Что необходимо секретарю для эффективного выполнения работы

Эффективность труда и качества секретаря

Н.И.Архипова, проф., О.Л.Седова, доц. РГГУ

Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда.

Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.

Должностная инструкция секретаря, разработанная с учетом квалификационных характеристик «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» четко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениям секретаря. Однако, известно, что эффективность работы конкретного сотрудника определяется не только квалификационными требованиями, но и его личными качествами.

Не случайно в США должностная инструкция состоит из двух частей: «Описание работы», которое содержит наименование должности, ее краткое описание и «спецификация работы», включающая сведения о личностных характеристиках, необходимых для ее эффективного выполнения.

Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря. Так, по мнению руководителей Клуба профессиональных секретарей М.Домниковой и Е.Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность (1). Дж.Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как «координационного центра» любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам (5):

В России в конце 80-х годов была разработана типовая модель рабочего места секретаря-референта предприятий малого бизнеса (2). Модель включала 15 элементов качественных и количественных характеристик рабочего места: кадровые данные, опыт, профессиональные знания, профессиональные умения, личностные качества, психология личности, здоровье и работоспособность, уровень квалификации, служебная карьера, хобби, вредные привычки, организация труда, оплата труда, социальные блага и социальные гарантии.

Не обсуждая спорность некоторых характеристик (например, красивая внешность, опыт работы в профкоме), отметим что применение типовой модели на практике не всегда осуществимо.

Во-первых, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (3), а термин «секретарь-референт» используется для секретарей различного уровня.

Во-вторых, секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления, национальных особенностей имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует различных способностей и личностных качеств.

Как определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной?

Может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.

Источник

Как я собеседую секретарей. От первого лица

Мой основной контингент — начинающие секретари, которые еще ничего толком не знают и практически ничего не умеют. Я бы даже сказала, что они еще не доросли до «звания» секретаря. Основная моя цель — довести их до уровня хороших секретарей ресепшен, а некоторых — до уровня грамотных делопроизводителей.

Экскурс в историю

Цель, прямо скажем, благородная! Почти как «сделать мир лучше, чище и мудрее». Но вот путь в соратники и ученики, к сожалению, «тернист и долог». Сначала необходимо понять, кто такой «секретарь». Секретарь изначально — хранитель секретов. Эти граждане когда-то давно были сплошь мужчинами (когда считалось, что женщинам образование и профессия вовсе не нужны), поверенными в разного рода тайны (ведь раньше не было телефонов и приходилось вести переписку). Например, задумал какой-нибудь интриган что-нибудь «затейливое» («Опасные связи» Шодерло де Лакло все читали?). Если время у него есть, то он сам письмо напишет, а если нет, то секретаря заставит (и руки свободны, и сам не «в кляксах»). Но это всё-таки больше относится к профессии личного помощника.

Общее описание

Секретари на ресепшен «произошли» скорее от конторских писарей («писать, читать умеющих, а вежливостью и дипломатией не обладающих»). Только те, кто понимал значение улыбки и исполнительности, выслуживались в более высокие чины. Сейчас, как и раньше, «выйти в люди», то есть сделать карьеру, может только тот секретарь, который сочетает в себе

Секретарь — это очень ценный сотрудник, ведь через него проходят все информационные потоки компании (телефонные звонки, документы, посетители). Хороший секретарь всегда терпелив и стоек, он отлично знает каждый нюанс своей работы, радушно встречает посетителей и сотрудников, прекрасно понимая, что именно он лицо своей компании, и как он встретит «информацию» (звонок, документ, гостя), то такое мнение и сложится о компании в целом. Именно таких секретарей я воспитываю. Именно такие барышни — «властительницы ресепшен и сердец» — потом с радостью переходят в другие подразделения компании или делают карьеру в секретарском деле в других организациях.

Открыта вакансия

Итак, представим, что случился такой «необычный» факт — открылась вакансия секретаря. Подбирать потенциального сотрудника я буду, естественно, под себя.

Сначала мы вместе с директором по персоналу компании будем смотреть резюме претендентов на открытую позицию. Конечно, всякие «феечки, котёнки, моны-лизы, красотки и прочие трогательные нимфы», которые указали это в своих адресах электронной почты, могут быть приглашены на собеседование, но «несерьезность» в свой багаж они от меня уже получили. Куда приятнее читать адрес i.ivanova. или sveta_smirnova. Ведь я в серьезную компанию подбираю сотрудника.

Позиция секретаря ресепшен имеет четкое денежное выражение в зарплате и льготах, а должностное — в требованиях к функционалу и графике работы. Посему девушки, претендующие сразу после окончания непрофильного вуза «на миллион денег в месяц», могут смело искать этот миллион в другом месте. Таких денег стоит только специалист с профильным ( архивное дело, документоведение) образованием и увесистым опытом работы. Особа же, желающая получать такие деньги сразу по окончании вуза, не ст о ит в моих глазах ничего (хотя за самоуверенность лишних пару копеек я бы ей добавила). Теория без практических навыков в реальной жизни мало кому приносит солидные деньги. Однако, высшее образование само по себе неплохо, так как показывает, что человек хотя бы

В моей компании секретари ресепшен имеют сменный график, который выстроен особым образом — в период усиленной нагрузки (середина дня) на рабочем месте должны находиться сразу два секретаря, а, значит, барышни, согласно резюме ищущие удобный для себя график работы (до 12-00 или после 18-00), мне не особо подходят. Им лучше попытать счастье в операторских центрах или в других местах с почасовой оплатой.

Телефонное интервью

Зачастую я сама обзваниваю секретарей, и на этом этапе, как правило, конкурс покидают «истинные леди», которые определяются словами «ихний», «тутова», «тама», «звОнит», «дОговор», «катАлог», «чо такого-та?!», «короче» и (мое личное «фи») «сотик». Для таких кандидаток я сразу же придумываю жуткий график работы, занижаю заработную плату, убираю дополнительные льготы, то есть все то, до чего «истинные леди» не опустятся. «Не, ну а чо это ваще?! Даже пожрикать не наложат!» Про построение фраз я вообще молчу. «Истинные леди» в большинстве случаев этим не «заморачиваются».

Во время телефонного разговора становятся понятны и запросы претенденток в стиле

Я прекрасно понимаю, что именно эти моменты, скорее всего, были приятны или неприятны на предыдущем месте работы (я сама была когда-то секретарем офиса и сама так спрашивала потенциального работодателя). И я уже знаю, что задавать такие вопросы прямо в лоб — это верный способ произвести не самое выгодное впечатление. Подобные вопросы ст оит задавать только при личной встрече и только после того, как вы уже узнаете другие преимущества и недостатки работы именно в этой компании.

Наша директор по персоналу действует по такому же принципу. Телефонный звонок — это первое собеседование с «потенциальным голосом» компании.

Собеседование

Но вдруг случилось счастье и собеседование было назначено! Тут уже идет в ход тяжелая артиллерия.

Жвачка

Далее я выдаю претенденткам на вакансию анкету для заполнения и ухожу размышлять над увиденным. Когда мой взор вполне удовлетворен «серостью и офисностью», когда яркая брошь или серьги, или что-то-там-еще-из-индивидуальности оказываются к месту, тогда я начинаю прислушиваться. И вот тут я внимательно читаю свои пометки в резюме. Я ставлю новые галочки, спрашиваю про маму-папу-собаку-работу-хобби-поездки. Но в это время я внимательнейшим образом слушаю. Я слушаю то, что пропустила во время телефонного звонка:

Но самое главное — я слежу за жвачкой! Жвачка — замечательная штука. Она освежает дыхание, помогает пищеварению. Но вот общению она мешает катастрофически. Из-за нее во рту скапливается солидное количество слюны, и многие звуки превращаются из шипящих и рычащих в булькающие и чавкающие. Это очень тяжело — понять про природный дефект речи или про жвачку. Так что если вдруг вы не нашли как избавиться от жвачки до собеседования, то уж пока заполняете анкету деньте ее куда-нибудь — хоть проглотите!

Как рассказывать о причинах ухода с предыдущей работы?

Саму анкету я читаю очень внимательно, особенно раздел про предыдущие компании, так как именно там можно найти очень много интересной информации. Вот, к примеру, однажды пришла ко мне девушка, которая за последний год поменяла три места работы, продержавшись везде только по три-четыре месяца. Я, конечно же, попыталаь узнать причину такой частой смены работы. В ответ услышала, что компании банкротились или направления закрывали. А я — тетка суеверная, да и моя компания мне пока самой очень нравится, рано ей еще закрываться. Вот так вот и не получилось у нас совместной работы.

Другая претендентка стала мне рассказывать, как ей не везло с предыдущим руководством. Потому и ушла отовсюду сама. Мы с нашим директором по персоналу вранье очень не любим. Поэтому и собеседования проводим, как правило, вдвоем: я оцениваю кандидатку с точки зрения непосредственного руководителя (смогу ли я ее обучить, сработается ли она с нынешними секретарями, как она в команде будет себя чувствовать и всякое такое), а директор по персоналу — с точки зрения всего коллектива компании (вольется ли в штатную гармонию компании, куда можно будет потом развивать, есть ли мысли о декрете, чем можно мотивировать и прочие подобные вещи). Такое двойное собеседование очень удобная штука, ведь что не заметил один, обязательно увидит другой.

Еще надо уточнить, что зачастую барышни и сами врать не умеют и не любят, а при таких двух нас у них это еще и не получается. Вот и выходит, что когда слышим про «все кругом дураки, одна я умная», сразу понимаем, что либо самооценка завышена (собственных ошибок не видит и не признает, а, значит, и развиваться в профессии не сможет), либо врет. Так некоторые врут про жилье, про собственную значимость на предыдущем месте работы и про всякое такое разное. А мне так лучше когда грустно, некрасиво, но честно. Есть только один пункт, где врать можно и даже нужно. Про бывшее руководство. На деловом языке такое называется — лояльность. Лучше на вопрос «Почему ушли с предыдущего места работы?» сказать, что зарплатные или функциональные ожидания не оправдались. То есть денег меньше заплатили или случилось заниматься не тем, на что приходили и тп. И все. А про то, кто плохой, а кто хороший — это не нам с вами судить.

Как вы представляете свою карьеру?

Далее. Допустим, нашлась соискательница, которая удачно преодолела все этапы интервью. С такой претенденткой можно и поподробнее побеседовать. Про ожидания от работы поспрашивать, узнать, зачем вообще она решила пойти в секретари? Цель какая? И тут, снова главное — или красиво соврать, или сказать правду. Одна моя знакомая пошла в секретари за деньгами и карьерой. Так и сказала на собеседовании: «Моя мотивация? Деньги!». Она пришла на ресепшен, добралась до продаж и ловко продвинулась к директорату. Другая моя знакомая пошла в начинающие секретари от нечего делать. Бесцельно отправилась. Так как она ничего от жизни не хочет, ее все устраивает, то в начинающих она сидит и поныне, даже не пытаясь перейти в другую категорию.

Пожалуй, этот момент стоит проговорить отдельно. Девушке, пришедшей пробоваться на вакансию секретаря любого уровня, стоит отдавать себе полный отчет в том, зачем ей идти в эту профессию: чтобы выйти на карьеру в интересующей области, чтобы найти мужчину своей мечты, чтобы денег заработать, чтобы хоть что-то делать, лишь бы дома не сидеть и тп. Цель должна быть в любом случае! Кроме того, имеет смысл перед выбором пути секретаря вспомнить, что эта позиция — подчиненная. Даже так — ПОДЧИНЕННАЯ! Помнится, пришла ко мне однажды девушка на собеседование, которая до того совмещала секретарские обязанности и обязанности бухгалтера. И был у нее суровый, почти армейский характер. И не привыкла она подчиняться. Она меня раз десять перебила фразой «Неужели Вы думаете, что я себе такое позволяю?!». Я ей тогда сказала примерно следующее: «Пожалуйста, подумайте, готовы ли Вы пойти на подчиненную позицию. Тут совершенно четко и сразу будет ясно, кто начальник и чьи поручения следует выполнять. У Вас есть отличные руководящие качества, у Вас есть амбиции и стремление идти вперед. Готовы ли Вы пригибать себя в некоторых вопросах и отмалчиваться, когда у Вас есть свое мнение?» На следующий день девочка позвонила и отказалась. Она оказалась не готова.

Есть такой прекрасный миф о том, что секретарская профессия — легкая и воздушная. Я прекрасно отношусь к тем, кто из другой сферы приходит ко мне на собеседование пытать счастье новой жизни. Были и повар вторых блюд, и сотрудник кредитного отдела банка, и младший научный сотрудник, и оператор милиции, и даже сотрудница одного медицинского вуза. Естественно я задаю вопросы о причинах смены работы. Часто оказывается, что многие просто устали от тяжелой физической работы. Это прекрасно, но еще чаще оказывается, что они не готовы к тому, что профессия секретаря — это тяжелая работа (и физически, и умственно).

Есть еще одна категория — хорошие девочки, для которых работа секретаршей, это приобретение навыка грамотного общения, а также правильного документоведения. Этих люблю. С этими работаю.

Тестирование

А вот еще был случай замечательный. С одной милой и приятной девушкой мы прообщались очень долго и интересно. И стали уже прощаться, как она меня спрашивает: «А вы что, никаких тестов со мною проводить не будете? Не хотите узнать, подхожу я вам или нет?» Я тогда удивилась. Очень. И я сама и многие другие рассматривают позицию секретаря ресепшен как стартовую: навыки на ней различные хорошо развиваются, знания всякие накапливаются. Да и не требую я на начальном этапе никаких особых знаний и навыков, так как все придет со временем. Порой легче человека заново научить (мозг свежие знания хорошо впитывает), чем переучивать. Потому и тест у меня основной — понять, готов ли человек принять те знания и навыки, что я собираюсь ему дать. Сможет ли он выдержать перекрестный «допрос» с директором по персоналу, не растеряется ли, когда будут заданы такие вопросы, как:

Реакция барышни-кандидата во время собеседования и есть самый важный тест для меня. Так проверяется стрессоустойчивость, мотивация, планы на будущее в компании, навыки работы с компьютером, навыки расстановки приоритетов при выполнении задач и т. п.

Можно, конечно, выдать человеку тесты на знания Microsoft Office, английского языка и пр. Но в нашей компании английский зачастую не нужен, а в случае необходимости есть специальные шпаргалки, где основные фразы в русской транскрипции представлены. К тому же все равно основное количество навыков и информации секретарь получит во время испытательного срока. Вот тогда и станет понятно, подходит ли соискательница компании, и подходит ли компания ей.

Вопросы работодателю

Когда все нужные мне нюансы прояснены, тогда я прошу соискательниц задавать вопросы. Но часто они не находят, что спросить. И я довольно подробно все рассказываю:

Причины отказа

На собеседовании я обязательно буду задавать вопросы про конфликтность. Даже, если соискательница потратит целых пять минут на убеждение меня, что она совершенно неконфликтна, даже, если после моего отказа в работе и объяснения в стиле «с начальством не спорят», она напишет огромное письмо с заголовком «Елена, я все поняла», эта барышня никогда не будет работать под моим началом.

Также я никогда не буду руководить той красоткой, которая не придет на собеседование (это ей нужна работа, а не мне), или раз двадцать будет уточнять, как найти офис (она так глупа?), или раз тринадцать будет переносить время и дату собеседования (не до конца определившиеся — налево). Да, уровень привередливости у меня повышенный, но и товар — штучный.

Однажды ко мне пришла девушка (отличная просто барышня: темная коса на манер Тимошенко завязана, черные брови, красные рябинки в ушах и на шее — загляденье, панночка!) И такие умные она мне вопросы задавала, такие правильные, прямо как из книжек. И про дальнейшее развитие компании, и про подразделения для дальнейшего роста, и про возможность совмещать работу с учебой и писать на основе нашей компании диплом. «Добило» меня, пожалуй, то, как она тщательно записывала все в свою записную книжечку.

Я — разгильдяйка. Хорошо организованная разгильдяйка. Халявщица по духу. И секретарей я себе подбираю таких же. Чтобы можно было посмеяться, когда смешно, но и мобилизоваться, выполнив работу к сроку, при необходимости. Такие правильные «отличницы» будут прекрасно строить фразы и не жевать окончания предложений, но я сама по себе никогда не смогу объяснить им, каков алгоритм выявления граждан, звонящих руководству просто с рекламой. Это чувствуется. Просто нужно помнить, что есть случаи, когда отказывают в позиции не из-за ваших недостатков, а из-за недостатков руководства. А с Вами все в порядке и замечательно.

Обычно секретари, проработавшие у меня полгода-год, продвигаются дальше внутри компании без каких бы то ни было запинок. На них даже очередь выстраивается из руководителей департаментов. Да и я всегда рада помочь хорошему человеку найти дело по душе. Те же, кто перешли в другие компании, при редких, но теплых встречах, благодарят. Ради этого «спасибо» все и делается: и собеседование и последующее обучение.

Елена Ударцева, профессиональный секретарь, автор блога «Школа Секретарш»

Краткая справка:
Во время учебы в Государственном Университете Управления проходила практику в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, где и проработала следующие два года в Управлении кадров. После ухода из ГД ФС РФ, поменяв пару мест, пришла на должность секретаря в журнал «Другой». В течение следующих 7 лет развивалась в секретарском деле. Последние четыре года — руководитель секретариата ЗАО «Зебра Телеком», где занимается подбором, обучением секретарей и общим руководством подразделения.

Источник

Основы работы секретаря руководителя. Какие навыки вам необходимы?

Работа секретарем руководителя предполагает собой не только сотрудничество со своим руководителем. Эта роль оказывает большое влияние и на саму компанию. В этой статье мы дадим вам несколько советов и приемов, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице в качестве секретаря руководителя.

Здесь вы узнаете о том, как работать с несколькими руководителями, правильно планировать встречи, управлять календарем и других ключевых элементах, которые помогут вам стать профессиональным административным специалистом.

В чем заключается роль секретаря руководителя?

Работа секретаря руководителя заключается в том, чтобы поддерживать своего руководителя и следить за его календарем. Вы отвечаете за то, чтобы все необходимые встречи были забронированы, и чтобы ваш босс вовремя приходил на эти встречи. Чтобы у него была вся необходимая информация для собраний, и он принимал необходимые телефонные звонки. Вы отвечаете за подготовку электронных таблиц, презентаций PowerPoint и многое другое.

Как видите, работа специалиста по административным вопросам – всячески поддерживать руководителя. Тем не менее у большинства администраторов есть некоторые основные обязанности, такие как регистрация, набор текста и ответ на телефонные звонки.

Работа в качестве администратора – престижная роль, потому что вы затрагиваете каждый аспект бизнеса и работаете бок о бок в команде со своим руководителем для достижения одной цели. В этой роли замечательно то, что она позволяет вам расти. Например, вы можете начать как младший административный помощник начального уровня, а затем продвинуться до уровня старшего исполнительного помощника.

Имейте в виду, что каждый секретарь работает по-своему. Единственный способ получить истинное описание должности – это выяснить потребности руководителя или менеджера, с которым вы работаете. О них вы узнаете, когда начнете с ним работать. Вы должны понять их потребности, как они работают, как они действуют, как им нравится, чтобы другие работали и т.д.

Теперь стоит упомянуть несколько важных замечаний:

Вы можете задаться вопросом, как выглядит истинный карьерный рост профессионального администратора. Здесь вы можете начать как регистратор и подняться до административной профессиональной роли. Большинство специалистов начального уровня начинают с того, что помогают менеджерам низшего уровня, а иногда и менеджерам по продажам.

Чтобы развиваться как профессионал в области администрирования, необходимо быть в курсе последних событий в области технологий и действительно преуспеть в своей работе. Очень полезно начать работать с руководителем среднего звена, чтобы увидеть, что они делают, как они справляются со своей работой, как они выполняют несколько задач одновременно, как они управляют людьми и следят за своим расписанием.

Далее, вы уже будете решать, хотите вы добиться роли секретаря президента компании, генерального директора и т.д. Потому что здесь вам придется быть продолжением своего руководителя. Такие люди очень заняты, а это означает, что вы должны будете участвовать в их расписании, поездках и т.д.

Самое замечательное в административной роли то, что вы можете учиться работе через наблюдение. Конечно, вы можете пойти на различные курсы, чтобы изучить азы данной роли, но ощутимый профессиональный опыт вы приобретаете через наставника, которого вам необходимо найти в своей компании. Именно так вы получите важную информацию о работе секретаря руководителя и необходимых инструментах в вашей деятельности.

Однако решать вам, какой карьерный путь избрать. Вы должны принять это решение, чтобы пройти путь от административного специалиста до исполнительного помощника высшего звена. Если вы стремитесь к этому, знайте, что каждая роль будет отличаться и она будет чрезвычайно требовательной, чем выше вы подниметесь по лестнице. Тем не менее это также роль, в которой вы действительно можете чему-то научиться и получить пользу в будущем, особенно если вы хотите продвинуться в своей карьере.

Навыки межличностного общения

Существуют несколько ключевых моментов, о которых следует помнить всем административным специалистам, когда они думают о том, как работать с другими сотрудниками компании:

Как секретарь руководителя, вы будете тесно сотрудничать с коллегами из самых разных отделов. Помните, что у вас может быть доступ к конфиденциальной информации, к которой нет у ваших коллег. Таким образом, вы должны поддерживать высочайший уровень конфиденциальности.

При непомерном интересе с боку работников организации, нет ничего плохого в том, чтобы сообщить им, что есть определенные вещи, которые вы не вправе обсуждать. Вы также можете вежливо попросить их поговорить со своим непосредственным руководителем для получения такой информации.

Поддержание профессионализма и дистанция от коллег – это две стороны одной медали. Сохраняя это расстояние, вы не попадете в неловкое или неудобное положение, когда дело доходит до сохранения конфиденциальности информации.

Если вы стремитесь стать профессиональным администратором, имейте в виду, что вам нецелесообразно участвовать в офисных сплетнях. Какие бы разговоры вы ни вели о других коллегах или самой компании, вы всегда сможете вернуться к своему руководителю. Так что всегда лучше избегать подобных разговоров.

И, помните, что вы – главный источник информации для своего руководителя. Поэтому очень важно, чтобы вы знали, кто ключевые люди в компании и как устроена ваша организация. Это сократит количество ненужных писем и телефонных звонков, когда вы попытаетесь найти подходящее контактное лицо.

Если вы стремитесь расти как профессионал в области управления, эти черты помогут вам независимо от того, какую должность в вашей компании занимает ваш руководитель.

Таким образом, если у вас есть важный проект, вы можете назначить человека, которому эта задача наиболее удобна. Он сделает это быстрее и эффективнее, что поможет вам продолжать свою работу. И наоборот, если вы назначаете часть проекта человеку, который некомпетентен в этом, либо ему не нравится данная часть работы, тогда он будет тормозить всю команду.

Вот почему так важно знать слабые стороны каждого члена команды. Таким образом, вы можете инвестировать в обучение и делиться знаниями, которых им может не хватать. Зная своих сотрудников и инвестируя в них, вы настраиваете их на успех. Вы создаете позитивную атмосферу в команде, которая хочет работать с вами, а не против вас.

Наставничество – еще одна важная деталь работы в команде. Вы можете сами выступать в качестве наставника для своих сотрудников или объединять их с другими опытными участниками, которые могут поделиться своими взглядами и знаниями о конкретной роли.

По мере того как вы становитесь профессиональным административным специалистом, вы неизбежно будете нанимать, наставлять и обучать других помощников для своей компании. Став старшим помощником, вы должны будете удостовериться, что каждый поступающий к вам сотрудник имеет надлежащую подготовку, необходимую для эффективного выполнения своей работы.

При обучении новых помощников составьте план. Составьте график того, чем они будут заниматься в первый день и с кем должны встретиться. Им необходимо знать неписаные правила, которых нет в справочнике для сотрудников. В каждой компании есть свои закулисные правила, и любому новому секретарю, приходящему в компанию, действительно необходимо знать эти мелочи.

Навыки, необходимые для работы секретарем руководителя

Как административному работнику, одна из ваших ключевых задач – отвечать на телефонные звонки вашему руководителю. Вы проверяете поступающие звонки, чтобы ваш босс мог эффективно использовать свое время. Ответ на телефонные звонки – это нечто большее, чем вы думаете, поэтому давайте обсудим несколько советов и примеров для проверки звонка, передачи звонка другому человеку и приема сообщений для обратного вызова.

Для начала важно помнить, что вы собираетесь проверять все поступающие звонки. Это сделано для того, чтобы вы могли фильтровать поступающие коммерческие звонки или те, с которыми ваш руководитель не захочет иметь дело напрямую.

Если вы понимаете, что это нежелательный звонок или телемаркетинг, вот несколько действий, которые вы можете предпринять:

В некоторых случаях, когда человек предлагает такие услуги, как уборка, техническое обслуживание, ремонт компьютеров и т.д., вы можете передать звонок другому человеку. Это гарантирует, что вашему руководителю не придется беспокоиться о чем-то, не связанном с его работой.

В этом случае сообщите вызывающему абоненту, что лучше всего будет поговорить с таким-то человеком, и спросите, не хотят ли они, чтобы их переадресовали к этому человеку. Если этого сотрудника нет на месте, тогда сообщите, что данный человек отсутствует в офисе, и что лучшим вариантом будет связаться с ним через электронную почту.

Когда вы принимаете сообщение от звонящего, вы должны быть уверены, что у вашего руководителя будет вся необходимая информация для обратного вызова. Она включает: имя, телефонный номер, время и дату звонка, а также краткое описание причины звонка.

Постарайтесь оценить время, когда ваш руководитель сможет перезвонить. Например, если руководитель находится на собрании, сообщите вызывающему абоненту, что он на собрании и что может пройти некоторое время, прежде чем ему перезвонят.

Это всего лишь несколько советов, как вы можете отвечать на телефонные звонки, но вы должны разработать систему, которая будет работать для вас и вашего руководителя.

Как административный специалист, вы будете обрабатывать входящую почту. Вы, скорее всего, будете получать различную корреспонденцию, как нежелательную почту, письма, подарки и другое. Здесь у нас также есть несколько советов, как вы можете все это организовать.

Вы можете распределить корреспонденцию по папкам разной цветовой гаммы. Например, у вас может быть красный цвет для важных писем. В эту папку можно поместить все, что требует немедленного внимания. Желтый – это материалы для чтения, такие как журналы, информационные бюллетени и листовки.

Зеленым могут обозначаться любые письма, которые вы получаете от клиентов, продавцов и так далее. В синюю папку можно собирать различные банковские выписки, счета, счета-фактуры и т. д. Подпишите каждую папку, чтобы ваш руководитель знал, что находится в ней, и мог выбрать порядок, в котором будет просматривать свою почту.

Каждый руководитель отличается тем, как он хотел бы получать почту, поэтому вас также могут попросить поставить отметку о дате получения, ожидания и т.д. Некоторые организации также требуют физического хранения документов. Для хранения и организации всей поступающей корреспонденции, вы можете поступить следующим способом:

Как в случае с почтой, так и с архивами, созданная вами система должна работать как на вас, так и на вашего руководителя. Он также должен придерживаться любых процедур компании в отношении хранения документов. Эти простые шаги сделают задачу сортировки почты намного проще и эффективнее.

Как секретарь руководителя, вы обрабатываете 99% корреспонденции. Это означает, что вам будет поручено правильно и профессионально адресовать письма. То, как вы будете это делать, зависит от того, кому вы отправляете письма. Давайте обсудим несколько сценариев.

Если вы отправляете стандартное письмо, вы будете использовать обычный формат даты, имени человека, названия компании, адреса, города, почтового индекса и приветствия. Если вы подаете, например, заявление на получение визы для своего руководителя, вам нужно будет адресовать письмо в соответствии с инструкциями, которые обычно являются стандартным форматом.

Также важно то, как вы обращаетесь к тому, кому вы адресуете письмо. Если вы работаете в международной компании, то важно учитывать, что в европейских странах и США имя идет первым, а затем фамилия, в отличие от наших стран, где сначала идет фамилия.

Когда вы обращаетесь к кому-то в письме от имени своего руководителя, важно знать и учитывать степень их знакомства. Если ваш босс и тот, к кому вы обращаетесь, хорошо знают друг друга, то во многих случаях можно обращаться по имени. Если они незнакомы, тогда обращайтесь в более формальном тоне.

Как секретарь своего руководителя, вы наверняка будете работать с разными учетными записями электронной почты, обрабатывая свои электронные письма и своего начальника. При правильной организации своей работы у вас не должно возникнуть с этим больших трудностей.

Первым делом просмотрите свою электронную почту. Выполняйте любые срочные запросы, решая их. Затем просмотрите электронную почту своего руководителя. Это позволит вам узнать, как будет выглядеть ваш день на основе полученных писем, а также какие приоритеты нужно будет изменить.

Обязательно прочтите все электронные письма, даже те, что отмечены, как важные. Ваш руководитель, возможно, уже просмотрел электронную почту, поэтому это поможет вам лучше понять, на какие электронные письма нужно отвечать.

Если письмо требует действия, отметьте его для последующих действий. Вы можете распечатать эти электронные письма, чтобы на встрече со своим руководителем обсудить действия, которые необходимо предпринять.

Если кто-то отправит электронное письмо с просьбой о конференцсвязи или встречи, вы можете легко ответить на эти электронные письма, поскольку вы ведете календарь своего руководителя. Если есть проблема, которую вы можете решить, сделайте это.

Чтобы помочь своему руководителю, отвечайте на электронные письма, с которыми вы легко справитесь или кто-то другой. Например, если кто-то ищет документ, это, вероятно, задача, которую вы можете выполнить самостоятельно или делегировать ее. Удаляйте нежелательные письма. Для электронных писем или информационных бюллетеней, которые вы постоянно получаете, просто отмените подписку на них или заблокируйте отправителя.

Главное – разработать систему, которая будет работать как для вас, так и для вашего руководителя. Имейте в виду, что чем больше вы сможете исключить нежелательных электронных писем, тем легче будет вам обоим, поскольку вам будет меньше, о чем беспокоиться.

Как административный специалист, вы будете отвечать за календарь своего руководителя. Ключевой задачей является его эффективное управление и точность записей. У вас будет множество задач, которые будут включать в себя организацию личных встреч вашего руководителя, телеконференций, бронирование билетов и запись всего этого в его личный календарь.

Если у вас несколько телеконференций, не записывайте их все подряд. Вместо этого, делайте перерывы между звонками от 15 до 30 минут, чтобы учесть задержки встреч, а также дать возможность вашему руководителю сделать перерыв и переключиться между звонками.

Перед отправкой приглашения на личную встречу убедитесь, что подходящая для этого комната свободна. Если есть такая возможность, то бронируйте ее заранее. При отправке электронного письма с приглашением, включите всех лиц, кто должен участвовать в собрании.

Обязательно укажите номер и расположение комнаты собрания, чтобы это отражалось в заглавии в личных календарях всех участников. В разделе заметок укажите любые сведения, которые могут потребоваться для встречи.

Что касается информации о поездке, вы должны убедиться, что следующее всегда включено:

Важный совет при работе с календарями – не забывайте резервировать свободное время между каждой встречей, прежде чем планировать следующую. Не стоит назначать встречи слишком рано утром, чтобы ваш руководитель мог спокойно обустроится в офисе. Также оставляйте больше времени на обеденный перерыв и один час перед завершением работы.

В какой-то момент вы, как профессионал в области административного управления, должны организовать что-то наподобие небольшой конференции. Чтобы это событие прошло для вас безболезненно, мы предоставим вам несколько советов.

Всегда бронируйте конференц-зал заранее. Затем встретьтесь со своим руководителем, чтобы узнать, кто должен участвовать в собрании. После встречи с ним, отправьте приглашение всем участникам, в котором укажите место встречи, время начала, время окончания и любые другие важные сведения о мероприятии.

Что касается самого конференц-зала, то вам понадобится следующее:

Чем тщательнее, а главное, заранее, вы готовитесь к встречам, тем легче и менее напряженно они пройдут как для вас, так и для вашего руководителя.

Технологии стремительно меняют современный офис. Тем не менее вы можете столкнуться с более традиционным офисным оборудованием, таким как принтеры, копировальные аппараты, факсы, калькуляторы и другие предметы первой необходимости в своей повседневной работе.

Вам, как секретарю руководителя важно знать следующее: как делать цветные и черно-белые распечатки, как печатать с вашего компьютера на сетевой принтер, как устранять замятие бумаги, какую бумагу можно и нельзя использовать в принтере, какой тип тонера используется в принтере и как его заменить, как перезагрузить принтер, если он не работает должным образом, к кому обратиться, когда офисное оборудование нуждается в ремонте.

Если в вашем офисе есть умная доска, полезно знать, какие маркеры можно и нельзя использовать, какое чистящее средство нужно применять, как исправить любые технические проблемы. Если в вашем офисе по-прежнему используются факсимильные аппараты, убедитесь, что в них всегда есть бумага, и вы знаете номер телефона каждого аппарата и его местонахождение.

Главное – знать, где находится каждая оргтехника и как с ней работать. Таким образом, вы будете хорошо понимать, как можно исправить любые проблемы, которые могут возникнуть.

Заключение

Как бы это банально ни звучало, по грамотная поддержка секретарем своего руководителя приводит его к успеху, а значит и к успеху всей компании. Давайте еще раз перечислим ключевые факторы вашей должности:

Если вы работаете на младшей должности, теперь у вас есть инструменты, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице до административного профессионала. Если вы опытный административный специалист, эти инструменты служат напоминанием о том, насколько важна ваша роль.

Помните, чтобы быть успешным и процветающим профессионалом в области администрирования, все начинается с изучения своего положения и построения позитивных отношений с руководителем.

Источник