Что определяет порядок сортировки таблицы
Сортировка данных в таблице
Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).
Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис. 2.55) соответствующую команду.
Таким образом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.
Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.
Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры (Options) при создании базы данных. Чтобы изменить эту настройку, необходимо выбрать в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), открыть вкладку Общие (General) и в поле Порядок сортировки базы данных (New database sort order) выбрать нужный язык (см. гл. 14).
Процесс сортировки значительно ускоряется, если предварительно по данному полю был построен индекс.
Если вы изменили порядок сортировки записей в таблице, а потом решили ее закрыть, Access запрашивает, хотите ли вы сохранить изменения макета. Если вы ответите Да (Yes), то новый порядок сортировки сохранится и воспроизведется, когда таблица будет открыта в следующий раз. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр (Records, Remove Filter/Sort).
Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались, во-первых, рядом, а во-вторых, с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце. После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.
Сортировка данных в Excel
Если данные текстовые, их можно отсортировать по алфавиту («от А до Я» или «от Я до А»). Если данные числовые, их можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Если в диапазоне данных есть строка или столбец, в которых содержатся данные типа время или дата, их можно отсортировать в прямом или обратном хронологическом порядке. Имеется также возможность сортировки предварительно отформатированных данных по элементам этого форматирования.
Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.
Сортировка по одному критерию
Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.
Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка [Sort], а далее – требуемый вариант сортировки.
Многоуровневая сортировка
Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.
Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:
Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.
Сортировка по форматированию
Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.
Пошаговый порядок действий:
Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» [Copy Level], заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.
Как сортировать данные в таблицах Excel (правильный способ)
Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)
Итак, нам вручили электронную таблицу Excel с тысячами строк внутри нее и вы понимаете, что все данные в неправильном порядке. Возможно, вам придется сортировать её на основе имен столбцов или путем сортировки данных от большего к меньшему.
На первый взгляд, сортировка данных в Excel задача простая, и приложение, безусловно, упрощает сортировку. Однако, более важно то, как вы можете отсортировать и изменить порядок данных в ваших листах. Вот три метода сортировки данных Excel, о которых вы узнаете в этом уроке:
Сортировка данных иногда может казаться опасной; что, если вы отсортируете только один столбец и данные будут смещены? Я покажу вам, как избежать этого. Давайте начнем.
Как сортировать данные в электронной таблице Excel (короткое видео)
Этот скринкаст охватывает несколько методов сортировки ваших данных. Просмотрите этот трехминутный видеоролик, чтобы быстро изучить эти профессиональные техники работы Excel. Мы начнем с простой сортировки и перейдем к более продвинутым методам, чтобы вы всегда смогли отсортировать данные так, как вам нужно.
Читайте дальше пошаговое руководство по сортировке данных в электронных таблицах Excel с использованием простых и передовых методов.
Примеры данных (бесплатная загрузка рабочей книги Excel)
В рамках этого урока я создал книгу, с которой вы можете работать, изучая сортировку данных. Загрузите книгу бесплатно и используйте её во время изучения сортировки в Excel.
1. Простая сортировка в Excel
Сортировка может быть очень простой, всего пара кликов для перестановки данных в ваших таблицах. Давайте узнаем как.
В книге Excel, начните с нажатия на ячейку столбца, который вы хотите отсортировать. Теперь, убедитесь, что вы находитесь на вкладке Главная на ленте Excel’я и найдите кнопку Сортировка и фильтр на самой правой стороне этой панели.
Кнопка Сортировка и фильтр обитает в самой правый части вкладки Главная.
Заметьте, что в вариантах сортировки, вы можете отсортировать текст «А до Я» или «Я до А». Эти простые варианты помогут отсортировать данные в Excel В алфавитном или обратным порядках, в зависимости от того что вы выбрали.
Когда вы сортируете данные в Excel, сортируется вся строка. По сути, выбранный вами столбец будет «ключом», который Excel использует, чтобы решить, как сортировать данные, но каждая строка это запись, которая должна оставаться сгруппированной вместе.
В зависимости от данных, которые вы выбрали, можете произвести сортировку по алфавитному или числовому порядку. Если столбцы содержат числовые данные, вы можете отсортировать в порядке от малого к большому числу, текстовые данные сортируются в алфавитном порядке.
В примере выше, варианты сортировки изменились, потому что я выбрал столбец с цифрами.
Выполнить обычную сортировку на самом деле так просто. Просто кликните по данным, выберите вариант сортировки и Excel перестроит данные в таблице.
Я отсортировал данные в этой таблице на основе клиента всего в несколько кликов.
Дельный совет: попробуйте также сортировать, щелкнув правой кнопкой мыши внутри столбца и выбрав Сортировка, а затем указать способ сортировки исходных данных.
2. Как НЕ нужно сортировать данные в Excel
Не менее важно узнать, о самом опасном способе сортировки данных в Excel, такой метод может испортить ваши исходные данные.
Проблема возникает если в таблице много данных, а вы случайно отсортировали только один столбец данных. Каждая строка с данными в Microsoft Excel действительно похоже на запись, которая должна быть такой же по всей строке.
На изображении ниже, Я раскрасил строки, таким образом опасное место с сортировкой только одного столбца данных, будет выделено.
Я задал цвета строкам в этом примере, чтобы мы могли убедиться, что наши данные отсортированы правильно. Цвета должны проходить полностью через каждую строку без перерывов, если данные сортируются правильно.
Большая ошибка пользователей Excel заключается в выборе только одного столбца при сортировке и выборе неправильного параметра в следующем окне.
Excel даже пытается предупредить нас, показывая окно Обнаруженны данные вне указанного диапазона. Во всплывающем окне можно выбрать автоматически расширить выделенный диапазон (выберите это!) и сортировать в пределах указанного выделения.
Я всегда думал, что варианты, которые дает вам это окно, не совсем ясны. Просто знайте, что вы захотите использовать автоматически расширить выделенный диапазон, чтобы убедиться, что Excel затронет все столбцы при сортировке данных.
Для тестирования давайте посмотрим, что произойдет, если мы выберем один столбец и выберем тип сортировки сортировать в пределах указанного выделения.
Использование вариант сортировать в приделах указанного диапазона сортирует только один столбец данных, который обязательно разрушит вашу исходную электронную таблицу.
На скриншоте ниже вы можете видеть, насколько проблематичен этот тип сортировки. Так как столбец Amount Billed был отсортирован от наименьшего до наибольшего, все остальные столбцы остались на месте. Это означает, что наши данные больше не верны.
Как вы видите из несоответствия цветов, были отсортированы только данные в столбце Amount Billed, поэтому теперь таблица некорректна.
Таким образом, при сортировке данных есть два ключевых «НЕ»:
3. Расширенная сортировка данных Excel.
До сих пор простая сортировка позволяла нам сортировать данные однотипно. Что, если мы хотим два типа данных в нашей сортировке?
Ответ на всё это — расширенная сортировка, при которой вы можете установить несколько уровней сортировки данных. Давайте рассмотрим последний пример, используя образцы данных.
Чтобы начать работу, щелкните где-нибудь внутри своих данных и найдите параметр Сортировка и фильтр, а затем выберите Настраиваемая сортировка.
Перейдите к расширенным параметрам сортировки, выбрав Сортировка и фильтр > Настраиваемая сортировка.
В этом окне мы можем добавить несколько уровней сортировки. Начните с нажатия на раскрывающийся список рядом с Сортировка и выберите столбец, который вы хотите отсортировать.
В моем случае я выберу Client в раскрывающемся меню и оставлю значение Сортировка равным Значения, а Порядок — От А до Я. На простом языке это отсортирует электронную таблицу Excel на основе алфавитного порядка.
Теперь давайте нажмем Добавить уровень. Это создаст новую строку в параметрах сортировки и позволит нам добавить второй уровень организации.
Теперь я могу выбрать Amount billed во втором раскрывающемся списке. Комбинация этих двух правил начнется путем сортировки на основе имени клиента, а затем суммы, выставленного счёта за каждый проект.
Вы можете продолжить добавлять столько уровней, сколько хотите в это окно расширенной сортировки. Последовательность строк имеет значение, т.е. вы можете переместить строку вверх для сортировки сначала по выставленному счету, например, а затем по клиенту.
Как только мы нажмем OK, Excel отсортирует таблицу на основе правил, которые мы создали в этом окне.
Совет: Для более продвинутой сортировки попробуйте в раскрывающимся меню Сортировка изменить тип сортировки на расширенные функции, такие как сортировка на основе цвета ячейки.
Расширенная сортировка позволяет создавать два уровня организации данных в вашей таблице. Если сортировки по одному фактору недостаточно, используйте расширенную сортировку, чтобы добавить больше возможностей.
Повторение и продолжение обучения
Сортировка это ещё одно умение, которое нужно держать в готовом виде в своей книге Excel. Когда вам нужно повторно сопоставить данные в электронной таблице, слишком много времени можно потратить для вырезания и вставки строк в определенном порядке, поэтому сортировка является обязательной.
Как всегда, вы можете опираться на навыки, которые вы узнали сегодня, погрузившись в более удобные уроки по Excel. Посмотрите ссылки ниже:
Как вы сортируете данные? Используете ли вы простые методы или расширенный инструмент сортировки для обеспечения идеальной сортировкт?
Сортировка записей по текстовым, числным значениям или значениям дат
Сортировка данных может играть важную роль в том, чтобы отчет или форма были эффективными и простыми в использовании. Например, каталог товаров, в который перечисляются товары в алфавитном порядке или на основе цены за единицу, гораздо проще использовать, чем каталог, в который перечислены товары в случайном порядке.
В этой теме объясняется, как сортировать записи при просмотре и разработке таблицы, запроса, формы или отчета.
В этом разделе.
Введение
Вы можете отсортировать записи в таблице, запросе, форме или отчете по одному или несколько полям. При минимальной разработке вы и пользователи формы или отчета можете выбрать сортировку записей.
Например, при разработке отчета каталога товаров можно выбрать упорядочение товаров в алфавитном порядке. Порядок, который выбирается при разработке объекта, становится порядком сортировки по умолчанию. Однако при просмотре запроса или отчета каждый пользователь может сортировать записи нужным образом, например по цене или поставщику.
Примечание: Представление можно отсортировать по любому полю, которое отображается в нем, за исключением полей, содержащих вложения или объекты OLE.
Вы можете настроить результаты, отсортировать записи по более чем одному полю. При сортировке по нескольким полям важно определить, какие поля называются внешними и внутренними полями сортировки. Чтобы получить нужные результаты, необходимо назначить соответствующие поля внутренними и внешними полями сортировки. Предположим, вам нужно отсортировать таблицу «Контакты» по полям «Имя» и «Фамилия». Если нужно отсортировать имена по фамилиям от А до Я (от Я до А), имя — это внутреннее поле. С другой стороны, если фамилии нужно отсортировать по каждому имени, фамилия — это внутреннее поле. Другими образом, записи сначала сортировать (самый внешний) по полю «Фамилия», а затем — на самом внутреннем (самый внутренний) — в поле «Имя».
1. Фамилия — это внешнее поле, а firstName — внутреннее
2. FirstName — это внешнее поле, а фамилия — внутреннее
При применении порядка сортировки следует помнить о том, что числа, текст и специальные знаки сортироваться в соответствии с выбранным языком и региональными настройками компьютера. Если язык и региональные параметры, заданные в диалоговом окне «Параметры Access», не соответствуют настройкам, заданным на панели управления, итоговые параметров сортировки могут не соответствовать ожиданиям.
Просмотр или изменение языка или региона по умолчанию
Чтобы просмотреть языковые параметры в Access, нажмите кнопку «Параметры >». На вкладке «Общие» в области«Создание баз данных» просмотрите или измените значение в списке «Порядок сортировки новой базы данных». Установите параметр «Общий», если вы хотите использовать один из таких языков: afrikaans, Arabic, Arabic, Basque (Basque), Bulgarian, Catalan, Dutch, Dutch, English, Faeroese, Farsi, German-Standard, Greek, Hebrew, Hindi, Indonesian, Italian, Malay, Portuguese, Russian, Serbian, Swahili, and Urdu. Обратите внимание, что этот параметр влияет только на новые базы данных. Чтобы применить этот параметр к существующей базе данных, сначала сжатие базы данных.
Чтобы сжатие базы данных:
Нажмите кнопку «Работа с базами данных> сжатие и восстановление базы данных.
Сведения о региональных параметрах компьютера см. в региональных параметрах Windows, чтобы изменить внешний вид некоторых типов данных.
Сортировка записей в представлении
Примечание: В Access сортировка отчета немного отличается от сортировки таблицы, запроса или формы.
Сортировка отчета
Откройте отчет в конструкторе или макете.
Если области «Группировка, сортировка и итоги» не открыты, в группе «Группировка & Итоги» (на вкладке «Формат» в представлении «Макет» или на вкладке «Конструктор» в конструкторе) щелкните «Группировка & Сортировка».
Выполните одно из следующих действий:
Если в отчете нет ни группировки, ни сортировки, нажмите кнопку «Добавить группу» в области «Группировка, сортировка и итоги», а затем выберите внешнее поле сортировки. Щелкните вторую стрелку вниз и выберите порядок значений. Щелкните «Еще»,затем щелкните стрелку справа от раздела с заглавным и выберите раздел без раздела. Повторите эти действия для каждого поля сортировки, при этом внутреннее поле сортировки появится внизу.
Если отчет уже сгруппировать или отсортировать, просмотрите существующие уровни и внимательно внося изменения. Чтобы изменить поле, используйте первую стрелку вниз. Чтобы изменить порядок, щелкните вторую стрелку вниз. Чтобы изменению уровня группировки на уровень сортировки, измените в разделе с заглавными заглавными словами раздел без раздела.
Совет: Чтобы отсортировать отчет по одному полю, откройте отчет в представлении макета, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду сортировки. Например, если выбрано поле «Возраст», выберите «Сортировка от минимального к наибольшему» или «Сортировка от наибольшего к минимальному». Но если отчет сгруппировать или отсортировать по нескольким полям, необходимо использовать области «Группировка, сортировка и итоги».
Сортировка таблицы, запроса или формы
Определите поля, по которым нужно отсортировать поля. Чтобы отсортировать по двум или более полям, определите, какие поля будут явнее всего и как внутренние и внешние поля сортировки.
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте столбца или управления, соответствующего внутреннему полю, и выберите одну из команд сортировки. Команды зависят от типа данных в выбранном поле.
Примечание: При сортировке данных по полю с типом данных «Да/Нет» значение «Да», «Истина» или «Включительно» считается «Выбрано», а значения «Нет», «Ложь» и «Отключено» считаются «Очищенными». По умолчанию поля этого типа отображаются как квадраты, но их можно настроить так, чтобы они отображались как текстовые поля или поля со полем со множеством полей. Если изменить тип поля на текстовое поле или поле со полем, оно будет сортироваться как «Выбрано» или «Очищено».
1. Число, валюта, autoNumber
2. Короткий текст (текст), длинный текст (MEMO), гиперссылка
Повторите предыдущий шаг для каждого поля сортировки, заканчивающийся на внешнее поле сортировки.
Порядок записей будет меняться в порядке сортировки.
Примечание: Если текстовое поле содержит строки нулевой и нулевой длины, при сортировке по возрастанию сначала вы перечислены записи с нулевыми значениями, затем записи с нулевыми строками, а затем записи с непанными значениями.
Узнайте, как обрабатываются специальные символы, пробелы и отрицательные значения при сортировке
Если значение в поле начинается со специального знака, например дефиса, скобки или другого символа, при сортировке по возрастанию будет наблюдаться следующее:
Значения, которые начинаются с пробела, будут отображаться перед буквами и цифрами.
За значениями, заключенными в кавычках, начинаются пробелы, но предшествуют букво-числимым значениям.
Значения, начинающегося со знака «минус» (-),предшествуют значениям, которые начинаются со знака «плюс» (+).
Чтобы переопредить этот порядок, можно проигнорировать первый знак всех значений в поле. Этот метод работает, если значения в поле всегда начинаются с одного специального знака, например знака «минус» или с одинаковым количеством специальных знаков, так что вы знаете, сколько знаков нужно игнорировать. Пошаговую информацию о том, как сортировать части значений, см. в статье «Сортировка записей по частичным значениям в поле». Если количество символов, которые нужно игнорировать, различается, можно задать настраиваемый порядок сортировки. Пошаговую информацию см. в статье «Сортировка записей в пользовательском порядке».
Помните, что порядок сортировки нельзя удалить только из одного поля. Чтобы удалить сортировку из всех полей сортировки, на вкладке «Главная» в группе «Фильтр & сортировки» нажмите кнопку «Очистить все сортировки» и примените нужные порядки сортировки.
Дополнительные сценарии сортировки
При использовании команд сортировки для определения порядка записей используются тип данных поля и полные значения каждого поля. Но что делать, если вам нужно отсортировать текстовые значения, например «Понедельник», «Вторник» и так далее, в пользовательском порядке, а не в алфавитном порядке? Или вы хотите отсортировать текстовое поле с IP-адресами? Если ваши потребности в сортировке не выполнены командами сортировки, см. следующие разделы:
Сортировка записей по частичным значениям поля Хотите отсортировать записи по первым или нескольким знакам в поле? Если вам удобно писать простые выражения, см. этот раздел, в который можно извлечь частичные значения с помощью выражений.
Сортировка записей с учетом регистра Access не будет учитывать дело с текстовыми значениями. Например, значения кузнецов и Климов будут рассматриваться точно так же, и вы не сможете контролировать то, какое из них будет отображаться первым. Если вы хотите отсортировать данные счувствительными к делу данными, см. этот раздел.
Сортировка записей по числовым значениям, хранящимся в текстовом поле Вы видите записи, отсортсортировали по отдельным цифрам, а не по числовому значению? Например, если записи со значениями 11 и 121 отображаются перед записями со значениями 2 или 25, см. эту статью.
Сортировка записей в пользовательском порядке Если вы хотите отсортировать определенные значения, например названия дней (понедельник, вторник и так далее) или названия сотрудников (руководитель, директор) в определенном порядке, см. эту статью.
Сортировка IP-адресов Поле, которое содержит IP-адреса, содержит несколько чисел и периодов (.), поэтому простая сортировка текста или числового типа не будет работать для IP-адресов. В этой теме вы узнаете, как сортировать IP-адреса.
Удаление порядка сортировки
Чтобы удалить порядок сортировки из таблицы, запроса или формы, на вкладке «Главная» в группе «Фильтр & сортировки» нажмите кнопку «Очистить все сортировки».
При этом порядок сортировки будет отсортироваться для всех полей в представлении.
Чтобы удалить порядок сортировки из отчета, откройте области «Группировка, сортировка и итоги», нажав кнопку «Сортировка группы & &» в группе «Группировка и итоги» (на вкладке «Формат» в конструкторе на вкладке «Конструктор»). Затем выберите уровень сортировки, который нужно удалить, и нажмите кнопку «Удалить». Запись, соответствующая полю сортировки, начинается со слова «Сортировать по». Не удаляйте записи, начинающиесяс группировки, так как это изменит оформление отчета.
Сохранение порядка сортировки с объектом
Порядок сортировки, примененный последним, автоматически сохраняются вместе с таблицей, запросом, формой или отчетом. Если вы хотите, чтобы объект автоматически применялся при следующем его открытие, убедитесь, что для свойства OrderByOnLoad объекта установлено свойство Yes(Да).
Так как порядок сортировки, применяемой последним, время от времени будет меняться, порядок сортировки можно определить постоянно (или по умолчанию). Вы можете задать порядок сортировки по умолчанию для запроса или отчета. Обратите внимание, что порядок сортировки по умолчанию не перезаписывается текущим или сохраненным порядком сортировки, но действует только в том случае, если текущий или последний сохраненный порядок сортировки удален из представления.
Чтобы определить порядок сортировки по умолчанию для запроса, откройте его в режиме конструктора. Добавьте поля сортировки на конструктор и в строке «Сортировка» укажите нужный порядок сортировки.
Чтобы определить порядок сортировки по умолчанию для отчета, используйте области «Группировка, сортировка и итоги» в режиме макета или конструктора. Пошаговую информацию см. в разделе «Сортировка отчета».
Чтобы отсортировать записи по умолчанию, на вкладке «Главная» в группе «Сортировка & фильтра» нажмите кнопку «Очистить все сортировки». При этом из представления удаляется текущий или последний сохраненный фильтр, что позволяет просматривать записи в стандартом порядке.