Что не получится делать при совместной работе с книгой excel
Общий доступ и совместная работа
Сохранение книги в OneDrive
Сохраните книгу в OneDrive, чтобы обеспечить доступ к ней на различных устройствах, а также делиться ею и сотрудничать с другими пользователями.
Выберите Файл > Сохранить как.
Для личных файлов выберите расположение
OneDrive — личное.
Введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
Предоставление доступа к книге
Щелкните на ленте значок 
Поделиться.
Можно также выбрать элементы Файл > Общий доступ.
Примечание: Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы предоставить общий доступ.
Выберите пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ, в раскрывающемся списке или введите его имя либо адрес электронной почты.
Добавьте сообщение (необязательно) и нажмите кнопку Отправить.
Совместное редактирование книги
Поделившись файлом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.
В правом верхнем углу вы увидите, кто еще редактирует файл.
То, где работает каждый из них, — это цветные ячейки. Щелкните цвет, чтобы узнать, кто редактирует эту ячейку.
Совет: Чтобы увидеть и восстановить предыдущую версию, выберите «Файл> и > версий.
Общие книги
Важно: Общие книги ранее использовались для организации совместной работы с книгой. Эта функция имеет множество ограничений и была заменена функцией совместного редактирования. Excel совместное Приложения Microsoft 365 Excel для настольных ПК и Excel для подписчиков Microsoft 365 браузера.
Включение общих книг
Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, и, в частности, невозможность редактировать их с помощью Excel в Интернете. Поэтому мы настоятельно рекомендуемиспользовать вместо общих книг совместное авторство.
Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, поместите его в расположение, например \\server_name\folder_name. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.
На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.
Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.
Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.
В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.
Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.
Дополнительные сведения
Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.
Создание и вставка таблиц
Вставка и удаление групп ячеек
Добавление и изменение условного форматирования
Добавление или изменение проверки данных
Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек
Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм
Сортировка и фильтрация по формату
Вставка или изменение рисунков и других объектов
Использование инструментов рисования
Вставка и редактирование гиперссылок
Назначение, изменение или удаление паролей
Создание, изменение и просмотр сценариев
Защита листов или книг и снятие защиты
Автоматическая вставка промежуточных итогов
Группировка или структурирование данных
Создание таблиц данных
Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов
Создание и изменение отчетов сводных таблиц
Изменение или удаление формул массива
Создание и применение срезов
Добавление, переименование или удаление карт XML
Создание и изменение спарклайнов
Сопоставление ячеек с XML-элементами
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4
Использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные»
Использование формы данных для добавления новых данных
Добавление цепочки комментариев
Редактирование и удаление цепочки комментариев
Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.
На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.
Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид > Представления и удалите представления других пользователей.
Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.
Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.
В списке по времени выберите вариант Все.
Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.
Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.
На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.
Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:
Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.
На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Снять защиту общей книги.
Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.
На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.
На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.
Включение общих книг
Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать вместо них совместное редактирование.
Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.
Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.
Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.
В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.
Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.
Дополнительные сведения
Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.
Создание и вставка таблиц
Вставка и удаление групп ячеек
Добавление и изменение условного форматирования
Добавление или изменение проверки данных
Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек
Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм
Сортировка и фильтрация по формату
Вставка или изменение рисунков и других объектов
Использование инструментов рисования
Вставка и редактирование гиперссылок
Назначение, изменение или удаление паролей
Создание, изменение и просмотр сценариев
Защита листов или книг и снятие защиты
Автоматическая вставка промежуточных итогов
Группировка или структурирование данных
Создание таблиц данных
Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов
Создание и изменение отчетов сводных таблиц
Изменение или удаление формул массива
Создание и применение срезов
Добавление, переименование или удаление карт XML
Создание и изменение спарклайнов
Сопоставление ячеек с XML-элементами
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4
Использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные»
Импорт, обновление и экспорт данных XML
Использование формы данных для добавления новых данных
Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.
Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид > Представления и удалите представления других пользователей.
Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.
В списке по времени выберите вариант Все.
Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.
Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.
Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:
Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.
Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.
В списке по времени выберите вариант Все.
Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.
Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.
Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:
Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.
Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
Совместный доступ к файлу Excel одновременно
Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
| Недопустимо | Реально |
| Вставлять либо удалять группу ячеек | Добавлять строку или столбец |
| Добавлять либо изменять условные форматы | Работать с существующими форматами |
| Включать или изменять инструмент «Проверка данных» | Работать с существующими настройками проверки |
| Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты | Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами |
| Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты | Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты |
| Вставлять или менять гиперссылки | Переходить по имеющимся гиперссылкам |
| Назначать, редактировать либо удалять пароли | Существующие пароли функционируют |
| Ставить либо снимать защиту листов и книг | Существующая защита работает |
| Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни | Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями |
| Записывать, изменять или просматривать макросы | Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами |
| Изменять или удалять формулы массива | Пользоваться существующими формулами |
| Добавлять в форму данных новую информацию | Искать информацию в форме данных |
Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Теперь проверим и обновим ссылки:
Открытие книги с совместным доступом
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Как удалить пользователя
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Как отключить режим совместного доступа в Excel
Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
В списке должен остаться один пользователь – Вы.
Департамент ИТ
Возможности системы Microsoft Excel позволяют работать по наполнению одного файла электронных таблиц одновременно нескольким пользователям. Для того, чтобы начать совместную работу с документом, достаточно в документе Microsoft Excel перейти в меню «Рецензирование» – «Доступ к книге» и выбрать «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» (Рис. 1).
Внимание! Для того, чтобы включить общий доступ к файлу, он должен располагаться на локальном компьютере. Включить общий доступ к документу, расположенному на общем сетевом ресурсе не получиться. В общем случае вам необходимо скопировать файл, расположенный на общем сетевом ресурсе к себе на компьютер, включить в нем возможность одновременного изменения несколькими пользователями и после этого вернуть файл обратно.
После выполнения этих настроек и перенесения файла на доступный всем сетевой ресурс вы сможете в этом же меню просматривать список одновременно работающих с ним пользователей (Рис. 2).
В случае, если вы одновременно с вашим коллегой изменили одни и те же ячейки в документе Excel в момент сохранения документа появится предупреждение о конфликте (Рис. 3):
Таким образом, совместная работа с таблицами Excel позволяет не только повысить оперативность ввода и изменения данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе информации.
Как сделать общий доступ к файлу excel другим пользователям
При работе над совместным проектом возникает необходимость одновременного внесения данных в документ. Это позволяет оперативно записывать значения по ячейкам и наполнять информацией исходный файл. Microsoft Office Excel имеет в своем арсенале специальную функцию для таких случаев и сегодня разберемся, как обеспечить общий доступ к файлу excel другим пользователям.
Использование
Для редактирования рабочей книги excel группой людей необходимо поместить документ в отдельной папке, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается по локальной сети в рамках одного офиса, компании или предприятия. Затем необходимо дать разрешение через редактор. Чтобы сделать общий доступ к файлу excel, необходимо сделать следующее:
Если файл только создан, то программа предложит сохранить документ. Обязательно сохраняйте в сетевой папке, чтобы не было проблем с доступом у других людей.
После этого в названии рабочей книги должно появиться слово Общий, что свидетельствует о возможности совместной работы.
Чтобы посмотреть список изменений, необходимо выделить исправления при помощи отдельной функции.
В открывшемся окне настраиваете параметры отображения изменений.
После нажатия кнопки ОК все исправления будут вынесены на отдельный лист с пометками кем и когда внесено дополнение. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.
Ограничения
К сожалению, при работе нескольких человек в одной книге, существует ряд ограничений для редактирования и форматирования информации:
Если необходимо выполнить одну из подобных операций, необходимо попросить администратора отключить общий доступ, провести редактирование и снова включить режим совместной работы.
Бывает, что при открытии книги excel программа выдает ошибку «Файл заблокирован». Причиной этому могут служить следующие проблемы:
Чтобы убрать общий доступ, достаточно убрать галочку напротив разрешения изменять файл через настройки совместной работы. При этом в списке пользователей должен остаться один человек – администратор.
Облачные хранилища
Также совместно можно редактировать документы и через интернет. Для этого администратор должен сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Рассмотрим примеры обеспечения общего доступа на самых популярных облачных хранилищах:
После этого выпадет список возможной рассылки через социальные сети и отдельная ссылка для копирования. При этом на значок документа добавляется специальный символ в виде звеньев цепи, который свидетельствует об общем доступе.
В появившемся окне можно скопировать ссылку, а также ввести имена контактов или адреса электронной почты для предоставления доступа к файлу. В конце обязательно нажимаете кнопку Готово.
Как видите, обеспечить совместную работу над одним файлом в excel не трудно. Механизм предоставления прав для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 годов одинаковый. Помимо этого существует возможность редактирования документов через облачные хранилища, что позволяет изменять документ из любой точки мира по средствам сети интернет.
Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓