Что называют электронным офисом

Электронный офис

Вы будете перенаправлены на Автор24

Электронный офис — это комплект программных и аппаратных средств, который предназначен для обработки документации и автоматизации деятельности специалистов в системах управления.

Сущность и структура электронного офиса

Электронный офис является полноценным информационным предприятием, которое преобразует начальные данные при помощи присутствующего информационного обеспечения в конечный информационный продукт. Обобщённая структура электронного офиса представлена на рисунке ниже:

Рисунок 1. Обобщённая структура электронного офиса. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

К задачам, решаемым в офисе, может быть отнесён следующий комплекс задач:

При реализации решения данных задач осуществляются следующие стандартные операции информационных технологий:

Функции электронного офиса

Под электронным офисом понимается организованный для решения единой задачи коллектив работников разных специальностей, набор компьютерного, коммуникационного и организационного оборудования, методов математического моделирования, набор интеллектуального обеспечения, а также методов взаимодействия вышеназванных элементов. К главным функциям электронного офиса следует отнести:

Готовые работы на аналогичную тему

При помощи системы автоматизированной информационной технологии может быть организована реализация по крайней мере трёх этапов обработки и применения офисных данных, а именно, реализация учёта, анализа и выработки решения. Сегодня у локальных и глобальной сети Интернет есть огромные возможности по созданию и применению отдельного типа электронного офиса, а именно, виртуального офиса. Весь требуемый набор функций по информационному обслуживанию работы специалистов и необходимые ресурсы распределяются в обширном пространстве разных сетевых компьютерных узлах. Это позволяет абонентам системы находиться в сети, независимо от их реального местоположения.

Принцип электронного офиса даёт возможность существенного повышения эффективности деятельности специалистов творческой сферы, которая требует постоянной работы с большими информационными объёмами, обладающими достаточно сложной структурной организацией. Основным звеном управления электронного офиса считаются специалисты, которые способны оптимально применять возможности современных информационных технологий.

Автоматизированное рабочее место (АРМ)

Основным инструментарием, позволяющим специалисту взаимодействовать с компьютерным оснащением, является профессиональное автоматизированное рабочее место (АРМ). На рисунке ниже приведена структура интеграции информации на АРМ в офисе:

Рисунок 2. Структура интеграции информации на АРМ в офисе. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

АРМ может выступать как автономное рабочее место, как рабочая станция локальных сетей, а также может быть интеллектуальным терминалом, имеющим удалённый доступ к ресурсам сервера или внешних сетей. Определение конфигурации автоматизированного рабочего места и вспомогательных устройств для конкретных форм деятельности по управлению и экономическим функциям, имеет конкретику, которая диктуется предметной сферой, целевыми установками, предполагаемым объёмом работ.

Базовые процедуры по сбору, сохранению и информационной обработке при реализации АРМ, возложены на компьютерное оборудование, а специалист осуществляет некоторые ручные операции и операции, которые требуют творческий подход при разрешении насущных проблем, аналитике управленческих функций и выработке решений по управлению.

АРМ менеджера, занимающегося финансами, рассчитано, главным образом, на человека, несведущего в программировании, и служит для решения текущих проблем финансового менеджмента. А именно, это следующие проблемы:

Аппаратное оснащение электронного офиса в сфере финансового менеджмента определяется на основании объёмности и сложности решаемых в организации проблем финансового менеджмента, степени продвинутости информационных технологий в конкретном рассматриваемом предметном участке.

На сегодняшний день электронные офисы оснащаются следующим техническим оборудованием:

Источник

Электронный офис

Пример.

1)порядка 2 относительно при ;

2) —б.б.3-го порядка относительно при .

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами– работу в электронном офисе.

Электронным офисом называется программно-аппа­ратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

· средства копирования документов;

· модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

· сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

· стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты.

В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты – пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием.

1.2.Автоматизация деловых процессов

Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителей этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.

Первый класс.Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т.д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).

Второй класс.Более сложные задачи – задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

Третий класс. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Четвёртый класс.Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.

Пятый класс.Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т.п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

1.3.Классификация работников офиса

При классификации работников офиса явно выделяются три группы (см. рис. 1).

Рис. 1. Классификация работников офиса в зависимости от уровня управления

Менеджеры высшего звена–топ-менеджеры (генеральные директора, главные администраторы, распорядители, директора, начальники от­делов и т.п.), решающие задачи четвертого и пятого классов. Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие ре­шений и являются основными потребителями обоб­щенных информационных ресурсов учреждения.

Эффективность функционирования учреждения в основном опре­деляется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации.

Творческое начало в работе специалистов высоко и варьируется в достаточно широких пределах. Специалисты обеспечивают практически всю информаци­онную подготовку для принятия решения руководителем. Они явля­ются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень незначительной (хотя на практике этого не про­исходит).

Исполнители, менеджеры низшего звена– технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты (clercs) – кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики (младшие бухгалтеры) и т.п.

Источник

Электронный офис

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами — работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:

· электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т.е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;

· автоматизацию управленческой деятельности,

· вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений.

Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы:

· на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;

· создание наиболее благоприятных условий выполнения, профессиональных функций;

· качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом:

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

· средства копирования документов;

· модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

· сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

· стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов средств вычислительной и другой техники, математических методов И моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.

Понятие виртуального офиса. Информационные технологии виртуальных офисов.

Источник

Понятие электронного офиса

Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.

К основным задачам можно отнести следующие задачи делопроизводство, управление, контроль управления, составления отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятии и между предприятиями.

При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных услуг, как:

-обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т.д.);

-сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т.д);

-хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем.

Электронный офис – это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов.

Основные функции электронного офиса:

-общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;

-локальное хранение документов;

-обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;

-дистанционная и совместная работа служащих над документом;

-поддержка общения без отрыва от рабочего места;

-персональная обработка данных;

-составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

-обмен информацией между базами данных, ввод данных или форм и ведение персональных баз данных;

-генерация отчетов по обработке данных;

-управление личным временем;

-контроль автоматической корреспонденции;

-обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

-обеспечение стилистического качества документов;

-моделирование решений и имитация их принятия;

-информационная поддержка принятия решений;

-создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест;

-обмен локальной и персонализированной информации;

-обмен и интеграция программных средств;

-перенос документов с одного носителя на другой;

-полиграфическое оформление документов;

-групповой контакт через терминалы.
В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса – виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.

Главным и управляющим звеном в электронном офисе являются специалисты, умеющие эффективно использовать современные информационные технологии.

Автоматизированные рабочие места финансовых менеджеров ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач финансового менеджмента:

-формирование отчетности и проверка его полноты, корректности и достоверности;

-анализ финансового состояния предприятия;

-анализ устойчивости рентабельности показателей ликвидности и др.

-анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование финансового состояния предприятия;

-сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями и др.
^ 2. Техническая основа электронного офиса в финансовом менеджменте.
В современном электронном офисе используются следующие технические средства:

-устройства ввода – вывода информации;

Выбор персонального компьютера для автоматизации решения задач финансового менеджмента в электронном офисе зависит от размеров предприятия, объема и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персонального компьютера являются необходимые объемы оперативной памяти, внешней памяти, быстродействие процессора, определяемое его тактовой частотой, состав подключаемых внешних устройств, класс монитора и др.

Для обеспечения связи с “внешним миром”, передачи и получения деловой информации в возможно более короткие сроки используют модемы (факсмодемы), телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (АТС) и др.

Для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры.

Для вывода информации на бумагу используются принтеры. Наиболее часто применяют матричные, струйные и лазерные.

Для обработки видео и аудиоинформации используются системы мультимедиа, обеспечивающие комплексное представление информации. Среди устройств системы мультимедиа можно назвать звуковую карту, привод CD-ROM, акустические системы, микрофон и др.

К оргтехнике, кроме названных выше телефона и факсимильного аппарата, относят множительно – копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях (ведущие производители Xerox, Canon и др).

К дополнительным устройствам можно отнести:

-сетевой фильтр – устройство, предназначенное для страхования скачков напряжения в сетях электропитания;

-блок бесперебойного питания для поддержки компьютерной системы в рабочем состоянии в течении некоторого времени после прекращения подачи напряжения в электросети, что может привести к уничтожению текущих результатов работы пользователя, хранящихся в оперативной памяти. Минимизация потерь важна при работе в локальной сети.
^ 3. Программные средства, обеспечивающие функционирование информационных технологий финансового менеджмента в офисе.

Для организации информационных технологий финансового менеджмента в электронном офисе необходимо наличие программной платформы, базовыми элементами которой являются:

-системное программное обеспечение для организации процесса компьютерной обработки информации и взаимодействия между компьютером и пользователем;

-офисное прикладное программное обеспечение.

^ Системное программное обеспечение включает операционную систему (ОС), сервисные программы, программы технического обслуживания.

Анализ применения различных ОС показывает преимущественное использование ОС Microsoft Windows к качестве ОС персональных компьютеров. Это многозадачная операционная система с развитым графическим интерфейсом устойчива в работе, поддерживает все виды мониторов, принтеров. Большинство офисных программ и системы мультимедиа работают только в этой среде.

К базовому офисному прикладному программному обеспечению относятся:

-текстовые процессоры для создания и обработки текстовых документов. Наиболее популярной офисной программой для обработки документов является Microsoft Word;

-табличные процессоры для автоматизации расчетов над большими объемами табличных данных, представления данных в графическом виде. Например, Microsoft Excel/

-системы управления базами данных.

Термин интеллектуальный анализ данных можно понимать двояко.

В узком смысле это попытка адекватного русского перевода термина Data Mining, который ввёл в обиход Григорий Пятецкий-Шапиро в 1992 году. Согласно его определению, Data Mining — это процесс обнаружения в сырых данных ранее неизвестных, нетривиальных, практически полезных, доступных интерпретации знаний, необходимых для принятия решений в различных сферах человеческой деятельности. Дословный перевод «раскопки (или добыча) данных» следует, по всей видимости, считать неудачным.

В широком смысле это современная концепция анализа данных, предполагающая, что

§ данные могут быть неточными, неполными (содержать пропуски), противоречивыми, разнородными, косвенными, и при этом иметь гигантские объёмы; поэтому понимание данных в конкретных приложениях требует значительных интеллектуальных усилий;

§ сами алгоритмы анализа данных могут обладать «элементами интеллекта», в частности, способностью обучаться по прецедентам, то есть делать общие выводы на основе частных наблюдений; разработка таких алгоритмов также требует значительных интеллектуальных усилий;

§ процессы переработки сырых данных в информацию, а информации в знания уже не могут быть выполнены по старинке вручную, и требуют нетривиальной автоматизации.

Необходимость интеллектуального анализа данных возникла в конце XX века в результате повсеместного распространения информационных технологий, позволяющих детально протоколировать процессы бизнеса и производства.

По составу решаемых задач Data Mining практически не отличается от стандартного набора средств, применяемых с середины XX века в области прикладной статистики, машинного обучения (machine learning), информационного поиска (information retrieval). Основное различие заключается в эффективности алгоритмов и технологичности их применения. Подавляющее большинство классических процедур имеют время выполнения, квадратичное или даже кубическое по объёму исходных данных. При количестве объектов, превосходящем несколько десятков тысяч, они работают неприемлемо медленно даже на самых современных компьютерах. За последние десятилетия значительные усилия в области Data Mining были направлены на создание специализированных алгоритмов, способных выполнять те же задачи за линейное или даже логарифмическое время без существенной потери точности.

Классификация экономической информации

Важная составляющая информационного обеспечения — система классификации и кодирование.
Классификация — обязательный этап предыдущей подготовки экономических данных к автоматизированному обработке, а также предпосылка рациональной организации информационной базы и моделирования информационных процессов.
Ее можно определить как составляющую информационного обеспечения любой информационной системы, которая принадлежит к языковым средствам управления. Поэтому классификация является основой для кодирования информации и следующего ее поиска.
Система классификации — это совокупность методов и правил распределения множества объектов (М) на подмножество(Мij) согласно признакам похожести или непохожести.
Объект классификации — элемент классификационного множества.
Классификационное группирование — подмножество объектов, полученных в результате классификации.
Различают два метода классификации — иерархический и фасетный.
Иерархическая классификация экономической информации— это последовательная низменность множества объектов на подчиненные классификационные группировки.
Преимущества: логичность построения, четкость определения признаков, большой объем информации, удобство использования.
Недостатки: жесткая структура, недостаток резервного объема.
Фасетный метод классификации — параллельная низменность множества объектов на независимые классификационные группировки.
Фасет — набор значений одной признаки классификации. Фасеты взаимно независимые. Каждый объект может одновременно входить в разные классификационные группировки.
Преимущества: гибкость структуры (приспособление к изменениям в задачах), дает возможность вводить новые фасеты или удалять старики.
Недостатки: недостаточно полное использование объема.
Фасетная классификация экономической информации
Кодирование — процесс присвоения условного обозначения разным позициям номенклатуры.
Код — это знак или совокупность знаков, принятых для обозначения классификационного группировки или объекта классификации.
Для кодирования информации в информационных системах применяют порядковый, сериально-порядковый, последовательный та параллельный методи кодирование.
Порядковый метод кодирования — простейший и наиболее распространенный. Построение кодов выполняется по мере роста или спадание признаков без пропуска номеров.
Сериально-порядковый метод кодирования на каждую группу признаков имеет серию порядковых номеров с резервом номеров.
Последовательный метод кодирования предусматривает выделение определенных разрядов кода под определенные признаки.
Параллельный метод кодирования тоже предусматривает выделение разрядов, но значение признаки, записанной на любом разряде кода, не зависит от значения признаков, записанных на других разрядах.
Выбор методов классификации и кодирование объектов предусматривает:
возможность расширения кодового множества объектов и внесение соответствующих изменений;
однозначность идентифицированных объектов;
минимальную длину кода;
возможность обработки информации с помощью ЭВМ;
простоту метода кодирования;
применение общепринятых обозначений.

2.4. Единая система классификации и кодирование.
Категории классификаторов
После присвоения кодов создается классификатор.
Классификатор — это систематизированное собрание однородных наименований и их кодовых обозначений.
Единая система классификации и кодирования — это комплекс взаимосвязанных классификаторов технико-экономической информации, приспособленных к обработке средствами вычислительной техники с автоматизированной системой ведения этих классификаторов.
Результатом работ из классификации и кодирования есть разработки классификаторов за типом объектов и категориями.
Госстандартом допускается использования классификаторов таких видов:
общегосударственные (государственные) классификаторы;
межотраслевые классификаторы;
отраслевые классификаторы;
классификаторы предприятий (локальные).

Приведем перечень основных общегосударственных и отраслевых классификаторов:
СПАТО — система обозначений автономий, территорий, областей;
УКФВ — украинский классификатор форм собственности;
КОПФГ — классификатор организационно-правовых форм хозяйствования;
ЕГРПОУ — единый государственный реестр предприятий, организаций Украины;
ЗКГНГ — общий классификатор областей народного хозяйства;
НИЗА — система обозначений органов государственного управления;
УКВ — украинский классификатор валют;
УКП — украинский классификатор продукции;
КОВ — классификатор единиц измерения;
УСГК — украинская стандартная отраслевая классификация ;
УБК — украинская бюджетная классификация;
КВПП — классификатор видов налогоплательщиков;
КБУ — классификатор банковских учреждений;
УКОЗ — украинский классификатор основных средств;
Приведем пример кодовых обозначений:
УКУД — украинский классификатор управленческих документов.
Код унифицированной формы документа составляется с 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа. Структура кода формы документа за УКУД:
ХХ — класс форм;
ХХ — подкласс форм;
ХХХ — регистрационный номер;
Х — контрольное число.
УКВЕД — украинский классификатор видов экономической деятельности.
Общее кодовое обозначение объектов КВЕД выглядит так:
ХХ — раздел;
ХХ. Х — группа;
ХХ. ХХ — класс;
ХХ. ХХ. ХХ — подкласс.

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Источник