Что написать в объяснительной за ранний уход с работы образец
Что написать в объяснительной за ранний уход с работы образец
В жизни бывает множество причин, по которым определённая ситуация заставляет вас нарушить регламент рабочего времени и покинуть своё служебное место. В народе это явление часто называют – отлучиться по важным делам. Хотя такое дело, как работа, имеет высшую степень важности. Но мы не будем сейчас заниматься тавтологией и размышлять над жизненными приоритетами. Так уж случается, что вам нужно уйти с работы пораньше. Такое бывает буквально у всех, ведь кроме работы у вас есть ещё и другие дела. В таком случае оптимальным вариантом будет предупредить руководителя, прежде чем покинуть рабочее место. Данный вопрос может быть решён в устной форме.
Однако если по какой либо причине вы не сообщили своему начальнику о данном факте или же ушли с работы без его разрешения, тогда в силу вступают формальные деловые отношения. Вы должны будете написать объяснительную записку, а он в свою очередь составить Акт по факту вашего отсутствия с подписями двух свидетелей.
Объяснительная записка – это одна из форм служебной записки, в которой изложены ваши объяснения той или иной причины отсутствия, ухода и других случаев. Чтобы привлечь вас к дисциплинарной ответственности, руководитель обязан потребовать от вас эту записку. Стоит отметить, что на практике существует множество причин, по которым составляется этот поясняющий документ. Исход вашего служебного нарушения может быть разный: замечание, выговор, лишение премии, а то и увольнение. Решение руководителя выносится уже по факту наличия всех этих задокументированных элементов.
Как правило, правовые инструменты не предусматривают определённого оформления данной записки, поэтому зачастую её пишут в произвольной форме. Но если это документ, значит, есть и определённые требования, которых нужно обязательно придерживаться. Этим вы покажете не только свою грамотность, но и образованность в данном вопросе. Если учесть все эти причины, по которым пишется объяснительная, то единственное, что меняется в шаблоне, это текст содержания. Всё остальное остаётся таким же.
Процесс написания объяснительной записки достаточно прост: сначала вы заполняете шапку, потом прописываете наименование этой записки, дальше указываете номер и дату исходящего документа на вашем предприятии, потом идёт заголовок текста, после которого пишите сам текст содержания, а в конце подкрепляете этот документ своей подписью, а также должностью и инициалами.
Шапка документа – это общепринятый элемент для многих документов. Её вы заполняете с правой стороны листа. В ней указываете адресата, которому пишется данная записка, а также от кого она пишется. Не забывайте указывать название организации, в которой вы работаете и как свою должность, так и руководителя.
Наименование записки, как вы уже догадались, является заглавием «Объяснительная записка». Так что тут мудрить ничего не надо. Что же касается номера и даты исходящей документации, то здесь проставляется та дата, в которую была составлена и отправлена данная записка. Номер же берётся в журнале входящей/исходящей корреспонденции.
Заглавие текста вполне очевидно – в нём вы указываете тот факт нарушения, по которому составляется этот документ (прогул, опоздание, ранний уход и т.д.). В тексте вы уже описываете причину, по которой случился этот факт (плохое самочувствие, семейные обстоятельства и иные другие причины). В конце ставите подпись, должность, фамилию и инициалы.
В данном документе главное соблюдать краткость, содержательность и существенность. Зачастую объяснительная записка пишется на листе бумаги формата А4.
Образец объяснительной записки о прогуле:
От старшего специалиста юридического отдела
Вх. № 24 от 27.02.2015
По поводу раннего ухода с работы
Я, Малышев Сергей Иванович, старший специалист юридического отдела, покинул рабочее место раньше установленного времени (т.е. в 16:05) по причине плохого самочувствия. Медицинскую справку от врача прилагаю.
Поделиться «Как написать объяснительную записку начальнику о раннем уходе с работы?»
Ранний уход с работы требуют объяснительную как правильно написать по семейным обстоятельствам
Ранний уход с работы требуют объяснительную как правильно написать по семейным обстоятельствам
Объяснительная по уходу с работы раньше времени, точно так же, как и любая другая объяснительная, должна содержать в себе следующую информацию:
в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается: наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
заголовок – то есть основание. В данном случае, «о раннем уходе с рабочего места»;
текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он ушёл с работы раньше, чем закончился рабочий день;
затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
Если работник имеет доказательства вескости причины раннего ухода, он должен приложить их к записке. Например, он был записан к врачу по неотложному делу именно во время рабочего дня. Можно представить работодателю выписку из медкарты или другой документ, подтверждающий необходимость посещения врача именно в это время.
Сотрудник ушел с работы по личным делам, и его уволили. Но так нельзя
Рабочий крупного завода заступил с утра на смену, а в течение дня узнал о похоронах друга и отпросился. Он написал бригадиру заявление и попросил передать его мастеру. Но заявление мастеру то ли не передали, то ли он его выкинул. Когда рабочий пришел на очередную смену, за него уже работал другой человек. А через пару дней был готов приказ об увольнении по статье.
Получается, сотрудника не было на работе больше четырех часов подряд, а это прогул. Но рабочий не согласился с таким положением дел и решил бороться с несправедливостью. Он хотел восстановиться на работе, исправить трудовую книжку, получить зарплату за все время судов и 50 тысяч рублей компенсации морального вреда.
В дело пришлось вмешаться Верховному суду. Теперь все работодатели сто раз подумают, прежде чем увольнять за прогулы.
Почему рабочий посчитал увольнение за прогул незаконным?
Он отпросился: подошел к руководителю и рассказал о личных обстоятельствах. Ушел он после предупреждения и по уважительной причине. И даже написал заявление, правда оно куда-то делось и до начальника не дошло.
Но так всегда делали: писали заявление на имя мастера, отдавали его бригадиру — все было в порядке. Обычно хватало даже устной просьбы, и бригадир разрешал уходить. А тут даже заявление было, плюс бригадир на словах отпустил. А потом — увольнение по статье. Коллеги могут подтвердить, что он правда был на похоронах. Разве это не уважительная причина? Неужели за такое нужно именно увольнять?
К рабочему за семь лет никогда не было претензий, а уходя с работы на несколько часов, он все подготовил, чтобы процесс производства не остановился. Его уход с работы никому не навредил. А мастер просто его недолюбливал и специально потерял заявление, как будто его и не было.
Почему завод уволил рабочего?
Чтобы отпроситься, нужно писать заявление мастеру. Так написано в правилах трудового распорядка. Ничего не знаем, кто там раньше отпускал устно. Даже если отпускали, так это не по правилам.
Заявление не видели. Через бригадира его передавать не положено, нужно было писать напрямую мастеру. Мало ли как было раньше и какая там практика сложилась внутри бригад: бригадир ничего не решает, отпускать с работы не может, есть правила на бумаге, они не соблюдены.
Сотрудник самовольно покинул рабочее место, его не было больше четырех часов. Это повод для увольнения за прогул — так написано в трудовом кодексе. Спасибо за работу, вот ваша трудовая, до свидания.
Что сказали суды?
Отсутствие на рабочем месте рабочий не отрицал. Его не было больше четырех часов. Письменного заявления у мастера нет. Устные не считаются.
Похороны — это не уважительная причина, а личные обстоятельства и самовольное использование рабочего времени. Без официального разрешения мастера с работы уходить нельзя. Не бригадира и механика надо предупреждать, а именно мастера.
Увольнение законное, работодатель прав, никаких компенсаций не будет.
В этом деле увольнение оформили по правилам. Но работодатель и суды не разобрались в реальных обстоятельствах дела.
Например, никто не учел такие факты, хотя на каждом заседании были показания свидетелей:
Вот что еще нужно учитывать при увольнении за прогулы:
Даже если прогул был, но при увольнении все это не учтено, можно восстанавливать прогульщика на работе и выплачивать ему компенсацию.
Решения судов незаконные, а права рабочего нарушены.
Итог. Решения двух инстанций отменили, а дело пересмотрели. Работника восстановили в должности, выплатили ему 775 тысяч рублей за вынужденный прогул и еще пять тысяч рублей за моральный вред. А мог бы согласиться с увольнением, остаться без работы и компенсаций.
Неужели могут уволить, если полдня не быть на работе?
Да, по трудовому кодексу отсутствие на работе больше четырех часов — это грубое нарушение трудового распорядка. В отличие от других нарушений, его не нужно совершать два раза. Достаточно один раз уйти с работы без уважительной причины и официального разрешения начальника в час дня, а не в шесть вечера, и все — могут увольнять по статье.
Но есть важное условие — отсутствовать нужно без уважительной причины. Если причина была уважительной, уволить за прогул нельзя. Поэтому работодатель должен соблюдать процедуру увольнения по такой статье. Например, брать объяснительную. Вдруг работник заболел или позвонили из школы и попросили забрать ребенка. Или в последний день отпуска задержали рейс, и не удалось вовремя прийти на работу.
Кроме причины прогула, нужно учитывать все, что перечислил Верховный суд. Даже если нет уважительной причины, не всегда за однократный прогул нужно сразу увольнять. Есть и другие варианты дисциплинарных взысканий — например, замечание или выговор. Верховный суд говорит об этом уже не в первый раз, но не все суды применяют эти разъяснения. А еще не все работники обращаются в суд.
Как отпрашиваться с работы, чтобы не уволили за прогул?
У каждого работодателя должны быть правила трудового распорядка, в которых написано, как нужно отпрашиваться с работы в разных случаях. Это может быть приложение к трудовому договору или толстая папка с локальными актами, которые обычно никто не читает.
Все привыкли отпрашиваться у руководителя отдела или предупреждать коллег — так и делают. Но в одной компании и с одним работником это обойдется без последствий, а к кому-то придерутся и уволят. Или объявят выговор, хотя и в этом мало приятного. Два выговора — тоже повод для увольнения.
В крупной компании, госучреждении, на заводе, в школе, у работодателя с четкой организацией процессов, при сложных отношениях с руководством, а лучше вообще всегда уходить с работы даже на несколько часов нужно так:
Если вас уволили за прогул, но вы не согласны, жалуйтесь в инспекцию труда, комиссию по трудовым спорам, прокуратуру или суд. Госпошлину платить не нужно, зато можно потребовать восстановления на работе, выплаты зарплаты за все время и компенсацию.
Есть много примеров, когда работников увольняли за прогул, а они добивались восстановления на работе. Так бывает даже с прокурорами.
Но дело не всегда доходит до суда. Может хватить и жалобы через сайт онлайнинспекция.рф — он официальный. Вдруг выяснится, что хоть прогул и был, но работодатель не оформил все как положено. В трудовой инспекции ему быстро об этом напомнят.
Служебная записка: как написать, примеры и образцы
Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.
Что такое служебная записка
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Виды служебных записок
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.
Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.
Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.
Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.
На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».
Правила составления служебных записок
Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.
При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).
Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Образец служебной записки
Как писать объяснительную на работе
Если пробки, снегопады и соседи затопили
От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.
Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.
Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.
А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.
Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.
Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка. Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.
Если два дня прошло, а работник так и не предоставил пояснений, об этом составят акт. После этого можно наказывать. Работодатель имеет право наказать работника дисциплинарным взысканием, например замечанием, выговором или даже увольнением. Получается, что объяснительная тесно связана со взысканиями. Но если отказаться писать объяснительную, от взыскания это не спасет.
Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.
Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.
Второй — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно объявить работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ от этого не становится недействительным. Дальше работник на свое усмотрение либо соглашается с этим приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.
Зачем пишут объяснительную записку
Допустим, менеджер Петров опоздал на работу. Это заметил начальник и потребовал объяснений.
Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.
На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.
Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.
Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.
Но объяснительная может быть и такой:
11.12.2019 года я действительно явился на рабочее место с опозданием на 1 час. Причина: в моем подъезде прорвало трубу отопления, в результате чего подъезд залило кипятком и выйти в него из квартиры было невозможно.
Поскольку опоздание произошло по независящим от меня причинам, прошу не применять ко мне дисциплинарные взыскания.
Справку из УК о прорыве трубы прилагаю.
В этом случае наказать человека уже сложнее: он опоздал по независящим от него причинам. Работодатель должен проверить информацию: если она подтвердится, работника не накажут, поскольку основания для взысканий нет.
Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.
Когда могут потребовать объяснений от сотрудника. Писать объяснительную — это право работника. Он может им воспользоваться, а может и отказаться.
А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.
Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.
Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.
Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.
Давать объяснения — это не обязанность работника. Отказаться от дачи объяснений может любой. И у работодателя нет права обязать работника давать письменные пояснения. Работодатель — не следователь, а объяснительная — это не показания на допросе.
Виды объяснительной
На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.
Оправдательная. В ней работник поясняет причины собственного бездействия или неправильных действий.
Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.
Уведомление работника о даче объяснения
Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.
На самом деле наказать работника правильно, по закону и так, чтобы он не смог потом оспорить взыскание в суде, не так-то просто. Хотя процедура наложения взыскания прописана в трудовом кодексе, работодатель должен соблюсти все формальности, чтобы взыскание потом не отменили.
Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.
Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:
Если хотя бы один пункт в этом алгоритме пропущен — шансы оспорить взыскание увеличиваются.
Уведомить работника о необходимости дать объяснения не всегда просто. Обычно процедура выглядит так: уведомление о даче объяснений прописывается в приказе или распоряжении о проведении служебной проверки, а работник расписывается в нем. С этого момента он ознакомлен и все формальности соблюдены.
Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.
Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.
Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд. Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.
В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.
Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой. А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.
Правила составления объяснительной
Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.
Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:
В результате получится примерно такой документ:
Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:
Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.
Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.
А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.
Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.
Обязательные реквизиты. В законе обязательные реквизиты объяснительной записки не перечислены. Но это не значит, что писать можно что и как угодно. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии.
Но в любом случае нужно указать следующее.
Адресат объяснительной — как правило, это руководитель организации или человек, который по своим должностным обязанностям вправе принять решение о наказании.
Адрес — полное наименование организации.
Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.
А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.
А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан.
Сроки написания
На написание объяснительной работнику обязаны предоставить не менее двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.
Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще один день — его как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.
Иногда бывает такая ситуация: работник находится в отпуске, а начальник требует срочно явиться, чтобы написать объяснительную. Чтобы все было по закону, работника должны приказом отозвать из отпуска — хотя бы на один день.
Сделать так можно только с письменного согласия работника, а если он не согласится — заставить его нельзя. После этого он пишет объяснительную, а этот день ему либо прибавляют к отпуску, либо предоставляют в другое, удобное для работника время.
Отозвать человека с больничного, чтобы он написал объяснительную, по закону нельзя. Это законом не предусмотрено — придется ждать, пока больничный лист не закроют.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ разрешает не свидетельствовать против себя. Причем это относится не только к уголовно наказуемым деяниям и административным правонарушениям. В трудовом праве действует тот же самый принцип.
Если человек считает нужным оправдываться — он может использовать для этого любые законные методы и приводить в объяснительной любые доводы.
Но если он считает, что объяснения могут ему навредить, или просто не хочет их давать — можно отказаться. Это не нарушение.
Последствия отказа от составления объяснительной. Отказаться от составления объяснительной можно в любой момент. Но не всегда это разумное решение. Такой отказ не решает проблему и не освобождает от ответственности за совершенный проступок.
Чаще всего отказ дать объяснения работодатель расценивает как признание вины. Логика такая: мы человеку предложили все объяснить, а он отказался. Значит, виноват. В любом случае право на защиту и объективное разбирательство работнику предоставляют.
А еще молчание может быть расценено так, будто работник совершил проступок намеренно и умышленно. И наказание в этом случае может оказаться более жестким, чем если проступок совершен случайно и без злого умысла.
Работники должны понимать: их руководство не может знать, что у них происходит, пока они сами об этом не расскажут. Объяснительная — одна из форм такого рассказа. Она официальная, не всегда приятная и часто заканчивается применением мер дисциплинарного характера. Но именно от содержания объяснительной и зависит жесткость этих мер. И разница здесь — от устного замечания до увольнения.
Когда могут уволить. Уволить за то, что работник отказался писать объяснительную, нельзя. Уволить или наказать могут только за сам проступок — то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
А обязанности писать объяснительную у работника нет. Хотя отказ и не освобождает от дисциплинарного взыскания.
Акт об отказе. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения. Тогда отказ нужно зафиксировать. Для этого составляют акт об отказе.
Такой акт впоследствии позволяет работодателю подтвердить, что работнику на самом деле предлагали объясниться, но он от этого права отказался. Составлять его можно только по истечении двух дней, которые по закону положены на объяснительную. Раньше составить акт нельзя — вдруг работник все же передумает.
Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.
В акте указывают следующее:
Не пожелавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под подпись.
Сроки хранения объяснительной
Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и обязательно — дату приема.
Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.
Если такая записка содержит информацию о нарушении правил внутреннего трудового распорядка — она хранится не менее 1 года.
Если в записке есть информация о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину, по вопросам служебного поведения или по урегулированию конфликта интересов — такую записку нужно хранить не менее 5 лет.
Сложнее всего с государственными гражданскими или муниципальными служащими. Объяснительные записки о фактах коррупционных нарушений, о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов или по служебным проверкам в отношении госслужащих нужно хранить постоянно.
Для руководителя важно соблюдать эти сроки — так он всегда сможет подтвердить, что сделал все правильно и ничего не нарушил.
Многие руководители считают, что, если складывать объяснительные в папку, потом можно уволить работника в любой момент. Просто достать все его объяснительные из этой папки, объявить ему разом взыскания за все допущенные нарушения — и можно увольнять.
Но так не получится. Если в течение месяца работника не наказали, потом, даже если он признается, что совершил нарушение, это не поможет его уволить. Считается, что, если руководитель за месяц не воспользовался своим правом наложить взыскание, потом это сделать уже нельзя.
Образцы объяснительных записок
Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.
Люди начинают объясняться по одному факту, а после прочтения объяснительной становится видно, что тут не одно нарушение, а несколько и допускались они систематически. В этом случае наказание всегда бывает строже.
Я советую при написании объяснительных следовать следующим правилам:
Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.
По поводу происшествия. К сожалению, чаще всего возникают такие происшествия, как распитие спиртных напитков на рабочем месте.
Вот пример: несколько сотрудниц распивали спиртное на работе. Попались. Пришлось объясняться перед руководством. В результате появилась вот такая объяснительная.
Девушки честно старались оправдаться, но из этого текста руководству видно, что они договаривались весело провести время заранее, все спланировали. И не появились на рабочем месте пьяными случайно после работы, а целенаправленно употребляли спиртное именно там.
В данном случае о намерениях идти в сауну можно было умолчать, а просто признать факт появления на рабочем месте в нетрезвом виде. И написать, например, так:
Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.
За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. Это распространенное нарушение.
У опозданий и прогулов часто бывают уважительные причины. Например, человек может сам заболеть, попасть в больницу, в ДТП или у него может заболеть ребенок.
Как правило, если работник может это подтвердить, наказывать его не за что. За дисциплинарный проступок можно наказать, только если он произошел по вине работника. Если вины работника нет — не будет и наказания.
Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.
В этом случае тоже лучше не вдаваться в подробности, а признать факт отсутствия на работе. А если были другие уважительные причины — сослаться на них.
За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.
В этом случае я рекомендую писать объяснительную следующим образом:
Например, объяснительная может выглядеть так:
Я допустил ошибку в расчетах заработной платы, поскольку сломался компьютер и мне пришлось считать вручную.
Вины с себя не снимаю, готов понести наказание. Подобное больше не повторится. Если возникнут неисправности в дальнейшем, буду обращаться сразу к системному администратору.
О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Бывает, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Бывает. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло. Могут быть разные варианты.
Если причина объективная — указываем ее. Например:
Запланированная на первый квартал закупка компьютерной техники не состоялась, поскольку не было финансирования. Прошу перенести закупку на второй квартал текущего года.
Тут все в порядке: причина объективная и предложили, как устранить проблему. Так можно.
Хуже, если объяснять нечем. Тогда избежать наказания не удастся.
При производственной травме. С производственной травмой всегда все непросто. Грамотно написанная объяснительная может увеличить выплаты, а написанная с ошибками — снизить их.
Когда человек просто заболел, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа. Если страховой стаж 8 лет и более — выплатят 100% среднего заработка. При страховом стаже от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка. При страховом стаже меньше 5 лет — только 60% среднего заработка.
При этом размер выплат могут снизить, если заболевание или травма наступили из-за алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.
С производственной травмой все еще сложнее. Если на производстве произошел несчастный случай — независимо от стажа начислят 100% среднего заработка.
Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам. Логика тут простая: если что-то произошло, работника просят объяснить, где и как это было. И исходя из пояснений произведут начисления.
Например, принес работник больничный — у него перелом. Где он его получил — руководителю в принципе понятно, но все надо зафиксировать и правильно оформить. Поэтому работнику предлагают написать объяснительную. А дальше у работника три варианта.
Первый — отказаться писать. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве и ему положены страховые выплаты — претендовать на них он потом не сможет. Не заявил о том, что травма получена на производстве, — право на страховые выплаты не возникает. И больничный оплатят не из расчета 100% от заработка, а с учетом трудового стажа.
Второй вариант — работник пишет в объяснительной так:
После работы был дома, поскользнулся на мокром полу, упал и сломал руку.
В этом случае все в порядке: время не рабочее, никто не виноват, кроме самого работника, наказывать некого и не за что. Поскольку о несчастном случае на производстве речь не идет, пособие будет зависеть от стажа работника.
Но есть еще третий вариант. Он может выглядеть примерно так:
Я поскользнулся на мокром полу на рабочем месте, упал и сломал руку.
В этом случае нужно проводить служебную проверку и выяснять, были ли нарушены какие-нибудь правила. Если выяснится, что нарушены, — устанавливать, кто виноват. Виновного нужно будет наказывать. Не факт, что это будет сам работник, — возможно, накажут того, кто пролил воду на пол.
А есть еще один вариант объяснительной:
Слесарь Иванов А. А., находясь на рабочем месте, поскользнулся и сломал руку. Свидетели Петров и Сидоров пояснили, что Иванов употреблял спиртные напитки на рабочем месте.
После этого Иванов был направлен на медицинское освидетельствование в медучреждение. При проведении медицинского освидетельствования у него установлено алкогольное опьянение. Заключение об установлении состояния алкогольного опьянения прилагается.
А вот в этом случае могут и размер выплат по больничному снизить, и вообще уволить. Работодатель имеет на это право. Даже если работник застрахован от несчастного случая — на выплаты можно не рассчитывать.
Поэтому я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые имеют отношение к происшествию. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что был в отпуске, пил неделю, очнулся и увидел гипс — это другое. Если есть возможность не сообщать работодателю факты, которые дискредитируют, — можно этого не делать.