Что нужно делать чтобы коммуникация была эффективной

Эффективная коммуникация

Эффективная коммуникация – это нечто большее, чем просто обмен информацией. Речь идет о понимании эмоций и намерений, стоящих за словами. Помимо способности четко передать сообщение, нужно уметь слушать так, чтобы уяснить полный смысл того, что говорится, и заставить другого человека почувствовать, что его слушают и понимают.

Но легче сказать, чем сделать. У каждого из нас есть уникальное мировоззрение, на которое многое повлияло: воспитание, личный опыт и окружающая среда. Кроме того, мы передаем сообщение, зная о своих мотивах и желаниях, в то время как получатели не имеют такой роскоши. Это приводит к неэффективной коммуникации.

Неэффективная коммуникация – это пререкания с окружающими, деление собеседников на победителей и побежденных. Разногласия и конфликты являются ярчайшими индикаторами того, что мы имеем дело именно с ней.

Цель же эффективной коммуникации – наладить и оберегать взаимосвязь, поддержку и рабочие взаимоотношения, взаимовыгодные и, следовательно, длительные. Как этого достичь? Стопроцентной гарантии никто не даст, однако если соблюдать определенные правила, применять некоторые техники и приемы, можно прокачать свое умение находить подход к людям и доносить свои мысли ясно и быстро.

10 правил эффективной коммуникации

Чтобы после диалога у обоих осталось приятное чувство взаимопонимания, придерживайтесь следующих правил.

Сначала слушайте

Активное слушание включает в себя задание вопросов, а также сосредоточенное усилие, которое требуется, чтобы понять ответы вашего партнера – и в то же время отказаться от их оценки. Когда вы регулярно и умело слушаете других, то поддерживаете связь с их реальностью. Быстро узнаете о достижениях и проблемах собеседника и о том, как он справляется со взлетами и падениями. Кроме того, вы показываете, что то, что важно для него, важно и для вас.

В результате ваше мнение имеет больший вес, ведь основано на реальности – реальности собеседника.

Проявите эмпатию

Когда другие рассказывают вам свою историю, постарайтесь понять их мыслительный процесс и увидеть мир с их точки зрения Эмпатия – нечто большее, чем просто внимательно слушать. Это умение еще и понимать, не только смысл слов, но и мотивы, эмоции, мысли другого человека. Конечно, это не просто. Но сознательное усилие уже лучше, чем обдумывание своего ответа, пока говорит собеседник.

Сосредоточьтесь на позитивном

Жить в негативе – это верный способ «отвернуть» от себя собеседника. Он не станет слушать вас с полным придыханием, потому что ваше появление в его жизни будет связано с жалобами, стенаниями и пессимизмом. Поэтому сосредоточьтесь на положительном. Находите общую точку зрения, даже если вы не согласны. Старайтесь радовать собеседника своим настроением, даже если ситуация к этому не располагает.

Будьте искренни

Когда хвалите собеседника, не нужно льстить или слагать оды в честь его поверхностных качеств. Будьте искренними.

Во время критики или обратной связи не зацикливайтесь на одном негативе, помните, что вы, прежде всего, хотите помочь. Если нужно, извинитесь.

Будьте конкретны

Люди пока еще не научились читать мысли. Поэтому не просто рассказывайте другим, как их цените или что вас беспокоит. Подскажите им, как можно исправить ситуацию.

Если вам не нравится что-то в собеседнике, скажите конкретно о том, что именно, и предложите выход.

Уважайте собеседника

Вы получаете уважение, когда демонстрируете его по отношению к другим. Признавать людей и показывать уважение можно совершенно простыми и несложными способами:

Избегайте сарказма и резких замечаний, которые вызывают негативные эмоциональные реакции. Говорите с другими так, как вы хотите, чтобы они говорили с вами.

Делайте паузы

Пауза в нашем случае – это просто остановиться и подумать, прежде чем начать говорить. При помощи автоматизма ничему новому научиться нельзя, а вы наверняка читаете эту статью для того, чтобы узнать что-то новое и привить себе полезный навык.

Будьте честны

Как вы себя чувствуете, когда появляется мысль-ощущение: «Он(она) от меня что-то скрывает?». Честность вовсе не означает, что вы должны делиться всем и со всеми.

Честность – это умение придерживаться прозрачности во время диалога. Если говорите на какую-то тему, не стоит вилять.

Знайте, когда нужно уступить

Многие люди не могут удержаться и не начать атаковать любое мнение, которое им было высказано – и часто жалеют об этом.

Помните, что люди эмоционально привязаны к своим убеждениям. Если вы безжалостно раскрываете каждый изъян в рассуждениях партнера, то даже если вы правы, он будет чувствовать себя ущемленным.

Это не значит, что вы должны соглашаться с неправильным мнением. Речь, скорее, идет о том, чтобы научиться выбирать, в каких битвах стоит принимать участие.

Будьте последовательны

Общение должно напоминать равномерно бегущий поток, а не хождение по раскаленным углям или океанский шторм.

Что мешает эффективному общению?

Все, что мешает нам понять собеседника или донести свою мысль, в сфере коммуникаций называется барьером.

Их несколько десятков, мы же выделим основные. Некоторые целиком и полностью зависят от вас, остальные – лишь частично. Если вам удастся избежать их, эффективность коммуникации возрастет:

Как видим, многие из этих барьеров мы можем убрать. Проблема в том, что для этого нужно сознательное желание и длительная работа над собой. Но если вы хотите добиться в жизни успеха, без развития умения эффективно общаться не обойтись.

Технологии эффективной коммуникации

Условно технологии эффективной коммуникации можно разделить на две группы:

Есть четыре основных приема аргументирования:

Некоторых приемов и навыков эффективной коммуникации мы уже коснулись в статье, потому что они неразрывно связаны с правилами, барьерами и технологиями. Давайте их резюмируем и добавим те, о которых еще не сказали.

Старайтесь общаться со всеми людьми одинаково: не стоит вести себя покровительственно с тем, кто ниже по должности, моложе или что-то еще. Этот человек, в первую очередь, ваш партнер по общению.

Не жалуйтесь. Это можно делать только в исключительных случаях. Помните, что «люди забывают, что вы им говорили, но никогда не забывают о том, что вы заставили их чувствовать».

Поощряйте и мотивируйте собеседника. Мало того, что ему будет приятно с вами иметь дело, так этот прием еще и улучшит ваше настроение. Помните, что общение – процесс двусторонний и обе стороны заряжают друг друга позитивом или негативом.

Проявляйте эмпатию. Это слово так прочно вошло в наш лексикон, что мы уже не придаем ему особого значения. Но знать и практиковать – это две совершенно разные вещи. Поэтому постарайтесь в следующий раз выслушать ответы собеседника и рассматривать их с точки его зрения, а не с точки зрения своей предвзятости и убеждений.

Упражняйтесь. Да, можно искать собеседников и практиковаться на «поле боя», а можно для начала договориться с друзьями или родственниками и потренироваться друг с другом. Для этого есть несколько полезных упражнений:

Книги

Эффективная коммуникация – слишком обширная тема, чтобы ее можно было раскрыть в одной статье. Детальнее о ее условиях и приемах вы можете прочесть в следующих книгах:

Источник

14 методов эффективной коммуникации на рабочем месте

Содержание:

В России популярность набирают гибридные модели работы и поэтому коммуникация внутри команд становиться актуальной темой. Социальные исследования показали, 80% россиян считают, что общение является ключом к созданию доверия на работе, но опрос показал, что только 13% руководители практикуют и развивают эффективное общение на рабочем месте.

Как улучшить коммуникацию на рабочем месте?

Одна из стратегий, которую следует выбрать — это улучшение ваших коммуникативных навыков на рабочем месте как таковых. Это поможет вам завоевать доверие своих коллег по работе, повысить продуктивность рабочего процесса и в целом продвинуться по карьерной лестнице. Эти 14 простых советов помогут Вам улучшить коммуникацию на рабочем месте.

Методы повешения эффективности коммуникации на работе

1. Обеспечьте эффективный процесс адаптации

Начать новую работу может быть непросто, особенно для тех, кто работает удаленно. Сейчас как никогда важно иметь подробные учебные материалы и документацию, чтобы быстро освоиться новым сотрудникам. Чем проще вы сделаете людям доступ к важной информации с самого начала, тем лучше будет общение на рабочем месте. Полезно закрепить за новым сотрудником наставника на время адаптации.

2. Четко относитесь к рабочим процессам и устраняйте препятствия

Знаете ли вы, что 57% сотрудников говорят, что им не дали четких указаний на работу? Вы можете улучшить эту статистику, четко указав шаги, необходимые для выполнения каждой задачи и проекта.

Точно так же у вас должен быть пошаговый чек-лист для преодоления препятствий, если они возникнут. Это установит ожидания относительно того, что нужно делать, как делать это правильно, и будет способствовать улучшению коммуникации на рабочем месте.

3. Установите доверительные и открытые отношения с коллегами

Установление доверия требует времени, но его стоит постоянно укреплять, так общение на рабочем месте выводится на совершенно другой уровень. Доверие укрепляет ваши отношения с коллегами, позволяя вам лучше взаимодействовать и преуспевать в команде. Постарайтесь узнать интересы, симпатии и антипатии друг друга, чтобы выстраивать комфортное общение.

4. Регулярно проводите встречи тет-а-тет

Регулярное общение с коллегами обеспечивает продуктивную работу и помогает более эффективному общению на рабочем месте. Найдите время, чтобы обсудить проекты, собрать отзывы сотрудников и участвовать в беседах на отвлеченные темы.

Когда ваши сотрудники работают удаленно важно поддерживать связь с коллегами и обмениваться информацией, чтобы обеспечить бесперебойный рабочий процесс. Полезно использовать программы для трекинга задач, чтобы понимать сколько времени застрачивают сотрудники на выполнение задач по проектам.

Формат общения тет-а-тет может быть более комфортной средой для честного обсуждения. Эффективное общение на рабочем месте важно, но нельзя упускать из виду и честность. Если вы руководитель удаленной команды, вот несколько полезных советов:

Не отменяйте встречи. Это может навредить моральному духу вашей команды. Убедитесь, что ваше программное обеспечение для онлайн-встреч и звонков актуально и надежно. Будь то инструмент для видеоконференцсвязи или система VoIP, вам необходимо убедиться, что ваши встречи регулярно не прерываются. Приходите подготовленными и составьте повестку дня. Нет ничего хуже, чем тратить время на болтовню в течение 15–30 минут без четкого плана того, чего вам нужно добиться от вашей команды.

5. Слушайте и обращайте внимание — это важно для эффективного общения на рабочем месте

Слушать — это гораздо больше, чем просто слышать. Только 7% общения является вербальным, тогда как колоссальные 55% общения на самом деле является языком тела. Обратите внимание на выражение лица, тона и язык тела, чтобы понять, какое сообщение передается. Оттачивая навыки общения на рабочем месте, чтобы уловить невербальное и вербальное общение, вы, несомненно, сможете стать более эффективным коммуникатором.

Быть активным слушателем также означает, что вы должны уделять все свое внимание, когда кто-то говорит. Задавайте вопросы, оставляйте отзывы и старайтесь быть активным участником каждого разговора на работе.

6. Будьте открыты как для положительных, так отрицательных мнений

Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать на работе, — это быть открытым для обратной связи — как положительной, так и отрицательной.

Обратная связь всегда будет эмоционально приукрашенной, но она позволит увидеть ваши сильный и слабые стороны. Нужно в комфортной атмосфере внимательно выслушать всех желающих выразить свои мысли без каких-либо последствий.

Отличное решение, предоставить сотрудникам возможность оставлять анонимные отзывы, чтобы им было проще выражать свои мысли.

Вы можете собирать отзывы двух типов:

Качественная обратная связь: спросите свою команду, что вы и организация можете сделать, чтобы улучшить их условия на рабочем месте. Это текстовые ответы, которые могут дать вам более глубокое понимание. Количественная обратная связь: сбор таких показателей, как внутренний показатель Net Promoter Score (NPS), который измеряет уровень счастья по шкале от 1 до 10. Эти ответы основаны на числах, которые позволяют анализировать удовлетворенность каждый квартал.

7. Сохраняйте политику «открытых дверей»

Политика «открытых дверей» важна для укрепления коммуникации на рабочем месте и построения доверия внутри организации, но это не всегда легко.
Поощрение ваших сотрудников к честному разговору со своим начальством — это чистая польза для вашей компании, но некоторые могут не решаться поделиться своими умозаключениями. Нужно донести до сотрудников, что выражать свои мысли — это нормально, и это, является основой эффективного общения на рабочем месте.

8. Проводите командные мероприятия, чтобы поднять моральный дух

Чтобы избежать выгорания в вашей команде, дайте себе и другим необходимое время для восстановления персонала. Организуйте веселые мероприятия, которые не только помогут снизить стресс, но и позволят вашей команде сблизиться друг с другом и создать приятные воспоминания.

Общий опыт улучшает взаимоотношения друг с другом в вашей команде, что способствует более тесному общению на рабочем месте.

9. Используйте современные инструменты для унифицированного общения

На вашем рабочем месте, вероятно, используется множество форм связи: телефоны, приложения для обмена сообщениями, электронная почта, инструменты для видеоконференций и т. д. При таком большом количестве каналов сообщения могут легко теряются в информационной среде. Нужно выбрать простой в использовании инструмент коммуникации, который удовлетворяет все потребности ваших бизнес-процессов.

Досконально изучите инструменты управления бизнес проектами, чтобы отслеживать эффективность их выполнения вашей командой от начала до конца. Это позволяет находить узкие места в бизнес-процессах и искать решения для их оптимизации.

Если вы уже используете различные инструменты и платформы управления проектами, изучите возможность интеграции приложений, это положительно влияет на продуктивность и позволяет улучшить общение на рабочем месте.

10. Научитесь разнообразию, равенству и инклюзивности

Согласно научным исследованиям, сотрудники поколения Z и миллениалы сейчас больше заботятся об усилиях по обеспечению разнообразия, равенства и инклюзивности, чем предыдущие поколения, и им нужны доказательства того, что компанией предпринимают шаги к повышению инклюзивности рабочего пространства.

Обязательно изучите себя и свою команду на предмет DEI. Это должно вызвать критические разговоры и откровенные дискуссии, которые будут способствовать лучшему общению на рабочем месте и сделать его более инклюзивным.

11. Научитесь лучше разговаривать по телефону

Коллегам всегда приятно общаться с хорошим собеседником, умеющим расположить к разговору оппонента по телефону. Не у каждой компании есть новейшее коммуникационное программное обеспечение или инструмент для совместной работы. В крупных компания большая часть комуникации по-прежнему ведется по телефону.

Телефонные разговоры могут быть непростыми, потому что невозможно увидеть выражение лица или язык тела собеседника.
Если вы смените тон на соответствующий, это поможет вам более эффективно излагать свои мысли.

12. Научитесь лучше писать электронные письма

Помимо других навыков общения на рабочем месте, обратите отдельное внимание к написанию электронных писем. Электронная почта была и будет важной частью общения на рабочем месте. Таким образом, важно научиться выражать свои мысли в удобной для восприятия форме. Написание лаконичных и понятных электронных писем упростит вашей команде понимание их обязанностей и проектов, а также сэкономит всем время и энергию, которые можно потратить на другие задачи.

Не торопитесь, используйте маркированные списки, избегайте неоднозначных фраз. Кроме того, вы всегда можете отменить отправку электронного письма и подкорректировать его, потратив дополнительное время.

13. Практикуйте публичные выступления

Публичные выступления — один из наиболее важных навыков общения на рабочем месте. Если вы не можете четко говорить перед группой людей, вам будет сложно передать свои мысли и результаты эффективно.

Если вам интересно, как улучшить коммуникативные навыки на работе, публичные выступления — это один из способов. Начните с выступления перед людьми, с которыми вам комфортнее всего, чтобы постепенно обрести уверенность в себе.

14. Понять сильные и слабые стороны друг друга

У каждого есть области, в которых он преуспевает, и области, в которых можно улучшить скилы. Выявляя сильные и слабые стороны друг друга, вы также можете настроить свой рабочий процесс и общение на рабочем месте. Обмен информацией в данном ключе, даст вашей команде синергетический эффект и плодотворно повлияет на продуктивность.

Общение на рабочем месте зависит от каждого в команде

Наладить хорошее общение на рабочем месте — это командная работа, которая требует достаточно времени. Реализуйте указанные 14 стратегий, и это позволит Вам получить больше информации о том, что происходит в рабочей среде, узнать новые идеи и какие форматы коммуникации предпочитает ваша команда.

На основании данных из письменных и устных каналов коммуникации Вы сможете оптимизировать бизнес-процессы и максимально адаптировать условия труда для вашей команды.

Источник

9 правил эффективной деловой коммуникации

Со школы нас учат говорить и писать правильно, уделять внимание логичности суждений и языковым правилам. Другими словами, сосредотачиваться на объективных правилах языка, а также выявлении и искоренении своих ошибок. Это, несомненно, полезные знания, но они не способны сделать общение с другими людьми более легким и комфортным. Даже несмотря на то, что в коммуникации нет своих точных сводов законов, следуя которым, однозначно можно повысить ее эффективность. Но есть отдельные правила, применяя которые, можно научиться взаимодействовать с людьми с большей пользой для обеих сторон, принимающих участие в коммуникации. Они, скорее всего, не станут для вас открытием, но напомнят о тех простых вещах, которые очень легко забыть в наше время.

Эффективная коммуникация является важным компонентом личностного и профессионального успеха, о каком бы уровне коммуникации не шла речь – межличностном, межгрупповом, внутригрупповом, внешнем уровнях. Те или иные коммуникативные навыки мы задействуем ежедневно, причем это не только умение говорить, но и умение слушать, ощущать настроения других. И в деле их развития могут помочь следующие простые правила.

Доверительное общение

Эффективная коммуникация – не манипулирование собеседником для достижения ваших целей, а взаимовыгодное общение, в результате которого обе стороны что-то приобретают. Без доверия общение никогда не будет эффективным. При стремлении же к нему, своеобразной заповедью для вас должно стать создание такой атмосферы взаимоотношений, при которой человек будет вам верить. Никаких двузначностей, недоговоренности, обмана и лжи – все должно быть просто и честно.

Не избегайте личных тем

В бизнесе существует теория, которая в образном виде утверждает, что с сотрудниками нужно оставаться «на расстоянии вытянутой руки». Но сегодня она все чаще подвергается сомнению. Дистанция, конечно же, должна быть, но всегда ли? Люди ценят, когда в разговоре с ними обсуждают не только общие темы, например, работу, но и когда искренне интересуются другими делами. Нет ничего плохого в том, чтобы спросить об успеваемости и интересах детей или хобби вашего сотрудника. Это поможет сформировать то доверительное отношение, о котором было написано выше. Такие темы, конечно, не стоит поднимать на общих совещаниях, но во время личных встреч они могут быть кстати.

Ясность и конкретность

Эффективная коммуникация невозможна без взаимопонимания. Взаимопонимание невозможно без ясности и конкретности. Не бойтесь сказать напрямую о том, чего ждете от коммуникации. Не вуалируйте свои замыслы, пытаясь хитрыми обходными путями добиться от человека какого-то действия. Ведь самый лучший способ этого достичь – сказать напрямую. Если же говорить о рабочих взаимоотношениях, так это и вовсе самое главное правило. Общаясь с коллегами, всегда нужно стремиться строить коммуникацию понятной не только для вас, но и, в первую очередь, для них. Всегда ставьте четкие цели, говорите напрямую о том, чего ждете от работы, описывая конечный результат ясно. Требуйте того же от других. Это является основой взаимопонимания, но кроме того без этого невозможна эффективная и продуктивная работа в целом.

Фокус на ожиданиях собеседника

Какую бы цель вы не преследовали, помните, что общение это двусторонний процесс. Фокусируясь только на том, что важно в коммуникации для вас, и игнорируя ожидания собеседника, достичь эффективности будет очень сложно. Каждый из нас преследует свои цели, но умение их согласовывать с желаниями других, учитывать их интересы – показатель мастерства в коммуникации. Никто просто так не станет работать ради того, что хочется вам. Но в ваших силах сделать так, чтобы и вы, и другие работали ради того, что отвечает общим интересам.

Будьте открыты

Старайтесь всегда понять позицию собеседника, особенно если она не совпадает с вашей. Не блокируйте свой ум, отстраняясь от информации, которая идет вразрез с тем, как привыкли думать вы. Избегать противоположных мнений нельзя – вы вольны не принимать их, но ни в коем случае не отбрасывать. Как минимум, они любопытны и интересны. Они закаляют, развивают и делают вас сильнее. Умение работать с критикой сослужит хорошую службу любому человеку, как в профессиональной деятельности, так и в личной жизни.

Научитесь слушать

О том, что слышать и слушать это не одно и то же, сказано уже много. И столько же будет сказано еще – ровно до тех пор, пока, наперекор собственной эгоистической природе, мы не научимся мастерству диалога. Пока же наше общение будет односторонним вещанием, больше похожим на университетскую лекцию, о какой-либо продуктивной коммуникации говорить будет неуместно. Выслушав человека, можно достичь гораздо большего, чем собственным повествованием.

Проявите заботу

Представьте себе такую ситуацию: вам нужна справка и вы стоите в очереди в государственном учреждении. Стоите несколько часов. Подходит ваша очередь, вы заходите в нужный кабинет, где не очень доброжелательный работник сообщает вам, что для получения необходимого документа нужно сначала зайти в другой кабинет и взять там формуляр. Все начинается сначала – вы снова стоите несколько часов в очереди. Теперь представьте себе другую ситуацию. Зайдя в первый кабинет, вы встречаете приветливого работника, который выяснив, что у вас и у других людей в очереди нет нужных формуляров, самостоятельно идет и приносит их. Представили? Теперь вопрос: к кому из двух сотрудников вы будете питать большую симпатию? Даже отбросив факт услуги, если бы второй сотрудник просто вышел и сказал, что все заинтересованные в получении справки должны сначала взять формуляр, это уже сделало бы дальнейшее общение с ним более эффективным. Ведь иногда от таких кажущихся незначительными мелочей, какими могут быть банальная забота и участие, зависит не только успех коммуникации, но и отношения в целом.

Говорите лишь о том, в чем разбираетесь

Не старайтесь поразить людей разговорами на темы, в которых вы не разбираетесь. Каким бы красноречивым вы ни были – в наше время мало кто обращает внимание на форму, сосредотачиваясь на содержании. Таков цинизм эпохи. И лучше наблюдать и слушать, чем «лить воду» в надежде завязать нужный контакт или добиться от собеседника каких-то действий. В деловом общении растрачивать время других непозволительно. Так будет страдать и эффективность коммуникации, и ваша репутация. Поэтому предварительно позаботьтесь о том, чтобы собрать хотя бы минимальную информацию о теме, которой будет посвящен предстоящий разговор.

Меняйтесь

В общении с людьми нет универсальных правил, выучив которые однажды, вы на всю жизнь станете великим переговорщиком. Каждый человек уникален и то, что «работает» в случае с одним, необязательно пригодится в случае с другим. Поэтому будьте готовы к тому, что все может пойти не так. Заготовки на основе книг и статей (вроде этой) являются хорошим подспорьем, но реальный опыт приобретается на полях сражений – в ежедневном общении. И вы должны не только не закостенеть, но и быть готовым к импровизации, поиску собственных путей и методов.

Отзывы и комментарии

Какие книги и другие материалы по эффективной коммуникации вы считаете лучшими? Какими приемами из них пользуетесь и проверили их действенность? Делитесь вашими впечатлениями ниже.

Источник