Что называется списком в табличном процессоре excel

Табличный процессор excel. Списки и средства их обработки списком в Excd является таблица, строки которой содержат однородную информацию. Впредыдущих версиях E

Главная > Документ

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL. СПИСКИ И СРЕДСТВА ИХ ОБРАБОТКИ

Списком в Excd является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т. д.

Список состоит из трех структурных элементов:

заглавная строка — это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов — это метки (названия) соответствующих полей;

запись — совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы);

поля — отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при его формировании, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

Рабочий лист должен содержать только один список, т. к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.

Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.

Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).

Метки столбцов могут содержать до 255 символов.

Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».

Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.

При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы.

То есть для редактирования данных могут применяться все рассмотренные ранее возможности. Однако значительно упростить работу с записями списка позволяет команда Форма меню Данные. Использование формы данных позволяет:

добавить записи в список;

организовать поиск записей в списке;

редактировать данные записи;

удалять записи из списка.

Диалоговое окно команды Форма содержит шаблон

для ввода и обработки записи, представленный в виде нескольких полей ввода, каждое из которых соответствует полю записи списка. Значения полей записи могут выводиться в шаблон по-разному:

если поле содержит значение-константу, то его можно отредактировать, и значение выводится в поле ввода;

если поле содержит формулу, то в шаблон выводится значение, полученное в результате вычислений. Такое значение не может быть отредактировано с помощью формы данных.

Перед значениями полей в шаблон выводятся имена полей, составленные на основании заглавной строки, а если она отсутствует — на основе первой строки списка.

Перемещение между полями в шаблоне формы осуществляется нажатием клавиши Tab или установкой мышью места ввода в нужное поле ввода.

Данные в форме можно редактировать, но только значения, являющиеся константой. Отредактировать поля, содержащие формулы, нельзя.

Существуют три способа для поиска записей в списке:

с помощью командных кнопок Далее/Назад;

с помощью полосы прокрутки;

с помощью командной кнопки Критерии.

В последнем случае осуществляется поиск записи, значения полей которой удовлетворяют некоторым условиям. Эти условия представляют собой критерии поиска, задаваемые в окне поиска. Шаблон формы окна поиска содержит имена полей записи и поля ввода для задания критериев. Поиск может осуществляться по значению в одном поле или по значениям нескольких полей.

При задании критериев можно использовать операторы сравнения.

В критериях поиска можно использовать символы подстановки для выбора группы записей, значения которых удовлетворяют условию:

* — для указания произвольного количества символов;

? — для указания одного символа.

Поиск записей по заданному критерию осуществляется нажатием на кнопку Далее. Последующее нажатие на эту кнопку или на кнопку Назад позволяет просмотреть все найденные записи в любом направлении. Восстановление доступа ко всему списку осуществляется нажатием кнопки Очистить в окне поиска команды Форма меню Данные.

Сортировка списков — это переупорядочивание одного или более столбцов. Сортировка выполняется с помощью одноименной команды меню Данные. Excel позволяет упорядочить записи списка по трем столбцам (полям). Для быстрой сортировки по одному (выделенному) столбцу можно использовать кнопки стандартной панели инструментов. Если список не содержит заглавной строки, то необходимо указать, что будет использовано в качестве меток столбцов. Для этого в области Идентифицировать поля по окна команды сортировки следует выбрать переключатель:

подписям — если в качестве меток столбцов использовать данные первой строки;

обозначениям столбцов листа — если в качестве меток столбцов использовать заголовки столбцов рабочего листа (А, В, С и т. д.).

Командная кнопка Параметры в окне команды сортировки выводит окно Параметры сортировки, в котором можно:

установить параметр Учитывать регистр, для различия строчных и прописных символов при сортировке;

указать, как будут сортироваться записи списка: по строкам (по умолчанию) или по столбцам;

задать пользовательский порядок сортировки.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Если же необходимо расположить записи в соответствии с некоторым логическим порядком значений полей, например, названием дней, месяцев и т. д., то следует определить пользовательский порядок сортировки, выбрав нужный список значений в списке Сортировка по первому ключу в окне Параметры сортировки. Список значений, определяющий пользовательский порядок сортировки, должен быть предварительно создан на вкладке Списки команды Параметры меню Сервис.

Источник

Компьютерная обработка табличной информации. Операции со списками в табличном процессоре EXCEL. Практическое назначение

№32 Компьютерная обработка табличной информации. Консолидация данных и формирование сводных таблиц

Перед тем как создать сводную таблицу необходимо сначала задать данные для этой таблицы, выделив часть книги, страницы, а в случае если это база данных или же список, то необходимо выделить ячейку списка или базы данных.

Для случая, когда сводную страницу создают из одного документа (листа Microsoft Excel), то наиболее рационально пользоваться мастером сводной таблица, кнопка которого находится на панели «сводных таблиц»:

После нажатия на эту кнопку пользователю откроется окно, в котором ему будет предложен выбор (в данном случае не обязательно выделять область до запуска мастера) источника данных:

· в списке или базе данных Microsoft Excel

· во-внешнем источнике данных

· в нескольких диапазонах консолидации

думаю с первым и вторым пунктом всё относительно понятно, их названия говорят сами за себя, а что касается третьего пункта, то здесь подразумевается, что существует несколько источников данных, например, насколько листов книги.

При выборе первого пункта меню, пользователь перейдет в окно, в котором потребуется непосредственно указать источник данных в документе, выделив их (если конечно это не было сделано до старта мастера).

После завершения этого этапа появится окно третьего шага мастера.

Здесь предстоит непосредственно разместить поля, находящиеся справа на рисунке, зажав каждое из них мышкой и передвинув в нужное поле: столбец, строка, данные, страница. Важно чтобы все поля были заполнены, иначе продолжение работы будет невозможно.

Следующее окно, которое появится, является последним. Здесь необходимо выбрать один из двух параметром, «куда будет помещена таблица»: новый лист, существующий лист. Кроме этой опции в этом окне расположена также ещё и кнопка «параметров» для создаваемой таблицы, в которой можно:

· Выбрать имя таблицы

· В пункте «формат» выбрать опции: общая сумма по столбцам; общая сумма по строкам; автоформат; включать скрытые значения; объединять ячейки заголовков; сохранять форматирование.

· В том же пункте выбрать макет страницы: вниз затем поперёк; поперёк, затем вниз.

· Символы, которые будут выводится вместо пустых ячеек, а так же вместо ошибок.

· В пункте данные: сохранять данные вместе с таблицей, развертывание (Если флажок развертывание «разрешено» снят, то при двойном щелчке ячейки в области данных сводной таблицы детали не отображаются.); обновление данных из источника при каждом открытии.

После завершения всех настроек и нажатия на кнопку готово, будет выведена сводная таблица с выбранными полями.

Если при создании сводной таблицы использовался пункт » во-внешнем источнике данных», в первом окне базы, то при продолжении появится окно, в котором нужно будет открыть или создать новый файл запроса (является средством для извлечение информации из базы данных, причем данные могут быть распределены среди нескольких таблиц) на данные, нажав кнопку «получить данные». После этого момента мастер продолжит свою работу идентично предыдущему пункту.

Что же касается опции » в нескольких диапазонах консолидации» всё в том же первом окне мастера, то там будет несколько иной порядок выполнения. Второе окно предложит выбрать, как следует создавать поля на страничке: создать поля страница; создать одно поле.

При выборе первого пункта далее будет необходимо выбрать источники (несколько) данных, а также указать количество полей на странице в интервале от 0 до 4, а после этого в окошках выбрать диапазоны значений.

После чего продолжится стандартный выбор значений для полей. Если же будет выбран пункт «создать одно поле», то появится такое же окно, как и в предыдущем случае, но без полей для выбора диапазона.

После завершения работы мастера по одному из вышеперечисленных путей, в книгу будет вставлена сводная таблица, с выбранными значениями строк и столбцов с просуммированными значениями полей, внесенных в область «данные».

№33Системы управления базами данных (СУБД). Класс задач решаемых с их использованием. Основные понятия СУБ

Система управления базами данных (СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.

Основные функции СУБД

§ управление данными во внешней памяти (на дисках);

§ управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;

§ журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев;

§ поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Обычно современная СУБД содержит следующие компоненты:

§ ядро, которое отвечает за управление данными во внешней и оперативной памяти, и журнализацию,

§ процессор языка базы данных, обеспечивающий оптимизацию запросов на извлечение и изменение данных и создание, как правило, машинно-независимого исполняемого внутреннего кода,

§ подсистему поддержки времени исполнения, которая интерпретирует программы манипуляции данными, создающие пользовательский интерфейс с СУБД

§ а также сервисные программы (внешние утилиты), обеспечивающие ряд дополнительных возможностей по обслуживанию информационной системы.

В классической теории баз данных, модель данных есть формальная теория представления и обработки данных в системе управления базами данных (СУБД), которая включает, по меньшей мере, три аспекта:

1) аспект структуры: методы описания типов и логических структур данных в базе данных;

2) аспект манипуляции: методы манипулирования данными;

3) аспект целостности: методы описания и поддержки целостности базы данных.

Аспект структуры определяет, что из себя логически представляет база данных, аспект манипуляции определяет способы перехода между состояниями базы данных (то есть способы модификации данных) и способы извлечения данных из базы данных, аспект целостности определяет средства описаний корректных состояний базы данных.

Модель данных — это абстрактное, самодостаточное, логическое определение объектов, операторов и прочих элементов, в совокупности составляющих абстрактную машину доступа к данным, с которой взаимодействует пользователь. Эти объекты позволяют моделировать структуру данных, а операторы — поведение данных. Каждая БД и СУБД строится на основе некоторой явной или неявной модели данных. Все СУБД, построенные на одной и той же модели данных, относят к одному типу. Например, основой реляционных СУБД является реляционная модель данных, сетевых СУБД — сетевая модель данных, иерархических СУБД — иерархическая модель данных и т.д. В настоящее время имеется свыше тридцати моделей представления данных, которые до последнего времени не были систематизированы. Их можно разделить на две группы:

1) формальные (математические, скорее теоретические), предполагающие разработку БД только человеком;

2) математические представления, рассчитанные на автоматизацию процесса проектирования БД («компьютерное представление»).

Источник

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL. СПИСКИ И СРЕДСТВА ИХ ОБРАБОТКИ

Списком в Excd является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т. д.

Список состоит из трех структурных элементов:

1. заглавная строка — это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов — это метки (названия) соответствующих полей;

2. запись — совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы);

3. поля — отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при его формировании, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

1. Рабочий лист должен содержать только один список, т. к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.

2. Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.

3. Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).

4. Метки столбцов могут содержать до 255 символов.

5. Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».

6. Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.

7. При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

8. В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы.

3.Форма данных представляет собой удобный способ ввода или просмотра одной строки данных в диапазон или таблице. В форме данных отображаются все столбцы, и поэтому одновременно можно просмотреть все данные в строке. Это особенно полезно, если в диапазоне или таблице больше столбцов данных, чем помещается на экране.

4. Ввод данных в список Excel можно осуществлять двумя способами:

§ ввод данных непосредственно в строку списка Excel;

§ ввод данных в список Excel с помощью формы, аналогичной форме, которая применяется для добавления записей в базу данных.

5.Ввод данных в форме осуществляется в текстовые поля. После ввода данных необходимо нажать кнопку Добавить, чтобы данные появились в спискеExcel. Для просмотра записейможно воспользоваться линией прокрутки или кнопками «Далее» или «Назад».

6Чтобы удалить данные из отдельных полей, откройте таблицу или запрос в режиме таблицы либо откройте форму ввода данных в режиме формы или макета .

Удаление данных из таблицы

1. В области навигации дважды щелкните нужную таблицу или запрос. Они откроются в режиме таблицы.

2. Выделите данные, которые нужно удалить.

Можно выделить все значение или его часть либо просто установить курсор в поле.

3. Если вы выделили все содержимое поля, нажмите клавишу DELETE.

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.

Если вы установили курсор в поле, нажмите клавишу DELETE или BACKSPACE.

Удаление данных из формы

1. В области навигации дважды щелкните нужную форму. Она откроется в режиме формы.

В области навигации выберите нужную форму, а затем на вкладке Главная в группе Представления щелкните Вид и выберите Режим макета.

2. Выделите данные, которые нужно удалить.

Можно выделить все значение или его часть либо просто установить курсор в поле.

3. Если вы выделили все содержимое поля, нажмите клавишу DELETE.

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.

Источник

Выполнение операций со списками (базами данных) в табличном процессоре Excel

Понятие о списках (базах данных) Excel

Списком называется таблица Excel, представляющая собой базу данных.

Строка списка – это запись базы данных;

Столбец списка – это поле базы данных.

Название столбца при работе с базой данных называется именем поля.

ПРАВИЛА формирования списка (базы данных):

1. Имя поля (название столбца) должно занимать ровно одну ячейку.

2. Имена полей должны занимать верхнюю строку списка.

3. Между именами полей и данными не должно быть пустых строк.

4. Между списком и другими данными (вспомогательными параметрами, диапазонами критериев, другим списком и т.п.) должно быть не менее одной пустой строки и одного пустого столбца.

Сортировка данных списка

Сортировка данных в списке – это расположение данных в определенном порядке. Сортировать данные списка в Excel можно по одному, двум или трем полям.

Рассмотрим базу данных Студенты вида:

3.2.1. Сортировка по одному полю

Щелкнуть мышью в любой ячейке нужного поля (столбца) внутри списка. Щелкнуть мышью по кнопке (сортировка по возрастанию) или (сортировка по убыванию). Например, если щелкнуть мышью в любой ячейке столбца А (с А1 по А10) и выполнить сортировку по возрастанию, данные будут расположены в алфавитном порядке по фамилиям.

3.2.2. Сортировка по нескольким полям

Щелкнуть мышью в любой ячейке внутри списка. Выбрать пункт меню Данные – Сортировка. В диалоговом окне Сортировка данныхв выпадающем списке Сортировать по выбрать поле (столбец) для первичной сортировки; в выпадающем списке Затем по выбрать поле (столбец) вторичной сортировки, а в выпадающем списке В последнюю очередь по выбрать поле (столбец) следующей сортировки.

Например, если поля для сортировки выбраны так: 1. Номер группы; 2. Год рождения; 3. Фамилия; то данные сначала будут отсортированы по номеру группы; внутри группы по году рождения и, наконец, при одинаковых номере группы и годе рождения, по фамилиям в алфавитном порядке. Результат такой сортировки приведен ниже:

3.3. Фильтрация (выборка) данных списка

Фильтрация данных в списке – это выбор данных из списка по заданному критерию (условию). Существуют два вида фильтра – автофильтр и расширенный фильтр. При фильтрации с помощью автофильтра на данные каждого столбца может быть наложено 1 или 2 условия, связанных между собой логическим ИЛИ либо логическим И. При фильтрации с помощью расширенного фильтра количество накладываемых условий практически не ограничено.

Логическое И означает требование одновременного выполнения всех заданных условий, логическое ИЛИ означает требование выполнения хотя бы одного из условий.

Рассмотрим таблицу базы данных Студенты вида:

3.3.1. Фильтрация данных с помощью автофильтра

Задание 1. Пусть необходимо из списка Студенты п. 3.3 выбрать студентов 12-й группы, получающих стипендию 800 рублей и более. Ход выполнения работы:

Щелкнуть мышью в любой ячейке внутри списка

Выбрать пункт меню Данные – Фильтр – Автофильтр. В заголовках столбцов списка появятся кнопки раскрывающегося списка ( ).

В столбце Группа щелкнем по такой кнопке и выберем из списка 12.Фильтрация по данному полю сразу будет произведена.

В столбце Стипендия щелкнем по кнопке и выберем из раскрывающегося списка Условие, поскольку необходимо выбрать студентов не с конкретной стипендией, а всех с размером стипендии ≥800. В появившемся диалоговом окне Пользовательский автофильтрв верхней левой строке щелкнем по кнопке и выберем из списка больше или равно, а в правой верхней строке выберем из раскрывающегося списка или введем с клавиатуры 800. Таким образом, сформировано условие «больше или равно 800». Поскольку на столбец Стипендия накладывается только одно условие, нажмем ОК. Фильтрация по заданным условиям будет выполнена.

Примечание. Отменить результаты фильтрации данных в таблице можно, щелкнув и выбрав Показать все.

Задание 2. Пусть из списка Студенты п. 3.3 необходимо выбрать студентов 11-й и 12-й групп 1987-го года рождения.

Предварительно отменив результаты предыдущей фильтрации, выполним следующее:

В столбце Группа щелкнем по кнопке и выберем из спискаУсловие; затем в диалоговом окне Пользовательский автофильтр в верхних строках описанным в Задании 1 способом сформируем условие «равно 11».Далее установим переключатель ИЛИ. В нижних строках сформируем условие «равно 12».

Пояснение: условия – студенты 11-й и 12-й групп – связаны логическим ИЛИ (а не логическим И), т.к. номер группы 11 или 12, а не 11 и 12 одновременно.

В столбце Год рождения щелкнем по кнопке и выберем из раскрывающегося списка 1987.

Фильтр покажет записи, удовлетворяющие таким условиям.

3.3.2. Фильтрация данных с помощью расширенного фильтра

При использовании расширенного фильтра условия, по которым производится выборка из списка данных, записываются в отдельные ячейки, называемые диапазоном (областью) условий.

ПРАВИЛА формирования диапазона условий для расширенного фильтра:

Задание 1. Пусть из базы данных Студенты п. 3.3 необходимо выбрать студентов 11-й и 12-й групп 1987-го года рождения.

Для формирования диапазона условий (правило № 2) в ячейки А12 и В12 копируем заголовки нужных нам столбцов – группаи год рождения соответственно. 11-ю строку оставляем пустой (правило № 1).

Условия для номера группы (11) и года рождения (1987) связаны между собой логическим И, поэтому записываем их в одной строке (правило № 4), в нашем случае 13-ой. В ячейке В13 (под заголовком год рождения) записываем условие =1987или 1987. (Примечание: при записи условий знаки неравенств записывать обязательно, а знак равенства можно опустить). В ячейке А13 (под заголовком группа) записываем условие 11.

Теперь запишем условия для отбора студентов 12-й группы. С условиями для студентов 11-й группы они связаны логическим ИЛИ, поэтому должны быть записаны в другой строке (правило № 4). В 14-й строке записываем условия: для столбцагруппа (ячейка А14) – 12, а для столбца год рождения(ячейка В14 ) – 1987.

Диапазон условий сформирован:

Поскольку с нашем случае в списке студентов нет групп с номером, большим 12, то диапазон условий может быть записан и следующим образом:

Выполняем команду меню Данные – Фильтр – Расширенный фильтр.

В диалоговом окне Расширенный фильтр устанавливаем курсор в строке Исходный диапазон и мышью в окне таблицы выделяем блок ячеек А1:F10, т.е. исходную таблицу базы данных, включая заголовки полей. Выделенный диапазон сразу же отразится в этой строке.

Примечание: если перед выполнением команды меню Данные – Фильтр – Расширенный фильтр курсор поместить в любую ячейку внутри таблицы базы данных, исходный диапазон будет выделен автоматически.

Примечание: и в таблице базы данных, и в диапазоне условий фильтрации нужно выделять все ячейки, включая заголовки столбцов.

Можно установить переключатель скопировать результат в другое место; затем установить курсор в строку Поместить результат в диапазон и мышью в окне таблицы щелкнуть в ячейке, которая станет левой верхней ячейкой результатов фильтрации; или же можно оставить переключатель фильтровать список на месте.

Нажать ОК, и список будет отфильтрован в соответствии с заданными условиями.

Задание 2. Пусть из базы данных Студенты п. 3.3 нужно выбрать студентов 11-й и 12-й групп, получающих стипендию в размере от 500 до 800 рублей включительно.

Для формирования диапазона условий в ячейки А12 и В12 копируем заголовки столбцов группа и стипендия соответственно (правило № 2). 11-ю строку оставляем пустой (правило № 1).

Условия для номера группы (11) и размера стипендии (от 500 до 800) связаны между собой логическим И, поэтому (правило № 4) записываем их в одной строке (в нашем случае 13-й). В ячейке А13 (под заголовком группа) записываем условие 11. Условие для размера стипендии может быть сформулировано так «больше или равно 500, но меньше или равно 800». Эти два условия связаны логическим И, т.к. требуется их одновременное выполнение. Каждое из этих условий должно быть записано в отдельной ячейке (правило № 3), причем ячейки (по правилу № 4)должны располагаться на одной строке (в нашем случае 13-й) и заголовок для ячеек с этими условиями одинаков – стипендия. Поэтому для формирования условия «от 500 до 800» в ячейку С12 копируем еще раз заголовок стипендия.Под любым заголовком стипендия в одной ячейке (например, В12) записываем условие >=500, а в другой (например, С12) условие СРЗНАЧ($F$2:$F$10).Диапазон условий сформирован:

Примечание: после завершения формирования вычисляемого критерия в ячейках будет отображен результат вычисления: ИСТИНА или ЛОЖЬ, а саму формулу критерия можно просмотреть лишь в строке формул.

Выполняем команду меню Данные – Фильтр – Расширенный фильтр,указываем Исходный диапазон(А1:F10)и Диапазон условий(А12:В14). Нажимаем ОК. Фильтрация по заданным условиям будет выполнена.

Источник