Что можно сделать с помощью команды автофильтр в экселе
Автофильтр в EXCEL
history 19 октября 2013 г.
Рассмотрим стандартный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ) – автофильтр. Это удобный инструмент для отбора в таблице строк, соответствующих условиям, задаваемым пользователем.
Команда Фильтр также доступна на вкладке Главная ( Главная/ Редактирование/ Сортировка и фильтр/ Фильтр )
В строке заголовка появятся стрелки раскрытия фильтра.
Ниже покажем как отфильтровать строки на основании текстовых, числовых значений и дат.
Отбор по столбцу с текстовыми значениями
Если столбец содержит текстовые значения, то меню фильтра будет иметь следующий вид.
Сначала отобразим только те строки, которые содержат в столбце Товар слово Гвозди ( Регистр букв не имеет значения). Сделаем это 2-мя способами.
Нажмите ОК. В итоге отобразятся только те строки, которые содержат в столбце Товар значение Гвозди (т.е. строки со значениями Лучшие Гвозди или Гвозди 10 мм отобраны не будут). Понять, что применен фильтр очень просто: стрелка раскрытия фильтра изменит свой вид (на ней появится маленькая воронка), а номера отобранных строк станут синими. Если подвести курсор к стрелке раскрытия фильтра столбца, в котором используется фильтрация, отобразится всплывающая подсказка с фильтром, который используется в данном столбце, например, Товар : «Равно Гвозди». В строке состояния (внизу листа) отображается информация о примененном фильтре: «Найдено записей: 13 из 76».
Снять примененный фильтр можно несколькими способами:
В результате получим тот же результат.
Введем значение Гвозди, в результате получим:
Аналогично можно настроить фильтр для отображения строк, у которых в столбце Товар значения заканчиваются на ; содержат или не содержат определенные значения.
СОВЕТ : Т.к. условия отбора записей (настройки автофильтра) невозможно сохранить, то чтобы сравнить условия фильтрации одной и той же таблицы в разных случаях, скопируйте лист с исходной таблицей, затем примените нужные фильтры для оригинала таблицы и ее копии. Для сравнения результатов фильтрации используйте 2 окна (для каждой из таблиц). Для этого создайте новое окно ( Вид/ Окно/ Новое окно ), перейдите в новый лист, затем выберите требуемый вид отображения окон ( Вид/ Окно/ Упорядочить все/ Рядом ).
Отбор по столбцу с числовыми значениями
Настройка фильтра в этом случае интуитивно понятна и аналогична рассмотренному выше примеру с текстом. Стоит отметить пункты меню Выше среднего и Ниже среднего : в этом случае будут отображены те строки, в которых значения в столбце Количество выше и соответственно ниже среднего (в нашем случае среднее значение в столбце Количество равно 59,5).
На картинке ниже показано, что отобраны только строки со значениями в столбце Количество, которые больше среднего (больше 59,5).
Числовой фильтр Первые 10 отберет 10 наибольших значений. Настройка этого фильтра позволяет отобрать и нужное количество наименьших значений.
Отбор по столбцу с датами
Если столбец содержит даты, то меню фильтра будет иметь еще более развернутый вид, чем в случае числовых столбцов (см. столбец Дата поставки ).
Как видим, что поле для творчества просто огромно. Настройка же самого фильтра достаточно проста и аналогична вышерассмотренным случаям.
Отбор по цвету
Если ячейки в таблице отличаются цветом шрифта или ячейки, то фильтр также можно настроить и по цвету.
Причем можно выбрать или фильтр по цвету шрифта или фильтр по цвету ячейки, но не одновременно. Чтобы сделать это одновременно, продублируйте нужный столбец в таблице (вместе с форматированием) и примените в одном столбце фильтр по цвету шрифта, а в его копии фильтр по цвету ячейки.
Сортировка
Проясним несколько моментов важных для осуществления правильной сортировки.
Выделим только 2 заголовка 5 столбцовой таблицы и применим автофильтр. Для наглядности строки таблицы выделим разными цветами.
После сортировки столбца Товары от Я до А таблица будет разрушена! Это видно на рисунке ниже.
3. Отменить сортировку таблица нельзя! Для отмены результатов сортировки нужно сразу выполнить команду Отмена последнего действия ( CTRL+Z ). Можно еще закрыть файл без сохранения, но есть риск потери других изменений.
СОВЕТ : Другой способ возвращения к первоначальной сортировке: заранее перед сортировкой создать дополнительный столбец с порядковыми номерами строк (вернуть прежнюю сортировку можно потом, заново отсортировав по нему).
Как видно из рисунка ниже значения гвозди (строчные буквы) располагаются выше, чем значения Гвозди (первая буква Прописная).
Если данные в таблице изменились
Фильтрация в неправильных таблицах
В заключение рассмотрим неправильные таблицы. Предположим, что в таблице имеется пустая строка. Выделим ячейки заголовков и применим автофильтр (нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+L ).
Как и раньше под таблицей MS EXCEL понимает диапазон ячеек окруженный пустыми строками и столбцами и пытается самостоятельно определить строку заголовков. В принципе ничего страшного не произошло, кроме того, что в перечень фильтруемых значений включены названия заголовков (см. файл примера, лист Неправильные ).
Теперь для правильного установления фильтра необходимо сперва выделить ячейки заголовка, а только затем нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+L ). Это не всегда удобно, поэтому над строкой заголовков всегда располагайте пустую строку, которую можно скрыть.
Автофильтр в Excel и его расширенные возможности
Автофильтр в Excel – встроенный режим фильтрации числовых и текстовых значений по определенным критериям в одном или сразу в нескольких столбцах. Он позволяет быстро организовать данные и скрыть лишние значения по условиям пользователя.
Автофильтром пользователь контролирует как отображаемые, так и скрытые данные таблиц. Так же в программе Excel можно создавать свои специальные пользовательские фильтры, которые могут быть хорошо приспособлены к нестандартным задачам. Процесс фильтрации данных выполняется не только по числовым или текстовым значениям, а так же и по цветам фона ячеек или шрифта. Данная возможность существенно расширяет возможности фильтра в определенных условиях.
Как сделать автофильтр в Excel
Рядом с заголовками появятся стрелочки. При нажатии открывается выпадающий список с условиями для фильтрации.
Если данные отформатированы как таблица, то автофильтр включается автоматически (стрелочки видны сразу).
Чтобы кнопки фильтрации в шапке таблицы стали доступны, нужно включить строку заголовков. Корректная работа автофильтра возможна только в том случае, если все значения в определенном диапазоне имеют одинаковый формат (числа, дата, текст и т.д.).
Сделаем фильтрацию числовых значений:
Чтобы снять фильтр, нажимаем на значок в заголовке столбца и выбираем «Снять фильтр…».
Предположим, пользователю необходимо отобразить определенное количество наибольших или наименьших значений цены.
Наибольшие и наименьшие значения выбираются из исходного диапазона данных, а не по отфильтрованному списку.
В качестве критерия можно задать несколько условий поиска.
Назначим фильтр для столбца «Дата»:
Отфильтруем текстовый диапазон ячеек:
При назначении условий для пользовательского автофильтра можно пользоваться элементами подстановки:
В конце любого списка фильтров (числовых, текстовых, по дате) есть «Настраиваемый фильтр». Эта кнопка тоже открывает окно пользовательского автофильтра в Excel.
Пустые ячейки и промежуточные итоги
Когда таблица состоит из нескольких тысяч строк, многие ячейки могут содержать пустые значения. Чистить вручную долго и непродуктивно.
Отберем в диапазоне с пустыми ячейками ячейки со значениями:
Все пустые строки будут удалены.
Если таблица имеет промежуточные итоги, то итоговая строка в Excel при применении автофильтра изменит свои значения.
Сменился диапазон – сумма стала иной.
Если после строки с промежуточными итогами таблица продолжается, то при фильтрации данных нужно выделять весь диапазон. Иначе программа может воспринять итоговую строку как окончание таблицы: все, что находится ниже, перестанет высвечиваться.
Автофильтр в Excel: как сделать, использовать, отменить
Включение фильтра
Для работы с настройками автофильтра, прежде всего, нужно включить фильтр. Сделать это можно двумя способами. Кликните по любой ячейке таблицы, к которой вы хотите применить фильтр. Затем, находясь во вкладке «Главная», нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр», которая размещена в блоке инструментов «Редактирование» на ленте. В открывшемся меню, выберите пункт «Фильтр».
Для включения фильтра вторым способом, перейдите во вкладку «Данные». Затем, как и в первом случае, нужно кликнуть по одной из ячеек таблицы. На завершающем этапе, нужно нажать на кнопку «Фильтр», размещенную в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» на ленте.
При использовании любого из данных способов, функция фильтрации будет включена. Об этом будет свидетельствовать появление значков в каждой ячейке шапки таблицы, в виде квадратов с вписанными в них стрелками, направленными остриём вниз.
Использование фильтра
Для того, чтобы использовать фильтр, достаточно кликнуть по такому значку в столбце, значение которого нужно отфильтровать. После этого, открывается меню, где можно снять галочки с тех значений, которые нам нужно спрятать.
После того, как это сделано, жмем на кнопку «OK».
Как видим, в таблице исчезают все строки со значениями, с которых мы сняли галочки.
Настраиваем пользовательский фильтр
Выключаем фильтр
Чтобы выключить фильтр, выполняем те же самые действия, которые требовались для включения функции.
Как пользоваться автофильтром
В первую очередь на нашем листе необходимо ввести несколько значений. Они и будут служить испытательным полигоном.
Выбор уникальных значений
Для того чтобы воспользоваться автофильтром по умолчанию, необходимо выполнить несколько простых действий.
В качестве примера оставим все значения, кроме цифры «4».
Как мы видим, все остальные значения остались. Кроме «4». То есть если вы убираете галочку около какого-нибудь пункта, то эта информация будет выпадать из списка видимых.
Числовые фильтры
Кроме этого есть и дополнительные методы выбора данных для отображения. Они позволяют вывести на экран не какие-то определенные значения, а всё, что угодно, лишь бы это соответствовало условию отбора.
Работает это очень просто.
Обратите внимание на то, что у нас осталась видимой только единица. Хотя мы явно указали, что нужно вывести только те данные, которые больше или равны 3.
Дело в том, что редактор всегда закрепляет первую ячейку в указанном диапазоне, поскольку там находится иконка для вызова меню. Если вы хотите, чтобы Эксель работал со всеми значениями, нужно выделять дополнительно пустую клетку сверху. То есть ввод данных должен начинаться с незаполненной клетки. Только в этом случае под условие отбора будут попадать абсолютно все данные.
Если вы хотите отменить действие автофильтра, нужно будет выполнить следующие указания.
Упорядочивание элементов
Помимо скрытия и отображения некоторых элементов, можно использовать обычную сортировку.
Упорядочивание по цвету
Для демонстрации этой возможности нужно будет некоторые клетки выделить каким-нибудь цветом.
Затем порядок действий будет таков:
Фильтр по цвету
Вышеописанный способ позволяет выполнить только сортировку. Но иногда бывают случаи, когда нужно скрыть некоторые элементы, которые помечены определенным цветом. Это работает следующим образом.
Работа с датами
Автофильтр может работать не только с числами. Этот инструмент отлично справляется и с временными данными. Для этого сначала добавим случайные даты.
Затем нужно будет выполнить несколько простых манипуляций.
Срезы
Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.
Создание срезов
В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.
Для этого нужно выполнить следующие шаги:
Форматирование срезов
Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.
Отбор по столбцу с текстовыми значениями
Если столбец содержит текстовые значения, то меню фильтра будет иметь следующий вид.
Сначала отобразим только те строки, которые содержат в столбце Товар слово Гвозди ( Регистр букв не имеет значения). Сделаем это 2-мя способами.
Нажмите ОК. В итоге отобразятся только те строки, которые содержат в столбце Товар значение Гвозди (т.е. строки со значениями Лучшие Гвозди или Гвозди 10 мм отобраны не будут). Понять, что применен фильтр очень просто: стрелка раскрытия фильтра изменит свой вид (на ней появится маленькая воронка), а номера отобранных строк станут синими. Если подвести курсор к стрелке раскрытия фильтра столбца, в котором используется фильтрация, отобразится всплывающая подсказка с фильтром, который используется в данном столбце, например, Товар : «Равно Гвозди». В строке состояния (внизу листа) отображается информация о примененном фильтре: «Найдено записей: 13 из 76».
Снять примененный фильтр можно несколькими способами:
В результате получим тот же результат.
Введем значение Гвозди, в результате получим:
Аналогично можно настроить фильтр для отображения строк, у которых в столбце Товар значения заканчиваются на ;>содержат или не содержат определенные значения.
СОВЕТ : Т.к. условия отбора записей (настройки автофильтра) невозможно сохранить, то чтобы сравнить условия фильтрации одной и той же таблицы в разных случаях, скопируйте лист с исходной таблицей, затем примените нужные фильтры для оригинала таблицы и ее копии. Для сравнения результатов фильтрации используйте 2 окна (для каждой из таблиц). Для этого создайте новое окно ( Вид/ Окно/ Новое окно ), перейдите в новый лист, затем выберите требуемый вид отображения окон ( Вид/ Окно/ Упорядочить все/ Рядом ).
Отбор по столбцу с датами
Если столбец содержит даты, то меню фильтра будет иметь еще более развернутый вид, чем в случае числовых столбцов (см. столбец Дата поставки ).
Как видим, что поле для творчества просто огромно. Настройка же самого фильтра достаточно проста и аналогична вышерассмотренным случаям.
Пустые ячейки и промежуточные итоги
Когда таблица состоит из нескольких тысяч строк, многие ячейки могут содержать пустые значения. Чистить вручную долго и непродуктивно.
Отберем в диапазоне с пустыми ячейками ячейки со значениями:
Все пустые строки будут удалены.
Если таблица имеет промежуточные итоги, то итоговая строка в Excel при применении автофильтра изменит свои значения.
Сменился диапазон – сумма стала иной.
Если после строки с промежуточными итогами таблица продолжается, то при фильтрации данных нужно выделять весь диапазон. Иначе программа может воспринять итоговую строку как окончание таблицы: все, что находится ниже, перестанет высвечиваться.
Расширенные возможности пользовательского автофильтра
Допустим нас интересует 10 продаж с наибольшими ценами. Быстрее всего можно реализовать данную задачу с помощью специальной опции автофильтра. Из выпадающего списка на столбце «Цена» выберите опцию: «Числовые фильтры»-«Первые 10». Данная функция автофильтра позволяет находить в этой таблице первые десять товаров с наибольшими ценами или 10 товаров (при необходимости и больше, например, 12) с наибольшей или наименьшей суммой продаж и т.п. Как видно из названия группы опции «Числовые фильтры» ее можно применять только к числовым значениям в столбцах таблицы, а также к датам (ведь дата в Excel – это число).
Допустим мы визуально анализируем отчет по продажам товаров на несколько сотен позиций и наименований, которые повторяются в смешанном порядке. Нас интересуют в первую очередь: какие товары из магазина №5 попали в ТОП-7 самых продаваемых? Если мы отсортируем все товары по наименованию, а потом будем суммировать количество проданных товаров по отдельности, то это займет много времени. Вместо суммирования групп позиций по отдельности можно воспользоваться промежуточными итогами или автофильтром. В несколько кликов мышки мы скроем ненужную информацию и оставим только необходимые данные содержащие соответственные итоговые значения. Для этого:
В результате мы получили список из ТОП-7 самых продаваемых товаров в Магазине №5.
Примеры как использовать пользовательский автофильтр в Excel
Если мы хотим использовать автофильтр для более сложных условий фильтрования данных, чем те, которые доступны сразу при раскрытии выпадающих списков, тогда можно воспользоваться опцией «Числовые фильтры» или «Текстовые фильтры» (в зависимости от типа значений в столбце). Данная опция позволяет фильтровать:
Фильтрация данных с помощью автофильтра
Функция автофилеров позволяет находить, показывать и скрывать значения в одном или несколько столбцах данных. Вы можете отфильтровать данные на основе выбора, который вы сделаете в списке, или найти ищите данные. Если значения в одном или несколько столбцов не соответствуют условиям фильтрации, при фильтрации данных будут скрыты целые строки.
Чтобы применить автофайл, выполните указанные далее действия.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать.
Щелкните Данные > Фильтр.
Щелкните стрелку 
в заглавной области столбца и выберите нужные значения или поиск.
Выбор определенных значений: Чтобы очистить все флажки, сберем (выбрать все), а затем уберем флажки для определенных значений, которые вы хотите видеть.
Поиск значений: В поле Поиск введите текст или числа, которые вы ищете.
Чтобы применить фильтр, нажмите кнопку ОК.
Совет: Если вы хотите применить к данным предопределяемый или настраиваемый фильтр, см. фильтрацию данных в диапазоне или таблице.
Советы для расширения области поиска
Например, чтобы найти все элементы, относящиеся к велосипедам, в поле Поиск введите слово»велосипеды». Фильтр отобразит все элементы, включая слово «велосипеды», например туристические велосипеды, дорожные велосипеды и горные велосипеды.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.