Что нужно для мероприятия
Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы получить максимальную пользу
В компании, нацеленной на успех, корпоративные мероприятия давно перестали быть самодеятельностью или обычным застольем. Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы оно стало шагом на пути к развитию и процветанию?
Постановка цели
Каждый корпоратив должен работать на одну или несколько особенно актуальных целей:
— нацеленность на результат;
— формирование корпоративной культуры;
— формирование положительного образа компании в умах собственных сотрудников, партнёров, вышестоящего руководства (для отраслевых подразделений, филиалов);
— реклама, продвижение продукции;
— получение важных навыков, знаний;
— постановка целей и задач по развитию.
Чтобы правильно определить цель, нужно хорошо понимать, что именно в данный конкретный момент важно для компании или коллектива. Потому над целью работает руководство совместно с HR-менеджером, маркетологами, аналитиками.
Когда насущные проблемы определены, выбирается организатор корпоративных мероприятий — из работников или сторонний.
Стоит отметить, что организация мероприятия собственными связана с определенными рисками. Даже на обычном празднике гостям бывает скучно, они ссорятся, могут позволить себе выпить лишнего, приглашённые собираются в отдельные группы. Корпоратив же может превратиться во встречу, которая не объединит, а разделит коллектив, между коллегами возникнет напряженность, у сотрудников сформируется отрицательное отношения друг к другу и к компании в целом.
Важно! По исследованию портала HeadHunter, около 22% (!) работников ненавидят корпоративы. Как выяснилось, у 20% из этих 22% корпоративы проводят сотрудники компаний, у 19 % — за счёт нерабочего времени или выходного.
Стоит ли так рисковать, или лучше пригласить того, кто не даст заскучать гостям, составит развлекательную программу в соответствии с разными интересами и не допустит негатива на торжестве?
Важно! Ни одна цель мероприятия не будет достигнута, если вы проводите его в выходной или после трудового дня. Исключение — туристические походы, совместные поездки, но только по искреннему желанию сотрудников.
В зависимости от цели выбирается форма корпоративного мероприятия, круг приглашённых, ответственные, выделяются средства на проведение.
Организатор корпоративного мероприятия — как выбрать достойного
Все без исключения event-агентства рекламируют себя как непревзойдённых мастеров по организации праздников. Чтобы не ошибиться в выборе, обращайте внимание на следующие моменты:
Важно! При заключении договора с агентством максимально подробно пропишите все пункты сотрудничества, область ответственности и, по возможности, действия на случай форс-мажора.
Как цель определяет форму корпоративного мероприятия
В принципе, любую форму можно адаптировать под цель. Но есть наиболее выгодные сочетания.
Какие корпоративные мероприятия можно провести, руководствуясь той или иной целью?
Подготовка корпоративных мероприятий
Создание концепции
Концепция — это внешнее оформление праздника, события, которое продиктует его программу.
Опытные тренеры, организаторы рекомендуют проводить корпоративы по тематическим/сюжетным сценариям, например — «Оскар», Come back to the USSR, Бал (тут возможно множество вариантов), национальная вечеринка, «Пионерский лагерь», Карнавал, Дискотека (80-х, 90-х…), по мотивам телепередач, любимых/популярных фильмов и т. д.
Важно! Чтобы учесть интересы максимального количества работников, можно провести анкетирование. Если результаты будут слишком разобщены, можно построить новую концепцию с учётом предпочтений больших групп.
Написание сценария
Когда концепция одобрена и разработана, пишут сценарий или адаптируют готовый. Этим занимаются работники event-агентства, но с обязательным (!) участием HR-менеджера или другого человека, хорошо знающего коллектив.
Важно! В сценарии нужно задействовать максимальное количество приглашённых, учитывая их интересы, возраст, физические возможности. И обязательно — руководство разного звена, если вы хотите действительно сплотить коллектив.
Не стоит опасаться, что топ-менеджеры в костюмах снежинок или зайчиков потеряют свой авторитет: если они настоящие профессионалы, строгие, но справедливые руководители, их авторитет только возрастёт. А если упадёт — руководству впору задуматься о профессиональных качествах менеджера.
Выбор места
На него влияет множество факторов — статус, бюджет, количество приглашённых, сезон, задачи.
Кроме традиционных банкетных залов, ресторанов, ночных клубов и развлекательных центров, можно выбрать оригинальные места — производственные цеха, заброшенные здания (при возможности их использования и соответствующей концепции), скалодромы, поля для пейнтбола и лазертага и т. п.
Если вы останавливаетесь на закрытом помещении (ресторане, клубе), нужно убедиться, что:
Выбор меню
Меню, как и место, зависит от бюджета, а также от формы мероприятия.
Важно! При планировании меню нужно учитывать, что на одного приглашённого требуется примерно один килограмм еды. Еда должна поступать в зал (на площадку) не одномоментно, а порциями, чтобы в самом начале угощение не было съедено подчистую.
При проведении банкета на одного человека потребуется:
Приглашение на праздник
Даже если у вас не будет гостей «со стороны», необходимо заранее — за 1 – 2 недели — пригласить своих работников. Они смогут спланировать своё время и «нагуляют» настроение.
Важно! Чтобы заинтересовать сотрудников, клиентов, партнёров, анонсируйте мероприятие — объявите его концепцию, некоторые моменты программы. Хороший образец для этого — цирковые и театральные афиши.
Подарки
Подарки необходимы при проведении большинства мероприятий, даже просто как знак уважения руководства к своим сотрудникам. Поэтому следует заранее, задолго до события, приобрести сувениры для конкурсов, партнёров, именные — в связи с событием или юбилеем.
Важно! Если на подарок будет нанесён логотип компании, его можно оформить по статье расходы на рекламу, и таким образом уменьшить налоговую базу. Однако стоимость подарка в этом случае не должна превышать 4 тысяч рублей.
Как проводить корпоративные мероприятия большого формата — форумы, конференции, выставки и подобные
В случае организации таких событий необходимо обратиться к профессиональному организатору корпоративных мероприятий.
Тут как никогда верна пословица «Скупой платит дважды». Вы не сможете самостоятельно провести на высоком уровне столь статусное мероприятие, а потому компания однозначно проиграет — и в имидже, и в популярности, и в прибыли.
Чем заканчивается корпоративное мероприятие
Отчётами, учётами, обратной связью с коллективом. Последняя обязательна, так как поможет избежать ошибок в дальнейшем и покажет, насколько достигнута поставленная цель.
Лайфхаки по организации онлайн-ивентов
Я много лет занимаюсь организацией ИТ-конференций офлайн. Но новые реалии заставляют нашу команду изучать возможности выхода в онлайн. В этой статье я собрала информацию и лайфхаки из статей зарубежных коллег. Многие советы будут актуальны и для организаторов оффлайн-событий.
Форматы онлайн-событий
Вариант наиболее приближенный к формату офлайн-события, только без разговоров за кофе-брейками. Спикеры и слушатели в одно время подключаются к платформе проведения, доклады идут “вживую”, участники общаются в чате и задают вопросы.
Преимущества: понятный и простой формат, спикерам не надо делать предварительные записи.
Недостатки: множество рисков и неконтролируемых ситуаций для организаторов: проблемы с технической частью у спикеров / спикер просто не появляется в нужный момент, технические неполадки платформы.
Live в течение нескольких дней или недель
В записи
Все сессии записаны заранее и показываются в назначенный день события.
Преимущества: меньше рисков для организаторов.
Недостатки: больше предварительной подготовки и нет ощущения “события”, так как все уже записано заранее.
В записи с вовлечением
В таком формате сами выступления записаны, но спикеры присутствуют онлайн во время показа лекции и могут отвечать на вопросы и вести другие активности.
Преимущества: спикеры могут сосредоточиться на общении со слушателями. В этом формате живое общение и запись более сбалансированы.
Недостатки: требуется организация видеозаписи выступлений.
Подробнее о форматах можно найти в этой статье.
«
»
Пример live выступления спикера на оффлайн-конференции
Вне зависимости от того, какой формат вы выберете, есть ряд общих советов и рекомендаций, о которых пишут зарубежные источники. Итак, вы решили организовать свой онлайн-ивент.
Лайфхаки
1. Найдите “большую идею” для своего события
Относительно несложно собрать докладчиков, запланировать несколько дней вебинаров и назвать все это онлайн-конференцией. Проблема такого подхода в том, что в результате сессии, как правило, слабо связаны, участники получают только выборочные факты и происходит очень мало настоящего обучения.
Найдите «большую идею», которая объединит ваше событие. Эта идея должна стать единой линией, вокруг которой вы сможете выстроить все доклады и связать их между собой.
Чтобы выделить эти связи для участников, можно организовать вводные «подготовительные» и заключительные «обобщающие» сессии в каждый день конференции.
Подготовительные сессии (примерно 30 минут) используйте для того, чтобы выделить одну из основных тем или идей конференции, рассказать как с ней связаны доклады предстоящего дня, и что объединяет доклады между собой.
На обобщающих сессиях предложите участникам подвести итоги дня, подумать о том, что они пережили, и рассказать, как собираются действовать.
2. Создайте место для взаимодействия участников
Одним из главных минусов виртуальных ивентов обычно называют невозможность достичь того же уровня коммуникации, что и на офлайн-мероприятиях. Хотя общение лицом к лицу действительно имеет качества, которые нельзя перевести в виртуальную среду, уровень взаимодействия, который вы можете создать в сети довольно высок — если приложить усилия.
В качестве вебинарной платформы вы можете использовать сервисы, в которых есть опция проведения живых сессий. Например, Zoom позволяет подключить чат в дополнение к функции вопросов и ответов во время вебинаров.
Найдите отдельного модератора для чата. Заранее подготовьте подходящие затравочные вопросы, которые он сможет отправлять в чат и начинать обсуждение. Попросите модератора постоянно подстегивать слушателей принимать участие в разговоре.
После онлайн-сессий предоставьте место, где обсуждение может продолжаться между докладами и уже после них. Например, подойдут частные группы Facebook и LinkedIn. А специальные сервисы помогут интегрировать стену обсуждений и функции соцсетей с WordPress.
Имейте в виду, что обсуждения никогда не начинаются просто так. Нужно напоминать людям участвовать. Постоянно зовите участников в чат во время живых сессий. После ивента включайте в e-mail рассылку упоминания о наиболее активных обсуждениях в группах и ставьте на них ссылки.
«
»
Используйте частные группы в соцсетях или мессенджерах, как площадки для обсуждений
3. Используйте хотя бы немного живого видео
Даже если ваше мероприятие полностью запланировано в записи — используйте хотя бы немного живого видео. Например, модератор может представлять докладчиков в начале доклада. Цель — показать, что, хотя среда для обучения может быть «виртуальной», она заполнена реальными людьми — людьми, которые находятся там для обучения и обсуждения.
Обратите внимание, чтобы участники видели и самого спикера и его презентацию. Это относится как к событиям идущим он-лайн, так и в записи. “Кадры” докладчика и презентации могут сменять друг друга в нужный момент, или быть совмещены в одном окне.
Например, на наших оффлайн-конференциях волонтер Стас Фомин делал записи выступлений для своей медиатеки 0x1.tv, а потом добавлял презентации в видеоряд.
«
»
Добавьте презентацию в видео с докладчиком
4. Обеспечьте отличную поддержку клиентов
Убедитесь что все участники понимают какие доклады, когда и где будут проходить, как получить доступ, когда будут доступны записи и т.д. Удостоверьтесь, что навигационные ссылки на ключевую информацию размещены в очевидных областях сайта конференции и отправьте всем зарегистрировавшимся напоминания в рассылке несколько раз со всей необходимой информацией.
Разместите адрес электронной почты и номер телефона поддержки в нижнем колонтитуле сайта, создайте страницу контактов и напомните, куда обращаться за помощью, в рассылке.
5. Поговорите со спикерами заранее
“Поговорите голосом” со своими докладчиками до их выступлений. Расскажите больше о вашей аудитории, ожиданиях от доклада, что обычно лучше воспринимается слушателями. Узнайте, какие вопросы спикер планирует проговорить, и обсудите, как вы можете помочь сделать сессию максимально успешной.
Запланируйте время «пробного прогона» для каждого доклада. Сделайте их заранее, чтобы оставить спикерам время для доработки материала и повторного прослушивания, если оно понадобится. Познакомьте спикера со всеми техническими нюансами сервиса для онлайн-конференции, в котором вы решили проводить мероприятие.
«
»
Поговорите со своими докладчиками перед мероприятием
6. Обращайтесь к участникам как к соавторам
Обратитесь к участникам за конкретными кейсами для некоторых докладов. Например, зарегистрировавшиеся могут предоставить описание своей проектной задачи или фрагмент кода для разбора на выступлении.
Проводите общие «Follow Up» сессии для обсуждения вопросов и любого контента, освещаемого в мероприятии. Приглашайте слушателей стать участниками дискуссии и присоединиться на видео.
7. Привлекайте спонсоров и партнеров
Если вы организуете событие от компании — найдите тех, кто не является вашими прямыми конкурентами, а в идеале их услуги дополняют ваш продукт.
Не беспокойтесь, если у вас нет большой аудитории. Большинство компаний хотят найти хорошо квалифицированную аудиторию. Если вы можете дать шанс выступить перед такой группой — это ценно.
Существуют разные опции, которые вы можете предложить спонсорам: от упоминания их компании (например, путем отображения их логотипов на странице вашего сайта или ссылок на них в рассылке) до предоставления возможности руководить сеансом или иным образом поговорить с вашей аудиторией во время мероприятия. Эти разные подходы должны, конечно, иметь разную цену.
Спонсоры могут предложить призы или скидки вашим участникам — это отличный подход, который привлекает внимание к спонсору. Наконец, спонсорский бренд может быть полезен для поддержки вашего собственного бренда и повышения доверия к мероприятию, что, опять же, помогает привлечь посетителей.
Ниже некоторые ключевые советы по поиску спонсоров, если вы никогда раньше не работали с этой задачей.
8. Воспользуйтесь преимуществами онлайн-ивентов
Виртуальное мероприятие может проходить в течение длительного времени, с более короткими сеансами, запланированными на 1-2 часа несколько дней в неделю.
Получая знания в течение более длительного периода, у ваших участников будет больше времени, чтобы переварить, проанализировать и применить то, что они узнали. А вы получите передышку в планировании, приспособитесь по ходу мероприятия и уменьшите себе нагрузку.
Увеличится вероятность того, что слушатели будут использовать чаты для обсуждений. Во-первых, у них просто больше времени. Во-вторых, они почти наверняка получат больше вопросов и комментариев, связанных с контентом.
Еще одно ключевое преимущество — это возможность предварительной записи выступлений. Вы можете полностью записать сессии перед конференцией или сделать запись для экстренных случаев, если, к примеру, выяснится, что спикер не сможет выступить онлайн.
9. Не экономьте на напоминаниях
Одна из особенностей виртуальных конференций — возможность отложить на попозже или вовсе “не прийти”.Более того, записи докладов — которые предлагает большинство виртуальных конференций — делает возможным оправдание «я посмотрю это позже» (и, конечно, они редко смотрят его позже).
Нет способа полностью побороть эту проблему, но один из наиболее эффективных методов — отправка частых напоминаний. Сюда входят напоминания по email о начинающихся докладах, напоминания об участии в дискуссиях, напоминания о том, что записи опубликованы — все, что помогает держать в курсе событий и вовлекать участников к взаимодействию.
Конечно, важно не переусердствовать и не раздражать участников слишком большим количеством уведомлений, но лучше ошибиться, чем о вашем ивенте не вспомнят перед его началом.
10. Найдите время для всего вышеперечисленного
Если нужно было бы добавить подсказку в список выше, это было бы “начните заранее!»
Все, что описано здесь, выполнимо, даже в одиночку или очень маленькой компанией, но нужно заранее планировать, чтобы все части выстроились в линию.
«
»
Подробная статья об этих лайфхаках (на английском).
7 советов по организации успешного мероприятия
Ивент — это индустрия, отличающаяся высокой многозадачностью, поэтому тех, кому больше по душе сосредотачивать все свое внимание на одном объекте, здесь не ждут. Как оказалось, лишь 10% людей обладают «цезарской» способностью делать несколько дел одновременно; к сожалению, остальные просто не вписываются в безумный ритм этого рынка.
Если вы не любите рутину, предпочитаете активный образ жизни и готовы справляться с высокими нагрузками — добро пожаловать в ивент! Возможно, именно эта статья разбудит в вас творческий потенциал и даст толчок к развитию в сфере ивента.
1. Внимание к мелочам
Мелочи, как известно, составляют целый образ, а одна маленькая деталь способна разрушить имидж целого мероприятия. Очевидным доказательством этой непреложной истины является один интересный случай. Как-то раз во время организации одного мероприятия в автосалоне начинающий ивентор забыл предупредить моделей-участниц события о цвете туфель, которые надо было взять с собой. Для каждой был подобран и составлен отдельный красивый вечерний образ с коктейльным платьем, шикарной укладкой и до мелочей продуманным бьюти-образом, но из-за мелкого недочета в работе новичка-организатора образы моделей остались незавершенными. Двадцать девушек пестрили обувью разных расцветок, и если атмосфера мероприятия в целом не была испорчена этой неприятностью, то осадок в душе стилистов и организаторов, безусловно, остался.
Стоит ли говорить, что в процессе подготовки мероприятия нужно не только погружаться с головой, но и тщательно учитывать каждую деталь при его организации. Необходимо продумать и предотвратить все возможные варианты, которые могут помешать в организации события. Для организатора мероприятия должно быть важно мнение каждого участника, будь то обслуживающий персонал или самые почетные гости. Вклад каждого человека в проводимое событие должен быть по достоинству оценен и замечен с тем, чтобы, во-первых, подтвердить свой профессионализм и, во-вторых, работать на свой личный бренд, имидж и репутацию, которые так важны в сфере ивент-бизнеса.
2. Хочешь сделать хорошо — сделай это сам
«Мероприятие оказалось на редкость скучным. Если бы во время обеда в комнату заглянул инопланетянин, он бы решил, что гуманоиды общаются между собой посредством звяканья вилок о ножи», — Уильям Сатклифф.
Главная проблема всех начинающих организаторов — это отсутствие обширной базы утвержденных подрядчиков и опытной, грамотной команды, поэтому контроль за процессом организации следует еще более ужесточить и осуществлять буквально 24 часа в сутки. К чему нужно быть готовым, если собираешься стать профессионалом-ивентором?
Во-первых, отвыкни от сна. Накануне запуска проекта ивентор редко может позволить себе понежиться в постели, вместо этого нередки случаи, когда бедолага вынужден сорваться ночью в типографию, чтобы убедиться в цвете печати баннера, к примеру. Ответственный организатор-новичок при выборе кавер-группы, с которой можно будет заключить контракт на мероприятие, заранее придет на выступление группы, чтобы определить, подходит ли она для сотрудничества. При отсутствии наработанной базы по кейтерингу организаторам необходимо проводить тест-фуд для проверки качества предоставляемых блюд.
Все это необходимо для того, чтобы в дальнейшем избежать недопониманий и разногласий с клиентом, но трудности меркнут перед тем, какое вы создаете себе имя в результате кропотливой работы, как мечтают работать именно с вами и с каким множеством интересных, одиозных, неоднозначных, но, безусловно, захватывающих людей вы знакомитесь.
3. Стрессоустойчивость
«Кто не падает – тот не встает», – сказал как-то боксер Федор Емельяненко после поражения своему бразильскому коллеге Фабрисио Вердуму.
Что-то подсказывает, что афоризм, который необходимо выучить наизусть во избежание лишней нервотрепки, – не только спорт. Ошибки и провалы – лучшие учителя в жизни при условии, что вы хорошо усваиваете ее уроки. Главное – вовремя собраться, признать свое поражение и постараться исправить его последствия. Горячее сердце и холодный разум всегда подскажут правильный выход из любой ситуации.
4. Пунктуальность
Время – важнейший ресурс в ивенте. Ивентор должен взять за правило приезжать на проект раньше всей остальной команды, что свидетельствует о высоком профессионализме работника. Стоит организатору лишь один раз опоздать на мероприятие – и его репутация будет испорчена, доверие к нему утрачено, а команда и участники станут позволять себе халатное отношение к проекту.
5. Скорость
Время перед мероприятием пролетает как одна секунда, поэтому просто необходимо, чтобы площадка, приглашенные звезды и ведущие были полностью подготовлены и проинструктированы в день проведения, а все детали проекта были уже улажены и оговорены. Для того чтобы быть спокойным хотя бы за техническую сторону мероприятия, стоит провести генеральную проверку хотя бы за два часа до его начала. Event-менеджер обязан быть общительным, активным, постоянно контролировать ситуацию, мгновенно решать возникающие вопросы и быстро реагировать на непредвиденные сложности. Хочется разорваться на несколько частей? Ускоряйтесь!
6. Постоянное обучение
Учитесь, учитесь и еще раз учитесь. Процесс развития не должен останавливаться, ведь именно оставаясь в курсе самых последних тенденций и новостей из самых разных сфер, вы повышаете собственную квалификацию. Стремитесь первыми узнавать веяния моды, находить самых лучших подрядчиков, запоминающихся артистов, креативных стилистов и записывать все необходимые контакты. Ваш ежедневник должен пестрить новыми записями и идеями — только так можно идти в ногу со стремительной event-индустрией.
Учитесь у лучших: посещайте лекции, мастер-классы, презентации и семинары по событийному бизнесу и интересуйтесь всем на свете. Предупрежден – значит вооружен в наш век информационного бума, когда владение информацией означает уже полпобеды над остальными конкурентами. С другой стороны, никто не отменял взаимопомощь и доверие, и, помогая своим конкурентам сегодня, вы можете рассчитывать на руку помощи завтра.
Прежде всего стоит оставаться человеком и не стремиться перегрызть глотку всякому, кто вздумал встать у вас на пути. Задумайтесь: чем может быть одинаково полезно вам обоим знакомство друг с другом? Чем можно поделиться? Что приобрести? Налаживание деловых контактов, в конце концов, –основа современной бизнес-дипломатии.
7. Внешний вид
Не оставайтесь «сапожником без сапог»: следите за деталями своего образа, имиджа и репутации. Личный бренд выстраивается точно так же, как и бренд продукта или компании, – неповторимый стиль в одежде, вкус, ухоженность, поставленная речь, опрятность, харизматичность и позитивный настрой сослужат вам верную службу. Как показывают исследования, на подсознательном уровне люди больше прислушиваются к мнению внешне привлекательного человека. Ваши советы будут иметь особую ценность в глазах окружающих, если вы позаботитесь о собственным внешнем виде и не будете упускать из виду ни малейшей детали.
Будьте всегда на шаг впереди клиента. Определяйте его цели и задачи, которые он хочет реализовать. Думайте об итогах своей работы. Вдохновляйте и вдохновляйтесь, ищите новые идеи и расширяйте горизонты. Забудьте об ограничениях, штампах и шаблонах, стремитесь к гармонии и целостности, пристально всматривайтесь в мелочи, так как из них и состоит окружающий нас мир. Тщательно подбирайте и развивайте участников своей команды, чтобы в дальнейшем ее действия были слаженными, а результаты работы — впечатляющими. Не только доверяйте, но и проверяйте. Совершенствуйте навыки для того, чтобы стать лучшим. Любите свою работу и выкладывайтесь на сто процентов — и вы всегда будете чувствовать отдачу.