиеся напрямую к финансам, которые составляют лишь основную базу управленческого учета.
Принципы управленческого учета
Разработаны на основе опыта англо-американских и французских управленческих систем.
Как построить управленческий учет
Если компания в рамках повышения эффективности управления хочет внедрить у себя систему управленческого учета, ей придется пройти ряд последовательных этапов.
Начать придется с определения основы управленческих данных, то есть конкретной финансовой базы. В отечественных компаниях первичность управленческого учета – явление достаточно редкое, поэтому чаще всего его приходится строить на основе уже функционирующей системы финансового учета. В таких случаях необходимо:
Перспективы внедрения
Система, доказавшая свою эффективность на предпринимательском уровне, может быть успешно реализована и на государственном. На современном этапе развития отечественного предпринимательства ее внедрение характерно лишь для крупных организаций, особенно с иностранным инвестированием. Затратность и неразработанность процесса внедрения управленческого учета иногда отпугивают средний и малый бизнес.
Тем не менее, система, доказавшая свою эффективность на предпринимательском уровне, может быть успешно реализована и на государственном. Для этого нужно решить ряд первичных задач:
Какой сервис управленческого учета выбрать
Сравниваем 4 самых популярных онлайн-сервиса
Я финансист, последние 13 лет помогаю малому и среднему бизнесу внедрить и автоматизировать управленческий учет, чтобы руководитель принимал решения на основании полных данных.
Судя по моей практике, у предпринимателей примерно одни и те же проблемы. Они хотят понимать, как предотвратить кассовый разрыв, избежать просрочки долгов, увеличить выручку и прибыль. А еще хотят сделать так, чтобы поменьше считать, а побольше принимать решения.
Для этого и нужен управленческий учет — с его помощью можно отслеживать динамику денег, прогнозировать выручку и расходы, контролировать запасы и производство. И принимать на основе всего этого решения по развитию дела.
Учет лучше вести с самого старта компании. Из моей практики без управленческого учета на плаву остаются только те компании, у которых ошибки руководителя прощает маржа. Или обороты настолько малы, что все цифры можно держать в голове.
Вести учет можно хоть в таблицах — главное, чтобы данные было удобно собирать и визуализировать. Но есть и специальные онлайн-сервисы, о них и поговорим в этой статье.
Принцип работы у всех сервисов одинаковый: предприниматель загружает в них данные, а программа составляет на их основе отчеты. Различия в том, какие данные и как может обработать сервис, какие отчеты и показатели вывести, а также в самом подходе к управленческому учету у создателей и разработчиков.
Я сравнила четыре сервиса управленческого учета: «Финансист», «Планфакт», «Финолог» и «Финтабло» — об этих сервисах меня чаще всего спрашивают клиенты. Расскажу, как они могут помочь и чем отличаются.
Должна предупредить, что этот материал содержит много сложной финансовой информации и будет полезен в первую очередь специалистам и руководителям, которые имеют хотя бы небольшой опыт работы с управленческим учетом.
Как сделать ремонт и не сойти с ума
Чем могут помочь онлайн-сервисы
Онлайн-сервисы управленческого учета решают сразу несколько задач:
А еще сервисы прогнозируют кассовый разрыв, проводят план-фактный анализ, помогают контролировать выполнение и изменения плановых показателей, показывают аналитику по направлениям, статьям, отделам и проектам.
Например, можно отслеживать отклонения от обычных значений в отчете о движении денежных средств. Или прогнозировать кассовый разрыв.
Сервис — это только часть системы управленческого учета
Чтобы онлайн-сервис корректно работал и показывал правду, важно, чтобы были выстроены сами процессы. Сервис только собирает и автоматизирует то, что уже работает и настроено, это просто полезный инструмент для бизнеса. Чтобы все работало, в управленческом учете должны принимать активное участие руководитель, сотрудники и финансисты, если они привлекаются отдельно.
Как работают сервисы
Если вы ведете учет в таблице, нужно вручную собирать данные по доходам, расходам, поступлению денег и запасам по каждой компании и направлению. Потом записывать их в таблицу, прописывать формулы и собирать сводный отчет — например, о движении денежных средств. Это долго и сложно.
Сервисы управленческого учета умеют подключаться к приложениям банков и другим программам и автоматически загружают нужную информацию. Недостающие данные можно также импортировать в сервис, а он все обработает и выдаст итоговый отчет. Это делается быстрее и снижает количество ошибок.
Разные сервисы загружают разные данные. Все из них умеют собирать сведения о денежных операциях в банках и кассах, некоторые отдельно загружают данные из бухгалтерских программ об отгрузках и закупках.
В «Финтабло» можно просто поставить цифру сразу в отчет, если учет ведется в другом месте — например, через «Мой склад», а остальное подгрузить автоматически. «Финансист» умеет загружать данные из 1С без участия пользователя. «Планфакт» и «Финолог» автоматически загружают все денежные операции, но сведения об отгрузках придется вносить вручную.
Что мы будем сравнивать и на основе каких данных
Среди моих клиентов есть компания — предприятие с небольшой выручкой и двумя разными направлениями деятельности: лесозаготовки и строительно-монтажные работы. Назовем ее «Осина». Компания создана 10 лет назад, а в моем распоряжении есть 2020 год, по данным которого мы сравним итоговые показатели во всех сервисах.
В целом дела у «Осины» идут хорошо, но управленческий учет она ведет в таблицах, и это занимает в среднем 3—4 часа в неделю. Я хотела понять, можно ли с помощью сервисов сократить время, получить более современный вид отчетов и увеличить их гибкость, при этом не тратя дополнительные часы на внесение изменений.
Поскольку два сервиса не умеют загружать данные из 1С, а один выгружает оттуда только банковскую выписку, я решила дать сервисам одинаковые стартовые условия. Вручную загрузила в каждый сервис по два файла с выписками расчетных счетов в формате xml и данные по кассе.
Что будем сравнивать. Возьмем отчеты о движении денежных средств — их умеют делать все сервисы. И составим их по двум направлениям компании и видам деятельности — операционной, финансовой и инвестиционной. Направления — лесозаготовки и строительно-монтажные работы — в сервисах называют проектами.
Еще оценим возможности каждого сервиса по таким характеристикам:
Все сервисы предоставляют 14-дневный тестовый доступ с расширенными функциями и демонстрацию сервиса от специалиста. Времени вполне хватит, чтобы загрузить все операции и оценить первые результаты.
Также в каждом сервисе есть удобный интерфейс с кучей подсказок, обучающих видео и инструкций по заполнению. Для меня самым понятным оказался «Финансист» — подсказки в нем интегрированы в сами действия. А самым неудобным — «Планфакт», подсказок там маловато. Тем, кто только начинает разбираться с управленческим учетом в целом, наиболее удобно будет работать в «Финтабло»: помимо инструкций по самому сервису в каждом разделе есть видео и статьи по теории учета.
Что такое правило разнесения
Данные о движениях денежных средств у всех четырех сервисов загружаются одинаково: операции загружаются, затем проходят через правила разнесения и отражаются в соответствии с ними.
Правило разнесения — это фильтр, по которому сервис сортирует операции с деньгами.
Наша тестовая компания «Осина» занимается лесозаготовками и строительными работами. Чтобы отслеживать выручку по этим направлениям, сервис должен «понимать», за что пришли деньги — за партию древесины или за проект по строительству дома, и разносить эти платежи в нужные категории.
Поэтому в правилах разнесения можно указать, чтобы все платежи, где в назначении есть слово «древесина», отражались как поступления денег по лесозаготовкам.
Если интегрировать сервис с банком или онлайн-кассой, операции будут обновляться автоматически, проходя через правила, как через сито.
Вот так, например, выглядят правила разнесения у «Планфакта»:
Правила придется вводить вручную. После этого сервис будет автоматически распределять денежные поступления.
Общие особенности
Во всех сервисах не очень удобно распределять займы и кредиты. Если компания использует овердрафты, факторинг, кредитные линии и подобные продукты, учитывать такие операции придется вручную и очень внимательно.
Все сервисы поддерживают мультивалютность — возможность формировать отчеты в разных валютах. Но это требует особого контроля на начальном этапе, особенно когда переводите рубли на валютный счет: списывается одна сумма, но приходит в перерасчете на рубли, как правило, другая, даже если перевод и поступление совершены в один и тот же день.
«Планфакт»
«Планфакт» показался мне наиболее простым и понятным сервисом по учету денежных операций. У него есть все самые необходимые функции, с ним легко взаимодействовать тем, кто хотя бы раз пробовал вести учет в таблице или программе.
минимальный годовой платеж за пользование сервисом
Р в час и может предоставить специалиста, который будет вести учет сам. Это стоит 14 900—44 900 Р в месяц» loading=»lazy» data-bordered=»true»>
Правила разнесения находятся в разделе «Настройки» и создаются отдельно для каждого условия. Не хватает варианта «не содержит», который бы позволял корректно разделять покупку товаров и услуг.
Например, ООО «Завод» продает станки и оказывает сервисные услуги. Когда клиент за раз покупает станок и платит за сервисное обслуживание, программа может отнести платеж и к категории услуг, и к категории «Станки» — зависит от того, что клиент укажет в назначении платежа.
Тогда в программе можно задать такое условие: если контрагент — ООО «Завод», а назначение платежа не содержит слово «сервис», то этот платеж проходит в категорию «Станки». В «Планфакте» такой возможности нет.
Отчет о движении денежных средств. Все денежные операции сервис разделил на виды деятельности — операционную, финансовую и инвестиционную. Каждый раздел можно раскрыть и посмотреть по статьям, по каждой цифре можно посмотреть, из каких операций она состоит.
Отчет нельзя одновременно посмотреть в разрезе нескольких проектов сразу и сравнить показатели — придется выгружать в «Эксель» и делать все вручную. Но в целом пользоваться удобно: по кнопке «Настройка» можно отметить нужные показатели, сверху можно выбрать нужную компанию, период, контрагента или проект.
Отчет о прибылях и убытках. Если предприниматель захочет составить отчет о прибыли и убытках, придется вручную проставить дату начисления каждой денежной операции. Максимум, что можно здесь автоматизировать — загрузить реестр операций, но ни один менеджер не дал мне гарантий, что он загрузится корректно, поэтому все равно придется проверять вручную.
Сама форма отчета довольно подробная: можно настроить дробление расходов так, как это принято в компании, вывести показатели операционной прибыли, EBITDA, EBIT, прибыли до налогов, но свои добавить не получится.
Баланс. Учет показателей баланса в сервисе не реализован, поэтому баланс для большинства пользователей выглядит как отчет с цифрами. Показатели вроде амортизации и операции по учету запасов, производства и начислению зарплаты придется вычислять вручную.
Главный экран. На главном экране сервис показывает:
Добавить свои блоки не получится.
Дополнительные возможности. У «Планфакта» есть бот в «Телеграме», с помощью которого можно вносить операции и получать отчеты по компании прямо в мессенджере. Там же можно вести простой учет счетов — смотреть, оплатил ли клиент счет или нет, есть ли просрочки.
Еще к каждой операции в «Планфакте» можно прикрепить файл — например, скан счета на оплату.
Кому подойдет сервис. Сервис подойдет тем, кому нужен простой учет денег, или у кого есть возможность вводить и проверять фактические операции вручную.
«Планфакт»
Удобное дробление операций и бюджеты. Интуитивно понятное распределение затрат по нескольким проектам сразу.
Заполнять бюджеты по статьям и проектам в «Планфакте» удобнее всего.
Понятный дашборд. Все графики и ключевые показатели крупные и достаточно детальные.
Много показателей. В отчете о прибылях и убытках есть и маржинальная прибыль, и EBT, и EBIT, и EBITDA.
Простой интерфейс с минимумом настроек.
Есть бот в «Телеграме» и мобильная версия — удобно вносить операции на бегу.
Интеграция с 1С только по выписке. Ни о каком факте в данном случае речи не идет, интеграция односторонняя и только банка.
Баланс и отчет о прибылях и убытках достоверны, если вносить данные вручную. Если нет человека, который бы этим занимался, сервис покажет просто цифры, не более того.
Жесткие правила разнесения. Можно выбрать контрагента, но невозможно поставить условие «не содержит» или «не равно».
Нельзя добавить свои варианты показателей. Например, выручку на сотрудника посчитать не получится.
Нельзя скопировать правило. Когда разных операций много, это сильно замедляет.
Удобное дробление операций и бюджеты. Интуитивно понятное распределение затрат по нескольким проектам сразу.
Заполнять бюджеты по статьям и проектам в «Планфакте» удобнее всего.
Понятный дашборд. Все графики и ключевые показатели крупные и достаточно детальные.
Много показателей. В отчете о прибылях и убытках есть и маржинальная прибыль, и EBT, и EBIT, и EBITDA.
Простой интерфейс с минимумом настроек.
Есть бот в «Телеграме» и мобильная версия — удобно вносить операции на бегу.
Интеграция с 1С только по выписке. Ни о каком факте в данном случае речи не идет, интеграция односторонняя и только банка.
Баланс и отчет о прибылях и убытках достоверны, если вносить данные вручную. Если нет человека, который бы этим занимался, сервис покажет просто цифры, не более того.
Жесткие правила разнесения. Можно выбрать контрагента, но невозможно поставить условие «не содержит» или «не равно».
Нельзя добавить свои варианты показателей. Например, выручку на сотрудника посчитать не получится.
Нельзя скопировать правило. Когда разных операций много, это сильно замедляет.
«Финансист»
Сервис позиционирует себя как систему для финансового планирования, формирования управленческой отчетности и визуализации данных. Внешне он похож на полноформатную программу по ведению управленческого учета: функционал и детализация довольно серьезные.
Работу в сервисе «Финансист» сразу предлагает начать с создания финансовой модели и разработки статей, при этом каждый шаг сопровождается подсказкой.
Сколько стоит. Минимальная стоимость сервиса — 2000 Р в месяц, оплатить придется минимум за квартал. Следующий тариф существенно дороже, зато с ним можно интегрироваться с другими учетными системами и запрашивать консультации специалиста.
минимальная стоимость сервиса в месяц
Р в месяц можно получить услуги финансового директора. Полностью отдать управленческий учет на аутсорс обойдется в 180 000 Р в месяц» loading=»lazy» >
FinReport — это отдельный отчет по денежным показателям на основе данных из банков и 1С. Он показывает краткую оперативную информацию по компании. Стоимость зависит от количества компаний, его можно использовать как совместно с сервисом, так и отдельно.
Как работает сервис. Сначала сервис предлагает создать финансовую модель и определить статьи доходов и расходов. Затем нужно загрузить файл с операциями и настроить правила разнесения.
Все правила сгруппированы по виду: перемещение денег, расходы и приход. Для денежных операций правил всего три: для переводов между счетами, для списаний и для поступлений. Внутри каждого много настроек.
Отчет о движении денежных средств. Все операции сервис разделил по видам деятельности и по проектам. Отчет можно настроить — добавить свои показатели и скорректировать те, что есть. В других сервисах так сделать не получится.
Отчет о движении денежных средств не слишком удобно смотреть, потому что все неразнесенные операции попадают в условный дополнительный проект «Остальные», из-за чего появляются отрицательные значения. Некоторым компаниям важно отслеживать не только финансовые результаты по направлениям, но и поступления, и списания, чтобы вовремя отследить аномалии в ожидаемых показателях.
Отчет о прибылях и убытках. В «Финансисте» он составляется на основании данных, которые пользователь загружает из бухгалтерских программ или вносит вручную. В сервисе разделены денежные документы и операции, относящиеся к отчету о прибылях и убытках.
В отчете есть показатели валовой прибыли, рентабельности продаж по валовой прибыли, EBITDA, рентабельности по EBITDA и рентабельности продаж по чистой прибыли.
Баланс. Его в «Финансисте» пока нет, баланс нельзя посмотреть. Раздел «Контрагенты» в бета-версии — пока что там просто список контрагентов с неполными данными.
Главный экран. Показывает динамику остатков денег на счетах компании, выручку, себестоимость, постоянные расходы и воронку продаж. В отличие от «Планфакта» главный экран можно настраивать — добавлять свои показатели.
Дополнительные возможности. В отчете о прибылях и убытках можно одной кнопкой распределить оставшиеся без проектов расходы в зависимости от базы распределения, при этом настройка очень гибкая: множество вариантов баз и исключений.
Еще в «Финансисте» можно планировать и согласовывать платежи. Например, менеджер отправляет платеж на согласование, руководитель сверяет с бюджетом статьи, этот бюджет сразу видно в платеже, и дает добро. После этого можно сразу выгрузить платежку в банк прямо из сервиса.
Третья особенность — пользователь может добавлять свои расчетные показатели, в том числе юнит-экономики. Юнит-экономика показывает, зарабатывает ли бизнес на конкретном товаре или клиенте или нет. Это позволяет получать более расширенную аналитику, чем в других сервисах. Например, в нашей компании требуется постоянно отслеживать показатель себестоимости на кубический метр древесины.
Кому подойдет сервис. «Финансист» хорошо подходит малому бизнесу, который хочет активно расти и становиться крупным. Он довольно сложный в освоении, но его удобнее всего настраивать под особенности бизнеса.
«Финансист»
Есть интеграция с популярными продуктами 1С и учетными системами. Большинство данных можно переносить автоматически.
Удобное разнесение правил. Можно делать с ними что захочется: свернуть и развернуть, задать много условий, сделать отдельные правила для проектов.
Есть полноформатное планирование по статьям затрат и отображение лимитов по статье в каждой операции.
Есть согласование платежей — из тестируемых сервисов это умеет только «Финансист».
Гибкие настройки отчетов. Можно добавить любой финансовый или нефинансовый показатель, закрепить его на главной странице или в отчете и следить за динамикой.
Удобное распределение по проектам постоянных расходов — прямо из отчета.
Учет в сервисе начинается с финансовой модели бизнеса, планирования показателей, загрузке факта.
Много нюансов и данных. Без поддержки на начальных этапах будет сложно разобраться.
Не учтена патентная система налогообложения. Сервис может работать с ИП и ООО только на УСН или ОСНО.
Раздел «Контрагенты» неинформативен. Остатки дебиторской и кредиторской задолженности будут актуальны только тогда, когда каждый остаток будет внесен отдельным документом.
Неудобно отображать займы и взносы учредителей — непонятно, как их распределять по проектам, если их несколько. Сами статьи расходов по займам неудобные: нужно сразу указывать сумму и сроки погашения, сложно учитывать овердрафт, факторинг и кредитные линии.
Поддержка долго отвечает. Чат работает медленно.
Есть интеграция с популярными продуктами 1С и учетными системами. Большинство данных можно переносить автоматически.
Удобное разнесение правил. Можно делать с ними что захочется: свернуть и развернуть, задать много условий, сделать отдельные правила для проектов.
Есть полноформатное планирование по статьям затрат и отображение лимитов по статье в каждой операции.
Есть согласование платежей — из тестируемых сервисов это умеет только «Финансист».
Гибкие настройки отчетов. Можно добавить любой финансовый или нефинансовый показатель, закрепить его на главной странице или в отчете и следить за динамикой.
Удобное распределение по проектам постоянных расходов — прямо из отчета.
Учет в сервисе начинается с финансовой модели бизнеса, планирования показателей, загрузке факта.
Много нюансов и данных. Без поддержки на начальных этапах будет сложно разобраться.
Не учтена патентная система налогообложения. Сервис может работать с ИП и ООО только на УСН или ОСНО.
Раздел «Контрагенты» неинформативен. Остатки дебиторской и кредиторской задолженности будут актуальны только тогда, когда каждый остаток будет внесен отдельным документом.
Неудобно отображать займы и взносы учредителей — непонятно, как их распределять по проектам, если их несколько. Сами статьи расходов по займам неудобные: нужно сразу указывать сумму и сроки погашения, сложно учитывать овердрафт, факторинг и кредитные линии.
Поддержка долго отвечает. Чат работает медленно.
«Финтабло»
«Финтабло» — продукт компании «Нескучные финансы», которая предоставляет услуги финансовых директоров. Сервис создан на основе методологии этой компании, поэтому учет в нем менее гибок по сравнению с остальными сервисами, но зато уже оптимизирован под нужды большинства бизнесов.
Сколько стоит. Самый дешевый тариф — 1790 Р в месяц, на нем доступен только функционал по учету денег. Расширенная версия стоит 3990 Р в месяц.
минимальная стоимость сервиса в месяц
Как работает сервис. Порядок работы в «Финтабло» расписан по шагам, для каждого есть подсказки, обучающие статьи и видео по работе в сервисе и ведению управленческого учета в целом. При желании их можно отключить.
Правила разнесения не делятся на виды, зато есть удобный поиск. Копировать правила нельзя, зато можно сразу распределять по статьям и проектам и дробить на доли. Например, на скрине ниже мои услуги для клиента равномерно распределяются на проекты «Лесозаготовки» и «Строительно-монтажные работы».
В целом работать с разнесением операций мне понравилось. Каждый следующий шаг предусмотрен, интерфейс интуитивно понятный.
Отчет о движении денежных средств. Отчет можно сформировать по статьям, видам деятельности, контрагентам, счетам и направлениям. Непонятно, почему нельзя сформировать отчет по направлениям и видам деятельности и отделить операционную от остальных в разрезе проектов.
Готовый отчет. Каждую цифру можно расшифровать — посмотреть, из чего она сложилась
Отчет о прибылях и убытках. Его можно собирать несколькими способами:
Все способы можно комбинировать.
Расходы в отчете разделены на производственные, административные и коммерческие.
Главный экран. На главный экран можно выводить разные данные в зависимости от тарифа. Например, на тарифе «Денежный поток» доступны такие графики:
На тарифе «Деньги и прибыль» можно дополнительно вывести на экран показатели:
Свои показатели вывести на экран не получится.
Дополнительные возможности. В «Финтабло» есть удобные разделы по учету имущества, кредитов, налогов, сделок и зарплаты. Их можно использовать в простом бизнесе — например, в сфере услуг или торговле с небольшим ассортиментом товаров.
Для компаний на ОСНО есть учет НДС и автоматическая очистка отчетов от него по одной кнопке. Но мне не удалось протестировать эту функцию, так как наша тестовая компания применяет упрощенку.
Есть также функция автосверки — она помогает избежать дублирования данных, если они загружаются из разных источников. Также к сервису можно подключить бот в «Телеграме», который присылает данные из отчетов и об остатках.
Кому подойдет сервис. «Финтабло» подойдет тем, кто хочет детально разобраться в ведении управленческого учета: на каждой странице есть подробные инструкции и обучающие видео. Еще он будет удобен компаниям, которым необходимо автоматизировать часть учета и собрать все в одном месте: только в «Финтабло» можно поставить свою цифру сразу в отчет.
«Финтабло»
Удобные подсказки. Они есть в конце каждой страницы — не нужно искать обучающее видео или вопрос в общем списке.
Ручной ввод данных в отчет о прибылях и убытках. Если по каким-то причинам часть данных нельзя вести в «Финтабло», можно просто отразить их в отчете вручную. Например, себестоимость.
Есть автосверка — помогает защитить данные из разных источников от дублирования.
Есть учет имущества, расчет кредитов и отражение начисленного налога на прибыль. Из заданных параметров сервис сам посчитает амортизацию и простой кредит.
Можно настроить так, чтобы операция в момент оплаты автоматически отражалась в отчете о прибылях и убытках.
Сервис показывает себестоимость сделок и рассчитывает рентабельность. К каждой сделке можно привязать денежный расход либо из самой продажи, либо из документа оплаты.
«Финтабло» поддерживает только одну методологию по ведению управленческого учета. Она подойдет большей части малого и среднего бизнеса, но не всем.
Нет автоматической интеграции факта. Если модуль сделок не подходит, данные все равно где-то нужно собрать, посчитать и отразить в отчете.
В отчете о движении денежных средств нельзя одновременно посмотреть данные в разрезе направлений и видов деятельности. Будет отражаться все в куче: и займы, и дивиденды, и поступления от покупателей, и закупки по проектам.
Нельзя скопировать правило. Когда операций много, это сильно замедляет.
Сбои в работе правил. Когда я задала одновременно два условия: контрагента и дату, правило фильтровало операцию только по первому, хотя стояла отметка об одновременном исполнении.
Привязать расход к сделке можно, только если она не закрыта. Если расходы по сделке оплатили после ее закрытия, придется открывать сделку заново, отражать затраты и снова закрывать. Это неудобно, если работаешь с поставщиками с отсрочками.
Удобные подсказки. Они есть в конце каждой страницы — не нужно искать обучающее видео или вопрос в общем списке.
Ручной ввод данных в отчет о прибылях и убытках. Если по каким-то причинам часть данных нельзя вести в «Финтабло», можно просто отразить их в отчете вручную. Например, себестоимость.
Есть автосверка — помогает защитить данные из разных источников от дублирования.
Есть учет имущества, расчет кредитов и отражение начисленного налога на прибыль. Из заданных параметров сервис сам посчитает амортизацию и простой кредит.
Можно настроить так, чтобы операция в момент оплаты автоматически отражалась в отчете о прибылях и убытках.
Сервис показывает себестоимость сделок и рассчитывает рентабельность. К каждой сделке можно привязать денежный расход либо из самой продажи, либо из документа оплаты.
«Финтабло» поддерживает только одну методологию по ведению управленческого учета. Она подойдет большей части малого и среднего бизнеса, но не всем.
Нет автоматической интеграции факта. Если модуль сделок не подходит, данные все равно где-то нужно собрать, посчитать и отразить в отчете.
В отчете о движении денежных средств нельзя одновременно посмотреть данные в разрезе направлений и видов деятельности. Будет отражаться все в куче: и займы, и дивиденды, и поступления от покупателей, и закупки по проектам.
Нельзя скопировать правило. Когда операций много, это сильно замедляет.
Сбои в работе правил. Когда я задала одновременно два условия: контрагента и дату, правило фильтровало операцию только по первому, хотя стояла отметка об одновременном исполнении.
Привязать расход к сделке можно, только если она не закрыта. Если расходы по сделке оплатили после ее закрытия, придется открывать сделку заново, отражать затраты и снова закрывать. Это неудобно, если работаешь с поставщиками с отсрочками.
«Финолог»
«Финолог» — это сервис в первую очередь про деньги, остальной функционал реализован по остаточному принципу.
минимальная стоимость сервиса в месяц
Как работает сервис. С самого начала каждый шаг сопровождается подсказками, есть видеоинструкции по работе с сервисом.
Правила разнесения здесь называются автозаполнением и расположены в общем фильтре. Мне было неудобно работать с ними: правило не помещается даже на большой экран, приходилось постоянно крутить колесиком мышки. Статьи и проекты можно распределять одновременно, а вот общие расходы в одном правиле разделить не удалось.
Каждое правило нужно отдельно называть, при этом оно не общее, а отдельное для каждого элемента. В конце концов мой список выглядел вот так:
Отчет о движении денежных средств. Все операции разделились, итоговые показатели сошлись с исходными данными, но с отчетом работать неудобно.
Показатели слева не закреплены: если листать отчет до декабря, строки попросту «уплывают», и невозможно понять, по какому показателю ты смотришь цифры.
Данные можно разделить по виду деятельности, по проектам, контрагентам, но посмотреть отчет одновременно по проектам и видам деятельности не получится.
Зачем нужна эта форма — загадка. Даже при наличии аномалий по крупным показателям придется все равно формировать другой отчет, в котором будут эти же цифры.
Сам отчет в классической форме разделен на выручку и расходы. Неизвестные расходы по заказам и обычные расходы сервис показывает вперемешку. В результате мы видим операционную прибыль и рентабельность по ней, налог на доход, амортизацию и чистую прибыль.
Баланс. Есть только в бета-версии, но кажется, при текущем функционале он еще долго не будет работающим отчетом.
Главный экран. Содержит сведения о денежных операциях и платежный календарь. На этом все — свои показатели добавить не получится. Можно посмотреть на круговых диаграммах соотношение доходов и расходов по статьям, открыть платежный календарь и отрегулировать период.
Дополнительные возможности. В «Финологе» можно разместить модуль на сайте компании и собирать заказы прямо в сервисе. Там же выставлять счета и управлять статусами заказов — получится такая мини-CRM.
Также есть отчет по ABC-анализу клиентов — это разделение на группы в зависимости от выручки: 80%, 15%, 5% — и отчет по прямым и косвенным затратам.
Кому подойдет сервис. С помощью «Финолога» можно построить учет денег, принимать и отслеживать заказы с сайта. Подойдет простому бизнесу с коротким циклом сделки, у которого дата платежа соответствует дате фактической операции. Если нужно больше данных — придется доплачивать за финдиректора от сервиса.
«Финолог»
Удобные подсказки сразу на каждом экране.
Можно загружать реквизиты из ЕГРЮЛ.
Есть расшифровка по каждой сумме — можно посмотреть из чего она состоит. Такая функция есть в каждом сервисе, но в «Финологе» она открывается на той же странице и не сбрасывает отчет.
Можно с помощью сервиса сделать мини-CRM и собирать заказы с сайта напрямую в «Финолога».
Есть отдельный сервис по созданию простой финансовой модели.
Есть ABC-анализ клиентов. Отчет показывает долю группы покупателей в общей выручке.
Бюджеты отсутствуют. Фактически нет ничего, кроме платежного календаря.
Неудобные отчеты. Например, анализ расходов можно посмотреть либо по проектам, либо по статьям затрат, то же самое и в отчете о движении денежных средств. Постоянно сбрасывается дата, если отчет за длительный период, например год, поэтому оценить последние показатели сложно.
Отчет о прибылях и убытках достоверен только при ручном внесении. Каждую операцию нужно отмечать вручную в зависимости от отгрузки. Заявленный расчет складских остатков и учет продаж фактически не работают — менеджер не смогла ответить на вопрос о том, каким документом учитывать производство продукции или закупку товара.
Мало показателей. Есть только показатель рентабельности, свои настроить невозможно, другие добавить тоже.
Нет дашборда. Почти нет графиков, нельзя вывести нужные показатели на главный экран.
Слабая служба поддержки и медленное обновление информации. Часто приходится делать это вручную. Есть ощущение, что вся система не справляется с растущей нагрузкой.
Удобные подсказки сразу на каждом экране.
Можно загружать реквизиты из ЕГРЮЛ.
Есть расшифровка по каждой сумме — можно посмотреть из чего она состоит. Такая функция есть в каждом сервисе, но в «Финологе» она открывается на той же странице и не сбрасывает отчет.
Можно с помощью сервиса сделать мини-CRM и собирать заказы с сайта напрямую в «Финолога».
Есть отдельный сервис по созданию простой финансовой модели.
Есть ABC-анализ клиентов. Отчет показывает долю группы покупателей в общей выручке.
Бюджеты отсутствуют. Фактически нет ничего, кроме платежного календаря.
Неудобные отчеты. Например, анализ расходов можно посмотреть либо по проектам, либо по статьям затрат, то же самое и в отчете о движении денежных средств. Постоянно сбрасывается дата, если отчет за длительный период, например год, поэтому оценить последние показатели сложно.
Отчет о прибылях и убытках достоверен только при ручном внесении. Каждую операцию нужно отмечать вручную в зависимости от отгрузки. Заявленный расчет складских остатков и учет продаж фактически не работают — менеджер не смогла ответить на вопрос о том, каким документом учитывать производство продукции или закупку товара.
Мало показателей. Есть только показатель рентабельности, свои настроить невозможно, другие добавить тоже.
Нет дашборда. Почти нет графиков, нельзя вывести нужные показатели на главный экран.
Слабая служба поддержки и медленное обновление информации. Часто приходится делать это вручную. Есть ощущение, что вся система не справляется с растущей нагрузкой.
Что еще важно знать
Об этом не говорится на главных страницах сервисов, но важно понимать: если у вас есть сведения по деньгам только из банковской выписки, эквайринга и кассы, полноценно и автоматизированно можно вести только учет денежных средств. Отчет по прибылям и убыткам будет считаться только кассовым методом — не учитывая даты, количества и суммы отгрузок и фактическую себестоимость товара. Такой метод крайне редко подходит компаниям.
Чтобы получать корректный отчет о прибылях и убытках, в каждом сервисе придется вручную отмечать даты фактических отгрузок или закупок в каждой денежной операции или в отдельном документе, следить за остатками и продажами. В сервисах эта проблема решается так.
«Планфакт». Есть возможность загружать через «Эксель» список таких операций, но потом все равно придется корректировать их вручную.
«Финансист». Этот вопрос решает интеграция с 1С и другими сервисами учета.
«Финтабло». Есть блок учета небольших сделок и товаров и расчета их себестоимости. Но производственным предприятиям и рознице с большим количеством операций этот блок не подойдет: в нем невозможно отразить данные о произведенной продукции, а затраты придется учитывать вручную по каждому платежу.
«Финолог». Есть учет складских операций, но он гораздо больше урезан, чем в «Финтабло», фактически это просто справочник товаров.
Но даже при наличии этих возможностей получается двойной учет: эти данные отражает и бухгалтерия, и человек в сервисе учета делает то же самое. Операций может быть очень много, чтобы их вручную правильно учесть, придется нанимать отдельного сотрудника или воспользоваться платными услугами сервисов.
Онлайн-сервис не заменит финансиста
Ко мне обратился знакомый предприниматель, попросил помочь с настройкой финансовой системы его компании. Проанализировав его отчетность, я сразу обратил внимание на странную структуру статей, она была с явными ошибками. Были перепутаны виды деятельности, из-за этого сводные итоги формировались неверно.
Как выяснилось, некоторое время назад компания решила внедрить управленческую отчетность. Они своими силами разработали управленческие статьи и всю структуру отчетности.
Потом решили проверить корректность своих отчетов и обратились к экспертам одного онлайн-сервиса. Специалист сервиса посмотрел структуры статей и сообщил, что все отлично, и никаких отклонений от общепринятых финансовых правил и стандартов не обнаружено. Компании это стоило всего 3000 Р — но при этом отчетность формировалась неверно.