Что необходимо сделать с реестром документов связной
Форма ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов
Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.
Общие сведения
Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.
Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.
Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо).
Несколько слов о форме ТОРГ-31
Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.
Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.
Заполняем реестр по форме ТОРГ-31
Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:
В табличной части нужно указывать такие данные:
На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк. 
После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.
Разрешено ли вносить исправления в документ?
Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:
Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.
Как подтвердить льготу по НДС в разделе 7 — составляем реестр документов
Будьте готовы, что льготы, заявленные в декларации по НДС, придётся подтвердить. Налоговая вышлет требование о пояснениях, на которое нужно ответить в течение пяти дней. С 23 ноября 2020 года направляйте в ответ электронный реестр подтверждающих документов по форме ФНС, тогда инспекция запросит только часть документов.
Когда и как подтверждать льготы по НДС в 2021 году
На льготы по НДС имеют право организации и предприниматели, которые занимаются определённой деятельностью (ст. 56 НК РФ). Например, от НДС освобождены продажа некоторой медтехники, булочек в школьной столовой, услуги по перевозке пассажиров, ритуальные услуги и пр.
Если вы указали такие льготы в разделе 7 декларации по НДС, будьте готовы подтвердить их налоговой (п. 6 ст. 88 НК РФ). ИФНС направит требование о пояснениях, ответить на которое нужно в течение пяти рабочих дней. Если этого не сделать, последует штраф — 5 000 рублей за первое и 20 000 рублей за повторное нарушение.
При проверке льгот ФНС пользуется риск-ориентированным подходом. Это значит, что первоначально она не требует от компании все документы по льготным операциям. Для подтверждения льготы достаточно направить в налоговую реестр подтверждающих документов.
Как подать реестр документов, подтверждающих льготу
Реестр документов подаётся в ответ на требование налоговой о представлении пояснений. Начиная с 23 ноября 2020 года, его можно направлять по ТКС, в электронном виде в формате xml (письмо ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589).
Форма реестра рекомендована, но не обязательна. Подать пояснения можно в любом виде, но у электронного реестра по форме есть преимущество — только при его подаче налоговая потребует не все документы по льготе, а только часть. Если пояснения составлять не по форме или подать реестр в бумажном виде, документы придётся представлять в полном объёме.
Инспекция изучит информацию в представленном реестре и истребует документы, подтверждающие обоснованность налоговых льгот (ст. 93 НК РФ). С помощью системы АСК-НДС инспекция оценит уровень налогового риска организации. Именно от него зависит количество истребуемых документов — 5 % при низком уровне и до 40 % при высоком. На подачу документов отводится 10 рабочих дней со дня получения требования.
Есть ещё одно ограничение по списку документов — минимум 50 % от объема запрошенных документов должны подтверждать наиболее крупные суммы операций, по которым применены льготы.
Критерии оценки риск-ориентированного подхода
Критерии оценки риск-ориентированного подхода к проведению камеральных проверок деклараций с льготами приведены в письме ФНС РФ от 26.01.2017 № ЕД-4-15/1281@ и дополнены письмом от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589.
При проведении камеральных проверок налоговики учитывают совокупность следующих факторов:
СУР автоматически распределяет плательщиков НДС на три группы риска: высокий, средний, низкий. Распределение основано на данных о налогоплательщике, которые есть в налоговой. Информация о присвоенной группе риска закрыта.
Информация о присвоенных критериях налогового риска отображается в программном комплексе «АСК НДС-2». Результаты оценки налоговики используют при камеральных, выездных и встречных проверках.
Как заполнить реестр документов по НДС
Порядок заполнения реестра дан в Приложении № 1 к Письму ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589. Перечисляя все документы в реестре, сгруппируйте их сначала по кодам операций, затем по видам, а затем по контрагентам. Разберём заполнение по графам:
Общую сумму льготной операции укажите в строке «Всего по коду».
Общую сумму по всем контрагентам укажите в строке «Всего сумма операции».
Пример реестра подтверждающих документов по НДС
Рассмотрим заполнение реестра на примере аптеки ООО «Булат». В I квартале 2021 года организация оказывала услуги по изготовлению лекарственных препаратов и ремонту протезно-ортопедических изделий.
Лекарства изготавливались по запросу городских медицинских учреждений. Общая сумма выручки по необлагаемым операциям — 500 000 рублей. Услуги по ремонту протезно-ортопедических изделий оказывались юридическим и физическим лицам на общую сумму 125 000 рублей.
Общая стоимость медицинских услуг, предоставленных аптекой, составила 625 000 рублей. Напомним, что такие медицинские услуги не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ).
Аптека сдала в налоговую декларацию по НДС за I квартал 2021 с заполненным разделом 7 по коду операции 1010269 (реализация услуг аптечных организаций) и получила требование о представлении пояснений по льготе. В ответ на требование «Булат» представит заполненный реестр:
Можно ли не отвечать на требование налоговой по льготам
Налоговики запрашивают пояснение практически по всем декларациям с заполненным разделом 7. При этом они ссылаются на п. 6 ст. 88 НК РФ. Но эта статья разрешает истребовать пояснения и документы именно по льготным операциям, а не по всем, которые освобождены от НДС или не признаются объектами налогообложения (ст. 146, 149 НК РФ). При истребовании органы должны опираться на понятие «льготы», закреплённое в п. 1 ст. 56 НК РФ.
Требовать подтверждения права на льготу налоговая может, только если организация на самом деле имеет преимущества перед другими налогоплательщиками. Иными словами, операции облагаются налогом не у всех, а только у компаний из определённых категорий. Например, не облагаются налогом и не являются льготными операции по продаже земли, гарантийному ремонту, распространению рекламных материалов стоимостью до 100 рублей за штуку, получению процентов по займам.
По таким операциям налоговики не вправе запрашивать документы (письма Минфина от 11.02.2019 № 03-07-07/8029 и от 03.12.2014 № 03-07-15/6190, п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014). Привлечь к ответственности и оштрафовать за непредставление пояснений в этом случае нельзя.
Игнорировать требование налоговой мы не рекомендуем. Следует хотя бы направить письмо с отказом в представлении документов или представить пояснение с документом-обоснованием. Например, если вы продаёте необлагаемую медтехнику, таким документом будет регистрационное удостоверение.
Письмо об отказе в представлении документов должно содержать ссылку на статью, в соответствии с которой операцию нельзя признать льготной. Вот пример:
«В соответствии с пп. 6 п. 2 ст. 146 НК РФ операции по реализации земельных участков и долей в них не признаются объектом обложения НДС. Отсутствие таких операций в перечне объектов налогообложения не является налоговой льготой. Правом не начислять НДС с выручки от продажи земельных участков могут пользоваться любые организации без каких-либо ограничений. В связи с этим ООО “Звезда” уведомляет об отказе представить документы, указанные в требовании от 12.04.2021 № 321».
Читайте также
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Регистрация симкарт в 2021 году: что нужно делать и кто рискует потерять номер телефона
Это не требование отдельных операторов, а федеральный закон. Все серьезно.
Курс о больших делах
Что это за требование
Это требование федерального закона, который был принят еще год назад и вступил в силу 1 июня 2021 года. Теперь все корпоративные симкарты должны быть зарегистрированы в специальном реестре через госуслуги. Это касается и тех номеров, что используются сотрудниками, и карт, которые оформлены для устройств — терминалов, шлагбаумов, модемов и онлайн-касс.
Такими симкартами многие пользовались годами, регистрировали на них онлайн-банки, использовали в бизнесе, а иногда — для мошенничества и других преступлений. Государство решило с этим бороться. Сначала ввели обязательную идентификацию абонентов по паспорту, теперь пытаются навести порядок в корпоративных номерах.
Из-за этого прибавилось хлопот у бизнеса. А простые абоненты могут вообще потерять номер, хотя честно использовали его в течение многих лет и ничего незаконного не задумывали.
Что нужно делать фирмам и ИП
С 1 июня по 30 ноября 2021 года всем абонентам с корпоративными симкартами нужно зарегистрировать используемые номера на госуслугах. То есть владелец номеров передает оператору связи сведения о том, кто и какими симкартами пользуется, — с данными конкретных сотрудников. Оператор запрашивает у этих сотрудников подтверждение через госуслуги — и после этого активирует карту.
Если симкарта установлена в устройстве, она активируется сразу после передачи данных, дополнительное подтверждение не требуется. Все это происходит дистанционно.
Вот что нужно сделать организации или ИП:
Заявление отправляется электронно — на портале.
Что делать работникам
Получается, что пользователям симкарт нужно либо ждать инициативы от компании, которая заключила договор, либо знать ее данные и самостоятельно активировать карту. В любом случае сведения о конечном пользователе будут проверяться. Оператор активирует карту, только если данные от корпоративного абонента и физлица совпадут.
Это не будет проблемой для тех, кто на самом деле пользуется корпоративной связью действующих компаний. Добавит немного хлопот, но не более. А вот тем, кто потерял контакт с организацией или когда-то давно купил непонятно какую симкарту, придется столкнуться с проблемами — вплоть до потери номера.
Как оператор проверяет данные пользователя
Рассмотрим вариант, когда абонент передает данные на госуслугах сам за себя. Например, если организации уже нет, он уволился, покупал симку в переходе или не дождался запроса на активацию. Вот пользователь заполнил данные на госуслугах, оператор их получил.
А дальше оператор проверяет:
И если хотя бы что-то не совпадает, карта не будет активирована. А после 1 декабря есть риск остаться без номера.
Что за реестры передают организации
Если юрлицо или ИП ликвидируется, абонентские номера могут быть переоформлены на конечных пользователей.
То есть уже три года корпоративные абоненты и так сообщают данные конечных пользователей. Или, по крайней мере, должны это делать.
Но кто-то из них мог не передать информацию или сообщить недостоверные сведения. Или директор просто везде указывал пользователем себя, а карты раздавал менеджерам. Кто-то уже и не помнит, кому передали симкарту. Некоторые пользователи получили корпоративный номер не от работодателя, а от какой-то посторонней компании, с которой давно нет связи. Раньше об этом никто не задумывался.
Теперь это будет серьезной проблемой. Даже если вы честно сообщаете, что пользуетесь номером такого-то юрлица, нужно, чтобы это юрлицо передало о вас сведения. Только тогда карта будет активирована. В противном случае после 1 декабря вас ждет неприятный сюрприз в виде блокировки, даже если вы самый честный на свете абонент.
Что можно сделать, чтобы сохранить номер
Если точно знаете, что сведения о вас не передадут или они будут недостоверными, можно попробовать переоформить корпоративный номер на себя без участия второй стороны — организации, которая заключала договор.
Для этого у операторов связи есть услуга — обычно платная, но недорогая. Проблема не в стоимости, а в самом процессе: он не дает гарантии, что заявку на переоформление точно одобрят.
Алгоритм переоформления обычно такой:
При положительном решении нужно заключить договор на свое имя. Тогда вся эта история с активацией уже не будет вас касаться, так как абонентом станет физлицо. Правда, до декабря переоформить карту можно и не успеть.
А еще бывает, что организация реальная и до сих пор работает, но передавать симкарту не хочет. Хотя человек пользуется ею много лет в личных целях и сам платит за связь. Тут ничего не поделать.
Что делать, если переоформить номер не получится
Нужно подготовиться к возможной блокировке. Приостановка услуг связи по неподтвержденным корпоративным номерам может произойти 1 декабря или позднее. Может, переходный период и продлят, но пока об этом ничего не известно — надеяться не стоит.
Вспомните все, что зарегистрировано на этот номер: личные кабинеты, доступы, подтверждения, платежи, интернет-банки, маркетплейсы, мессенджеры, доставки, скидочные карты, государственные сервисы. Измените номер, где возможно, на новый — зарегистрированный на вас.
Сообщите новый номер своим контактам. Перенесите историю в мессенджерах. Заново настройте приложения, если потребуется.
Это будет большая работа, но деваться некуда.
Как узнать, на кого оформлен номер
Эта информация есть в личном кабинете вашего оператора. Туда можно попасть через приложение или войти с компьютера — но симкарта должна быть доступна. На нее придет смс для подтверждения. Или нужно знать пароль.
Проверьте на всякий случай эту информацию, если не помните, на кого оформляли карту, или меняли данные при увольнении.
Дополнительные темы по направлению Учет.
Общая схема сбора документов.
(сопровождает комплекты)
(комплекты документов)
— Чек сверки итогов POS терминалов;
— Комплект документов по операции «Возврат в день продажи»;
— Комплект документов по операции «Возврат позже дня продажи»;
— Комплект документов по операции «Ошибочно пробитый чек»;
— Комплект документов по операции «Выдача денег по выигрышным билетам»;
— Комплект документов по операции «Инкассация»;
— Комплект документов по операции «ЗП»;
— Комплект документов по ДРУГИМ кассовым операциям «изъятие» (Экспертиза, Решение судебных органов, Прочие, Сдали в офис, Возврат процентов по кредиту);
— Комплект документов по «Инвентаризации денежных средств»;
— Комплект документов по «Инвентаризации ТМЦ»;
— Комплект документов при Продаже по безналичному расчету;
(Операторы сотовой связи)
— заявления на подключение услуг абонентского обслуживания;
(Кредитные документы)
Реестр кредитных документов
— экземпляры КД для отправки в банк;
— лист передачи кредитных договоров;
НПФ+КСБ+Автострахование
Реестр выданных карт
Реестр Автострахования
— документы по НПФ, картам СБ, Тинькофф, Домашние деньги, Автострахованию;
— прочие документы Связной Клуб (оригиналы заявлений на замену карт, заявлений по картам «Связной-Клуб» MasterCard, и других заявлений по программе Связной клуб;
— документация для Отдела Кадров;
Прочая документация
— Договор об оказании информационных услуг;
— Акт приема-передачи помещения;
— Квитанции/счета об оплате коммунальных услуг;
— Счета на оплату (аренда, телефон, электричество);
— Акты выполненных работ;
— Документация юридического характера (для правового отдела);
Все документы отправляются с ТТ в отдел делопроизводства (ДП). Отправлять документы необходимо с ближайшим приездом водителя/курьера, и ни в коем случае не задерживать отправку.
При получении документов, в отделе ДП сотрудники проводят сортировку документов по направлениям/операциям и передают в соответствующие отделы (бухгалтерия, склад, сервисный отдел, и т.д.)
Для того, чтобы сотрудникам ДП было проще распределить полученные документы необходимо уже на ТТ провести их сортировку.
Комплекты документов должны сопровождаться в ДП специальными реестрами (реестр – это список отправляемых документов). В связи с этим, на этапе закрытия программы Рарус нам потребуется сформировать ряд реестров, распечатать их, и к каждому приложить документы. Все комплекты по операциям необходимо упаковать в прозрачные файлы (чтобы не допустить путаницы, и потери каких-либо документов).
Обратите внимание, что до сбора пакетов для отправки в ДП, все файлы с документами + реестры к ним, должны храниться в специальном лотке (каждый в своей ячейке).
После того, как все реестры будут сформированы, необходимо распределить документы (и реестры) по пакетам (специальный полиэтиленовый пакет, в котором документы передаются водителю/курьеру).
Пакеты, для отправки документов в офис, доставляются на ТТ водителем и имеют штрих-код (для фиксации отправки в ПАК Рарус):
На пакете есть поля, обязательные для заполнения:
· ЦМС – номер Вашей ТТ;
· Наименование – Название Вашей ТТ;
· Вид документа – ОСС, Касса, КД, и т.д.;
· Дата отправки – дата, когда документы отправляются с ТТ.
Важно. Количество пакетов для каждой ТТ ограничено, поэтому выбрасывать пакеты категорически запрещено и необходимо использовать их только по назначению, а именно для отправки документов с ТТ!
Так же, при сборе документов для ДП обратите внимание, что пакет Касса должен формироваться на ТТежедневно, в конце каждого рабочего дня. Остальные пакеты необходимо формировать за день до приезда водителя, в конце рабочего дня (то есть, если водитель приезжает не каждый день, то при приезде мы ему передадим пакеты с документами за несколько дней).
Таким образом, при приезде водителя ему передаются пакеты:
— Пакет НПФ+СБ+Автострахование – 1 шт.
— Пакет Касса – равняется кол-ву дней с момента последнего приезда водителя на ТТ.
Формирование реестров в ПАК Рарус.
После того, как Смена закрыта, можно переходить к формированию реестров.
Важно! Формирование реестров необходимо проводить после закрытия Смены, но до закрытия Операционного дня!
Данный реестр содержит информацию по всем кассовым и товарным документам за текущий день. Формировать реестр Касса нужно ежедневно. В противном случае, при закрытии программы Рарус на экране появится сообщение:
Если по каким-либо причинам принимается решение закрыть Опер.день без заполнения реестра Касса, то необходимо поставить соответствующую галочку, и нажать кнопку «Далее». Заполнение реестра будет отложено на следующий день.
Важно. Отложить заполнение реестра Касса возможно только на один день!
Для создания реестра нужно зайти в: меню Документы ® Журнал делопроизводства ® вкладка «Реестр Касса» ® нажать кнопку «Новый».
Откроется реестр, который будет иметь следующий вид:
В реестре формируется список документов, которые должны отправляться в офис.
Проставлять количество документов необходимо либо вручную, либо отсканировав штрих-кода документов.
После заполнения реестра, его нужно провести (нажав кнопку «ОК»). Затем открыть документ и нажать кнопку «Печать». Распечатанный реестр Касса (в одном экземпляре) будет сопровождать документы в офис (вкладываться в пакет с документами).
Важно. Обратите внимание, что реестр Прочей документации (ПД), заполняется по тем же самым правилам, что и реестр Касса.
Реестры, формируемые из журнала делопроизводства.
· Реестр кредитных документов (КД)
· Реестр выданных карт
· Реестр Отдела кадров (ОК)
и нажать кнопку «Новый».
Представленные реестры заполняется схожим образом, а именно: в окне созданного реестра сканируется штрих-код с каждого комплекта документов (это необходимо для того, чтобы зафиксировать отправку каждого комплекта в программе). Например, для заполнения реестра Контрактов необходимо отсканировать ШК с каждого бланка контракта; для заполнения реестра выданных карт, отсканировать ШК с каждого заявления СБ, и т.д. Если какой-либо комплект не будет отсканирован, программа не зафиксирует его отправку.
В некоторых случаях может потребоваться указать дополнительные данные: период (дату), ШК сотрудника, при заполнении реестра КД – выбрать банк.
После заполнения, реестр необходимо провести, нажав кнопку «Ок» (Записать). Из проведенного эл. документа распечатать реестр в одном экземпляре, и приложить к комплектам документов.
Реестр анкет Связной-клуб.
Для создания реестра анкет СК, необходимо зайти в меню Документы ® Анкеты Связной-Клуб ® кнопка «Реестр»;
В открывшемся окне указать ШК сотрудника (формирующего реестр), и отсканировать штрих-код с каждой анкеты;
После того, как все анкеты будут зафиксированы в программе, нажать кнопку «Ок».
Важно! Реестр платежей – это единственный реестр, который не отправляется в ДП, а хранится на торговой точке!
1) В основном окне кассира нажать кнопку «Отчет плат»;
2) В появившемся окне выставить период (текущая дата);
3) Нажать кнопку «Реестр принятых платежей».
Сформируется реестр платежей, в котором будут указаны все принятые платежи, с разбивкой по операторам.
Данный реестр необходимо распечатать, приложить к нему все пречеки по платежам (с подписями клиентов), и вложить в прозрачный файл.
Данный файл (с реестром и пречеками), отправлять с ТТ не нужно. Файл необходимо положить в специальную коробку (на коробке указано «Не вывозить с ТТ»), и хранить на ТТ не менее 1-го месяца. По истечении этого срока, реестр и пречеки можно утилизировать.
Формирование пакета реестров.
Формирование «Пакета реестров» необходимо для того, чтобы «связать» созданные реестры (а соответственно и документы) с пакетами, в которых они будут отправляться. То есть зафиксировать, какие реестры, в каких пакетах будут отправлены.
Для формирования, нужно зайти в меню: Документы ® Журнал делопроизводства ® вкладка Формирование пакета реестров ® кнопка Новый.
В открывшемся окне ввести штрих-код сотрудника (графа: код УТТ), отсканировать штрих-код с пакета в поле «Код пакета», нажать кнопку «Добавление реестров», и в открывшемся окне при помощи сканера ввести штрих-код с необходимого реестра (или нескольких реестров).
Затем нажать кнопку «Сохранить» и «ОК».
Данную процедуру нужно повторить для каждого отправляемого пакета.
Далее, из каждого проведенного документа необходимо распечатать «Опись» в одном экземпляре, и вложить в специальный карман на пакете. Пакет запечатать (снять защитную пленку и аккуратно приклеить липкой стороной по всей поверхности пакета).
В итоге, у нас получится несколько запечатанных пакетов (в каждом из которых находятся: документы + реестры + опись), которые и будут передаваться водителю.
Данная операция (передача пакетов водителю) так же должна быть зафиксирована в программе.
Формирование резервного ШК.
В случае если в поле «Код пакета» не удалось отсканировать ШК с пакета (например, сломался сканер ШК), то необходимо нажать кнопку «Формирование резервного ШК» и в появившемся сообщении подтвердить формирование (нажав кнопку «Да»).
В следующем окне нажать кнопку «Сформировать», а затем «Использовать резервный ШК пакета».
Важно. На самом пакете необходимо зачеркнуть штрих-код, который на нем нанесен, и необходимо написать тот резервный ШК пакета, который был сформирован.
В случае если на ТТ закончились пластиковые ШК пакеты, необходимо заказать дополнительные, а документы упаковать в бумажный пакет и сформировать для него резервный ШК. На бумажном пакете необходимо написать тот резервный ШК пакета, который будет сформирован.
Передача пакетов с документами водителю.
В данном случае карта СК выступает как идентификатор водителя, т.е. позволяет определить какой именно водитель забрал документы. Если водитель не заходит на ТТ, то он передает свою карту СК сотруднику ТТ, который сам отсканирует ее в ПАК Рарус и отдаст водителю.
Карта СК. Аннулирование пакета.
Если у водителя нет карты Связной Клуб, то ему необходимо самостоятельно связаться со своим руководителем.
Если по каким-либо причинам карта не определяется при сканировании, необходимо прислать письмо с ФИО водителя (полностью) и номером карты СК (который начинается с 298…) на адрес:
Далее, если по каким-либо причинам сотрудник ТТ не сканирует штрих-код раннее внесенного пакета, появится сообщение:
При формировании отправки пакетов на следующий день данный пакет подтянется автоматически. Аннулировать пакет можно только со статусом «новый». Чтобы аннулировать ошибочный пакет необходимо зайти в документ и нажать кнопку Действия ® Аннулирование пакета (Статус пакета изменится на «Аннулирован»).
При отправке пакета статус изменится на «Отправлен».
Из проведенного документа необходимо распечатать «Лист приема-передачи пакетов» в 3-х экземплярах.
На каждом листе, водитель:
Один экземпляр с подписью водителя остается на ТТ и хранится в течение 3-х месяцев, другие два, с подписью сотрудника ТТ, водитель забирает с собой.
Данный документ (с подписью водителя) является подтверждением того, что водитель документы принял, и далее он несет за них ответственность.
Важно. Запрещена отправка документов с ТТ без проведения отправки пакета с ШК в ПАК Рарус. В случае если пакет с ШК (совместно с документами) не числится в ПАК Рарус как отправленный, не отсканирован ШК карты водителя, факт передачи документов с ТТ водителю считается не подтвержденным!
Алгоритм формирования и отправки документов:
1. Сбор документов по комплектам/операциям – желательно комплектовать и сортировать документы в течение дня (не оставлять на вечер);
2. Формирование реестров в ПАК Рарус – документы, по всем проведенным операциям за день, распределяются по реестрам (и упаковываются в прозрачные файлики);
3. Сбор документов по пакетам – распределение документов вместе с реестрами по пакетам (фиксирование распределения в ПАК Рарус);
4. Формирование пакета реестров – фиксирование какие реестры, в каких пакетах будут отправлены;
5. Передача пакетов с документами водителю – фиксирование факта передачи документов в ПАК Рарус.